Aménagement de l`espace
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CONVENTION D’OBJECTIFS ET DE MOYENS ENTRE LA COMMUNAUTÉ D’AGGLOMÉRATION DU LIBOURNAIS ET L’OFFICE INTERCOMMUNAL DU LIBOURNAIS 2014-2017 Entre La Communauté d’agglomération du Libournais (La Cali), représentée par Monsieur Philippe BUISSON, agissant en sa qualité de Président, par délibération du Conseil communautaire en date du 25 septembre 2014, D’une part, Et L’Office de Tourisme Intercommunal du Libournais (OTI), représenté par son Président Monsieur Jean-Philippe LE GAL élu par délibération du Comité de direction du 16 Juin 2014. D’autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Préambule Considérant que le tourisme représente une activité importante pour le développement et l’aménagement du territoire communautaire, cette compétence, bien que non obligatoire, fait partie des axes stratégiques que la Communauté d’agglomération du Libournais souhaite poursuivre et développer. Cette volonté va permettre de poser les premiers axes d’une politique de développement touristique cohérente par la structuration du territoire et la dynamisation de l’offre touristique. Dans ce contexte, La Cali a mené une étude de structuration touristique en 2012 et 2013. Celle-ci a abouti, conformément à la loi n° 92-1341 du 23 décembre 1992, portant répartition des compétences dans le domaine du tourisme et à l’article L. 133-1 du Code du tourisme relatif à l’institution d’un Office de Tourisme, à la création d’un Office de Tourisme Intercommunal sous forme d’Etablissement Public Industriel et Commercial (EPIC), par délibération du Conseil communautaire de La Cali du 11 octobre 2013. Par cette décision, sur le plan réglementaire, les élus de La Cali ont souhaité, en premier lieu, répondre à leur obligation en application du principe d’exclusivité qui considère qu’il ne peut y avoir qu’un seul Office de Tourisme Intercommunal sur le périmètre d’une intercommunalité. Sur le plan stratégique, en choisissant de créer un Office de tourisme ayant le statut d’EPIC, les élus communautaires ont voulu, à la fois, satisfaire aux missions de service public qui sont celles d’un Office de Tourisme et s’inscrire dans une démarche de développement économique. La volonté poursuivie par les élus de La Cali est de développer une politique touristique volontariste qui entend répondre aux enjeux (1) et objectifs suivants (2) : 1 - Les enjeux (1) : 1/ En terme d’image et d’attractivité : positionner La Cali comme destination touristique intégrée dans le Pays du Libournais, positionner et identifier La Cali comme un acteur touristique incontournable en Gironde vis à vis du public, des partenaires publics et du secteur privé. Pour cela, La Cali doit développer sa propre politique touristique, aux côtés des autres territoires touristiques organisés, en lien avec les partenaires touristiques territoriaux (Union des OT en Libournais, ADT, CRT…) ; 2/ En terme d’organisation : asseoir la gouvernance locale en matière de tourisme en renforçant les liens entre élus, socioprofessionnels et techniciens ; 3/ En terme d’économie : faire du tourisme une activité à valeur ajoutée économique pour le territoire par la création de produits touristiques en utilisant tous les leviers que l'OTI sous forme d'EPIC permet et générer des retombées économiques sur le territoire (augmenter la dépense touristique, accroître les emplois directs ou indirects liés à l’activité touristique). - Les objectifs (2) : 1/ Se doter d’un OTI fort et incontournable sur le territoire identifié comme une structure d’accueil, de production et de coordination de l’offre touristique ; 2/ Qualifier le territoire par une montée en gamme des hébergements, des services à vocation touristique et de l’offre de loisirs proposés et par l’implantation de nouvelles entreprises/prestataires à vocation touristique (hébergements, activités de loisirs, entreprises connexes) ; 3/ Développer une politique offensive en matière de marketing touristique territorial dans le but d’accueillir des équipements et projets touristiques et de loisirs dits « structurants » sur le territoire ; 4/ Développer la mise en marché de l’offre touristique du territoire par filières (création d’une offre packagée et « markétée » répondant aux attentes et besoins des clientèles cibles). Cette politique touristique repose sur un dispositif composé de deux entités complémentaires agissant en matière de tourisme sur le territoire : - La Cali, compétente en matière de développement touristique, a en charge l’élaboration de la politique touristique communautaire, la réalisation d’investissements touristiques