Enregistrement des présences sur les chantiers

Transcription

Enregistrement des présences
sur chantiers
3eme session d’info 22 oct 2014
programme
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Accueil
Présentation législation enregistrement des présences
Comment implémenter? Démo pratique
Pause
Comment la téchnologie peut elle aider?
Question réponse
Conclusion
2
Cet évément a été réalisé en collaboration avec::
3
programme
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Accueil
Pause
Question réponse
Conclusion
4
programme
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Accueil
Pause
Question réponse
Conclusion
5
programme
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Accueil
Pause
Question réponse
Conclusion
6
Partenaires
7
CASE
8
CheckinatRAM
Enregistrement des présences sur chantiers
www.ram.be
RAM Mobile Data
• 20 d’expertise dans la transmission de données
sans fils
• RAM Infotechnology
• www.track-and-trace.be depuis1998
• Indemnités de mobilité
• Enregistrement mobile des temps
• Partenaire Confédération de la Construction
depuis 2005
• ISO 27001, NICTIZ, NEN7510
CheckinatRAM
Pour qui
• Personnel propre
• Sous-traitants
• Etrangers
Comment
• App
• Track-and-trace
• Badges propres
• Construbadge
• Limosa document L1
• Document enregistrement sur chantier
• Planning
CheckinatRAM
Enregistrement en temps réel
• Véhicule
• Chantier
• App
Pré-enregistrement
• Planning PME
• ERP
CheckinatRAM portail Web
Règlements O.N.S.S. :
enregistrements en temps-réel
Badges CheckinatRAM
Véhicules et chantiers
• Dallas key, RFID, NFC
• Construbadge
CheckinatRAM QR scan
• Pointeuse de chantier
• App
CheckinatRAM
• Enregistrement en temps réel
Dans le véhicule
• Personnel
Lecteur Construbadge sur chantier
• Personnel
• Sous-traitants
AppCheckinatRAM
• Personnel
• Sous-traitants
CheckinatRAM App
Différents langages
Nederlands /
Néerlandais
Polonais / Polski
Français
Roumain/ Română
Anglais / English
Tchèque/ Čeština
Allemand / Deutch
Slovaque / Slovenščina
Espagnol / Español
Lituanien / Latviešu
Portugais / Português
Bulgare / Български
Italien / Italiano
Hongrois / Magyar
Turque / Türkçe
CheckinatRAM App
Règlements O.N.S.S: pré-enregistrement
CheckinatRAM
• Pré-enregistrement
CheckinatRAM
• Vue d’ensemble
All-in One
Contractant
Planning
ERP
Badge dans les
véhicules
App
Construbadge
(pointeuse de chantier)
QR Limosa
Sous-traitant
02-715.25.11
Enregistrement des présences sur chantiers
www.ram.be
www.track-and-trace.be
CASE
28
Steve Decroubele
agenda
1.
2.
3.
4.
The right tool for the job
KISS : Keep It Simple, Stupid
Manage by exception
Think out of the box
OCTOBRE
22
30
The right tool for the job
Quelle est la meilleure solution pour vous?
© 2014, i.deeds, tout droit réservé
31
THE RIGHT TOOL
Les options possibles
Pointer
SMS / appels téléphoniques automatisés
32
THE RIGHT TOOL
Comment prendre la meilleure décision?
Nombre de personnes
Fréquence des visites
Nombre de sites
33
THE RIGHT TOOL
Quand choisir pointage?
Grand nombre de personnes
Fréquence élevée des visites (quotidien)
Exemples
Maître de l'ouvrage d’un chantier
Une période de sous-traitance intensive
Une sous-traitance long-terme sur un chantier
Le secteur du services (nettoyage, facilités,..)
34
THE RIGHT TOOL
Quand choisir SMS?
Des visites intermittent sur un chantier
Beaucoup des chantiers
Des chantiers étendus
Exemples
Techniciens de service
Une période de sous-traitance assez limitée dans le temps
Le secteur du services (nettoyage, facilités,..)
