Plan National de Simplification des procédures du Commerce

Conseil
National du
Commerce
Extérieur
Plan National de Simplification des
procédures du Commerce Extérieur et
Généralisation de l’EDI
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2006
www.cnce.org.ma
Sommaire
Première partie : Analyse des procédures du commerce extérieur
1. Concepts et démarche d’analyse et de modélisation des procédures du
commerce extérieur
1.1. Les concepts de modélisation
1.2. Démarche d’élaboration de la cartographie des processus
1.3. Démarche d’analyse des documents et des flux documentaires
1.4. Démarche d’identification et d’analyse des dysfonctionnements
2. Analyse des procédures du commerce extérieur
2.1. Analyse globale des activités
2.2. Analyse globale par type d’opérateurs
2.3. Analyse fondée sur une opération étalon
2.4. Estimation du temps opératoire
3. Analyse des documents du commerce extérieur
3.1. Analyse par opérateurs émetteurs et récepteurs
3.2. Analyse des échanges documentaires entre opérateurs
3.3. Analyse par sous processus et par activités majeures
4. Analyse des dysfonctionnements des procédures et des contraintes réglementaires
à la dématérialisation documentaire
4.1. Analyse des dysfonctionnements à caractère horizontal
4.2. Analyse des dysfonctionnements par sous processus
4.3. Analyse des dysfonctionnements par métier
4.4 Analyse des contraintes réglementaires à la dématérialisation des documents du
commerce extérieur
Deuxième partie : Diagnostic des systèmes d’information des opérateurs
du commerce extérieur
1. Démarche d’analyse
2. Description des systèmes d’information des opérateurs du commerce extérieur
2.1. Ministères et Organismes publics impliqués dans le commerce extérieur
2.2. Organismes intervenant dans le contrôle technique des opérations du commerce extérieur
2.3. Organismes intervenant dans le transport maritime de marchandises
2.4. Organismes intervenant dans le transport terrestre de marchandises
2.5. Organismes intervenant dans le transport aérien de marchandises
2.6. Organismes intervenant dans le financement des opérations du CE
2.7. Importateurs , exportateurs et associations professionnelles
3. Diagnostic des systèmes d’information et des flux documentaires entre opérateurs
du commerce extérieur
3.1. Catégorisation des systèmes d’information
3.2. Analyse des flux informationnels des principaux opérateurs du commerce extérieur
Troisième partie : Plan de simplification des procédures et de
dématérialisation documentaire
1. Mesures horizontales d’optimisation des procédures
1.1. Rationalisation des flux documentaires
1.2. Mesures à caractère transverse d’optimisation des procédures
2. Présentation des procédures cibles
2.1. Vue d’ensemble des activités cibles
2.2. Mesures de simplification du processus d’importation
2.3. Mesures de simplification du processus d’exportation
3. Plans d’actions prioritaires
3.1. Priorisation des plans d’actions
3.2. Projets prioritaires du processus d’importation
3.3. Projets prioritaires du processus d’exportation
3.4. Planification des plans d’actions
Quatrième partie : Proposition de scénarii de solution de généralisation
de l’EDI
1. Le guichet unique virtuel des formalités du commerce extérieur : un chantier
mondial
1.1. Vers une harmonisation mondiale des plates-formes des guichets uniques
1.2. Principales solutions de guichets uniques développées dans le monde
2. Etat actuel et options d’usage de l'EDI dans le cadre des opérations de commerce extérieur
2.1. Les atouts et les limites du projet pilote de Casablanca
2.2. Options de solutions organisationnelles du guichet unique
2.3. Solution fonctionnelle du guichet unique
2.4. Options de solutions techniques du guichet unique
2.5. Projection d’implantation
2.6. Estimation à grandes mailles de l’investissement nécessaire pour la mise en place d’un
guichet unique
Annexes
Volume 1 : Annexes relatives à la partie diagnostic et analyse des procédures en
vigueur et des systèmes d’information des opérateurs du commerce extérieur
Volume 2 : Annexes des procédures cibles et projets prioritaires du plan national
de simplification des procédures du commerce extérieur
Synthèse
Le présent projet s’inscrit dans la continuité des travaux du Conseil national du commerce
extérieur relatifs à la simplification des procédures du commerce extérieur et la généralisation de
l’échange informatisé de données (EDI). Il est le fruit d’une collaboration étroite entre l’ensemble des
opérateurs du commerce extérieur et les équipes du projet mis en place par le Conseil.
Son objectif ultime est de disposer d’un plan d’action pour permettre au Maroc de s’inscrire
définitivement dans la dynamique mondiale de simplification des procédures du commerce
international et de renforcer ainsi son attractivité et ses réalisations en la matière.
L’élaboration de ce projet a connu une participation active des opérateurs du commerce
extérieur tant publics que privés. Il est le fruit d’une concertation nationale canalisée dans le cadre
d’une part de dizaines de séances spécifiques de travail tenues par le Cabinet d’études avec les
principaux opérateurs du commerce extérieur et d’autre part de multiples réunions des différents
groupes de travail mis en place par le Conseil, qui ont servi de lieu de concertation collective et de
préparation des documents de base.
Ce processus, complété par les séances de validation des résultats, tenues par le comité de
pilotage et la commission de simplification des procédures ainsi que les sessions du Conseil
consacrées au sujet, ont permis de finaliser et d’affiner le projet dans ses détails.
Après une phase de cadrage, l’élaboration du projet a connu quatre principales phases :
-
Analyse des procédures du commerce extérieur ;
Description des systèmes d’information des opérateurs du commerce extérieur ;
Plan de simplification des procédures et normalisation documentaire ;
Proposition de scénarii de solution de généralisation de l’EDI.
Le présent rapport est articulé, également, autour de ces quatre phases. La synthèse qui suit
présente les principales conclusions de ces phases. Les annexes au rapport constituent, par ailleurs, les
documents de base ayant servi à l’élaboration du rapport.
