Access 2000 Mémento

Access 2000
Microsoft
Ce facsimilé présente la table des matières
et le début du chapitre 3 de l'ouvrage
Mémento
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TSoft © - Paris - Décembre 2003
Mémento A5 – Réf : PK0163
Access 2000 - Mémento
Auteur : Patrick MORIÉ
TSoft
10, rue du Colisée
75008 Paris
http://www.tsoft.fr
Tél. : 01 56 88 29 64
Fax : 01 53 76 03 64
SOMMAIRE
1 - ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Introduction........................................................................................................ 6
Lancer Access................................................................................................... 9
Quitter Access ou basculer ............................................................................. 10
La fenêtre d’Access......................................................................................... 11
Les menus....................................................................................................... 12
Utiliser l’aide .................................................................................................... 13
2 - CRÉER UNE BASE DE DONNÉES
Créer une base de données............................................................................ 20
Ouvrir/Fermer une base de données .............................................................. 22
La fenêtre Base de données ........................................................................... 24
Propriétés de la base de données................................................................... 29
Créer une table................................................................................................ 30
Propriétés des champs ................................................................................... 38
Réviser la structure d’une table....................................................................... 49
Index................................................................................................................ 51
Relations ......................................................................................................... 52
3 - EXPLOITER UNE BASE DE DONNÉES
Saisir des enregistrements.............................................................................. 58
Copier/Déplacer/Supprimer............................................................................. 62
Sous-feuille de données.................................................................................. 63
Mise en forme de la feuille .............................................................................. 64
Vérifier l’orthographe ....................................................................................... 68
Recherche/Remplacement.............................................................................. 69
Trier les données ............................................................................................ 70
Filtrer les données........................................................................................... 71
Imprimer la feuille de données ........................................................................ 73
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4 - REQUÊTES SÉLECTION
Assistant Requête............................................................................................76
Mode Création..................................................................................................79
Gestion des requêtes.......................................................................................80
Manipuler les champs ......................................................................................81
Champ calculé .................................................................................................82
Critères ............................................................................................................83
Tris ...................................................................................................................86
Regroupements ...............................................................................................87
Paramètres ......................................................................................................89
Gestion des tables ...........................................................................................90
Jointures ..........................................................................................................91
5 - INTRODUCTION AUX FORMULAIRES
Créer un formulaire ..........................................................................................94
Gestion des formulaires ...................................................................................99
Mode Création................................................................................................100
Contrôles de base..........................................................................................105
Manipuler les contrôles ..................................................................................108
Mise en forme des contrôles..........................................................................111
Propriétés des contrôles ................................................................................113
Impression du formulaire ...............................................................................114
6 - INTRODUCTION AUX ÉTATS
Créer un état ..................................................................................................116
Gestion des états ...........................................................................................123
Mode Création................................................................................................124
Contrôles........................................................................................................125
Mise en page et impression ...........................................................................126
7 - AUTRES REQUÊTES
Introduction ....................................................................................................130
Requête d’Analyse croisée ............................................................................131
Requête Création de table .............................................................................135
2
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Requête Suppression.................................................................................... 136
Requête Ajout................................................................................................ 137
Requête Mise à jour ...................................................................................... 138
Requête Trouver les doublons ...................................................................... 139
Requête Non-correspondance ...................................................................... 140
8 - COMPLÉMENTS SUR LES FORMULAIRES
Zone de liste et liste modifiable ..................................................................... 142
Contrôle Oui/Non........................................................................................... 146
Groupe d’options ........................................................................................... 149
Bouton de commande ................................................................................... 151
Contrôle Onglet ............................................................................................. 152
Lien hypertexte.............................................................................................. 153
Autres contrôles ............................................................................................ 157
Sous-formulaire............................................................................................. 163
Formulaires spéciaux .................................................................................... 166
9 - COMPLÉMENTS SUR LES ÉTATS
Tri et regroupement....................................................................................... 172
Calculs et totaux............................................................................................ 176
Sous-état ....................................................................................................... 179
Etats spéciaux ............................................................................................... 183
10 - PAGES D’ACCÈS AUX DONNÉES
Créer une page d’accès ................................................................................ 186
Mode Création............................................................................................... 190
Publier une page ........................................................................................... 195
Utiliser une page pour la saisie ..................................................................... 196
Utiliser une page pour l’analyse .................................................................... 197
11 - IMPORTER, LIER ET EXPORTER DES DONNÉES
Importer/Lier une table .................................................................................. 200
Importer/Lier une feuille de calcul ................................................................. 204
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Importer/Lier un fichier texte ..........................................................................206
Exporter des données....................................................................................209
Exporter un état .............................................................................................210
Liaisons Office ...............................................................................................212
12 - UTILITAIRES D’ANALYSE
Analyseur de table .........................................................................................216
Analyseur de performances ...........................................................................218
Documentation...............................................................................................219
Index ..............................................................................................................221
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Exploiter une base
de données
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SAISIR DES ENREGISTREMENTS
Le mode Feuille de données est la méthode de base proposée par Access
pour saisir des enregistrements dans les tables, ainsi que pour consulter et
modifier les données existantes. Nous verrons par la suite que les formulaires
permettent de faire la même chose plus confortablement.