d’intérêt communautaire. - L’Office de Tourisme Intercommunal met en œuvre la politique touristique définie par La Cali. La Cali et son OTI œuvrent ainsi ensemble pour l’aboutissement d’objectifs traduits à travers la présente convention d’objectifs. Ils sont définis en cohérence avec les politiques touristiques développées par les partenaires institutionnels locaux, départementaux et régionaux. L’OT Intercommunal du Libournais, avec ses bureaux d’information touristiques, est l’un des premiers lieux d’accueil du territoire communautaire. Il en est la vitrine. Il est donc indispensable de donner l’exemple en matière d’accueil et d’être moteur en la matière vis à vis des socio-professionnels en les incitant à améliorer la qualité de leur accueil. La mise en œuvre d’une démarche qualité sera le fil conducteur du positionnement de l’OTI qui devra obtenir, à moyen terme, la marque Qualité Tourisme permettant à terme de reconnaître le travail et les efforts fournis par l’équipe de l’OTI. Ce processus qualité vise à améliorer de manière constante l’organisation et le fonctionnement de la structure dont l’objectif est d’apporter le meilleur niveau de service aux visiteurs et aux socioprofessionnels. 2 Cette marque est également le préalable obligatoire pour l’obtention du classement de la structure en catégorie 2 indispensable pour se mettre en conformité avec le nouveau règlement d’intervention touristique (RIT) du Conseil Régional, puis en catégorie 1. En effet, il s’agit pour l’OTI du Libournais de développer une offre compétitive basée sur une organisation de qualité. Face aux évolutions des nouveaux usages de consommation, il apparaît nécessaire que l’OTI place la démarche qualité au cœur de ses préoccupations. Article 1 : Objet de la convention La présente convention a pour objet de : - Servir de cadre aux parties pour assurer l'ensemble des missions rappelées ci-dessous ; - Rappeler et définir les missions de l’Office de Tourisme Intercommunal ; - Formaliser les responsabilités et engagements mutuels entre La Cali et l’OTI ; - Définir les principes organisationnels qui régissent les relations entre les deux partenaires ; - Fixer les conditions d’attributions des moyens alloués à l’OTI pour exercer les missions qui lui ont été confiées. Article 2 : Missions et objectifs de l’Office de Tourisme Intercommunal du Libournais L'ensemble des missions de l'OTI est décrit ci-après et se déploie en respectant les principes de la démarche qualité qui vise à faire progresser les méthodes de travail, l’efficacité des actions et de poursuivre le processus de mutualisation opéré par la création de l’OTI. L’Office de Tourisme Intercommunal est chargé, en vertu des statuts approuvés par délibération du Conseil communautaire de La Cali du 11 octobre 2013, d’assurer les missions suivantes : - l’accueil et l’information des touristes sur le territoire de l’agglomération ; - la promotion du territoire ; - la coordination des prestataires du territoire. En outre, l’OTI : - assure les missions de conception et de commercialisation de produits touristiques ; - participe à la mise en œuvre de la politique touristique communautaire ; - assure l’exploitation commerciale d’équipements touristiques qui lui sont confiés par le Conseil communautaire ; - contribue à l’organisation, la coordination et la promotion d’événementiels ou d’animations d’intérêt communautaire ; - assure la mission d'observation touristique sur le territoire communautaire ; Les missions déléguées de service public d’accueil, d’information et de promotion du territoire communautaire ainsi que les missions complémentaires sont précisées ci-après. 2.1) Accueil et information L'accueil est la mission de base de l'Office de Tourisme, sa mission première, son cœur de métier. L’OTI doit accueillir les visiteurs dans les locaux de l’Office de Tourisme sur l’ensemble de son territoire de compétence. En ce sens, il doit apporter un niveau de qualité d’accueil au sein des bureaux d’information touristique mais également coordonner et s'appuyer sur les acteurs du territoire pratiquant l'accueil (gares, prestataires touristiques…) et peuvent être autant de relais qui pratiquent l'accueil dans l’objectif final que le visiteur soit bien accueilli, informé, orienté en tout lieu du territoire. Objectifs généraux: Définir et développer une stratégie de l’accueil sur l’ensemble du territoire. 