Certaines annexes, dont notamment ceux relatifs à la cartographie des procédures en vigueur et
celles cibles ont été modélisées et formalisées dans une base de données qui peut être consultée à
distance ou sur support informatique.
1.
Analyse des procédures du commerce extérieur
Les concepts d’activités, événements, opérations, procédures et processus ont été les principaux
outils de description et de modélisation des procédures du commerce extérieur
Ainsi, les processus généraux d’importation et d’exportation ont été décomposés en un ensemble
d’activités majeures. Ces activités ont été ensuite décomposées en étapes et en opérations.
L’usage d’outil informatique approprié a permis de restituer la cartographie de l’ensemble des
processus du commerce extérieur selon les modes de transport utilisé (aérien, maritime et terrestre).
Une attention particulière a été accordée au processus de paiement qui demeure horizontal à chaque
processus abstraction faite du mode de transport utilisé.
Par ailleurs, la démarche d’analyse des documents du commerce extérieur a été opérée à deux
niveaux. Le premier a concerné les documents circulants du commerce extérieur et le second a porté sur
les flux documentaires entre opérateurs du commerce extérieur. Cet effort a permis d’élaborer une base
exhaustive des documents du commerce extérieur ce qui a permis de les analyser tant en termes de
nature, spécification et potentiel de dématérialisation qu’en terme de contenu informationnel.
En vue d’identifier les dysfonctionnements relatifs aux procédures du commerce extérieur, les
opérateurs et intervenants publics et privés ont été invités à des séances de travail qui ont porté également
sur la validation des cartographies des processus d’importation et d’exportation.
Le suivi sur le terrain d’opérations étalon à l’importation et à l’exportation a permis, par ailleurs,
de valider les observations collectées lors des réunions des groupes de travail.
Cette démarche de description et d’analyse a conduit au dénombrement de 321 activités
différentes, chacune impliquant un opérateur spécifique, des ressources particulières et une
méthodologie de travail propre.
L’analyse en termes d'activités nécessaires à la réalisation d'une opération de commerce
extérieur confirme que quel que soit le sens de l'opération (import ou export), et quelles que soient les
modalités de transport choisies (maritime, aérien, terrestre, terrestre avec MEAD) le nombre d’activités
nécessaires au dénouement d’une transaction demeure quasiment le même. Une légère différence, est
à relever cependant, en faveur des opérations d'exportation. Cette différence s'explique
essentiellement par une souplesse relative de la réglementation régissant ces opérations, en particulier
en termes de contrôle.
S’agissant des intervenants, les opérations du commerce extérieur impliquent une grande
variété d’organismes publics et privés, nationaux ou internationaux. Cependant, une hiérarchie se
distingue entre ces catégories d'opérateurs, fondée sur le poids de leurs interventions respectives. Les
importateurs, exportateurs ou leurs représentants transitaires, l’ADII, l’ODEP et les organismes de
contrôle apparaissent comme les acteurs principaux des opérations de commerce extérieur.
Cette prépondérance s'explique par le rôle central joué par le donneur d'ordre des opérations
d’importation et d’exportation et par la faible communication entre intervenants, qui fait du transitaire le
maillon de communication et de transmission des documents entre intervenants.
L’analyse fondée sur des opérations étalon a permis de procéder à une évaluation qualitative et
quantitative en dégagent les tendances suivantes :
-
Le processus Import et Export comptent chacun plus de 41 activités majeures ;
Les flux documentaires concernent plus de 52 documents par opération ;
Le nombre moyen d’opérateurs impliqués s’élève à plus de 10.
Il en découle qu’une opération standard d'importation nécessite-t-elle l'intervention de 10
entités, chacune nécessairement représentée par plusieurs personnes en fonction de la nature et du
moment de l'intervention. Chaque entité prise isolément accomplit plus de 4 opérations différentes et
produit entre 5 et 6 documents pour transmission à un autre intervenant.
Ainsi, le nombre d'activités porte en lui-même la preuve d'une redondance de tâches nuisibles à
l'efficacité de l'opération combinée à l’existence de corrélations entre les 41 activités et des
répétitions de tâches tendant au même but.
L’analyse fondée sur les opérations étalons a permis, également, d’estimer le temps opératoire
des procédures par sous processus et par intervenant. Ainsi, si l’on se réfère aux activités majeures, le
temps opératoire peut aller d’une demi-heure (pour les formalités de déchargement et contrôle au
MEAD par exemple) à deux semaines (pour la récupération du connaissement ou du titre de transport
auprès de la banque).
En matière de documents en circulation, il convient de relever que sur l'ensemble des processus
import et export, on note la circulation de 64 documents de nature différente donnant naissance à pas
moins de 430 échanges de documents d'un intervenant vers un autre. Il en découle qu’en moyenne,
chaque document circule plus de 6 fois.
L’importateur et l’exportateur, ou leur représentant le transitaire sont à la base de l’émission et la
transmission des documents. Ils se trouvent ainsi dans l’obligation de combler le manque de
coordination et d’échange de données entre les autres opérateurs publics et privés en assurant le rôle
support de transmission.
L’analyse des dysfonctionnements des procédures du commerce extérieur a été conduite à trois
niveaux. Le premier s’est intéressé aux dysfonctionnements à caractère horizontal. Le deuxième a examiné
les dysfonctionnements par processus. Le troisième s’est intéressé aux disfonctionnements par métier.
Les dysfonctionnements à caractère horizontal concernent les finalités des activités, les données
échangées, les méthodes appliquées et enfin les ressources humaines utilisées.
Les études qualitatives conduites sur les finalités des activités confirment les observations
formulées suite à l'étude statistique. Elles concernent notamment l’existence d'activités concourant
parallèlement au même but, ainsi qu'une anormale fragmentation d'activités participant à la réalisation
d'une finalité unique.
