guide de - Web ETU - Université Lyon 2

Transcription

GUIDE DE L' E.N.T. 2009-2010
GUIDE
DE
L' ENVIRONNEMENT
NUMÉRIQUE
DE TRAVAIL (E.N.T.)
2009-2010
les services numériques pour se former,
s'informer, se documenter, communiquer,
s'orienter, et gérer toute sa scolarité en ligne...
etu.univ-lyon2.fr
Présentation du guide
Ce guide a pour objectif de présenter l’Environnement Numérique de
Travail (ENT) proposé depuis la rentrée 2003 à l’ensemble de la
communauté universitaire de Lyon 2.
La première partie, qui s’intitule Prise en main de l’ENT-Lyon 2,
introduit le concept d’ENT et offre un tour d’horizon de ses principales
composantes ainsi qu’une prise en main rapide.
La deuxième partie, qui s’intitule Descriptif des outils de l’ENT-Lyon 2,
décrit
les
différentes
composantes
de
l’ENT :
Information,
Communication, Formation et E-administration.
Pourquoi cet ouvrage ? Tout d’abord, l’ENT nécessite un guide de prise
en main et d’utilisation permettant à chaque utilisateur de se l’approprier.
Ensuite, dans un monde en perpétuelle mutation, un ouvrage de ce type
s’insère dans une réelle politique d’implication des technologies au sein
du monde universitaire et au sens le plus large de la culture numérique.
Enfin, cet ouvrage a la volonté de rendre plus explicite le concept d’ENT
qui peut être immatériel comme le bureau virtuel (BV) ou matériel
comme les cartes CUMUL ou bien les imprimantes dotées de la fonction
d’envoi par mail.
Bonne lecture et bon voyage dans l’ENT de l’Université Lyon 2 !
1
Guide de l’ENT de Lyon 2
Avertissements
Utiliser l’ENT de l’Université Lumière Lyon 2 ne nécessite aucune
installation particulière ; il fonctionne avec tout navigateur et tout système
d’exploitation (Windows, Mac OS ou Linux)
Toutefois, nous vous recommandons d’utiliser le navigateur Firefox issu
du projet Mozilla qui présente l’avantage de fonctionner de façon
identique sur les principaux systèmes d’exploitation actuels.
Vous pouvez le télécharger quel que soit votre système d’exploitation à
l’adresse suivante : http://www.mozilla-europe.org/fr/
Les informations contenues dans ce guide sont valables à la date du
1er juillet 2009. Cela signifie qu’au cours de l’année universitaire 20092010 des changements peuvent intervenir dans l’architecture et l’interface
de l’ENT.
Ce sera notamment vrai pour le Bureau virtuel dont vous pouvez déjà
tester la nouvelle interface utilisateur en vous connectant directement à
l’adresse suivante :
http://bureau.univ-lyon2.fr
Vous aurez alors le choix entre l’interface classique (celle qui est décrite
dans ce guide) et la nouvelle interface.
Toutes les modifications de l’ENT qui interviendront en cours d’année
universitaire feront l’objet d’annonces sur les différents sites Web de
l’université.
2
Sommaire
Sommaire
PRESENTATION DE L’OUVRAGE
AVERTISSEMENTS
1 2 PARTIE I
6 PRISE EN MAIN DE L’ENT-LYON 2
6 CONCEPTS GENERAUX
1. Environnement Numérique de Travail
2. Le navigateur comme moyen d’accès universel à l’information
3. Accessibilité
SE CONNECTER
1. Page d’accueil de votre ENT
2. Connexion sécurisée par mot de passe
3. Recommandation
4. Déconnexion de l’ENT-Lyon 2
INFORMATION
1. Le site institutionnel
2. Le Web étudiant
3. L’intranet
4. Les sites de chaque composante
5. La WebTv
COMMUNICATION
FORMATION
7 7 8 8 9 11 12 13 13 14 14 15 17 17 18 19 22 22 22 23 1. Présentation
2. Les utilisateurs
3. Les ressources numériques
DOCUMENTATION
24 24 29 1. Les ressources
2. Le plagiat
E-ADMINISTRATION
37 3
Sommaire
PARTIE II
39 DESCRIPTIF DES OUTILS DE L’ENT
39 COMMUNICATION-BV
1. La notion de groupe
2. Comptes
3. Principes généraux de navigation
4. Paramétrages initiaux
5. Comment trouver de l’aide ?
40 40 41 42 44 46 6. Le courrier 46 7. Groupes 83 8. Calendriers 94 9. Carnet d’adresses 107 10. Documents 113 11. Forum 124 12. Tâches 126 13. Notes 129 14. Favoris 131 15. Wiki 135 16. Annuaires 138 17. Appels téléphoniques 139 18. Rappels 141 19. Services 141 20. Sécurité 142 21. Aide 142 22. Mon compte 23. Autres outils
143 145 24. Utilisation avec d’autres terminaux 146 4
Guide de l’ENT de Lyon 2
FORMATION
SERVICES NUMERIQUES
1. Podcast
2. Carte Cumul
3. Copieur numérique connecté
4. WIFI Lyon 2 5. Salles de libre accès informatique
6. Services individualisés
NOTES PERSONNELLES
147 157 157 162 163 164 168 169 170 5
Partie I
Prise en main
de l’ENT-Lyon 2
Prise en main de l’ENT de Lyon 2
Concepts généraux
1. Environnement Numérique de Travail
La micro-informatique, d’abord outil de travail personnel, est devenue un
outil de communication grâce au développement des réseaux.
L’environnement de chaque utilisateur a évolué dans le sens d’un ENT.
Un ENT se définit comme étant un dispositif global fournissant à une
personne donnée un ensemble d’outils et de services numériques en
rapport avec son activité depuis tout point d’accès à l’Internet. C’est
un point d’entrée pour accéder au système d’information de
l’établissement, de l’institution, de l’entreprise ou de l’école dont
l’usager dépend.
L’ENT de Lyon 2 est un ensemble constitué de cinq familles d’outils :
un portail étudiant, un intranet, un extranet et une
WebTV pour se tenir au courant de la vie étudiante,
Information
institutionnelle, culturelle et pédagogique.
Communication
Un bureau virtuel, véritable assistant personnel en
ligne pour échanger, stocker, partager, s’organiser
seul ou à plusieurs.
Formation
des outils et des ressources pour découvrir,
comprendre, apprendre, s’évaluer.
Documentation
un point unique d’accès aux catalogues des
bibliothèques, bases de données documentaires,
encyclopédies et dictionnaires.
les contrats pédagogiques, relevés de notes,
E-administration certificats de scolarité et emploi du temps en un clic
de souris.
Certaines composantes de cet ENT sont accessibles sans authentification,
d’autres avec authentification (accès à des informations personnalisées)
qui nécessiteront la saisie de votre login et votre mot de passe (remis lors
de votre inscription à l’université).
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Se connecter
2. Le navigateur comme moyen
d’accès universel à l’information
L’accès à l’ENT se fait par le biais d’un navigateur Internet. Ce dispositif
logiciel devient, au fil du temps, un moyen d’accès unique et universel
aux informations de toute nature. Dans la mesure où les navigateurs sont
présents dans tous les environnements, cette caractéristique permet de ne
pas être lié à un quelconque système d’exploitation, ce qui signifie que
l’ENT est disponible sur de nombreuses plateformes (Windows, Mac OS,
Unix, Linux, etc.), ainsi que sur la plupart des terminaux mobiles (PDA et
téléphones mobiles).
3. Accessibilité
L’Université Lumière Lyon 2, soucieuse d’apporter des services au plus
grand nombre dans le respect des spécificités de chacun a choisi de mettre
l’accent sur l’accessibilité de ses services numériques.
L’accessibilité est ici comprise dans son sens le plus large : permettre à
chacun d’accéder aux informations et aux services quels que soient les
contraintes techniques et les choix technologiques (libre choix du
terminal, du navigateur et du système d’exploitation) ou encore les
handicaps des utilisateurs.
L’Université tente ainsi de se conformer à la loi n° 2005-102 du 11 février
2005 « pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la
citoyenneté des personnes handicapées » qui est publiée au Journal
Officiel n° 36 du 12 février 2005.
« Les services de communication publique en ligne des services de l'Etat,
des collectivités territoriales et des établissements publics qui en
dépendent doivent être accessibles aux personnes handicapées.
L'accessibilité des services de communication publique en ligne concerne
l'accès à tout type d'information sous forme numérique quels que soient le
moyen d'accès, les contenus et le mode de consultation. Les
recommandations internationales pour l'accessibilité de l'internet doivent
être appliquées pour les services de communication publique en ligne. »
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Se connecter
Pour vous connecter à l’ENT, il suffit de disposer d’un ordinateur relié à
Internet, d’un navigateur (Internet Explorer, Netscape, Safari, Mozilla,
Firefox, etc.), de l’identifiant (en anglais, login) et du mot de passe qui
vous ont été affectés.
Les étudiants ont accès à l’ENT à partir du portail étudiant disponible à
l’adresse : http://etu.univ-lyon2.fr/.
Les personnels de l’université ont aussi accès à l’ENT depuis l’adresse :
http://intranet.univ-lyon2.fr/.
Pour accéder aux composantes de votre ENT, vous devez d’abord vous
authentifier en saisissant votre login et votre mot de passe dans la zone
Identification sous la barre d’outils.
Quand l’authentification est réussie, le pictogramme représentant un
cadenas ouvert devient un cadenas fermé et l’icône située à sa droite
change également (la personne avec un point d’interrogation devient une
porte de sortie). À la place de la zone d’identification, un message indique
que vous êtes connecté.
Il vous suffit ensuite de cliquer sur l’icône de l’outil désiré.
retour page d’accueil :http://etu.univ-lyon2.fr/ ;
accéder au Bureau Virtuel (BV) ;
accéder à la plate-forme de cours ;
accéder à votre scolarité ;
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Se connecter
accéder au dictionnaire Le Robert ;
accéder au traducteur Collins ;
accéder à l’Encyclopædia Universalis ;
accéder aux ressources numériques ;
accéder à la WebTv Lyon2 ;
solliciter la « hotline » étudiant ;
gérer votre profil.
Une fois authentifié, vous aurez accès à tous les outils de l’ENT :
BV, scolarité, plate-forme de cours en ligne, encyclopédie, etc.
Les personnels de l’Université peuvent également utiliser le
portail étudiant pour se connecter à leur ENT.
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1. Page d’accueil de votre ENT
Après authentification, une page apparaît.
Cette page est personnelle et contient pour sa partie centrale :
• les informations vous concernant (nom, prénom, adresse
électronique) ;
•
les contributions que vous pouvez faire;
• les dernières annonces de jobs ;
• les dernières infos.
Dans la partie de droite, vous avez votre bureau virtuel et les
contributions que vous avez faites avec bien évidemment les composantes
de l’ENT en partie supérieure.
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Se connecter
2. Connexion sécurisée par mot de passe
L’accès à l’ENT de Lyon 2 est sécurisé : un identifiant et un mot de passe
sont exigés pour vous connecter. Tous les étudiants inscrits à Lyon 2
possèdent un identifiant et un mot de passe qui leur permet d’accéder aux
services numériques de l’ENT (BV, plate-forme de cours en ligne, etc.).
Dans le cas où l’étudiant ne connaît ni son identifiant ni son mot de passe,
il doit se rendre à l’adresse suivante : http://etu.univ-lyon2.fr et suivre la
procédure décrite ci-dessous :
1-Cliquez sur l’icône Gérer votre profil
d’icônes située en haut à droite de l’écran.
qui se trouve dans la barre
2-Une fenêtre d’authentification apparaît. Cliquez sur Mot de passe
)
oublié ? (sous
3-La fenêtre ci-dessous apparaît. Indiquez votre numéro d’étudiant et
votre date de naissance dans les champs correspondants, puis cliquez sur
suite.
4-Cliquez sur Suite et suivez les instructions.
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Problème d’identifiant ou de mot de passe ?
Si vous êtes étudiant et que vous n’arrivez pas à vous connecter
à votre ENT en raison d’un problème d’identifiant ou de mot de
passe, rendez-vous dans une salle de libre-service informatique
et demandez de l’aide à un moniteur.
Pour se connecter à l’ENT, les personnels de l’Université utilisent le
couple habituel identifiant / mot de passe qui leur sert pour accéder à
l’intranet ainsi qu’à leur messagerie.
Déconnexion d’un système authentifié
Quelle que soit la méthode que vous employez pour vous
connecter à l’ENT, il est très important de bien vous déconnecter
une fois que vous avez terminé votre session de travail. Cette
précaution d’usage est indispensable si vous vous connectez à
votre ENT depuis un ordinateur qui n’est pas le vôtre (salle de
libre-service informatique, cybercafé, bibliothèque, machine d’un
ami, etc.). Si vous ne le faites pas, la personne qui utilisera
après vous la machine sur laquelle vous étiez en train de
travailler pourrait usurper votre identité numérique et dans le
pire des cas commettre des délits qui vous seraient reprochés.
3. Recommandation
À l’inscription à l’Université, il vous est attribué un identifiant et un mot
de passe. Lors de votre première connexion, nous vous recommandons de
changer et de sécuriser votre mot de passe.
Pour cela, cliquez sur l’icône : gérer mon profil
. Puis cliquez sur Mot
de passe et suivez les instructions. Celui-ci doit comporter :
• au moins six à huit caractères,
• seulement des lettres de l’alphabet latin sans accents et des chiffres,
• les lettres majuscules sont distinguées des minuscules.
4. Déconnexion de l’ENT-Lyon 2
Pour vous déconnecter de l’ENT, cliquez sur l’icône représentant une
porte de sortie ( ) située en haut à droite de la barre d’outils du portail
étudiant.
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Information
Information
L’information passe par :
- le site institutionnel de l’université : http://www.univ-lyon2.fr/;
- le Web étudiant : http://etu.univ-lyon2.fr;
- l’intranet : http://intranet.univ-lyon2.fr/;
- les sites web de chaque composante (par exemple : http://filtre.univlyon2.fr);
- la WebTv et la baladodiffusion : http://webtv.univ-lyon2.fr/.
1. Le site institutionnel
Pensé comme un outil de communication et d'information, le site, avec
deux millions de connexions par mois, est à l'image de la dimension
internationale de l'Université, en mettant l'accent sur la recherche et la
formation. Dans le contexte international, le site présente aussi une
version anglaise de plus de deux cents pages.
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Côté image, la charte graphique et la ligne éditoriale ont été conçues pour
mettre en valeur les ressources de l'Université ou bien encore l'insertion
en "Une" d’informations urgentes ou utiles (formations en période de préinscription, publicités pour des services comme le wifi...). L’orientation
« webzine » du site permet une participation de tous aux articles publiés à
travers les forums.
Côté navigation, 6 profils sont proposés pour être au plus près des
informations. L'accès direct permet de naviguer entre les services et les
sites des différentes facultés. Enfin les menus proposent des parcours
synthétiques et intègrent la baladodiffusion (podcasts).
2. Le Web étudiant
Le Web étudiant, c'est plus de 3 000 connexions par jour et des dizaines
de bons plans sur les sujets qui intéressent les étudiants.
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Information
Vous avez des questions :
• sur les différents services de l’Université Lumière Lyon 2 ;
• sur les bourses, les études à l’étranger, les associations.
Vous avez besoin d’un job, de ressources documentaires en ligne,
d’informations sur les activités sportives et culturelles du campus, de la
région, ou une envie de publier vos écrits et de vous confronter aux
regards des autres alors le Web-étu est fait pour vous.
Le Web-étu se veut un média interactif où les étudiants peuvent trouver
des infos pratiques, s’exprimer et poser directement leurs questions sur les
forums attachés à chaque article. Simple participation en réaction, ou
implication plus profonde en intégrant l’équipe rédactionnelle pour une
première expérience journalistique, le Web-étu est définitivement ouvert à
vos besoins et vos envies.
Au programme, vous avez accès à 6 rubriques :
• MAG : Pour suivre l'actualité de l'Université au jour le jour et traiter
des sujets qui font partie du quotidien sur le campus ;
• HOP : Pour s'extérioriser les muscles et les neurones avec une
sélection des sorties sportives et culturelles en cours et à venir sur la
région ;
• UTILE : Pour tout savoir sur les services que propose l'Université, les
bourses, la santé, les annonces jobs, les associations... ;
• TRIBU : Où tout le monde peut s'exprimer à travers la création
littéraire, faire partager ses récits de voyage, ses coups de gueule, ses
coups de cœur ou ses bons plans, mais également passer ou répondre
à une petite annonce (logement, covoiturage ou divers) ;
• DOC : Toute l'actualité des bibliothèques, les ressources
documentaires en ligne, des thèses aux catalogues des bibliothèques ;
• SOS : Toutes les informations pour une bonne utilisation des outils
de l’ENT.
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3. L’intranet
Outil pour les personnels, l'intranet est le portail pour connaître
l'Université, son organigramme, sa composition, la gestion des
personnels, l'organisation de la scolarité et l'activité des conseils.
Attention, l’authentification est nécessaire pour le consulter.
4. Les sites de chaque composante
L'information en direct des facultés : Avec un système d’information
commun, et une présentation similaire entre tous les sites, retrouvez les
dernières actualités de votre composante, les derniers comptes-rendus, les
enseignements détaillés, les ressources de formation et tous les contacts
utiles.
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Information
5. La WebTv
La WebTV, c'est une caméra à l'affût des événements et des news de
l'Université Lumière Lyon 2 accessible via le portail étudiant (etu.univlyon2.fr) et le site Internet de l'Université (www.univ-lyon2.fr).
Créée en 2002, la WebTV a réellement pris son essor en 2004 en offrant
une production plus importante. Ses programmes reflètent la vie
universitaire en temps réel.
Avec plus de 500 sujets traités depuis sa création, elle intègre aussi des
productions d’étudiants, des courts-métrages de 5 à 6 minutes réalisés par
des étudiants de 2ème année en études de cinéma.
La WebTV comporte 5 chaînes thématiques :
• Institutionnel : informations, actualité de l'Université, vie
institutionnelle ;
• Étudiants: vie étudiante, associations, informations pratiques ;
• Libre expression : créations étudiantes ;
• Recherche : colloques, journées d'études, laboratoires, grandes
conférences ;
• Formation : conférences, formations en ligne, cours.
La WebTV propose également une fonctionnalité de baladodiffusion (ou
podcasting). Pour en savoir plus reportez vous à la partie II.
Plus d’infos sur http://webtv.univ-lyon2.fr/
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Communication
Pour communiquer, vous utilisez votre Bureau Virtuel ( ). Il se
compose d’une série d’outils qui facilitent l’organisation de votre travail
et de vos données personnelles. Nous passons rapidement en revue
chacun de ces outils afin que vous ayez une vue d’ensemble des
fonctionnalités du BV.
Ces outils sont classés en deux catégories :
• les outils principaux dont l’utilisation est en général
quotidienne ;
• les autres outils dont l’emploi est moins courant.
Cette première visite est réalisée à partir des écrans que vous rencontrerez
lors de vos connexions au bureau virtuel et dont les outils sont explicités
dans la partie II.
L’onglet Bureau virtuel présente les outils principaux du BV. Vous
trouverez ci-dessous une courte description de chacun de ces outils :
•
Courriers : il s’agit de l’outil de messagerie qui sert à envoyer,
recevoir, organiser et stocker des courriers électroniques ;
19
Communication
• Documents : dans cet espace, vous pouvez stocker vos
documents personnels et éventuellement les partager avec
d’autres utilisateurs du BV ;
• Carnet d’adresses : cet outil permet d’organiser, sous forme de
fiche, les informations sur vos contacts personnels ou
professionnels ;
• Annuaires : grâce à cet outil, vous pouvez interroger l’annuaire
des étudiants et des personnels de Lyon 2. Une fonction permet
d’importer automatiquement les informations de l’annuaire dans
votre carnet d’adresses personnel ;
• Calendriers : cet outil sert à gérer vos rendez-vous. Il est
également possible de planifier des réunions au sein d’un groupe
en envoyant automatiquement des invitations ;
• Tâches : dans cet outil, vous enregistrez les tâches personnelles
que vous avez à accomplir ou bien vous assignez des tâches aux
membres d’un groupe ;
• Forum : Si vous appartenez à des groupes, vous allez pouvoir
communiquer par écrit avec l’ensemble des membres d’un
groupe en proposant des sujets de discussion ou bien en
participant aux débats qui sont déjà lancés ;
• Chat : outil de messagerie instantanée, le chat permet de
communiquer de manière interactive avec les membres d’un
groupe auquel vous appartenez ;
• Bloc-notes : cet outil vous permet de rédiger des notes que vous
pouvez éventuellement partager avec des membres d’un groupe ;
• Favoris : dans cet outil, vous allez pouvoir stocker les liens
hypertexte que vous utilisez fréquemment. Vous pourrez aussi
partager ces liens avec des membres de votre groupe ;
• Wiki : cet outil vous permet de créer un mini site Web au sein de
votre bureau virtuel ;
• Aide : comme son nom l’indique, cet outil fournit une aide en
ligne sur les différentes fonctions du logiciel.
L’onglet Autres outils présente une série d’outils dont l’usage est moins
courant. Vous trouverez ci-dessous une courte description de chacun de
ces outils :
•
•
Rappels : tous les événements saisis dans un agenda peuvent
faire l’objet d’un rappel. Les rappels vous sont notifiés soit par
courrier électronique soit par SMS ;
WAP : si vous possédez un téléphone mobile WAP, vous
pouvez accéder à votre bureau virtuel grâce à ce protocole de
20
•
•
•
•
•
communication. Vous n’avez alors plus besoin d’un ordinateur
relié à Internet pour consulter les informations du BV : votre
téléphone mobile suffit ;
Appels téléphoniques : cet outil permet de garder la trace des
appels téléphoniques que vous avez reçus et des actions qui en
découlent ;
Synchronisation : si vous possédez un assistant numérique
personnel de type Palm ou Pocket PC, vous pouvez synchroniser
les données de votre PDA avec celles du bureau virtuel ;
Importer vos contacts : si vous possédez le logiciel Outlook
(version 97, 98, 2000, 2002, 2003 ou Express), vous pouvez
importer vos contacts dans le BV. Vous pouvez aussi réaliser
une importation à l’aide d’un fichier texte séparé par des
virgules ;
Sécurité : cet outil vous explique comment vous connecter de
manière sécurisée à votre bureau virtuel ;
Services : cet outil permet de rechercher des informations sur
Internet en utilisant le moteur de recherche Google. Vous avez
aussi la possibilité de rechercher dans des annuaires.
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Formation
Formation
Pour accéder à la plate-forme de cours, cliquez sur :
.
1. Présentation
La plate-forme permet aux enseignants de diffuser des activités
pédagogiques pour les étudiants. Celles-ci peuvent être de différents types
et les formats de fichiers courants sont gérés (Word, PowerPoint, PDF…).
Elle permet également la diffusion de QCM et d’exercices
d’autoévaluation qui seront utilisés dans la préparation au C2I.
L’enseignant peut diffuser une activité donnée à un ou à plusieurs
étudiants pour une période de diffusion donnée.
Des bilans permettent aux enseignants, aux tuteurs de suivre l’activité des
étudiants et leurs résultats aux tests proposés dans la plate-forme.
2. Les utilisateurs
Il existe trois « profils » correspondant à trois types d’utilisateurs
distincts :
• l’étudiant ;
• l’enseignant ;
• le tuteur.
L’étudiant consulte les activités diffusées par les enseignants pour les
enseignements et les groupes auxquels il est inscrit dans la plate-forme.
L’enseignant est le seul à pouvoir alimenter la plate-forme en activités
pédagogiques.
22
Le nombre d’enseignement et de groupe gérés par l’enseignant est
illimité. L’enseignant peut également partager un enseignement ou un
groupe avec d’autres enseignants. Il a la possibilité de suivre les étudiants
grâce aux bilans : nombre de connexions et de consultations, résultats aux
activités de type « test »…
Le tuteur est un étudiant qui peut consulter les bilans des étudiants placés
sous sa responsabilité, mais il ne peut pas alimenter la plate-forme.
Dans cet ouvrage, seul le point de vue de l’étudiant sera abordé.
Outre les ressources de formation mises à votre disposition par vos
enseignants, vous disposez d’éléments de formation dans la rubrique
).
ressources numériques (
Dans la colonne de droite, vous disposez de ressources pour :
- les langues avec Tell me more, 7 langues à portée de clic ;
- le C2i avec Taptouche, C2imes.
Taptouche et Tell me more nécessitent une identification à l’aide de vos
identifiant et mot de passe, car celles-ci font partie intégrante de votre
ENT. Elles sont disponibles pour tous les étudiants de l’Université
Lumière Lyon 2.
23
Documentation
Documentation
1. Les ressources
La documentation, pour un étudiant, un enseignant, un chercheur ou un
personnel administratif de l'Université, peut être définie comme
l'ensemble des ressources textuelles et factuelles dont il peut avoir besoin.
Cette documentation peut prendre de nombreuses formes, et être
disponible sous différents supports.
L'évolution de la société, avec le développement des technologies
informatiques, a conduit à la diversification des supports de la
documentation : aujourd'hui, on ne trouve plus seulement dans les
bibliothèques de la documentation en format papier traditionnel, mais de
plus en plus de ressources en format électronique, le plus souvent
accessibles à distance via le réseau Internet.
La documentation électronique souscrite ou sélectionnée par le Service
Commun de la Documentation (SCD) de l'Université Lumière Lyon 2 est
signalée dans le catalogue du SCD, et dans les rubriques « Documents
électroniques » des portails web de l'Université.
Ces documents sont réservés à l'usage des étudiants, enseignants et
personnels de l'Université Lyon 2. Ils peuvent être consultés depuis tout
poste informatique situé sur l'un des deux campus. Un certain nombre
sont aussi consultables à distance avec les login et mot de passe de l'ENT
Lyon 2.
Nous ne présentons, dans ce guide, qu’une partie des ressources
disponibles dans le volet documentaire de l’ENT : l'Encyclopaedia
Universalis en ligne, le dictionnaire bilingue Collins-Lexibase, le
dictionnaire de la langue française le Petit Robert en ligne. Vous
retrouverez ces ressources et bien d’autres encore dans les ressources
numériques (
) et dans les rubriques «Documentation» des portails
web de l'Université.
L'Encyclopaedia Universalis :
En ligne, c'est une somme de connaissances accessibles dans leur
intégralité à toute la communauté universitaire de Lyon 2. Grâce à cet
outil, vous pouvez consulter plus de 30 000 articles couvrant l'ensemble
des domaines de la connaissance. Signés par 4 000 auteurs prestigieux,
24
dont plusieurs prix Nobel, les textes sont reliés entre eux par un réseau
"intelligent" de plus de 350 000 liens hypertextes qui balisent des dizaines
de milliers d'itinéraires.
L'Encyclopaedia Universalis est à utiliser pour faire le point sur un sujet
et pour débuter une recherche.
En cliquant sur l’encyclopédie (
), vous pourrez vous connecter à
l’Encyclopedia Universalis avec l’interface suivante :
La première page vous permet de découvrir les ressources sélectionnées
en fonction de l’actualité (éphémérides, dossier du mois, …) et de
disposer d’un moteur de recherche simplifié.
Vous pourrez également faire des recherches en mode « expert » (avec
opérateurs booléens par exemple), accéder en mode alphabétique ou
thématique et même disposer d’un dictionnaire.
Celui-ci est accessible depuis les articles au sein de l’encyclopédie afin de
vous permettre de saisir la signification de tous les mots.
Une aide en ligne contextuelle est disponible en haut à droite (cliquez sur
le point d’interrogation).
25
Documentation
Le dictionnaire bilingue Collins-Lexibase :
Collection électronique de 5 dictionnaires : dictionnaire général de la
langue anglaise et des noms propres, dictionnaires bilingues françaisanglais, français-allemand, français-italien et français-espagnol.
Le dictionnaire Collins-Lexibase en ligne est également accessible à tout
instant sans interrompre le travail en cours. Parmi les nombreuses
possibilités de cet outil on peut citer :
• des fonctions de recherches avancées puissantes ;
• une recherche alphabétique avec suggestions simultanées (mots mal
orthographiés, variantes...) ;
• la possibilité de rechercher un mot ou une expression étendue à
l'ensemble du dictionnaire ;
• une fenêtre de détail pour consulter un mot sans quitter l'entrée en
cours ;
• la traduction d'une chaîne de texte français en anglais, espagnol,
allemand, italien et réciproquement.
), vous obtenez l’interface des
En cliquant sur le traducteur (
dictionnaires Collins Lexibase.
Vous pourrez ainsi choisir un couple de traduction parmi les 4 suivants :
• Français - Allemand
• Français - Anglais
• Français - Espagnol
• Français - Italien
26
Vous aurez également un lien direct sur un dictionnaire de définitions en
anglais qui permettra aux non-spécialistes de travailler efficacement.
Vous pourrez choisir la langue de votre interface et définir les paramètres
d’affichage ainsi que des guides d’expression pour certaines langues.
Le Petit Robert :
Dictionnaire de la langue française (version en ligne du Petit Robert
2001) offrant un accès aux définitions, pluriels, transcriptions phonétiques
et étymologies de mots. Les définitions sont illustrées par des exemples,
expressions ou des citations et sont enrichies de renvois analogiques. Il
est possible d'afficher la conjugaison de tous les verbes et d'écouter la
prononciation de plus de 12 000 mots difficiles.
Le Petit Robert en ligne permet d'accéder à :
• 60 000 mots ;
• 180 000 exemples ;
• 41 000 citations ;
• 150 000 renvois analogiques.
), vous accédez, dans une
En cliquant sur l’outil dictionnaire (
nouvelle fenêtre, à l’interface du dictionnaire de français « le Petit
Robert ».
27
Documentation
La fenêtre en haut à gauche vous permet de saisir le mot à rechercher. En
cliquant sur la loupe à droite de la fenêtre de saisie, vous obtenez la liste
des définitions et des expressions relatives à ce mot.
La partie droite de la fenêtre vous présente la définition incluant
l’étymologie, les contraires, les homonymes, les citations et les exemples
d’expressions.
En cliquant sur les ressources numériques (
), vous obtenez le
catalogue des ressources disponibles en art, sociologie, droit…
Pour avoir plus d’informations, nous vous encourageons à vous connecter
au web-étu et à télécharger le Guide Lyon 2 de la documentation
électronique dans onglet Doc, rubrique "utiliser la doc".
Ce document est composé de quatre parties :
• Définition de la documentation ;
• Les catalogues ;
• Quels textes en ligne ;
• Les bibliographies et les sommaires des revues.
28
2. Le plagiat
Le texte qui suit est directement inspiré des ressources proposées par le
Service d'Appui au Succès Scolaire (SASS) de l’Université d'Ottawa au
Canada.