3 L’OTI devra imaginer pour ses clients (touristes, habitants, etc.) dans les murs et hors les murs (prestataires et lieux de visites) de l’OTI, une stratégie reposant sur l’ensemble des prestataires et des lieux de visite pour optimiser sa démarche d’accueil. Ainsi, il s’agira : - d’harmoniser les horaires et périodes d’ouverture au public, afin d’optimiser les moyens humains et outils techniques ; - d’offrir toute l'année un service permanent de réponses aux demandes au guichet et à distance en 3 langues. Mettre en place un plan de collecte et diffusion de l’information qui passe par une information qualifiée, enrichie et visible. Cela nécessitera : - l’élargissement de la connaissance de l’offre touristique et le développement des services en interne ou auprès d’autres organismes (site internet, supports de communication, disponibilité des hébergeurs, information numérique dans les BIT…) ; - la mise à jour régulière des informations relatives à l’offre touristique et des services ; - la conception, la réalisation, le suivi et la distribution des documents d’accueil et d’information sur la zone touristique locale, départementale, voire régionale selon la politique de diffusion élaborée en interne et conforme aux exigences du classement et de la démarche qualité. Il appartient à l’Office de Tourisme de décider de sa politique éditoriale, en cohérence avec celles de l’Union des OT en Pays du Libournais, du l’ADT, CRT et selon la charte graphique des outils de promotion qui sera validée par le Comité de Direction. Rendre plus qualitatif le rôle des conseillers en séjour, afin de mettre l’accueil au centre du dispositif de l’Office de Tourisme, en les accompagnant face aux mutations en cours dans le tourisme (numérique, service par excellence, conseil éclairé, relation clientèles). 2.2) Promotion du territoire Afin d’améliorer la visibilité et le dynamisme de l’OTI, celui-ci devra développer la notoriété du territoire touristique du Libournais sur le marché de proximité et français a minima. Concernant le marché étranger, c’est principalement la mission de l’ADT et du CRT qui possèdent les moyens humains et financiers de développer des actions promotionnelles de cette nature. Ainsi, l’OTI, pour ce type d’actions de promotion, s’appuiera prioritairement sur les actions menées par les partenaires départementaux et régionaux, l’Union des Offices de Tourisme en Libournais et les offices de tourisme partenaires. L’OTI devra également participer, avec l’Union des Offices de Tourisme en Libournais, à la création de la destination et d’une marque touristique valorisant le territoire. Enfin, les Nouvelles Technologies de l’Information sont désormais un point essentiel de la promotion et de l’économie touristique. Le renforcement de l’e-tourisme et son contenu devient capital. La stratégie de communication devra intégrer les technologies de l’etourisme. Objectifs généraux : - Renforcer l'identité et l'image du territoire ; - Développer une stratégie promotionnelle basée sur les supports de communication et le web : brochures, relation presse, investir le web 2.0 (présence sur les réseaux sociaux notamment), création d’outils numériques... et réalisation d’un nouveau site internet adapté aux attentes des visiteurs et aux fonctions souhaitées par les touristonautes ; - Renforcer les relations presse, médiatiser les actions de l’OTI auprès des médias, animer sa présence sur le web. 4 2.3) Coordination des acteurs Aujourd’hui, l’OTI doit être le véritable moteur de l’activité touristique et doit développer des relations privilégiées avec les prestataires touristiques de son territoire afin de les accompagner dans leur professionnalisation et de mieux les impliquer dans le développement de ce secteur d'activités. Dans le cadre de la politique touristique, la coordination des acteurs du tourisme et l’animation du réseau des prestataires touristiques doit ainsi permettre d'améliorer la qualité de l’offre en favorisant une montée en gamme de ces prestataires. Objectifs généraux : Accompagner les prestataires afin de partager la réflexion stratégique du développement touristique du territoire, de qualifier une offre structurée et d'améliorer l’attractivité du territoire. Cela nécessitera : - le développement de relations privilégiées en animant le réseau des prestataires touristiques du territoire ; - le développement de services de conseil, de veille juridique et d’appui technique auprès des prestataires touristiques publics ou privés du territoire (labels, classement…) ; - l’amélioration de la communication entre l’OTI et les prestataires touristiques grâce à la mise en place d’outils d’information : newsletter, espace pro du site internet, afin de diffuser les actions réalisées par l’OTI du Libournais. Professionnaliser les acteurs touristiques : Cela nécessitera : - un travail de qualification de l'offre touristique proposée par les prestataires et un travail de compréhension de leurs attentes vis-à-vis du tourisme, du territoire, de l’Office de Tourisme, - l’accompagnement des prestataires en matière de formation, - la réalisation d’éductours sur le territoire. 