Les anomalies relatives aux données révélées par l'étude statistique des processus, se sont
ressenties avec acuité sur le terrain. La multiplicité et la matérialité des documents entraînent des
difficultés de constitution de dossiers, multiples entretiens complémentaires, lenteur des contrôles et
des traitements ainsi que des problèmes d'archivage. A cela s’ajoute un défaut d'anticipation lors de
l'émission des données et un retard consécutif dans le déclenchement de l'activité qui en dépend.
S’agissant des méthodes utilisées, le défaut de formalisation est quasi généralisé. L’absence de
documents retraçant les procédures créent nécessairement un fossé entre les méthodologies prescrites
par la hiérarchie (dans le cadre de circulaires et règlements) et les méthodologies concrètement
appliquées par les opérationnels.
Egalement, l'absence de procédures exceptionnelles a été relevée. Les situations d'urgence ne
sont pas traitées avec la diligence et la spécificité que le danger et parfois la sécurité des personnes
imposent ce qui ne manque pas d’affecter l'intégrité des marchandises et l'efficacité du processus et
d’entamer le potentiel de confiance des opérateurs.
En matière des ressources humaines, on relève notamment un manque de ressource en nombre
d'individus, aggravé par un défaut de synchronisation des plannings d'ouverture et de présence avec les réalités
horaires des opérations du commerce extérieur est relevé au niveau des organismes opérant par « guichet ».
L’analyse des processus Import et Export par modes de transport a permis de dégager plusieurs
dysfonctionnements spécifiques ayant trait entre autres :
- au manque de synchronisation des opérations dans le processus d’importation par voie maritime ;
- aux lenteurs dans les procédures dues à l'absence de guichet pour transitaires au sein de
l'aéroport de Casablanca ;
- au risque de présence de clandestins pour l’export maritime et terrestre ;
- au risque de double contrôle douanier, opéré une première fois au sein du MEAD, puis une
seconde fois par les services douaniers du port de Casablanca.
L’analyse des dysfonctionnements par métier a couvert les différents métiers intervenant dans les
opérations du commerce extérieur dont notamment le transport, le paiement et le circuit douanier.
Ainsi en matière du circuit paiement aucune banque ne dispose de guichet sur les lieux
d’opération au niveau portuaire ce qui ne manque pas d’entrainer des déplacements importants, soit en
nombre, soit en distance, et autant de délais préjudiciables pour l'opération.
Le manque d'intégration du circuit paiement dans l'environnement du commerce extérieur se
traduit également par un défaut de sensibilisation des acteurs de ce circuit aux contraintes spécifiques des
activités du commerce extérieur. Peu informés des règles et usances du commerce extérieur, les acteurs ne
peuvent exercer un niveau de contrôle suffisant, provoquant des dossiers incomplets. La nécessité d'opérer
des compléments de dossier à pour conséquence l'extension des délais.
Les acteurs du circuit paiement présentent, par ailleurs, un niveau d'exigence très élevé en
termes de vérification des signatures habilitées, exigence fréquemment à l'origine de goulots
d'étranglement au sein des entités signataires. Ce dysfonctionnement doit être relevé, autant au niveau
du circuit paiement qu'au niveau des entités signataires.
Au niveau douanier, il convient de relever que le système informatique de la douane n'offre pas la
flexibilité souhaitée par les opérateurs sur certaines opérations ponctuelles de saisies. Les
rectifications de données sur certains modules ne sont pas permises, ce qui handicape fortement les
opérateurs qui sont contraints à des ressaisies totales en cas d'erreurs.
Egalement, un défaut de sensibilisation des acteurs identique à celui identifié au sein du circuit
paiement est à relever concernant les contrôles externes opérés par des laboratoires par exemple. Il en
résulte in fine des retards dans le traitement des dossiers.
L’analyse des procédures et des documents en circulation dans le cadre des opérations du commerce
extérieur s’est intéressée, en outre, à la problématique réglementaire de la dématérialisation des documents.
Trois principales contraintes réglementaires ont été relavées à ce niveau. La première est de
nature fiscale et tient au mode particulier de paiement des taxes par voie de timbre. La seconde touche
à la valeur juridique spécifique des documents du commerce extérieur et la dernière contrainte
concerne la valeur de la signature électronique.
L'analyse de l'existant en termes de procédures et de documents circulants a conduit à identifier
les différents aspects d'évolution possible, dans le but de renforcer la simplification des méthodes et
d'améliorer l'efficacité des processus. Il découle de cette analyse qu'un effort doit être concentré sur
l'élimination des redondances, tant au niveau des activités réalisées qu'au niveau des échanges de
documents.
Eu égard à la forte implication de certains opérateurs relevée par la présente analyse, on peut d'ores
et déjà établir que l'effort de simplification mentionné devra être focalisé sur les organismes publics, les
importateurs et exportateurs et sur leurs représentants les transitaires.
2.
Diagnostic des systèmes d’information des opérateurs du
commerce extérieur
Le diagnostic des systèmes d’information des opérateurs du commerce extérieur a visé
principalement l’identification des principaux systèmes d’information impliqués dans les processus du
commerce extérieur en vue d’analyser, entre autres, le degré d’intervention de ces systèmes dans la
création des documents ou des messages et dans la réalisation des échanges.
Il a ciblé, également, l’évaluation du niveau d’interopérabilité des systèmes dans la perspective
de la mise en place d’une solution généralisée de l’usage de l’échange informatisé de données
L’analyse des systèmes d’information a été opérée d’une manière progressive et a opérée sur la
base d’un canevas préétabli permettant d’examiner l’organisation des systèmes d’exploitation et de
décrire leurs composantes. Un référentiel a été, également, élaboré en vue de les diagnostiquer et
d’identifier les mesures, éventuelles de mise à niveau à même de permettre à ces systèmes d’intégrer des
solutions d’échange de données informatisé.
