FCEEG - Cahier du VP Externe

 Cahier du VP externe FCEEG 2012
Dans ce document, le masculin est utilisé comme générique afin d’alléger le texte. Page 1 de 23 Table des matières
1. Bienvenue! ............................................................................................................................. 4 2. Qu’est-ce que la Fédération des étudiants et étudiantes en génie? .................................. 5 Les événements et services de la FCEEG ........................................................................................................... 6 La Revue Projet (ProMag) .................................................................................................................................. 6 3. La description de tâches de l’exécutif de la FCEEG ......................................................... 7 Président ........................................................................................................................................................... 7 Les tâches et responsabilités du Président comprennent : ........................................................................... 7 Un bon candidat pour ce poste est quelqu’un qui : ...................................................................................... 7 VP Finances et administration ........................................................................................................................... 8 Les tâches et responsabilités du VP Finances et administration comprennent : .......................................... 8 Un bon candidat pour ce poste est quelqu’un qui : ...................................................................................... 9 VP Services et développement ........................................................................................................................ 10 Les tâches et responsabilités du VP Services et développement comprennent : ..................................... 10 Un bon candidat pour ce poste est quelqu’un qui : .................................................................................... 10 VP Communications ........................................................................................................................................ 11 Les tâches et responsabilités du VP Communications comprennent : ........................................................ 11 Un bon candidat pour ce poste est quelqu’un qui : .................................................................................... 11 4. Ce que la FCEEG attend de vous ..................................................................................... 12 L’ABC ............................................................................................................................................................... 12 La suite ............................................................................................................................................................ 13 5. Communication .................................................................................................................. 14 6. Dates importantes ............................................................................................................... 15 7. Descriptions des conférences ............................................................................................. 15 Rencontre du Président (RdP) ......................................................................................................................... 15 Conférence nationale des femmes en ingénierie (CNFI) ................................................................................. 15 Congrès ............................................................................................................................................................ 16 Compétition canadienne d’ingénierie (CCI) ..................................................................................................... 16 Cours d’éducation complémentaires .............................................................................................................. 17 Compétition internationale d’ingénierie (CII) ................................................................................................. 18 Programme de développement de l’étudiant ................................................................................................. 18 Faire une offre pour une conférence .............................................................................................................. 19 8. Comment profiter au maximum des conférences............................................................ 19 Qui amener (et ceux à oublier) ........................................................................................................................ 19 Sessions suggérées .......................................................................................................................................... 20 Rendre les sessions utiles ................................................................................................................................ 20 Documentation et ressources ........................................................................................................................ 21 Étiquette durant les conférences .................................................................................................................... 21 Comment voyager de façon économique ....................................................................................................... 22 9. J’ai une idée pour la FCEEG ............................................................................................ 22 Page 2 de 23 10. Ce qui reste ......................................................................................................................... 23 11. Remerciements ................................................................................................................... 23 Page 3 de 23 1. Bienvenue! De la part de toute l’équipe d’officiers, je voudrais vous accueillir à la Fédération
canadienne des étudiants et étudiantes en génie (FCEEG) et vous féliciter d’être le nouveau
vice-président externe de votre association! Avoir la chance de représenter votre école au
niveau canadien est une excellente opportunité qui s’accompagne de responsabilités. La
mission de la FCEEG est de soutenir l’amélioration et la communication entre les sociétés
membres pour assurer leur bien-être. La FCEEG représente et encourage aussi les étudiants
canadiens du premier cycle en génie.
Pour accomplir cette mission, la FCEEG a besoin de vous et ce cahier se veut être la
ressource dans ce processus. Dans ce document, vous trouverez des informations concernant la
FCEEG tels la structure, les événements et le calendrier annuel de même que ce qui peut être
escompté de la FCEEG et de vous. Ce document est une introduction à la FCEEG et n’est pas
exhaustive; vous apprendrez beaucoup plus au fil de l’année.
LA FCEEG vous introduira à un réseau de chefs de fil en génie à travers le Canada et
nous ferons de notre mieux pour combler votre année avec des événements marquants et de
multiples services. Nous espérons que vous saisirez cette occasion pour partager et apprendre
mais véritablement pour rapporter ce savoir nouvellement acquis dans votre communauté.
C’est aussi une chance pour vous de construire un réseau d’amis et de contacts de part et
d’autre du pays. J’ai moi-même eu cette occasion de réunir de magnifiques souvenirs et
j’espère qu’il en sera de même pour vous.
Bonne chance cette année parmi nous.
Nicolas Blanchet
Président, 2012-­‐2013 Fédération canadienne des étudiants et étudiantes en génie Page 4 de 23 2. Qu’est-­‐ce que la Fédération des étudiants et étudiantes en génie? La Fédération des étudiants et étudiantes en génie (FCEEG) est une organisation
nationale et bilingue qui représente 60 000 étudiants en génie provenant de 43 sociétés
membres à travers le Canada. Offrant des services tels que des conférences sur le
développement du leadership, des compétitions techniques, une publication étudiante nationale
et d’autres encore, la FCEEG aspire à soutenir l’amélioration et la communication entre les
sociétés membres pour assurer leur bien-être moral, intellectuel, culturel académique, social et
économique. La Fédération encourage et représente aussi les étudiants canadiens du premier
cycle en génie.
La FCEEG est composé d’un conseil des associations étudiantes de génie bien qu’elle
ne soir pas une association ; nous sommes une fédération. Nous servons les associations
étudiantes en génie et non les étudiants de ces sociétés. Les associations étudiantes de génie
fournissent des services, des opérations et des événements pour bonifier l’expérience des
étudiants de premier cycle en génie. La FCEEG offre des opportunités pour ces sociétés de
mieux accomplir ces opérations. Nous vous procurons les outils et les orientations pour discuter
des meilleures pratiques et pour partager ces informations et ce potentiel afin de s’améliorer et
de grandir. Nous organisons quelques événements et services auxquels vos étudiants peuvent
participer et en retirer des bénéfices bien que notre objectif principal soit nos membres, les
associations étudiantes de génie.
