gestion dynamique du contenu dans indesign importation de

GESTION DYNAMIQUE DU CONTENU DANS INDESIGN
IMPORTATION DE DONNÉES XLS DANS LES PAGES CATALOGUES
DÉFINITION ET GÉNÉRALITÉS
L’objectif est de mettre en place un système qui limite au maximum les erreurs de retranscription des éléments
fournis par le marketing : titres, textes Français et Etrangers, tableaux de références.
Tous ces éléments seront entièrement maîtrises par le marketing dans des fichiers XLS.
Le champs d’action de l’infographie consistera à importer sous forme de «fichier lié » le XLS dans les
maquettes indesign; puis mettre en page les données en rajoutant les éléments graphiques, les visuels,
appliquer les styles graphiques aux bons endroits et aux bons éléments en fonctions de la charte pré-établie.
L’intérêt de cette méthode se porte surtout sur les gammes non-permanentes et sur les catalogues et les parties
soumises à renouvellement fréquent, comme les Collections et les Licences.
MÉTHODE SUR EXCELL :
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30 avril 2015 10:25
Le fichier XLS doit être sur un dossier partagé, par exemple le public d’Ottmarsheim, ou un dossier Dropbox,
Il doit y avoir un groupe de fichiers xls par licence ou par collections, au sein de ce groupe : des fichiers
xls par type de produit : Papeterie, Accessoires, bagagerie etc. Afin qu’il soit facile de s’y retrouver pour
l’infographiste. Dans chaque xls il y aura une feuille par type d’article, + une feuille avec le plan de collection
(qui sera répétée à l’identique dans les autres xls de la gamme)
Cela donne l’organisation suivante :
DOSSIER PARTAGE :
SOUS DOSSIER LICENCE-1
LICENCE-1-PAPETERIE.xls
(FEUILLE1-Plandecollection, FEUILLE2-Cahierspiques, FEUILLES3-Carnetscliclac)
Le fichier sera en mode éditeur du coté marketing, et en mode lecture seule du coté Infographie.
Le fichier est donc à ouvrir et à éditer du coté marketing, les mises à jour du fichier se font automatiquement
du coté infographie sur les mises en pages . Si une modification est effectuée sur le fichier XLS, la modification
se répercutera automatiquement dans le fichier indesign qui fera une alerte de mise à jour du lien.
Lorsqu’il s’agit de gagner du temps du coté infographie, Le tableau n’a pas besoin d’être intégralement
complété, il suffit d’indiquer une cellule de départ A4 avec une fausse référence , et une cellule d’arrivée , par
ex. G12 avec un faux conditionnement. le tableau sera rempli plus tard dans xls , mais peut déjà être importé
dans indesign, les données s’ajouteront dans le tableau indesign à la mise à jour du xls.
Attention cela nécessite de définir à l’avance le nombre de références pour un type de produit, par ex. 7
cahiers piqués A4 et 11 cahiers piqués A5.
L’avantage est que l’infographiste peut avancer sur la mise en page sans attendre que le tableau xls soit à
jour.
Dans le fichier xls il sera nécéssaire de respecter une organisation communne à toutes les feuilles , voir entre
chaque fichiers de Licences ou Collections. Afin de faciliter les échanges entre les intervenants et limiter les
erreurs. Un modèle est mis en place à cette fin.
Attention à fusionner les celules de tableaux directement depuis xls lorsque nécessaire - par exemple une
ligne d’une seule colonne insérée entre deux lignes de plusieurs colonnes.
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IMPORTATION DE DONNÉES XLS DANS LES PAGES CATALOGUES
MÉTHODE INDESIGN :
Il faut garder un fichier indesign par Licence ou par Collection.
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1 - à l’ouverture ou à la création du document : vérifier «redéfinir le style de paragraphe standard» voir
document : MEMO-STYLES-INDESIGN.pdf
2 - Ensuite voir dans les préférences - gestion des fichiers - si l’option est bien cochée «créer des liens avec le
texte et les feuilles de calculs.»