Il vous est proposé avec l’aimable autorisation de Madame Marie-Lise
Blain, responsable du Centre d'Aide à la Rédaction des Travaux
Universitaires (CARTU) http://www.sass.uottawa.ca/redaction/trousse/
Attention au plagiat* !
c’est facile et c’est tentant
... mais ça peut coûter cher** !
* Plagier, c’est emprunter les mots ou les idées de quelqu’un d’autre sans
en mentionner le nom et/ou sans mettre les mots empruntés entre
guillemets (« ... »).
** Plus de 10 infractions examinées par la section disciplinaire de
l’université depuis la rentrée 2006. Consulter le règlement général de la
scolarité de l’Université Lumière Lyon 2 sur www.univ-lyon2.fr, rubrique
formation, documents utiles.
Avant d’insister sur les aspects éthiques du plagiat, ce bref rappel des
textes en vigueur a pour objet de vous informer des sanctions prévues par
l'article 40 du décret n° 92-657 du 13 juillet 1992 modifié relatif à la
procédure disciplinaire dans les établissements publics d'enseignement
supérieur placés sous la tutelle du ministre chargé de l'enseignement
supérieur.
Les sanctions encourues en cas de plagiat sont les suivantes :
- avertissement ;
- blâme ;
- exclusion de l'établissement pour une durée maximum de 5 ans.
Sanction prononcée avec sursis si l'exclusion n'excède pas 2 ans ;
- exclusion définitive de l'établissement ;
- exclusion de tout établissement public d'enseignement supérieur pour
une durée maximum de 5 ans ;
- exclusion définitive de tout établissement public d'enseignement
supérieur.
Depuis le début de l’année 2007, tous les enseignants ont accès au sein de
leur ENT à un puissant outil de détection de plagiat dans les copies ou les
mémoires qui leur sont remis. Nous vous encourageons vivement à
29
Documentation
respecter au mieux les règles proposées ci-dessous et à prendre contact
avec vos enseignants si vous avez un doute sur le bien fondé de vos
pratiques.
Au-delà des aspects réglementaires, avoir une attitude responsable face au
plagiat c’est respecter la communauté intellectuelle dont vous faites partie
en tant qu’étudiant, dans les normes qui la gouvernent.
Cela signifie que vous êtes garant de l’honnêteté et de la qualité du travail
que vous soumettez à vos pairs et aux enseignants.
Les droits de la propriété intellectuelle doivent être respectés en
reconnaissant de façon convenable la propriété de tout mot, phrase ou
idée utilisés dans la rédaction des travaux universitaires et en attribuant le
mérite à l’auteur original.
LE PLAGIAT
Le plagiat à l’écrit est le mauvais usage de documentation et de sources.
Que ce soit intentionnel ou non, ne pas attribuer le mérite à toute source
dont vous prenez des mots, idées ou concepts, y compris l’un de vos
travaux déjà soumis, représente un acte de plagiat.
COMMENT ÉVITER LE PLAGIAT
PLAGIER, c’est voler les mots, les idées ou les statistiques d’une autre
personne en les faisant passer pour les vôtres. La traduction partielle ou
totale des textes d’autrui constitue une forme de plagiat si la source n’est
pas indiquée.
Évidemment, on ne peut pas toujours être original. Il est donc tout à fait
normal de s’inspirer des écrits et des pensées des autres. Cependant, il
faut le faire de façon acceptable afin de ne pas se rendre coupable de
plagiat.
PRINCIPES ET RÈGLES
• Tout emprunt cité textuellement doit être placé entre guillemets et
accompagné d’une référence complète (nom de l’auteur, date, pages).
• Les textes consultés sur Internet font partie des sources qu’il faut citer.
• Tout emprunt d’idées doit être accompagné d’une référence complète.
• Il est inacceptable de paraphraser les mots d’un autre en les faisant
passer pour les vôtres.
30
DEUX RÈGLES ÉLÉMENTAIRES :
1. Si vous utilisez les mots, les données, etc. de quelqu’un d’autre, mettez
le passage que vous citez entre guillemets et fournissez la référence
complète.
2. Si vous empruntez les idées de quelqu’un d’autre, donnez la référence
complète.
Vous devez référencer correctement toute information que vous prenez
d’une autre source, que ce soit d’un livre, d’un périodique, d’un film,
d’un ami, ou de notes de cours.
C’est votre responsabilité, en tant qu’étudiant, de connaître et de
comprendre la politique de l’Université sur la fraude scolaire. Les
règlements s’appliquent, que le plagiat soit volontaire ou non. « Je ne
savais pas » n’est pas une excuse acceptable.
LE PLAGIAT PREND PLUSIEURS FORMES DONT :
• Se servir des mots ou des idées d’un auteur sans les référencer de façon
adéquate;
• Ne pas placer entre guillemets les mots tirés d’une autre source;
• Faire le travail pour quelqu’un d’autre ou que quelqu’un d’autre le fasse
pour vous;
• Falsifier ou inventer de l’information ou des données;
• « Copier et coller » d’Internet.
IL Y A PLUSIEURS AVANTAGES À APPRENDRE À ÉVITER LE
PLAGIAT DONT :
• Pouvoir bien construire un travail et intégrer les sources correctement ;
• Améliorer votre propre style de rédaction ;
• Développer votre faculté d’analyse et votre pensée critique;
• Établir clairement la distinction entre les idées des autres et votre propre
analyse ;
• Créer une bonne image de vous-même en tant que rédacteur ;
• Prévenir la fraude scolaire involontaire.
BIEN UTILISER LES DONNÉES INITIALES
Il y a différentes façons d’utiliser des données initiales
1. Citer
• Le but de citer est d’appuyer votre propre argument.
• Prenez les mots exacts d’un auteur et placez-les entre guillemets.
• La citation est différente de la paraphrase ou du résumé car elle utilise
les mots de l’auteur original.
31
Documentation
Important :
• Soyez fidèle à l’original; il n’y a aucune place pour l’erreur dans la
citation.
• Utilisez les citations avec modération.
2. Résumer
• Le but est simplement de rapporter de façon succincte des propos d’un
auteur sans donner de détails ou d’exemples.
• Condensez le sens d’un plus grand texte dans un format plus concis en
utilisant vos propres mots.
• Lorsque vous résumez, respectez le même ordre d’idées que l’original.
Important :
• Respectez l’intention de l’auteur original.
• Utilisez seulement les éléments les plus importants ou pertinents du
texte.
• Placez les termes clés de l’auteur entre « guillemets » ou en italique
pour montrer qu’ils ne sont pas les vôtres.
3. Paraphraser
• Le but est de reformuler les propos d’un auteur afin d’appuyer votre
propre argument.
• Condensez la documentation dans un format concis en utilisant vos
propres mots.
• Soyez original avec la documentation. Utilisez votre propre style sans
changer le sens du texte original.
Important :
• Soyez sélectif. Utilisez seulement ce dont vous avez besoin.
• Placez les termes clés de l’auteur entre « guillemets » ou en italique
pour indiquer qu’ils ne sont pas les vôtres.
FAIRE RÉFÉRENCE AUX SOURCES
Introduisez toujours la documentation avec une phrase d’introduction (ex.
: dans un article récent, Jeannin a déclaré…) et fournissez la référence
dans le texte et dans la bibliographie.
Le style de présentation des références de l’information varie souvent
d’une faculté à l’autre, d’un programme à l’autre et même d’un professeur
à l’autre. Demandez à votre professeur quel style vous devez utiliser, puis
consultez les documents ou les autres ressources disponibles au sein de
votre faculté.
N.B. Les images, statistiques, graphiques et tableaux, y compris leur
format, ne peuvent être utilisés sans la référence adéquate. De plus, cela
est souvent vrai pour les logiciels et les codes informatiques spécifiques.
32
EST-CE QU’IL Y A DES SOURCES QUI N’EXIGENT PAS DE
RÉFÉRENCE ?
Vos propres idées n’exigent pas de référence. Toute conclusion que vous
tirez de votre recherche ou tout élément qui est le fruit de votre propre
réflexion représente votre idée.
Un travail qui a déjà été soumis est une exception. Vous devez en
indiquer la référence comme pour n’importe quelle autre source.
Si votre idée est semblable à celle d’un autre auteur, indiquez clairement
dans votre rédaction que vous avez développé cette idée par vous-même,
mais que vous l’avez retrouvée plus tard dans une autre source (ex. : des
conclusions semblables peuvent être retrouvées dans...).
Les connaissances de base n’exigent pas de référence.
Si l’information répond aux critères suivants, elle est habituellement
considérée comme une connaissance de base :
• Elle apparaît dans plusieurs sources sans référence.
• Elle n’est pas controversée. Cela signifie que l’information est
généralement considérée comme un fait accepté.
• Elle représente, dans le travail, une idée d’importance mineure. Si elle
fait partie de votre hypothèse de travail ou de vos arguments principaux,
ou si elle représente le fondement de votre recherche, elle doit être
référencée.
Si vous avez des doutes à savoir si l’information constitue une
connaissance de base, référencez la source ou consultez votre enseignant.
TRAVAUX DE GROUPE
Il y a deux types de travaux de groupe qui peuvent poser un problème de
plagiat.
1) Travaux de groupe autorisés : dans le cas où le professeur donne
comme projet un travail de groupe, chaque membre du groupe est
également responsable du produit final. Si un de vos partenaires se rend
coupable de plagiat, vous êtes autant responsable que lui et vous pouvez
être sanctionné.
2) Travaux de groupe non autorisés : dans le cas où des étudiants
travaillent ensemble à un projet sans la permission du professeur, le
partage de données et la copie du travail d’un autre étudiant, même si ce
n’est qu’un passage minime, sont considérés comme du plagiat. Chaque
étudiant impliqué peut être sanctionné.
33
Documentation
REMARQUES IMPORTANTES POUR LES ÉTUDIANTS
DIPLÔMÉS
Lorsque vous poursuivez vos études en master ou en doctorat, votre
responsabilité en ce qui concerne la documentation que vous utilisez dans
votre travail et les sources de cette documentation n’en est que plus
grande.
Cette question prend encore plus d’importance dans les deux situations
suivantes :
1) La révision de votre thèse ou de votre mémoire peut occasionner
certaines complications. La ligne de démarcation entre ce qui est
acceptable et ce qui ne l’est pas n’est pas toujours très claire. Demandez à
votre enseignant ou votre directeur de déterminer le niveau de révision
auquel vous avez droit.
2) Le travail effectué en collaboration avec un enseignant comporte ses
propres défis. Il est bon d’établir une entente, avant que le travail
commence, sur qui aura le mérite du travail accompli. Vous avez droit à
ce que vos idées soient protégées, tout comme n’importe quel autre
auteur.
PLAGIAT : MODE D’EMPLOI ET EXEMPLES
Vous voulez vous servir du texte suivant :
Bien qu’elles représentent partout plus de la moitié de la population, les
femmes comptent rarement plus qu’une poignée de représentantes dans la
classe dirigeante politique. Il y a peu d’aspects de la vie en société où la
domination des hommes se fait davantage sentir que dans le domaine
électoral. Depuis quelques décennies, les femmes sont de plus en plus
nombreuses à embrasser des professions traditionnellement réservées aux
hommes; pourtant, l’accession à une charge législative demeure un
objectif inaccessible pour la très grande majorité des Canadiennes.*
* Brodie, Janine avec le concours de Célia Chandler (1991), « Les
femmes et le processus électoral au Canada » dans K. Megyery, Les
femmes et la politique canadienne, Toronto, Dundern Press, 3-4.
CE QUI EST INACCEPTABLE
Vous avez écrit* :
Même si les femmes représentent partout plus de la moitié de la
population, elles comptent rarement plus qu’une poignée de
représentantes dans la classe dirigeante politique. Il y a peu d’aspects de
la vie en société où la domination des hommes se fait davantage sentir
que dans le domaine électoral. Depuis quelques décennies, les femmes
34
sont de plus en plus nombreuses à embrasser des professions
traditionnellement réservées aux hommes; pourtant, l’accession à une
charge législative demeure un objectif inaccessible pour la très grande
majorité des Canadiennes.
Inacceptable parce que l’extrait a simplement été recopié, sans
guillemets ni indication de source.
Vous avez écrit* :
Même si les femmes constituent plus de 50 % de la population, il est rare
qu’elles possèdent des postes élevés dans le domaine de la politique. En
fait, la domination des hommes peut être plus facilement aperçue dans le
domaine électoral. Cependant, même si, depuis quelques dizaines
d’années, les femmes occupent de plus en plus de postes qui étaient
dominés par les hommes, il demeure qu’il est très difficile pour les
femmes canadiennes d’accéder à des postes législatifs.
Inacceptable parce que les mots sont changés, mais les idées sont
empruntées, et il n’y a aucune référence. (On ne peut pas simplement
remplacer les mots d’un autre par des synonymes).
Vous avez écrit* :
Même si les femmes représentent plus de 50 % de la population, elles
comptent rarement plus qu’une poignée de représentantes dans la classe
dirigeante politique. En fait, c’est dans le domaine électoral que la
domination des hommes se fait davantage sentir. Cependant, même si
depuis quelques dizaines d’années, les femmes occupent de plus en plus
de postes traditionnellement réservés aux hommes, l’accession à une
charge législative demeure un objectif inaccessible pour la plupart des
Canadiennes (Brodie, 1991 : 3).
Inacceptable parce que même si l’auteur, son oeuvre et les pages sont
indiqués, les mots utilisés sont pour la plupart ceux de l’auteur et ils ne
sont pas placés entre guillemets.
* Pour plus d’information au sujet des sanctions et des pénalités qui
résultent d’un acte de plagiat, contactez le service de scolarité de
l’université ou sollicitez le secrétariat pédagogique de votre faculté.
CE QUI EST ACCEPTABLE
Vous avez écrit :
Selon Brodie, « Bien qu’elles représentent partout plus de la moitié de la
population, les femmes comptent rarement plus qu’une poignée de
35
Documentation
représentantes dans la classe dirigeante politique. Il y a peu d’aspects de
la vie en société où la domination des hommes se fait davantage sentir
que dans le domaine électoral ». (1991 : 3)
Acceptable parce que l’extrait est placé entre guillemets et la source est
citée.
Vous avez écrit :
Comme le rappelle Brodie (1991 : 3), de plus en plus de femmes occupent
des postes dominés par les hommes et «l’accession à une charge
législative demeure un objectif inaccessible pour la très grande majorité
des Canadiennes ».
Acceptable parce que :
• Vous avez brièvement exprimé en vos propres termes l’essentiel de
ce que l’auteur a dit en deux phrases.
• Vous avez placé entre guillemets ce que vous avez emprunté
textuellement à l’auteur.
• La source est citée.
Vous avez écrit :
Selon Brodie (1991), même si les femmes accèdent de plus en plus à des
postes jadis dominés par les hommes, elles demeurent très sousreprésentées dans le domaine de la politique.
Acceptable parce que :
• L’idée est résumée en des termes autres que ceux de l’auteur (bonne
paraphrase).
• L’auteur et son œuvre sont cités.
Présentation des références :
• Guide de rédaction des travaux universitaires, préparé par F.-P. Gingras
(Faculté des sciences sociales)
www.sciencessociales.uOttawa.ca/guide-fr.asp.
• Comment éviter le plagiat :
www.socialsciences.uOttawa.ca/pdf/plagiat2.pdf
• « Qui l’a dit ? » Intégrité dans la rédaction : éviter le plagiat :
http://www.sass.uOttawa.ca/redaction/plagiarism-f.pdf
36
E-Administration
), vous accédez à :
En vous connectant à l’outil scolarité (
• vos certificats de scolarité ;
• votre contrat pédagogique ;
• vos relevés de notes ;
• votre emploi du temps si vous êtes en 1ère ou 2ème année ;
• au mode d’emploi.
37
Pour aller plus loin
Pour aller plus loin
Pour vous permettre d’aller plus loin et vous entraîner d’un point de vue
technique, vous trouverez sur le Web-etu de Lyon 2, à l’adresse suivante :
http://etu.univ-lyon2.fr/ rubrique SOS.
• le présent manuel au format PDF ;
• des tutoriels pas à pas ;
• une archive contenant différents fichiers qui vous permettront de
réaliser des manipulations d’imports d’arborescence de fichiers,
d’agenda, de carnet d’adresses, …
38
Partie II
Descriptif des outils
de l’ENT
Communication-BV
Communication-BV
1. La notion de groupe
La notion de groupe est essentielle dans votre BV. C’est grâce aux
groupes que vous allez pouvoir partager des informations et mettre en
œuvre une démarche de travail collaboratif. Attention, le nombre de
groupes est limité en fonction de votre abonnement.
Le créateur du groupe en est l'administrateur et le modérateur. Il est
responsable de son bon fonctionnement et des informations qui sont
postées dans les différents outils.
L’administrateur peut ainsi décider de partager tout ou partie de ses
informations avec les autres membres du groupe. Il définit un droit
d'accès à chacune des données contenues dans ses outils, les rendant
accessibles ou non aux autres membres du groupe.
Il existe 3 types de groupes définis en fonction de la procédure d’adhésion
(accès) et de la présence dans les répertoires publics.
Un groupe ouvert apparaît dans le répertoire public des groupes, la liste
de ses membres est publique et l’adhésion au groupe est libre, chaque
utilisateur peut rejoindre le groupe.
Un groupe fermé apparaît dans le répertoire public des groupes, la liste
de ses membres est publique et l’adhésion au groupe se fait sur invitation
de l’administrateur.
Un groupe privé n’apparaît dans aucun répertoire, la liste de ses
membres n’apparaît pas non plus et l’adhésion au groupe se fait sur
invitation de l’administrateur.
40
Descriptif des outils de l’ENT de Lyon 2
2. Comptes
L’onglet Mon compte permet de définir les paramètres d’utilisation de
votre bureau virtuel. Vous pouvez également consulter vos statistiques
d’utilisation du compte ainsi que modifier votre abonnement. C’est aussi
dans cet onglet que vous pourrez créer une copie de sauvegarde de toutes
les données stockées dans votre bureau virtuel.
Il existe quatre types de comptes dans le bureau virtuel : M, L, XL et
XXL.
Par défaut, les étudiants ont un compte M et peuvent migrer en compte L.
Par défaut, les personnels ont un compte XL et peuvent migrer en compte
XXL. L’illustration suivante liste les différentes capacités de chaque
compte pour chaque outil.
Les étudiants qui souhaitent migrer vers un compte XL, voire
XXL, peuvent en faire la demande auprès des moniteurs des
salles de libre-service informatique.
41
Communication-BV
3. Principes généraux de navigation
Pour accéder aux outils du bureau virtuel et passer d’un outil à l’autre,
trois modes de navigation sont proposés : un accès par la page d’accueil,
un accès par le menu déroulant et un accès par la liste des icônes.
3.1
Accès par la page d’accueil
La page d'accueil, constituée de l’onglet Bureau virtuel, s'affiche quand
vous vous connectez au BV. Elle permet d'accéder directement aux outils
principaux en cliquant sur leur icône ou bien sur le libellé de leur
descriptif ; pour accéder aux autres outils, vous devez cliquer sur un des
trois autres onglets disponibles (Autres outils, Groupes et Mon compte).
42
Le dernier onglet, Infos, permet à l’administrateur d’un groupe d’afficher
des informations. Si des informations sont disponibles, c’est cet onglet
qui est affiché comme page d’accueil.
Quand vous naviguez à l'intérieur du bureau virtuel, vous pouvez revenir
à la page d’accueil en cliquant sur l’icône représentant une maison (
3.2
).
Accès par le menu déroulant
Un menu déroulant, permettant de passer rapidement d’un outil à un
autre, est accessible quand vous naviguez à l'intérieur de votre bureau
virtuel.
Ce menu propose la liste complète des outils disponibles. Choisissez
l’outil du BV que vous souhaitez utiliser. Une nouvelle fenêtre s'ouvre.
Vous êtes à présent sur la page d’accueil de l’outil sélectionné.
Il existe un environnement de travail privé et un environnement de travail
de groupe.
En sélectionnant l’environnement privé, on travaille sur ses données
personnelles ; en choisissant l’environnement d’un groupe, on travaille
sur les données qui sont partagées entre les différents membres d’un
43
Communication-BV
groupe. Le fait de créer des groupes autorise le travail collaboratif,
coopératif et collectif.
3.3
Accès par la liste des icônes
La liste des icônes s'affiche à gauche de l'écran
quand vous naviguez à l'intérieur du bureau
virtuel.
Quand cela est nécessaire, cliquez sur les
boutons Suivant >> ou << Retour pour afficher
d’autres outils.
Pour accéder à l’outil que vous souhaitez
utiliser, cliquez sur son icône.
4. Paramétrages initiaux
4.1
Identifier votre adresse électronique
Initialement, l’outil Courriers utilise l’adresse électronique qui vous a été
attribuée lors de votre inscription à l’Université. Elle est de la forme
[email protected] et c’est cette adresse que vous devez
communiquer à vos correspondants pour qu’ils vous écrivent dans votre
BV.
Vous pouvez demander au BV de relever le courrier correspondant à des
adresses électroniques extérieures (notamment celle de votre fournisseur
d’accès à Internet) en cliquant sur POP3 dans l'outil Courriers.
Vous pouvez enfin utiliser plusieurs identités pour envoyer vos messages
depuis le bureau virtuel.
44
4.2
Compléter vos données personnelles
Il est très important de mettre vos données personnelles à jour car elles
sont utilisées dans différents outils.
4.3
Capacités de votre compte
Votre compte comporte des limites associées aux différents outils. Ces
limites dépendent du type d'abonnement de votre compte (espace de
stockage pour votre boîte aux lettres électronique, nombre de contacts
dans le carnet d'adresses, etc.).
Selon votre abonnement, il vous est possible d'augmenter la capacité de
votre compte en passant à l'abonnement supérieur.
4.4
Groupes
La base de l'utilisation du BV repose sur les notions d'espace privé et
d'espace de groupe. Les données de l'espace privé n'apparaissent pas aux
autres utilisateurs (par exemple, la superposition d'agenda ne fait
apparaître que la durée des événements privés, pas leur contenu).
L'outil Groupes permet de rechercher, gérer ou créer ses propres groupes.
Le partage de données (calendriers, carnets d'adresses, etc.) ne peut
s'effectuer qu'au sein d'un groupe. Vous devez donc rejoindre un groupe
ou en créer un pour partager vos propres données ou accéder à celles d'un
tiers.
La création de groupe permet le travail collaboratif, coopératif et collectif.
Savoir dans quel environnement on se trouve
Une erreur assez commune, quand on commence à utiliser le
bureau virtuel, est de ne pas toujours faire la distinction entre
l'environnement privé et l'environnement de groupe. Par
exemple, on souhaite partager une information avec le groupe et
on la stocke dans son espace privé. L’inverse peut également se
produire : vous stockez une information privée dans l’espace
d’un groupe. Il convient donc de faire particulièrement attention
à l’environnement dans lequel vous êtes quand vous réalisez une
action.
Faites également attention au fait que l’environnement choisi
(privé ou groupe) est conservé lors du passage d’un outil à un
autre.
45
Communication-BV
Pour de plus amples informations, consultez le chapitre Groupes de ce
guide.
4.5
Importer vos données
Vous pouvez saisir vos données une par une, mais si vous possédez déjà
un ordinateur, vous pouvez aussi les importer pour gagner du temps. Vous
trouverez les procédures détaillées d’importation dans chaque partie
concernée.
4.6
Préférences
Vous pouvez personnaliser l'interface en modifiant toute une série de
réglages, regroupés dans l’outil Mon compte, rubrique Préférences.
5. Comment trouver de l’aide ?
Pour trouver de l’aide sur l’utilisation du bureau virtuel, vous pouvez
consulter l’aide en ligne, soit dans l’outil Aide de la page d’accueil du
BV, soit dans le menu d’aide de chaque outil (matérialisé par un point
d’interrogation ou la mention Aide) qui fournit des informations
contextuelles.
6. Le courrier
Le courrier électronique est un outil de communication de plus en plus
utilisé ; envoyer un mail est devenu aujourd’hui un acte banal. Pourtant,
même si les techniques mises en œuvre pour utiliser une messagerie
électronique sont relativement simples, on peut en revanche constater que
les règles d’usage du courrier électronique sont largement ignorées. Dans
ce chapitre, nous allons particulièrement insister sur les bonnes pratiques
du courrier électronique.
46
Même si vous possédez déjà une autre adresse électronique, il
est très vivement conseillé de relever la boîte aux lettres
électronique que l’Université vous a attribuée au moins trois fois
par semaine. En effet, c’est par ce canal que vous seront
communiquées de nombreuses informations : les changements
d’emploi du temps, vos relevés de notes.
Ne confondez pas usage personnel et professionnel.
6.1
Principes du courrier électronique
Il est particulièrement important de comprendre quel chemin prend votre
mail pour aller à son destinataire. Lorsque, avec votre navigateur web,
vous cliquez sur le bouton Envoyer dans la fenêtre d'un message, voici ce
qui se passe. Tout d'abord, le contenu de votre message et les
informations associées (adresse de l'expéditeur, adresses des
destinataires…) sont transmises par votre navigateur à l'ordinateur de
l'université qui héberge le BV. Le BV, qui est un logiciel, stocke le
message et expédie une copie de ce message à une passerelle. Cette
passerelle est un autre logiciel qui vérifie que le message ne contient pas
de virus et le transmet au serveur de messagerie de votre correspondant.
Arrivé au serveur de messagerie de votre correspondant, le message est
certainement vérifié à nouveau et, si tout se passe bien, stocké dans la
boite aux lettres de votre correspondant.
6.2
Différences entre logiciel de messagerie et
navigateur web
Il existe deux manières différentes d'utiliser le courrier électronique. Vous
pouvez utiliser un navigateur web comme Firefox, Safari ou Microsoft
Internet Explorer, ou alors vous pouvez utiliser un logiciel spécifique à la
messagerie (on dit aussi un client lourd).
Il existe de très nombreux logiciels de messagerie. Sous Linux on peut
utiliser Thunderbird, K-Mail, Mozilla-Mail, Pine, etc. Sous Mac OS on
peut utiliser Thunderbird, Mail, Opera, Entourage, etc. Sous Windows on
peut utiliser Thunderbird, Outlook Express (intégré à Internet Explorer),
Outlook (qui fait partie de la suite Office), Eudora, Netscape, etc.
Pour en savoir plus sur les nombreux clients de messagerie
disponibles pour les systèmes d'exploitation Linux, Mac OS et
Windows, consultez l’adresse suivante :
http://www.arobase.org/softs/
47
Communication-BV
Avec un logiciel de messagerie, vous n’avez pas besoin d’être connecté à
Internet pour rédiger vos messages et les lire. Vous devez juste vous
connecter à Internet pour envoyer les messages que vous avez rédigés et
relever votre boîte aux lettres. Tous les messages que vous envoyez et
recevez sont stockés sur le disque dur de votre ordinateur.
En revanche, avec un navigateur web, lorsque vous utilisez l'outil
Courriers du BV, les messages ne se trouvent pas sur votre disque dur.
Avec un navigateur web toute activité de courrier électronique (rédaction,
envoi, réception et lecture de messages) nécessite que vous soyez
connecté à Internet. Le navigateur web vous permet de réaliser toutes les
opérations du courrier électronique (lecture, envoi, traitement des pièces
jointes, classement, carnet d’adresses, etc.) au sein d’une page Web, mais
les messages ne sont pas stockés sur l’ordinateur qui sert à la consultation,
ils restent sur le serveur du BV.
Un navigateur web est l’outil idéal. Il vous permet d'utiliser l'ensemble
des outils du BV à partir de pratiquement n'importe quelle machine
disposant d'une connexion à Internet : dans une salle d'accès libre de
l'université, sur un des ordinateurs de la Bibliothèque Universitaire, dans
un cybercafé…
En revanche, si vous disposez d'un ordinateur personnel et êtes abonné à
Internet, l’utilisation d’un logiciel de messagerie peut se révéler plus
intéressante, car les possibilités de stockage de votre ordinateur sont
certainement supérieures à celles offertes par le BV. En effet, les
capacités de stockage du courrier électronique dans votre bureau virtuel
sont limitées par votre abonnement (de 25 Mo à 100 Mo). Si vous utilisez
un client de messagerie, la capacité de stockage de vos messages est
limitée par l'espace disponible sur votre ordinateur.
Vous pouvez utiliser les services de courrier électronique que l’Université
met à votre disposition de trois manières. Vous pouvez accéder au bureau
virtuel en utilisant un navigateur web. Vous pouvez gérer les courriers
avec un logiciel de messagerie. Ou alors vous pouvez combiner les deux
méthodes en utilisant un navigateur web et un logiciel de messagerie.
Vous ne devez pas perdre de vue que tant que vous n’avez pas
supprimé un message il reste sur le serveur de courrier
électronique. Cela signifie que vous pouvez lire vos messages sur
le bureau virtuel, puis en charger une copie sur votre ordinateur
personnel, grâce à un client de messagerie. Quand vous relevez
votre courrier avec un client de messagerie, vous avez la
possibilité de laisser les messages sur le serveur ou bien de les
supprimer quand vous les avez chargés sur votre ordinateur.
Cette décision vous appartient et vous devez faire ce choix en
paramétrant votre logiciel de messagerie.
48
Afin de paramétrer votre client de messagerie pour gérer vos mails, voici
ce que vous devez saisir dans votre compte client:
• serveur SMTP : indiquez ici le serveur SMTP de votre fournisseur
d'accès internet ;
Pour une machine raccordée au réseau de l'Université, il faut mettre :
• serveur SMTP : smtp.univ-lyon2.fr ;
Dans tous les cas, l’adresse du serveur POP est : mail.univ-lyon2.fr.
6.3
L’adresse électronique
On ne peut vous envoyer un mail que si l’on possède votre adresse
électronique.
Beaucoup de personnes confondent les adresses électroniques et les
adresses web. Une adresse web permet uniquement d’accéder à un site
web et commence toujours par http://.
Une adresse électronique est de la forme [email protected]
Certains
caractères
sont
interdits
dans
les
adresses
électroniques, notamment l’espace, les lettres accentuées ou la
cédille.
L’adresse électronique est une suite de caractères qui identifie le
destinataire d’un courrier électronique. Le symbole @ sert de séparateur
entre le nom de la personne qui reçoit le courrier et le nom de son
domaine qui est une subdivision du réseau Internet. Pour l’Université
Lyon 2, le nom de domaine est univ-lyon2.fr.
Une donnée nominative
La loi Informatique et libertés du 6 janvier 1978 protège les
citoyens contre les abus de l’informatisation à outrance et
encadre notamment la collecte des informations nominatives et
leur utilisation. L’article 4 de cette loi précise que « sont réputées
nominatives les informations qui permettent sous quelque forme
que ce soit, directement ou non, l’identification des personnes
physiques auxquelles elles s’appliquent ». Il apparaît clairement
que cette définition englobe l’adresse électronique, cette dernière
étant directement nominative quand elle se présente sous la
forme « prenom.nom ».