L’équipe d’officiers de la FCEEG est composé de 25 personnes cette année :
4 officiers nationaux
2 conseillers nationaux
4 ambassadeurs régionaux
4 directeurs d’activités
10 commissaires
Et d’un président d’assemblée.
Présentement, la FCEEG a 43 écoles membres venant de quatre régions : l’Ouest,
l’Ontario, le Québec et l’Atlantique.
Pour plus d’informations, allez sur notre site Internet : fceeg.ca
Page 5 de 23 Les événements et services de la FCEEG La FCEEG tient les événements suivants :
•
•
•
•
•
•
la Compétition canadienne d’ingénierie;
les cours d’éducation complémentaires;
le Congrès;
la Compétition internationale d’ingénierie;
la Conférence nationale des femmes en ingénierie;
le Programme de développement de l’étudiant.
Une description pour tous peut être trouvée dans la section Descriptions des
conférences plus loin dans ce cahier.
La FCEEG offre le service suivant:
•
la Revue Projet.
La Revue Projet (ProMag) La Revue Projet, la voix des étudiants canadiens en génie, se dédie à fournir un
contenu accessible et compréhensible pour les étudiants de partout au Canada. La Revue
Projet est publiée deux fois par année et distribué à plus de 40 associations de génie
regroupant environ 60 000 étudiants du premier cycle en génie. Si vous avez un
événement de grande envergure ou d’autres choses qui se passent à votre école, n’hésitez
pas à contacter [email protected], vous pourriez avoir votre article publié dans la
prochaine édition!
Page 6 de 23 3. La description de tâches de l’exécutif de la FCEEG Dans la FCEEG, il y a trois niveaux de gouvernance : l’Assemblée plénière, le
Conseil d’administration, et le Conseil exécutif. Tous les trois jouent un rôle important
pour assurer la stabilité et la capacité à long terme de l’organisation, et travaillent
ensemble afin d’avoir une fédération chevronnée.
Président Les tâches et responsabilités du Président comprennent : 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
S'assurer que les mandats de chaque Vice-président soient complétés ;
Coordonner les activités du Conseil d'administration et des Ambassadeurs régionaux;
Faciliter le développement de la Fédération et de ses membres ;
Assurer un contact rapide et efficace, et agir comme le principal représentant de la
FCEEG auprès :
a. du Conseil canadien des ingénieurs (Ingénieurs Canada),
b. de l'Association des firmes d'ingénieurs-conseils du Canada,
c. du Conseil canadien des doyens d’ingénierie et des sciences appliquées,
d. du Forum des leaders du génie canadien ;
Déléguer des tâches de représentation au Commissaire à la liaison avec la capitale
nationale ou aux Vice-présidents, qui, en raison de l'emplacement peuvent plus
facilement contacter et travailler avec ces organisations ;
Veiller à ce que la planification à long terme pour la Fédération soit maintenue et
mise à jour annuellement, et à ce que les objectifs et les mandats de ces plans soient
transmis aux écoles membres à des moments appropriés ;
Veiller à ce que les plans de travail d’officier de la FCEEG soit complété dans un
format similaire à l’annexe M, et qui sont partager avec les membres avant le
rencontre des présidents et le congrès ;
Rédiger des lettres d'introduction et de remerciement lorsque cela est nécessaire.
Un bon candidat pour ce poste est quelqu’un qui : o A une vision précise du but de la FCEEG – comprend la difference entre ce
qu’une association étudiante fait et ce qu’un regroupement d’associations
devrait et ne devrait pas faire ;
o A des idées de projets et d’initiatives par lesquelles la FCEEG peut
s’améliorer ;
o Est capable de gérer des discussions ;
o A de l’expérience en gestion de projet ;
o A de l’expérience relative aux associations étudiantes, préférablement à un
niveau d’exécutant, ou de l’expérience passée à la FCEEG ;
o Reflète de manière positive et respectueuse la FCEEG dans des organisations
extérieures, en personne ou par écrit.