2.4) Commercialisation Cette mission a pour vocation de développer les recettes de l’OTI en créant des ressources propres par la production et la vente de services, le développement de services marchands et la recherche de financements extérieurs. Dans ce cadre, tout type de prestations pourra être proposé (hébergement sec, loisirs, visites, package, billetterie…), à condition de répondre aux critères de qualité que l’OTI du Libournais déterminera. Ce service se déroulera dans le cadre de la réglementation spécifique aux organismes immatriculés au registre des organisateurs de séjours. Dans le cadre d’une stratégie de commercialisation, l’OTI doit également initier une démarche de commercialisation de produits d’excursion et de courts séjours en valorisant les prestataires et les atouts touristiques du territoire. Dans le cadre de l’exploitation de produits, il pourra commercialiser des produits pour le compte de tiers, conventionner avec des équipements touristiques structurants sur le territoire afin d’optimiser leur commercialisation et veiller à la qualité de leurs prestations (ex : train touristique…). 5 Objectifs Généraux : Développer les ressources propres de l'OTI, exemple : - Créer et gérer la billetterie de spectacles programmés et manifestations dont les organismes en feront la demande et développement de ce service ; - Intégrer un outil de réservation et de paiement en ligne pour les hébergements et loisirs afin de proposer un service aux prestataires locaux ; - Produire et commercialiser des produits individuels et groupes permettant de développer les filières touristiques identifiées dans la politique touristique communautaire ; - Développement d’une boutique. Mettre en place des partenariats avec les institutionnels du tourisme, les réseaux de distributions ainsi qu’avec nos prestataires privés. 2.5) Développement touristique Les missions des Offices de Tourisme évoluent et se spécialisent afin de s’adapter aux exigences des visiteurs et aux attentes des prestataires. Dans ce cadre, l’OTI a pour mission de développer les filières touristiques sur le territoire communautaire en fonction des orientations prioritaires définies par les élus de La Cali. A ce titre, il développera notamment les marques et labels de qualité, les démarches collectives sur le territoire auprès des prestataires afin de favoriser la montée en gamme et la mise en tourisme des projets touristiques d'intérêt communautaire dont La Cali sera le maître d’ouvrage. Objectifs généraux : - Émettre des avis ou appui technique sur les projets d’équipements touristiques à la demande de La Cali, des communes ou des membres du Comité de Direction ; - Jouer un rôle de conseiller technique auprès des porteurs de projet (hébergeurs, restaurateurs, prestataires de loisirs) ; - Développer les filières locales (tourisme fluvial, tourisme d'affaires, tourisme vert, oenotourisme...) ; - Fédérer les prestataires et les acteurs en les impliquant dans la mise en marché de leur offre. 2.6) Animation et évènements Cette mission doit permettre de dynamiser le territoire, d'en fédérer les acteurs touristiques et le rendre attractif par la mise en scène de ses attraits et ressources. Par ailleurs, cette mission a pour vocation de travailler la mise en tourisme des évènements touristiques et culturels forts du territoire. A ce titre, l’OTI devra œuvrer dans : - l’organisation d’animations de loisirs et d'événementiels ; - le soutien à certains évènements ; - la coordination d’évènements et animations à l’échelle communautaire. 2.7) Observation du Tourisme Cette mission permettra à La Cali et à l’OTI de pouvoir mesurer l’activité touristique sur le territoire, l’impact du tourisme sur l’économie locale mais aussi l’activité de la structure OTI et d'en mesurer son évolution. Les indicateurs mis en place à travers des tableaux de bord permettront de confirmer, ajuster ou réorienter la politique touristique communautaire. 