Le fait que l’adresse électronique soit perçue comme une
information nominative a des conséquences juridiques : sa
collecte et son utilisation sont réglementées. Pour de plus amples
informations, consultez le site Web de la CNIL (www.cnil.fr).
49
Communication-BV
6.4
Les pièces jointes
6.4.1
Précautions à prendre avant d’envoyer un fichier
N’importe quel type de fichiers peut être expédié par mail : traitement de
texte, tableur, image, son, etc., mais des connaissances de base en
informatique sont nécessaires pour éviter toute déconvenue.
Fichiers exécutables
Certains logiciels et serveurs de messageries n’acceptent pas que
vous puissiez recevoir ou envoyer un fichier exécutable sous la
forme d’une pièce jointe, en raison du risque potentiel de virus.
C’est le cas du serveur de courrier électronique de l’Université
qui refuse de traiter les fichiers ayant les extensions suivantes :
exe, vbs, pif, scr, bat, cmd, com, cpl ou dll.
Comment envoyer un fichier exécutable
Si vous devez à tout prix envoyer par mail un fichier exécutable,
il vous faudra créer une archive, à l’aide des fonctions du
système ou encore d’un logiciel de compression (comme Winzip
ou Stuffit), protégée par un mot de passe. Dans ces conditions,
la pièce jointe ne pourra pas être analysée par l’antivirus et votre
fichier exécutable pourra ainsi être envoyé.
Une autre méthode consiste à créer un groupe sur le bureau
virtuel et à déposer le fichier exécutable dans les documents du
groupe. Quand vous déposez un fichier dans les documents du
bureau virtuel, aucun contrôle antiviral n’est réalisé.
Avant d’envoyer un fichier, vous devez vous mettre d’accord avec le
destinataire et avoir les réponses aux questions suivantes :
• sait-il récupérer un fichier envoyé par courrier électronique ?
• dispose-t-il de l’environnement (matériel et logiciel) pour
exploiter le fichier que vous avez transmis ?
• quelle est la taille maximale des fichiers qu’il peut recevoir ?
• accepte t’il qu’on lui envoie des pièces jointes ?
• quel type de connexion Internet possède-t-il ?
Si vous envoyez un fichier Word de 8 Mo à un correspondant qui
a une connexion Internet à 14 400 bits par seconde, vous
risquez de vous faire un ennemi car il lui faudra environ une
heure pour charger votre message.
50
6.4.2
Conseils pour expédier une pièce jointe
Quand on envoie une pièce jointe pour la première fois à un
correspondant, le minimum est de s’entendre avec ce dernier. Une fois
qu’il a répondu aux questions que vous lui avez posées, vous pouvez
décider d’un commun accord si, oui ou non, vous pouvez lui envoyer une
pièce jointe, et déterminer le type de pièces jointes qu’il est susceptible de
recevoir.
Quand vous envoyez un document de travail à un correspondant, il est
toujours utile de préciser le logiciel qui a servi à créer le document, ainsi
que sa version (par exemple Word 2000 ou Writer pour un traitement de
texte). Si vous n’avez pas pu vous entendre à l’avance avec le destinataire
de la pièce jointe, la prudence recommande de lui envoyer un fichier dans
un format le plus standard possible. Si, par exemple, vous devez envoyer
un fichier de traitement de texte, sauvegardez votre document au format
RTF (Rich Text Format) car il s’agit d’un format que l’immense majorité
des traitements de texte est susceptible de lire. Même si votre
correspondant ne possède pas de traitement de texte, il pourra lire et
modifier votre document à l’aide de WordPad, livré avec toutes les
versions de Windows ou TextEdit fourni avec Mac OS.
Taille des pièces jointes
La taille maximale d’une pièce jointe susceptible d’être envoyée
et reçue dépend du serveur de courrier électronique de
l’expéditeur et du destinataire. Le serveur de courrier de
l’Université vous permet d’envoyer et de recevoir des pièces
jointes d’une taille maximale de 7 Mo.
Si le fichier que vous avez à envoyer dépasse cette limite, vous
pouvez toujours tenter de réduire sa taille à l’aide d’un logiciel de
compression.
6.5
La nétiquette
Même s’il n’y a pas de convention concernant le style à adopter lors de la
rédaction d’un mail, il existe une RFC, portant le numéro 1855, qui
fournit un guide d’usage de la nétiquette. Comme son nom le laisse
supposer, la nétiquette est l’étiquette du Net, c’est-à-dire les règles du bon
usage en vigueur sur les réseaux électroniques. Tout utilisateur d’Internet
devrait avoir lu ce texte avant de se lancer dans l’exploration des
multiples facettes de ce réseau. Une partie de la RFC 1855 est bien
évidemment consacrée au courrier électronique. En voici quelques
51
Communication-BV
extraits, mais nous vous conseillons d’aller directement consulter vousmême l’original de ce texte sur <http://www.ietf.org/rfc/rfc1855.txt> ou
l’une de ses nombreuses traductions en français qui sont publiées sur
Internet, par exemple sur :
<http://www.sri.ucl.ac.be/SRI/frfc/rfc1855.fr.html>
RFC
Sigle de « Request for comments » (appel à commentaires). Les
RFC sont des documents publiés sous le contrôle de l’Internet
Architecture Board qui est administré par l’ISOC (Internet
Society), organisation internationale qui coordonne Internet.
Toutes les normes d’Internet sont publiées sous la forme de RFC
et il en existe plus de 4 000 à ce jour. Les RFC sont accessibles
gratuitement
en
anglais
à
l’adresse
suivante :
http://www.ietf.org/rfc.html
De la même manière que la politesse facilite les rapports sociaux, le fait
de suivre les recommandations de la nétiquette facilitera grandement
l’utilisation du courrier électronique. Vous trouverez ci-dessous quelques
extraits de la RFC 1855 :
• À moins d’utiliser un outil de cryptage (matériel ou logiciel),
vous supposerez que le courrier électronique n’est pas sûr. Ne
mettez jamais dans un message électronique quelque chose que
vous ne mettriez pas sur une carte postale.
• Respectez les droits d’auteur de ce que vous reproduisez.
Presque tous les pays ont des lois sur les droits d’auteur.
• Pensez aux Cc lorsque vous répondez. Ne continuez pas à
inclure des gens si les messages deviennent une conversation
bilatérale.
• Vérifiez toutes les adresses avant de commencer des discours
longs ou personnels. Il est de bonne pratique aussi de mettre le
mot « Long » dans la ligne d’en-tête Objet, pour permettre au
destinataire de savoir que le message va demander un temps
certain de lecture et de réponse. À partir d’une centaine de
lignes, un message est considéré comme long.
• Souvenez-vous que le destinataire est un humain dont la culture,
la langue et l’humour ont d’autres références que les vôtres.
Rappelez-vous que les formats de date, les unités de mesure et
les idiomes peuvent mal s’exporter. Soyez particulièrement
prudent avec les sarcasmes.
52
•
•
•
•
Sachez utiliser les minuscules et les majuscules. LES
MAJUSCULES DONNENT L’IMPRESSION QUE VOUS
CRIEZ.
Soyez concis, sans être excessivement bref. Lorsque vous
répondez à un message, citez suffisamment du texte original
pour être compris, mais pas plus. Il est de très mauvais goût de
répondre simplement à un message en reprenant tout le message
reçu : supprimez tout ce qui est hors propos.
Si vous estimez que l’importance d’un message le justifie,
répondez brièvement immédiatement pour signaler à l’expéditeur
que vous l’avez reçu, même si vous allez répondre plus
longuement ultérieurement.
N'envoyez jamais de lettre-chaîne par courrier électronique. Les
lettres-chaînes sont interdites sur l'Internet.
6.6
Les pièges du courrier électronique
6.6.1
N’abusez pas de la fonction « Transférer »
Hoax
Le terme anglais hoax, qui signifie « canular », désigne en
matière d’Internet une information sciemment erronée que son
auteur essaye de faire passer pour vraie auprès du plus grand
nombre de personnes.
On assiste aujourd’hui à l’apparition de certains hoaxes qui sont
visiblement destinés à récupérer des adresses électroniques ou bien à
nuire à certaines marques ou certains produits. Pour de plus amples
informations sur le sujet, visitez le site http://www.hoaxbuster.com/.
6.6.2
Le problème du spam
De la même manière que votre boîte aux lettres est envahie de publicités
en tout genre, votre boîte aux lettres électronique peut regorger de
messages que vous n’avez pas vraiment demandé à recevoir. Il s’agit le
plus souvent de courriers vous incitant à acheter des produits. Marginal
aux débuts de l’Internet, ce phénomène prend une ampleur considérable, à
telle enseigne que, dans l’étude NetValue/Datatrader réalisée en mai
2001, 56 % des hommes et 48 % des femmes interrogés perçoivent un
mail sur deux comme étant promotionnel ou commercial. Les entreprises
commencent à prendre ce phénomène très au sérieux, car le trafic généré
par ces courriers non sollicités crée un engorgement des serveurs de
messagerie.
53
Communication-BV
Le terme anglais spam (ou spamming, les spammers étant ceux qui se
livrent à cette activité) désigne l’envoi en nombre de courriers non
sollicités. Il semblerait que l’étymologie du mot spam vienne d’un sketch
des Monty Python (SPAM = Shoulder of Pork and hAM).
6.6.3
Le problème des virus
Si le spam est un fléau qui peut contrarier l’usage que l’on fait du courrier
électronique, la menace la plus dangereuse reste néanmoins le risque de
contamination par un virus.
Un virus est un programme (donc des instructions écrites dans un langage
de programmation) qui effectue certaines actions et, en général, cherche à
se reproduire. Les actions effectuées dépendent du virus et sont donc
différentes d’un virus à l’autre : cela peut aller du simple affichage
d’images ou de messages à l’écran à l’effacement complet du disque dur,
en passant par la suppression de certains fichiers.
Antivirus et antispam
Le serveur de courrier électronique de l’Université gère en entrée
et en sortie un antivirus et un antispam (logiciel luttant contre
les mails non sollicités). Vous n’avez donc pas à gérer cela ni
dans le bureau virtuel ni dans votre logiciel de messagerie (pour
les mails reçus sur l’adresse électronique de l’Université).
6.6.4
Le phishing ou hameçonnage
Le phishing (qui vient du mot anglais fishing qui signifie la pêche) est une
technique d’ingénierie sociale qui consiste à envoyer un mail en se faisant
passer pour une organisation avec laquelle vous êtes en relation (une
banque, une administration, un éditeur de logiciel, un fournisseur d’accès
à Internet, etc.). Dans ce mail, il vous est demandé de fournir des
renseignements personnels qu’une personne malveillante pourra exploiter
ultérieurement pour, par exemple, pirater votre compte bancaire. Le mail
peut aussi vous rediriger vers un site web qui affichera un formulaire de
saisie imitant parfaitement le formulaire réel de l’entreprise dont le pirate
cherche à usurper l’identité. Tout est mis en œuvre pour mettre
l’internaute en confiance : l’adresse du site web pirate ressemble à une
lettre près à l’adresse du site web de l’entreprise et l’identité visuelle
(logo, polices de caractères, mise en page, etc.) est reprise à l’identique.
Vous avez ainsi l’impression de communiquer avec une entreprise que
vous connaissez et avec laquelle vous entretenez des relations
commerciales. En réalité, vous fournissez des renseignements à un pirate.
54
Pour en savoir plus sur le phishing et l’ingénierie sociale, visitez
les liens suivants :
http://www.foruminternet.org/cyberconso/
http://fr.wikipedia.org/wiki/Ingénierie_sociale
http://fr.wikipedia.org/wiki/Hameçonnage
6.7
Envoi de messages
6.7.1
Création d'un message
Cliquez sur Composer dans la barre de menus. Dans la fenêtre qui
apparaît, complétez les informations:
• Vers : dans ce champ, saisissez l'adresse électronique du
destinataire principal (vous pouvez indiquer plusieurs personnes
en tant que destinataire principal). Il est obligatoire d'indiquer au
moins un destinataire principal;
• Cc (optionnel) : dans ce champ Cc (Carbon copy ou Copie
carbone) entrez une ou plusieurs adresses de destinataire. Ce
champ est optionnel, il n'est pas obligatoire d'y mettre une
adresse ;
• Bcc (optionnel) : dans ce champ Bcc (Blind carbon copy ou
copie carbone aveugle) entrez une ou plusieurs adresses de
destinataire. Ce champ est optionnel ;
• Sujet : le sujet de votre message ;
• Corps (optionnel) : le corps du message.
Les adresses figurant dans le champ Cc sont visibles par tous les
destinataires, alors que les adresses figurant dans le champ Bcc
sont masquées à tous les destinataires.
6.7.2
Création d'un brouillon
Lors de la rédaction d'un message, cliquez sur Sauver pour enregistrer le
message en tant que brouillon. Il n'est pas envoyé et est placé
automatiquement dans le dossier Brouillons.
Pour reprendre la rédaction ou envoyer le message, rendez-vous dans le
dossier Brouillons et cliquez sur le message concerné.
6.7.3
Canaux (mail et SMS)
Tout message peut être envoyé par un ou plusieurs canaux différents. Les
trois types de champs de destinataires (Vers, Cc et Bcc) peuvent
55
Communication-BV
également être utilisés. NB : pour utiliser les SMS vous devez avoir
provisionner votre compte (onglet : Mon compte et lien
Abonnement/Provision (SMS,fax)
•
•
Pour un courrier vers une adresse électronique (canal mail), indiquez
simplement l'adresse électronique du destinataire.
Pour le SMS, indiquez le numéro de téléphone complet du
destinataire au format international (code pays + zone + numéro)
suivi de @SMS (exemple : 32475123456@SMS). Les pièces jointes
éventuelles ne sont pas envoyées à ces destinataires. Il est conseillé
de signer vos SMS afin que les destinataires puissent en identifier la
provenance. En outre, si vous souhaitez une réponse par SMS,
indiquez votre propre numéro.
6.7.4
Envoi en HTML
Un mail peut être envoyé en format texte seul (format par défaut) ou en
HTML. Ce second format permet notamment de formater le texte (police,
alignement, couleurs, etc.), d'inclure des images, etc.
Pour envoyer un mail en HTML, cliquez d'abord sur Ecrire et ensuite sur
l'onglet Texte enrichi. Une barre de boutons, similaire à celle d'un
traitement de texte, apparaît au sommet du corps du texte. Laissez le
pointeur un court instant sur un bouton pour faire apparaître sa légende.
Pour travailler directement en code HTML, cliquez sur l’avant-dernier
bouton.
Lorsque vous répondez à un mail reçu en HTML, le format utilisé pour la
réponse (texte ou HTML) est celui qui figure dans les Préférences à la
rubrique Format pour la réponse à un mail HTML.
6.7.5
Répondre à un mail
Ouvrez le message auquel vous souhaitez répondre et cliquez sur
Répondre. Le message de réponse s'affiche, le message original étant cité
dans son intégralité. Vous pouvez supprimer les éléments superflus.
Pour répondre en une seule opération à tous les destinataires d'un message
(champs Vers et Cc), cliquez sur A tous.
Les messages auxquels vous avez répondu sont signalés par le
.
pictogramme
56
6.7.6
Répondeur automatique
Lors d'une absence prolongée, vous pouvez activer un répondeur
automatique personnalisé grâce aux filtres.
Pour ce faire, créez d'abord un modèle qui contiendra le texte du
répondeur automatique. Enregistrez-le en cliquant sur Sauver modèle.
Ensuite, cliquez sur Filtres et ensuite sur Ajouter. Dans Description,
entrez un nom explicite tel que "Répondeur automatique". Dans
Conditions, sélectionnez simplement Pour tous les mails. Dans
Actions, sélectionnez Répondeur automatique et cliquez ensuite sur
Choisir modèle. Choisissez le modèle souhaité dans la liste.
N'oubliez pas de désactiver le répondeur à votre retour ! Pour ce faire,
cliquez sur Filtres pour en faire apparaître la liste. Cliquez sur le filtre
concerné et décochez la case Actif figurant dans le haut de la page et
ensuite sur Sauver pour confirmer. La manœuvre inverse vous permet de
réactiver le filtre en cas de besoin.
6.7.7
Transmission (forward)
Ouvrez le message que vous souhaitez transmettre et cliquez sur
Transmettre. Un nouveau message s'affiche, le message original étant
cité dans son intégralité et aucun destinataire n'étant indiqué. Vous
pouvez supprimer les éléments superflus.
57
Communication-BV
6.7.8
Adresses d'expéditeur
Vous pouvez disposer de différentes adresses de courrier électronique en
tant qu'expéditeur. Ces adresses peuvent être ajoutées à votre fiche de
données personnelles.
Lors de la rédaction d'un message, cliquez sur De: pour accéder à votre
fiche personnelle et ajouter (ou modifier) une adresse électronique.
Lors de la rédaction d'un message, sélectionnez l'adresse d'expéditeur
souhaitée dans le menu déroulant figurant à côté de De:.
Vous pouvez définir l'adresse d'expéditeur par défaut en cliquant sur
Préférences.
6.8
Pièces jointes
6.8.1
Pièces jointes reçues
Lorsqu'un message reçu comporte une pièce jointe (en anglais,
attachment), ce fait vous est signalé par un petit trombone ( ). Lorsque le
message est ouvert, les fichiers attachés figurent en bas de la fenêtre. Pour
visualiser les pièces jointes, cliquez sur Voir. Pour enregistrer les pièces
jointes sur votre ordinateur cliquez sur Sauver sur PC. Et pour
enregistrer directement dans votre outil Documents cliquez sur Sauver
dans les documents. Une fenêtre apparaît avec la hiérarchie de vos
dossiers de documents personnels. Si vous souhaitez l'enregistrer dans les
Documents de groupe, rendez-vous préalablement dans les Documents
et choisissez le groupe concerné, revenez dans l'outil Courriers et cliquez
à nouveau sur Sauver dans les documents.
6.8.2
Envoi de pièces jointes
Vous pouvez ajouter une ou plusieurs pièces jointes à un message. Pour
envoyer un fichier stocké sur votre ordinateur, cliquez sur Pièce jointe
lors de la rédaction d'un message. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur
Parcourir pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur.
Pour envoyer un fichier stocké dans l'outil Documents, rendez-vous dans
cet outil et localisez le document souhaité. Sélectionnez Envoyer par
mail dans le menu Actions associé à ce document.
Pour envoyer plusieurs pièces jointes, vous devez répéter l'opération pour
chaque pièce jointe.
58
6.8.3
Problème lors de l’envoi des pièces jointes
a) La publicité sur le web
L’immense majorité des sites web étant gratuits, de nombreux
webmestres cherchent à rentabiliser leur investissement en imposant de la
publicité aux visiteurs de leur site. Le moyen le plus courant de délivrer
un message publicitaire est d’ouvrir une fenêtre qui vient se superposer à
celle que vous êtes en train de consulter. Ainsi, quand vous naviguez sur
certains sites Web, il n’est pas rare de voir apparaître des fenêtres qui
vantent les mérites d’un produit ou d’un service. Ces fenêtres qui
surgissent sans que l’on n’ait rien demandé sont appelées en anglais
fenêtres popup (to pop up en anglais signifie surgir). Face à l’inflation de
ce genre de fenêtres, il est apparu une nouvelle catégorie de logiciels dont
le rôle est d’interdire l’affichage des fenêtres popup.
Dans la mesure où, quand vous souhaitez attacher une pièce jointe à un
mail, vous demandez l’ouverture d’une fenêtre (Charger fichier) à partir
d’une autre fenêtre ouverte (écriture du message), certains logiciels antipopup considèrent qu’il s’agit là d’une publicité et bloquent par
conséquent l’affichage de la boîte de dialogue qui permet de sélectionner
la pièce jointe.
b) Paramétrer son logiciel anti-popup
Comme le blocage systématique de toutes les fenêtres popup peut
s’avérer gênant, les logiciels anti-popup prévoient tous un mécanisme
d’exception qui permet d’indiquer l’adresse des sites dont on souhaite
pouvoir afficher les fenêtres popup. Par conséquent, si vous constatez que
le clic sur la commande Pièce jointe du BV ne fait apparaître aucune
fenêtre, vous devez suspecter que c’est votre logiciel anti-popup qui est
responsable de cette situation. Il suffit alors de lui indiquer que les sites
http://bureau.univ-lyon2.fr et http://co.univ-lyon2.fr sont des sites sur
lesquels l’affichage des fenêtres popup est autorisé. Ce paramétrage
devrait théoriquement régler votre problème. Malheureusement, il arrive
parfois que l’utilisateur ne soit pas conscient du fait qu’un logiciel antipopup est installé sur sa machine ; il peut également arriver que
l’utilisateur ne sache pas paramétrer son logiciel anti-popup. Nous allons
donc étudier le paramétrage de deux logiciels anti-popup qui sont très
courants.
c) Windows XP Service Pack 2
Les Services Pack sont chez Microsoft des correctifs logiciels qui sont
censés améliorer la sécurité ou la fiabilité des programmes. Le Service
Pack 2 (baptisé SP2) corrige un grand nombre de failles de sécurité et
59
Communication-BV
intègre un pare-feu. Il ajoute également des fonctionnalités au navigateur
(Internet Explorer version 6), notamment le blocage des fenêtres popup
qui est activé par défaut. Pour paramétrer cette fonctionnalité,
sélectionnez la commande Outils | Options Internet et cliquez sur
l’onglet Confidentialité :
Dans la zone Bloqueur de fenêtres publicitaires intempestives, cliquez
sur le bouton Paramètres. La fenêtre suivante apparaît :
60
Dans la zone Adresse du site Web à autoriser, saisissez
http://bureau.univ-lyon2.fr puis cliquez sur le bouton Ajouter. L’adresse
du site Web s’inscrit dans la zone Sites autorisés.
En dernier recours, si rien ne fonctionne, voici une astuce pour
envoyer une pièce jointe : chargez le fichier que vous voulez
envoyer en pièce jointe dans vos documents privés (outils
Documents, commande Charger un fichier). Une fois le ficher
chargé, cliquez sur le bouton Actions. Dans la fenêtre qui
apparaît, choisissez alors la commande Envoyer par mail et votre
fichier se retrouvera directement attaché dans une fenêtre
d’écriture de message.
6.9
Correcteur orthographique
6.9.1
Fonctionnalités
Le correcteur orthographique permet de vérifier l'orthographe des
courriers électroniques avant l’envoi, qu'ils soient au format texte ou texte
enrichi (HTML).
Le correcteur gère actuellement le français, l'anglais et le néerlandais. Il
gère également les variantes locales (France et Suisse pour le français;
Grande Bretagne, USA et Canada pour l'anglais).
NB : le correcteur est en version béta et ne doit pas vous éviter une
relecture attentive de votre message pour éviter les fautes de grammaires
en particulier.
6.9.2
Corriger un mail
Cliquez sur Orthographe dans la barre de menus.
Si le texte ne comporte aucune erreur, un message d'avertissement
apparaît et le correcteur orthographique est fermé automatiquement.
Si le texte comporte au moins une erreur, la fenêtre du correcteur
orthographique demeure ouverte et le premier mot erroné apparaît
souligné par des traits rouges.
• Sélectionnez une proposition ou entrez-en une dans le champ
Remplacer par.
• Cliquez sur Remplacer pour remplacer uniquement cette
occurrence ou sur Remplacer tous pour remplacer toutes les
occurrences.
61
Communication-BV
• Vous pouvez également ignorer cette occurrence ou toutes les
occurrences en cliquant respectivement sur Ignorer et Ignorer
tous.
• Cliquez sur OK en bas de la fenêtre pour terminer la correction et
tenir compte des modifications, ou sur Abandonner pour
annuler toutes les corrections.
Le correcteur orthographique ne détecte pas les mots qui ne
figurent pas dans son dictionnaire et il se contente donc de
souligner les barbarismes. Cela signifie que les fautes de
grammaire ne sont pas signalées (dans la copie d’écran, la faute
d’accord du participe passé n’a pas été détectée). Un tel outil
rend de grands services, mais il ne vous dispense pas
d’apprendre la grammaire…
6.9.3
Choisir un dictionnaire
Le correcteur orthographique détermine automatiquement la langue du
texte à corriger. Vous pouvez cependant forcer le choix d'une langue à
l'aide du menu déroulant Dictionnaire. Sélectionnez la langue de votre
choix et cliquez sur Nouvelle vérification.
6.10
Signature
6.10.1 Créer une signature
Cliquez sur Préférences dans la barre de menus et ensuite sur Signature.
Enregistrez votre signature dont la longueur est libre.
Vous ne pouvez disposer que d'une seule signature.
62
6.10.2 Signer un message
La signature n'est jamais incluse automatiquement dans un message : lors
de la rédaction, cliquez sur Signature pour l'ajouter à l'emplacement du
curseur.
Une autre façon de signer vos messages est d'y inclure une vCard (format
standard de carte de visite, reprenant les informations de votre fiche de
données personnelles). Pour ce faire, lors de la rédaction d'un message,
cliquez sur vCard. Toutes les données présentes dans votre fiche
personnelle sont utilisées (à l'exception du champ Commentaires).
6.11
Modèles
Modèle
Un modèle est un mail prêt à l'envoi et permettant de gérer plus
efficacement des situations récurrentes : demandes d'information,
réponses à des questions, etc.
Une fois qu’un modèle est appelé (en tant que nouveau message ou
comme réponse à un message reçu), le message peut être personnalisé au
cas par cas avant l'envoi sans que le modèle en soit affecté pour les
utilisations ultérieures.
6.11.1 Créer un modèle
Cliquez sur Modèles dans la barre de menus et ensuite sur Ajouter un
nouveau modèle. Donnez un nom au modèle en remplissant le champ
Sujet. Cliquez sur Sauver modèle lorsque vous avez conçu votre modèle.
Vous pouvez également cliquer sur Composer et cliquer sur Sauver
modèle.
6.11.2 Utiliser un modèle
Pour répondre à un message reçu à l'aide d'un modèle, cliquez sur Avec
modèle, choisissez le modèle approprié, adaptez si nécessaire le contenu
du message (le modèle n'en sera pas affecté) et cliquez enfin sur Envoyer.
Pour envoyer un nouveau message à l'aide d'un modèle, cliquez sur
Modèles, choisissez le modèle approprié, adaptez si nécessaire le contenu
du message (le modèle n'en sera pas affecté) et cliquez enfin sur Envoyer.
63
Communication-BV
6.11.3 Modifier un modèle
Cliquez sur Modèles, choisissez le modèle approprié, effectuez les
changements et cliquez sur Sauver modèle.
6.11.4 Effacer un modèle
Cliquez sur Modèles et ensuite sur la corbeille (
du modèle concerné.
6.12
) située en face du nom
Carnet d'adresses
6.12.1 Appel du carnet d'adresses
Lors de la rédaction d'un message, vous pouvez compléter les champs
Vers, Cc et Bcc à l'aide de l'outil Carnet d'adresses en cliquant sur Vers,
Cc ou Bcc. Il vous suffit de cocher les cases comportant l’adresse
électronique, le numéro de téléphone mobile (pour envoyer un SMS)
situées en face des noms pour placer les destinataires dans les champs
appropriés.
6.12.2 Envoyer un message à tous les membres d'un groupe
Après avoir cliqué sur Vers, Cc ou Bcc, sélectionnez l'onglet Groupes.
Choisissez le nom du groupe dans la liste déroulante puis cochez ensuite
la case de tête (Tous les membres de...) dans la colonne Vers, Cc ou Bcc.
6.12.3 Ajout d'adresses au carnet d'adresses
Lorsqu'un mail est ouvert, cliquez sur une adresse électronique pour
l'ajouter au carnet d'adresses.
Si le message reçu comporte une vCard (fichier carte de visite possédant
l'extension .vcf), cliquez sur Ajouter à mes adresses en face de celle-ci.
6.13
Listes de contacts
Listes de contacts
Les listes vous permettent de regrouper plusieurs contacts
provenant de vos différents carnets d'adresses afin d'envoyer
ensuite le même message à l'ensemble de ces contacts en une
seule opération.
64
Vous pouvez regrouper au sein d'une liste plusieurs adresses en
combinant plusieurs modes (Vers, Cc, ou Bcc) ainsi que différents
canaux de communication (mail et SMS).
Le nombre de listes que vous pouvez créer, ainsi que le nombre de
destinataires qu'elles peuvent comporter, dépendent du type de votre
abonnement.
Bien qu'elles puissent être bidirectionnelles (en plaçant toutes les adresses
en Cc: et la vôtre en Vers), les listes sont plutôt destinées à un usage
unidirectionnel.
6.13.1 Création d'une liste privée
Cliquez sur Listes dans la barre de menus et sélectionnez Privé dans le
sélecteur d'environnement.
Cliquez sur Ajouter une liste. Ensuite, cliquez sur Editer en face du nom
de la nouvelle liste et attribuez-lui un nom plus explicite que le nom par
défaut (undefined). Ce nom ne doit comporter ni espaces, ni accents.
Enfin, constituez votre liste en faisant appel aux carnets d'adresses (privé
et groupes) et en cochant les cases situées en face des personnes que vous
souhaitez inclure dans la liste.
6.13.2 Création d'une liste de groupe
Tous les membres du groupe peuvent toujours envoyer un message à une
liste de groupe. Seul l'administrateur du groupe peut créer des listes de
groupe et, par défaut, il est aussi le seul à pouvoir les modifier.
Si vous êtes l'administrateur, cliquez sur Listes, sélectionnez le groupe
concerné dans le sélecteur d'environnement puis créez la liste de groupe
comme vous créeriez une liste privée. Pour permettre à certains ou tous
les membres du groupe de modifier la liste de groupe, cliquez sur Accès
en face du nom de la liste et cochez les cases souhaitées.
6.13.3 Création d'une liste des membres d'un groupe
Une liste spéciale comporte l'adresse mail de chacun des membres d'un
groupe, même si ceux-ci n'ont pas partagé leur fiche de données
personnelles avec le groupe. Etant donné que chaque membre peut avoir
65
Communication-BV
plusieurs adresses mail, seule leur adresse d'expéditeur par défaut sera
reprise dans la liste des membres du groupe. Chaque membre peut
modifier l'adresse d'expéditeur par défaut en se rendant dans l'outil
Courriers puis en cliquant sur Préférences. La liste des membres du
groupe tient compte des nouveaux membres ainsi que des membres qui
quittent le groupe.
Pour envoyer un message à tous les membres d'un groupe, créez un
nouveau mail et cliquez sur Vers. Cliquez ensuite sur l'onglet Groupes et
cochez la case Vers figurant en face de Tous les membres de (nom du
groupe). Vous noterez que toutes les adresses électroniques des membres
sont révélées à tous les destinataires figurant dans les champs Vers et Cc.
