Gestion des déplacements professionnels

Processus
Gestion des déplacements
professionnels
Suivez facilement les missions, les voyages et autres déplacements professionnels
de vos collaborateurs !
Le processus « Gestion des déplacements professionnels » permet
aux collaborateurs de faire une demande de mission pour ses
déplacements auprès du service voyage ou service administratif.
L’équipe RH et le service financier suivent toutes les étapes des
déplacements des employés. L’information n’est saisie qu’une seule
fois, ce qui limite les erreurs et fait gagner du temps.
Un meilleur suivi des budgets globaux des frais de déplacement, des
réservations et l’accès à une analyse fine des dépenses de voyages
professionnels.
Un seul outil pour une vision globale des voyages d’affaires !
www.adequasys.com
Processus
Gestion des déplacements professionnels
Une seule saisie en self-service
Gestion des frais de voyage, gestion des déplacements professionnels ou missions simple et rapide
Le collaborateur va saisir sa demande de mission directement via son portail RH (objet de la mission, nombre
de jours sur site, découpage en demi-journées, risque d’annulation…). Il peut affecter les frais de mission à un
client en particulier et l’entité à facturer.
Suivant le client sélectionné, plusieurs lieux de destination sont proposés sous forme de menu déroulant.
Pour chaque lieu d’intervention, chaque client, le service RH ou le service voyage est en mesure de définir une
enveloppe budgétaire en fonction du nombre de jours. Il est possible d’ajouter un type de facturation (forfait,
régie…) et de choisir sa monnaie.
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Le collaborateur renseigne d’autres informations sur le voyage tel que son besoin en hôtel ou en transport
(avion, train, voiture de location, métro…). Il peut également importer un document de son choix (plan du lieu par
exemple pour faciliter les recherches d’hôtel à proximité).
Une demande de validation est alors envoyée par mail à qui de droit : le manager ou le service RH.
Processus de réservation et notes de frais professionnels associées
Automatisation des processus administratifs
Le service voyage a toutes les informations pour effectuer les différentes réservations. Il indiquera si la dépense
sera payée en amont par la société ou à régler par le collaborateur sur place. Dans ce cas, il peut indiquer à
l’employé s’il faut ou non récupérer une facture.
Si le processus « gestion des notes de frais » est en place, une note de frais professionnels va se pré-remplir
automatiquement. Le salarié n’aura plus qu’à la compléter une fois la mission achevée.
Lorsque les réservations seront effectuées, un décompte des dépenses sera automatiquement généré par
rapport à une éventuelle enveloppe budgétaire octroyée.
Le service voyage peut importer un document comme des billets de train par exemple.
L’application prévoit la possibilité d’administrer des informations sur les voyages et la gestion des hôtels : hôtels
favoris ou imposés, consulter les informations sur l’hôtel comme les coordonnées ou le tarif indicatif.
Vision globale de tous les déplacements
Une gestion efficace et rentable des voyages professionnels
L’équipe RH et le service voyage ou financier peuvent consulter toutes les demandes de voyages professionnels
sur un seul tableau de bord, exportable sous Excel. Les différentes informations peuvent être triées en fonction
des dates, des collaborateurs ou des clients par simple glissement.
Vous pourrez visualiser les balances positives ou négatives et les notes de frais rattachées aux différentes
missions. Le système, suivant une règle, peut n’indiquer que les missions dépassant l’enveloppe budgétaire
accordée.
Les Points Forts
Une gestion complète des missions de l’entreprise
› Gain de temps, validation en ligne
› Économies
› Diminution des erreurs
› Décentralisation de la tâche
› Responsabilisation du collaborateur
› Dématérialisation des documents