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O.B.F.G.
Fiches d’informations en vue de la mise en œuvre du règlement de
l’O.B.F.G. relatif à l’utilisation des technologies de l’information et
de la communication
(règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009)
Table des matières
1.
2.
3.
4.
5.
6.
L’adresse électronique
La correspondance électronique
Les sites Internet
La signature électronique
La conservation électronique
Les services en ligne
p.
p.
p.
p.
p.
p.
2
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O.B.F.G.
L’ADRESSE ELECTRONIQUE
Cadre: article 1 du règlement du 19 mai 2008 de l’O.B.F.G. relatif à l’utilisation
des technologies de l’information et de la communication tel que modifié par le
règlement du 29 avril 2009
1.1.
Par adresse électronique, on entend toute suite de caractères alphanumériques
utilisée pour l’identification d’un site internet ou l’adresse de la correspondance
électronique.
1.2.
Toute autre adresse de courrier électronique que celle mise à disposition des
avocats par l’O.B.F.G. comprend le nom de l’avocat ou celui de l’association dont il fait
partie ou toute autre dénomination, à l’exclusion de tout nom de domaine qui reproduit
de manière non distinctive un terme générique évocateur de la profession d’avocat.
1.3.
L’avocat communique à son Ordre, sans retard, son ou ses adresses électroniques
ainsi que les modifications qui y sont apportées.
L’article 1.1 reprend les dispositions existant dans le précédent règlement du
21.10.2002 (entré en vigueur le 01.12.2002). La nouveauté vise à proposer une
définition commune pour l’adresse mail et le site.
Ø
Sauf si l’avocat a notifié à son barreau son intention de ne pas recourir à la
correspondance électronique et de ne pas disposer d’une adresse mail, l’avocat
dispose systématiquement (et dès son inscription à la liste du stage) d’une
adresse
« @avocat.be »
(initialedupré[email protected]
–
ex :
[email protected]) après avoir reçu du secrétariat confirmation de son login
([email protected]) et son mot de passe comprenant lettres et chiffres (ex :
abcd1234). Ce sont d’ailleurs ces mêmes paramètres qui permettent aux avocats
d’accéder notamment à l’extranet de l’O.B.F.G. (login et mot de passe).
Il est également possible de consulter ses mails sans messagerie interne en
ouvrant son navigateur internet (ex : internet explorer) directement sur l’adresse
internet http://webmail.avocat.be/src/login.php après, de nouveau, encodage de
son login et de son mot de passe.
Ø
Si (1ère option) l’avocat utilise cette adresse « @avocat.be » à titre principal pour
l’exercice de sa profession (au tarif de 36,30 € pour deux ans avec une capacité
de 50Mb), il lui suffit de configurer les paramètres habituels de sa messagerie en
reprenant notamment le serveur du courrier entrant POP3 (pophost.avocat.be) et
le serveur de courrier sortant SMTP (cfr. configuration du fournisseur d’accès
internet – ex : smtp.skynet.be). Le fournisseur choisi par l’O.B.F.G. (Hostbasket)
se charge de la facturation du service et de l’assistance (helpdesk : 09/326.90.94
ou [email protected]).
Si (2de option) l’avocat utilise une autre adresse mail professionnelle, ce qui est
évidemment autorisé, il est tenu d’en informer le secrétariat de son Ordre sans
délai afin que les mails qui lui seraient adressés sur l’adresse « @avocat.be »
soient redirigés vers cette autre adresse mail (ex : [email protected])
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sans autres formalités. Après communication du formulaire ad hoc transmis par le
secrétariat à Hostbasket, cette société créera alors sans frais un alias (ou forward
automatique) de l’adresse « @avocat.be » vers l’adresse mail professionnelle
adéquate.
Dans le cadre de cette 2de option (autre adresse mail que « @avocat.be »),
l’adresse de courrier électronique ou l’adresse du site internet (que ce soit son
propre site, celui d’un tiers, tel un annuaire ou un site d’e-services, ou celui du
réseau d’avocats dont ferait partie le cabinet) « comprend le nom de l’avocat ou
celui de l’association dont il fait partie ou toute autre dénomination, à l’exclusion
de tout nom de domaine qui reproduit de manière non distinctive un terme
générique évocateur de la profession d’avocat ».
Ø
L’avocat est ainsi tenu de reprendre dans son adresse électronique son nom ou
celui de son association ou une autre dénomination ce qui exclut des noms de
domaine tels que « @bestofavocat.be ». Est ainsi admise une adresse comprenant
le terme « avocat » mais distingué par une autre référence (ex :
« @avocatlouise.be »). Autrement dit, l’emploi par un avocat d’une adresse
électronique reprenant un terme générique de la profession d’avocat ou du
barreau n’est donc autorisé que si l’avocat y inclut un terme distinctif.
L’objectif vise à éviter toute publicité hasardeuse et usurpatrice d’une part, et à
pouvoir identifier, du côté des destinataires, l’identité de l’avocat expéditeur
d’autre part. Sont conseillées des adresses du type [email protected],
ou [email protected] ou [email protected] permettant une
reconnaissance de l’avocat.
Ø
Est par contre interdite une adresse électronique commune à plusieurs avocats
sans identification d’un avocat en particulier (« [email protected] »). Une telle
adresse commune est en effet contraire au secret professionnel et aux obligations
résultant de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée
dans le cadre des traitements de données à caractère personnel.
Ø
En tout état de cause, il appartient à chaque avocat de communiquer l’option
choisie ainsi que le cas échéant l’adresse de son site au secrétariat de l’Ordre dès
son admission à la liste du stage ou à l’occasion d’une modification ultérieure de
son adresse électronique. Cette démarche s’effectue sous la responsabilité de
l’avocat concerné et se révèle évidemment essentielle pour la cohérence et le bon
fonctionnement du système d’ « aliasing » de la messagerie mis en place par
l’O.B.F.G.
