lettre cadre agence comptable 2016 2017

Aux gestionnaires des établissements
du groupement comptable
de l’Auxerrois
s/c des chefs d'établissements
OBJET : Lettre cadre des opérations comptables
Madame, Monsieur le Gestionnaire,
La présente note a pour objet d’harmoniser les pratiques au sein de l’agence comptable.
Conformément à la réglementation actuelle des EPLE, trois points essentiels portant sur les
principes budgétaires et comptables seront abordés.
1 – Opérations de mandatement.
Lycée Jacques Amyot
Rue de l’Etang Saint-Vigile
2 – Opérations de recettes.
3 – Opérations comptables.
89015 Auxerre cedex
Tél : 03-86-94-21-70
Fax : 03-86-94-21-71
Mail : [email protected]
1 – OPERATIONS DE MANDATEMENT
A réception des factures, vous vérifierez en priorité les factures manuscrites ou
assimilées, compte tenu des risques d’erreurs matérielles ou de non-conformité qu’elles
peuvent comporter.
Le décret 2002-232 modifié du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai
maximum de paiement dans les marchés publics stipule dans son article 1 : ″ Le point de
départ du délai global de paiement prévu aux articles 54 et 55 de la loi du 15 mai 2001
susvisée et à l'article 96 du code des marchés publics est la date de réception de la
demande de paiement par les services de la personne publique contractante″.
Il vous appartient en conséquence de prouver la date d’arrivée d’une facture dans vos
services en apposant par exemple un tampon ″ courrier arrivé le ″. Le délai est de 30
jours.
Afin de respecter l’ordonnance n° 2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés
publics et le décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés ainsi que la
responsabilité du comptable, il convient de joindre au 1er mandat de l'exercice l'acte du
conseil d'administration donnant délégation à l'ordonnateur pour la signature des
marchés publics.
Le décret n°2016-33 du 20 janvier 2016 précisant la nomenclature des pièces
justificatives autorise la suppression de la signature de l’ordonnateur et de la mention
de certification du service fait sur les factures et mémoires.
La signature de l’ordonnateur apposée sur le bordereau des mandats vaut donc ordre de
payer, certification du caractère exécutoire des actes et justification du service fait pour
l’ensemble des mandats et pièces jointes.
Il vous appartiendra d’en fixer les modalités au sein de votre établissement soit en
conservant la signature du service fait ou en la supprimant (modalité du contrôle
interne).
Pour les factures d’immobilisations (classe 2), vous voudrez bien reporter le numéro d’inscription à
l’inventaire sur la facture- et joindre la fiche d’inventaire informatisée au mandatement.
Documents à joindre au mandatement :
Un bordereau journal des mandats émis signé,
Une situation des dépenses engagées prenant en compte le mandatement en cours.
er
Au 1 mandatement de l’année, acte du conseil d’administration autorisant l’ordonnateur à passer
des marchés publics.
En cas de changement d’ordonnateur, copie de l’arrêté de nomination et document d’accréditation
En cas de délégations de signatures, actes du chef d’établissement et document d’accréditation.
Documents spécifiques à joindre, en les intégrant aux pièces justificatives (décret n°2016-33 du 20 janvier
2016) :
Facture adressée dans le cadre d’un contrat ou d’un marché.
Joindre au premier mandatement de l’année civile une copie du contrat ou du marché concerné
certifié exécutoire à la date du
En cas de souscription en cours d’année, joindre à la première facture de l’année le contrat ou le
marché souscrit certifié exécutoire à la date du
L’arrêt du Conseil d’État en date du 8 février 2012 (req. n° 340698), Ministère du budget, des
comptes publics et de la réforme de l’État précise que le comptable public à qui n’est pas produit
un contrat écrit pour un marché public d’un montant supérieur au seuil fixé par le décret n°
2015-1163 du 17 septembre 2015 (25 000 € HT actuellement) doit signaler à l’ordonnateur
l’insuffisance des pièces. Dans ce cas, il ne peut payer la dépense correspondante, sans engager
sa responsabilité personnelle et pécuniaire, que sur la production d’un certificat administratif de
l’ordonnateur attestant l’absence de conclusion d’un contrat écrit.