Page 7 de 23 VP Finances et administration Les tâches et responsabilités du VP Finances et administration comprennent : 1. Agir en tant que trésorier de la FCEEG en :
a. Effectuant des paiements,
b. Déposant les fonds reçus,
c. Mettant à jour le grand livre de la FCEEG conformément aux procédures
comptables normalisées,
d. Faisant un suivi de tous les actifs financiers ;
2. Veiller à ce que les dossiers financiers soient complets et exacts ;
3. Veiller au changement en temps opportun des pouvoirs de signature des comptes de
la FCEEG à la fin du terme ;
4. Coordonner la collecte des droits d'adhésion conformément à l'annexe E ;
5. Présenter des états financiers détaillés aux réunions mensuelles du Conseil
d'administration et lors des assemblées générales ;
6. Communiquer les prévisions de dépenses au Congrès à chaque année ;
7. Communiquer les états financiers quadrimestriels aux membres le 31 juillet, le 30
novembre et le 31 mars avec la déclaration de flux de trésorerie de l'année précédente
inclue dans la publication du 31 juillet ;
8. Préparer une liste de renseignements sur la collecte des droits d'adhésions pour
l'année en cours et l'année précédente ;
9. Soumettre un projet de budget détaillé pour l'exécutif national entrant ;
10. Organiser des réunions régulières des officiers de la FCEEG ;
11. Organiser les réunions de l'Assemblée générale ;
12. Assurer le bon déroulement de la session plénière au Congrès, ce qui comprend la
coordination de volontaires fournis par le comité d'organisation, la collecte de
propositions, et la compilation et la distribution du livret de propositions de la
Session plénière ;
13. Veiller à ce que le procès verbal de toute réunion de la FCEEG soit compilé,
distribué et archivé ;
14. Travailler en collaboration avec le VP communications (et le commissaire aux
technologies de l'information) pour organiser et archiver les documents de la FCEEG
dans le système d'archivage de la FCEEG ;
15. Réviser et mettre à jour le Manuel des politiques et la constitution selon les
propositions adoptées à la session plénière avec le Président ;
16. Présenter le Sommaire annuel auprès de Corporations Canada à chaque année, en
utilisant le Numéro de société 0233129 et attacher toute révision de la Constitution,
le cas échéant ;
17. Gérer toutes les questions de constitution ;
18. Veiller à ce que les enregistrements de marques de commerce présentes soient
maintenus ;
Page 8 de 23 19. Organiser et réaliser l'élection de l'Exécutif national au congrès de la FCEEG, ce qui
comprend :
a. Créer tous les formulaires de candidature et les fiches d'information relatives aux
élections et faciliter la modération des discours de tous les candidats
b. Travailler avec le Directeur général du scrutin pour superviser la distribution, la
collecte et le comptage des bulletins de vote, et pour s'assurer que les résultats
soient présentés à la fin de l'élection
c. Rassembler les coordonnées de tous les candidats et fournir cette information à
l'Exécutif national entrant de sorte qu'elle puisse être utilisée dans le cas où un
poste devient vacant au cours de l'année
d. Si le VPFA est candidat à une réélection ou à une seconde nomination à un poste
au sein de l'organisation, un officier compétent qui ne cherche pas une plus
grande participation assumera les fonctions ci-dessus
Un bon candidat pour ce poste est quelqu’un qui : o A une expérience antérieure de gestion de budget ;
o A une experience antérieure avec des tâches administratives telles que la
prise de minute et la tenue des comptes, et qui porte une grande attention
aux détails ;
o A une experience antérieure avec la réglementation et la gouvernance,
spécialement dans le milieu étudiant ;
o Est fiable, digne de confiance et apte à répondre rapidement aux courriels.
Page 9 de 23 VP Services et développement Les tâches et responsabilités du VP Services et développement comprennent : 1. Fournir et superviser les ressources et services professionnels et éducatifs aux
membres ;
2. Coordonner le mois national du génie au niveau des étudiants, en collaboration avec
le reste de l'exécutif. Cela inclut de rester en contact avec Ingénieurs Canada, l'AFIC,
et CAE, et de travailler avec le Vice-président communications pour promouvoir
l'événement ;
3. Maintenir une base de données de noms de contact des congrès passés de la FCEEG,
des commanditaires des cours de la CCI, CNFI & FC ;
4. Assurer la liaison entre la FCEEG et le comité organisateur de la Conférence
nationale des femmes en ingénierie ;
5. Promouvoir, obtenir les prix ettrouver un jury et remettre les Prix de la Charité, du
Leadership et des Réalisations chaque année au Congrès.
Un bon candidat pour ce poste est quelqu’un qui : o Est organisé et capable de respecter les échéances ;
o Reflète de manière positive et respectueuse la FCEEG dans des organisations
extérieures, en personne ou par écrit ;
o Communique clairement et efficacement, et peut présider des recontres de
cinq à vingt personnes ;
o Est intéressé par l’organisation d’événements ;
o A des idées de projets et d’initiatives par lesquelles la FCEEG peut
s’améliorer ;
o A des connaissances sur les questions d’éducation et d’organisation d’une
association étudiante en génie.
Page 10 de 23 VP Communications Les tâches et responsabilités du VP Communications comprennent : 1. Maintenir des canaux de communication entre toutes les parties prenantes de la
FCEEG ;
2. Maintenir une base de données de coordonnées de tous les membres et partenaires,
laquelle doit être remise aux membres au mois de septembre de chaque année ;
3. Promouvoir et modérer les groupes CFES-link et members-link ;
4. Faire des communications régulières à ses membres pour les mettre à jour concernant
les activités de la FCEEG ;
6. Compiler et distribuer les rapports intérimaires et annuels, et les envois postaux à
l'automne et au printemps ;
7. S'inscrire sur toutes les listes de diffusion des organisations étudiantes nationales et
régionales ;
8. Fournir un soutien au directeur de la Revue Projet en encourageant les officiers de la
FCEEG à écrire pour la Revue ;
9. Encourageant les Ambassadeurs à promouvoir la Revue dans leurs régions ;
10. Gérer des enquêtes dans le but d'améliorer les services fournis par la FCEEG.
Un bon candidat pour ce poste est quelqu’un qui : o Est bilingue ;
o A une expérience antérieure de programmation et gestion de site Internet ;
o A une expérience antérieure dans la gestion des médias sociaux pour une
organisation ;
o A une expérience antérieure avec la documentation et l’archivage ;
o A une expérience antérieure avec la FCEEG ;
o Se sent à l’aise à rencontrer des gens, diriger des discussions et poser des
questions ;
o Reflète de manière positive et respectueuse la FCEEG dans des organisations
extérieures, en personne ou par écrit.
Page 11 de 23 4. Ce que la FCEEG attend de vous Le rôle et le mandat du VP externe varient selon les écoles et les régions, et la
FCEEG ne peut pas mandater une société membre ou un VP externe de quelques actions.
Cela dit, le bénéfice d’une association et le bon fonctionnement de la FCCEG reposent
sur la participation active des VP externes. La FCEEG se nourrit de la participation et de
la communication des écoles membres donc votre engagement est directement relié à
l’efficacité de la fédération. L’équipe d’officiers de la FCEEG vous fournit toute
l’information possible pour aider les membres bien que cet effort soit vain sans vous
pour la partager et l’appliquer dans vos associations. Vous êtes l’acteur principal de la
réussite ou de l’échec de la FCEEG dans votre milieu.