Il s’agit de l’exigence reprise à l’article 1.3 du nouveau règlement.
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O.B.F.G.
LA CORRESPONDANCE ELECTRONIQUE
Cadre: article 2 du règlement du 19 mai 2008 de l’O.B.F.G. relatif à l’utilisation
des technologies de l’information et de la communication tel que modifié par le
règlement du 29 avril 2009
2.2.
La correspondance électronique des avocats comporte les mentions énoncées aux
articles 4.4 ou 4.5 ci-après et ne peut comporter que les mentions autorisées par le
règlement du 18.06.2003 sur la plaque professionnelle et le papier à lettre.
2.3.
L’avocat dispose, pour le traitement de sa correspondance électronique, d’une
adresse individuelle électronique sur une installation dont l’équipement et la configuration
sont conformes aux standards de sécurité et de pérennité généralement adoptés par les
professionnels ainsi que d’une assistance compétente pour la maintenance des serveurs
de courrier électronique.
Ø
L’article 4.4 du règlement du 19 mai 2008 prévoit que l’avocat doit assurer un
accès facile, direct et permanent pour ses services en ligne aux informations
suivantes :
a) son nom et, le cas échéant, celui de l’association dont il est membre ;
b) l’adresse de son cabinet ;
c) ses coordonnées, y compris son adresse de courrier électronique, permettant
d’entrer en contact rapidement et de communiquer directement et
efficacement avec lui ;
d) s’il échet, son numéro d’immatriculation à la B.C.E. ou celui de l’association
dont il est membre ;
e) le ou les Ordre professionnels au(x)quel(s) il est inscrit ;
f) son ou ses titres professionnels et les Etats dans lesquels ils ont été octroyés ;
g) une référence aux règles déontologiques, ainsi qu’aux moyens d’y avoir accès
en privilégiant une URL (adresse du site web) ;
h) s’il échet, son numéro d’identification TVA ;
i) les codes de conduites auxquels il est soumis ainsi que les informations
relatives à la façon dont ces codes peuvent être consultés par la voie
électronique.
Le courrier électronique
nom, prénom, qualité et
paragraphes d) e) et h)
un site professionnel qui
Ø
de l’avocat peut ne comporter que les mentions de ses
adresse électronique ainsi que les mentions énoncée aux
ci- avant, s’il échet, s’il renvoie par un lien électronique à
contient les autres mentions énoncées à l’article 4.4.
Pour rappel, le règlement du 18.06.2003 sur la plaque professionnelle et le papier
à lettre (en vigueur depuis le 01.01.2004) contient les dispositions suivantes.
ARTICLE 1 :
L’avocat peut apposer une plaque sur l’immeuble où est établi son cabinet.
Cette plaque ne peut comporter d’autres mentions que :
- les nom et prénom de l’avocat ou des avocats associés ou groupés ;
- le titre «avocat» ou une des mentions «avocats associés», «association
d’avocats», «avocats groupés» ou «cabinet d’avocats» dans une ou plusieurs
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langues, dont au moins une des trois langues nationales, ou cabinet principal ou
secondaire;
- la dénomination de l’association ou du groupement, le cas échéant accompagnée
de sa forme juridique;
- le nom des collaborateurs établis à la même adresse ;
- les indications utilitaires telles que le téléphone, téléfax, adresse électronique,
nom du site web, emplacements de stationnement, heures de rendez-vous ;
- les spécialités reconnues en application du règlement relatif à celles-ci, ainsi que
la qualité de médiateur agréé;
- un sigle ou un logo.
ARTICLE 2 :
Outre celles visées à l’article 1er, le papier à lettres de l’avocat ne peut comporter
que les mentions suivantes :
- l’adresse de son ou de ses cabinets ;
- les correspondants organiques, les réseaux, ainsi que le nom des collaborateurs
externes habituels ;
- les diplômes universitaires autres que ceux donnant accès à la profession et les
spécialités reconnues en application de la réglementation relative à celles-ci ;
- les numéros des comptes bancaires et en ce cas nécessairement le ou les
compte(s) tiers identifié(s) comme tel(s) ;
- le mandat judiciaire dont il est chargé dans le courrier s’y rapportant.
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ARTICLE 3 :
Sauf dérogation accordée par le bâtonnier, l’avocat utilise un seul papier à lettres
qui mentionne ses différents cabinets, en précisant leur caractère secondaire
éventuel.
L’avocat ne peut utiliser son papier à lettres pour les correspondances étrangères
à sa profession.
Ø
Il est ainsi nécessaire de reprendre les mentions précitées dans les limites du
règlement du 18.06.2003.
Une seule manipulation permet de les reprendre dans un pied de page ou sous un
modèle de signature à l’envoi de chaque mail sans avoir à répéter l’opération.
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Exemple de pied de page :
X... Y...
Avocat au barreau de … (Belgique)
Rue …
code postal – localité …
Tél. : + 32 etc…
Fax : + 32etc…
[email protected]
www……be/com
… SCRL est une société civile d’avocats à forme commerciale (BCE n°… - RPM : - )
ou BCE n° …
Règles
déontologiques
disponibles
ici
(renvoi
vers
lien :
http://www.avocat.be/communication/reglements,fr,73.html ou le lien sur le site
de votre Ordre).
Conditions générales consultables ici (renvoi vers le site internet de l’avocat ou de
son association). (Facultatif)
L’information transmise est seulement destinée à la personne ou la société à
laquelle elle est adressée et peut contenir une information confidentielle et/ou privilégiée.
N’importe quel réexamen, retransmission, ou toute autre utilisation de cette
information par des personnes ou entités autres que le destinataire désigné est
interdite.
Si vous receviez ce courriel par erreur, entrez s’il vous plaît en contact avec son
expéditeur et effacez-le à partir de n’importe quel ordinateur. (Facultatif)
Ø
Deux notions sont importantes dans l’artic le 2.3 du nouveau règlement.
