HEAD OF PROCUREMENT, TRAVEL AND STORES

AFRICAN UNION
UNION AFRICAINE
UNIÃO AFRICANA
P. O. Box 3243, Addis Ababa, ETHIOPIA Tel.: (251-11) 5517700 Fax: (251-11) 5517844
www.au.int
VACANCY ANNOUNCEMENT: HEAD OF PROCUREMENT, TRAVEL AND STORES
DIVISION
The African Union, established as a unique Pan African continental body, is charged
with spearheading Africa’s rapid integration and sustainable development by promoting
unity, solidarity, cohesion and cooperation among the peoples of Africa and African
States as well as developing a new partnership worldwide. Its Headquarters is located
in Addis Ababa, capital city of Ethiopia.
In seeking to achieve this objective, the African Union intends to strengthen its capacity
to deliver by, among others, the implementation of its organizational structure and the
filling of all vacant posts.
1. Post:
Job title:
HEAD OF PROCUREMENT, TRAVEL AND STORES
DIVISION
Grade:
P5
Supervisor:
Director Administration and Human Resources Management
Directorate:
Administration and Human Resources Management
Duty Station:
Addis Ababa, Ethiopia
2. Job purpose:
This is a managerial position heading the Procurement, Stores and Travel Division.
Under the overall responsibility of the Director AHRM, the decisions of the AUC Tender
Board and within the AUC Regulations, relevant manuals and guidelines, the head of
Division oversees, manages, plans and directs all activities for the procurement of
goods and services, Manages the Stores, arranges and manages the procurement
travel services, prepare, negotiate and manage all contracts related to procurement of
goods and services
of the AUC. The Head of Division Serves as Secretary to the
Tender Board and is the lead AUC expert on all issues related to procurement and
goods and services contracts.
1
3. Major duties and responsibilities:

Plans, develops and manages the procurement activities of the AUC involving multi million dollar expenditures for local and worldwide procurement of a broad range of
goods and services.

Serves as principal advisor to Commission management; provides authoritative
technical and
policy advice on all aspects of procurement; develops and
disseminates best practices.

Leads and directs a procurement, travel and stores work teams; plans and allocates
work assignments; coaches, mentors, and evaluates staff; participates in recruitment
and selection of new staff and in the development of training programs.

Analyzes unusually complex and/or critical procurement proposals of significant
financial or operational impact; determines appropriate strategy/approach to best
serve institutional interests, and ensures implementation, of the procurement
programme in accordance to the Procurement Manual, established rules, practices
and procedures, as necessary.

Ensure compliance with the provision of the Procurement Manual and the decisions
of the Tender Board as Approved by Management.

Directs, manages and conducts planning, solicitation, negotiation, and, if necessary,
termination of contractual and procurement action

Develops proposals on revisions to procurement policies and procedures; develops
and recommends strategy for the effective implementation of procurement policies
and reforms.

Services as Secretary of the AUC Tender Board, Prepare all reports, contracts for
procurement of goods and services, for consideration of the Tender Board.

Ensure the efficient management of the AUC Stores and delivery of services

Manage

Develop and manage the Commission travel Services and travel procurement system
to ensure timely and efficient delivery of travel services,
COMPETENCIES:
2
-
Knowledge of all facets of international procurement, including state-of-the-art
knowledge of procurement and contract principles, techniques, practices, regulations,
as well as current knowledge of broader economic and market perspective.
-
Knowledge of and experience in cost analysis evaluation techniques, combined with
knowledge of administrative and management principles relevant to the direction of
procurement operations of significant complexity, volume and financial and/or
operational impact. is conscientious and efficient in meeting commitments, observing
deadlines and achieving results;; shows persistence when faced with difficult
problems or challenges; remains calm in stressful Situations
-
Ability to communicate effectively both orally and in writing; and possess sound
analytical skills;
-
Ability to deal with people in a multicultural environment with tact and diplomacy;
-
Ability to solve problems and be service-oriented;
-
Ability to use initiative and have the capacity to work under pressure;
-
Ability to work on own initiative as well as working as part of a team
4. QUALIFICATIONS

Education:
Advanced
university
degree
(Master’s
degree
or
equivalent)
in
business
administration, public administration, commerce, law or a related field; Qualifications
in procurement and supply management advantageous.