Combinaison de pointage et de SMS
35
KISS : Keep It Simple,
Stupid
La force de la simplicité
36
KISS
Simplicité pour les employés sur les
chantiers (1)
Pointer avec un badge
Les Construbadges
Propres badges du cliént
37
KISS
Simplicité pour les employés sur les
chantiers (2)
Enregistrement par sms
1 site = 1 numéro de téléphone
o
Avantage: toujours le même message
Message
o
Nr de l’entreprise + numéro de registre national
38
KISS
Simplicité pour le personnel
administratif (1)
Application intuitive
Des écrans conviviaux
39
KISS
administratif (2)
Des informations claires de la notification Checkinatwork
40
KISS
administratif (3)
SMS / badge: un gestion minimale
Gestion du personnel
Badgewriter
41
KISS
administratif (4)
Construbadge: pas de gestion
L’information disponible est utilisée pour
o
La création des sous-traitants
o
La création de personnes
o
La définition du liaison entre les deux
42
KISS
Simplicité pour le département IT
pin.all = solution cloud
Pas de serveur interne
Pas de soucis
back-up
o up-time
o
Pas d’installation client
Aucun coût pour la migration
43
Manage by exception
Les signaux quand il faut
44
MANAGE BY EXCEPTION
Pas de signal = pas de soucis
pin.all assure une registration automatique vers Checkinatwork
Centralisée
Pas d’intervention manuele
Dans un délai minimal après le pointage
45
MANAGE BY EXCEPTION
Quand intervenir? (1)
Checkinatwork – retour d’une erreur
ErrorCod
e
2
3
4
ErrorDescription
Invalid companyId node content. Invalid KBO/BCE number
Invalid limosaId node content. Invalid Limosa meldingsplicht/ number
Invalid WorkPlaceId node content. Invalid Déclaration de Travaux/Aangifte van Werken
number
5
Invalid INSS node content. Invalid INSZ/INSS number
dans
les donnés
de base
6 Erreurs
Invalid
registration
date (only
today or tomorrow are allowed)
Notification par mail
Correction et re-transmission
46
MANAGE BY EXCEPTION
Quand intervenir? (2)
Annulation d’une registration
Raison
Vacances
Maladie
Planning
C32A
A partir de pin.all
47
Think out of the box
Pour le demandeur de la valeur ajoutée
48
THINK OUT OF THE BOX
Registrer le départ? Bien à conseiller!
(1)
Gestions des présences pendant tout la journée
Chef de projet (planning et présences)
Coordonnateur de sécurité
Service personnel
Sous-traitant
49
THINK OUT OF THE BOX
Registrer le départ? Bien à conseiller!
(2)
Informations très intéressantes pour les logiciels internes
Planning
Le calcul du coût réel
Facturation
Gestion de paiement
50
Conclusion
est une solution complète:
Facile à installer et à utiliser
Facile à gérer
Notification des actions
Extensions
51
CASE
52
Bienvenue
Case Cegelec
Frederick Scraeyen – Project Manager Suivo
Geo Solutions
•
•
•
•
•
•
•
Société Belge GEO-ICT
10+ ans d’expérience en technologie GEO
475+ clients actifs, 11,760 + véhicules
70+ employés
Chiffre d’affaires en 2013 + 13 Mio
Bureaux à Anvers, Gentbrugge, Hasselt, Wavre
Parti du groupe Cronos (3,000 employés, 150
entreprises)
Geo Solutions - Départements
• >>G I S
• Conseil
• Analyse
• Développement
• GEO-Data
• GIS-Consultance
• >> M O B I
L E
• Conseil
• Analyse
• Développement
• Applications pour
l’équipe mobile
• >> L B S
• Track & Trace
• Système
Management
de votre flotte
Track and Trace
Enregistrement
du temps
Détection de
présence
(Checkin@Work)
Plannification et
expédition
ECO driving
Navigation
spécifique
Rapportage sur
mesure
Paramètres
équipement
Cegelec élimine le risque sur pénitence &
diminue le charge de travail (CheckInAtWork)
avec Checkin@Suivo
VINCI Energies Belgium
VINCI Energies donne service aux autorités publiques &
clients d’affaires par le développement, l’équipement, l’aide
d’opération et l’optimalisation du transport d’energie et de
l’infrastructure de communication, les facilités industrielles
et les bâtiments.
En Belgique, VINCI Energies emploie presque 2.000
employés & fais ses opérations par 7 marques:
Cegelec se démarque par sa qualité et connaissance en:
• Techniques de construction,
• Réfrigération industrielle & commerciale,
• Infrastructure et
• Sécurité incendie
En Belgique, 500 employés mobiles sont divisés entre les
4 sociétés sous le marque Cegelec:
•
•
•
•
CEGELEC
CEGELEC REFRIGERATION
CEGELEC INFRA TECHNICS
CEGELEC FIRE SOLUTIONS
Le défi de Cegelec
Dès le 1er avril 2014, la loi commençait à travailler avec un
délai de transition de 6 mois jusqu’au 1/10/2014.