Ci-dessous se trouvent les tâches qui nous semblent essentielles d’être menées à
bien par le VP externe :
L’ABC •
Garder les informations de contacts de votre école à jour. Le site
Internet de la FCEEG est utilisé par nos sociétés affiliées et les autres associations pour
contacter votre association; il est donc essentiel de tenir cette information à jour.
•
S’assurer que les frais de membre sont payés à temps. Le VP Finances et
administration facturera votre école pour les frais de membre à la mi-septembre et le
paiement est dû un mois et demi plus tard. Ces fonds sont essentiels pour la FCEEG pour
financer nos conférences, nos initiatives et la gestion interne. Ne pas payer ces frais peut
vous faire perdre votre statut.
•
Encourager la participation aux conférences et à prendre un poste dans
la FCEEG. La FCEEG cherche continuellement des individus qualifiés faisant preuve
d’enthousiasme pour remplir les postes, aller aux conférences et faire du bénévolat dans
divers événements. S’il vous plaît, faites part de ces opportunités à votre entourage,
encourager l’implication et faites connaître la FCEEG.
Page 12 de 23 La suite •
Assister si possible à toutes les conférences de la FCEEG. Les
conférences sont un service important offert par la FCEEG pour votre association
étudiante. C’est l’occasion idéale pour travailler sur votre association. Rencontrer
d’autres étudiants en génie de partout au Canada est un privilège que peu d’étudiants ont;
prenez-en avantage. Ça signifie assister :
o
à la Rencontre du Président (RdP) ;
o
au Congrès,
et si possible (si ce n’est pas vous, quelqu’un d’autre de votre école) :
o
à la Compétition canadienne d’ingénierie ;
o
à la Conférence nationale des femmes en ingénierie ;
o
au Programme de développement de l’étudiant ;
o
aux cours complémentaires d’éducation ;
o
à la Compétition internationale d’ingénierie.
•
Venir préparer aux conférences, savoir ce que vous voulez apprendre
ou quelles sessions vous intéressent. Quitter les conférences en sachant avec qui
discuter de la suite, quelles sont les meilleures pratiques et par où commencer.
•
Assurer vous d’avoir votre Proxy signé et prêt pour la pleinière. Il y a
une plenière à la RdP et au Congrès. Toutes les associations membres ont un vote et pour
savoir qui, de l’association, peut représenter son école, un proxy signé par le président de
l’asosciation étudiante doit être remis. Il va être fourni avant l’événement pour vous
permettre d’avoir suffisament de temps pour le faire signer. Seulement l’original ou un
facsimilé seront acceptés. Sans ce formulaire, il vous sera refuser de votert durant la
plénière, il est donc impératif de le fournir à l’exécutif de la FCEEG.
•
Sélectionner et gérer votre délégation à toutes les conférences, s’assurer
que tous les frais et formulaires sont remis à temps.
•
Revoir la constitution de la FCEEG et le manuel des Politiques. Ces
documents définissent la gestion, la compostition et la structure de la FCEEG. Ils
décrivent aussi le rôle, les responsabilités et le portfolio des exécutants. Lire et connaître
ces documents vous donnera une bien meilleure idée de ce qu’est la FCEEG et des tâches
des exécutants. Ils vous guideront dans l’écriture de propositions pour les plénières.
Vous n’avez pas besoin de mémoriser ces documents, seulement d’être familier avec eux
(et au moins de les revoir avant le début de votre mandat).
Page 13 de 23 •
Lire la correspondance transmise sur la liste électronnique de la
FCEEG et donner des commentaires si nécessaire. Les associations membres et
l’exécutif de la FCEEG passe des informations sur cette liste. Ce peut être des rapports,
de nouvelles initiatives ou toute information pertinente. Faites l’effort de lire tous ces
courriels puisqu’ils pourraient vous être utiles. Si vous avez des inquiétudes ou des
questions, vous pourrez les sortir en temps opportun.
•
Informer vos étudiants de l’existence de la FCEEG, ce qu’elle fait et
comment vous pourvez en profiter. La seule façon dont les étudiants s’impliqueront
dans la FCEEG est de la connaître. C’est à vous de représenter la FCEEG dans votre
école et de la publiciser. Parlez de nous aux étudiants et répondez à leurs interrogations,
ou bien referez-les nous.
5. Communication L’exécutif de la FCEEG et les officiers se rencontrent régulièrement pour se tenir
à jour et avancer le plus possible. Le VP Communications est responsable de l’envoi du
courriel mensuel à tous les membres avec les mises à jour et les autres informations. Ces
courriels contiennent une foule d’informations comme des rapports, des dates limites,
des paquets et donc, prenez le temps de les lire. Nous essayons de garder au minimum le
nombre de courriels alors ceux envoyés ont toujours beaucoup d’informations. Lire les
courriels et les documents joints permet de rester informer et de se préparer plus
facilement pour les conférences à venir.
Le VP Communications est mandaté d’envoyer les questions mensuelles sur les
meilleures pratiques aussi connues comme les «Questions de Lauren». Elles ne prennent
pas plus de cinq minutes à répondre et se trouvent toujours dans l’envoi mensuel. Elles
sont en anglais et en français et nous vous encourageons à répondre dans la langue où
vous êtes le plus à l’aise. Toutes les réponses soumises sont mises sur le site Internet de
la FCEEG et accessible à toutes les écoles pour comparer les différentes approches.
Vous avez une question que vous voudriez poser à tous? Envoyez un courriel à
[email protected] et elle paraîtra sûrement dans le prochain envoi.