Experience:
A minimum of ten years of progressively responsible experience in procurement,
contract management, administration or related area.
5. LANGUAGE REQUIREMENT:
Proficiency in one of the African Union working languages. Proficiency of two or more
in other of one or several other working language(s) would be an added value.
6. TENURE OF APPOINTMENT:
The appointment will be made on a fixed term contract for a period of three (3) years,
of with the first twelve months will be considered as a probationary period. Thereafter,
the contract shall be for a period of two years renewable, subject to satisfactory
performance and deliverables.
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7. LEAST REPRESENTATIVE COUNTRIES:
Candidates from the following least represented countries are encouraged to apply:
Eritrea, Central African Republic, Cape Verde, Comoros, Congo (DRC), Djibouti,
Equatorial Guinea, Liberia, Mauritania, Namibia, Sahrawi Arab Republic, SaoTome and
Principe, Seychelles and Somalia.
8. GENDER MAINSTREAMING:
The AU Commission is an equal opportunity employer and qualified women are strongly
encouraged to apply.
9. REMUNERATION:
Indicative basic salary of US$ 47,829.00 per annum plus other related entitlements e.g.
Post adjustment (46% of basic salary), Housing allowance ($16,819.20 per annum),
education allowance (75% of tuition and other education related expenses for every
eligible dependent up to a maximum of US$7,800.00 per child per annum), etc for
internationally recruited staff of the Commission.
Applications must be made through the AUC E-recruitment Website
http://www.aucareers.org not later than 25th November 2014.
Directorate of Administration and Human Resource Management
African Union Commission
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AFRICAN UNION
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P. O. Box 3243, Addis Ababa, ETHIOPIA Tel.: (251-11) 5517700 Fax: (251-11) 5517844
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AD9366
AVIS DE VACANCE DE POSTE
CHEF DE DIVISION, ACHATS, VOYAGES ET MAGASIN
Créée en tant qu’organisation continentale panafricaine unique en son genre,
l’Union africaine est chargée de conduire le processus d’intégration rapide et de
développement durable de l’Afrique par la promotion de l’unité, de la solidarité, de la
cohésion et de la coopération entre les peuples et entre les États africains, ainsi que
par l’établissement d’un nouveau partenariat avec les autres régions du monde. Son
siège est établi à Addis-Abeba, capitale de l’Éthiopie.
Pour réaliser cet objectif, l’Union africaine entend renforcer sa capacité à
s’acquitter de sa mission en procédant, entre autres, à la mise en œuvre de sa structure
organisationnelle et au recrutement à tous les postes vacants.
1.
2.
POSTE:
Titre du poste :
CHEF DE DIVISION, ACHATS, VOYAGES ET
MAGASIN
Grade:
P5
Supérieur hiérarchique :
Directeur de l’administration et de la gestion
des ressources humaines
Direction :
Administration et gestion des ressources
humaines
Lieu d’affectation :
Addis-Abeba (Éthiopie)
DESCRIPTION DU POSTE :
Il s'agit d'un poste de direction dont le titulaire sera le chef de la Division achats,
voyages et magasin. Placé sous la responsabilité générale du directeur du
Département de l’administration et de la gestion des ressources humaines
(AHRM), et conformément aux décisions de la Commission d’appels d’offres et
du règlement de la Commission de l’UA et aux manuels et directives pertinents,
le Chef de la Division Achats, voyages et magasin supervise, gère, planifie et
dirige toutes les activités relatives à l'achat de biens et services, gère le magasin,
1
organise et gère l’achat des services de voyage, prépare, négocie et gère tous
les contrats relatifs à l'achat des biens et services de la Commission de l’UA. Il
assure le secrétariat de la Commission d’appels d’offres et, est le principal
spécialiste de la Commission de l’UA sur toutes les questions relatives à la
passation des marchés et aux contrats sur les biens et services.
Principales fonctions et responsabilités :
le Chef de division :

planifie, développe et gère les activités d'achat de la Commission de l’UA
portant sur plusieurs millions de dollars ainsi que sur un large éventail de
biens et services sur les marchés local et mondial ; ;

sert de conseiller principal à la direction de la Commission ; dispense des
avis techniques et formule des orientations générales sur tous les aspects
des achats ; développe et diffuse des pratiques optimales ; ;

dirige et oriente des équipes de travail sur les passations de marchés ;
planifie et assure les affectations de tâches ; forme, encadre et évalue le
personnel ; participe au recrutement et à la sélection de nouveaux membres
du personnel et à l'élaboration des programmes de formation ; ;

analyse les propositions de passation de marchés particulièrement
complexes et / ou critiques ayant des répercussions financières et
opérationnelles importantes ; détermine la stratégie / approche appropriée
pour servir au mieux les intérêts institutionnels, et assure la mise en œuvre
du programme des achats, conformément aux dispositions du Manuel des
achats et aux règles, pratiques et procédures établies, le cas échéant ; ;

veille au respect des dispositions du Manuel des achats et des décisions de
la Commission d’appels d’offres telles qu’approuvées par la Direction ; ;

dirige, gère et assure la planification, la sollicitation, la négociation et, le cas
échéant, la résiliation d’opérations contractuelles ou de passation de
marché ; ;