Le défi:
Trouver une solution simple et digitalisée afin d’assurer
l’enregistrement de présence correct en ce qui
concerne les sites mobiles et temporaires et ceci dans
les 4 sociétés avant le 1/10/2014.
Cegelec avait confiance …
...bien que la solution n’était pas encore là?
- Solution existante: Système Tracking installé dans une
partie de la flotte
- Nouvelle solution: solution automatisée = !!! Le besoin
d’intégration!!!
- Le prix: la solution devait être en proportion avec les
efforts superflus
- Timing: trouver une solution automatisée dans un délai
assez court
Le Défi |les utilisateurs
Le Management
• Eviter les défis opérationnels & le stress pour les employés
• Le besoin d’une solution automatisée immédiate le 1/10
Planification / Administration
• Troublé par la possibilité d’un excès de travail manuel
• La peur d’un excès de travail inconnu
L’équipe mobile
• Obligation d’utiliser le badge
• La peur d’erreurs
• La peur d’être la cause de pénitence pour la société
Le défi | En chiffres
500 employés & 1-2 enregistrements / jour 500-1.000
enregistrements/ jours =
10.000 - 20.000 enregistrements / mois
Le coût d’un enregistrement manuel:
10.000 - 20.000 enregistrements avec 1 minute / enregistrement
manuel
Exemple de 20.000 Minutes / mois =
• 20.000 / 60 Min = 333 h / mois
• 333h / 8h par jour = 41 jours = 2 FTE’s
Risque d’erreurs:
2% “error margin” (*) = 400 erreurs / mois
• Donne cause à une pénitence (600-3600 EUR/cas)
• Cause additional workloads to find error and correct it
* Estimated % based on manual data entry
Solution Cegelec
Suivo Tracking System
& ID Badges
Suivo Time Clock Terminal
& ID Badges
Avantage:
Les 2 systèmes soutiennent les différents technologies de
badging, ce qui permet de réutiliser les badges déjà existants (e.g.
construbadge).
Solution Cegelec
Dans le
véhicule
A la borne de chantier
*Solution Mobile aussi possible, e.g. avec
Garmin
Timing | Implementation de la
Solution
Commande de 350 Suivo ID badges &
47 Suivo Time Clock Terminals et 40
lecteurs de badge dans les véhicules
•
01/09 |
•
15/09 |
•
01/10 |
Phase Test de 2 semaines ‘semiautomated’ afin de contrôler
l’enregistrement.
CheckInAtWork fonctionne
automatiquement
Indicateurs de succès
• 1 seule solution en toute facilité
• Investissement léger pour avoir une solution à 100%
digitalisée
• Intégration avec les systèmes en cours aujourd’hui
– Employés administratifs étaient au courant de Suivo
– Suivo Tracking System & badges: connus par les ouvriers
Les 2 équipes avaient besoin d’un minimum de temps et formation
pour le set-up
Compétence de respecter le calendrier de 1/10
• Avantage supplémentaire:
Checkin@Suivo prépare le data nécessaire pour continuer
avec un enregistrement automatique du temps dans le futur
(data connecté to SAP)
Vos questions.
CASE- DUIGLOBAL
69
MobiTime @ Docks Bruxsel
Mise en situation
• Depuis le 01 avril, les sociétés du secteur construction sont
en pleine effervescence
• Leur objectif ? Trouver LA solution qui leur permettra d’être
en règle avec la législation tout en:
Gardant leurs tâches administratives au minimum,
Étant très simple d’utilisation pour leur personnel,
Alliant performance et coûts abordables
Le chantier Docks, c’est :
• Jusqu’à 700 ouvriers/jour
Limiter le temps perdu sur chantier et en encodage!
• Présence d’ouvriers belges et étrangers
Limiter l’encodage informatique des coordonnées des ouvriers
• +/- 200 sous-traitants différents
Centraliser la gestion des différentes entreprises liées à un chantier
• 56 000 m² de terrain en construction
Procéder rapidement à des contrôles de présence, sur une surface très
étendue
• 2 points d’entrée différents
Flexibilité quant au lieu de pointage de chaque ouvrier
Comment répondre
à leurs besoins ?
