les Côtes-d`Armor ont osé la gestion d`identités

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La DSI et la DRH du conseil général ont collaboré pendant quatre ans avant
d'adopter un logiciel pour automatiser la gestion des droits des agents.
Stéphane Bellec
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01net.
le 12/03/09 à 00h00
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Le problème
Suite à une vague de décentralisations, le conseil général des Côtes-d'Armor a vu ses effectifs
pratiquement doubler en trois ans pour atteindre les 3 300 salariés. Le CG 22 a donc pris la
décision de mettre en place un système de gestion des identités afin de maîtriser les
mouvements de personnel.
La méthode
1. Définition d'une procédure avec formulaire papier
' Nous fonctionnions sur de l'empirique, note Jérôme Lenouvel, chef de service au conseil
général. Il n'y avait aucun dispositif permettant d'inscrire les entrées et sorties du personnel. '
arrivait ainsi que des personnes soient employées par le conseil général sans être
comptabilisées dans les effectifs. Dans un premier temps, la collectivité territoriale mène un
audit interne. Nous sommes en 2004, et, pour le CG 22, c'est le début d'une étroite
collaboration entre les directions des ressources humaines et des systèmes d'information.
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Un document papier, baptisé formulaire de flux, fait son apparition. Il récapitule tous les mois
les différents mouvements de personnel au sein de la collectivité. Sur cette fiche figurent le nom
de l'agent, son grade, son origine (direction ou collectivité, selon qu'il s'agit d'un recrutement o
d'un mouvement interne), le service d'accueil et enfin la date de prise de fonction ou de fin de
service dans le cas d'un départ. Une fois complété par les ressources humaines, le formulaire
est envoyé au service informatique qui enregistre l'agent dans l'annuaire, crée son compte de
messagerie et lui attribue des droits d'accès aux applications. A ce moment-là, les ressources
humaines deviennent l'unique point d'entrée. ' Avantage de ce fonctionnement : un agent ne
peut plus accéder à un poste informatique sans y être autorisé et il est sûr d'avoir un bureau à
son arrivée ', se félicite Marie-Pierre Toudret, des ressources humaines du CG 22.
2. Entamer un premier niveau de dématérialisation
En 2005, la décision est prise d'informatiser toute la procédure. ' Pour aller plus loin, il nous
manquait l'automatisation de l'alimentation de l'annuaire ', explique Jérôme Le nouvel. La
première étape consiste à bâtir un formulaire électronique. Réalisé avec la base de données
Microsoft Access, il reprend les informations du modèle papier. Une fois renseigné par les
ressources humaines, le formulaire déclenche une inscription dans l'annuaire et génère un
fichier Word qui est envoyé automatiquement par courrier électronique aux destinataires : la
DSI mais également, et c'est nouveau, aux chefs de service concernés. ' Il a fallu sensibiliser
l'ensemble des intervenants à ces nouvelles démarches, ce qui s'est traduit par beaucoup de
communication. C'est le service informatique qui l'a prise en charge en organisant un grand
nombre de réunions. Je dois dire que cela s'est très bien passé ', confie Marie-Pierre Toudret. A
ce stade toutefois, l'informatique crée encore manuellement les comptes téléphoniques, de
messagerie et applicatifs.
3. Automatiser le workflow et corriger les lacunes
' Ce début de workflow dématérialisé représentait nos premiers pas vers la gestion d'identités '
raconte Jérôme Lenouvel. Le système a vécu ainsi pendant deux ans mais a montré ses limites
en 2007, quand une nouvelle vague d'agents est arrivée (700 personnes appartenant à 48
collèges). En outre, il restait des problèmes fonctionnels à régler. Par exemple, dans le cas de
mobilité interne, la DRH devait attendre la veille du mouvement pour enregistrer les
modifications, car l'application n'acceptait pas la programmation à l'avance. ' On voulait pouvoi
anticiper. Du jour au lendemain, il est difficile de réagir pour préparer l'arrivée d'un agent ',
souligne Marie-Pierre Toudret
Autre écueil identifié, l'impossibilité de gérer les périodes de recouvrement. Quand un chef de
service change de fonction, il a besoin de conserver les deux casquettes pendant un laps de
temps. La solution est venue avec la mise en place du logiciel d'Ilex, qui a automatisé le
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provisionning (messagerie et applicatif). Son déploiement express n'a duré - recette incluse que huit mois. ' Le fait que nous ayons déjà travaillé avec des outils maison nous avait donné
toutes les bases pour passer à un véritable système de gestion d'identités. Nous en avons
profité pour redéfinir toute la procédure, tout le circuit ', concluent en ch?"ur Jérôme Lenouvel
et Marie-Pierre Toudret.
Conseil général des Côtes-d'Armor
Activité : Administration départementale. Les Côtes-d'Armor (22) comptent 373 communes et 571 000
habitants (début 2006).
Budget 2009 : 594 M d'euros.
Effectif : 3 300 personnes.
Le projet Sesame du CG des Côtes-d'Armor
Système d'échange et de suivi associé aux mouvements des employés. Il s'agit de rationaliser les
processus d'entrées et sorties ainsi que les changements de service ou de missions.
Une quinzaine de services du conseil général. Seuls les assistants familiaux ne sont pas pris en compte,
car gérés par un système spécifique (Perceaval).
Logiciel de gestion d'identités Meibo, d'Ilex, adapté et déployé par Business & Décision. Il est notamment
relié à l'annuaire LDAP.
2004 : lancement de l'audit sur la gestion des mouvements de personnels avec la DRH.
2005 : ouverture de l'intranet (réalisé par SQLI) s'appuyant sur un annuaire LDAP avec l'initiation d'une
démarche d'informatisation pour optimiser le suivi de mouvement du personnel (poste occupé, service
d'accueil...).
Fin 2005 : informatisation des fiches qui sont envoyées par messagerie électronique aux chefs de service
et à la DSI pour l'accueil de l'agent.
2006 : mise en place d'un groupe de travail pour formaliser les procédures.
2007 : lancement d'un appel d'offres et choix du prestataire, Business & Decision, en fin d'année.
2008 : début du développement, déploiement au 3e trimestre, et mise en production en novembre.
200 000 euros sur trois ans, tout compris.
L'avis de l'intégrateur : Frédéric Lelandais, manager chez Business &
Decision, société de services en charge du déploiement de la solution
d'Ilex
' La DSI ne peut pas être le seul acteur d'un projet de gestion d'identités. '
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' Les ressources humaines doivent s'impliquer car elles sont non seulement directement concernées, mais
elles interagissent également avec les différents services. Au conseil général des Côtes-d'Armor, les
problèmes rencontrés, plutôt mineurs, ont été d'ordre technique. Sur le plan organisationnel, le projet
s'est déroulé sans contraintes. Les ateliers de travail organisés pour rédiger les spécifications comptaient
toujours au minimum six à huit personnes du conseil général, issues des différents services. Un gage de
réussite pour ce type de projet. '
' Le plus long est de définir les processus organisationnels. '
Mais cette étape avait déjà été menée par le client. Business & Decision n'est intervenu que pour gérer
des exceptions et apporter son retour d'expérience. Il s'agit, par exemple, de prévoir des périodes de
recouvrement au cours desquelles une personne occupe deux fonctions, et aussi d'aménager le workflow
pour éviter qu'une absence bloque le déroulé de lopération. En gros, nous leur avons appris à gérer les
points de blocage et à superviser les processus. '
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