3 - importer un classeur xls, cocher dans la fenêtre d’import «afficher les options d’importation»
4 - choisir la feuille dans le classeur, et la plage de cellules à importer, voir ci dessous.
( afin de connaitre la bonne plage de cellules , il faut ouvrir le doc xls )
5 - Attention à cocher «tableau non mis en forme»
6 - Définir la mise en forme selon le type de texte dans la cellule : soit un titre de page ,
par ex : cahier piques, soit un texte descriptif dans la page, soit un tableau de références.
7 - Lorsque le tableau est importé dans la page : sélectionner les LIGNES de tableau et appliquer les styles de
cellules correspondant : par ex. CEL-TITRE
8 - Dans certains cas ou le contenu texte est trop important et ne rentre pas dans la cellule. il faudra agrandir la
celulle manuellement, attention à respecter une homogénéité dans la mise en page.
9 - Dans les tableaux de références , les textes descriptifs sont parfois long, par ex. :
Set de 4 pots magiques avec aimants / 4 magics pots with magnets
le style de cellule à appliquer est : CEL-SEGMENT
Dans ce cas il faudra fusionner les cellules et faire passer le texte sur plusieurs colonnes, et éventuellement
changer le style de la cellule, ou du texte ( français anglais par ex. )
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IMPORTATION DE DONNÉES XLS DANS LES PAGES CATALOGUES
LES STYLES : APPLICATIONS
Tableau de titre :
style de tableau : TAB-TITRE
style de celulle selon la langue : CEL-TITRE-FR ou CEL-TITRE-GB
Cahiers piqués – titre
Stapled notebook – title
Tableau de Texte :
style de tableau : TAB-TEXTE
style de celulle selon la langue : CEL-TEXTE-FR ou CEL-TEXTE-GB
Texte descriptif français – cahiers piques
Texte descriptif anglais – cahiers piques
N.
Désignations
A5 - 14,8 x 21 cm
812106C 96 pages / 48 sheets - Ligné
812107C
A4 - 21 x 29,7 cm
812117C 96 pages / 48 sheets - L
812818C
813818C
812124C 96 pages / 48 sheets - L+Marge
Gencod
0000008121060 6
0000008121070 4
Style de celulle : CEL-TAB-ENTETE
0000008121080
0000008121080
0000008121090
0000008121100
Accessoires
Accessories
Texte descriptif français – cahiers piques
Texte descriptif anglais – cahiers piques
N.
Format / Size (cm)
Gencod
Marques-pages, fermeture magnétique / Magnetic bookmarks
812106C 4,5 x 12
0000008121060 6
Porte-lettre / Letter holder
812106C 4,5 x 12
0000008121060 2
5
3
2
1
41
50
51
52
Style de celulle : CEL-TAB-SEGMENT
Style de celulle : CEL-TAB-CORPS
Une seule couleur dans le nuancier pour tout le document :
COULEUR-GLOBALE, utilisée dans les style paragraphe pour les
textes et tableaux, pour les fonds graphiques et les pictogrammes.
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5
Ci dessous une vue d’ensemble des panneaux concernés par les styles, dans cet exemple nous avons sélectionné une celulle
d’entête du tableau ci dessus : nous voyons l’application des styles :
tout dabord le style TAB-TABLEAUX avec le style de cellulle CEL-TAB-ENTETE qui appelle le style de paragraphe PAR-TAB-ENTETE
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Tableau de Références :
style de tableau : TAB-TABLEAUX
avec 3 styles de celulles
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ERREURS DANS LES TABLEAUX
Lors de chaque mise à jour du XLS , l’infographiste doit
vérifier que les nouvelles données répercutées dans la
maquette ne débordent pas dans la mise en page ou ne
sont pas masquées dans un bloc de données textes ou
dans une celulle de tableau :
• Par le rapport d’erreur en bas de la fenêtre indesign,
point vert passe au rouge en cas d’erreur.