Jusqu’à 700 ouvriers
journaliers
Système de pointage rapide
(quelques secondes
seulement) et envoi
automatique des données à
l’ONSS.
Présence d’employés
belges et étrangers
Lecteurs additionnels permettant
l’encodage automatique des
données Construbadge et
Limosa.
+/- 200 soustraitants différents
Vue en cascade des
entreprises et de toute la
chaine de sous-traitants
56 000 m² de
terrain en
construction
Boitier police sur batterie
réservé à la vérification
2 entrées différentes
Systèmes MobiTime
synchronisés, partageant la
même base de données
d’utilisateurs
La solution MobiTime
Solution d’enregistrement des
présences:
• Mobile
• Facile à utiliser
• Robuste
MobiTime
• Pointeuse multimodale par
badges, QR Code ou prise
d’empreinte digitale
• Envoi des données de
présence de votre
personnel en temps réel
sur tablette, smartphone ou
PC
Historiques et rapports
• Création de feuilles de
présences et rapports d’activités,
• Récupération automatique des
données sous fichier PDF ou
CSV,
• Contrôle des horaires prestés,
heures de départ et d’arrivée,
retards et absences
Vue d’ensemble
des chantiers
Géolocalisation de vos
chantiers par
intermédiaire du
MobiTime en temps réel
Alertes instantanées
Programmez vous-même
des alertes de suivi que
vous recevrez par sms ou
par e-mail
Le MobiTime permet aussi :
Le contrôle des équipes mobiles
•
•
Retracez la prise de fonction, les lieux d’interventions et les durées de
prestation de votre personnel
Analysez l’activité et la performance de vos équipes
La gestion de stock
•
•
Stock mobile pour vos équipes de maintenance
Stock sur site dans vos entrepôts, hangars,…
Merci !
CASE-MARKETIP
85
23/10/2014
Telefleet is a MARKET-IP
Solution
01/04/14 -> la loi du 8 décembre
2013 imposant l'enregistrement
des travailleurs sur les chantiers
23/10/2014
Solution
Pourquoi?
Sécurité et santé au travail :
• Découle de la loi relative au bien-être des travailleurs
• L’enregistrement permet de savoir avec exactitude qui était
présent à quel moment sur quel chantier (accidents ou
situations dangereuses)
Action contre la concurrence déloyale :
• Lutter contre la concurrence déloyale
• Limiter la fraude sociale (En déterminant avec précision qui
se trouve en quelle qualité sur quel lieu)
23/10/2014
Solution
Quels chantiers?
Sur quels chantiers?
L'enregistrement est
obligatoire sur le lieu où sont
exécutés des travaux
immobiliers dont le montant
total hors TVA est égal ou
supérieur à 800 000€.
≥ 800 000 €
23/10/2014
Solution
Quels travaux?
Pour tous travaux immobiliers exécutés sur tout
ou une partie de l'immeuble
-
construction
transformation
achèvement
réparation
entretien
nettoyage
démolition
23/10/2014
Solution
Qui doit être enregistré?
Toutes les personnes qui effectuent des travaux
immobiliers sur le lieu de travail
Et les personnes suivantes :
Maître d’œuvre responsable du projet
Maître d’œuvre chargé du contrôle et de l’exécution
Coordinateur responsable de la sécurité et du bien-être pendant le
développement du projet de construction
Coordinateur responsable de la sécurité et du bien-être pendant l’exécution
du projet de construction
23/10/2014
Solution
Un nouveau service
CheckinAtWork
Enregistre des personnes qui exécutent des
travaux immobiliers sur un lieu de travail
Envoi en temps réel les infos à l’ONSS
•
•
•
•
Employeur
Travailleur
Chantier
Date, horaire
23/10/2014
Solution
Rapide et simple
Relie différentes banques de données de la
sécurité sociale.
Accélère et de facilite l’enregistrement. Pas de
recherches! CheckinAtWork puise les données d’identification :
• Les données des travailleurs -> fichier du personnel ou de
Limosa
• Le numéro de travail (chantier) et l’adresse -> déclaration
de travaux
• Les jours de travail -> déclaration Dimona
23/10/2014
Solution
Comment enregistrer
Obligation de l'entrepreneur chargé des
travaux
1. faire le nécessaire pour que les données pertinentes
d'identification soient transmises à l’ONSS
2. mettre le dispositif d'enregistrement à disposition et de le
gérer
3. responsable de l'enregistrement des présences de son
propre personnel + des personnes (travailleurs/indépendants) en
aval dans la chaîne de sous-traitants.