Pour leur masquer les adresses électroniques des membres, sélectionnez
la case Bcc et indiquez votre propre adresse dans le champ Vers.
6.13.4 Utilisation d'une liste
Pour visualiser le contenu d'une liste, cliquez sur le nom de celle-ci.
Pour envoyer un message à une liste, créez un nouveau message et
cliquez sur Vers et sélectionnez ensuite l'onglet Listes. Cochez la case
appropriée suivant la liste souhaitée.
Vous pouvez également cliquer sur Listes, sélectionner Privé ou le nom
d'un groupe et enfin cliquer sur Envoyer un message à cette liste en
face du nom de la liste concernée.
La liste définit la position de chacune des adresses qu'elle
comporte dans les différents champs (Vers, Cc et Bcc). Indiquer
"nomdelaliste@LIST" dans Vers, Cc ou Bcc produira toujours le
même résultat.
6.13.5 Modification d'une liste
Cliquez sur Listes et ensuite sur Editer en face du nom de la liste et
effectuez les modifications souhaitées.
6.13.6 Suppression d'une liste
Cliquez sur Listes et ensuite sur la corbeille en face du nom de la liste.
66
6.14
Classement des messages
6.14.1 Créer un dossier
Chaque message doit figurer dans un dossier. Le nombre de messages
contenus dans chaque dossier s'affiche entre parenthèses.
Certains dossiers sont créés automatiquement et ne peuvent être
renommés ni déplacés : Réception (messages reçus), Envoyés (messages
envoyés), Corbeille, Brouillons et Modèles.
Vous pouvez créer des dossiers supplémentaires pour organiser au mieux
vos messages, en créant éventuellement des filtres afin de classer
automatiquement les messages dans le bon dossier lors de leur arrivée.
Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur Courrier dans la partie gauche
de l'écran (racine de l’arborescence des dossiers), puis choisissez
Nouveau dossier. Indiquez un nom explicite et cliquez sur Sauver. Le
nouveau dossier apparaît immédiatement dans la partie gauche de l'écran.
Les dossiers personnels apparaissent par ordre alphabétique sous les
dossiers standard.
6.14.2 Déplacer un dossier
Le déplacement permet de transformer un dossier en sous-dossier (ou
inversement, de transformer un sous-dossier en un dossier) ou de déplacer
un sous-dossier.
Cliquez sur le nom du dossier dans la partie gauche de l'écran et
choisissez ensuite Déplacer dans le menu Actions associé à chaque
dossier. Cliquez enfin sur le dossier de destination.
6.14.3 Renommer un dossier
Cliquez sur le nom du dossier dans la partie gauche de l'écran et
choisissez ensuite Renommer dans le menu Actions associé à chaque
dossier.
6.14.4 Détruire un dossier
Cliquez sur le nom du dossier dans la partie gauche de l'écran et ensuite
sur Détruire dans la partie droite. Choisissez ensuite Ce dossier et ses
sous-dossiers pour effacer le dossier concerné de même que tout son
contenu.
67
Communication-BV
6.14.5 Sous-dossiers
Vous pouvez créer des sous-dossiers dans tous les dossiers excepté
Réception et Envoyés. Pour créer un sous-dossier, cliquez d'abord sur le
nom du dossier principal dans la partie gauche de l'écran et choisissez
ensuite Nouveau dossier dans le menu Actions associé à chaque dossier.
6.14.6 Classer un message dans un dossier
Pour classer un message pendant qu'il est ouvert, cliquez sur Vers
dossier. La fenêtre qui apparaît comporte la hiérarchie de vos différents
dossiers et sous-dossiers. Cliquez sur l'un de ceux-ci pour y classer le
message.
Pour classer un ou plusieurs messages depuis un dossier : cochez les cases
figurant à gauche des messages que vous voulez classer (en cliquant sur
Tout sélectionner, tous les messages de la page sont sélectionnés) et
cliquez ensuite sur Vers dossier. La fenêtre qui apparaît comporte la
hiérarchie de vos différents dossiers et sous-dossiers. Cliquez sur l'un de
ceux-ci pour y classer les messages sélectionnés.
Si vous voulez augmenter considérablement les performances de
l’outil Courriers, ne conservez pas plus d’une centaine de mails
dans les dossiers Réception et Envoyés. Si vous avez trop de
messages dans ces dossiers, déplacez-les dans d’autres dossiers
que vous aurez créés pour organiser vos mails.
6.15
Suppression de messages
6.15.1 Suppression d'un message
Cliquez sur la Corbeille située en face du message. Pour détruire un
message alors qu'il est ouvert, cliquez sur Vers corbeille. Le message
suivant est ouvert automatiquement.
Le message n'est pas supprimé mais placé dans la Corbeille, ce qui vous
permet de le récupérer en cas d'erreur. Pour le supprimer définitivement,
videz la corbeille.
6.15.2 Suppression d'une sélection de messages
Cochez les cases situées en face des messages à supprimer et cliquez
ensuite sur Vers Corbeille.
68
Les messages ne sont pas supprimés mais placés dans la Corbeille, ce qui
vous permet de les récupérer en cas d'erreur. Pour les supprimer
définitivement, videz la corbeille.
6.15.3 Suppression de tous les messages d'un dossier
Cliquez sur Détruire et sélectionnez ensuite Tous les messages dans ce
dossier. Cliquez enfin sur Effacer !.
Les messages ne sont pas supprimés mais placés dans la corbeille, ce qui
6.15.4 Suppression d’anciens messages
Cliquez sur Détruire et sélectionnez ensuite Tous les messages dans ce
dossier plus vieux que et indiquez une date. Cliquez enfin sur Effacer.
Les messages ne sont pas supprimés mais placés dans la Corbeille, ce qui
6.15.5 Vidange manuelle de la corbeille
Rendez-vous dans la Corbeille, cliquez sur Détruire, sélectionnez ensuite
Tous les messages dans ce dossier et enfin cliquez sur Effacer. Les
messages sont alors supprimés sans possibilité de récupération.
6.15.6 Vidange automatique de la corbeille
Les messages placés depuis au moins 7 jours dans la corbeille sont
supprimés automatiquement lorsque vous vous connectez au BV.
Par ailleurs, la corbeille est vidée automatiquement si la réception de
nouveaux messages exige l'espace disque qu'elle occupe, même si vous ne
vous connectez pas au bureau virtuel.
6.16
Réception de messages
6.16.1 Relève de l'adresse électronique interne
Le courrier est relevé en permanence et s'affiche lorsque les pages sont
rechargées.
Pour recharger la page, cliquez simplement sur le dossier Réception.
Pour les messages non lus, le sujet et l'expéditeur sont affichés en gras.
69
Communication-BV
Pour lire un message, cliquez sur son sujet ou sur l'expéditeur. Lorsqu'un
ou
pour ouvrir le message
message est ouvert, cliquez sur
précédent ou le message suivant dans la même fenêtre.
6.16.2 Réception en HTML
Pour des raisons de sécurité (tant les virus que le spam utilisent le code
HTML dans les mails à des fins détournées), les mails en HTML ne sont
jamais affichés comme tels automatiquement.
Lorsqu'un mail comporte une version en HTML, celle-ci est signalée par
"Alternative text/html" et, si elle existe, la version texte s'affiche. Pour
afficher la version HTML, cliquez sur Voir en face du pictogramme.
6.16.3 Transfert automatique
Cliquez sur Préférences dans la barre de menus. Sous l'intitulé Transfert
automatique de vos mails entrants, indiquez l'adresse électronique
souhaitée. Les mails transférés sont automatiquement effacés du compte
qui effectue le transfert.
Pour mettre fin au transfert automatique, effacez l'adresse figurant dans ce
champ.
Gare aux boucles !
Veillez à ne pas créer de boucles. Si l'adresse fournie pour le
transfert automatique renvoie elle-même à la première adresse,
cette boucle se traduira par une multiplication effrénée des
messages, voire la perte de tous les messages. De même, si vous
relevez une adresse électronique externe en POP3 et que vous
transférez tous les mails reçus à cette même adresse, il y aura
une boucle.
6.17
Limites de taille
La taille maximale du message que vous pouvez recevoir (corps de texte
et pièces jointes) est fixée par l'espace disponible dans votre boîte aux
lettres (une jauge d'utilisation figure sous la liste des dossiers) ainsi que
par la limite fixée par le serveur de messagerie de l’Université (7 Mo).
Pour augmenter l'espace disponible, passez à un abonnement supérieur ou
effacez d'anciens messages.
70
6.18
Relève d'adresses électroniques externes
6.18.1 Fonctionnalités
Le BV peut relever la plupart des adresses électroniques tierces : adresses
POP3 (fournisseurs d'accès, etc.), Hotmail, MSN, Lycos, Google, etc.
Cela vous permet de rassembler toutes vos adresses électroniques dans
une interface unique accessible depuis tout point d’accès à Internet.
Vous pouvez organiser vos messages avec des filtres et transférer
automatiquement les messages en provenance de comptes différents dans
des dossiers différents.
6.18.2 Ajouter un compte POP3
Avant de pouvoir relever une adresse externe, vous devez la configurer.
Pour ce faire, cliquez sur POP3 dans la barre supérieure de l’outil
courrier.
Cliquez ensuite sur Créer un nouveau compte POP3. Dans la fenêtre qui
apparaît, complétez les informations :
• Nom du compte : introduisez le nom de votre choix, le plus
simple étant d'utiliser un nom évocateur ;
• Nom du serveur POP3 : introduisez le serveur POP3 concerné.
Ne le confondez pas avec le serveur SMTP (serveur d'envoi). Un
serveur POP3 a généralement la forme pop3.fournisseur.com ou
mail.fournisseur.com, tandis qu'un serveur SMTP a souvent la
forme smtp.provider.com ou relay.provider.com ;
• Compte POP3 : introduisez votre compte sur le serveur POP3.
Attention, ce n'est pas toujours la première partie de votre
adresse électronique ! Un identifiant (login) POP3 peut avoir la
forme bs123456 ou user123456 ;
• Mot de passe : le mot de passe du serveur POP3 ;
• Port du serveur : la valeur par défaut est 110 ;
• Laisser les messages sur le serveur : cochez oui pour laisser
une copie des messages sur l'autre serveur. Cochez non pour que
les messages soient supprimés du compte que vous relevez après
leur importation dans le BV ;
• Ne décharger que les nouveaux messages ? : Si vous avez
choisi oui au point précédent, cochez oui pour éviter que les
messages déjà téléchargés le soient à nouveau ;
71
Communication-BV
• Relever POP3 automatiquement : cochez oui si vous souhaitez
que le courrier soit relevé automatiquement (plus ou moins
toutes les 20 minutes).
Enfin, cliquez sur Sauver.
6.18.3 Ajouter un compte Hotmail, MSN ou Lycos
Suivez la procédure d'ajout de compte POP3 en utilisant comme nom de
serveur respectivement « Hotmail », « MSN » ou « Lycos ». Introduisez
comme identifiant la première partie de votre adresse Hotmail, MSN ou
Lycos.
Exemple : Pour l'adresse [email protected], utilisez Hotmail comme
nom de serveur et office comme identifiant.
Tous les comptes Hotmail ne disposent pas de la relève POP3 (en
particulier les comptes récents) : vérifiez tout d'abord que votre
compte Hotmail autorise cette fonctionnalité.
6.18.4 Ajouter un compte G-Mail ou POP3-S
Suivez la procédure d'ajout de compte POP3 en utilisant comme port de
serveur la valeur 995, correspondant au protocole POP3-S (POP3
sécurisé) utilisé notamment par Google. Toutes les communications entre
les serveurs sont cryptées lors de l'utilisation de ce protocole.
6.18.5 Modifier un compte POP3
La modification du compte peut être nécessaire si un paramètre a été mal
introduit ou si votre mot de passe a changé.
Affichez la liste des comptes POP3 en cliquant sur POP3 et cliquez sur
Editer en face du compte concerné.
6.18.6 Supprimer un compte POP3
Affichez la liste des comptes POP3 en cliquant sur POP3 et cliquez sur la
corbeille située en face du compte concerné. Les messages déjà présents
dans l'outil Courriers ne sont pas affectés par la destruction du compte
POP3.
72
6.18.7 Relève manuelle
Cliquez sur Relever uniquement ce compte ou sur Relever tous les
comptes. Une barre de progression vous informe de l'état d'avancement
de la relève. Vous pouvez interrompre la relève à tout moment en cliquant
sur Annuler.
Pour vous dispenser de la relève manuelle, vous pouvez activer la relève
automatique.
6.18.8 Relève automatique
Modifiez le compte POP3 et cochez oui en face de Relève automatique.
Les relèves automatiques sont espacées de 10 à 20 minutes, selon la
charge du serveur.
Vous pouvez utiliser les relèves automatique et manuelle en combinaison.
6.18.9 Adresse d'expéditeur pour les réponses
Si vous relevez un compte externe via POP3, vous pouvez ajouter
l'adresse électronique correspondant à ce compte dans vos données
personnelles (via Mon compte > Modifier mes données personnelles).
La bonne adresse électronique sera automatiquement sélectionnée lors
d'une réponse à un message reçu.
6.18.10 Messages téléchargés plusieurs fois
Si vous laissez les messages sur le serveur, des messages identiques
pourraient être téléchargés plusieurs fois : afin de déterminer quels
messages sont nouveaux, le bureau virtuel stocke une liste des messages,
limitée à 1024. Si le serveur comporte plus de 1024 messages, les
messages excédentaires seront téléchargés lors de chaque relève.
6.19 Relève
messagerie
des
mails
avec
un
logiciel
de
6.19.1 Logiciels compatibles
Tous les logiciels compatibles POP3, comme Thunderbird, Microsoft
Outlook, Outlook Express, Eudora, Apple Mail, Netscape Mail, etc.
permettent de relever les mails reçus sur le compte de courrier
électronique de l’Université Lyon 2.
73
Communication-BV
6.19.2 Configuration du logiciel
Créez un nouveau compte dans votre logiciel et introduisez les paramètres
suivants :
• Compte POP3 : l’identifiant (login) qui vous a été fourni par
l’Université ;
• Mot de passe du compte POP3 : le mot de passe associé à votre
identifiant de l’Université ;
• Serveur POP3 : mail.univ-lyon2.fr ;
• Serveur SMTP : utiliser smtp.univ-lyon2.fr si vous vous
connectez depuis une borne Wi-Fi ou une prise réseau dans les
bâtiments de l’université ou le serveur indiqué par votre
fournisseur d'accès à Internet si vous vous connectez depuis chez
vous.
Pour plus d'explications sur la création d'un compte POP3 dans votre
logiciel de messagerie, consultez l'aide de celui-ci.
6.19.3 Accès POP3 et interface web
Si vous configurez votre logiciel pour laisser les messages sur le serveur,
vous pourrez à tout moment les consulter dans l'interface web. Toutefois,
veillez à ne pas dépasser le quota alloué à votre boîte électronique.
Si vous configurez votre logiciel pour supprimer les messages sur le
serveur, ceux-ci seront placés dans la corbeille. Cela ne vous oblige pas à
vous connecter de temps en temps à l'interface web pour la vider car elle
sera vidée automatiquement si de nouveaux messages entrants le
nécessitent. Si vous avez créé des filtres qui classent des messages dans
d'autres dossiers que le dossier de réception, ils ne seront pas relevés par
votre logiciel. La relève en IMAP permet de résoudre cette limitation de
POP3.
6.20
Relève des messages par un logiciel IMAP4
6.20.1 Avantages d'IMAP par rapport à POP3
IMAP vous permet d'accéder à la totalité de vos messages (y compris
ceux figurant dans des dossiers personnels ou dans le dossier Envoyés),
alors que POP3 ne concerne que les nouveaux messages dans la boîte de
réception. En d'autres termes, IMAP effectue une synchronisation entre le
BV Lyon 2 et un logiciel de messagerie ; vous pouvez naturellement
restreindre la synchronisation aux dossiers fréquemment utilisés. En
configurant votre logiciel pour qu'il télécharge les messages complets (et
pas uniquement les en-têtes), vous disposez d’un accès à votre messagerie
en mode déconnecté.
74
IMAP conserve toujours les messages sur le serveur : selon les
circonstances, vous pouvez accéder à ceux-ci via l'interface web du BV
Lyon 2 ou via votre logiciel de courrier électronique sans risque de perte
de messages. IMAP est plus rapide car, par défaut, il ne télécharge dans
un premier temps que les en-têtes des messages (expéditeur, sujet, etc.).
Ce n'est que lorsque vous voulez lire un message que la totalité du
contenu est téléchargée. En conséquence, vous devez être connecté à
Internet pour lire les messages (à l'exception de ceux qui ont été
téléchargés en totalité).
Tous les logiciels compatibles IMAP4 comme Thunderbird, Microsoft
Outlook, Outlook Express, Eudora, Apple Mail, Netscape Mail, etc.
permettent de lire les mails du compte de l’Université.
Créez un nouveau compte dans votre logiciel et introduisez les paramètres
suivants :
• Compte IMAP4 : l’identifiant (login) qui vous a été fourni par
l’Université ;
• Mot de passe du compte IMAP4 : le mot de passe associé à votre
identifiant de Lyon 2 ;
• Serveur IMAP4 : mail.univ-lyon2.fr ;
• Serveur SMTP : utiliser smtp.univ-lyon2.fr si vous vous
connectez depuis une borne Wi-Fi ou une prise réseau dans les
bâtiments de l’université ou le serveur indiqué par votre
fournisseur d'accès à Internet si vous vous connectez depuis
votre domicile.
Pour plus d'explications sur la création d'un compte IMAP4 dans votre
logiciel, consultez l'aide de celui-ci.
Dans Outlook, lors de la première connexion, seul le dossier
"Boîte de réception" est coché pour la synchronisation. Cochez
d'autres dossiers si vous souhaitez qu'ils soient eux aussi
synchronisés.
Lorsque vous répondez à un message dans votre logiciel, le
message de réponse est conservé dans un nouveau dossier de
votre compte IMAP nommé "Éléments envoyés" (ou Sent Items).
Vous pouvez si vous le souhaitez déplacer le message vers le
dossier "Envoyés" du BV de Lyon 2.
75
Communication-BV
6.20.4 Accès IMAP4 et interface web
L'accès IMAP4 ne modifie rien à vos messages dans l'interface web.
Lorsque vous supprimez un message dans votre logiciel, son titre apparaît
barré dans l'interface web du BV de Lyon 2. Cela signifie que le message
a été supprimé dans le logiciel, mais pas sur le serveur. Pour les effacer
sur le serveur, faites appel à la commande spéciale de votre logiciel
(Vider les messages supprimés dans le menu Edition d'Outlook).
6.21
Accès aux messages par RSS
Le RSS permet de consulter plusieurs sites Web (journaux, blogs, etc.)
dans une seule interface. Concrètement, on s'abonne avec un lecteur RSS
(un logiciel) à un flux (également appelé fil ou bien feed en anglais) RSS.
Ce flux RSS est une page Web spéciale publiée par chaque site proposant
le RSS. Le flux RSS contient habituellement le titre et le résumé des
derniers articles publiés sur le site, accompagnés d'un lien permettant de
prendre connaissance de la totalité de l'article sur le site de l’éditeur. Le
lecteur RSS rafraîchissant périodiquement tous les flux, on est de cette
façon informé rapidement de la parution d'un nouvel article sur tous les
sites choisis.
Sur ce même principe, le bureau virtuel propose plusieurs flux personnels
(votre boîte de réception, votre agenda, vos favoris, etc.) et de groupe
(agenda de groupe, favoris de groupe, etc.). Ces fils sont protégés par vos
identifiant et mot de passe habituels.
On peut dire que le RSS est un résumé des informations qui sont en train
d’être publiées sur le BV ; grâce à un lecteur RSS, on peut consulter ce
résumé sans avoir besoin d’être connecté à son BV.
« Un flux RSS ou fil RSS ("RSS feed" en anglais), sigle de Really
Simple Syndication (syndication vraiment simple), ou de Rich
Site Summary (Sommaire d'un site enrichi) est un format de
syndication de contenu web. Ce système permet de diffuser les
nouvelles des sites d'information ou des blogs, ce qui permet de
rapidement consulter ces dernières sans visiter le site.
(Wikipedia
<http://fr.wikipedia.org/wiki/Really_Simple_Syndication>)
76
6.21.2 Flux disponibles
Chaque dossier de l’outil Courriers peut être consulté en RSS.
Tous les lecteurs RSS gérant l'authentification, comme Thunderbird
(Linux, Mac OS, Windows), Safari (Mac OS), Feedreader (Windows),
sont compatibles avec cette fonctionnalité.
Rendez-vous dans un dossier et placez le pointeur sur l'image
.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'image et sélectionnez
Copier l'adresse de ce lien.
Dans le lecteur RSS, créez un nouveau flux et collez l'adresse.
Entrez votre identifiant et votre mot de passe du bureau virtuel dans le
lecteur RSS, de même qu'un nom pour le flux.
Configurez l'intervalle de rafraîchissement du flux dans le lecteur RSS.
77
Communication-BV
6.22
Notifications (par mail ou SMS)
6.22.1 Activer la notification
Cliquez sur Préférences dans la barre de menus. Cochez les cases
correspondantes pour une notification par mail et/ou SMS. Vous pouvez
être notifié à l'arrivée du premier message ou de chaque nouveau message
depuis la fin de votre dernière session sur le site.
La notification par mail est envoyée à la première adresse figurant dans
votre fiche personnelle. Vous pouvez mettre à jour ou modifier celle-ci si
vous le souhaitez via Mon compte > Modifier mes données
personnelles.
Pour disposer de notifications plus précises (par exemple, les mails
envoyés par telle personne ou ayant tel sujet, etc.), créez plutôt un filtre.
NB : il est nécessaire de disposer d’une provision de SMS pour pouvoir
utiliser la fonction notification par SMS (voir onglet «Mon compte » puis
« Abonnement » et clic sur « Provision (SMS, fax) »
6.22.2 Désactiver la notification
Cliquez sur Préférences dans la barre de menus. Décochez les cases
correspondantes pour désactiver la notification par mail et/ou SMS.
6.23
Filtres
Filtre
Les filtres permettent d'effectuer des actions sur tous les mails
entrants (y compris ceux des adresses externes que vous relevez
en POP3) répondant à certaines conditions.
Les conditions peuvent porter sur le sujet, l'expéditeur, le destinataire, le
corps du message, la priorité et le poids du message.
Parmi les actions possibles, on peut citer : ne rien faire, classer le mail
dans un dossier, envoyer le mail à la corbeille, envoyer une copie vers une
autre adresse, envoyer une notification par mail, par SMS, répondre
automatiquement.
78
6.23.1 Créer un filtre
Cliquez sur Filtres dans la barre de menus et ensuite sur Ajouter. Entrez
ensuite les paramètres suivants :
• Description : donnez un nom explicite au filtre afin de pouvoir le
gérer plus facilement.
• Conditions : indiquez au moins une condition. Pour en ajouter
une, cliquez sur Ajouter une condition. Pour en retirer une,
cliquez sur Annuler en face de la condition concernée. Si vous
indiquez plusieurs conditions, déterminez si elles doivent toutes
être vraies (ET logique) ou si au moins une doit être vraie (OU
logique).
• Actions : indiquez au moins une action via le menu déroulant.
Pour en ajouter une, cliquez sur Ajouter une action. Pour en
retirer une, cliquez sur Annuler en face de la condition
concernée. Suivant l'action choisie, vous devrez indiquer l'une ou
l'autre donnée (dossier dans lequel le message doit être classé,
etc.).
6.23.2 Modifier un filtre
Vous pouvez à tout moment modifier un filtre en cliquant sur son nom.
6.23.3 Ordre des filtres
Les filtres sont exécutés selon l'ordre d'apparition dans la page de résumé
des filtres, le filtre figurant en haut de la page étant exécuté en premier.
Dès lors, des ordres différents pourraient donner des résultats différents.
Pour remonter un filtre dans la liste, cliquez sur . Pour descendre un
filtre dans la liste, cliquez sur .
6.23.4 Désactiver un filtre
Dans l'aperçu des filtres, cliquez sur le nom du filtre concerné et décochez
la case après Actif. Le filtre est de ce fait désactivé mais pas détruit. Vous
pourrez le réactiver au besoin.
6.24.4 Effacer un filtre
Dans l'aperçu des filtres, cliquez sur la corbeille en face du filtre
concerné.
79
Communication-BV
6.25
Tri et recherche
6.25.1 Tri des messages
Par défaut, les messages sont triés par ordre chronologique inverse (les
messages les plus récents apparaissent en premier).
Vous pouvez modifier ce tri en utilisant un seul de ces critères : lus ou
non lus, sujet du message, nom de l'expéditeur, taille du message et date
de réception. Pour chacun d'eux, vous pouvez opter pour l'ordre normal
(alphabétique ou ascendant) ou inverse (descendant).
Pour activer un tri, cliquez sur la flèche correspondante figurant en tête de
la liste des messages ( ou ). Pour le tri lus/non lus, cliquez sur les
premières flèches (au-dessus des enveloppes).
Le tri demeure actif tant que vous restez dans le dossier en cours : si vous
vous rendez dans un autre dossier ou dans un autre outil, c'est le tri par
défaut qui sera activé lorsque vous reviendrez dans le dossier en cours.
Pour revenir au réglage par défaut immédiatement, cliquez sur la dernière
flèche de la ligne.
6.25.2 Recherche des messages
Cliquez sur Rechercher dans la barre de menus.
6.26
Accusé de réception
Accusé de réception
Un accusé de réception confirme que le message a été ouvert
par le destinataire, mais cela ne garantit pas pour autant qu'il a
été lu. Par ailleurs, le destinataire n'est jamais tenu d'envoyer un
accusé de réception, même s'il a bel et bien lu le message. Il se
peut également que son logiciel de courrier électronique ne
propose pas cette fonctionnalité.
L'accusé de réception se présente sous la forme d'un mail ; son contenu
varie selon le logiciel de messagerie utilisé. Habituellement, son sujet cite
celui du message original.
80
6.26.1 Demande d'un accusé de réception
Lors de la rédaction d'un message, cochez la case Demander un accusé
de réception.
Si vous souhaitez demander un accusé de réception pour chaque message
envoyé, cliquez sur Préférences et, en face de l'intitulé Demander un
accusé de réception pour les mails envoyés, cochez Toujours.
Il est déconseillé de demander un accusé de réception pour tous
les mails envoyés. Réservez cette fonctionnalité pour les mails
vraiment importants dont vous voulez vous assurer qu’ils sont
bien arrivés. Ce n’est pas parce que vous demandez un accusé
de réception que vous en recevrez un, mais vous avez plus de
chances d’obtenir satisfaction si vous usez de cette fonctionnalité
avec modération.
6.26.2 Envoi d'un accusé de réception
Lorsqu'un message reçu demande un accusé de réception, le texte suivant
apparaît avant l'ouverture du message : "Votre correspondant demande
à être informé de l'ouverture de ce message. Envoyer un accusé de
réception ?". Cliquez simplement sur Oui ou Non pour respectivement
envoyer ou ne pas envoyer un accusé de réception.
Vous pouvez automatiser la réponse en cliquant sur Préférences et en
choisissant une option en face de Envoyer un accusé de réception pour
les mails reçus (lorsqu'un accusé de réception est demandé par
l'expéditeur) :
• Toujours : l'accusé de réception est envoyé automatiquement et
de manière transparente ;
• Jamais : aucun accusé de réception n'est envoyé ;
• Me demander : un écran intermédiaire apparaît, vous laissant le
choix (envoyer ou ne pas envoyer).
6.27
Priorités
Priorité
La priorité d'un mail est destinée à signaler au destinataire le
degré d'urgence d'un message. Elle n'a aucun effet sur les
serveurs de courrier électronique eux-mêmes : un message doté
d'une haute priorité ne sera pas envoyé plus vite.
81
Communication-BV
Lors de la rédaction d'un message, sélectionnez la priorité de votre choix
dans le menu déroulant figurant à côté de Priorité. La valeur par défaut
est "normale".
6.28
Antivirus et antispam
L'antispam agit au niveau des serveurs de réception et d’envoi de courrier
électronique et examine chaque message entrant et sortant afin d'éliminer
automatiquement les spams (courriers non sollicités).
L'antivirus agit au niveau des serveurs de réception et d’envoi du courrier
électronique et examine chaque message entrant et sortant afin d'en
éliminer automatiquement les virus.
Ces fonctionnalités sont gérées directement sur les serveurs de
l’Université en amont des serveurs du bureau virtuel.
Les fonctionnalités propres au bureau virtuel dans ces domaines ne sont
donc pas utilisées.
6.29
Archivage
Archivage
L'archivage vous permet de conserver des messages d'un dossier
en dehors de l'outil Courriers, afin de libérer de l'espace de
stockage sans pour autant détruire d'anciens messages.
Les messages sont archivés sous la forme d'un fichier .eml (format
Outlook) compressé au format .zip et placé dans l'outil Documents, pour
autant que l'espace disponible soit suffisant.
6.29.1 Créer une archive
Placez-vous tout d'abord dans le dossier (ou le sous-dossier) dont vous
souhaitez archiver des messages.
Si vous souhaitez n'archiver que certains messages, sélectionnez-les
préalablement en cochant les cases correspondantes.
Cliquez ensuite sur Archiver sous le nom du dossier et déterminez si
vous voulez archiver uniquement les messages sélectionnés, tous les
messages ou encore tous les messages plus anciens qu'une date de votre
choix. Une option vous permet d'effacer automatiquement les messages
concernés une fois qu'ils auront été archivés.
82
L'archive est créée automatiquement et placée dans l'outil Documents,
pour autant que l'espace nécessaire soit disponible. Le fichier d'archivage
a pour nom sa date de création mais vous pouvez bien entendu le
renommer.
6.29.2 Utiliser une archive
Vous pouvez stocker votre archive dans l'outil Documents et/ou la
télécharger sur votre ordinateur.
Pour consulter une archive, il est impératif de la télécharger et de l'ouvrir
par double clic. La liste des messages archivés apparaît ; ces derniers sont
au format .eml (compatible Outlook et Outlook Express) et s'ouvrent eux
aussi par un double clic.
Actuellement, il n'est pas possible de réimporter les messages
directement dans le bureau virtuel.
6.30
Impression
Lorsqu'un message est ouvert, cliquez sur l'icône d'impression de la
fenêtre du navigateur web pour l'imprimer.
7. Groupes
7.1
Généralités
7.1.1
Définition
Le partage de données (calendriers, carnets d'adresses, documents, forums
etc.) ne peut s'effectuer qu'au sein d'un groupe. Vous devez donc rejoindre
un groupe ou en créer un pour partager vos propres données ou accéder à
celles d'un tiers.