Sur la base des travaux de recensement des documents du commerce extérieur réalisés lors de
l’analyse des procédures du commerce extérieur, une identification des documents traités par chaque
système d’information a été opérée de manière à spécifier la nature des documents traités (standardisé,
informatisé ou dématérialisé), ainsi que les applications métier qui les prennent en charge.
L’examen de l’organisation des systèmes d’information a été opéré selon quatre ensembles
d’opérateurs. Ainsi, en plus des importateurs et des exportateurs, qui constituent le chaînon de base de toute
opération du commerce extérieur, l’analyse a concerné les organismes intervenant dans :
- la gestion ou le contrôle technique des opérations du commerce extérieur ;
- le transport de marchandises sous ses différents modes ;
- le financement des opérations du commerce extérieur.
Plusieurs systèmes d’information des ministères et organismes publics sont impliqués dans la gestion
des procédures et des données du commerce extérieur, dont notamment ceux du Ministère du commerce
extérieur, de l’Administration des douanes et de l’Office des changes.
Si l’on se base sur le référentiel établi, on peut conclure que les systèmes de ces organismes sont
structurés, généralement complets en terme d’équipement physique et disposent des principales
composantes pour communiquer et échanger des documents.
Les systèmes d’information des autorités de contrôles non douaniers intervenant dans les
opérations du commerce extérieur sont très hétérogènes. Certains disposent des applications métiers
bien intégrées couvrant l’ensemble de leurs besoins fonctionnels (EACCE et ANRT). D’autres possèdent
des simples postes de bureautique avec en général une connexion Internet leur permettant d’accéder
au portail Internet de l’Administration des douanes (DNPQ). Pour d’autres, ces systèmes sont en cours
d’élaboration ou inexistants (DCQ).
En termes d’échange et de communication, les organismes de contrôles autres que douaniers
effectuent la plupart de leurs échanges sous format papier que ce soit avec les importateurs et les
exportateurs ou avec les opérateurs publics.
D’autres départements techniques sont impliqués d’une manière ou d’une autre dans les
opérations du commerce extérieur. Il s’agit notamment du:
-
Ministère de l’agriculture, du développement rural et des pêches maritimes ;
Ministère de l’énergie et des mines ;
Ministère de l’industrie, du commerce et de la mise à niveau de l’économie ;
Ministère de l’équipement et du transport.
En général, ces administrations disposent d’une direction des systèmes d’information structurée.
Les applications métiers sont intégrées dans des systèmes de gestion intégrés et dotés d’une
infrastructure de communication structurée et adaptée à l’activité de chaque administration.
Le transport maritime demeure le plus compliqué parmi les autres modes de transports lorsqu’on
aborde l’aspect de l’automatisation des traitements et des échanges de données avec les autorités
publiques. Néanmoins, les plus grandes compagnies possèdent des systèmes d’informations structurés,
mais pour la plupart des petits transporteurs, ces systèmes restent très précaires. La majorité des échanges
avec les opérateurs du commerce extérieur se font donc sous format papier.
En matière de transporteur routier, si les systèmes d’information de l’ONT de l’ONCF et des
grandes compagnies de transport sont généralement complet et organisés, ceux des petites et
moyennes entreprises sont soit inexistants soit peu structurés.
Au niveau du transport aérien, la RAM représente les compagnies aériennes et centralise les
informations et les traitements en matière de fret aérien exception faite de DHL. Le système
d’information est structuré et a donné ses preuves en matière d’échange de données informatisé. Celui
de l’ONDA demeure, par ailleurs, centré sur les métiers de cet organisme et ne dispose pas
d’Applications EDI interfacées avec les applications métiers. Il échange des documents et des
messages via des interfaces WEB.
En plus du financement des opérations du commerce extérieur, les banques interviennent
quasiment dans toutes les opérations des paiements qui naissent des transactions de services entre les
opérateurs de la chaîne du commerce extérieur. La SMAEX, quant à elle, intervient principalement dans
les opérations de promotion et d’assurance des transactions internationales.
Pour réaliser le diagnostic des systèmes d’information du secteur bancaire, les Banques
suivantes ont été visitées : ATTIJARIWAFA BANK, SGMB, BCP, BMCE BANK et BMCI. Ces banques sont
toutes dotées d’une direction des systèmes d’information suffisamment structurée avec des
applications métiers en général bien intégrées.
En ce qui concerne la SMAEX, elle dispose, également, d’une direction du système d’information
structurée. Cependant, elle n’est pas équipée d’application EDI pour les échanges de documents et de
messages avec les opérateurs du commerce extérieur. Les échanges s’effectuent sur support papier.
S’agissant des importateurs, des exportateurs et des transitaires, les grandes entreprises disposent,
généralement, d’une direction du système d’Information structurée. Les applications métiers sont intégrées
dans des ERP dotés d’une infrastructure de communication et adaptée à l’activité de chaque entreprise.
Au niveau des petites et moyennes entreprises, l’informatique est généralement gérée par les
directions administratives. L’équipement des utilisateurs et leur connexion en réseau ne sont pas
toujours généralisés sauf en cas de besoin. Le développement et la maintenance des systèmes
d’information sont en majorité sous traités.
Le diagnostic des systèmes d’information a révélé, par ailleurs, des systèmes d’information qui
sont en mesure de jouer un rôle d’avant-garde (ADII, ODEP…) et les systèmes d’information dont un
effort de mise à niveau demeure indispensable pour pouvoir être prédisposé à la généralisation de
l’EDI. Cette catégorisation a été classée selon un ensemble de critères de performances et de
développement des applications des systèmes d’information.
Trois catégories ont été identifiées selon la nature des équipements informatiques et les
systèmes d’exploitation, les infrastructures de base et les services communs, les infrastructures de
communication et d’applications ainsi que les infrastructures d’administration et les données.