- « adresse électronique individuelle » : cela exclut les adresses collectives de
cabinet(s) du type [email protected]. Il s’agit d’une application de l‘article 16 de
la loi du 08.12.1992 sur la protection des données à caractère personnel et de la
disposition du code pénal relative au secret professionnel.
Cette disposition vise à protéger le caractère ‘intuitu personae’ de la relation entre
l’avocat et le client. Elle n’empêche cependant pas l’avocat de déléguer à une
secrétaire ou un collabora teur la mission de relever son courrier électronique.
- « standards de sécurité et de pérennité, et assistance compétente » : cette
disposition n’impose pas à l’avocat d’avoir un serveur interne. Il suffit qu’il ait
conclu avec un prestataire un contrat par lequel le prestataire prend des engagements garantissant les standards de sécurité et de maintenance.
Le souci est de s’assurer que chaque avocat ait recours à une installation et à du
matériel présentant un minimum de sécurité et de dispositions garantissant le
respect du secret professionnel.
Cet objectif exclut l’utilisation d’adresses du type yahoo, hotmail, livemail , gmail,
caramail etc… pour lesquelles les hébergeurs ne sont responsables d’aucun
service, n’offrent aucune garantie de fonctionnement ou de sécurité eu égard à
l’absence de paiement par l’utilisateur.
Cette exigence s’avère essentielle, dès lors que certains de ces prestataires
n’hésitent pas à scanner systématiquement et donc à prendre connaissance de
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tous les mails, notamment pour déterminer les mots-clés utiles pour les publicités
contextuelles et comportementales.
Certains fournisseurs ne disposent pas de serveurs suffisamment puissants et/ou
sécurisés, ce qui entraîne un taux élevé de rejet de messages.
D'autres fournisseurs limitent la taille des comptes à des capacités ridicules, ce
qui entraîne aussi de nombreux rejets de messages pour cause de quota (boîte
pleine).
D'autres encore installent des filtres anti-spam mal configurés - ce qui a pour
conséquence que certains de vos mails sont tout simplement supprimés et
l’utilisateur n’en est même pas informé.
Par contre, les adresses « @avocat.be » disponibles via l’O.B.F.G., ou skynet.be
(pas belgacom.net qui sont gratuites) par exemple, offrent les garanties requises.
Il appartient donc à chaque avocat de s’assurer des services compétents de
fournisseurs sérieux et reconnus comme tels.
On rappelle enfin qu’il convient de prévoir certaines dispositions contractuelles
avec ces sous-traitants aux termes de l’article 16 de la loi du 8 décembre 1992
relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à
caractère personnel.
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O.B.F.G.
LES SITES INTERNET
Cadre: article 3 du règlement du 19 mai 2008 de l’O.B.F.G. relatif à l’utilisation
des technologies de l’information et de la communication tel que modifié par le
règlement du 29 avril 2009
3.1. Dans le respect des règles déontologiques, dont le règlement sur la publicité,
l’avocat peut ouvrir au public un site Internet.
3.2. Le site Internet d’un avocat est le prolongement de son cabinet.
3.3. Les informations fournies au public sur le site Internet de l’avocat sont exactes et
tenues à jour au sens de la loi du 2 août 2002 relative à la publicité trompeuse et à la
publicité comparative et aux contrats à distance en ce qui concerne les professions
libérales, chapitre II.
3.4. L’avocat ne peut faire figurer sur son site Internet ni lien renvoyant à tout site qui
porterait atteinte à son indépendance ou à sa dignité, ni publicité au profit de tiers.
Ø Le règlement du 19 mai 2008 précise que dans le respect du règlement sur la
publicité, les avocats peuvent ouvrir un site Internet au public.1 2
Le règlement sur la publicité dispose que « (L)a publicité personnelle est mise en
œuvre avec dignité, délicatesse, probité et discrétion. Elle doit être sincère et
respectueuse du secret professionnel et de l'indépendance de l'avocat » et doit
« se limiter à des éléments objectifs, c’est-à-dire susceptibles d’être appréciés et
vérifiés par le conseil de l'Ordre ou le bâtonnier ». 3
En outre, il est rappelé que l’avocat doit veiller à respecter son secret
professionnel dans les informations fournies sur son site Internet. La publicité
relative aux affaires en cours ou traitées ou encore aux résultats obtenus est
interdite en vertu de l’article 5 du règlement sur la publicité du 25 juillet 2001.
Celui-ci prévoit qu’ « (e)st interdite toute publicité personnelle permettant
d'identifier la clientèle de l'avocat ou de son cabinet ainsi qu'une ou plusieurs
affaires traitées par lui. L’avocat ne peut davantage faire état du nombre d’affaires
traitées, des résultats obtenus, d’un pourcentage de réussite, ni de son chiffre
d’affaires ».
La circonstance que l’avocat soit membre d’un cabinet étranger ou d’un réseau
international et que le site soit géré globalement ne change rien face à cette
interdiction. Des compartiments destinés au public belge seront au besoin créés
au sein de ses sites afin de se conformer à ses obligations déontologiques.
1
Notez que l’avocat peut, s’il le désire, ouvrir plusieurs sites.
Auparavant, l’avocat ne pouvait transmettre des informations sur son cabinet qu’aux clients ou
aux tiers qui en faisaient la demande moyennant le respect de certaines conditions (voir résolution
du barreau de Bruxelles du 17 février 1998, Lettre du barreau de Bruxelles, 1997-1998, p.354),
rappelé par J.-P. Buyle, in Liber Amicorum Jean-Luc Fagnart, 2008, Bruylant, p. 867 et suiv.
3
Article 3 du règlement sur la publicité du 25 juillet 2001.