Ainsi, pour les marchés publics à procédure adaptée d’un montant égal ou supérieur au seuil fixé par le décret n°
2015-1163 du 17 septembre 2015, doit être produit au comptable public, conformément à l’analyse du juge, le
contrat écrit au sens large, c’est-à-dire le document écrit de passation. À défaut, un certificat administratif par
lequel l’ordonnateur prend la responsabilité de l’absence de marché écrit, permet au comptable, qui n’est pas
juge de la légalité de la passation du marché, de procéder au règlement du mandat de dépense. (Cas des
marchés à bons de commande (6011))
Indications qui doivent figurer sur une facture
1. Le nom ou la raison sociale du créancier.
2. Le cas échéant, référence d'inscription au répertoire du commerce ou au répertoire des
métiers.
3. Le cas échéant, numéro de SIREN ou de SIRET.
4. Date d'exécution des services ou de livraison des fournitures et désignation de la collectivité
débitrice.
5. Décompte des sommes dues : nature des fournitures ou services, prix, le cas échéant,
quantité. Le cas échéant, mention des précomptes, retenues et escomptes.
6. Le cas échéant, indication de la TVA.
Rappel: Selon le décret n°80-393 du 2 juin 1980, les fournisseurs sont dispensés de produire des mémoires ou des
factures en deçà du seuil de 230 €
Opérations pour ordre Dépenses Avant Ordonnancement : le module D.A.O. est utilisé. Les D.A.O.
correspondant à des prélèvements sont saisies à l’agence comptable au vu des justificatifs fournis par le
régisseur. Le mandatement s’effectue automatiquement par transfert de fichiers.
Afin de respecter les délais de paiement des factures et de pouvoir appliquer les escomptes éventuels, il est
recommandé d’effectuer un mandatement tous les 15 jours et au minimum une fois par mois, congés
scolaires intermédiaires compris; et, en tout état de cause avant les dates indiquées au calendrier distribué
en début d'année
Mandatement des amortissements : joindre l'acte du conseil d'administration fixant le tableau
d'amortissement et les documents issus du logiciel d'inventaire fixant les amortissements de l'année.
Extourne : La pièce justificative des mandats d’extourne est l’état des factures non parvenues, document
non formalisé qui reprend l’intégralité des factures attendues.
Cas particulier des voyages scolaires
Le budget prévisionnel du voyage ou de la sortie scolaire ainsi que l’acte du C.A. l’autorisant et la liste des
élèves participant devront être transmis à l’agence comptable (modèle joint en annexe). A défaut de ces
documents, les mandats ne seront pas pris en charge.
Compte tenu des délais, les arrêtés de création de régie d’avances temporaires doivent être
adressés au minimum 1 mois avant la remise des fonds au régisseur, 1 mois et demi si une carte bancaire est
sollicitée.
Je vous remercie également de transmettre à l'issue du voyage un bilan financier de ce dernier, et
ce afin de faciliter le suivi comptable et le solde définitif des comptes afférents.
2 – OPERATIONS DE RECETTES
Vous voudrez bien transmettre mensuellement un exemplaire du bordereau journal des ordres de
recettes émis signé ainsi qu’une situation des recettes.
Joindre un justificatif à chaque ordre de Recettes (notifications, état des sommes dues, certificat de
l’ordonnateur, courrier, etc….)
Chaque ordre de recettes doit être libellé de manière simple mais significative (exemple : OR au
7065 : repas du 01/02/N…)
Le terme ″divers″ doit être utilisé avec la plus grande parcimonie.
Lorsqu’un ordre de recettes est établi au vu d’un tarif voté en conseil d’administration, vous
établirez un certificat de l’ordonnateur visant l’acte administratif, et explicitant les bases de
liquidation (exemple les voyages ou sorties scolaires)
La dotation de fonctionnement doit faire l’objet d’ordres de recettes au vu de la notification et non
au vu des encaissements. En tout état de cause, il s’agit des premiers ordres de recettes transmis
en janvier.
Lorsqu’un ordre de recettes est établi au vu d’une convention votée en conseil d’administration,
vous joindrez la convention certifiée exécutoire (exemple convention de location de locaux, de
cofinancement…)
Noter le numéro de l’acte du CA autorisant la recette ou fixant les tarifs sur votre document
justificatif, et le joindre au 1er ordre de Recettes.