83
Communication-BV
Du bon usage des groupes
Il importe de créer les bons groupes, comprenant uniquement
les personnes avec lesquelles vous partagez effectivement des
informations. Il est plus efficace de créer plusieurs petits groupes
au schéma de partage simple (droits de vue identiques pour tous
les membres) qu'un seul grand groupe doté d'un schéma de
partage complexe (droits de vue différents selon les membres).
7.1.2
Types de groupes
Il existe trois types de groupe : ouvert, fermé et privé.
Un groupe ouvert apparaît dans le répertoire public des groupes, la liste
de ses membres est publique et l'adhésion au groupe est libre, chaque
utilisateur peut rejoindre le groupe.
Un groupe fermé apparaît dans le répertoire public des groupes, la liste
de ses membres est publique et l'adhésion au groupe se fait sur invitation
de l'administrateur.
Un groupe privé n'apparaît dans aucun répertoire, la liste de ces membres
n'apparaît pas non plus et l'adhésion au groupe se fait sur invitation de
l'administrateur.
7.2
Membres
7.2.1
Conditions pour rejoindre un groupe
Pour rejoindre un groupe, ce dernier doit être ouvert ou bien vous devez
avoir reçu une invitation de son administrateur. De plus, le nombre de
groupes auxquels vous pouvez adhérer étant limité, vous ne devez pas
avoir atteint cette limite.
7.2.2
Chercher un groupe
Cliquez sur Chercher un groupe dans la barre de menus. Utilisez au
moins un critère parmi les suivants :
• Nom du groupe : entrez au minimum 3 lettres consécutives
devant figurer dans le nom du groupe ;
• Activité : déterminez s'il s'agit d'un groupe professionnel ou pas ;
• Secteur : s'il s'agit d'un groupe professionnel, précisez le secteur
économique ;
• Langue.
Les groupes privés n'apparaissent jamais dans le résultat d'une recherche.
84
7.2.3
Rejoindre un groupe
La procédure varie selon le type de groupe que vous voulez rejoindre :
Les groupes ouverts figurent dans le répertoire des groupes. Effectuez une
recherche et cliquez sur Cliquez ici pour rejoindre le groupe.
Les groupes fermés figurent également dans le répertoire des groupes.
Effectuez une recherche et envoyez ensuite un mail de candidature à
l'administrateur du groupe (son adresse électronique apparaît dans la fiche
du groupe). Si l’administrateur le souhaite, il vous enverra alors une
invitation à rejoindre le groupe.
Les groupes privés ne peuvent faire l'objet d'une recherche : vous devez
être invité par l'administrateur pour en rejoindre un.
7.2.4
Quitter un groupe
Cliquez sur Gérer mes groupes et ensuite sur le lien Quitter le groupe
que vous désirez quitter.
7.3
Administrateur
Administrateur
L'administrateur du groupe est tout simplement la personne qui a créé le
groupe. Par défaut, seul l'administrateur peut placer, modifier et
supprimer du contenu dans les outils de groupe (calendriers,
documents, etc.), mais il peut accorder ces droits à certains ou
tous les membres du groupe.
L'administrateur ne peut pas quitter le groupe : s'il veut le quitter, il doit
d'abord nommer un autre administrateur à sa place.
7.3.1
Conditions pour créer un groupe
Le nombre maximal de groupes que vous pouvez créer est déterminé par
votre formule d'abonnement.
7.3.2
Nombre maximal de membres
Tout groupe a une limite en termes de nombre de membres. Elle est fixée
par la formule d'abonnement de son administrateur.
85
Communication-BV
7.3.3 Capacités du groupe
Tout comme l'environnement privé, l'environnement de groupe dispose de
capacités (exprimées en Mo pour les documents, par exemple). Ces
capacités sont fixées par le type d'abonnement de l'administrateur du
groupe (le créateur du groupe).
La capacité de stockage pour un groupe est la capacité de stockage des
documents de l'administrateur de groupe. Par exemple un utilisateur ayant
une formule d'abonnement M dispose d'un espace de stockage de 75 Mo
pour ses documents. S'il crée un groupe, l'espace de stockage de ce
groupe sera donc de 75 Mo.
L'espace disponible dans l'environnement privé de chacun des membres
est fixé par leur propre formule d'abonnement.
7.3.4
Créer un groupe
Dans l'outil Groupes, cliquez sur Créer un groupe. Entrez ensuite les
paramètres suivants :
• Nom du groupe : le nom abrégé du groupe (entre 6 et
25 caractères), c'est-à-dire le nom sous lequel il apparaîtra dans
le répertoire des groupes. Exemple : Master1LEA.
• Nom complet du groupe: le nom complet du groupe. Exemple :
Licence SDL Sémio).
• Description : entrez l'objectif d'utilisation ainsi que la
description du groupe.
• Activité principale du groupe : sélectionnez le type de groupe :
Professionnel ou Non-Professionnel.
• Secteur d'activité : sélectionnez le secteur d'activité du groupe.
• Langue : sélectionnez la langue du groupe.
• Répertoire des groupes : déterminez le caractère privé ou
public de votre groupe. Un groupe public figure dans le
répertoire des groupes, alors qu'un groupe privé n'y figure pas.
• Répertoire des membres : déterminez le caractère public ou
privé du répertoire des membres du groupe. Une liste publique
des membres est répertoriée, alors qu'une liste privée ne l'est pas.
• Accès : choisissez le type d'accès pour votre groupe.
• Si la case est cochée, le groupe est ouvert et n'importe quel
utilisateur peut rejoindre le groupe en effectuant une recherche et
en cliquant sur Rejoindre le Groupe. Si la case n’est pas cochée,
le groupe est fermé et l'administrateur du groupe doit inviter une
personne en lui envoyant un mail.
86
7.3.5
Modification d'un groupe
À tout moment, l'administrateur d'un groupe peut modifier les paramètres
du groupe afin d'en faire un groupe ouvert, fermé ou privé. Tous les autres
paramètres (nom complet, description, langue, etc.) peuvent également
être modifiés, à l'exception du nom du groupe.
Si vous êtes l'administrateur, cliquez sur Gérer mes groupes et ensuite
sur Modifier les paramètres du groupe et effectuez les modifications
souhaitées.
7.3.6
Ajouter des membres
Cliquez sur Gérer mes groupes et ensuite sur Inviter des membres en
face du nom du groupe concerné. Selon que la personne à inviter figure
ou non dans le carnet d'adresses personnel ou de groupe, cliquez sur
Inviter un nouveau membre via carnet d'adresses ou sur Inviter un
nouveau membre via mail. Dans le premier cas, il suffit de cocher les
cases en face des personnes à inviter. Dans le second cas, entrez un nom
et une adresse électronique et choisissez une langue.
Dans les deux cas, la personne invitée reçoit alors un mail standardisé
dans la langue choisie. Ce mail comporte le nom de l'administrateur et
celui du groupe, de même qu'une explication du fonctionnement du
bureau virtuel. La procédure pour rejoindre le groupe est également
expliquée.
Si un invité n'a pas réagi à une invitation, vous pouvez renvoyer
l'invitation en cliquant sur Renvoyer l'invitation ou la supprimer en
cliquant sur la Corbeille.
7.3.7
Retirer des membres
Cliquez sur Gérer mes groupes et ensuite sur Voir les membres en face
du nom du groupe concerné. Cliquez ensuite sur la corbeille en face du
nom du membre concerné.
7.3.8
Nombre d'administrateurs
Il ne peut y avoir qu'un seul administrateur par groupe.
87
Communication-BV
7.3.9 Changement d'administrateur
L'administrateur actuel peut se retirer et nommer un nouvel administrateur
à sa place. Pour ce faire, affichez la liste des membres du groupe et
cliquez sur Devient administrateur en face du membre qui doit être le
nouvel administrateur.
Étant donné que les capacités du groupe (nombre de groupes,
nombre de membres et capacités pour les objets de groupe)
dépendent de la formule d'abonnement de son administrateur,
veillez à nommer un nouvel administrateur disposant d'une
formule d'abonnement allouant suffisamment de capacités.
7.4
Objets de groupe
7.4.1
Accès aux objets de groupe
Positionnez-vous dans l'outil souhaité et cliquez sur Voir dans la barre de
menus et ensuite sur le nom du groupe souhaité. Vous pouvez également
sélectionner le groupe dans le second menu déroulant.
7.4.2
Administrateurs : droits par défaut
Lorsque, après avoir cliqué sur Accès, vous cochez la case Tous les
membres de (nom du groupe), les nouveaux membres qui rejoindront le
groupe après disposeront des mêmes droits que les membres actuels.
7.4.3
Droits du calendrier de groupe
Voici les droits par défaut et la façon de procéder pour accorder des droits
supplémentaires. Seul l'administrateur peut modifier les droits.
Voir les détails
Tous les membres du groupe
Par défaut
Modifications Ne peut être modifié
Par défaut
Donner le
droit
Ajouter événements
Administrateur du groupe
Cliquez sur Accès et cochez les cases dans la colonne
Ajouter événements
88
Par défaut
Donner le
droit
Par défaut
Donner le
droit
7.4.4
Modifier événements
Membres autorisés à ajouter (uniquement leurs propres
événements)
Membres autorisés à modifier tous les événements :
cliquez sur Accès et cochez les cases dans la colonne
Editer événements
Membres autorisés à modifier un événement donné :
cliquez sur Privé ou Public lors de la création ou de la
modification de l'événement (ce droit peut également être
attribué par le créateur de l'événement)
Détruire événements
événements)
Membres autorisés à effacer tous les événements : cliquez
sur Accès et cochez les cases dans la colonne Détruire
événements
Droits du carnet d'adresses de groupe
Par défaut
Modifications
Voir les contacts
Ne peut être modifié
Par défaut
Ajouter contacts
Donner
le droit
Cliquez sur Accès et cochez les cases dans la colonne Ajouter
adresses
Par
défaut
Modifier contacts
contacts)
89
Communication-BV
Membres autorisés à modifier un contact donné : affichez les
détails du contact et cliquez sur Accès. Cochez ensuite les
cases nécessaires dans la colonne Editer contact (ce droit peut
également être attribué par le créateur du contact)
Donner
le droit
Détruire contacts
contacts)
Membres autorisés à effacer tous les contacts : cliquez sur
Accès et cochez les cases dans la colonne Détruire contacts
Par
défaut
Donner
le droit
7.4.5
Droits des documents de groupe
Chaque sous-dossier dispose de ses propres autorisations. Pour appliquer
des autorisations identiques à l'ensemble d'une hiérarchie, placez-vous au
niveau le plus élevé, cliquez sur Accès et cochez la case Appliquer cette
sélection à tous les sous-dossiers de.... Cette procédure réalise une copie
ponctuelle des autorisations : si celles-ci sont modifiées, une nouvelle
copie ponctuelle doit être effectuée.
Voir (et télécharger) les documents
Par défaut
Par défaut
Donner le
droit
Par défaut
Donner le
droit
Ajouter documents
Ajouter documents/dossiers
Modifier documents/dossiers
documents)
Membres autorisés à modifier un document donné :
sélectionnez Accès dans le menu Actions associé au
90
document et cochez les cases nécessaires dans la colonne
Editer document (ce droit peut également être attribué
par le créateur du document)
Par défaut
Donner le
droit
7.4.6
Détruire documents/dossiers
documents)
Membres autorisés à effacer tous les documents : cliquez
sur Accès et cochez les cases dans la colonne Détruire
documents
Droits dans les notes de groupe
Le droit d'ajouter des notes dans un dossier autorise la création de sousdossiers dans le dossier concerné.
Voir les notes
Par défaut
Par défaut
Donner le
droit
Ajouter notes/dossiers
Ajouter notes
Par défaut
Modifier notes/dossiers
91
Communication-BV
Donner le
droit
Par défaut
Donner le
droit
7.4.7
notes)
Membres autorisés à modifier une note donnée :
sélectionnez Accès dans le menu Actions associé à la note
et cochez les cases nécessaires dans la colonne Editer (ce
droit peut également être attribué par le créateur de la
note)
Détruire notes/dossiers
notes)
Membres autorisés à effacer toutes les notes : cliquez sur
Accès et cochez les cases dans la colonne Détruire notes
Droits des tâches de groupe
Par défaut
Modifications
Voir les tâches
Ajouter tâches
Par défaut
Modifier tâches
Tous les membres du groupe (toutes les tâches)
Par défaut
Par défaut
Donner le
droit
Détruire tâches
Tous les membres du groupe (uniquement leurs propres
tâches)
Membres autorisés à effacer toutes les tâches : cliquez sur
Accès et cochez les cases dans la colonne Détruire
tâches
92
7.4.8
Droits dans les favoris de groupe
Le droit d'ajouter des favoris dans un dossier autorise la création de sousdossiers dans le dossier concerné.
Par défaut
Modifications
Par défaut
Voir les favoris
Ajouter favoris/dossiers
Donner
le droit
Cliquez sur Accès et cochez les cases dans la colonne Ajouter
favoris
Par
défaut
Donner
le droit
Modifier favoris/dossiers
Membres autorisés à ajouter (uniquement leurs propres favoris)
Membres autorisés à modifier un favori donné : sélectionnez
Accès dans le menu Actions associé au favori et cochez les
cases nécessaires dans la colonne Editer (ce droit peut
également être attribué par le créateur du favori)
Par
défaut
Donner
le droit
Détruire favoris/dossiers
Membres autorisés à ajouter (uniquement leurs propres favoris)
Membres autorisés à effacer tous les favoris : cliquez sur Accès
et cochez les cases dans la colonne Détruire favoris
93
Communication-BV
7.4.9 Droits du forum :
Voir les messages
Par défaut
Par défaut
Donner le
droit
Ajouter un sujet
Cliquez sur Accès en dessous de Sujets et cochez les
cases nécessaires dans la colonne Ajouter sujets
Ajouter un message
Par défaut
Détruire messages
Par défaut
8. Calendriers
8.1
Calendrier personnel
8.1.1
Ajouter un événement
Cliquez sur Ajouter dans la barre de menus ou cliquez sur le + figurant
dans le coin supérieur gauche de la tranche horaire souhaitée.
8.1.2 Ajouter un événement s'étendant sur toute une
journée
Cliquez sur le + figurant dans le coin supérieur gauche de la zone (all
day) (au-dessus de la première tranche horaire du calendrier).
94
Un événement « all day » se comporte comme un événement classique et
vous pouvez le modifier, le supprimer, programmer un rappel, etc.
8.1.3
Attribuer une couleur à un événement
Différentes couleurs de fond sont disponibles pour les événements. Lors
de la création ou de la modification d’un événement, sélectionnez la
couleur souhaitée en face de Couleur.
Les couleurs vous sont propres : vous pouvez attribuer une couleur à une
réunion, mais cette couleur ne sera appliquée que dans votre propre
calendrier.
8.1.4
Répéter un événement
Lors de la création ou la modification d'un événement, cliquez sur Oui en
face de Répéter. Choisissez ensuite la fréquence (tous les x jours,
semaines, mois ou années).
8.1.5
Modifier un événement
Cliquez sur le titre de l'événement et effectuez les modifications
souhaitées.
8.1.6
Détruire un événement
Cliquez sur le titre de l'événement et ensuite sur Détruire.
S'il s'agit d'un événement répété, vous pouvez détruire cette occurrence
précise en cliquant sur Détruire ou détruire toute la série en cliquant sur
Détruire toutes les instances.
Si votre abonnement le permet, vous pouvez également détruire des
événements en masse en cliquant sur Détruire dans la barre de menus.
Indiquez une date pour détruire tous les événements antérieurs à celle-ci.
8.1.7
Gestion de l’accès à votre calendrier par un tiers
Par défaut, tous les membres des groupes auxquels vous appartenez
peuvent toujours voir quelles sont les plages horaires occupées dans votre
calendrier, mais les détails des événements (le sujet et la description)
n'apparaissent pas.
95
Communication-BV
Vous pouvez masquer totalement un événement (plage horaire occupée et
détails) en créant un événement privé. Pour ce faire, lors de la création ou
de la modification d'un événement, sélectionnez Oui en face de Privé.
Vous pouvez également autoriser certains membres d'un groupe ou bien
la totalité du groupe à voir les détails de vos événements (à l'exception
des événements privés) :
Pour l’ensemble de vos événements : cliquez sur Autoriser l'accès dans
la barre horizontale. Cochez les cases correspondantes (certains membres
ou l'ensemble du groupe). Cette approche ne permet pas de masquer les
détails d'un événement donné.
Pour un événement donné : éditez l'événement, cliquez sur Privé ou
public figurant en face de Partager et cochez les cases correspondantes
(certains membres ou l'ensemble du groupe).
8.1.8
Modification de votre calendrier par un tiers
Par défaut, vous seul pouvez ajouter, modifier ou supprimer des
événements dans votre propre calendrier, mais vous pouvez autoriser
certains membres d'un groupe ou la totalité d’un groupe à faire de même.
Vous noterez que les réunions ne sont que des propositions d'ajout, que
vous pouvez accepter ou décliner.
Les autorisations se gèrent en cliquant sur Accès dans la barre
horizontale.
a) Autorisation d'ajout
Cochez les cases correspondantes (certains membres ou l'ensemble du
groupe). En tant que propriétaire du calendrier, vous avez toujours le droit
de modifier et de supprimer des événements ajoutés par un tiers.
b) Autorisation de modification
Les membres autorisés à ajouter des événements sont du même coup
autorisés à modifier les événements qu'ils ont eux-mêmes créés (mais pas
à les supprimer). En outre, si vous les avez aussi autorisés à voir les
détails de tous vos événements, ils pourront également tous les modifier.
Si vous souhaitez donner le droit de modification pour la totalité des
événements de votre calendrier, cochez la case Editer événements.
96
Si vous souhaitez donner le droit de modification pour un événement
précis, éditez l'événement, cliquez sur Privé ou Public en face de
Partager et cochez les cases souhaitées dans la colonne Editer
événement.
c) Autorisation de suppression
Cochez les cases correspondantes (certains membres ou l'ensemble du
groupe).
L'autorisation de suppression s'étend à tous les événements de
votre calendrier, y compris ceux que vous avez encodés vousmême. N'accordez donc pas ce droit à la légère !
8.2
Calendrier d'un tiers
8.2.1
Accès au calendrier d'un tiers
Cliquez sur Voir dans la barre de menus et ensuite sur le nom du tiers
concerné (si le nom recherché n'apparaît pas immédiatement, cliquez sur
Suivants pour afficher le reste de la liste).
Par défaut, les événements du tiers s'affichent sous la forme de plages
horaires occupées : vous ne pouvez accéder aux détails (titre et
description de l'événement) que si des droits d'accès vous ont été
accordés.
Pour revenir à votre calendrier personnel, cliquez à nouveau sur Voir et
sélectionnez votre nom dans la liste. Celui-ci est précédé de la mention
Privé.
Le nom du propriétaire du calendrier visualisé figure toujours au
sommet de celui-ci (entre les boutons Précédent et Suivant).
8.2.2
Modification du calendrier d'un tiers
Le calendrier d'un tiers s'utilise comme votre propre calendrier, mais son
propriétaire doit vous avoir donné les droits nécessaires pour ajouter,
modifier ou supprimer des événements.
La possibilité d'ajouter des événements est signalée par la présence des +
figurant dans chaque tranche horaire.
97
Communication-BV
Vous pouvez utiliser la répétition dans le calendrier d'un tiers, ainsi que
les rappels. Ces derniers seront envoyés au tiers, et non à vous-même. De
même, vous pouvez créer des réunions dans le calendrier d'un tiers (en
étant vous-même invité ou pas).
8.3
Calendrier de groupe
8.3.1
Accès au calendrier de groupe
Sélectionnez le nom du groupe dans le sélecteur d'environnement (dont la
valeur par défaut est Privé) ou cliquez sur Voir dans le menu et choisissez
ensuite le nom du groupe dans la liste déroulante.
8.3.2
Ajouter un événement de groupe
Placez-vous dans le calendrier de groupe et vérifiez que vous disposez du
droit d'ajout (des + doivent apparaître dans chaque tranche horaire). Si
c'est le cas, créez un événement comme vous le feriez dans votre
calendrier privé.
Vous pouvez modifier tous les événements que vous avez créés, mais
vous ne pouvez pas modifier des événements créés par des tiers, à moins
que l'administrateur du groupe ne vous y ait autorisé.
8.3.3
Rappels dans le calendrier de groupe
Vous pouvez créer des rappels dans le calendrier de groupe. Il s'agira dans
tous les cas de rappels personnels (envoyés à vous seul) et non de rappels
pour le groupe.
8.4
Superposition
8.4.1
Fonctionnalités
Vous pouvez superposer des calendriers, qu'ils proviennent du bureau
virtuel (calendriers internes) ou qu'ils soient disponibles sur Internet au
format .ics (vCal/iCal) (calendriers externes).
Pour configurer la superposition, cliquez sur Superposition dans la barre
de menus horizontale.
Des droits d'accès sont applicables aux événements superposés.
98
a) Calendriers internes
Les actions possibles varieront selon les droits qui vous ont été accordés
par le propriétaire du calendrier : vue des détails, modification,
suppression, etc.
b) Calendriers externes
Ces calendriers sont toujours en lecture seule : vous ne pouvez donc pas
les modifier. En outre, les événements ne figurent pas dans votre
calendrier personnel : vous ne pouvez donc pas les partager, configurer un
rappel, etc.
Le nombre maximal de calendriers que vous pouvez superposer
dépend de votre abonnement.
8.4.2
Activer la superposition
Ajoutez au moins un calendrier et cochez la case Activer la
superposition.
La superposition est permanente : elle demeure active jusqu'à la
désactivation.
En mode superposition, chaque événement est accompagné des initiales
de son propriétaire (personne ou groupe), la légende figurant au sommet
du calendrier.
8.4.3
Désactiver la superposition
Décochez la case Activer la superposition. Vous pouvez à tout moment
réactiver la superposition sans recommencer la configuration (ajout de
calendriers).
8.4.4
Ajouter un calendrier interne
Cliquez sur Ajouter le calendrier d'une personne ou d'un groupe.
Cochez les cases correspondantes et cliquez sur Sauver. Le nouveau
calendrier apparaît dans la liste. Cliquez sur Sauver pour afficher la
nouvelle superposition.
99
Communication-BV
8.4.5 Ajouter un calendrier externe
Un calendrier externe est disponible sur Internet et contient des
événements publics (jours fériés, congés scolaires, événements sportifs,
etc.). Pour voir un exemple d’une telle fonctionnalité, rendez-vous sur le
site Web d’iCalShare (http://icalshare.com/).
Cliquez sur Ajouter un vCalendar externe. Entrez ensuite un nom pour
ce calendrier, son URL (qui doit commencer par http://). Vous pouvez
également entrer une description et choisir une couleur pour l'ensemble
des événements de ce calendrier. Cliquez sur Valider l'URL et, si l'URL
est acceptée, cliquez sur Sauver. Le nouveau calendrier apparaît dans la
liste. Cliquez sur Sauver pour afficher la nouvelle superposition.
8.4.6
Supprimer un calendrier
Un calendrier peut être supprimé temporairement ou définitivement.
a) Suppression temporaire
Décochez la case en face du calendrier dans la colonne Voir : le calendrier
n'est plus pris en compte dans la superposition mais vous pouvez à tout
moment l'inclure à nouveau en cochant à nouveau la case.
b) Suppression définitive
Cliquez sur la Corbeille en face du nom du calendrier.
8.5
Réunions
Réunion
Une réunion est un événement particulier permettant d'inviter
des participants et d'effectuer le suivi en ligne. Les participants
doivent être membres des groupes auxquels vous appartenez ou
figurer dans le carnet d'adresses avec leur adresse mail.
8.5.1
Accepter ou refuser une réunion
Une invitation à une réunion est signalée par un pictogramme. Cliquez sur
son sujet pour afficher les détails. Vous pouvez visualiser la liste des
personnes invitées en cliquant sur Voir en face de Participants.
Pour accepter la réunion, cliquez sur Accepter réunion et le pictogramme
change. Une fois l'invitation acceptée, vous pourrez toujours la décliner
par la suite.
100
Pour refuser la réunion, cliquez sur Refuser réunion. Une fois l'invitation
déclinée, la réunion disparaît automatiquement de votre calendrier.
Le pictogramme signalant la réunion dans le calendrier peut varier :
• Le fait qu'au moins un invité ait refusé la réunion est signalé par un
pictogramme spécifique.
• Le fait que tous les invités aient accepté la réunion est signalé par un
8.5.2
Créer une réunion
Lors de la création d'un événement, cliquez sur l'onglet Réunion. Après
avoir déterminé l'horaire, le sujet et une description éventuelle, cliquez
sur Inviter et voir les participants. Cliquez ensuite sur Ajouter
participants pour accéder à votre carnet d'adresses (privé et groupes).
Cochez les cases appropriées pour inviter des participants. Vous pouvez
aisément inviter tous les membres d'un groupe en cochant la case de tête
(Tous les membres).
a) Invités utilisant le bureau virtuel
La proposition de réunion apparaît directement dans leur calendrier avec
un point d'interrogation clignotant. En cliquant sur le titre de la réunion,
ils peuvent d'un clic accepter ou refuser la réunion. En cas de refus, elle
disparaît de leur calendrier.
b) Invités n'utilisant pas le bureau virtuel
Un mail leur est envoyé avec les détails de la réunion. D'un clic, ils
peuvent l'accepter ou la refuser.
Après avoir cliqué sur Sauver, vous pouvez envoyer une notification par
mail ou par SMS aux invités de votre choix.
8.5.3
Suivi des invitations
Le créateur de la réunion peut à tout moment visualiser les réponses de
chacun en cliquant sur le sujet de la réunion et ensuite sur Inviter et voir
les participants. Les états possibles sont : Invité (pas de réponse),
Accepte ou Décline. Vous noterez qu'un participant qui a d'abord accepté
la réunion peut à tout moment la refuser.
Le pictogramme signalant la réunion dans le calendrier peut également
varier :
• Le fait qu'au moins un invité ait refusé la réunion est signalé par un
• Le fait que tous les invités aient accepté la réunion est signalé par un
101
Communication-BV
8.5.4
Modification de réunion
Seul le créateur de la réunion est autorisé à la modifier.
La modification peut porter sur les détails de la réunion (horaire, sujet,
description et/ou lieu) ou sur les participants. Pour effectuer la
modification, cliquez tout d'abord sur le sujet de la réunion.
Lorsque les détails sont modifiés, les états des invitations sont remis à
zéro : les invités doivent alors à nouveau accepter ou refuser la réunion.
Une notification est envoyée à chacun par mail. Cette notification peut
être désactivée pour chaque réunion.
Pour retirer un participant, cliquez sur Retirer cette personne en face de
la personne souhaitée. La réunion disparaît de son calendrier mais aucune
notification n'est envoyée.
8.5.5
Annuler une réunion
Le créateur d'une réunion peut à tout moment l'annuler
dans son propre calendrier. La procédure est identique
d'un événement ordinaire. La réunion disparaît du
participants et une notification est envoyée à chacun
notification peut être désactivée pour chaque réunion.
8.6
Rappels
8.6.1
Créer un rappel
en la détruisant
à la destruction
calendrier des
par mail. Cette
Cliquez sur le titre de l'événement et sélectionnez Oui en face de Rappel.
Déterminez à quel moment par rapport à l'événement le rappel doit vous
être envoyé (par mail et/ou SMS).
Les rappels par mail sont envoyés à la première adresse mail (en tête de
liste) figurant dans vos données personnelles.
Les rappels par SMS sont envoyés au numéro de GSM figurant dans vos
données personnelles.
NB : vous devez disposer d’une provision de SMS pour utiliser cette
fonction.
8.6.2
Modifier un rappel
Cliquez sur le titre de l'événement et sélectionnez Oui en face de Rappel.
Modifiez ensuite le moment et/ou le canal du rappel.
102
8.6.3
Annuler un rappel
Cliquez sur le titre de l'événement et sélectionnez Non en face de Rappel.
8.6.4
Aperçu des rappels
Sélectionnez Rappels dans le menu déroulant des outils pour faire
apparaître une page récapitulative de tous les rappels.
8.6.5
Agenda par SMS
Cliquez sur SMS dans la barre de menus et choisissez les jours pour
lesquels vous souhaitez recevoir votre agenda de même que le moment de
la réception (le jour même ou le lendemain).
Si votre agenda est vide pour un jour donné, vous ne recevrez pas de
SMS.
Vous pouvez à tout moment modifier les réglages ou annuler la fonction
Agenda par SMS en décochant toutes les cases dans la rubrique Envoyez
mon agenda du.
Vous pouvez également prendre une copie SMS de votre agenda en
cliquant sur Maintenant.
Si vous avez choisi de recevoir votre agenda du jour même, l'agenda du
jour courant vous est envoyé. Si vous avez choisi de recevoir votre
agenda du lendemain, l'agenda du lendemain par rapport au jour courant
est envoyé.
fonction.
8.7
Accès à l’agenda par RSS
8.7.1
Flux disponibles
Chaque calendrier (privé ou de groupe) dispose de 4 flux RSS :
• Jour courant ;
• Semaine courante ;
• Mois courant ;
• 30 jours (à compter du jour courant).
103
Communication-BV
8.7.2
Logiciels compatibles
Tous les lecteurs RSS gérant l'authentification comme Feedreader et
Thunderbird (sous Windows) ou NetNewsware ou Vienna (sous
MacOSX) sont compatibles avec les flux RSS du bureau virtuel.
8.7.3
Configuration du logiciel
Rendez-vous dans un calendrier et placez le pointeur sur une des images.
lecteur RSS, de même qu'un nom pour le flux. Configurez l'intervalle de
rafraîchissement du flux dans le lecteur RSS.
8.7.4 Accès avec un logiciel compatible iCal
Des logiciels tiers peuvent se connecter au bureau virtuel qui est un
serveur de calendriers. L'accès depuis un logiciel tiers se limite à la
consultation et ne permet pas la modification. Les calendriers sont
protégés par votre identifiant et votre mot de passe habituels.
Étant donné que le disque virtuel repose lui aussi sur WebDAV, vous
remarquerez dès lors la présence de fichiers "calendar.ics" dans chaque
dossier principal (le dossier "private" et le dossier de chaque groupe). Ces
fichiers sont de taille nulle et il est normal qu'ils ne puissent être
supprimés.
104
8.7.5
Logiciels compatibles
Parmi les logiciels compatibles, on peut citer : Mozilla Calendar ou
Sunbird, Apple iCal, Microsoft Works, etc.
Il est également possible d’utiliser des applications en ligne qui savent
récupérer ce type de fichiers en abonnement (comme Google Calendrier).
