FNA - Neos-SDI

La Fédération du Négoce Agricole adopte
la puissance et la souplesse d’Office 365
Pour faciliter la collaboration de ses
membres, la FNA souhaitait disposer
d’outils de partage innovants tout en
se déchargeant des problématiques
d’administration et d’exploitation.
C’est dans ce cadre que la FNA a
décidé de déployer Microsoft Office
365.
«Ouvrir notre Système d’information à nos adhérents
était le moyen de maintenir une relation de proximité avec
eux. Nous souhaitions retenir la solution technologique de
collaboration la plus efficace, s’intégrant aux contraintes
qui sont les nôtres, celles d’une fédération de taille réduite
et sans équipe informatique. Neos-SDI a su comprendre nos
enjeux métiers, nos contraintes organisationnelles et nous
a accompagné dans toutes les étapes du projet. »
Sébastien Picardat,
Directeur Général de la FNA
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Réinventer l’information des adhérents
Panorama de la solution
Pays
France
Secteur
Agricole
Profil du client
La Fédération du Négoce Agricole
est un syndicat professionnel qui
rassemble les entreprises de négoce
agricole. Elle emploie 11 000 salariés
et assure un lien permanent entre ses
adhérents et les instances nationales
et européennes qui définissent le cadre
réglementaire des négociants agricoles.
Contexte
Le besoin de disposer d’outils de
partage et de collaboration étendus,
réunissant de nombreux interlocuteurs
est dès lors apparu évident à la
FNA et implique une indispensable
ouverture du système d’information. Solution
Neos-SDI a ajouté des nouveaux
éléments aux outils de communication
déjà existants : Exchange Online,
SharePoint Online et Lync Online.
Bénéfices
Concentrer les efforts sur la
résolution des problématiques
métier de la FNA
Faciliter la collaboration de ses
membres
Améliorer l’image de la FNA
Logiciels et matériels utilisés
Exchange Online
SharePoint Online
Lync Online
Microsoft Outlook
Polycom® CX 5000
Jusqu’ici, la FNA utilisait une combinaison de visites, d’appels
téléphoniques individuels et de courriers pour diffuser l’information. Il
fût alors décidé d’utiliser une méthode innovante de travail collaboratif
et d’organiser une visioconférence à l’attention des adhérents.
L’objectif était d’informer rapidement les adhérents via une conférence
virtuelle. Il s’agissait de réunir via le web une population d’acteurs issus du
monde du négoce agricole peu familiers des outils de communication de ce type.
Afin de contourner cet obstacle, Neos-SDI a proposé à la FNA d’accompagner
le changement en communiquant avec ses adhérents en amont de la
visioconférence afin de les préparer et de répondre à leurs questions.
Cette première visioconférence, utilisant les technologies Microsoft Lync
intégrées à Office 365, a été un vrai succès en réunissant soixante-dix
personnes et s’est généralisée à d’autres communications du même type.
Les équipes de Neos-SDI ont accompagné la FNA dès la genèse
du projet et ont d’abord réalisé une analyse minutieuse de
l’existant afin d’optimiser et favoriser le partage d’informations
a u s e i n d e s d i f fé re nte s e ntre p r i s e s d e N é g o ce Ag r i co l e .
Faciliter la collaboration de ses membres
La mission de la FNA consiste également à rassembler les compétences
de ses adhérents en animant des groupes de travail sur des thématiques
métiers (juridique, fiscalité, technique, …) donnant lieu à des comptes
rendus diffusés aux adhérents afin de recueillir leurs commentaires.
Jusqu’alors, le mode opératoire en vigueur consistait à diffuser
l’information aux adhérents sous forme de courriels contenant des pièces
jointes (PPT, PDF) en leur demandant de remonter leurs observations.
Le travail de consolidation était réalisé manuellement, courriel
de réponse après courriel, ce qui avait pour inconvénient de
rendre complexe et longue la consolidation des remontées .
Neos-SDI a alors recommandé à la FNA d’utiliser SharePoint Online pour
transformer ce processus. La préconisation est de mettre en place une
plateforme collaborative et de la rendre accessible aisément à ses adhérents.
Dorénavant il suffit de créer sous Microsoft Outlook des listes de
diffusion, synchronisées avec SharePoint Online, et correspondantes
aux contacts des différentes commissions pour envoyer des liens
aux adhérents pointant sur les espaces collaboratifs correspondants.
Chaque membre d’un groupe de travail peut ainsi retrouver en
un espace unique l’ensemble des documents produits par une
commission et est désormais en mesure d’éditer ces pièces en
ligne, facilitant ainsi le travail de consolidation du modérateur.
L’infrastructure requise étant hébergée dans le Cloud, la gestion
des accès des adhérents a été grandement facilitée et s’effectue
quasiment de la même façon que pour les collaborateurs de notre client.
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