L’équipe d’officiers de la FCEEG est là pour vous aider pour toutes les questions
que vous pourriez avoir, même si nous favorisons la communication entre écoles. Si la
réponse d’une école aux meilleures pratiques vous intéresse et que vous voulez en savoir
plus, allez directement à la source! Nous mettons à votre disposition la liste des sociétés
membres et de leur contact (normalement le VP externe) sur notre site Internet pour que
vous y ayez facilement accès. Si vous n’avez pas rempli cette section, envoyez un
courriel au VP Communications pour corriger ça.
Page 14 de 23 6. Dates importantes Rencontre du Président (RdP) – du 21 au 24 septembre 2012 à Halifax
Conférence nationale des femmes en ingénierie (CNFI) – du 16 au 18
novembre 2012 à Montréal
Congrès – du 2 au 8 janvier 2013 à Waterloo
Compétition canadienne d’ingénierie (CCI) – du 7 au 10 mars 2013 à Ottawa
Compétition internationale d’ingénierie (CII) – du 11 au 14 septembre 2013 à
Calgary
7. Descriptions des conférences Rencontre du Président (RdP) La Rencontre du Président rassemble les VP externes des sociétés membres avec
l’exécutif de la FCEEG pour réfléchir aux projets et aux initiatives de la FCEEG pour
l’année à venir. Les sessions sont tenues pour les représentants des écoles pour qu’ils
partagent et ramenent des idées sur différents aspects de leur association de génie et
discuter des meilleures pratiques. La Rencontre du Président a une assemblée plénière
pour permettre aux délégués de guider la FCEEG, modifier les politiques et connaître les
propositions mises de l’avant par l’exécutif. C’est aussi le lieu de préparation du
prochain congrès; les délégués apprennent l’étiquette d’une plénière, les sujets de
session sont discutés, certaines propositions sont reportées au Congrès et plus.
Conférence nationale des femmes en ingénierie (CNFI) La FCEEG est fier d’offrir la Conférence nationale des femmes en ingénierie
(CNFI) comme un service de valeur a ses membres. La CNFI a l’intention d’encourager la
discussion et la collaboration entre les étudiants de génie et les professionnels autour du
thème de femmes en ingénierie. Plus récemment, la conférence s’est aussi penchée sur les
diversités générales dans le domaine du génie.
Les délégués de la CNFI quitteront non seulement la conférence avec une
compréhension nouvelle des difficultés rencontrées par les femmes dans la profession,
mais aussi avec la capacité de traiter ces difficultés. Les étudiants qui assistent à la CNFI
auront l’opportunité de se rencontrer et d’assister à des présentations données par des
individus intéressants, doués, qui ont réussit dans le domaine de l’ingénierie et qui ont su
profiter de leurs habilités à différents niveaux.
La mission de la FCEEG est de soutenir la croissance et la communication et de
garantir le bien-être moral, intellectuel, culturel, théorique, social et économique de ses
membres. La CNFI soutient notre mission en créant des opportunités de rencontre et en
Page 15 de 23 fournissant une meilleure compréhension des difficultés rencontrées par les femmes en
ingénierie, tout en promottant le leadership et la participation active dans toutes les
facettes de l’éducation du génie. La conférence est ouverte à tous les étudiants en génie au
Canada, autant les hommes que les femmes.
Congrès Le Congrès de la FCEEG est une conférence annuelle, bilingue et gérée par des
étudiants avec deux objectifs primaires. Premièrement, le congrès est l’assemblée
générales annuelle de la FCEEG et deuxièmement, il fournit une plate-forme où les
étudiant peuvent collaborer et apprendre de nos partenaires d’industrie, commanditaires et
camarades d’école. En attirant entre 150 et 200 délégués de plus de 40 universités en
génie, le congrès de la FCEEG est une merveilleuse opportunité d’attirer et d’engager des
étudiants motivés de chaque domaine de l’ingénierie et d’universités.
Les délégués qui vont au Congrès de la FCEEG se font offrir une opportunité
fantastique de se rencontrer et, d’apprendre de d’autres étudiants et de professionnels
d’industrie. Ce transfert de connaissance au niveau national est inestimable, puisqu’il
fournit des exemples de situations tangibles. Des conseils sont aussi offerts pou améliorer
leurs habiletés personnelles et professionnelles, leur société de génie et leur faculté. Le
congrès se targue de présenter une large variété d’interlocuteurs et de thèmes allant de
partenaires de l’industrie à des étudiants avec des discussions qui dissèquent les point les
plus importants de l’exécution d’une organisation ou d’une association étudiante.
Chaque année, le privilège d’accueillir le congrès de la FCEEG est offert a toutes
les universités membres, mais est voté par les représentants de toutes les universités
membres du pays. Dans les années précédentes, le congrès a été accueilli dans chaque coin
de notre grand pays : à Whitehorse (au Yukon), à St. Johns (à Terre-Neuve-et-Labrador), à
Vancouver (en Colombie Britannique) et partout entre cela. Le Congrès est un événement
à envergure national.
La FCEEG croit fortement que le Congrès de la FCEEG est une opportunité
incroyable pour les étudiants en génie de développer leur apprentissage au-delà de la
classe et de leur fournir un maximum d’avantages pour eux-mêmes, leur organisation
étudiante en génie et leur faculté dans leur université. Compétition canadienne d’ingénierie (CCI) Chaque année, la compétition canadienne d’ingénierie (CCI) réunit 150 des plus
créatifs et innovateurs étudiants en génie du Canada pour rivaliser l’un avec l’autre dans
une de six categories allant de la conception, à la presentation et à la discussion. Chaque
catégorie de la la CCI met au défi ces participants de développer leur système de référence
et d’identifier des solutions des problèmes connus de notre profession.