8.7.6
Configuration du logiciel
Pour votre calendrier personnel, utilisez l'adresse :
http://bureau.univ-lyon2.fr/docs/votre_login/private/calendar.ics
Pour le calendrier d'un groupe, utilisez l'adresse :
http://bureau.univ-lyon2.fr/docs/votre_login/nom_groupe/calendar.ics
Attention à la casse !
Veillez à bien respecter la casse du nom du groupe : par
exemple, Groupe-TP n’est pas équivalent à groupe-tp.
Casse
Quand on vous demande de respecter la casse, il ne s’agit pas
d’un appel à la violence, mais simplement de faire la différence
entre les majuscules et les minuscules. La casse est un terme
d’imprimerie ; au temps où l’on imprimait avec des caractères en
plomb, le compositeur disposait d’une caisse divisée en casiers.
Les caractères les plus couramment employés se trouvaient dans
le casier du bas et écrire en bas de casse signifie écrire en
minuscules.
8.7
Importation - exportation
8.7.1
Importation
Vous pouvez importer un ou plusieurs événements au format vCal/iCal.
Avant de réaliser une importation, placez-vous préalablement dans le
calendrier souhaité (calendrier personne ou de groupe). Cliquez sur
Importer dans la barre de menus et sélectionnez le fichier vCal/iCal sur
votre disque dur.
Vous pouvez également importer des événements par le biais d'une
synchronisation.
105
Communication-BV
8.7.2 Exportation
Vous pouvez exporter des événements d'un calendrier au format
vCal/iCal afin de les réimporter dans un logiciel compatible avec ce
format.
Avant de réaliser une exportation, placez-vous préalablement dans le
calendrier souhaité (calendrier personnel ou de groupe).
a) Exporter un seul événement
Cliquez sur le titre de l'événement et ensuite sur Exporter.
b) Exporter plusieurs événements
Placez-vous dans la vue souhaitée (jour, semaine ou mois) et cliquez sur
Exporter dans la barre de menus puis sur Exporter uniquement les
événements de cette page.
c) Exporter l'ensemble d'un calendrier
Cliquez sur Exporter dans la barre de menus puis sur Exporter tous les
événements de ce calendrier.
Vous pouvez également exporter des événements par le biais d'une
synchronisation.
8.8
Personnalisation
En cliquant sur Préférences dans la barre de menus, vous pouvez
modifier différents réglages :
• Heures de début et de fin de la journée ;
• Fuseau horaire ;
• Page de démarrage : jour, semaine ou mois ;
• Premier jour de la semaine ;
• Durée par défaut des événements (plusieurs choix possibles entre 0 et
480 minutes) ;
• Résolution des grilles de calendrier : durée des plages horaires
(plusieurs choix possibles entre 10 et 60 minutes) ;
• Format du temps : 12h ou 24h.
8.9
Utilisation privée
Le calendrier du BV permet d’une part de constituer et de consulter son
agenda privé depuis tout lieu où l’on peut se connecter à l’Internet. Il
permet, d’autre part, de consulter les agendas privés d’autres personnes
pour organiser, par exemple, une réunion (seules les plages occupées
apparaissent alors avec les initiales du propriétaire, sans détail du
106
contenu). Vous pouvez aussi déléguer à des personnes de votre choix le
soin de publier ou de modifier des événements dans votre propre agenda.
8.10
Utilisation en groupe
Le calendrier d’un groupe permet d’afficher les événements communs au
groupe entier.
• saisie d’un événement (clic sur un point bleu du calendrier, ou
choisir Nouvel événement) ;
• importation des événements d’un autre calendrier (situé sur son
ordinateur, sur un assistant personnel de type Palm ou Pocket
PC) pour les afficher dans le calendrier du bureau virtuel ;
• superposition d’agendas : cliquer sur Superposer des agendas
et choisir les calendriers que l’on veut visualiser. Décocher ces
cases pour ne plus superposer les agendas. Les agendas peuvent
être des agendas de personnes (si vous y êtes autorisé), de
groupes du bureau virtuel ou encore des agendas externes au
bureau virtuel.
8.11
Scénario d’usage en groupe
Un coordonnateur d’équipe projet veut provoquer une réunion de
préparation. En faisant afficher les agendas de ses collègues, il peut
facilement proposer un ou deux créneaux de réunion dans les plages
apparaissant libres.
9. Carnet d’adresses
9.1
Contacts personnels
9.1.1
Ajouter un contact
Cliquez sur Ajouter fiche dans la barre de menus. Remplissez ensuite les
champs souhaités :
• Titre : salutation ;
• Langue : cette information est importante dans la mesure où le
système utilisera la langue choisie pour communiquer avec le
contact (invitation à un groupe, vérification automatique des
coordonnées, etc.) ;
107
Communication-BV
• Nom ;
• Prénom ;
• Société ;
• Département ;
• Fonction ;
• Adresses : déterminez le type d'adresse (Bureau, Privé, Autre,
Non définie) et entrez les coordonnées. Choisissez un pays dans
la liste déroulante ou entrez-le au clavier ;
• Numéros de téléphone : choisissez le type de numéro et entrez-le
au format international en utilisant les 3 cases prévues. Ce
format permettra d'envoyer rapidement des SMS et des fax à vos
contacts ;
• Adresses mail : entrez jusqu'à 3 adresses ;
• Catégories : cliquez sur Editer pour associer une catégorie au
contact ;
• URL : l'adresse du site Web du contact (ou de sa société) ;
• Commentaire : zone libre. Pour disposer de plus d'espace,
cliquez sur Zoom
Ajout depuis l’annuaire
Quand vous faites une recherche dans l’annuaire des membres
de l’Université (étudiants ou personnels), vous pouvez ajouter
simplement une fiche à votre carnet d’adresses en cliquant sur le
lien Ajouter à mes adresses.
9.1.2
Voir les détails d'un contact
Cliquez sur le nom du contact ou sur la loupe figurant dans le coin
supérieur droit pour afficher la fiche complète.
9.1.3
Plan
Affichez les détails d'un contact et cliquez ensuite sur Plan d'accès. Cette
fonction n'est disponible que si une adresse postale (privée ou
professionnelle) a été encodée pour le contact concerné. Le plan d'accès,
fourni par Maporama.com, s'ouvre dans une fenêtre séparée.
9.1.4
Photo
Une fois le contact créé, vous pouvez placer une photo dans la fiche. La
plupart des formats sont supportés : GIF, JPEG, BMP, PNG, TIFF et
RAW. L'image est automatiquement redimensionnée.
108
Modifiez le contact et cliquez sur Charger sous l'emplacement de la
photo.
9.1.5
Modifier un contact
Affichez les détails du contact et cliquez ensuite sur Editer.
9.1.6
Vérifier un contact
Cette fonction n'est disponible que pour les contacts dont vous êtes le
propriétaire. Elle vous permet de vérifier automatiquement les données
d'un contact : le système envoie un mail à votre contact en lui présentant
les données dont vous disposez (à l'exception du champ Commentaires).
Un lien dans le mail permet de valider ou de modifier les données si
nécessaire. Vous serez averti par mail si une modification ou une
validation est effectuée par votre correspondant.
9.1.7
Suppression de contacts
a) Suppression d'un contact
Cliquez sur la Corbeille située en face du contact.
b) Suppression d'une sélection de contacts
Cochez les cases en face des contacts à supprimer et cliquez ensuite sur
Détruire dans la barre de menus. Vous pouvez également sélectionner
tous les contacts d'une page en cliquant sur Tout sélectionner.
c) Vider le carnet d'adresses
Vous pouvez supprimer tous les contacts de votre carnet d'adresses privé
en une seule opération. Une fois réalisée, cette opération est irréversible.
Pour ce faire, rendez-vous dans les Préférences, section Détruire et
cliquez sur Vider le carnet d'adresses.
9.2
Carnet d'adresses de groupe
9.2.1
Accès au carnet d'adresses de groupe
valeur par défaut est Privé) ou cliquez sur Voir dans le menu et
sélectionnez ensuite le nom du groupe dans la liste déroulante.
109
Communication-BV
9.2.2 Ajouter un contact de groupe
Vous pouvez :
• Ajouter un nouveau contact directement dans le groupe
Rendez-vous dans le carnet d'adresses de groupe et créez un nouveau
contact (tout comme vous le faites d'habitude dans votre
environnement privé). Si vous quittez le groupe, vous n'aurez plus
accès au contact.
• Partager un de vos contacts privés avec le groupe
Affichez les détails du contact concerné et cliquez sur Partager avec
groupes. Sélectionnez ensuite les groupes avec lesquels le contact
doit être partagé. Une copie du contact est placée dans le groupe : si
vous quittez le groupe, le contact sera toujours accessible au groupe
et à vous-même.
9.3
Messagerie
9.3.1
Envoi d'un mail
Cliquez sur l'une des adresses électroniques du contact souhaité.
9.3.2
Envoi d'un SMS
Cliquez sur le numéro de GSM du contact souhaité.
Vous pouvez envoyer le même message à plusieurs destinataires en
cliquant sur Ajouter sous la case Vers. Cochez ensuite les cases
correspondantes dans votre carnet d'adresses personnel ou dans celui de
chacun de vos groupes.
fonction.
Il est conseillé de signer vos SMS afin que les destinataires
puissent en identifier la provenance.
9.4
Tri et recherche
9.4.1
Catégories
Chaque contact peut être associé à une ou plusieurs catégories
personnelles.
Pour ajouter une catégorie, rendez-vous dans Préférences puis
Catégories. Introduisez un nom de catégorie et cliquez sur Ajouter.
110
Pour associer un contact à une catégorie, affichez les détails du contact en
cliquant sur son nom, puis cliquez sur Editer. Dans la section Catégories,
cliquez sur Editer. Sélectionnez la catégorie souhaitée dans le menu
déroulant et cliquez sur Ajouter. Un même contact peut appartenir à
plusieurs catégories.
Pour afficher tous les contacts d'une catégorie, sélectionnez-la dans le
moteur de recherche du Carnet d'adresses et cliquez sur Rechercher.
9.4.2
Trier les contacts
Au sommet du carnet d'adresses figure un alphabet. Cliquez sur la lettre
souhaitée pour afficher les contacts dont l'initiale du nom de famille
correspond à cette lettre. Cliquez sur Tous pour afficher tous les contacts.
9.4.3
Rechercher un contact
Le moteur de recherche se trouve dans la partie supérieure droite de
l'écran.
Déterminez si la recherche doit s'effectuer au sein de vos adresses privées
ou au sein des adresses de groupe. Choisissez ensuite le critère de
recherche (nom, prénom, société) à l'aide du menu déroulant, introduisez
un terme et cliquez sur Rechercher.
9.5
9.5.1
Importation
Différentes importations sont possibles :
• Importer des contacts au format vCard ;
Cliquez sur Importer dans la barre de menus et sélectionnez le fichier
vCard (.vcf) sur votre ordinateur. Pour importer, il faut préalablement
vous placer dans l'environnement souhaité (privé ou de groupe).
• Importer des contacts depuis Outlook (2000, 98, 97 ou
Express) ;
Rendez-vous dans l'outil Importer dans le premier menu déroulant et
suivez les instructions.
• Importer des contacts dans un autre format.
Convertissez la source des données au format .csv (comma separated
values, c’est-à-dire valeurs séparées par des virgules). Choisissez
ensuite l'outil Importer dans le premier menu déroulant et suivez les
instructions.
9.5.2
Exportation
Différentes exportations sont possibles :
• Exporter un carnet d'adresses au format vCard ;
111
Communication-BV
Placez-vous dans le carnet d'adresses souhaité (privé ou groupes) et
cliquez sur Exporter dans la barre de menus.
• Exporter certains contacts au format vCard ;
Cliquez sur le nom du contact souhaité pour afficher les détails et
cliquez ensuite sur Exporter vCard dans la barre de menus.
• Exporter un carnet d'adresses au format PDF.
Placez-vous dans le carnet d'adresses souhaité (privé ou groupes) et
cliquez sur l'icône PDF dans la barre de menus.
Export vers Outlook et Outlook Express
Si vous souhaitez exporter votre carnet d'adresses (au format
.vcf - vCard) pour le réimporter dans Outlook/Outlook Express,
vous serez confronté aux problèmes suivants, à imputer à ces
deux logiciels et non au bureau virtuel.
Outlook Express
Pour accéder à la fonction d'importation vCard, sélectionnez
Carnet d'adresses dans le menu Outils. Dans le menu Fichier du
Carnet d'adresses, choisissez ensuite Importer/Carte de visite.
Vous devrez approuver manuellement l'importation de chaque
contact en cliquant sur OK.
Le bureau virtuel exporte tous les contacts dans un seul fichier
.vcf. Or, Outlook ne gère pas les fichiers .vcf contenant plusieurs
contacts ; seul le premier sera dès lors importé. Outlook ne gère
pas non plus l'importation d'un dossier de fichiers .vcf. La seule
solution rapide d'importation dans Outlook consiste dès lors à
importer le fichier dans Outlook Express puis à faire passer les
données dans Outlook. Pour ce faire, dans Outlook, rendez-vous
dans Contacts puis sélectionnez Importer et Exporter dans le menu
Fichier. Choisissez ensuite Importer des messages et des adresses
Internet, et puis Outlook Express. Cochez uniquement Importer le
carnet d'adresses.
9.6
Personnalisation
modifier le nombre de contacts par page (entre 5 et 50).
9.7
Utilisation privée
Le carnet d’adresses du BV permet de rendre disponible en permanence
les coordonnées de ses correspondants (pour leur adresser un message
112
électronique par exemple). Ces adresses peuvent être importées à partir
d’autres carnets d’adresses électroniques (Outlook, assistant numérique
personnel...) ou être directement saisies dans cet outil du bureau virtuel. Il
est possible de partager ses adresses avec d’autres membres de
l’Université ou avec des groupes auxquels on appartient. Les adresses
(personnels, étudiants) de l’annuaire de l’Université sont accessibles par
l’outil Annuaires et peuvent être ajoutées d’un simple clic à son carnet
d’adresses.
9.8
Les adresses sont alors partagées par l’ensemble des membres du groupe
et elles peuvent être complétées et enrichies par chacun des membres.
• saisir ou importer les adresses de ses contacts ;
• partager des adresses avec d’autres membres de l’Université ;
• partager des adresses avec ses groupes.
9.9
Scénario d’usage privé
Comment pouvoir disposer depuis n’importe quel ordinateur relié à
Internet de son carnet d’adresses postales ou électroniques, des
coordonnées téléphoniques ? En utilisant l’outil Carnet d’adresses du BV
où vous pouvez reporter les indications portées sur les cartes de visite de
vos contacts et même visualiser directement un plan d’accès si l’adresse
postale est correctement renseignée.
10. Documents
10.1
Documents personnels
10.1.1 Ajouter un document (upload)
Positionnez-vous à l'endroit souhaité dans l'arborescence de vos dossiers
et cliquez sur Charger fichier dans la partie droite de l'écran. Cliquez
ensuite sur Parcourir... pour sélectionner le fichier sur votre ordinateur.
Vous pouvez ajouter plusieurs documents (jusqu'à 5) en une seule
opération. Une barre de progression indique le pourcentage de transfert
déjà effectué.
113
Communication-BV
Le temps nécessaire au chargement d'un fichier dépend de la
taille de celui-ci ainsi que de la vitesse de votre connexion
Internet. Ne fermez pas la fenêtre pop-up pendant le
chargement; elle se fermera automatiquement dès que le
chargement sera terminé.
10.1.2 Modifier un document
Pour modifier un document, vous devez préalablement le télécharger sur
votre ordinateur, effectuer les modifications, détruire ou renommer le
document présent dans l'interface Web et le remplacer par la nouvelle
version via un chargement.
Pensez au disque virtuel !
Si vous avez un ordinateur personnel connecté à Internet,
pensez à utiliser la fonctionnalité de disque virtuel qui vous
permet de simplifier toutes les opérations sur les documents de
votre bureau virtuel.
10.1.3 Télécharger un document (download)
Cliquez sur le nom du document ou sélectionnez Télécharger dans le
menu Actions associé à chaque document.
10.1.4 Renommer un document
Sélectionnez Renommer dans le menu Actions associé à chaque
document.
10.1.5 Déplacer un document
Sélectionnez Déplacer dans le menu Actions associé à chaque document.
Sélectionnez ensuite le dossier de destination. Le document est alors
déplacé et disparaît du dossier en cours.
10.1.6 Copier un document
Sélectionnez Copier dans le menu Actions associé à chaque document.
Sélectionnez ensuite le dossier de destination. Le document est alors
copié, sans disparaître du dossier en cours.
114
10.1.7 Suppression de documents
a) Suppression d'un document
Cliquez sur la Corbeille en face du document. Le document n'est pas
supprimé, mais il est placé dans la Corbeille, ce qui vous permet de le
récupérer en cas d'erreur. Pour le supprimer définitivement, videz la
Corbeille.
b) Suppression d'une sélection de documents
Cochez les cases en face des documents à supprimer et cliquez ensuite sur
Vers Corbeille. Les documents ne sont pas supprimés, mais ils sont
placés dans la Corbeille, ce qui vous permet de les récupérer en cas
d'erreur. Pour les supprimer définitivement, videz la Corbeille.
c) Vidange manuelle de la Corbeille
Rendez-vous dans la Corbeille, cliquez sur Tout sélectionner et ensuite
sur Détruire. Les documents sont alors supprimés sans possibilité de
récupération. La Corbeille des documents n'est jamais vidée
automatiquement.
Vous verrez apparaître à la racine de votre répertoire privé un
dossier nommé « wiki » qui contient les pages produites et
visualisées par l’outil « Wiki » privé.
10.2
Documents de groupe
10.2.1 Accès aux documents de groupe
valeur par défaut est Privé) ou cliquez sur Voir dans le menu et
sélectionnez un nom de groupe dans la liste déroulante.
10.2.2 Ajouter un document de groupe
Vous pouvez :
• Ajouter un nouveau document directement dans le groupe.
Rendez-vous dans les documents de groupe et placez un nouveau
document (tout comme vous le faites d'habitude dans votre
environnement privé). Si vous quittez le groupe, vous n'aurez
plus accès au document ;
• Partager un de vos documents privés avec le groupe.
Sélectionnez Partager avec groupes dans le menu Actions
115
Communication-BV
associé à chaque document. Sélectionnez ensuite les groupes
avec lesquels le document doit être partagé. Une copie du
document est placée dans le groupe : si vous quittez le groupe, le
document sera toujours accessible au groupe et à vous-même.
10.2.3 Notification aux membres du groupe
Lors de la création ou de la modification d'un document de groupe, vous
pouvez envoyer une notification par mail à tous les membres du groupe
(excepté vous-même) afin de leur signaler qu'un nouveau document ou
une nouvelle version d'un document est disponible. Cette notification
standardisée peut s'accompagner d'un commentaire.
Seul le créateur du document est autorisé à envoyer une notification. Pour
envoyer une notification, sélectionnez Notification dans le menu Actions
associé au document concerné.
10.3
Dossiers et sous-dossiers
10.3.1 Créer un dossier ou un sous-dossier
et cliquez sur Nouveau dossier dans la partie droite de l'écran.
Rendez-vous dans le dossier (en cliquant sur son nom dans la partie
gauche de l'écran) et cliquez ensuite sur Renommer dans la partie droite
de l'écran.
gauche de l'écran) et cliquez ensuite sur Détruire dans la partie droite de
l'écran.
10.4
Disque virtuel
Disque virtuel
Le disque virtuel vous permet d'accéder directement aux
documents sans passer par l'interface Web. L'accès s'effectue via
un dossier spécial sur votre ordinateur, protégé par votre
identifiant et votre mot de passe.
116
Ce dossier se comporte comme un dossier standard de votre système
d’exploitation : vous pouvez ajouter, supprimer, renommer des fichiers et
des sous-dossiers. Vous pouvez également ouvrir un fichier depuis le
dossier ou depuis une application sur votre ordinateur. Enfin, le disque
virtuel vous permet de réaliser des copies de sauvegarde très facilement,
en y glissant les fichiers concernés.
10.4.1 Créer un disque virtuel
La procédure varie suivant le système d'exploitation que vous utilisez.
Cliquez sur Disque virtuel pour y accéder. Suivez strictement les
procédures indiquées pour chacun des systèmes d’exploitation.
Windows XP Service Pack 2
Si vous utilisez le Service Pack 2 de Windows XP, faites bien
attention à remplacer http:// par https:// dans l’adresse du
favori réseau.
Au terme de la création du disque virtuel, vous remarquerez que celui-ci
comporte différents dossiers :
• Un dossier « private » qui contient vos documents personnels ;
• Un dossier par groupe : chaque dossier contient les documents
du groupe concerné.
Tous vos documents doivent figurer dans l'un de ces dossiers :
vous ne pouvez pas placer des documents ni créer de nouveaux
dossiers au premier niveau.
Vous remarquerez à la racine du répertoire privé (private) et des
répertoires des groupes, un fichier intitulé « calendar.ics » visible
seulement en mode « webdav ». Vous en apprendrez plus sur ce
fichier dans la section consacrée aux abonnements à un agenda.
10.4.2 Problèmes éventuels
Pour un fonctionnement optimal de votre disque virtuel, veuillez noter les
points suivants :
• Évitez les accents et les espaces dans les noms des dossiers ;
• Configurez le cas échéant votre pare-feu personnel pour qu'il
autorise la connexion de votre disque virtuel (protocole
WebDAV) ;
117
Communication-BV
• Selon les abonnements, le nombre de niveaux que la hiérarchie
de vos dossiers et sous-dossiers peut comporter varie entre 4 et 6.
Si vous tentez de placer un plus grand nombre de niveaux dans le
disque virtuel, une erreur se produira.
Cryptage des données
Si vous souhaitez que les communications avec votre dossier
Web soient cryptées (à l’aide du protocole SSL), il vous suffit de
créer un dossier Web en suivant la procédure classique, mais en
saisissant https au lieu de http. Par exemple :
https://bureau.univ-lyon2.fr/docs/votre_login
au lieu de :
http://bureau.univ-lyon2.fr/docs/votre_login)
Attention : une communication encryptée est en moyenne deux
fois plus lente qu'une communication normale.
La connexion au « dossier Web » est active jusqu'à l'extinction
de votre connexion à Internet ou de votre ordinateur. Si vous
voulez fermer la connexion manuellement, effectuez un clic droit
sur le Poste de travail et choisissez Déconnecter un lecteur réseau.
Sélectionnez le lecteur réseau correspondant à votre « dossier
Web » puis cliquez sur OK.
10.4.3 Limitations connues
•
•
Ouverture d'un document par double clic. Si votre PC/Mac dispose
de la suite Office 2000 ou d’une version ultérieure, les documents
Word (.doc), Excel (.xls), PowerPoint (.ppt) situés sur votre disque
virtuel s'ouvriront en effectuant un double clic sur le fichier. Vous
pourrez ainsi les modifier et les sauver directement sur le serveur,
l'opération étant totalement transparente. Dans le cas où un fichier ne
s'ouvrirait pas par cette méthode, il vous faudra le rapatrier par
glisser/déposer sur votre machine afin de pouvoir l'ouvrir et le
modifier. Il vous faudra ensuite le replacer sur votre disque virtuel.
Fichiers inattendus sous Mac OS X. Sous Mac OS, le chargement
d'un fichier dans le disque virtuel crée un doublon du fichier
commençant par le caractère '_'. Nous travaillons à la résolution de ce
problème.
Partage des documents au sein d'un groupe. Si vous placez un
document au sein d'un groupe à partir de votre disque virtuel,
celui-ci ne sera pas partagé par défaut. Pour le rendre accessible
aux membres de votre groupe, vous devrez donc vous rendre
dans l'interface Web et lui attribuer les droits de lecture. Ce
problème sera corrigé dans une version ultérieure.
118
10.5
Liens entre un document et un contact
Il est possible de lier un document à un contact de votre carnet d'adresses.
Cela vous permet, par exemple, d'associer un CV à une personne.
10.5.1 Lier un document à un contact
Sélectionnez Copier vers le clipboard dans le menu Actions figurant en
face du document concerné. Dans le carnet d'adresses, éditez le contact
concerné et cliquez sur Coller Document en bas de la fenêtre. Le
document apparaît désormais dans la fiche du contact.
Un même document peut être lié à plusieurs contacts.
Tant qu'un document est lié à un contact, ce document ne peut
être détruit. Pour le détruire, il faut préalablement briser le lien
entre ce document et le(s) contact(s).
10.5.2 Briser le lien entre un document et un contact
Dans le carnet d'adresses, éditez la fiche du contact concerné et
sélectionnez Détruire en face du document.
10.6
de l'écran.
l'écran.
119
Communication-BV
10.7
Utilisation privée
L’outil Documents du BV permet de stocker des fichiers sur un espace
sécurisé et protégé (2 sauvegardes quotidiennes). Ces fichiers sont
accessibles à leur propriétaire depuis tout lieu connecté à l’Internet quel
que soit le navigateur utilisé (PC, PDA ou téléphone mobile WAP).
10.8
Les fichiers stockés dans un espace de groupe sont partagés entre
l’ensemble des membres du groupe. Chaque fichier peut disposer de ses
propres paramètres d’accès.
• dépôt de fichiers dans des répertoires créés au préalable.
Possibilité de rendre accessibles tel répertoire et/ou tel fichier à
d’autres utilisateurs du bureau virtuel (en personnalisant les
droits : lecture, téléchargement, remplacement, suppression) ;
• disque virtuel : possibilité d’utiliser cet espace documentaire
directement dans le logiciel de gestion de fichiers du système
d’exploitation.
10.9
Scénario d’usage privé
Un enseignant ou un étudiant prépare un diaporama ou un fichier PDF
pour un cours ou une conférence à donner hors de l’Université. Depuis
son domicile, il dépose ses documents dans l’outil Documents du BV.
Arrivé sur le lieu de sa conférence, il peut récupérer et diffuser son
document depuis l’ordinateur sur lequel il va faire sa présentation : pas de
fichier à transporter sur disquette, CD-ROM ou autre support qu’il
pourrait égarer...
10.10 Scénario d’usage en groupe
Cet outil est idéal pour déposer un document que l’on souhaite diffuser à
tous les membres d’un groupe auquel on appartient.
10.11 Création d’un espace web personnel
Le Bureau Virtuel vous propose de disposer d’un espace web personnel
dans lequel vous pourrez placer des pages html et des objets qui seront
accessibles aux personnes de votre choix ou à n’importe quel utilisateur
anonyme en fonction des réglages.
120
Afin d’activer cette fonction, vous devez vérifier que vous disposez à la
racine de vos documents privés d’un répertoire « web». Si celui ci
n’existe pas encore, créer un dossier « web » (en respectant bien les
minuscules).
Régler ensuite le contrôle d’accès de votre espace privé en autorisant
l’accès public à vos documents et répertoires : cliquez sur « accès » puis
cocher la case à l’intersection de la ligne « accès public » et de la colonne
« voir ce dossier » puis suivez la même procédure avec le dossier
« web » : cliquez sur « actions » puis « accès » et cocher la case « accès
public » et tout en bas de la fenêtre, cocher la case « appliquer cette
sélection à tous les sous dossiers de Documents\web ».
Placer les fichiers et sous répertoires que vous souhaitez publier dans
votre espace « web » en utilisant le nom « index.html » pour le fichier qui
s’ouvrira par défaut en accédant au répertoire « web ».
Enfin, cliquez sur le lien « publier » en haut de votre fenêtre de répertoire
pour offrir un accès public aux fichiers présents dans le dossier « web ».
Vous devrez observer une petite icône bleue avec « Pub » à droite du nom
de fichier pour vous assurer qu’elle sera visible par des anonymes.
L’URL d’accès au fichier est visible en cliquant sur le lien « actions »
pour tous les documents situés dans le répertoire « web ». Attention :
l’URL est différente selon que le fichier est en accès public ou en accès
privé.
L’URL pour un document public est de type :
http://bureau.univ-lyon2.fr/pub/docs/votrelogin/web/index.html
L’URL pour un document en accès contrôlé est de type :
http://bureau.univ-lyon2.fr/private/docs/votrelogin/web/index.html
Vous pouvez gérer vos fichiers et sous répertoires en utilisant le bureau
virtuel, en utilisant le disque virtuel ou un logiciel FTP (voir ci-dessous).
NB : seule l’interface web du BV permet de gérer les droits d’accès et
d’autoriser la publication des fichiers placés dans ce répertoire.
10.12 Gestion des documents avec un logiciel FTP
Vous pouvez gérer vos documents en utilisant un logiciel FTP (File
Transfert Portocol ).
Nous vous recommandons d’utiliser le logiciel open-source Filezilla
(accessible en français sur : http://filezilla-project.org/).
Les paramètres à utiliser sont :
• nom du serveur : ftp://bureau.univ-lyon2.fr
121
Communication-BV
• Login : votre login d’accès à l’ENT ou au BV
• Mot de passe : votre mot de passe d’accès à l’ENT ou au BV
• Chemin : /private/web
• Port FTP : 21 (port par défaut en général)
NB : seule l’interface web du BV permet de gérer les droits d’accès et
d’autoriser la publication des fichiers placés dans ce répertoire si vous
utiliser un logiciel FTP.
10.13 Produire un podcast avec le BV
Le podcasting permet la diffusion aisée de fichiers MP3, MP4 ou de
fichiers PDF via des logiciels comme iTunes d'Apple, eux-mêmes
éventuellement reliés à des baladeurs numériques (iPod). Si votre bureau
virtuel autorise l'accès public, vous pouvez créer facilement des podcasts
au moyen d'un flux RSS public. Chaque fois que vous ajouterez un fichier
supplémentaire, il sera diffusé automatiquement aux abonnés de votre
podcast.
Pour créer un podcast
Vous pouvez créer facilement des podcasts dans le bureau virtuel:
• Placez les fichiers nécessaires dans un dossier.
• Ajoutez éventuellement une description à chacun de ces
documents (via le menu Actions). La description apparaîtra dans
le podcast.
• Configurez le dossier en accès public
• Configurez chacun de ces fichiers en accès public.
• Communiquez l'URL du flux RSS public de ce dossier. Pour
l'obtenir, effectuez un clic droit sur l'icône et choisissez "Copier
l'adresse de ce lien".
NB: La loi interdit la diffusion de contenu pour lequel vous ne disposez
pas de l'ensemble des droits d'auteur. Le bureau virtuel décline toute
responsabilité en cas d'utilisation illégale: vous serez seul responsable en
cas de poursuite judiciaire.
Pour écouter un podcast
La première étape consiste à obtenir l'URL du podcast:
• Soit on vous la communique, par e-mail par exemple.
• Soit un dossier dans les groupes dont vous êtes membre
comporte des fichiers audio en accès public (ils signalés par
122
l'icône ). Cliquez avec le bouton droit sur l'icône et sélectionnez
Procurez-vous un logiciel compatible podcast tel que iTunes (gratuit).