élabore des propositions sur la révision des politiques et procédures
d'achat ; élabore et recommande la stratégie pour la mise en œuvre
effective des politiques d'approvisionnement et de réformes ; ;

assure le secrétariat de la Commission d’appels d’offres de la Commission
de l’UA ; élabore tous les rapports ainsi que les contrats d'acquisition de
biens et de services à soumettre à l’examen de la Commission d’appels
d’offres ; ;
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
assure la gestion efficace du magasin de la Commission de l’UA et des
prestations de services ;

gère ; ;

conçoit et gère le système de voyages et d’achat de services de voyages de
la Commission afin d’assurer la prestation rapide et efficace des services de
voyages.
COMPÉTENCES
-
Connaissance de tous les aspects des procédures internationales en
matière de passation des marchés, y compris les connaissances de pointe
en matière de passation de marchés et les principes contractuels, les
techniques, les pratiques, les règlements, ainsi que les connaissances
actuelles sur la perspective plus large tant de l’économie que du
marché . ;
-
Connaissance et expérience en matière d'analyse des coûts, de
techniques d'évaluation, assorties de la connaissance des principes
administratifs et de gestion requis pour diriger des opérations d'achat
d’une complexité, d’un volume et d’un impact financier et / ou opérationnel
importants. Être consciencieux et efficace quant au respect des
engagements et des échéances, et à l’atteinte des résultats attendus ;
faire montre de persévérance face aux obstacles et aux difficultés ; garder
son calme dans les situations stressantes.

Capacité à communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit, et avoir de solides
compétences analytiques ;

capacité à traiter avec les gens avec tact et diplomatie dans un environnement
multiculturel ;

capacité à résoudre des problèmes et promptitude à servir ;

capacité à faire preuve d'initiative et d’aptitude à travailler sous pression ;

capacité à travailler en équipe ;

capacité a prendre de propres initiatives.
3
3.
QUALIFICATIONS
1.
Formation
Les candidats doivent avoir un diplôme d’enseignement supérieur
(maîtrise et/ou Master) en administration des entreprises, en
administration publique, en commerce, en droit ou dans un domaine
connexe. Des qualifications en matière de passation de marchés et de
gestion de l’offre seraient un atout.
2.
Expérience
Avoir au moins dix (10) ans d'expérience à des niveaux de
responsabilité de plus en plus élevés dans les achats, la gestion des
contrats, l'administration ou dans un domaine connexe.
3.
Connaissances des langues
Maîtrise de la langue française ou anglaise. La connaissance de deux ou
de plusieurs autres langues de travail serait un atout.
4. Âge limite
5. Les candidats doivent avoir de préférence entre 35 et 50 ans.
6.
Durée du contrat/Termes de conditions:
La nomination à ce poste est faite sur la base d’un contrat d’une durée de trois
(3) ans, dont les douze (12) premiers mois sont considérés comme étant une
période probatoire. Le contrat sera renouvelable pour une période de deux (2)
ans, sous réserve de résultats satisfaisants.
6.
Égalité des chances
La Commission de l’Union africaine est un employeur qui préconise l’égalité de
chances aux hommes et aux femmes. Les femmes qualifiées sont vivement
encouragées à soumettre leurs candidatures.
7.
Les candidats originaires des pays sous-représentés suivants sont encouragés à
faire acte de candidature : Érythrée, République centrafricaine, Cap-Vert,
Comores, le Congo (RDC), Djibouti, Guinée équatoriale, Libéria, Mauritanie,
Namibie, République arabe sahraouie, Sao Tome-et-Principe, Seychelles et
Somalie.
8.
Rémunération: A titre indicatif, le salaire de base est de 47.829,00 $ EU par an.
A ce salaire s’ajoute d’autres émoluments tels que l’indemnité de poste (46% du
salaire de base), l’indemnité de logement 16.819,20 $ EU par an), et l’indemnité
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de frais d’études (75% des frais scolaires et autres dépenses de frais d’études
pour chaque enfant à charge, jusqu'à un maximum US$7,800.00 par an), etc
pour le personnel de la Commission recrute au niveau international.
Les demandes doivent parvenir à la Commission au plus tard 25th Novembre
2014 sur le site Web de recrutement en ligne de la commission
http://www.aucareers.org.
Direction de l’administration et de la gestion des ressources humaines
Commission de l’Union africaine
Addis-Abeba (Éthiopie)
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