Près de 30% des opérateurs sont classés dans la catégorie A dont les systèmes d’information
présentent des prédispositions élevées quant à la généralisation de l’EDI notamment en termes :
-
d’interaction des systèmes dans la circulation et l’échange des documents et des
messages d’information ;
d’impact fonctionnel des systèmes dans le cadre d’une généralisation des échanges de données ;
d’interfaces et interdépendances entre les systèmes des opérateurs du commerce extérieur.
Les catégories B et C représentent respectivement 50% et 20% des systèmes diagnostiqués et
présentent, par ailleurs, des prédispositions dans l’ordre moyennes et faibles quant aux critères de
généralisation de l’EDI. D’où la nécessité d’une mise à niveau des systèmes d’information des opérateurs
de la catégorie B et d’une refonte quasiment totale des opérateurs constituant la catégorie C.
L’analyse des flux physiques et logiques a été réalisée selon le découpage des processus retenus
dans la première partie, à savoir diagnostiquer les processus Import et Export tout en les découpant par
mode de transport (aérien, maritime er terrestre) et en spécifiant celui utilisant les MEAD.
Si l’on se focalise sur les flux logiques entre opérateurs du processus Import, l’analyse des
volumes échangés permet de dégager la répartition suivante :
- près de 25% seulement des documents échangés sur le processus «Import de marchandise»
sont dématérialisés et essentiellement centralisés sur Casablanca ;
- près de 30% des documents sont potentiellement dématérialisables ;
- près de 45% des documents restent potentiellement dématérialisables à condition de
lever les contraintes réglementaires.
En ce qui concerne les flux logiques à l’export, l’analyse a montré la forte interdépendance qui
existe entre les exportateurs-transitaires d’un côté et l’ADII. Ces opérateurs majeurs dans la chaîne des
exportations émettent successivement près de 50% et 21% des flux et en reçoivent 14 % et 25.
L’analyse de la proportion des flux logiques échangée entre les opérateurs révèle que :
- 30% des flux échangés sur le processus « Export de marchandise » sont dématérialisés ;
- 20% des documents sont dématérialisables sans contraintes juridiques ;
- 50% des documents restent potentiellement dématérialisables à condition de lever les
contraintes réglementaires.
Lorsque l’on analyse la masse d’informations requises pour l’accomplissement d’opérations du
commerce extérieur, le coût engendré pour les entreprises devient très vite élevé. Egalement, les pouvoirs
publics supportent lourdement le manque de mutualisation des informations du fait de la grande diversité
de leur système, manuel ou automatisé, devant traiter les mêmes informations et documents.
La mutualisation de ces informations et la coordination en matière d’élaboration des systèmes
d’information sont d’importants gisement d’amélioration de l’efficacité et la rentabilité des contrôles
officiels, et de réduction des charges liées aux opérations du commerce extérieur tant des pouvoirs
publics que ceux des opérateurs privés.
3. Plan de simplification des procédures et dématérialisation
documentaire.
Le plan de simplification des procédures et de dématérialisation propose une panoplie de mesures
concrètes visant la facilitation et l’optimisation des opérations du commerce extérieur. Il apporte des
réponses aux dysfonctionnements constatés aussi bien au niveau des processus qu’au niveau de la
circulation des documents entre les différents acteurs du commerce extérieur. Il s’articule autour:
- des mesures horizontales d’optimisation des procédures et des flux documentaires ;
- de propositions de procédures cibles par processus et sous processus ;
- des projets prioritaires avec une planification des actions.
Les mesures horizontales concernent les propositions de rationalisation des flux documentaires et les
mesures transverses d’optimisation des procédures.
La rationalisation des flux documentaires s’est intéressée dans un premier temps à la
délimitation domaine prioritaire de la dématérialisation documentaire avant de suggérer les mesures
de rationalisation ayant trait à la normalisation et harmonisation des informations, la généralisation du
principe de la saisie unique et à l’optimisation de l’environnement réglementaire.
Afin de hiérarchiser les actions de dématérialisation des documents du commerce extérieur et de
délimiter domaine prioritaire de la dématérialisation, trois critères ont été retenus :
- l’origine du document, en accordant la priorité aux documents nationaux ;
- la nature du document, qui peut être administrative, commerciale, informationnelle
contractuelle ou encore non contractuelle, dans ce cas la priorité a été donnée aux trois premiers types
de documents ;
- la nature des contraintes réglementaires liées soit à une obligation fiscale soit à
l’existence d’une signature à porter sur le document ou concerne la problématique de responsabilité
liée à la possession matérielle du document (exemple la lettre de transport qui est un titre de propriété).
L’usage combiné de ces critères a permis d’identifier 14 documents prioritaires pour une
dématérialisation. Tous les documents identifiés comme dématérialisables ont fait l’objet d’un dossier
détaillé de dématérialisation. Par ailleurs, lorsque la dématérialisation peut s’accompagner d’une
optimisation des procédures liée à son traitement, des préconisations ont été formulées en ce sens
dans le cadre des procédures cibles.
La dématérialisation des circuits d’informations nécessite, par définition, la normalisation et
l’harmonisation des données circulantes. En effet, l’exploitation efficace d’une même donnée par
l’ensemble des acteurs suppose une acceptation commune de la forme et de l’information recélée par
la donnée en question.
Afin d’éviter de développer des codes et des conventions communes pour les besoins
spécifiques du commerce extérieur marocain, il est suggéré d’adopter des codes internationaux qui
présentent le double avantage de la simplicité et de l’anticipation.
Par ailleurs, on observe, sur la base des résultats de la matrice des redondances, que les informations
se répètent largement entre les documents circulants, selon un taux de redondance moyen de 25%.
Ainsi, il apparaît clairement que la dématérialisation des documents doit s’accompagner d’un
effort d’éradication des saisies multiples d’informations, en tant qu’entrave au déroulement optimal
des opérations du commerce extérieur.