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Ø L’avocat veille également à présenter des informations exactes,
conformes aux règles professionnelles et aux obligations de la loi du 2
relative à la publicité trompeuse et à la publicité comparative et aux
distance en ce qui concerne les professions libérales, Chapitre II. Ce
trait aux informations qui doivent être fournies au client.4 5
à jour et
août 2002
contrats à
chapitre a
Même si ces indications sont élémentaires, il conviendra que le site Internet
comporte les noms et adresse du cabinet ainsi que les noms des associés ainsi
que toute autre information à fournir conformément à la loi du 11 mars 2003
transposant en droit belge la directive sur le commerce électronique et, s‘il échet,
de l’article 12 de la loi du 2 août 2002 précitée.6
En pratique : il est conseillé aux cabinets d’avocats de fournir cette information
dans une note clairement visible sur la page d’accueil. 7
Ø Il arrive fréquemment que des informations juridiques à caractère général soient
placées par les avocats sur leur site Internet.
Il convient à cet égard de faire le départ entre une information et un conseil
juridique afin de déterminer le régime qui s’appliquera à ces données reprises sur
le site Internet. Le règlement prévoit en effet la possibilité de service en ligne.
En général, « l’information » peut être définie, comme des documents qui seront
identiques quel que soit la personne sollicitant le service. Par contre, si les
documents (et de là, les informations) sont spécifiques à la personne sollicitant le
4
Article 3.3. du règlement du 19 mai 2008 relatif à l’utilisation des technologies de l’information et
de la communication.
5
Article 4 : « Sans préjudice de l'application de lois plus contraignantes, toute publicité trompeuse
est interdite en matière de professions libérales.
Est trompeuse une publicité qui, d'une manière quelconque, y compris sa présentation, induit en
erreur ou est susceptible d'induire en erreur les personnes auxquelles elle s'adresse ou qu'elle
touche et qui, en raison de son caractère trompeur, est susceptible d'affecter leur comportement
économique ou qui, pour ces raisons, porte préjudice ou est susceptible de porter préjudice à un
concurrent.
Article 5 : « Pour déterminer si une publicité est trompeuse, il est tenu compte de tous ses
éléments et notamment de ses indications concernant :
1° les caractéristiques des biens ou services, telles que leur disponibilité, leur nature, leur
exécution, leur composition, le mode et la date de fabrication ou de prestation, leur caractère
approprié, leurs utilisations, leur quantité, leurs spécifications, leur origine géographique ou
commerciale, les résultats qui peuvent être attendus de leur utilisation, les résultats et les
caractéristiques essentielles des tests ou contrôles effectués sur les biens ou les services;
2° le prix ou son mode d'établissement et les conditions de fourniture des biens ou de prestation
des services;
3° la nature, les qualités et les droits de l'annonceur, tels que son identité et son patrimoine, ses
qualifications et ses droits de propriété industrielle, commerciale ou intellectuelle ou les prix qu'il a
reçus et ses distinctions.
En outre, il sera tenu compte des omissions d'informations essentielles relatives aux points 1°, 2°
et 3° du premier alinéa.
6
Voir l’article 7 de la loi du 11 mars 2003 sur certains aspects juridiques des services de la société
de l’information, M.B., 17 mars 2003 transposant la directive 2000/31/CE du Parlement européen
et du Conseil du 8 juin 2000 relative à certains aspects juridiques des services de la société de
l’information, et notamment du commerce électronique, dans le marché intérieur («dire ctive sur le
commerce électronique»).
7
Cf. C.C.B.E., « Communication électronique et Internet », 24 octobre 2008, disponible à
l’adresse :
http://www.ccbe.eu/fileadmin/user_upload/NTCdocument/FR_CCBE_Lignes_dir__2_1231836053.p
df, p.5.
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service, il s’agira alors d’un « conseil ». 8
En pratique : il est conseillé aux cabinets d’avocat d’insérer une clause du type
suivant :
« Le contenu de ce site a pour objectif unique de fournir une information générale.
Cela ne constitue en rien un conseil professionnel (juridique ou autre) et ne doit
pas être utilisé en tant que tel. Nous ne pouvons pas être tenus pour responsables
des actions fondées sur les documents disponibles à partir de ce site »9 .
Ø Les liens
Le règlement du 19 mai 2008 prévoit que l’avocat ne peut faire figurer sur son
site Internet ni lien renvoyant à tout site qui porterait atteinte à son indépendance
ou à sa dignité, ni publicité au profit de tiers.
Le règlement modifie le régime antérieur qui prévoyait expressément que l’avocat
devait veiller à ce que les sites de tiers ne renvoient pas vers le sien (exceptions
faites des sites des Ordres des avocats et de l’Ordre des barreaux, de même que
les sites agréés par eux) 1 0 .
Cette nouvelle formulation poursuit l’objectif initial fondamental : sauvegarder
l’indépendance et la dignité et exclure toute publicité de tiers sur le site de
l’avocat.
A noter que la mention d’un simple lien sans logo renvoyant par exemple à un
éditeur juridique ne sera pas considérée comme une publicité au profit de tiers 1 1 .
8
Op.cit. p.6
Ibid.
10
Article 3 du règlement de l’O.B.F.G. du 21 octobre 2002.
11
Commentaires et explications, La Tribune de l’O.B.F.G., juin 2008, p. 16.
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LA SIGNATURE ELECTRONIQUE
Cadre: article 2.7 du règlement du 19 mai 2008 de l’O.B.F.G. relatif à l’utilisation
des technologies de l’information et de la communication tel que modifié par le
règlement du 29 avril 2009
2.7 La correspondance électronique de l’avocat est signée au moyen d’une signature
électronique.
Ø
Le règlement TIC confirme la règle traditionnelle suivant laquelle les avocats
doivent signer leur correspondance, et ce même si celle-ci prend une forme
électronique.
Comment se conformer à cette exigence ?
L’apposition d’une signature sur un document électronique requiert, en l’état de la
technique, de disposer d’un certificat de signature électronique.