En cas de remises sur l’ordre de recettes, joindre les justificatifs (ex : certificat médical pour remise
d’ordre)
Concernant les ressources affectées ou spécifiques : bourses nationales, manuels scolaires,
subvention d’équipement, fonds sociaux, projet d’établissement… joindre la liste des mandats
signée par l’ordonnateur à chaque ordre de Recettes, ainsi que les avis de subvention avec le
premier ordre de Recettes. Un état récapitulatif des subventions et des comptes de classe 4
continuera à être joint à vos bordereaux afin de faciliter le suivi conjoint de ces crédits.
Les ordres de recettes doivent être émis mensuellement. Toute tarification doit être votée par le C.A.
Régie de recettes : elle doit être remise à l’agence comptable, soit lorsque le montant maximal autorisé
par l’arrêté de création de régie est atteint, soit tous les mois, soit avant chaque vacances scolaires (au
plus tard l'avant-veille du départ en vacances)
3 – OPERATIONS COMPTABLES GENERALES
Je vous rappelle que l'agence comptable transmet chaque mois au chef d'établissement un rapport sur l'état de
la comptabilité générale accompagné de la balance.
Il convient de fournir en deux exemplaires les documents financiers signés ( budget, DBM, lettre
d’information ) ainsi que les accusés de réception des autorités de tutelle.
Un exemplaire est envoyé à la Chambre Régionale des Comptes
Le second reste à l’Agence Comptable.
Transmettre, dès réception, copie :
des avis de mandatement ou de subvention,
des courriers de la Collectivité Territoriale pouvant intéresser
directement la vie budgétaire de l'établissement…
des factures entrainant des prélèvements automatiques
Pour les opérations de fin d’exercice, le calendrier des travaux de fin d’année est fixé conformément au
tableau ci-après
Le dernier mandatement pour paiement aux fournisseurs devra être présenté au plus tard le 13 décembre
2016.
Le reste des opérations non clôturées au 13 décembre seront traitées selon la méthode de l’extourne.
Ne pas omettre de factures: veiller notamment aux factures de viabilisation
DATES DE TRANSMISSION DES DOCUMENTS DE FIN D’EXERCICE
ET CALENDRIER DES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
Pour le 13/01/17
−
État de variation des stocks (alimentation, énergies, services spéciaux....)
et opérations budgétaires correspondantes
−
État des tickets (valeurs inactives)
−
Documents comptables issus du logiciel de suivi du patrimoine
−
−
État de reversement des fonctionnaires logés (PPL)
dernier Bordereau Journal des Mandats Émis
−
dernier Bordereau des Ordres de Reversement
−
dernier Bordereau des Ordres de Recettes
−
dernier Bordereau des Annulations d'Ordres de Recettes
Les régularisations budgétaires de fin d'année devront également être effectuées pour le 13 janvier 2017.
Il va de soi que, si vous avez préparé, avant les dates précisées ci-dessus, les documents, vous pouvez les envoyer
ou les remettre à l’Agence comptable sans attendre le jour prévu.
Je vous remercie par avance pour votre collaboration.
Cette lettre cadre sera commentée lors de la réunion du groupement comptable le 27 septembre 2016.
L’Agent Comptable,
F.THOREL
LISTE DES ANNEXES
- Annexe 1_Modèle Demande de régie d’avance
- Annexe 2_Calendrier de prise en charge des mandatements
- Annexe 3_Modèle Accréditation
- Annexe 4_Document de liaison voyage scolaire
- Annexe 5_Mémo procédure de réquisition & modèles courriers
DEMANDE REGIE D’AVANCE
Sortie :
Date :
Nom du régisseur :
Montant demandé :
Carte bancaire
Nature des dépenses envisagées :
Auxerre, le
Signature
□ oui
□ non
CALENDRIER DE PRISE ENCHARGE DES MANDATEMENTS
Date butoir de réception des mandats à l’agence comptable pour paiement avant date des congés
Vacances Toussaint Vendredi 14 octobre
Vacances Noël Mardi 13 décembre Pour les mandats pour ordre, mercredi 19 décembre
Vacances Hiver Mardi 14 février
Vacances Pâques Mardi 11 avril
Eté 2016 : Lundi 10 juillet
MODELE ACCREDITATION
Établissement Public Local d'Enseignement
Cachet ou dénomination de l'EPLE
Nom de l'ordonnateur :
Prénoms :
Adresse postale :
Adresse de messagerie électronique :
Numéro de téléphone :
Date de prise d'effet de la décision jointe conférant la qualité d'ordonnateur :
Certifié exact à
, le :
(Signature de l'ordonnateur servant de spécimen au comptable public pour opérer ses contrôles
définis par le décret n°2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable
publique)
BUDGET PREVISIONNEL
Dépenses
Montant
Recettes
Repas
Participation des familles
Hébergement
Participation de l'Etablissement
Transport
Subventions
. Région
Visites
. Mairie
. Département
. Autres
Dons F.S.E.