Dans iTunes, sélectionnez "S'abonner au podcast" dans le menu
"Avancé". Collez l'URL du podcast et cliquez sur OK. Reportez-vous
ensuite à l'aide d'iTunes pour les options de configuration ainsi que pour
la liaison avec un iPod.
10.14 Utiliser la boite de dépôt
La boîte de dépôt est un dossier spécial dans vos Documents privés dans
lequel les membres des groupes auxquels vous appartenez peuvent
déposer des Documents sans voir le contenu du dossier. Elle se comporte
comme une boîte postale: une fois qu'un tiers a déposé un document, il ne
lui est plus visible.
Cette fonctionnalité vous permet de recevoir des fichiers directement dans
l'outil Documents plutôt que par e-mail: rapports, travaux et devoirs, etc.
NB: Tous les membres des groupes auxquels vous appartenez ont
toujours la possibilité d'utiliser votre boîte de dépôt pour y placer des
documents.
Déposer un document
Pour déposer un document dans la boîte de dépôt d'un tiers, placez
d'abord ce document dans vos documents privés. Ensuite, dans le menu
Actions associé à ce document, choisissez Envoyer vers une boîte de
dépôt. Dans la liste des groupes, cliquez sur le nom du destinataire.
Gérer les documents déposés
Les fonctions habituelles (y compris le partage avec les groupes)
s'appliquent aux Documents qui ont été déposés dans votre boîte de dépôt.
Vous pouvez également les déplacer vers d'autres dossiers ou les
supprimer.
Cette fonctionnalité peut être particulièrement utile aux enseignants qui
souhaitent récolter des travaux réalisés par des étudiants.
123
Communication-BV
11. Forum
11.1
Participation aux forums
11.1.1 Accès aux forums
Les forums s'envisagent toujours dans le cadre de groupes : vous ne
pouvez créer des forums personnels.
valeur par défaut est Privé).
11.1.2 Lire un message
Choisissez un sujet dans la colonne de gauche. La colonne de droite
comporte les titres des messages ainsi que le début du corps de texte. Pour
lire la totalité d'un message, cliquez sur son titre.
Si aucun sujet n'est présent, seul l'administrateur du groupe peut en créer
un.
11.1.3 Répondre à un message
Cliquez sur le titre du message et ensuite sur Répondre. Le titre du
message est modifié pour inclure le préfixe RE: mais vous pouvez le
modifier à votre guise. La réponse apparaît sous le message auquel elle se
rapporte.
11.1.4 Poster un message
Cliquez sur Ajouter un nouveau message dans la partie droite de
l'écran. Entrez un titre et un message.
11.2
Administration
11.2.1 Créer un sujet
Cliquez sur Nouveau sujet dans la partie gauche de l'écran. Entrez un
titre court ainsi qu'une description. Celle-ci apparaîtra en haut du forum,
dans la partie droite de l'écran.
124
11.2.2 Supprimer un message
Cliquez sur le titre du message et ensuite sur Détruire. Vous pouvez
également cliquer sur la corbeille figurant en face du message. Le
message, de même que toutes les réponses qui en dépendent, sont alors
détruits.
11.2.3 Supprimer un sujet
Cliquez sur le sujet et ensuite sur Détruire dans la partie droite de l'écran.
Tous les messages sont alors définitivement effacés.
11.3
Exportation XML
Tous les sujets (et les messages associés) d'un forum peuvent être
exportés dans un seul fichier .xml.
Pour ce faire, cliquez sur Exporter dans la barre de menus.
Vous obtenez alors un fichier XML contenant l’ensemble des
contributions postées sur le forum. Ce fichier XML est un fichier balisé
qui peut, par exemple, être importé dans une base de données.
11.4
Le forum est un outil de groupe destiné à échanger sur un certain nombre
de thèmes créés par les membres du groupe. Le principe est simple : on
poste sur le forum une question, une réflexion, un commentaire... et les
membres du groupe peuvent réagir aux propos affichés. Un historique des
échanges est disponible à tout instant.
• chaque membre d’un groupe peut créer un ou plusieurs thèmes
(Nouveau sujet) qui apparaissent comme des dossiers ;
• dans chacun de ces thèmes ou dossiers, les utilisateurs peuvent
alors Ajouter un nouveau message, c’est-à-dire lancer une
discussion ;
• pour réagir, il suffit de choisir Répondre après avoir cliqué sur
le titre du message en question. Plusieurs réponses peuvent être
saisies pour un même message initial ou pour réagir à une
réponse déjà formulée...
11.5
C’est l’outil rêvé pour observer et conserver les traces de travaux
collectifs. Dans le cadre d’un travail collaboratif, le formateur peut juger
125
Communication-BV
de la qualité des échanges et de l’apport de chaque membre du groupe. Le
forum peut alors constituer un outil d’évaluation du travail de groupe.
12. Tâches
12.1
Tâches personnelles
12.1.1 Accès aux tâches personnelles
Vos tâches personnelles sont celles que vous vous êtes assignées ou qui
vous ont été assignées par des tiers. Cliquez sur Personnelles dans la
partie gauche de l'écran pour les afficher.
12.1.2 Droit d'ajout de tâches personnelles
Tous les membres des groupes auxquels vous appartenez peuvent toujours
vous assigner des tâches personnelles.
12.1.3 Ajouter une tâche personnelle
Cliquez sur Ajouter sous votre nom dans la partie droite de l'écran.
12.1.4 Modifier une tâche personnelle
Cliquez sur le titre d'une tâche pour accéder à ses détails. Effectuez
ensuite les modifications souhaitées.
Si la tâche a été assignée par un tiers, vous ne pouvez modifier que le
statut.
12.1.5 Supprimer une tâche personnelle
Cliquez sur la corbeille (
12.2
) en face du titre de la tâche.
Tâches assignées à un tiers
12.2.1 Accès aux tâches assignées
Les tâches assignées sont celles que vous avez assignées à un tiers.
Cliquez sur Assignées dans la partie gauche de l'écran pour les afficher.
126
Cet écran vous permet en outre d'effectuer le suivi via le champ "Statut"
de chacune des tâches assignées.
12.2.2 Assigner une tâche
Rendez-vous dans les tâches assignées et cliquez sur Ajouter dans la
partie droite de l'écran. Sous A faire par, cliquez sur Choisir autre
personne et sélectionnez la personne souhaitée. Procédez ensuite comme
pour une tâche personnelle.
12.2.3 Notifier une tâche
Lors de la création de la tâche, vous pouvez envoyer une notification par
mail et/ou SMS. Cochez les cases appropriées à la rubrique Notification.
La notification par SMS ne sera envoyée que si le tiers a encodé
correctement son numéro de GSM dans sa fiche personnelle et si vous
disposez d'un crédit SMS suffisant.
12.2.4 Modifier une tâche assignée
Cliquez sur le titre d'une tâche pour accéder à ses détails. Effectuez
ensuite les modifications souhaitées.
12.2.5 Supprimer une tâche assignée
12.3
) en face du titre de la tâche.
Tâches de groupe
12.3.1 Accès aux tâches de groupe
12.3.2 Ajouter une tâche de groupe
Assignez une nouvelle tâche et attribuez-la au groupe en cliquant sur
Choisir autre personne et en choisissant le nom du groupe dans la liste
déroulante.
127
Communication-BV
12.4
Personnalisation
sélectionner le nombre de tâches par page.
12.5
Utilisation privée
Cet outil du BV permet d’organiser et de hiérarchiser ses propres tâches à
réaliser à court, moyen ou long terme. Ainsi, on peut établir une
programmation lors d’un projet à mener.
12.6
Il est également possible d’assigner des tâches à plusieurs membres ou à
la totalité des membres d’un groupe du bureau virtuel : chacun peut
retrouver ce qu’il doit faire et le délai prévu pour la réalisation.
• les tâches sont de nature personnelle (privées) ou peuvent être
affectées à d’autres membres du bureau virtuel (qui vous ont
autorisé à leur assigner des tâches) ;
• le gestionnaire d’un groupe peut, à l’intérieur de ce groupe,
s’affecter des tâches personnelles ou en assigner aux autres
membres. Il peut aussi partager les droits de consultation, ajout
et suppression de tâches avec d’autres membres du groupe
(individualisation possible de l’affectation des droits).
12.7
Outil d’animation d’un travail collaboratif, la gestion des tâches peut
s’appliquer, par exemple, au suivi des mémoires par un enseignant. En
association avec le calendrier pour rythmer les rencontres autour du
mémoire professionnel, l’enseignant peut affecter un travail particulier à
l’ensemble des stagiaires (remise d’un plan détaillé avant le 10 janvier
2008) ou l’individualiser (tel stagiaire devant reformuler sa problématique
avant telle date).
128
13. Notes
13.1
Notes personnelles
13.1.1 Ajouter une note
et cliquez sur Ajouter note dans la partie droite de l'écran.
13.1.2 Modifier une note
Cliquez sur le sujet de la note et ensuite sur Editer. Vous pouvez
également sélectionner Editer dans le menu Actions figurant en face de
chaque note.
13.1.3 Renommer une note
Cliquez sur le sujet de la note et ensuite sur Editer.
13.1.4 Modifiez le sujet
Vous pouvez également sélectionner Editer dans le menu Actions
figurant en face de chaque note.
13.1.5 Supprimer une note
Cliquez sur la Corbeille en face de la note concernée.
13.2
Notes de groupe
13.2.1 Accès aux notes de groupe
13.2.2 Ajouter une note de groupe
Vous pouvez :
• Ajouter une nouvelle note directement dans le groupe ;
129
Communication-BV
Rendez-vous dans les notes de groupe et créez une nouvelle note
(tout comme vous le faites d'habitude dans votre environnement
privé). Si vous quittez le groupe, vous n'aurez plus accès à la note.
• Partager une de vos notes privées avec le groupe ;
Sélectionnez Partager avec groupes dans le menu Actions associé
à chaque note. Sélectionnez ensuite les groupes avec lesquels la note
doit être partagée. Une copie de la note est placée dans le groupe: si
vous quittez le groupe, la note sera toujours accessible au groupe et à
vous-même.
13.3
de l'écran.
l'écran.
13.4
Utilisation privée
Cet outil du BV est l’équivalent du bloc-notes papier : quelques mots ou
un plan de cours jetés sur l’écran... Vous avez la possibilité d’y accéder
ultérieurement depuis tout ordinateur connecté à l’Internet.
13.5
Le bloc-notes de groupe est directement lisible par tous les membres d’un
groupe.
• il est possible de créer un grand nombre de notes et de les classer
dans des répertoires créés par l’utilisateur ;
130
• l’administrateur d’un groupe peut gérer et individualiser les
droits des membres :
au niveau des dossiers : visualiser le contenu de tel dossier contenant
des notes, ajouter ou détruire des notes dans ce dossier ;
au niveau de chaque note : éditer la note, la déplacer dans un autre
dossier, la partager avec d’autres groupes...
13.6
Scénario d’usage
La note va permettre de conserver et de partager tout élément qui n’a pas
trouvé sa place dans les autres espaces du bureau virtuel, celui que l’on ne
sait pas où ranger.
14. Favoris
14.1
Favoris personnels
14.1.1 Ajouter un favori
et cliquez sur Ajouter favori dans la partie droite de l'écran. Entrez un
nom, une adresse (Web, FTP, etc.) et une description éventuelle.
Pour les adresses Web, vous pouvez entrer "www.site.com", le système
complétant automatiquement en "http://www.site.com".
Une fois le favori créé, cliquez sur son adresse (et non sur son nom) pour
ouvrir sa destination dans une nouvelle fenêtre.
Saisie de l’URL
Plutôt que de saisir manuellement l’adresse de votre favori,
positionnez votre navigateur Internet sur le site Web dont vous
voulez sauvegarder l’adresse et faites une copie de l’URL pour la
coller dans le champ URL. Vous éviterez ainsi une erreur de
saisie.
131
Communication-BV
14.1.2 Modifier un favori
Cliquez sur le nom du favori concerné et ensuite sur Editer. Vous pouvez
également sélectionner Editer dans le menu Actions associé à chaque
favori.
14.1.3 Supprimer un favori
14.2
) figurant en face du favori concerné.
Favoris de groupe
14.2.1 Accès aux favoris de groupe
14.2.2 Ajouter un favori de groupe
Vous pouvez :
• Ajouter un nouveau favori directement dans le groupe ;
Rendez-vous dans les favoris de groupe et créez un nouveau favori
(tout comme vous le faites d'habitude dans votre environnement
privé). Si vous quittez le groupe, vous n'aurez plus accès au favori.
• Partager un de vos favoris privés avec le groupe.
Sélectionnez Partager avec groupes dans le menu Actions associé
à chaque favori. Sélectionnez ensuite les groupes avec lesquels le
favori doit être partagé. Une copie du favori est placée dans le
groupe : si vous quittez le groupe, le favori sera toujours accessible
au groupe et à vous-même.
14.3
132
de l'écran.
l'écran.
14.4
14.4.1 Importation
Vous avez la possibilité d’importer les favoris qui sont stockés dans votre
navigateur. En cliquant sur le bouton Importer, une boîte de dialogue
décrit la procédure pour l’import des favoris à partir des navigateurs
Internet Explorer et Netscape.
Des favoris toujours disponibles
En important
vous rendrez
les consulter
Internet et
personnel.
les favoris qui sont stockés dans votre navigateur,
ainsi vos favoris toujours disponibles. Vous pourrez
à partir de n’importe quel ordinateur connecté à
non pas uniquement depuis votre ordinateur
14.4.2 Exportation
Vous pouvez également exporter les favoris qui sont stockés dans votre
bureau virtuel, qu’il s’agisse de vos favoris privés ou bien des favoris
d’un groupe auquel vous appartenez. Pour ce faire, cliquez sur le bouton
Exporter.
Vous obtenez ainsi un fichier HTML qui comprend, outre un lien
hypertexte vers chaque favori, les descriptions qui ont été renseignées
pour chaque favori.
133
Communication-BV
14.5
Accès par RSS
L'ensemble des favoris privés et de groupe est disponible sous forme de
flux RSS. Rendez-vous dans les favoris privés ou d'un groupe et placez le
pointeur sur l'image
.
lecteur RSS, de même qu'un nom pour le flux.
Configurez l'intervalle de rafraîchissement du flux dans le lecteur RSS.
Si vous utilisez le navigateur Firefox, vous pouvez créer un "Live
bookmark" afin d'afficher les favoris du bureau virtuel sous
forme de liste déroulante dans le navigateur.
Pour ce faire, sélectionnez le menu Marque-pages puis l’option
Gérer les marque-pages. Dans la fenêtre Gestionnaire de marquepages, choisissez l’option Nouveau marque-page dynamique du
menu Fichier. Saisissez un titre dans le champ Nom (par
exemple, Mes favoris du BV) puis collez l’adresse d’un flux RSS
du BV dans le champ Adresse Web. Les champs Mot-clef et
Description sont facultatifs.
Pour afficher le signet dynamique dans la barre de signets du
navigateur, sélectionnez dans la barre de gauche le répertoire
nommé Barre personnelle (c'est la barre qui s'affiche
directement dans le navigateur).
On peut également utiliser Safari sous Mac OSX qui affichera
différemment les flux RSS.
Attention, l'arborescence que vous avez créée dans vos favoris
ne s'affichera pas car il y a un flux RSS différent pour chacun des
dossiers de vos signets.
134
15. Wiki
15.1
Généralités
L'outil Wiki permet de consulter et de concevoir des pages au sein du
bureau virtuel. En d'autres termes, ce sont des Notes élaborées : vous
pouvez contrôler la mise en page (HTML), créer des hyperliens vers
d'autres pages similaires ou même vers des données stockées dans le
bureau virtuel (actuellement des documents et des notes). Le Wiki est
également utilisé pour créer ou modifier des messages apparaissant dans
la page d'accueil du bureau virtuel (après l'identification), passage obligé
de tous les utilisateurs.
Comme pour la majorité des outils, vous disposez d'un Wiki personnel et
chaque groupe dispose également d'un Wiki de groupe.
15.1.2 Wiki et Documents
L'outil Wiki sert uniquement à la consultation et à la conception des
pages ; ces dernières, en tant que fichiers .html, sont stockées dans le
dossier "wiki" des Documents. Vous pouvez donc effectuer des actions
sur les pages via les Documents ou même via le disque virtuel.
15.2
Wiki personnel
15.2.1 Ajouter une page avec le Wiki
Lors de l'ouverture du Wiki, la première page est créée automatiquement.
Elle s'appelle "index.html" et ne doit pas être renommée ni déplacée.
Entrez du texte dans la zone d'édition et mettez-le éventuellement en
forme à l'aide des boutons de style. À cette fin, vous pouvez également
sélectionner du texte avec la souris, comme dans un traitement de texte.
Une barre de boutons, similaire à celle d'un traitement de texte, apparaît
au sommet du corps du texte. Laissez le pointeur un court instant sur un
bouton pour faire apparaître sa légende.
Pour travailler directement en code HTML, cliquez sur le dernier bouton.
Cliquez sur Sauver en dessous de la zone d'édition pour enregistrer les
modifications.
135
Communication-BV
15.2.2 Modifier une page avec le Wiki
Rendez-vous sur la page qui doit être modifiée et cliquez ensuite sur
Editer dans la barre de menus. Effectuez les modifications souhaitées et
cliquez ensuite sur Sauver.
15.2.3 Supprimer une page avec le Wiki
Rendez-vous sur la page qui doit être supprimée et cliquez ensuite sur
Détruire dans la barre de menus.
En supprimant une page, vous risquez également de supprimer
le seul chemin d’accès à une autre page. Après avoir supprimé
une page, assurez-vous donc que toutes les pages du Wiki
demeurent accessibles par hyperliens.
15.2.4 Ajouter une page via les Documents
Ajoutez simplement un nouveau document dans le dossier nommé Wiki.
La page d'entrée du Wiki doit obligatoirement être nommée "index.html".
Vous pouvez ajouter le document via l'outil Documents ou via le disque
virtuel.
La page Wiki peut être créée avec un éditeur HTML (Macromedia
Dreamweaver, Kompozer, etc.) ou texte (Notepad, TexEdit, etc.). La
seule contrainte consiste à créer des liens internes sous la forme :
<a class="WikiReference"
href="sw?type=wiki&state=10&WikiPage=NOM_DE_LA_PA
GE">
Vous noterez que le nom de la page ne doit pas comporter l'extension
(.html). Si votre page s'appelle "test.html", vous devez donc utiliser "test"
comme nom de page.
15.2.5 Modifier une page via les Documents
Téléchargez la page sur votre ordinateur, effectuez les modifications
souhaitées et renvoyez la page sous le même nom.
136
15.2.6 Supprimer une page via les Documents
Cliquez sur la Corbeille en face de la page concernée ou supprimez
simplement la page dans le disque virtuel.
En supprimant une page, vous risquez également de supprimer
le seul chemin d’accès à une autre page. Après avoir supprimé
une page, assurez-vous donc que toutes les pages du Wiki
demeurent accessibles par hyperliens.
15.2.7 Atteindre une page
Vous pouvez afficher la liste des pages en cliquant sur Sélectionner une
page dans la barre de menus. Cliquez sur une page pour l'afficher (en
mode consultation).
15.2.8 Revenir à la page d'accueil
À tout moment, vous pouvez revenir à la page d'accueil (index.html) en
cliquant sur Page d'accueil dans la barre de menus.
15.2.9 Créer un lien
Si un Wiki comporte plusieurs pages, il est impératif de les relier entre
elles par des hyperliens. En effet, la fonction Sélectionner une page sert
uniquement à la gestion du Wiki et non à sa consultation (elle n'apparaît
pas aux utilisateurs qui ne disposent pas des droits de modification).
Dans l'éditeur en ligne, vous pouvez facilement créer un lien vers une
autre page du Wiki. Si elle n'existe pas encore, elle est créée
automatiquement.
• Sélectionnez le texte qui doit être transformé en hyperlien ;
• Cliquez sur le premier bouton de la deuxième rangée, dont la
légende est "Créer un lien vers une autre page du Wiki" ;
• Dans la fenêtre qui apparaît, entrez le nom de la page souhaitée
sans l'extension ".html". Si vous spécifiez l'extension ".html", la
page sera créée sous le nom "page.html.html" ;
• Cliquez sur Sauver afin de confirmer la modification de la page
courante ;
• Cliquez sur l'hyperlien pour faire apparaître la nouvelle page.
• Entrez le contenu de la nouvelle page ;
• Cliquez sur Sauver.
137
Communication-BV
15.2.10 Modifier un lien
Il n'est pas possible de modifier un lien : vous devez le supprimer et
ensuite le recréer.
15.2.11 Supprimer un lien
Supprimez le texte de l'hyperlien. Cette action est sans effet sur la
destination du lien : la page de destination n'est pas supprimée. Par contre,
il est possible que la page de destination ne soit plus accessible si plus
aucun lien n'y mène.
15.3
Wiki de groupe
15.3.1 Accès au Wiki de groupe
valeur par défaut est Privé) ou cliquez sur Voir dans le menu et ensuite
choisissez le nom du groupe dans la liste déroulante.
15.3.2 Droits du Wiki de groupe
Les pages du Wiki sont considérées comme des Documents de groupe.
Rendez-vous dans le dossier « wiki » du groupe concerné et reportez-vous
à l'aide des Documents.
16. Annuaires
16.1
Généralités
L’outil Annuaires vous donne accès à deux sources de données :
• la recherche dans l’annuaire de l’Université Lumière Lyon 2 ;
• la recherche dans les pages jaunes et pages blanches sur le Web
(ouverture d’une nouvelle fenêtre Web indépendante du bureau
virtuel).
138
16.2
Procéder à une recherche
L’annuaire contenant tous les étudiants et personnels de Lyon 2 est
« connecté » au BV et permet donc d’effectuer des recherches complètes
sur l’ensemble des membres de Lyon 2. Pour chercher les coordonnées
d’une personne, procédez de la manière suivante :
• Saisir dans la fenêtre le nom et/ou le prénom de la personne
cherchée ;
• Cocher le bouton Etudiants ou le bouton Personnel ;
• Cliquer sur le bouton Rechercher ;
• Le résultat ou les résultats s’affichent dans une liste avec des
informations disponibles publiquement dans l’annuaire.
16.3
Ajouter une fiche à mon carnet d’adresses
Le lien Ajouter à mes adresses permet de récupérer directement la fiche
dans son propre carnet d’adresses.
Un formulaire contenant les coordonnées de la personne recherchée
s’affiche et vous avez la possibilité de compléter la fiche avant de la
sauver ou de la partager avec des groupes.
17. Appels téléphoniques
17.1
Appels reçus
17.1.1 Accès aux appels reçus
Les appels reçus correspondent aux messages téléphoniques que l'on vous
a laissés en votre absence. Ils vous sont transmis par les membres des
groupes auxquels vous appartenez.
Pour y accéder, cliquez sur Appels reçus dans la partie gauche de l'écran.
17.1.2 Droit d'ajout d'appels reçus
Tous les membres des groupes auxquels vous appartenez peuvent toujours
créer des appels reçus.
139
Communication-BV
17.1.3 Ajouter un appel reçu
Vous pouvez vous créer un appel reçu, à des fins de rappel ou de suivi.
Pour ce faire, cliquez sur Ajouter, ne modifiez pas le destinataire (il est
fixé à vous-même par défaut) et entrez le nom du correspondant, son
numéro et un commentaire éventuel. Enfin, choisissez une action dans le
menu déroulant.
17.1.4 Modifier un appel reçu
Cliquez sur le nom du correspondant et effectuez les modifications
souhaitées.
17.1.5 Effacer un appel reçu
Cliquez sur la corbeille figurant en face de l'appel reçu concerné.
17.2
Appels transmis
17.2.1 Accès aux appels transmis
Les appels transmis correspondent aux messages téléphoniques que vous
avez transmis en leur absence aux membres de vos groupes.
Pour y accéder, cliquez sur Appels transmis dans la partie gauche de
l'écran.
17.2.2 Droit d'ajout d'appels transmis
Vous pouvez toujours transmettre des appels à tous les membres des
groupes auxquels vous appartenez.
17.2.3 Transmettre un appel
Cliquez sur Ajouter et ensuite sur Choisir autre personne pour
déterminer le destinataire au sein des groupes auxquels vous appartenez.
Entrez ensuite le nom du correspondant, son numéro et un commentaire
éventuel. Enfin, choisissez une action dans le menu déroulant.
17.2.4 Modifier un appel transmis
Vous pouvez à tout moment modifier un appel transmis. Pour ce faire,
cliquez sur le nom du correspondant et effectuez les modifications
140
souhaitées. Elles apparaissent automatiquement chez le destinataire de
l'appel transmis.
17.2.5 Supprimer un appel transmis
Vous pouvez à tout moment supprimer un appel transmis. Pour ce faire,
cliquez sur la corbeille figurant en face de l'appel transmis concerné. Il est
automatiquement effacé chez le destinataire également.
17.3
Appels de groupe
Le groupe peut recevoir des appels. Lors de la transmission d'un appel, à
l'étape du choix du destinataire, il suffit de choisir "Nom du groupe
(Common)".
Pour accéder aux appels reçus par le groupe, sélectionnez le nom du
groupe dans le sélecteur d'environnement (dont la valeur par défaut est
Privé) ou cliquez sur Voir dans le menu et choisissez ensuite le nom du
groupe dans la liste déroulante.
18. Rappels
La documentation sur les rappels est traitée dans le chapitre consacré aux
calendriers.
Pour disposer d’un aperçu des rappels, sélectionnez Rappels dans le
menu déroulant des outils pour faire apparaître une page récapitulative de
tous les rappels.
19. Services
Cet outil vous permet d’accéder directement
présélectionnés par l’Université Lumière Lyon 2.
Vous trouvez depuis la rentrée 2005 :
• Un accès aux annuaires pages blanches ;
141
à
des
services
Communication-BV
• Un accès aux annuaires pages jaunes ;
• Un accès à la recherche proposée par Google ;
• Un accès à un outil de traduction en ligne fourni par Altavista
Les services sont susceptibles de changer en cours d’année.
20. Sécurité
Vous pouvez vous connecter en mode sécurisé (https) en cochant la case
prévue à cet effet lors d’une session ouverte directement sur le serveur
http://bureau.univ-lyon2.fr
Par ailleurs, vous pouvez également sécuriser votre montage de Disque
Virtuel en remplaçant l’URL http://bureau.univ-lyon2.fr/docs/login par
https://bureau.univ-lyon2.fr/docs/login
L’utilisation du protocole sécurisé ralentit sensiblement les
échanges avec le serveur (au minimum de 20 %).
Le montage du bureau virtuel n’est pas lié à votre session sur
l’ENT et les connexions peuvent rester ouvertes après que vous
avez quitté l’ENT ou le bureau virtuel. Veillez bien à fermer votre
session de disque virtuel après votre travail afin d’éviter une
intrusion dans vos données personnelles.
N’écrivez jamais votre identifiant et votre mot de passe sur des
documents (électronique ou papier) et veillez à compliquer votre
mot de passe en suivant les consignes qui vous sont proposées
sur l’ENT.
21. Aide
En cliquant sur l’outil Aide, vous pourrez accéder à :
• Support en Ligne : il s’agit d’un ensemble cohérent présentant de
façon structurée la totalité des fonctionnalités. Les chapitres et
parties permettent un accès direct aux informations qui vous
seront utiles. Le Support en ligne offre la possibilité d’une
impression totale ou partielle des informations ;
142
•
Contact du support dans l’Université Lumière Lyon 2
Dans la majorité des outils, vous pourrez disposer d’une aide
contextuelle, c’est-à-dire adaptée à l’opération que vous êtes en train
d’effectuer.
Il suffit pour cela de cliquer sur le « ? » qui est affiché dans la barre
supérieure ou dans la fenêtre qui s’est ouverte.
22. Mon compte
22.1
Compte
Il est très important de mettre vos données personnelles à jour car elles
sont nécessaires à différentes fonctionnalités :
• envoi de mails par le système (rappels par mail, invitations à des
groupes, etc.). Par défaut, il s'agit de l'adresse électronique qui
vous a été attribuée par l’Université ;
• envoi de SMS par le système (agenda par SMS, rappels
d'événements, etc.) ;
• groupes : vous pouvez facilement partager vos données
personnelles dans l'un ou dans tous les groupes dont vous faites
partie.
Veillez à encoder votre numéro de téléphone mobile au format
international dans votre fiche personnelle en utilisant les 3 cases prévues.
22.2
Statistiques
Cet écran affiche les capacités disponibles et utilisées pour chacun de vos
environnements : privé et chaque groupe. Le sélecteur d'environnement
figurant en haut de la page permet de passer d'un environnement à l'autre.
22.3
Détruire
Vous pouvez supprimer tous les contacts de votre carnet d'adresses privé
en une seule opération. Une fois réalisée, cette opération est irréversible.
143
Communication-BV
Pour ce faire, rendez-vous dans les Préférences, section Détruire et
cliquez sur Vider le carnet d'adresses.
22.4
Préférences
22.4.1 Langue
Choisissez une langue parmi celles disponibles et indiquez également
votre pays. Cliquez sur Sauver. Pour que la modification soit pleinement
prise en compte, quittez le bureau virtuel et reconnectez-vous.
22.4.2 SMS
Lorsque vous envoyez des SMS par l'interface de messagerie, ce
paramètre vous permet de définir le nombre maximum de SMS qui seront
utilisés pour l'envoi d'un message à un destinataire.
22.5
Changements
Pour identifier les données qui ont été modifiées ou ajoutées récemment
(nouveau document, nouveau message dans un forum, ...), indiquez le
nombre de jours pendant lesquels une donnée doit être considérée comme
nouvelle. La valeur par défaut est de 5 jours.
Pour désactiver la fonction, indiquez 0 jour.
Une nouvelle donnée est signalée par un chevron rouge (»).
22.6
Session
Afin de protéger vos données, la session du bureau virtuel se ferme
automatiquement après x minutes d'inactivité. Vous pouvez définir ce
nombre de minutes (entre 1 et 480 minutes, soit 8 heures). Dans tous les
cas, vous conservez la possibilité de fermer manuellement la session en
cliquant sur Quitter.
22.7
Back-up (sauvegarde)
Vous pouvez exporter toutes les données contenues dans votre
environnement privé en une seule opération, à l'exclusion des données
placées dans les groupes. Toutes les données seront placées dans un seul
fichier .zip que vous pouvez télécharger ou placer dans l'outil Documents.
144
Les formats d'export sont indiqués en face de chaque outil. Pour les
Messages, vous avez le choix entre .eml (compatible Outlook) et MBOX
(Mozilla Mail, Thunderbird, Netscape, certains serveurs mail).
Sélectionnez les outils pour lesquels vous souhaitez exporter les données
et cliquez sur Exporter.