La carte d’identité électronique dont sont munis les résidents belges comprend un
certificat électronique dit qualifié qui peut être utilisé, avec l’aide d’un lecteur de
cartes ad hoc, pour signer électroniquement des courriers électroniques, des
documents générés à l’aide d’un logiciel bureautique tel qu’un traitement de texte
ou encore des fichiers au format pdf (pour ceux qui disposent d’une licence Adobe
Acrobat ou d’autres logiciels appropriés). Le coût d’un lecteur n’excède pas 25 €.
Un certificat électronique qualifié peut également être acquis auprès de
prestataires professionnels, étant, en Belgique, principalement Certipost,
GlobalSign et Isabel. Chez Certipost et GlobalSign, il faut compter au moins 250 €
pour disposer d’un certificat électronique valable de 3 à 5 ans. GlobalSign propose
cependant des certificats d’une valeur juridique immédiatement inférieure à celle
du certificat de la carte d’identité électronique au prix de 80 € pour 3 ans. Les
certificats Isabel sont délivrés dans le cadre de services plus étendus mais
peuvent parfaitement être utilisés à des fins de signature de documents
électroniques.
Il est également possible d’obtenir un certificat électronique ne certifiant que
l’adresse de courrier électronique de son utilisateur, et ce gratuitement auprès
de : www.thawte.com ou www.cacert.org. Un certificat de même type peut
également être obtenu au prix de 14.95 US$ auprès de Globalsign.
Ø
Des éditeurs de logiciels professionnels envisagent par ailleurs de proposer à leurs
clients des outils de signature adaptés aux méthodes de travail des avocats (tel
qu’un signataire électronique).
Ø
Sur le plan technique, on retiendra que l’installation d’un certificat sur son
ordinateur se fait de manière quasi automatique, l’utilisateur devant simplement
suivre les instructions de l’émetteur. Les certificats qualifiés sont le plus souvent
intégrés à des cartes à puce ou des clés USB dont l’emploi demande simplement
d’installer sur son ordinateur l’un ou l’autre pilotes fournis avec ces équipements
tout comme on le ferait pour la connexion à un ordinateur d’une caméra ou d’une
imprimante.
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Ø
La valeur juridique des signatures générées à l’aide des certificats évoqués ciavant est variable. Les signatures réalisées à l’aide de certificats qualifiés sont en
règle tenues pour immédiatement équivale ntes à la signature manuscrite. Pour les
autres certificats, cette assimilation requerra éventuellement de démontrer que
leur utilisation permet l’identification de leur titulaire ainsi que la préservation de
l’intégrité des messages signés (cf. art. 1322, al. 2 C. civ.). L’obtention suivant les
recommandations qui précèdent devrait permettre d’émettre des signatures
électroniques valables, ce pour autant que les avocats concernés ne partagent pas
les moyens de contrôle de leurs certificats avec quiconque et s’assurent que leurs
certificats non qualifiés valident au moins une adresse de courrier électronique
qu’ils ont communiquée à leur Ordre.
Ø
Dès lors que l’on est muni d’un certificat électronique, sur sa carte d’identité
électronique, sur une carte à puce distincte, sur une clé USB ou encore sur son
ordinateur, il est très simple de l’utiliser pour signer des courriers électroniques ou
d’autres documents. Vous trouverez un vade- mecum détaillé et illustré sur
l’utilisation des fonctions de signature de la carte d’identité électronique via un
lien hypertexte repris sous les champs d’identification pour accéder à l’extranet de
l’O.B.F.G. (www.avocat.be).
A titre d’exemple, sous Outlook 2003, lorsque l’on crée un message, on peut, sous
‘Options’, ‘Données de Sécurité’ (sous Outlook 2007, sous ‘Outils’, ‘Centre de
gestion de confidentialité’ et ‘sécurité de messagerie électronique’), y adjoindre
une signature digitale et, sous les spécifications complémentaires, sélectionner le
certificat à utiliser (le logiciel liste les certificats qu’il retrouve sur l’ordinateur ou
sur les périphériques connectés à celui-ci et il suffit de cocher le certificat
souhaité). Sous les options générales d’Outlook, onglet ‘Sécurité’, on peut
également indiquer qu’une signature digitale sera ajoutée à tout message sortant
et sélectionner le certificat qu’il conviendra d’utiliser de façon habituelle.
Sous Word 2003, la signature d’un document s’opère en suivant le chemin
suivant : ‘Outils’, ‘Sécurité’, ‘Signature digitale’, ‘Ajouter’, et sélectionner ensuite
le certificat à utiliser (sous Word 2007, ‘Bouton Office’, ‘Préparer’, ‘Ajouter une
signature numérique’).
Sous Adobe Acrobat, on sélectionnera ‘Avancé’, ‘Signer/Certifier’, ‘Certifier à l’aide
d’une signature visible’ ; on positionne ensuite la signature et on sélectionne le
certificat. Dans le même menu ‘options avancées’, on peut étendre les fonctions
d’Adobe Reader et ainsi permettre au destinataire de signer également un
document au format PDF du programme gratuit Adobe Reader.
Ø
Afin que le destinataire d’une communication signée électroniquement ne soit pas
intempestivement informé de ce qu’il a reçu un message soi-disant invalide (ce
que beaucoup confondent avec malveillant ou nuisible), il peut être nécessaire de
faire reconnaitre par son système le certificat-racine (en quelque sorte le certificat
propre de l’émetteur) validant un certificat de signature. Il suffit pour cela de
fournir au préalable à ce destinataire un lien hypertexte permettant l’installation
rapide du certificat-racine approprié ; l’entête ou le pied de vos courriers
électroniques peuvent également reprendre cette information
Les certificats
payants sont en général associés à des certificats racines reconnus d’emblée et
sans manipulation par les systèmes informatiques bien tenus.