Établi en 1985 et accueilli annuellement à une université hôte, la CCI est une
compétition extrêmement sélective. Les invités doivent avoir surpassés les étudiants de
Page 16 de 23 leur propre école et doivent ensuite avoir réussis à leur compétition régionale respective
(Atlantique, Québec, Ontario, Ouest). Dans l’esprit canadien, la CCI est un événement
bilingue, qui permet aux anglophones et aux francophones de rivaliser dans leur langue
maternelle, avec la traduction simultanée disponible pour les adversaires, les juges et les
observateurs.
La compétition représente une opportunité de valeur pour la participation et le
soutien de l’industrie, et donne la chance aux commanditaires et aux collaborateurs de
proposer des thèmes avec des exemples du monde réel. Les juges représentent les secteurs
de l’industrie et de l’universitaire et partagent leurs expériences pendant la fin de semaine
avec les plus distingués des futurs ingénieurs.
Cours d’éducation complémentaires Les cours d’éducation complémentaires offrent une opportunité d’apprentissage
intime et concentrée pour les étudiants de génie pour étendre leur éducation au-delà de la
matière enseignée à l’école. En réunissant entre 20 à 40 étudiants, les cours d’éducation
complémentaires se fixent autour d’un thème donné et pendant une semaine, permettent
d’acquérir une meilleure comprehension du concept. Variant de sujets techniques au
développement professionnel, chaque cours est différent et se base sur les talents de
l’université hôte et son expérience. Par des méthodes traditionnelles comme les
conférences, les ateliers, les tours d’industrie et les démonstrations, les cours d’éducation
complémentaires restent variés et interactifs, en gardant les étudiants attentifs.
Typiquement tenus en été, les cours d’éducation complémentaires font voyager les
étudiants d’un côté à l’autre du Canada à une université hôte pour apprendre sur un sujet
choisi par les organisateurs. Ces organisateurs s’inspireront de talents de l’université, de
l’industrie et de la société professionnelle pour structurer le cours de manière à être lié au
thème. C’est une excellente façon pour les écoles pour promouvoir un programme unique
ou pour qu’un commanditaire présente sa compagnie et ce qu’elle offre. Les
collaborateurs peuvent prende une part active dans le contenu d’un cours d’éducation
complémentaire, avec la possibilité de travailler collectivement avec l’université. Avec
un petit nombre d’étudiants, une connexion réelle est encouragée entre les participants et
les présentateurs et l’amitié fleurit souvent.
Quelques thèmes passés incluent De la classe à la société, L’ingénierie durable,
L’ingénierie des sports, une Certification Lean 6 Sigma et La pile à combustible. Cet été,
nous aurons aussi un cours centré sur l’ingénierie de l’entreprise ainsi que d’autres sur le
développement.
Page 17 de 23 Compétition internationale d’ingénierie (CII) La FCEEG organise actuellement la première Compétition internationale
d’ingénierie qui se tiendra à Calgary (Alberta, CA) du 11 au 14 septembre 2013. La
compétition réuniera des étuidants du Canada, des États-Unis et de l’Europe grâce à nos
parteneriats avec NAESC et BEST.
Programme de développement de l’étudiant Le Programme de développement de l’étudiant de la FCEEG fournit aux
étudiants des opportunités de développement professionnelles et des ressources. Le
programme de formation suit la vision de la FCEEG dans un contexte bilingue pour
soutenir une éducation complète pour les étudiants en génie au Canada, leur permettant
de devenir des professionnels incomparables dans leur champ d’études. La FCEEG sait
qu’il y a un besoin de fournir un développement professionnel et des ressources aux
étudiants, complémentaire à leurs programmes d’études théoriques.
Notre portfolio développé de programme s’étend sur une variété de disciplines
professionnelles essentielles, incluant :
o
le Leadership ;
o
la compétence en communication ;
o
les présentations et la prise de parole en public ;
o
la gestion stratégique ;
o
la gestion de conflits ;
o
la gestion de marketing ;
o
la gestion de projet ;
o
la gestion des ressources humaines.
Combinant ces sujets, le Programme de développement de l’étudiant de la FCEEG
offre actuellement trois programmes de haut calibre à trois niveaux différents :
o international : École d’été en Leadership ;
o national : Cours de certification en formation ;
o local : Sessions de formation locales.
Différent des cours d’entrainement ordinaires, le programme de développement
d’étudiant de la FCEEG est dirigé par des formateurs étudiants encourageant
l’apprentissage par et entre les étudiants pour améliorer l’expérience bonifiée par
plusieurs exercices interactifs et pratiques dans la vie réelle.
Page 18 de 23 Faire une offre pour une conférence Héberger une conférence est une excellente opportunité pour une association de
faire du réseautage, de promouvoir son école et de faire participer ces étudiants. Les
lieux d’hébergement des conférences de la FCEEG sont votés durant le Congrès. La
préparation pour miser doit se faire bien avant l’événement (au moins plusieurs mois).
Les représentants doivent s’assurer d’avoir l’aval de leur association de génie et de leur
faculté pour s’assurer un minimum de support. L’association vérifie ensuite d’avoir un
nombre suffisant de volontaires pour pouvoir former un comité et un président pour
coordiner la préparation de leur offre pour la conférence.
Une offre réussie démontre que tous les aspects de la conférence ont été
considérés et que rien ne laisse un doute sur la capacité de l’association à effectuer
l’événement. Ce doit aussi offrir une vision claire et précise de la conférence à venir en
incluant un thème préliminaire, un budget, des présentateurs possibles et quelques
activités et attractions de la ville hôte.
Des exemples d’offres antérieures peuvent être fournis avec demande (contacter
le VP Communications).