• Ou via le panneau contrôle en amont, qui donne les
descriptions et les emplacement d’erreurs.
• Certaines cellules de tableau nécessiteront
d’être fusionnées pour que le contenu s’affiche
correctement, dans ce cas il faut avertir l’opérateur
du xls pour fusionner les cellules depuis excell.
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TEST D’IMPORTATION : LE FICHIER XLS
• test de la méthode depuis le fichier xls ci dessous
Attention certaines celulles ont été
fusionnées depuis excell
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IMPORTATION DE DONNÉES XLS DANS LES PAGES CATALOGUES
TEST D’IMPORTATION : SUR LE FICHIER INDESIGN EN 4 ÉTAPES
1 Import brut non mis en forme - plage de celulles : A4 - E8
N.
Format / Size (cm)
Gencod
Marques-pages, fermeture magnétique / Magnetic bookmarks
812106C
4,5 x 12
0000008121060
Porte-lettre / Letter holder
812106C
4,5 x 12
0000008121060
6
487
2
5
2 Mise en forme du tableau , on applique la largeur voulue pour chaque colonne.
Idéalement ces larheur doivent retser uniforme sur tout un catalogue
N.
Format / Size (cm)
Gencod
Marques-pages, fermeture magnétique / Magnetic bookmarks
812106C 4,5 x 12
0000008121060 6 487
Porte-lettre / Letter holder
812106C 4,5 x 12
0000008121060 2 5
3 Application des styles sur les lignes
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N.
Format / Size (cm) Gencod
Marques-pages, fermeture magnétique / Magnetic bookmarks
812106C 4,5 x 12
0000008121060 6 487
Porte-lettre / Letter holder
812106C 4,5 x 12
0000008121060 2 5
4 Ajout de pictogrammes
N.
Format / Size (cm) Gencod
Marques-pages, fermeture magnétique / Magnetic bookmarks
812106C 4,5 x 12
0000008121060 6 487
Porte-lettre / Letter holder
812106C 4,5 x 12
0000008121060 2 5
Attention
Si le fichier xls est mis à jour aprés cette manipulation, la fusion des celulles sera annulée,
il faudra se référer au rapport d’erreur et recommencer la manipulation de fusion.
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PRÉCAUTIONS D’USAGE
Pour que cette méthode fonctionne il y a plusieurs éléments à prendre en compte sur les mises en pages :
• Il ne faut plus faire de COPIER COLLÉ depuis le fichier xls, ou depuis un autre document ( Indesign, word, ou
mail)
• Tous les éléments Textes doivent être géré en dynamique sous forme de liens dans des tableaux indesign,
que ce soit pour les TITRES, les TEXTES DESCRIPTIFS et bien sur les TABLEAUX de références.
• Il ne faut plus faire de COPIER-COLLÉ de TEXTE dans le document indesign, car le lien vers le fichier xls est
alors rompu. il est par contre possible de faire un copier collé de BLOC TEXTE, contenant le tableau et le
lien.
• Tout Bloc texte doit afficher la petite icone de Lien en haut à Gauche, si ce n’est pas le cas cela signifie que
les éléments contenus dans le bloc sont désolidarisés du XLS de la partie.
LES COULEURS
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Pour chaque document indesign : il faut définir une couleur de contraste, cette
couleur sera validée par le ou la Chef de Produit.Attention au choix de couleur,
étant appliquée sur du texte, et également tramée, il convient de choisir
une couleur assez dense. Ci dessous un exemple avec un bleu aux valeurs
Cyan=100% Magenta=25% Jaune=0% Noir=0%
Couleur sur Titre français
Couleur sur Titre anglais
la couleur globale est appliquée sur du texte en tramé,
il faut veiller à ce qu’elle reste lisible. elle peut être modifiée
à tout moment et sera aplliquée sur l’ensemble des éléments
liés aux styles.
LES PICTOGRAMMES
les pictogrammes à utiliser comme illustration dans les catalogues doivent rester standardisés.
Ci dessous les plus courants.
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