Ø
On veillera enfin à ne pas confondre les fonctions de signature et les fonctions de
cryptage d’un certificat. Le cryptage d’un courrier ou autre document électronique
requiert en effet d’utiliser, non pas son propre certificat, mais le certificat de son
correspondant. Le règlement TIC n’exige pas le cryptage des communications.
Fiches d’informations – règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009
23.06.2009
12
O.B.F.G.
Suivant les recommandations de la CCBE (« Communication électronique et
Internet »,, 22 décembre 2005,
http://www.ccbe.org/fileadmin/user_upload/NTCdocument/pr_1105_frpdf2_1190
194739.pdf12 mai 2009, section II.1), il sera cependant avisé d’y recourir pour
des communications particulièrement sensibles ou dont la confidentialité n’est pas
rigoureusement assurée.
Ø
Pour plus d’explications, veuillez consulter les lignes directrices sur l’écran
d’identification de l’extranet de l’O.B.F.G. (http ://obfg.be).
Fiches d’informations – règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009
23.06.2009
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O.B.F.G.
LA CONSERVATION ELECTRONIQUE
Cadre: article 2.4 du règlement du 19 mai 2008 de l’O.B.F.G. relatif à l’utilisation
des technologies de l’information et de la communication tel que modifié par le
règlement du 29 avril 2009
2.4. La correspondance électronique est traitée et archivée dans sa forme électronique
originale avec le même soin et la même diligence que la correspondance épistolaire ou
télécopie.
Ø
Comment transposer techniquement cette obligation ?
Tant le Règlement que les Lignes directrices du C.C.B.E. sur les communications
électroniques et Internet 1 2 visent à rappeler qu’ « à l’instar des dossiers sur support
papier où sont conservées les copies de lettres sortantes et les notes portant sur les
conversations téléphoniques, les copies de messages électroniques (autres que ceux sans
aucune signification juridique) devraient également être archivées. En ce qui concerne
l’authenticité, les métadonnées incluses dans les courriels devraient être également
archivées » (art. V.4 des lignes directrices, p. 10).
Le cabinet d’avocat doit mettre en place des politiques précises quant à la détermination
des courriels qu’il convient de conserver ou non. En principe, les mêmes critères que
ceux utilisés pour le courrier sur support papier s’appliquent.
Lorsqu'une correspondance épistolaire doit être conservée, cela ne se fait pas par le biais
d'une simple copie ; il est évident que la même règle doit s'appliquer à la correspondance
électronique. La correspondance électronique doit être conservée en tant que telle et
donc en original.
Il est important que le format électronique du courriel soit respecté si le message est
signé électroniquement car il ne garde sa valeur originale d’envoi électronique qu’avec la
signature électronique. Quand bien même ne serait-il pas signé, encore doit-il néanmoins
être conservé sous format électronique afin de conserver ses métadonnées et de
garantir, dans une moindre mais certaine mesure, son originalité.
En effet, l'article 2276bis du code civil nous impose de conserver les pièces de nos
dossiers pendant cinq ans suivant l'achèvement de nos missions. Or, contrairement aux
banques et autres établissements de crédit, le législateur ne nous a pas réservé la
possibilité de conserver ces pièces dans une forme autre que celle sous laquelle nous les
recevons ou produisons. Nous avons donc l'obligation de les conserver sous leur forme
originelle.
Dans certains cas, la suppression de ces sources constituera un faux informatique
réprimé par l'article 210bis du code pénal puisqu'aussi bien la seule conservation d'une
version imprimée d'un courrier électronique, c'est-à-dire d'une copie de ce courrier et
non de son original, est en effet susceptible d'être considérée comme modifiant la portée
12
L’A.G. de l’O.B.F.G. du 19 mai 2008 recommande (Recommandation du 19 mai 2008, Extranet
de l’OBFG > Déontologie, http://obfg.be) aux avocats de prendre en considération ces lignes
directrices : Lignes directrices « Communication électronique et Internet. Conseils aux avocats
européen CCBE » du 24 octobre 2008, p.4, http//www.ccbe.org > Activités > Comités et groupes
de travail> Droit des technologies de l'information.
Fiches d’informations – règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009
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O.B.F.G.
juridique des données concernées (parce qu'un écrit signé électroniquement serait ainsi
ravalé au rang de début de preuve par écrit, voire de simple présomption).
Le choix du support pour la consultatio n reste libre (beaucoup préféreront imprimer les
documents pour des raisons de lisibilité), seul le format de conservation est réglementé
déontologiquement.
Ø
La loi du 15 mai 2007 fixant un cadre juridique pour certains prestataires de
services de confiance n’entrera jamais en vigueur dès lors qu’aucun arrêté royal
d’exécution n’a été promulgué dans le délai fixé par la loi (et expirant le 31 décembre
2008).
Il va toutefois de soi que si l’importance des documents électroniques le justifie, il sera
recommandé aux avocats de faire appel à des prestataires d’archivage électronique
internes ou externes qui respecteront les conditions obligatoires et facultatives qui seront
fixées par la future loi, afin de bénéficier de la clause d’assimilation de l’archivage
électronique à l’archivage sur support papier et des effets juridiques réservés à
l’archivage électronique par la loi en ce cas. Les avocats seront donc attentifs à ce que le
prestataire externe remplisse bien ces conditions facultatives qui justifient de supporter
le coût de telles prestations et confèrent des effets juridiques à l’archivage.
Ø
Dans l’attente et en tout état de cause, il convient de conserver sans altération,
par un simple enregistrement, s’il échet assisté par un logiciel de gestion, les courriels
entrant et sortant, conventions originales ou actes de procédure originaux, sur un disque
dur bénéficiant d’un système de sauvegarde (dont certains supports sont conservés en
dehors du cabinet).
Pour ce qui est des copies des écrits du cabinet, rien n’empêche évidemment de
conserver celles-ci sous format électronique.