8. Comment profiter au maximum des conférences Les conférences sont l’occasion idéale pour l’exécutif de se rencontrer en
personne et pour les sociétés membres d’apprendre les unes des autres à propos
d’événements, de services et d’activités.
Qui amener (et ceux à oublier) La sélection des délégués revient ultimement à votre association même s’il existe
différentes façons de le faire, certaines préférables à d’autres.
Les meilleurs délégués sont ceux qui rapporteront et implémenteront ce qu’ils ont
appris à la conférence. Ça signifie que ces gens sont déjà très impliqués dans votre
aasociation et pensent le devenir. Ils doivent représentés dignement et
professionnellement votre école. Ils doivent être capables de séparer le travail des temps
libres ainsi que de parler et d’exprimer leurs opinions et commentaires durant les
sessions. Les édlégués silencieux ne sont guère utiles. Vous voulez que le délégué se
sente à l’aise dans une pièce remplie d’étrangers tout en sachant qu’il partagera et partira
à la rencontre des autres. Ça signifie aussi que vos délégués doivent connaître la base de
votre association et de ce qui est offert aux étudiants. Un bon délégué est ouvert d’esprit
et prêt à poser des questions sur le fonctionnement des opérations à votre association
étudiante. L’objectif d’aller aux conférences est d’apprendre à améliorer votre université
et votre association tout en acceptant de nouvelles propositions.
Page 19 de 23 Pour les conférences, nous vous suggérons d’amener dans votre délégation :
o 25% d’étudiants de première année qui présentent un intérêt pour
l’implication étudiante, pour vous assurer une relève et leur montrer les
opportunités de l’implication ;
o 50% d’étudiants de deuxième ou troisième année qui sont déjà impliqués
dans votre association ou une autre ce qui incluerait aussi le prochain VP
externe ;
o 25% d’étudiants de votre exécutif, incluant vous, qui avez une expérience de
ce type d’événements pour guider les moins expérimentés.
La CNFI n’est pas une conférence basée sur votre association étudiante de génie.
C’est plus une conférence sur le développement profesionnel donc le critère pour cette
conférence peut être différent. Voyez la description pour plus d’informations et une
meilleure idée du type de délégués à amener.
Sessions suggérées Environ un mois avant les conférences, un horaire préliminaire sera partagé avec
les participants à cette conférence. C’est votre opportunité de poser des questions sur les
sujets des sessions ou même d’en suggérer.
Il est recommandé que le VP externe consulte le reste de son exécutif ou de son
conseil d’administration sur les sujets qui devraient être vu durant les conférences (l’idée
est de voir ce que votre association fait mal et comment améliorer les choses). Le plus
spécifique vous pouvez être sur les sujets de sessions ou les questions à être réponues, le
plus utile seront les sessions.
Rendre les sessions utiles L’objectif des sessions est de déterminer quelles écoles éprouvent des difficultés
ou des circonstances similaires et lesquelles ont résolues leurs problèmes pour que vous
puissiez vous entretenir avec eux plus tard (à l’extérieur de la session ou via courriel).
Vous n’améliorez rien en seulement étant présent aux conférences – il faut aussi
s’investir dans la mise en place des meilleures pratiques et les maintenir. Les conférences
vous aident à trouver ces meilleures pratiques et qui les a implantées.
La même chose permet d’assurer que les recontres seront productives dans
d’autres organisations que la FCEEG. Par exemple, prendre des droits de parole. Aussi, il
n’est pas nécessaire de dire que vous approuvez ce qui vient d’être dit (excepté durant un
débat, ce qui est peu courant). N’intervenez pas pour signifier votre accord et pour
répéter ce qui vient d’être mentionné. Il y a peu de choses qui sont plus ennuyantes que
ça.
Page 20 de 23 Vous êtes là pour apprendre des autres écoles. Vous n’êtes pas là pour dire à tous
ce que votre association étudiante de génie fait et comment elle le fait. Ne commencez
pas en disant «À mon université, nous…» excepté si vous croyez que cela bénéficiera
comme meilleures pratiques qui peuvent être appliquées ailleurs.
Si vous pensez qu’une session n’est pas bien tenue, que la discussion tourne en
rond, qu’elle ne correspond pas à vos attentes ou qu’elle va d’une une direction inutile,
etc… n’hésitez pas à le dire. Les conférences de la FCEEG sont là pour vous serive et
nous nous basons sur vos interventions et commentaires pour savoir si nous allons dans
la bonne direction.
Documentation et ressources L’exécutif et l’équipe de l’université hôte feront de leur mieux pour bien
documenter les sessions de la conférence. Cette documentation post-conférence sera
offerte si demandée. S’il vous plaît demander si c’est le cas même si dans votre intérêt, la
prise de note reste importante. C’est une garantie de votre participation qui peut aussi
servir de référence ultérieure.
Plusieurs associations requièrent de leurs délégués qu’ils remplissent un rapport.
Ces rapports sont une excellente façon pour poursuivre une réflexion sur ce qui a été
appris et ce qui doit suivre. C’est aussi idéal pour partager l’information apprise à la
conférence avec vos étudiants, votre exécutif et votre conseil d’administration.
Étiquette durant les conférences Les conférences sont là pour que les étudiants responsables discutent d’éléments
importants et fassent du réseautage. Quand vous, ou un de vos délégués, participés à une
conférence, vous représentez votre école. Ce sont des événements professionnels. Ces
journées de sessions finissent normalement à 17h suivi de banquets ou de soupers
formels qui font aussi partis de l’événement et donc, le même professionnalisme est de
rigueur. Tout le monde se doit d’agir de manière appropriée et responsable surtout lors
de la présence d’associations partenaires ou de commanditaires.