TOTAL DEPENSES
TOTAL RECETTES
. Date d'autorisation du Conseil d'Administration (joindre copie de l'acte)
. Le cas échéant, convention avec l'organisme de voyage (joindre autorisation du C. A. et accusés de réception)
. Le cas échéant, demande de régie d'avance. Si oui : préciser le montant et le nom du régisseur
. Code activité comptabilité budgétaire :
Montant
LA PROCEDURE DE REQUISITION
Le droit de réquisition ne peut être exercé par l'ordonnateur que lorsque l’agent comptable effectue à sa seule initiative, la suspension
de paiement.
En effet, en vertu des dispositions de l'article 37 du décret du 29 décembre 1962, lorsque, à l’occasion de l'exercice des contrôles prévus
aux articles 12 et 13 de ce même décret en matière de dépenses, des irrégularités ont été constatées, l’agent comptable doit suspendre
les paiements et en informer l’ordonnateur. Ces paiements sont également suspendus lorsque l’agent comptable peut établir que les
certifications délivrées par ce dernier sont inexactes.
Cette suspension de paiement intervient dans des cas précis qui résultent du contrôle que l’agent comptable est tenu d'assurer en
matière de dépenses et de patrimoine dans les conditions prévues par les articles 12 et 13 précédemment cités.
S'il n'est pas possible d'établir une liste exhaustive des cas de suspension de paiement, il convient de rappeler les contrôles qui
incombent à l’agent comptable et à l'occasion desquels il peut constater des irrégularités justifiant une suspension :
la qualité de l’ordonnateur ou de son délégué
la disponibilité des fonds
l'existence et la disponibilité des crédits
l'exacte imputation des dépenses aux chapitres qu'elles concernent selon leur nature ou leur objet
le caractère libératoire du paiement
la validité de la créance: justification du service fait, exactitude des calculs de liquidation, production des justifications, etc...
l'application des règles de prescription et de déchéance
La suspension de paiement doit être motivée et obligatoirement notifiée par écrit à l’ordonnateur.
En tout état de cause si les observations formulées explicitement dans la notification de la suspension de paiement ne permettent pas à
l'ordonnateur de régulariser le dossier de dépenses, il pourra, face à cette suspension, exercer son droit de réquisition.
En effet, I'article L1617-3 du Code Général des Collectivités Territoriales énonce que lorsque les comptables publics ont suspendu le
paiement des dépenses, les ordonnateurs sous leur propre responsabilité peuvent requérir les comptables de payer.
Cet ordre de réquisition doit être notifié par écrit. Il ne saurait être permanent et doit être renouvelé à chaque dépense litigieuse. Il est
indispensable que cet ordre ne laisse aucune ambiguïté sur l'intention de l'ordonnateur de passer outre la suspension de paiement. De
plus, les motifs de la suspension, évoqués de façon claire, précise et exhaustive permettront au juge des comptes d'apprécier sur quelle
base la responsabilité personnelle et pécuniaire du comptable se trouve dégagée.
Lorsque l’agent comptable a reçu un ordre de réquisition régulier dans la forme et quant au fond, il lui appartient d’y déférer aussitôt et
de procéder au paiement dans les meilleurs délais.
Par contre, il doit refuser de déférer à un ordre de réquisition lorsque la suspension de paiement est motivée par un des cas prévus par
les dispositions de l'article 136 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique :
2 d'insuffisance de fonds disponibles
3 de dépense ordonnancée sur des crédits irrégulièrement ouverts ou insuffisants ou sur des crédits autres que ceux sur lesquels elle
devrait être imputée
4 d'absence totale de service fait
5 de caractère non libératoire du règlement
6 d'absence de caractère exécutoire de l'acte de réquisition (défaut de transmission au contrôle de légalité).
