Un(e) stagiaire(e) pour le Pôle Administratif, Financier, et

PROFIL DE POSTE
ASMAE RECHERCHE
Un(e) stagiaire(e) pour le Pôle Administratif, Financier, et Informatique
I- CONTEXTE
Asmae est une ONG de solidarité internationale française spécialisée dans le développement de
l’enfant. Indépendante, laïque et apolitique, elle est ouverte à tous.
Créée en 1980 par sœur Emmanuelle sur la base de son expérience avec les chiffonniers dans les
bidonvilles du Caire, Asmae poursuit son action dans le respect de valeurs et des méthodes héritées
de sa fondatrice : écoute et proximité, pragmatisme, prise en compte des différences,
professionnalisme et réciprocité.
L’action d’Asmae vise à soutenir les enfants vulnérables et leurs familles via l’accompagnement sur
mesure et dans la durée des acteurs locaux qui travaillent dans les domaines de l’éducation et de la
protection de l’enfance. Sa vision “Un monde juste qui garantit aux enfants de vivre et de grandir
dignement avec leurs familles et leur environnement pour devenir des femmes et des hommes libres,
acteurs de la société” se décline en quatre missions :
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Favoriser le développement de l’enfant par une approche globale. Pour cela, Asmae agit aussi
sur l’accompagnement des familles en tenant compte de l’environnement ;
Renforcer la capacité des acteurs locaux du développement de l’enfant, renforcer les synergies
entre eux et maximiser leur impact social ;
Défendre la cause de l’enfant par la sensibilisation et le plaidoyer ;
Expérimenter, essaimer et diffuser.
Aujourd’hui, Asmae soutient et accompagne des projets dans les domaines de l’éducation et de la
protection de l’enfance qui sont portés par 64 organisations locales au Burkina Faso, Egypte, France,
Inde, Liban, Madagascar, Mali et Philippines. Asmae agit aussi directement auprès de bénéficiaires dans
le cadre de son établissement d’accueil mère-enfants à Bobigny.
II- LE POSTE
Asmae souhaite mettre à disposition des coordinations terrains un manuel administratif. A cette fin
une première phase de travail a été définie sur les procédures administratives les plus urgentes à
formaliser et/ou actualiser. L’ensemble du processus qui aboutira à la production d’un manuel
administratif terrain complet pourra s’étaler jusqu’à fin 2017.
Objectif général :
« Appui à la structuration administrative des coordinations terrain »
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Objectifs spécifiques :
1. Synthèse des procédures administratives et de la documentation existante
- Rechercher les procédures internes existantes sur la base de données
- Consulter les procédures de nos pairs (autres ONG…)
- Propositions
2. Proposition de procédures administratives
- Sur la base des priorités administrative terrain définies et en tenant compte des
procédures existantes et des procédures de nos pairs, proposer au Pôle AFI une
procédure administrative par thème ou chapitre
- Echanger avec le référent administratif terrain désigné pour le thème
- Proposer à validation interne siège une procédure définitive selon la charte graphique
Asmae
- Rédiger une note de synthèse pour les procédures les plus « lourdes » (exemple :
passation de marché).
Le stagiaire aura pour mission de formaliser les procédures prioritaires sur les thèmes
suivants :
o Les rôles et les responsabilités dans le cadre de la gestion Administrative et
Financière des coordinations terrain (envoi des rapports financiers, transferts
de fonds, transferts financiers partenaires…)
o Les plans comptables (généraux et analytiques)
o Les procédures d’achat (DAO, contrats…)
o La gestion des véhicules
o Les immobilisations (si temps disponible)
3. Diffusion, formation
- Présenter et former sur ces procédures en interne (terrain et siège)
Selon l’état d’avancement du travail et les échanges avec les coordinations terrain, soit
une mission vers une coordination dans l’un des pays d’intervention Asmae soit organiser
un atelier d’échange au siège avec les coordinations terrain pour un échange-formation.
- Diffuser les nouvelles procédures aux coordinations siège et terrain
- Archiver les procédures au siège
III. RELATIONS
Internes :
Rattachement hiérarchique à la Financier Responsable Administrative.
Liens de travail privilégié avec le Directeur Administratif et Financier et le Chargé de
Cofinancements (cofinancements publics),
Lien de travail avec les correspondants référents administratifs terrains, coordinateurs terrain
Externes :
Non prévu
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IV- PROFIL
Formation du candidat/ Connaissance
Ecole de Commerce, Science Politique, Formation supérieure type Master économie, gestion
Intérêt pour les procédures administratives
Qualités du/ de la candidat(e)
Excellente maîtrise bureautique, en particulier Word
Bonne qualité rédactionnelle
Grande capacité de synthèse
Intérêt pour les questions administratives, comptables et financières
Intérêt pour les systèmes d’information et de gestion
Capacité de communication en milieu multiculturel
Pédagogie
Autonomie et capacité d’adaptation
Intérêt pour les questions relatives à la solidarité internationale
Humour
V- MODALITES PRATIQUES DU POSTE
• Contrat : stage conventionné
• Date de début : dès que possible
• Durée : 6 mois minimum
• Indemnité : 3.6€/ heure (soit environ 545 euros / mois pour un temps plein (35 heures / semaine)
+ 50% transport + 50% tickets restaurant
• Prise en charge par l’association : 50 % tickets restaurants (valeur faciale 8 euros), 50% du pass
navigo
• Lieu de travail : au siège de l’association – 259-261 rue de Paris 93100 Montreuil et une mission
terrain en fonction de l’évolution du travail demandé dans un des pays d’intervention Asmae.
• Temps de travail : 5 jours par semaine idéalement, 3 jours par semaine au minimum
VI- CONTACT
Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation sur notre site : asmae.fr
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