Avant que les travailleurs ne commencent à travailler
23/10/2014
Solution
Planning
La loi est entrée en vigueur le 01/04/2014.
Des sanctions seront prises dès le 01/10/2014.
-> Cela offre une période transitoire permettant
aux entrepreneurs de s’adapter.
1er avril
1er octobre
Sanctions
Période transitoire
Loi
23/10/2014
Solution
La solution : Telefleet
Prise en charge de tout le processus
Intégré à la plateforme de suivi et aux calculs
de prestations
Automatisation du transfert des données
in(enregistrement) et out (ONSS)
En temps réel
Simplification administrative
Contrôle
23/10/2014
Solution
Principes d’enregistrement
Enregistrement
• Via Button, RFID
Identification
Telefleet
ONSS
Pointeuse mobile
Véhicule
• Manuellement via le module
CheckinAtWork de Telefleet
Web App
Pointeuse
mobile
Véhicule
Validation
Détection d’erreurs
Intégration dans Telefleet
Transfert des données
• Site ID
• BCE
• NISS / Limosa ID
• Date
• Validation / Détection d’erreurs
• Envoi automatique vers l’ONSS
ONSS
23/10/2014
Solution
Configuration
Chantier = POI
• Encodage du SITEID provenant de la déclaration
de travaux
SITE ID
POI
Entrepreneur et sous-traitants
• Encodage du BCE de l’entrepreneur au niveau
de la compagnie
• Encodage du BCE du sous-traitant au niveau
d’un groupe de la compagnie
COMPAGNIE
BCE
BCE
Sous-traitant
Travailleurs
• Encodage du NISS ou LIMOSAID au niveau
de la personne
NISS
23/10/2014
POI
Solution
Configuration
SITE ID
Company
POI
NISS 1 NISS 2
BCE
Workers
BCE
NISS 3 Limosa 1
BCE
NISS 4
Sub-contractors
NISS 5
Workers
Comment ça marche
Identification
SMS
Dallas, RFID,
Construbadge, …
Sur une
pointeuse mobile
App. Mobile
App. web
Android
Telefleet
ONSS
Dans le véhicule
Enregistrement automatique
avec gestion des erreurs
Données transférées:
• ID Chantier
• BCE
• NISS Limosa ID
• Date
ONSS
Configuration Compagnie
Compagnie = Entrepreneur responsable de
l’enregistrement des présences
Numéro BCE de la
compagnie
23/10/2014
Solution
Configuration Chantier
Chantier = POI
SITE ID
POI
Site ID = numéro de la
déclaration de travaux
23/10/2014
Solution
Configuration Travailleur
Travailleur = Personne
NISS
POI
Travailleur belge =
numéro NISS
Travailleur étranger =
numéro Limosa
23/10/2014
Solution
Configuration Sous-Traitant
Sous-traitant = Groupe
BCE
Sous-traitant
Numéro BCE pour le
sous-traitant
23/10/2014
Solution
Checkin@Work
Gestion des présences
Présence envoyée
Présence déjà envoyée
Problème NISS/LimasaID
Problème BCE
Problème SiteID
Interface de contrôle
Les données d'enregistrement sont envoyées en temps
réel à la solution Telefleet.
Ensuite, toutes les données relatives aux chantiers, aux
travailleurs seront envoyées en temps réel de Telefleet
vers l’ONSS.
23/10/2014
Solution
Solution all-in one
Telefleet : la solution dédiée aux besoins du
secteur construction!
Outil de gestion des véhicules et des ouvriers
Géolocalisation et sécurisation de vos véhicules
Réduction du montant des taxe CO2
Simplification de l'encodage des prestations
Automatisation du calcul des primes de mobilité
Et, enregistrement des présences sur
chantiers!
23/10/2014
Solution
Compatible avec d’autres solutions
La solution développée par Telefleet est
compatible avec
Telefleet
de nombreuses applications concurrentes!
• Évite toute résiliation de contrat et désinstallation
23/10/2014
Solution
Références :
23/10/2014
Solution
creating mobile intelligence
programme
•
•
•
•
•
•
•
Accueil
Pause
Question réponse
Conclusion
111
programme
•
•
•
•
•
•
•
Accueil
Pause
Question réponse
Conclusion
112
Remerciements aux sponsors suivants:
113

Enregistrement des présences sur les chantiers

Transcription

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