Ø
Il convient toutefois pour celles-ci, comme pour les originaux, d’assurer la
pérennité des fichiers et/ou des supports et de privilégier des formats ouverts à des
formats propriétaires et des supports durables dont on vérifiera, au moins durant la
durée de la prescription quinquennale, régulièrement l’adéquation.
Ø
La conservation électronique, qu’elle soit assurée en interne ou en externe, doit
respecter le secret professionnel et la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de
la vie privée. Elle doit donc être sécurisée et des mesures organisationnelles et
contractuelles spécifiques prises tant pour les serveurs de fichiers actifs que pour les
serveurs passifs aux fin d’archivage.
Fiches d’informations – règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009
23.06.2009
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O.B.F.G.
Cadre: article 2.6 du règlement du 19 mai 2008 de l’O.B.F.G. relatif à l’utilisation
des technologies de l’information et de la communication tel que modifié par le
règlement du 29 avril 2009
2.6. Si l’avocat fait usage de clés de chiffre ment, il conserve ses clés de chiffrement.
Lorsqu’un avocat succède dans une même affaire à un confrère, celui-ci lui transmet
immédiatement par un courrier électronique chiffré avec la clé de ce confrère ou, à
défaut, par une autre voie sécurisée, toutes les correspondances déchiffrées utiles à la
poursuite de la cause. Il agit avec le même soin dans l’hypothèse où il transmet le
dossier au client.
Ø
Une clé de chiffrement ne vaut qu’un temps. On pourrait donc être tenté, passé
son délai d’expiration, de s’en débarrasser. Pourtant, si l’expéditeur d’un courriel le
chiffre au moyen de notre clé de chiffrement, il ne nous sera possible ou à notre
successeur de le consulter, parfois bien des années après l’envoi et l’expiration de la clé,
qu’avec celle-ci. Il convient donc de bien conserver nos clés de chiffrement successives.
Cadre: article 4.7.d du règlement du 19 mai 2008 de l’O.B.F.G. relatif à
l’utilisation des technologies de l’information et de la communication tel que
modifié par le règlement du 29 avril 2009
4.7.d
L’avocat communique les informations mentionnées ci-après formulées de
manière claire et compréhensible :
[…]si le contrat une fois conclu est archivé ou non par l’avocat et dans la première
hypothèse qu’il est accessible ».
Ø
Cette troisième disposition, inspirée de l’article 8 de la loi du 11 juin 2003, est
simple : si l’avocat archive le contrat à distance de prestation de services conclu avec
l’internaute, il doit lui donner la possibilité d’y accéder et l’en informer.
On se référera utilement aux Lignes directrices pour des considérations plus techniques
sur l’archivage électronique 1 3 .
13
Voy. supra note 1.
Fiches d’informations – règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009
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O.B.F.G.
LES SERVICES EN LIGNE
Cadre: articles 4 et 5 du règlement du 19 mai 2008 de l’O.B.F.G. relatif à
l’utilisation des technologies de l’information et de la communication tel que
modifié par le règlement du 29 avril 2009
4. Les services en ligne
4.1. Par service en ligne, il faut entendre « tout service presté habituellement contre
rémunération, à distance, par voie électronique et à la demande individuelle d’un
destinataire du service.
4.2. La prestation de services en ligne est autorisée.
4.3. L’avocat veille notamment au respect des règles suivantes :
a) identification de l’interlocuteur
Lorsqu’un avocat est interrogé ou sollicité en ligne, identifie son ou ses interlocuteurs et
se fait délivrer par celui-ci ou ceux-ci des informations requises dans la mesure
nécessaire à la prévention des conflits d’intérêts ainsi qu’au respect du secret
professionnel et de la loi du 11 janvier 1993 relative à la prévention de l’utilisation du
système financier aux fins de blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Pour satisfaire à cette dernière obligation, lorsque l’interlocuteur s’identifie au moyen
d’une carte d’identité électronique, l’avocat extrait les données de celles-ci au moyen du
logiciel officiel et les conserve dans le format « propriétaire ».
b) Identification de l’avocat
L’avocat qui preste des services en ligne est toujours identifiable.
c) Consultation en ligne
La délivrance automatisée de consultations en ligne n’est autorisée que pour répondre à
la demande d’un client déterminé, pour satisfaire des besoins spécifiques.
d) Interdiction de la rétrocession d’honoraires
L’avocat ne rétrocède pas d’honoraires à un intermédiaire pour la prestation de services
en ligne. Seule une participation dans les frais de gestion de ses services est autorisée,
et ce pour autant qu’elle ne soit pas liée à la nature de l’intervention de l’avocat.
4.4. L’avocat assure un accès facile, direct et permanent pour les destinataires de ses
services en ligne ainsi que les autorités visées par la loi du 8 décembre 1992 relative à la
protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel,
aux informations préalables prescrites par cette loi et au moins aux informations
suivantes :
j)
son nom et, le cas échéant, celui de l’association dont il est membre ;
k)
l’adresse de son cabinet ;
l)
ses coordonnées, y compris son adresse de courrier électronique, permettant
d’entrer en
contact rapidement et de communiquer directement et efficacement avec
lui ;
m)
s’il échet, son numéro d’immatriculation à la B.C.E. ou celui de l’association dont il
est
membre ;
n)
le ou les Ordre professionnels auxquels il est inscrit ;
Fiches d’informations – règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009
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17
O.B.F.G.
o)
son ou ses titres professionnels et les Etats dans lesquels ils ont été octroyés ;
p)
une référence aux règles déontologiques, ainsi qu’aux moyens d’y avoir accès en
privilégiant
une URL (adresse du site web) ;
q)
s’il échet, son numéro d’identification TVA ;
r)
les codes de conduites auxquels il est soumis ainsi que les informations relatives à
la façon dont ces codes peuvent être consultés par la voie électronique.