L’étude tendant à la suppression des répétitions de l’information contenue dans les documents
dématérialisés, a été menée selon deux axes. Pour une incrémentation optimale de l’information dans
le système communautaire du commerce extérieur, il sera nécessaire que l’acteur ainsi identifié, soit le
seul habilité à entrer le document en cause.
Ce premier résultat a ensuite été repris afin de traiter l’aspect temporel de la saisie, au sein de
chaque document, les informations contenues devant faire l’objet d’une saisie, et les informations
contenues existant déjà dans le système communautaire devaient être récupérées automatiquement.
Il convient de mentionner, également qu’un sondage auprès des opérateur du commerce
extérieur sur les besoins en termes d’information et de moment de disponibilité a permis d’identifier les
pistes d’amélioration concernant la chronologie des saisies.
L’analyse des dysfonctionnements opérée en première partie a confirmé que l’accès à
l’information réglementaire est difficile, eu égard au nombre élevé des textes en application. Cette
méconnaissance de la réglementation crée un risque quant à la validité des opérations réalisées, et
comme conséquence une certaine frilosité des opérateurs lors du traitement des dossiers du commerce
extérieur. D’où la nécessité de mettre en place un média de référencement exhaustif de la
réglementation applicable
Les mesures transverses de simplification des procédures suggèrent des actions d’optimisation
des procédures par anticipation et synchronisation, de généralisation de l’information, des
prélèvements automatiques et des interfaçages des systèmes d’information ainsi que la
communautarisation des principes d’optimisation.
Le défaut d’anticipation dont pâtissent les procédures du commerce extérieur nécessite l’analyse
des contraintes consistant, pour chaque activité ou chaque transfert étudié, à identifier les besoins
bloquants en termes d’input.
Par ailleurs, les enquêtes sur le terrain menées dans le cadre de l’étude ont permis d’identifier
la chronologie actuelle de réception et de transmission des informations contenues dans les
documents dont la dématérialisation est préconisée. Les procédures cibles suggèrent de relier le
déclenchement de l’activité ou le transfert du document au moment précis où l’ensemble des inputs
sont disponibles et ce dans l’objectif d’améliorer la synchronisation des activités.
L’absence ou l’insuffisance d’information sur les formalités nécessaires aux opérations du
commerce extérieur sont particulièrement nuisible à la fluidité des échanges, d’où la nécessité d’une
généralisation de l’information moyennant la mise en place d’une source simple et fiable de
renseignement à même d’assister intelligemment les opérateurs dans la réalisation de leurs
transactions. Un portail qui centraliserait toutes les réglementations et procédures, adossé à une
application informatique d’assistance aux opérateurs s’avère la meilleure solution dans ce domaine.
Il convient de noter sur un autre registre, que les opérations du commerce extérieur sont, par
nature, génératrices d’une grande variété de frais, droits et taxes. L’importateur et l’exportateur se
voient ainsi dans l’obligation de régler de multiples sommes auprès de multiples créditeurs, en des
temps variés et selon des formes diverses. A ce jour, une fraction significative, si ce n’est majoritaire,
des règlements générés par la chaîne d’activités du commerce extérieur, est réalisée en cash.
La généralisation de prélèvement automatique au sens traditionnel du terme se heurte
principalement au risque d’insolvabilité, d’où la proposition de mettre en place de gardes -fous sous la
forme notamment d’une formule de financement spécialement dédiée aux frais induits par les
opérations du commerce extérieur. Les caractéristiques et modalités de ce financement devront être
définies par les banques, éventuellement au sein du GPBM.
Deux actions majeures sont préconisées concernant les systèmes de traitement de données
automatisés existant ou en cours de mise en place. Il est indispensable en premier lieu de prévoir une
mise en relation automatique entre les systèmes existants ou en cours de mise en place. Les données
produites par l’ensemble des systèmes doivent se déverser automatiquement dans le système
communautaire en vue d’une exploitation immédiate par tous les opérateurs du commerce extérieur.
Par ailleurs, les systèmes existants ou en cours de mise en place doivent être généralisés. C’est
particulièrement le cas du système Sagetec qui n’est mis en place qu’au sein du port de Casablanca. Il
est nécessaire de programmer sa généralisation à tous les ports du Maroc.
En fin en matière des mesures transverses, il convient de souligner qu’un certain nombre de
chantiers touchant au domaine du commerce extérieur sont aujourd’hui en cours de réalisation ou en
genèse. Chacun vise un objectif précis dont les conséquences directes ou indirectes se traduisent toujours
en termes d’optimisation de l’existant.
Il est important de souligner l’importance à accorder à la définition d’une stratégie globale
d’évolution qui tende vers une optimisation continue et rationnelle du domaine aujourd’hui à l’étude. La
convergence des actions constitue, en effet, la garantie ultime de la faisabilité et l’efficacité des solutions
une fois intégrées dans leur contexte.
En matière des procédures cibles, elles visent la simplification des activités d’importation ou
d’exportation et décrivent la manière la plus adéquate avec laquelle doit s’accomplir une activité ou un
événement. Il s’agit, en fait, d’un aboutissement logique de tout l’effort de diagnostic et de description
des procédures du commerce extérieur.
Les mesures de simplification ont concerné les processus d’importation et d’exportation et
touché les différents modes de transport liés à ces processus à savoir l’aérien, le maritime, le terrestre
ainsi que le MEAD. Pour les deux processus, une démonstration a été faite, sous forme de graphes,
montrant les gains qui seront tirés après la dématérialisation d’un ensemble d’activités et documents
du commerce extérieur. Des fiches de projets ont été présentées pour expliquer les motivations, les
objectifs et la démarche de chaque projet de simplification qui est en réalité un plan d’action de
dématérialisation d’un document ou d’un flux du commerce extérieur.
Si l’on se réfère au nombre d’activités, il convient de noter que près de 188 activités sont proposées
pour être dématérialisées sur un total de 321 recensées dans les processus d’importation et d’exportation
soit près de 60% de l’ensemble des procédures du commerce extérieur.