Ajouter des enregistrements
Dans la barre de navigation de la fenêtre Base de
données, cliquer sur Tables.
• Sélectionner le nom de la table
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils.
Ou, si on est en mode Création :
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils, ou Affichage/Mode
Feuille de données.
Si la table est vide, le curseur se trouve déjà dans le premier champ du
premier enregistrement.
Si la table n’est pas vide :
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils, ou appuyer sur
-+
pour positionner le curseur sur le premier enregistrement vierge.
Ou
• Enregistrements/Saisie de données pour masquer provisoirement les
enregistrements existants et ne visualiser qu’un enregistrement vierge
Puis,
• Taper le contenu du premier champ
ou sur
pour passer au champ suivant
• Appuyer sur
• Et ainsi de suite...
Une fois le dernier champ renseigné, l’appui sur la touche
ou
fait
passer le curseur au début d’un nouvel enregistrement.
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Access sauvegarde automatiquement l’enregistrement qui vient d’être saisi
lorsqu’on passe au suivant, ou quand on ferme la feuille de données.
Pour terminer et quitter la feuille de données :
• Fichier/Fermer, ou appuyer sur
-W
Saisir les données
Texte
Saisir le texte de manière habituelle. Il est normal que dans certains cas un
texte saisi en minuscules s’inscrive à l’écran automatiquement en majuscules.
Nombre
Saisir les nombres sans taper de séparateur de milliers ni de symbole
monétaire, ces éléments étant normalement inclus dans le format d’affichage
du champ.
Date
Saisir une date sous la forme 3/5/00 (donne 03/05/2000), ou 3/5 (donne
03/05/2000), ou 3/5/5 (donne 03/05/2005). On peut également taper un tiret
ou une virgule à la place du signe /.
Attention : pour les formats comportant les années sur deux chiffres, les dates
comprises entre le 1/1/00 et le 21/12/29 sont censées être des dates du vingt
et unième siècle (comprises entre l’an 2000 et 2029). Les dates comprises
entre le 1/1/30 et 21/12/99 sont censées être des dates du vingtième siècle
(comprises entre 1930 et 1999).
Heure
Taper les heures sous la forme 3:5:9 (donne 03:05:09), ou 3:5 (donne
03:05:00). On peut également taper un point à la place des deux-points.
Champ Oui/Non
Par défaut ce type de champs apparaît sous la forme d’une case à cocher. La
cocher ou pas.
Lien hypertexte
Taper l’adresse d’un lien (par exemple http://www.kelkoo.fr ) ou passer la
commande Insertion/Lien hypertexte. Pour modifier l’adresse d’un lien
hypertexte déjà saisi, appuyer sur
.
Liste de choix
Cliquer sur la flèche qui apparaît à l’extrémité droite du champ et cliquer sur la
valeur de son choix dans la liste qui se déroule.
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Objet OLE
Copier coller un objet dans le champ, ou insérer un objet existant en passant
la commande Insertion/Objet.
Remarque : on peut abandonner la saisie en cours en appuyant une fois sur la
touche
et abandonner la modification de l’enregistrement en cours en
.
appuyant deux fois sur la touche
Champs non modifiables
Les champs de type NuméroAuto étant gérés automatiquement par Access,
ils ne peuvent pas être modifiés.
Type de données et contrôle de validation
Access refuse la valeur saisie dans les cas suivants :
− Incompatible avec le type du champ ou non-respect de la règle de
validation.
− La macro «Avant MAJ» peut annuler la mise à jour.
− Doublon dans un champ de clé primaire ou d’index qui ne l’autorise pas.
Insérer une valeur prédéfinie
Réinsérer la valeur par défaut (si on l’a effacée)
• Placer le curseur dans le champ
- • Appuyer sur
Insérer la valeur du même champ de l’enregistrement précédent
• Placer le curseur dans le champ
- ’ (apostrophe)
• Appuyer sur
Raccourcis divers
−
-
Insère une ligne dans un champ de type Texte ou Mémo.