Cette opération ne supprime pas les données de votre environnement
privé.
23. Autres outils
Pour ces autres outils, nous vous conseillons de vous référer à l’aide
contextuelle :
•
Synchronisation
;
•
Importer vos contacts
;
•
SMS
;
•
Infos
;
•
Chat
.
145
24. Utilisation avec d’autres terminaux
24.1
Utiliser un téléphone WAP
Vous pouvez aussi accéder à votre bureau virtuel par l’intermédiaire du
protocole WAP (Wireless Application Protocol ou protocole pour
application sans fil). Vous avez ainsi la possibilité de consulter et d’entrer
des données : agenda, adresses et mail.
Grâce à votre téléphone mobile compatible WAP, votre bureau virtuel
vous sera accessible en toutes circonstances. Cet accès WAP est proposé
comme un canal supplémentaire d'accès à vos données. Lorsque vous
n'avez pas d'ordinateur connecté à Internet sous la main, le WAP vous
permet de consulter ou de saisir des données dans l'interface de votre
bureau virtuel. WAP Express fonctionne avec tous les téléphones mobiles
compatibles WAP 1.0. L’application respecte scrupuleusement les
standards du W3C. Votre identifiant et votre mot de passe du bureau
virtuel de Lyon 2 vous seront demandés.
Dans l’interface WAP, les fonctionnalités suivantes sont disponibles :
• consulter / ajouter des événements dans votre agenda ;
• consulter vos adresses personnelles ou celles de vos groupes ;
• écrire et envoyer des mails, des SMS ou des fax ;
• lire les mails de votre adresse Webmail ;
• relever et lire les mails de toute adresse configurée en POP3 ;
• consulter vos répertoires de documents ;
• transmettre par mail ou fax des documents.
24.2
Utiliser un assistant numérique personnel
Si vous possédez un assistant numérique (PDA) disposant d’une
connexion à Internet (par GPRS ou par Wi-Fi), vous pouvez également
vous connecter au bureau virtuel de Lyon 2 en saisissant dans votre
navigateur l’adresse suivante : http://bureau.univ-lyon2.fr.
L’interface est plus riche qu’en mode WAP car l’écran d’un PDA possède
une meilleure définition.
146
Formation
Pour se former, vous avez à votre disposition les activités déposées dans
la plate-forme de cours et des ressources dans « ressources numériques »
).
(
1. La plate-forme de cours
1.1. Les types d’activités de la plate-forme de cours
en ligne
Cette partie aborde les principaux types d’activités que vous pouvez
rencontrer sur la plate-forme. Certaines activités sont consultables en
ligne (« information », « supports de cours »), d’autres peuvent être
récupérées (« fichiers à télécharger »), enfin d’autres activités nécessitent
une participation active de la part des étudiants (« test/évaluation», « test
avancé », « enquête », « vote », « travail à rendre », « forum », « atelier
d’écriture » ).
•
l’« information » est typiquement utilisée par les
enseignants pour vous fournir des informations de dernières
minutes : changement de salles, d’horaires, rattrapages… ;
•
le « supports de cours » est consultable en ligne et peut
comporter des séquences multimédias ;
•
le « fichier à télécharger » est un document (cours ou
chapitres de cours) que vous pouvez récupérer sur votre
ordinateur ;
- 147 -
Formation
le « test sipmple »
le « test avancé »
•
peuvent être effectués en ligne pour vous entraîner (auto-évaluation)
ou pour passer une épreuve notée ;
•
le « vote » permet à l’enseignant de poser une question
pour recueillir votre opinion. Le vote reste anonyme ;
•
l’« enquête » permet à l’enseignant de recueillir vos
réponses. L’enquête est anonyme ;
•
le « travail à rendre » est demandé par l’enseignant :
vous devez déposer les fichiers correspondant à votre travail sur
la plate-forme ;
•
le « forum » qui est ouvert par l’enseignant vous
permet de vous exprimer librement ; tous les autres étudiants
partageant l’enseignement y ont accès ;
•
l’ « atelier d’écriture » vous permet de rédiger
directement en ligne sur un sujet proposé par votre enseignant ;
•
les « agendas » permettent de vous organiser sur la
plate-forme. Il existe deux types d’agendas :
• votre agenda personnel, que vous êtes le seul à pouvoir
consulter et modifier.
- 148 -
•
les agendas diffusés par vos enseignants, par exemple pour
détailler le contenu des séances, que vous pouvez consulter
mais que vous ne pouvez pas modifier.
1.2. La page d’accueil de la plate-forme de cours en
ligne
Après connexion, la plate-forme affiche votre page d’accueil personnelle.
Cette page est constituée par défaut de deux cadres :
• Le cadre de gauche affiche la liste des cinq dernières activités de type
« information » diffusées dans vos enseignements.
• Le cadre de droite affiche les cinq dernières activités des autres types.
Vous pouvez personnaliser votre page d’accueil en cliquant sur
« Préférences ». Vous pouvez par exemple ajouter un troisième cadre qui
contiendra les dernières activités de type « test simple » diffusées.
- 149 -
Formation
1.3. Accéder aux activités d’un enseignement de
votre cursus au sein de la plate-forme de cours en
ligne
Sélectionner un enseignement dans le menu en haut à gauche
« Choisir : UN ENSEIGNEMENT» ; vous accédez ainsi aux activités
proposées dans cet enseignement.
1.4. Consultation des activités de la plate-forme de
cours en ligne
Après la page principale, vous pouvez naviguer à l’intérieur de
l’enseignement en cliquant sur « voir les dossiers » et sur « voir les
activités ».
Par exemple, ici la navigation dans l’enseignement « STAGE TICE 2005 »
affiche sa structure et son contenu.
Pour afficher le contenu d’une activité, il suffira simplement de cliquer
sur son nom. La recherche simple porte sur le nom de l’activité.
- 150 -
1.5. Podcasts pédagogiques
La demande d’accès se fait simplement auprès de l’enseignant. Ce dernier
vous indiquera l’adresse Internet où vous pourrez vous abonner à la
baladodiffusion (podcast) de son cours (plate-forme de cours, bureau
virtuel,…) si l’enseignant propose ce type de support. Pour plus
d’information sur l’utilisation des podcasts, se référer à la partie «Services
numériques ».
,
Les Langues avec Tell me more : 7
langues à portée de clic
Taptouche : multipliez votre vitesse
de frappe dactylographique pour
devenir plus efficace.
C2imes et Portices : des ressources en
ligne pour le C2i
2.1. Les langues
Avec la ressource numérique Tell me more Campus, tout le monde a la
possibilité :
- de tester sa compréhension et son expression orale et écrite ;
- de simuler des situations de communication réelle avec des dialogues
interactifs illustrant des scènes de la vie quotidienne et professionnelle ;
- 151 -
Formation
- de travailler, grâce à des activités interactives et motivantes, toutes les
notions de grammaire, lexique, phonétique, et conjugaison indispensables
à la maîtrise de la langue (37 types d’activités différentes, plus de 2000
heures de ressources par langue, 10000 exercices d’application, 200
règles de grammaire et 700 verbes conjugués accessibles à tout moment).
Toues les étudiants et les personnels de l’Université Lumière Lyon 2
peuvent y accéder avec l’identifiant et le mot de passe de Lyon 2.
2.2. Apprendre à utiliser le clavier efficacement
Il est facile de constater toute la place que l’ordinateur a prise dans les
différentes sphères de notre vie, ainsi que la vitesse à laquelle cela s’est
passé. Il est tout aussi facile de déduire que ce n’est pas terminé et qu’il
sera de plus en plus essentiel de savoir utiliser efficacement l’ordinateur.
Le moyen le plus répandu pour le faire demeure le clavier. Et bien qu’il
ne soit pas le seul, il est celui qui est le plus universellement utilisé et le
sera encore pour bien longtemps.
Le problème est que le clavier demande une certaine maîtrise pour être
efficace comme outil de saisie. Son apprentissage peut être abordé de
façon autodidacte, en utilisant quatre, trois et même deux doigts, mais en
bout de ligne la productivité ne sera jamais aussi optimale qu’avec une
bonne méthode de doigté qui utilise tous les doigts.
C’est une fois à l’âge adulte que l’on constate à quel point notre
productivité est diminuée par une technique incomplète alors que l’on se
pensait champion du clavier pour participer à un « chat » !
Si vous frappez à deux ou trois doigts, il est fort probable que vous soyez
en mesure de frapper environ 15 mots à la minute. Après deux mois
d’exercices réguliers (3 à 4 séances de 15 minutes par semaine), vous
devriez être en mesure de saisir jusqu’à 45 mots à la minute (soit une
amélioration de 200 % de votre efficacité).
Voici deux exemples qui vous aideront à vous décider pour cet
apprentissage :
- En usage quotidien (rédaction de courrier électronique par
exemple) : si vous tapez 15 mots/minute pendant 2 heures par jour, vous
saisirez 1 800 mots par jour mais si vous tapez à 45 mots/minute, vous
effectuerez le même travail en seulement 40 minutes ce qui vous fera
gagner 1h20 par jour, 6h40 par semaine et 26h40 par mois !
- 152 -
- En usage intensif (rédaction d’un mémoire ou d’une thèse) : si
vous tapez 15 mots/minute pendant 6 heures par jour, vous saisirez 5 400
mots par jour mais si vous tapez à 45 mots/minute, vous effectuerez le
même travail en seulement 2 heures ce qui vous fera gagner 4 heures
par jour, 20 heures par semaine et 80 heures par mois !
Les principaux repères pédagogiques de Tap’Touche
Vous retrouverez ici les principaux points qui font de l’approche
Tap’Touche une méthode efficace, motivante et simple pour
l’apprentissage de la frappe au clavier:
• une progression graduelle des exercices;
• une répétition constante des caractères déjà appris;
• des animations qui retiennent l’attention de l’apprenant sur l’écran;
• du perfectionnement personnalisé pour chaque apprenant;
• des rapports de statistiques que l’enseignant peut exporter et utiliser;
• des outils qui permettent à l’enseignant de personnaliser l’apprentissage.
L’apprentissage de la méthode à 10 doigts
Avant chaque exercice enseignant de nouveaux caractères dans
Tap’Touche, une directive écrite, appuyée par une animation, explique
comment taper ces caractères selon la méthode à 10 doigts.
Les exercices sont ordonnés par niveau de difficulté croissant et sont
composés d’un maximum de deux nouveaux caractères, afin de ne pas
décourager les apprenants. L’expérience sur le terrain, par exemple lors
de formations, a démontré que la difficulté était déjà beaucoup plus
grande dès le deuxième exercice, parce que l’ajout de deux caractères
oblige l’apprenant à utiliser quatre doigts plutôt que deux.
Contrairement à d’autres approches, celle de Tap’Touche propose de
courts exercices à l’apprenant afin d’éviter la monotonie et de prévenir,
par une charge de travail trop grande, une fatigue propice à adopter de
mauvaises habitudes.
Les caractères appris reviennent ensuite dans les exercices qui suivent,
donnant l’occasion de les pratiquer régulièrement. De plus, à tous les 4 ou
5 exercices, Tap’Touche présente une activité récapitulative de tous les
caractères appris jusque-là. Cet encadrement permet une répétition
essentielle à l’apprentissage.
Pour devenir efficace avec un clavier d’ordinateur, il faut s’habituer aux
combinaisons de syllabes et aux mots les plus fréquents dans une langue.
C’est pour cette raison que, dès le moment où Tap’Touche est en mesure
de former des mots avec les caractères connus par l’apprenant, ces
derniers vont apparaître dans les exercices.
- 153 -
Formation
Pourquoi y a-t-il des animations dans le bas des fenêtres d’exercice ?
Pendant les exercices, une animation humoristique apparaît au bas de la
fenêtre et réagit de façon différente selon que le caractère tapé est le bon
ou pas.
Ces animations poursuivent deux objectifs :
• Apprendre à ne pas regarder le clavier. En effet, l’animation
captive l’attention de l’apprenant qui s’attarde moins à regarder
le clavier.
• Briser la monotonie en amusant l’apprenant. Cela rend
l’apprentissage moins austère.
D’autres outils d’apprentissage du doigté présentent à l’écran un clavier
sur lequel les doigts bougent. Tap’Touche n’a jamais adopté cette
approche car nous estimons qu’elle est en contradiction avec l’objectif de
base d’apprendre à ne pas regarder le clavier. Comme on ne veut pas que
l’apprenant regarde le clavier, on ne l’affichera pas à l’écran non plus: on
veut plutôt l’oublier. De toute façon, il est impossible de suivre le
mouvement des mains en même temps que l’on tape, ce qui rend donc
cette fonctionnalité inutile.
Le perfectionnement avec Tap’Touche
Tap’Touche offre aux apprenants des exercices de perfectionnement qui
sont basés sur leurs statistiques personnelles.
Le logiciel identifie les faiblesses de l’apprenant sur le plan de la
précision et de la vitesse. Il concocte ensuite des exercices pratiques
personnalisés grâce auxquels l’apprenant améliore ses faiblesses.
Les exercices proposés visent les points suivants:
• l’amélioration de la précision;
• l’amélioration de la vitesse;
• les doigts les plus difficiles;
• les touches les plus difficiles;
• les caractères les plus difficiles.
Les statistiques
Les statistiques de chaque étape sont compilées. Tap’Touche indique à la
fois le nombre de mots à la minute et le nombre d’erreurs. L’enseignant
peut exporter le rapport de statistiques afin de s’en servir dans un chiffrier
électronique ou un traitement de texte.
- 154 -
Présentation de l’interface :
Rubrique Exercices : Cette rubrique comprend tous les exercices de
votre cours, autant ceux réussis que ceux non complétés. Si vous échouez
un exercice, vous devez le refaire avant de commencer l'exercice suivant
car Tap'Touche introduit de nouveaux caractères en plus de ceux déjà
appris. Vous pouvez aussi refaire un exercice déjà complété pour
améliorer votre dextérité
Rubrique Pratique : Ces exercices de pratique vous permettent de taper
des textes continus. Vous pouvez utiliser ces textes pour améliorer votre
vitesse et votre précision dans un contexte réel. Nous vous recommandons
cependant d'avoir complété toutes les leçons de la section Exercices avant
de pratiquer votre frappe sur ces textes car vous risqueriez de devoir
utiliser des caractères que vous n'avez pas encore appris.
Rubrique Ergonomie : Cette section comprend des informations sur les
problèmes liés au travail à l'ordinateur et propose des conseils pour
adopter de saines habitudes de travail : position, éclairage, protection des
yeux, etc.
Rubrique Statistique : Cette rubrique comprend toutes les statistiques
sur vos performances de frappe. Vous pouvez y voir votre vitesse de
frappe et le nombre d'erreurs commises. Consultez-la régulièrement pour
évaluer vos progrès. Vous pourrez également exporter vos résultats sur
votre tableur préféré pour constater vos progrès.
Rubrique Perfectionnement : Cette rubrique vous propose des exercices
personnalisés en fonction des faiblesses détectées grâce aux statistiques.
Ces exercices sont plus difficiles mais aussi plus bénéfiques pour vous
puisqu'ils prennent en compte vos faiblesses.
Rubrique Jeu : Après avoir bien travaillé, il faut s'amuser! Le jeu
proposé vous divertira tout en vous permettant d'améliorer votre frappe.
N’hésitez pas à défier vos amis avec ce jeu !
- 155 -
Formation
Bon apprentissage...
- 156 -
Services numériques
Vous disposez au sein de l’Université Lumière Lyon 2 de divers services
numériques :
•
•
•
•
•
Podcasts ;
Carte Cumul ;
Copieur numérique connecté ;
WIFI Lyon 2 ;
Salles de libre accès informatique et Hotline en cas de difficultés
informatiques.
1. Podcast
1.1
Qu’est-ce que le podcast ?
Le podcasting (ou baladodiffusion) est un moyen habituellement gratuit
de diffusion de fichiers audio ou vidéo sur Internet que l'on nomme
podcasts (ou balados).
Par l'entremise d'un abonnement aux flux RSS (Really Simple
Syndication) ou Atom, la baladodiffusion permet aux utilisateurs
d'automatiser le téléchargement d'émissions audio ou vidéo, notamment
pour leur baladeur numérique, sur le disque dur de leur ordinateur
personnel, pour une écoute immédiate ou ultérieure.
Termes connexes : baladodiffuser, balado, baladoémission, baladobillet,
baladodiffusable, balado audio, balado vidéo, carnet audio, audioblogue,
carnet vidéo, vidéoblogue, podcast, podcaster, podcatching, phonambulle,
blogcasting, podiffusion.
Source : http://fr.wikipedia.org/wiki/Podcast
Pour trouver les podcasts de la WebTV, rendez-vous sur la rubrique
WebTV de l’ENT et cliquez sur une des icônes du podcast.
- 157 -
Formation
1.2
Abonnement podcast (baladodiffusion)
Pour vous abonner à un podcast proposé par l’Université, cliquez sur l'une
des icônes suivantes :
Quelle est la signification des icônes IPOD et AUDIO ?
• iPod: pour vous abonner au flux optimisé pour iPod. Vous pouvez
ainsi télécharger les reportages de la WebTV sur votre iPod grâce au
logiciel iTunes (disponible sur Mac et PC).
• Audio : pour vous abonner à la version sonore de la WebTV. Vous
pouvez ainsi télécharger la version sonore des reportages de la
WebTV sur n’importe quel baladeur mp3.
• Flux : pour vous abonner au flux podcast standard. Vous pouvez ainsi
télécharger les reportages de la WebTv sur tout type de baladeur
vidéo : archos, creative, Neo, PSP…
1.2.1 L’utilisation des podcasts nécessite-t-elle l’installation
d’un logiciel ?
Vous devez avoir installé un logiciel offrant une fonctionnalité de mise à
jour automatique de votre iPod, baladeur MP3…
- 158 -
Plusieurs logiciels multi plateformes (PC, Mac) de ce type existent :
iTunes ou Juice. Ces logiciels sont généralement gratuits.
1.2.2 Comment faire pour synchroniser les podcasts de la
WebTV sur votre iPod avec iTunes ?
1 / Téléchargez et installez le logiciel iTunes. Le logiciel est
téléchargeable
à
l’adresse
suivante :
http://www.apple.com/fr/itunes/download/;
2/ Connectez-vous à la WebTV ;
3/ Sélectionnez la chaîne à laquelle vous souhaitez vous abonner ;
4/ Cliquez sur l’icône IPOD ;
5/ Le logiciel iTunes se lance automatiquement. Les reportages sont
stockés dans le dossier « Podcast » du logiciel ;
6 / Les reportages non encore téléchargés apparaissent grisés. Cliquez sur
le bouton « obtenir » si vous souhaitez les récupérer ;
7/ Connectez votre iPod à votre ordinateur. Le logiciel iTunes le détecte
et met à jour votre iPod en fonction des paramètres de mise à jour que
vous avez stipulés ;
8/ Pour modifier les paramètres de mise à jour de vos podcasts, dans le
menu « iTunes » cliquez sur « Préférences » ;
9/ Cliquez ensuite sur « iPod » puis « Podcasts » afin d’indiquer vos
paramètres d’actualisation. Vous pouvez soit actualiser tous les podcasts,
soit actualiser les podcasts sélectionnés.
- 159 -
Formation
1.2.3 Comment faire pour synchroniser les podcasts de la
WebTV sur votre baladeur MP3 avec Juice ?
1 / Téléchargez et installez le logiciel Juice. Le logiciel est téléchargeable
à l’adresse suivante : http://juicereceiver.sourceforge.net/ (Note : pour un
baladeur vidéo, suivez la même procédure en utilisant l’icône « Flux » au
lieu de l’icône « Audio »)
2/ Connectez-vous à la WebTV.
3/ Sélectionnez la chaîne à laquelle vous souhaitez vous abonner.
4/ Copiez l’adresse du lien correspondant à l’icône AUDIO en faisant un
clic droit sur l'icône AUDIO et en sélectionnant « Copier l'adresse du
lien » dans le menu proposé.
5/ Lancez le logiciel. Dans le menu « Préférences » (onglet
« Général »), indiquez le lieu de stockage de vos podcasts (votre lecteur
MP3) à l’aide du bouton « Naviguer »
6/ Dans l’onglet « Abonnement » du logiciel, cliquez sur l’icône
« ajouter de nouvelles ressources » et collez le lien dans le champ
URL.
- 160 -
7/ Pour lancer le téléchargement de vos podcasts sur votre lecteur MP3,
cliquez sur « Vérifier les sources ».
L’onglet « Téléchargements » vous permet de visualiser la progression
du téléchargement sur votre baladeur.
8/ Vous pouvez maintenant écouter la WebTV sur votre baladeur.
NB : vous pouvez vous même produire aisément des podcasts en utilisant
les flux RSS au sein de vos documents (voir partie 10.13)
- 161 -
Formation
2. Carte Cumul
Afin de vous faciliter la vie sur le campus, l'université Lyon 2, le CROUS
et la Région Rhône-Alpes, vous proposent la Carte Universitaire
Multiservices. Avec une seule et même carte, vous pouvez accéder aux
salles de travail informatique, imprimer vos documents, obtenir des
imprimés administratifs, retirer des ouvrages en bibliothèque, payer vos
repas au resto'U et les boissons aux distributeurs automatiques, etc.
Si vous êtes déjà étudiant, une fois votre réinscription effectuée, une
vignette vous est remise. Elle atteste de votre statut d'étudiant pour
l'année.
Les services qui sont ou seront proposés :
• Accès :
•
•
•
•
•
•
•
Salles de travail informatique,
Espaces à accès contrôlé,
Émargement électronique,
Parkings et locaux pour les personnels,
Édition :
•
•
Certificats de scolarité,
Édition et consultation des relevés de notes,
Gestion :
•
•
•
Inscription aux activités sportives,
Emprunt des livres à la bibliothèque,
Accélération du traitement des bourses,
Paiement :
•
•
•
Impressions dans les salles de travail informatique,
Boissons et friandises aux distributeurs automatiques,
Repas au Resto'U et à la cafet'U.
2.1 Comment rééditer votre carte ?
En cas de perte, vol ou détérioration, vous devrez vous acquitter d’une
somme de 10 euros pour la réédition auprès :
• Campus Berges du Rhône : Guichet des services numériques, 18 quai
Claude Bernard, du lundi au vendredi de 7h45 à 18h45 : 0478697104
• Campus porte des Alpes : Bâtiment P, salle P128, du lundi au jeudi
de 9h à 18h et le vendredi de 9h à 13h : 0478774361.
Vous venez de perdre ou de vous faire voler votre carte CUMUL ?
Appelez immédiatement le 0478773131 pour invalider les droits liés à
votre carte. Faites ensuite rééditer votre carte.
Contact : [email protected]
- 162 -
3. Copieur numérique connecté
Qu’est-ce que c'est ?
Il s'agit de nouveaux photocopieurs installés dans les services centraux,
composantes, salles de libre accès informatique...
Ces photocopieurs sont dotés de fonctions particulières qui vous
permettent :
• d'imprimer, à partir de votre ordinateur, en bénéficiant des options de
celui-ci (recto/verso, cahier, agrafé, A3,...) ;
• de scanner des documents papiers afin d'en obtenir une version
numérique dans votre boîte aux lettres électronique ;
• d'effectuer une reconnaissance de caractères d'un document papier
afin d'en obtenir une version Word ou Excel...
Exemple d'utilisation : Recevoir un document papier dans sa boîte mail :
1. Placer le(s) document(s) dans le chargeur (jusqu'à 70 feuilles)
2. Demander l'affichage de toutes les fonctions.
3. Sélectionner la fonction courrier électronique
4. Appuyer sur le bouton A (permettant de saisir l'adresse du ou des
destinataires)
5. Taper le nom du destinataire puis appuyer sur Entrer. Le
photocopieur interroge automatiquement l'annuaire de
l'Université et affiche la liste des emails qui correspond.
Appuyer sur Ajouter puis Terminé
6. Appuyer sur la touche copie comme pour faire une photocopie...
c'est dans votre boîte aux lettres !!! (vous pouvez maintenant si
vous le désirez, réexpédier vos documents, les intégrer dans un
document électronique de type traitement de texte, ...)
Les salles de travail informatique du campus Porte des Alpes ainsi que les
salles du campus Berges du Rhône sont équipées de cette technologie.
N'hésitez pas à demander de l'aide aux moniteurs qui surveillent ces
salles.
- 163 -
Formation
4. WIFI Lyon 2
4.1
Le Wifi ?
Il s'agit d'une liaison Internet haut débit sans fil.
Afin de vous faciliter encore plus la vie sur les campus, l'Université vous
propose d'accéder à l'Internet sans fil. Avec votre ordinateur équipé d'une
carte wifi et en lançant un navigateur internet (Internet Explorer, Safari,
Firefox...), vous pouvez depuis les deux campus accéder à
l'Environnement Numérique de Travail.
4.2
Qui peut accéder au Wifi ?
Toute la communauté universitaire (enseignants, personnels, chercheurs ;
étudiants,...) ainsi que les visiteurs extérieurs.
4.3
Où accéder au Wifi ?
Une quarantaine de bornes WIFI-LYON2 sont réparties sur les campus
Porte des Alpes et Berges du Rhône. Parmi les espaces équipés, citons les
deux bibliothèques universitaires (BU, Chevreul), l'IUT Lumière.
Vous trouverez également des accès Wifi sur :
- le Campus Porte des Alpes : A116, Amphi Lumière, Scuio, Amphi
Culturel, Amphi Cujas, Amphi Condorcet, Amphi Minerve, Amphi A,
Amphi B, F006, F148, Baie, Amphi Salle des conférences, Salle du
Conseil, K02, K18D, K18K, K216, K239, K242, Amphi Cassin, Amphi E
(Delpech), Amphi F, Baie L1, Amphi G, L0001, L04B, L204, L209Bis,
DRI 107, Maeva 118 ;
- le campus Berges du Rhône : BR18, G003, Amphi Benveniste, B125,
HALL 18, HALL 16, DR18, CR15, C129, Amphi Laprade, BAIE A,
GR18B, GR03, G123A, G404C, G108, G212B.
Les point wifi des campus Porte des Alpes et Berges du
Rhône sont identifiables à ce symbole.
- 164 -
4.4
Comment accéder au Wifi ?
Avec Windows XP
Fenêtre connexion Wifi PC, cliquez après avoir activé votre wifi sur
Actualiser la liste des réseaux
- 165 -
Formation
Wifi PC choix réseau : Choisissez Wifi-Lyon2 et cliquez sur connecter
Fenêtre connexion Wifi PC
- 166 -
Avec OSX
Étape 1 : choisissez dans vos connexions réseaux WIFI-LYON 2
Étape 2 : lancez votre navigateur
Étape 3 : la page de connexion Wifi s'affiche. Si toutefois l’affichage
prend du temps, essayez de vous connecter à un site extérieur à Lyon 2 et
c’est la page de connexion Wifi qui vous sera renvoyée.
Étape 4 :
• Étudiants/personnels/enseignants de l'Université : saisissez vos
identifiant et mot de passe de messagerie
- 167 -
Formation
Étape 5 : un message de confirmation de connexion et une petite fenêtre
de déconnexion apparaissent. Soyez patient, dans certains cas la fenêtre
prend un peu de temps à venir.
Étape 6 : vous êtes connecté. Vous pouvez maintenant aller sur Internet.
Étape 7 : pour vous déconnecter, cliquez dans la petite fenêtre de
déconnexion
Vous trouverez la liste actualisée des points d’accès wifi pour les deux
campus dans la rubrique SOS/WIFI de l’ENT.
5. Salles de libre accès informatique
Différentes salles de libre accès informatique sont accessibles tout au long
de l'année universitaire sur les deux campus. Un moniteur-tuteur ou un
assistant est présent dans chacune d’entre elles pour vous accompagner.
Ces salles sont équipées d’ordinateurs mac et pc disposant des principaux
logiciels (bureautique, accès Internet...) ainsi que de copieurs
multifonctions pour imprimer vos travaux ou pour accéder au service
gratuit de "scan to mail".
Si vous êtes étudiant de Licence, vous avez accès de plein droit aux salles
suivantes :
Campus des Berges du Rhône :
- salle du sous-sol du dôme E022 (à proximité de la cafet'U,
Guichet des Services Numériques)
Campus Porte des Alpes :
- salle PR21, Bâtiment P ;
- salle 006F, Bâtiment F ;
Ouverture du lundi au vendredi de 9h à 19h.
Si vous êtes étudiant de master, doctorant ou enseignant-chercheur, vous
avez accès de plein droits aux salles suivantes ouvertes du lundi au
vendredi de 7h45 à 18h45 :
Campus des Berges du Rhône
- Guichet des Services Numériques, sous-sol du dôme (à proximité de la
cafet'U)
Campus Porte des Alpes
- Guichet des Services Numériques, Bâtiment P, 1er étage, salle P128
- 168 -
6. Services individualisés
L’Université met à votre disposition un ensemble de services numériques
destinés à vous aider tout au long de l’année universitaire. Si toutefois
vous rencontrez des difficultés dans leur utilisation (activation du bureau
virtuel, utilisation ou réédition de votre carte CUMUL, édition d’un
document administratif à partir de votre ENT, …) ou si vous désirez avoir
accès à un service particulier du type numérisation petits et grands
formats, impression grands formats, prêts d'équipements informatique et
audiovisuel, ... vous trouverez réponses et accompagnement :
- pour le campus Berges du Rhône au Guichet des Services
Numériques, 18, quai Claude Bernard, sous-sol du dôme, 69007 Lyon.
Tél : 0478697104
Horaires d'ouverture du service : du lundi au vendredi de 7h45 à 18h45
non stop
- pour le campus Porte des Alpes au Guichet des services
numériques du service SENTIER, Bât. P, 1er étage, salle P128, 5 avenue
Pierre Mendès France, 69676 Bron. Tél : 0478774361
Horaires d'ouverture du service : du lundi au jeudi de 9h à 18h non stop et
le vendredi de 9h à 13h.
6.1
Hotline étudiante
Vous disposez également d’une Hotline étudiante :
à l’adresse http://etu.univ-lyon2.fr, cliquer sur l’outil « Hotline »
remplir le formulaire de demande.
6.2
et
Hotline des personnels
Vous pouvez soit :
- contacter par téléphone le 31 31 (04 78 77 31 31). Un technicien
prendra en charge votre demande.
- aller à l’adresse <http://intranet.univ-lyon2.fr>, cliquer sur l’outil
et remplir le formulaire de demande
« Hotline »
d’intervention. Un technicien traitera votre demande.
- 169 -
Notes personnelles
170
Notes personnelles
- 171 -
Notes personnelles
- 172 -
Notes personnelles
- 173 -
Notes personnelles
- 174 -
Notes personnelles
- 175 -
Notes personnelles
- 176 -

guide de - Web ETU - Université Lyon 2

Transcription

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