Les mesures de simplification du processus d’importation proposent de dématérialiser. 114
activités sur les 181 que compte le processus d’importation soit un taux de 63%. L’effort de
dématérialisation concernerait 30 activités de chacun des sous -processus maritime, terrestre et les
MEAD, alors que le transport aérien n’est concerné que par 24 activités censées être dématérialisés.
Dans le cadre du processus d’exportation, près de 74 activités ont été identifiées pour être
dématérialisées, soit 51% des activités existantes. L’effort de simplification concerne 21 activités à
dématérialiser concerne le mode d’exportation maritime, 20 dans par voie terrestre, 18 pour les MEAD et
15 activités dans le transport aérien.
Si l’on se réfère aux catégories d'opérateurs du commerce extérieur, le taux d'activités cibles
de simplification concerne à raison de 45 % les organismes publics et 40% les importateurs et les
exportateurs ou leur représentant les transitaires. Le reste est réparti entre les organismes de transport
avec 9% des activités à dématérialiser, les banques avec 4% des activités à dématérialiser et les
intervenants dans le contrôle technique non douanier avec 2%.
Une fois les procédures cibles identifiées, elles ont été synthétisées et priorisées dans 14 plans
d’actions. Dix projets concernent les processus d’importation et d’exportation alors que les cinq restants
concernent des mesures horizontales. Ces projets ont trait à:
- la simplification de la préparation de l’importation ;
- la simplification du titre d’importation ;
- la simplification des cautionnements ;
- la simplification de la reconnaissance des marchandises ;
- la simplification du bon à délivrer ;
- la simplification de la sortie des marchandises ;
- la simplification du titre d’exportation ;
- la simplification de l’embarquement des marchandises ;
- la simplification de la mise à quai à l’export ;
- la simplification de l’Avis d’embarquement ;
- la généralisation des prélèvements automatiques ;
- l’harmonisation et la normalisation des codifications ;
- la mise en place d’un portail d’information et d’assistance ;
- la facilitation de l’accès à l’information.
Il convient de préciser, enfin, que ces mesures ont été appréhendées, argumentées et illustrées
pour mettre en exergue les gains et changements prévus ainsi que les contraintes qui s’imposent.
4. Proposition de scénarii de solution de généralisation de l’EDI.
La facilitation des échanges du commerce extérieur nécessite des actions fortes qui peuvent faire
basculer les pratiques commerciales actuelles et permettre au Maroc de s’inscrire définitivement dans
les tendances mondiales d’usage des plates-formes d’échange informatisé de données.
Le guichet unique virtuel des formalités du commerce extérieur s’est imposé, ces dernières années,
comme un moyen de fluidifier les échanges commerciaux entre les pays. Les pays qui ont mis en place des
solutions de type guichet unique ont connu des succès réel en matière d’accroissement de leurs échanges.
Les travaux du Centre des nations unis pour la facilitation du commerce et les transactions
électroniques (CEFACT-ONU) ont porté depuis des années sur l’élaboration des normes et
recommandations visant la facilitation du commerce et des transactions électroniques.
Afin d’éviter des développements des guichets uniques non harmonisés, ce qui risque à terme de
nuire à l’interopérabilité des plates formes nationales et régionales, la recommandation 33 du CEFACTONU, proposant une démarche à même de garantir une harmonisation des développements des
guichets uniques est une meilleure circonscription de leur périmètre.
Les structures juridiques des guichets uniques déjà réalisés dans plusieurs pays du Monde diffèrent
selon les pays et les initiateurs des projets. Mis à part le Singapour, où le guichet unique a été mis en
place et géré par les douanes, les guichets uniques émanent souvent d’initiatives du secteur privé,
épaulées fortement par les pouvoirs publics.
Les structures juridiques varient du statut d’entreprises publiques à une société de droit privé ou
un groupement d’intérêt économique. Le choix semble, cependant, guidé principalement par un
ensemble de critères liés, entre autres, à l’efficacité commerciale, à la pérennité de la structure, à
l’engagement des partenaires, à la réduction des charges fiscales et à la gestion du risque de monopole.
Dans le cadre de ce projet quatre solutions ont été étudiées (France, Etats-Unis, Singapour et
Belgique). L’analyse des solutions de point de vue technique, confirme que les plus anciennes ont mis
en place des solutions type plate-forme de communication EDI alors que la plus récente, celle d’AP+ en
France, a mis en en œuvre une solution de type wokflow.
L’avantage principal de la solution de type workflow est la possibilité de suivre l’activité logistique
pas à pas, en intégrant les statuts de la marchandise selon l’avancement des processus logistiques.
Du point de vue de la structure exploitante, seule le système singapourien est propriété d’une
administration : la douane. Les autres entreprises sont des sociétés de droits privés détenues par les
professionnels de la place portuaire.
Il convient, cependant, de relever que pour toutes les solutions déjà étudiées, la douane s’est
interposée comme le prescripteur principal de la mise en place de la solution. Son action, compte tenu de
sa position, a permis la généralisation et l’implémentation du système sur les différentes places.
Le Maroc a entamé, depuis plusieurs années, un processus de simplification des procédures du
commerce extérieur en accompagnement de la politique de libéralisation des échanges extérieurs. Ce
processus a permis de réaliser plusieurs avancées en matière des procédures et de normalisation
documentaire.
Dans le cadre des travaux du Conseil national du commerce extérieur, les opérateurs publics et
privés de la communauté portuaire et aéroportuaire de Casablanca ont réalisé, en 2000, un projet
pilote d’échange informatisé de données portant sur les manifestes maritimes et aériens, l’avis de
trafic, la demande d’attribution de poste et la liste des marchandises dangereuses.