Même lors des acitivtés sociales, il est souvent clair que nous sommes des
étudiants en génie et quelle université nous représentons. Il est essentiel de se rappeller
que vous représentez ultimement votre profession et votre institution. En tant que VP
externe, vous êtes aussi responsable de vos délégués.
Sur une note plus légère, n’oubliez pas de rencontrer le plus de personnes
possibles durant les sessions et à l’extérieur, pendant les événements professionnels et
sociaux. Vos délégués sont encouragés à faire de même et à se disperser pour que tous
aient une expérience unique et augmentent leurs chances d’obtenir des informations
utiles. S’asseoir à des tables différentes pour les repas est un bon début.
Page 21 de 23 À des conférences comme le Congrès, il est naturel de voir les anciens et les
participants à la Rencontre du Président se tenir ensemble puisqu’ils se connaissent tous
mais rappelez-vous que c’est probablement le premier événement du genre pour la
plupart des gens. Donc les groupes d’habitués, qui restent ensemble, donnent une
mauvaise impression aux nouveaux et leur rendent la tâche encore plus difficile de
s’intégrer et de se sentir bienvenus.
Comment voyager de façon économique o
o
o
Faire du covoiturage avec vos délégués ou ceux d’une école avoisinante
peut sauver de l’argent.
Si vous prenez l’avion, nous vous recommandons de vous inscrire aux listes
d’envois de plus d’une compagnie aérienne. De cette façon, vous pourrez
recevoir les différentes promotions, ce qui vous permettra d’économiser.
Sinon, acheter vos billets d’avance peut vous permettre de sauver quelques
sous. Si vous n’êtes pas certains des dates, sentez-vous à l’aise de nous
contacter.
L’autobus ou le train (Via Rail) peuvent aussi valoir la peine.
9. J’ai une idée pour la FCEEG La FCEEG n’est pas seulement ces quatre exécutants et les offciers – c’est aussi
vous. Si vous avez une idée pour la FCEEG, il y a différentes façons de nous le faire
savoir dépendamment de la nature de cette idée.
Peu importe l’idée, envoyer un courriel à l’exécutif est généralement une bonne
première étape, puisqu’ils peuvent vous fournir les ressources, vous dire comment
procéder ou même vous aider à le faire. Autrement, l’assentissement de l’exécutif n’est
pas nécessaire puisque vous pouvez toujours écrire une proposition et la faire passer en
plénière. Leurs conseils peuvent cependant s’avérer judicieux.
Les idées qui mandatent la FCEEG à poser une action requièrent généralement
une proposition et même si ce n’est pas le cas, c’est une bonne façon pour que tous
puissent en discuter et s’accorder sur le sujet. Les propositions peuvent être adoptées à la
RdP et au Congrès.
Tout ce qui change la politique interne et la distribution des fonds nécessite une
proposition. Pour ajouter une tâche qui devra toujours être faite par l’exécutif (i.e. «à
partir de maintenant, je veux que le VP Services et développement fasse»), vous devez
faire modifier le manuel des politiques. Pour que cette tâche ne soit que pour l’année (i.e.
«cette année, je veux que le VP Services et développement fasse»), vous n’avez pas
besoin d’une proposition même si la façon la plus sûre de s’assurer qu’elle soit portée à
terme. Ça vous permet aussi de dire ce que aimeriez qui soit retenu de cette idée (i.e. «le
Page 22 de 23 VP Services et développement devrait faire une recommandation à la fin de l’année si ce
doit être refait dans le futur»).
Écrire des propositions est simple, il suffit de se fier aux précédentes propositions
dans les ordres du jour des réunions. Le «considérant que» fournit la justification pour
l’action et le «qu’il soit résolu que» nomme l’action à être posée. Les propositions sont
écrites sous la forme d’une longue phrase avec des clauses séparées par des virgules. Un
modèle de proposition sera fourni par l’exécutif pour simplifier l’écriture des
propositions et uniformiser celles-ci. Ce ne sont pas toutes les idées qui doivent devenir
des propositions. L’exécutif et le conseil d’administration doivent aussi fournir des
projets d’amélioration de la FCEEG durant le processus de planification stratégique. De
cette façon, il n’est pas nécessaire de mandater l’exécutif pour tous les petits détails; leur
travail de base consiste à essayer d’améliorer la FCEEG.
Si le projet demande l’aide de tout le conseil (i.e. la documentation des sessions),
c’est aussi une bonne idée de parler aux individus qui forment le conseil. L’exécutif ne
peut pas être impliqué dans tous les projets. Prendre pour acquis que les exécutants
feront tout n’est pas la meilleure approche; une approche plus individuelle peut permettre
de commencer plus aisément un projet tout en le formalisant plus tard.
10. Ce qui reste S’il y a quelqu’autre chose que vous seriez curieux de connaître ou qui n’est pas
dans ce document, nous vous invitons à aller voir notre site Internet: fceeg.ca. Si ça
n’aide pas plus, ou vous pensez que des informations devraient être ajoutées à ce cahier,
alors s’il vous plaît envoyer un courriel au VP Communications.
Notre site Internet est l’arrêt obligé pour avoir accès à tous nos documents et
l’information dont vous pourriez avoir de besoin. Si vous avez été trop occupé et que
vous avez égaré un document envoyé sur la liste électronique, ne vous inquiétez pas, le
site est s’y continuellement mis à jour et tous les documents envoyés se trouvent.
Maintenant que vous savez tout, apprenons à nous connaître et ayons du bon
temp à matérialiser nos idées.
11. Remerciements Nous aimerions prendre le temps de remercier Mauricio Curbelo et Michael
Seliske de nous avoir permis d’utiliser le cahier du VP externe de l’ESSCO comme
guide pour que nous puissions l’adapter à la FCEEG.
Page 23 de 23