4.5. Le courrier électronique de l’avocat peut ne comporter que les mentions de ses nom,
prénom, qualité et adresse électronique ainsi que les mentions énoncées au 4.4.d., e. et
h. ci-avant, s’il échet, s’il renvoie par un lien électronique à un site professionnel (le sien,
celui de l’association ou du groupement dont il fait partie ou celui de l’O.B.F.G.
(www.avocat.be) ou de son Ordre) qui contient les autres mentions énoncées au
paragraphe 4.4 ci-avant.
4.6. L’avocat informe son interlocuteur, conformément au règlement du 27 novembre
2004 relatif à l’information à fournir par l’avocat à ses clients en matière d’honoraires, de
frais et débours, sur le prix de sa prestation et précise les taxes et les frais éventuels
d’exécution.
4.7. L’avocat communique les informations mentionnées ci-après, formulées de manière
claire et compréhensible :
a)
s’il y a lieu, les langues proposées pour la conclusion du contrat ;
b)
les différentes étapes techniques à suivre pour conclure le contrat ;
c)
les moyens techniques pour identifier et corriger des erreurs commises dans la
saisie des
données avant que la commande ne soit passée ;
d)
si le contrat, une fois conclu, est archivé ou non par l’avocat et, dans la première
hypothèse,
qu’il est accessible.
4.8. L’avocat communique également les autres informations requises par la loi précitée
du 2 août 2002, chapitre IV, et par la loi du 11 mars 2003 (I) sur certains aspects
juridiques des services de la société de l’information chapitre III.
5. Forum de discussion électronique ou tout autre cénacle virtuel public.
L’avocat ne délivre aucun servic e, ni consultation ni avis personnalisés sur un forum de
discussion électronique ou tout autre cénacle virtuel public.
Ø
Les législations de référence sont la loi du 11 mars 2003 sur certains aspects
juridiques des services de la société de l’information 1 4 , la loi du 2 août 2002 sur les
contrats à distance (lois dont les dispositions ne sont pas intégralement reprises dans le
règlement et qu’il faudra évidemment également respecter) mais aussi la loi du 8
décembre 1992 sur la protection de la vie privée.
L’article 4.1 énonce la définition légale du service en ligne. Le règlement vise donc un
service fourni par la voie électronique, par un avocat, sans que le « client » et lui ne
soient simultanément présents.
Le principe retenu – comme déjà en 2002 – est celui de l’autorisation de la délivrance de
prestations en ligne 1 5 mais à certaines conditions.
14
15
Cfr M.B. du 17 mars 2003, p. 12962.
Article 4.2 du règlement.
Fiches d’informations – règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009
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O.B.F.G.
Ainsi la délivrance automatisée de consultation en ligne est interdite. L’avocat ne peut
délivrer des consultations professionnelles dans le cadre d’un forum de discussion comme
le rappelle expressément l’article 5 du règlement.
Ø
Les obligations d’identification et de renseignement énumérées à l’article 4.3 du
règlement visent à assurer la transparence.
L’avocat doit identifier son interlocuteur. Aussi l’avocat veillera à recueillir les nom,
prénoms, raison sociale s’il s’agit d’une société, adresse complète du domicile ou siège
social, numéro de téléphone, adresse de courrier électronique, éventuellement date de
naissance ainsi que le numéro national (s’il existe) ou de BCE.
Dans l’hypothèse d’une identification au moyen d’une carte d’identité électronique,
l’extraction des données se fera à l’intervention du logiciel EID correspondant au format
« propriétaire » et disponible à l’adresse suivante : http://eid.belgium.be/fr/.
Ø
L’avocat doit également veiller à s’identifier. Pour ce faire, l’ensemble des
informations reprises au point 4.4 du règlement doit être systématiquement délivré lors
d’une prestation de service en ligne.
Ø
Il faut préciser que l’article 8 de la loi du 11 mars 2003 prévoit d’autres
obligations dont certaines sont rendues applicables à l’avocat faisant usage de « services
en ligne » comme de communiquer de manière « claire et compréhensible » 1 6 :
- la ou les langues proposée(s) pour la conclusion du contrat ;
- les différentes étapes techniques à suivre pour conclure le contrat (identification de
l’interlocuteur, conditions de l’offre, accès au champ d’encodage de la prestation
sollicitée, procédure de relecture avant validation, puis confirmation de la « commande »
en précisant les modalités de paiements, avec à tout moment, la possibilité de pouvoir
annuler l’action – à rebours – étape par étape) ;
- sur l’éventuel archivage du contrat intervenu conformément à l’article 2.4 du règlement
et dans l’affirmative, son accessibilité obligatoire dans le respect de la protection de la vie
privée.
- les modalités de livraison ou d’exécution ;
- l’existence ou l’absence de droit de renonciation ;
- la durée de la validité de l’offre ;
- la durée minimale du contrat en cas de prestations durables ou périodiques.
Ø
Enfin, l’avocat doit informer son interlocuteur sur le prix de la prestation sollicitée
en veillant à intégrer, dans cette information préalable, le coût de ses honoraires, des
frais fixes et éventuellement variables, des taxes.
Sur ce dernier sujet, l’avocat se voit interdire toute rétrocession d’honoraires au bénéfice
d’un intermédiaire pour l’offre ou la délivrance de services en ligne. Sont notamment
visés les MARKETPLACES où l’avocat reverserait un pourcentage des honoraires perçus
pour les clients amenés par ce biais.
On rappellera également l’interdiction de participation des avocats à un site de
« bartering » (réseau d ‘échange de biens et de services) édictée par l’article 4 du
règlement du 11 juin 2001 de l’O.B.F.G. sur les modalités de paiement des états de frais
et honoraires.
16
Article 4.7 du règlement.
Fiches d’informations – règlement du 19 mai 2008 tel que modifié le 29 avril 2009
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