Ce projet, qui a eu la distinction du « Meilleur service intégré » à l’occasion de l’édition 2005 de
la compétition Emtiaz de l’administration électronique, avait comme principal objectif de substituer
l’échange sur support papier des documents susmentionnés par un échange électronique direct entre
les systèmes d’information des membres de la communauté portuaire.
La réussite de ce projet a permis à la communauté portuaire et aéroportuaire de réaliser des
réductions substantielles des coûts d’opérations liés à la circulation et au traitement de ces documents.
Elle a favorisé, également, l’éclosion de plusieurs autres projets d’échange informatisé de données.
Le présent projet, s’inscrit d’ailleurs, dans une perspectives de généralisation du projet pilote sur
des bases concertées et coordonnées entre tous les opérateurs du commerce extérieur. Les concertations
organisées par le Conseil, à cet effet, ont permis de centrer les travaux sur les axes suivants :
- Options de solutions organisationnelles du guichet unique ;
- Solution fonctionnelle du guichet unique ;
- Options de solutions techniques du guichet unique ;
- Projection d’implantation ;
- Estimation à grandes mailles de l’investissement nécessaire pour la mise en place d’un
guichet unique.
Lors des réunions des groupes de travail du Conseil, plusieurs options ont été suggérées pour
préciser la forme d’organisation du guichet unique. Les suggestions ont concerné la société de droit
privé, l’agence publique, le GIE, l’Association de droit privé ainsi que la concession de service.
Sur recommandation du comité de pilotage de l’étude, les groupes de travail du Conseil ont
approfondi la réflexion sur deux principales options d’organisation à savoir la société de droit privé et la
concession du service de guichet unique.
Le modèle de concession présente, en plus de l’avantage d’une démarche transparente et
concurrentielle à travers un appel à manifestation d’intérêt, une facilité certaine en matière de mise en
place d’un guichet unique dans la mesure où il épargne à la communauté du commerce extérieur les
difficultés liées à la gestion du guichet sur le plan organisationnel, structurel et financier. Ce modèle
permet, par ailleurs, aux opérateurs de se concentrer sur leur métier de base.
La solution de concession consiste à lancer un appel à manifestation d’intérêt vis-à-vis des
opérateurs privés intéressés par la mise en place de la solution de guichet unique et de choisir celui qui
offre le meilleur modèle économique pour la communauté. Un cahier de charge préparé d’avance
permettra de fixer les droits et obligations de chacun et de bien définir les modalités de mise en œuvre
du guichet unique.
Cette option nécessite, par ailleurs, l’institutionnalisation de la communauté des opérateurs du
commerce extérieur, par l’autorité gouvernementale compétente, et la désignation d’un maître d’ouvrage
disposant d’une neutralité relative par rapport aux différents opérateurs et ayant la charge d’administrer
l’appel à manifestation d’intérêts et d’assurer le rôle de donneur d’ordre vis-à-vis du concessionnaire.
En outre, la solution fonctionnelle proposée s’articule autour de trois scénarii des processus
d’exportation, d’importation et de paiement. Ces scénarii ont permis de modéliser les procédures cibles
et de préciser les séquences des procédures actuelles concernées par la dématérialisation des flux
informationnels et des documents du commerce extérieur.
L’étude des différentes solutions techniques repose sur deux concepts différents :
- Une plate-forme EDI qui communique les informations reçues à toutes les parties
concernées et attribue des statuts aux messages reçus et transmis. Cette solution permet de relier les
partenaires entre eux par des interfaces EDI, sans tenir compte des processus logistiques ;
- Une solution Workflow qui fonctionne sous forme d’un système d’information communiquant
les informations reçues à toutes les parties concernées et attribue des statuts à la marchandise au
niveau de tous les processus logistiques. Cette solution rajoute une dimension transverse à la solution
EDI. En effet, elle consiste à suivre la chronologie de la chaîne logistique des opérations.
Afin de capitaliser le projet pilote, il a été suggéré de démarrer le projet avec une solution
Plateforme EDI tout en se préparant à terme pour la mise en place d’une solution Workflow. Cette
démarche à l’avantage d’intégrer progressivement les différents opérateurs et de gérer le changement
d’une manière parcimonieuse.
En effet, la mise en place d’un système d’information au sein d’une communauté d’acteurs
apporte inéluctablement des changements au sein des partenaires du système. Afin de s’assurer que
ces changements sont bien compris et acceptés par le plus grand nombre de partenaires, la conduite
du changement à venir nécessite au préalable le développement de trois axes :
- Mise en place du plan de communication ;
- Faciliter la connaissance des systèmes d’information des partenaires ;
- Développer la formation des utilisateurs de la plateforme.
Il convient de signaler, enfin, que l’analyse du coût des solutions proposées s’est limitée à une
approche à grandes mailles. Concernant une plate-forme de communication EDI existent sur le marché
dont le prix de base peut s’élever à environ 65 000 euros ou 800 000 dirhams.
A ceci, il faut ajouter :
- le prix d'une licence d'emploi du logiciel équivalente à 10 000 euros par an soit 110 300 Dhs ;
- les coûts d'adaptation, de développement des messages et de mise en service et de
formation, que l'on peut estimer à 435 000 euros ou 4 800 000 Dhs.
L’investissement global dans la plateforme EDI peut s’élever à 510 000 euros ou 5 630 000 Dhs.
En ce qui concerne la solution Workflow, les offres existantes dans le domaine s’estiment pour :
- le développement complet de la solution workflow de 8 à 10 millions d’euros ou 88 à 110
millions de Dhs ;
- la licence d’utilisation annuelle et le développement de modules coutent de 300 000 euros
par an ou 3 310 000 de Dhs par an.
Il convient de noter à cet égard que ces chiffres ne sont que des estimations et devront être affinés
par le prestataire sur la base d’un cahier des charges détaillé.
Le chronogramme suivant récapitule, par ailleurs, les grandes phases de la mise en place du
projet et leur échéancier prévisionnel.