−
−
-;
-:
Insère la date du jour.
Insère l’heure actuelle.
Déplacement entre les enregistrements
Avec les boutons de déplacement
(a) (b)
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(c)
(d) (e)
(f)
(g)
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(a)
(b)
(c)
(d)
Premier enregistrement.
Enregistrement précédent.
Enregistrement pointé.
Enregistrement suivant.
(e) Dernier enregistrement.
(f) Nombre total d’enregistrements.
(g) Déplacement horizontal dans la
fenêtre.
Au clavier
−
ou
−
−
Champ suivant
Dernier champ
Champ précédent
-
−
Premier champ
−
Enregistrement suivant
−
-
Dernier champ du dernier enregistrement.
−
-
Premier champ du premier enregistrement.
−
Ecran précédent
−
Ecran suivant
−
Enregistrement précédent
Remarque : pour les raccourcis clavier
, ,
,
- , il faut être
en mode Déplacement (mode dans lequel un champ entier est sélectionné et
où le point d’insertion n’est pas visible). Sinon le déplacement se fait au sein
de la cellule du champ.
Atteindre un enregistrement particulier
• Appuyer sur
• Taper son numéro d’ordre et appuyer sur
Modifier un enregistrement
• Cliquer dans le champ
• Pour remplacer la valeur entière ou une partie de la valeur d’un champ :
sélectionner le champ entier ou seulement une partie de son contenu
• Taper la nouvelle valeur
Les données modifiées sont sauvegardées dès qu’on déplace le curseur dans
un autre enregistrement. Le sélecteur de l’enregistrement affiche un crayon
dès que les données ont été modifiées et tant qu’elles n’ont pas été
sauvegardées :
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COPIER/DÉPLACER/SUPPRIMER
Sélectionner des enregistrements
Avec la souris
Sélectionne tous les enregistrements
Sélectionne un enregistrement
− Un enregistrement : cliquer sur le sélecteur, à gauche de l’enregistrement.
− Tous les enregistrements : cliquer sur le sélecteur, dans le coin supérieur
gauche de la feuille.
− Plusieurs enregistrements : cliquer et faire glisser le sélecteur du
er
1 enregistrement au dernier.
Au clavier
− L’enregistrement du curseur
− Plusieurs enregistrements
− Tous les enregistrements
-
, puis
-
ou
-
-A
Copier ou déplacer des enregistrements
• Sélectionner les enregistrements à copier ou à déplacer
Cliquer sur le premier bouton pour copier les enregistrements.
Cliquer sur le second bouton pour les déplacer.
• Ouvrir une autre table ou une autre application
• Placer le curseur ou sélectionner un enregistrement vide
Cliquer sur ce bouton dans la barre d’outils ou Edition/Coller pour
récupérer les données.
Ou, pour ajouter ces enregistrements à la fin de la feuille de données :
• Edition/Coller par ajout
Supprimer des enregistrements
• Sélectionner les enregistrements à supprimer
• Edition/Supprimer, ou appuyer sur
• Un message demande confirmation : cliquer «Oui»
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Tsoft © - Mémento Access 2000
SOUS-FEUILLE DE DONNÉES
Quand on ouvre la feuille de données d’une table (ou d’une requête) qui est
liée à une table fille, Access donne accès aux enregistrements liés à chaque
enregistrement par l’intermédiaire de sous-feuilles de données.
L’affichage des sous-feuilles de données est automatique pour les tables liées
par une relation un-à-un, ou qui figurent du côté un d’une relation un-àplusieurs. L’existence de sous-feuilles de données se manifeste par la
présence d’une colonne supplémentaire à l’extrémité gauche de la feuille,
colonne qui affiche des signes plus. Cliquer sur le signe plus associé à un
enregistrement pour afficher les enregistrements liés de l’autre table.
Les données présentes dans les sous-feuilles de données sont modifiables et
grâce à elles il est donc possible d’éditer le contenu de la table liée au travers
de la feuille de données de la table mère.
Afficher/Masquer les sous-feuilles de données
Cliquer sur le signe + précédant un enregistrement pour afficher sa
sous-feuille de données, sur le signe - pour la masquer.
Afficher ou masquer toutes les sous-feuilles de données
• Format/Sous-feuille de données/Développer tout ou Réduire tout
Masquer les signes + et – associés aux sous-feuilles de données
• Format/Sous-feuille de données/Enlever
Afficher les signes plus s’ils n’apparaissent pas
• Insertion/Sous-feuille de données
• Sélectionner le nom de la table liée et les champs de la liaison
• Cliquer «OK»
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MISE EN FORME DE LA FEUILLE
La présentation de la feuille de données peut être personnalisée. Certains
changements de présentation s’appliquent à l’ensemble des feuilles de
données, d’autres ne concernent que la feuille de données affichée à l’écran.