Tous les ordres de réquisition, y compris ceux auxquels l’agent comptable n'a pas déféré, doivent être notifiés à la Chambre Régionale
des Comptes et l'agent comptable rend compte à la collectivité de rattachement, à l'autorité académique et au conseil d'administration.
Ci-joints modèles de courriers dans une procédure de réquisition
L’ Agent Comptable
à
Monsieur Le Proviseur
N/REF :
V/REF :
OBJET : Rejet de mandat
Madame Le Proviseur,
Conformément à l’article 12 B du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962, à l’article L-233-1 du code des
juridictions financières et aux articles L-1617-2 et 1617-3 du code général des collectivités territoriales, je refuse
ce jour le mandat n°...... Bordereau ........ qui comporte une facture de la Société...........................
pour un montant de .................. euros.
MOTIFS :
Incompétence de l’autorité qui ordonne
Absence de crédits disponibles
Mauvaise imputation de la dépense
Erreur de liquidation
Absence de justification du service fait
Caractère non libératoire du règlement

Absence de pièce justificative

Caractère non exécutoire

Autres
En effet, conformément à l’article 37 du même décret, “et aux articles L-1617-2 et 1617-3 pré-cités,
lorsqu’à l’occasion de l’exercice du contrôle prévu à l’article 12 B des irrégularités sont constatées, les
comptables publics suspendent les paiements et en informent l’ordonnateur”.






Il vous appartient désormais d’engager la dépense de manière réglementaire. Toutefois, je vous informe
que l’article 155 du décret de 1962 et l’article 1617-3 met à disposition de l’ordonnateur la procédure de
réquisition.
En effet, lorsque l’agent comptable a, suspendu les paiements des dépenses, l’ordonnateur peut par écrit
et sous sa responsabilité requérir l’agent comptable de payer . Celui-ci défère à la réquisition , sauf dans les cas
prévus à l’article 1617-3 du code des juridictions financières :
- insuffisance de fonds disponibles
- dépense ordonnancée sur des crédits irrégulièrement ouverts ou insuffisants ou sur des - crédits autres que
ceux sur lesquels elle devrait être imputée
- absence totale de justification du service fait
- défaut de caractère libératoire du règlement
- absence de caractère exécutoire des actes pris selon les cas par les autorités communales, les autorités
départementales
ou
les
autorités
régionales.
L’ordre de réquisition doit revêtir le caractère exécutoire et être transmis par vous à la collectivité
de rattachement, à l'autorité académique et au conseil d'administration à l’autorité académique. Il est également
transmis par mes soins à la Chambre Régionale des comptes sous couvert de Monsieur le Trésorier Payeur
Général.
Je me tiens à votre disposition pour tout complément d’information.
Je vous prie de croire, Monsieur le proviseur, à l'assurance de ma considération distinguée
L’ Agent Comptable,
Le Proviseur
à
Monsieur L’Agent Comptable
N/Réf:
V/Réf:
Objet::Réquisition
Monsieur L’ Agent Comptable
sommes dues à
Par courrier en date du
vous m’avez fait connaître votre refus de mettre en paiement les
(mandat N°..., bordereau .. du ../../2002 pour un montant de .......,.. F).
En application de l’article 155 du décret du 29/12/1962 et de l’article L-1617-3 du code général
des collectivités territoriales, je vous fais connaître ma décision de vous réquisitionner pour permettre la mise en
paiement du paiement référencé ci-dessus.
Le Proviseur
REFUS DE DEFERER A L’ORDRE DE REQUISITION
L’Agent Comptable
à
Monsieur Le Proviseur
N/REF : Agencomp/réquisit/refurequ
V/REF :
OBJET : Refus de déférer
Monsieur Le Proviseur,
A la suite de la réquisition du............................, j’ai le regret de vous informer que je ne déférerai
pas à l’ordre émis par vos soins.
·
Le motif est le suivant: *******
Je transmets ce jour le dossier complet à Monsieur le Trésorier Payeur Général, qui saisira la
Chambre Régionale des Comptes.
Je reste à votre disposition pour tout complément d’information.
L’Agent Comptable