Les changements apportés aux options par défaut affecteront l’ensemble des
feuilles de données associées aux tables de la base de données ouverte.
Les modifications de présentation décrites dans les paragraphes suivants
n’affecteront par contre que la feuille de données ouverte.
Options par défaut
• Outils/Options, puis cliquer sur l’onglet Feuille de données
(c)
(a)
(d)
(e)
(b)
(f)
(a) Cliquer sur la flèche adéquate pour modifier la couleur du texte, de
l’arrière-plan et du quadrillage des feuilles de données.
(b) Cliquer sur la flèche adéquate pour modifier la police, la taille et les
attributs (épaisseur) du contenu des textes dans les feuilles de données.
Activer ou désactiver les options ⌧Italique et ⌧Souligné.
(c) Pour afficher ou masquer les lignes du quadrillage. Pour qu’aucun
quadrillage n’apparaisse, désactiver les deux options.
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(d) Pour modifier la largeur de colonne par défaut des feuilles de données,
taper une mesure en pouces ou en centimètres en fonction du système
de mesure spécifié dans les paramètres régionaux dans le panneau de
configuration de Windows.
(e) Pour modifier l’apparence par défaut des cellules des feuilles de
données, sélectionner l’option souhaitée.
(f)
Activer ou désactiver cette option pour activer ou désactiver les
caractéristiques animées d’Access comme par exemple l’insertion
animée de nouvelles colonnes dans les feuilles de données.
• Faire ses choix
• Cliquer «OK»
Modifier la largeur de colonne
Avec un dialogue
• Placer le curseur dans la colonne à modifier
• Format/Largeur de colonne
• Taper la nouvelle valeur
L’unité utilisée pour la valeur indiquée dans la zone <Largeur de colonne>
est le caractère et dépend donc de la police utilisée.
L’option ⌧Largeur standard permet d’afficher la largeur standard
correspondant à celle spécifiée dans les options par défaut.
• Cliquer «OK»
Avec la souris
• Placer le pointeur de la souris sur le bord droit de l’en-tête de la colonne à
redimensionner (rectangle grisé affichant le nom du champ)
Le pointeur se transforme en flèche à deux pointes :
• Double-clic pour redimensionner la colonne en fonction de son contenu
ou
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• Cliquer et faire glisser vers le droite ou vers la gauche jusqu’à obtenir la
largeur souhaitée
Déplacer une colonne
• Sélectionner la colonne à déplacer en cliquant sur son en-tête (rectangle
grisé affichant le nom du champ)
• Cliquer à nouveau sur cet en-tête et faire glisser vers la droite ou la gauche
Masquer/Afficher une colonne
Masquer une colonne
• Placer le curseur dans la colonne à masquer
• Format/Masquer les colonnes
La colonne disparaît de l’affichage.
Réafficher une colonne masquée
• Format/Afficher les colonnes
• Sélectionner la colonne masquée que l’on veut réafficher en cliquant sur la
case à cocher correspondante (les colonnes affichées ont leur nom précédé
d’une coche)
• Cliquer «Fermer»
Figer/Libérer des colonnes
La visualisation à l’écran de toutes les colonnes en même temps est parfois
impossible. Il est alors utile de figer certaines d’entre elles de manière à ce
qu’elles restent affichées en permanence lorsqu’on fait défiler le contenu de la
fenêtre vers la gauche ou la droite.
Figer une colonne
• Placer le curseur dans la colonne à figer
• Format/Figer les colonnes
Libérer toutes les colonnes figées
• Format/Libérer toutes les colonnes
Modifier la hauteur des lignes
La modification de la hauteur des lignes affecte toutes les lignes de la feuille
de données.
Avec un dialogue
• Format/Hauteur de ligne
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• Taper la nouvelle valeur en nombre de points
• Cliquer «OK»
Avec la souris
• Placer le pointeur entre les sélecteurs d’enregistrement de deux lignes
quelconques
• Cliquer et faire glisser le pointeur vers le haut ou vers le bas
Modifier la police des caractères, les attributs, etc.
• Format/Police
• Sélectionner la police, le style, la couleur et la taille désirés
• Cliquer «OK»
ou
• Utiliser les boutons de la barre d’outils Mise en forme
Apparence des cellules
• Format/Feuille de données
• Préciser les caractéristiques du quadrillage et des cellules
• Cliquer «OK»
Enregistrer les modifications
• Fichier/Enregistrer, ou appuyer sur
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