6 A travers cette mission, il s’agit de rassembler un ensemble d’informations quantitatives et qualitatives d’ordre économique et touristique destinées à orienter l’activité de l’OTI et des acteurs du tourisme et ainsi permettre d’adapter l’activité à l’évolution du contexte économique et des marchés touristiques. Cette mission en particulier se déploie en lien étroit avec l'Union des Offices de Tourisme en Libournais. Article 3 : Engagements réciproques de La Cali et de l’OTI 3.1) Engagements de La Cali La Cali s’engage à accompagner l’OTI dans la mise en œuvre des missions qu'elle lui confie. La Cali s’engage notamment à délibérer annuellement sur la demande de dotation émise par l’OTI suite à l’examen du compte de résultat, du bilan comptable et du rapport d’activité produit par l’OTI pour l'année écoulée ainsi que du budget prévisionnel et du plan d'action de l’année N. 3.2) Engagements de L’OTI Conformément aux dispositions du Code du tourisme, l’Office de Tourisme Intercommunal est tenu de soumettre ses comptes et son budget pour approbation au Conseil communautaire de La Cali. Celui-ci devra être accompagné du compte de résultat, du bilan comptable et du rapport d’activité produit par l’OTI pour l'année écoulée ainsi que du budget prévisionnel et du plan d'action de l’année N. L’OTI devra informer La Cali de tout projet de modification de ses statuts afin qu’il soit examiné en amont par les instances de La Cali. Enfin, l’OTI s’engage également à souscrire tous contrats d’assurance de façon à ce que la collectivité ne puisse être inquiétée ou recherchée en responsabilité, dans le cadre des activités de l’OTI qui sont placées sous sa responsabilité exclusive. Article 4 : Fonctionnement des relations entre La Cali et l’OTI 4.1) Mise à disposition de personnel La Cali peut mettre à disposition de l’OTI du personnel participant à l'élaboration de ses missions à titre onéreux. Ces mises à dispositions sont conclues à travers des conventions de mise à disposition des agents. L'OTI devra rembourser la rémunération de ces agents à La Cali ainsi que les charges afférentes conformément aux conventions de mise à disposition. Chaque mise à disposition fait l'objet d'une convention entre l'OTI et La Cali. 4.2) Mise à disposition des locaux et les charges de fonctionnement 4.2.1/ Groupement de commandes Afin d'obtenir de meilleures offres de prix pour ses achats de fournitures de services, l’OTI pourra adhérer à des groupements de commandes engagés par La Cali. Ces groupements 7 de commandes peuvent avoir l'avantage de faciliter la mutualisation des procédures de marchés et contribuer à la réalisation d'économies sur les achats. Ces groupements de commandes seront établis dans le respect de l’article 8 du Code des marchés publics. 4.2.2/ Mise à disposition des locaux La Cali met à disposition de l’OTI des locaux dont l’utilisation est régie par une convention annuelle d’utilisation du domaine public. Elle précise les modalités d’utilisation des locaux et de refacturation à l'OTI des charges éventuellement supportées par La Cali (entretiens, maintenance des équipements…). Une redevance annuelle sera versée à La Cali. Son montant sera déterminé par délibération du Conseil communautaire de La Cali. 4.2.3/ Contrats et dépenses de fonctionnement Dès le 1er janvier 2015, l’OTI prendra à sa charge les contrats et dépenses relatifs : - aux fluides (eau, électricité, chauffage) ; - aux assurances ; - aux divers abonnements téléphoniques, internet, informatique... ; - aux contrôles des normes. 4.3) Mise à disposition des véhicules communautaires Une convention d’utilisation des véhicules communautaires est signée entre l’OTI et La Cali définissant leurs modalités d'utilisation par les agents de l'OTI et les modalités de refacturation des frais afférents, par La Cali à l'OTI. 4.4) Collaboration entre les deux partenaires Pour la mise en œuvre de ses missions, l’OTI travaillera en collaboration étroite avec la collectivité dont il dépend, plus précisément, avec son service tourisme. Article 5 : Conditions de la mise en œuvre de la convention 5.1) Financement des missions de service public Afin de permettre à l’OTI de remplir les missions de service public comme stipulé dans les articles 3.1 et 3.2, La Cali lui attribuera annuellement les crédits de fonctionnement nécessaires et adaptés aux différentes missions d'intérêt général qu’elle lui a délégué. Cette subvention sera soumise au vote du Conseil communautaire après le vote, par le Comité de Direction de l’OTI, de son budget prévisionnel et transmission à La Cali du plan d'action de l’année à venir, ainsi que de son compte de résultat, du bilan comptable et du rapport d’activité pour l'année écoulée. Les demandes d'attribution de subvention annuelle de fonctionnement seront adressées à La Cali, au plus tard le 15 avril de l’année pour laquelle le budget est voté, accompagné des pièces justificatives indiquées ci-avant. La contribution financière de La Cali est versée comme suit : - le 1er versement a lieu dans le courant du 1er trimestre de l’année N à hauteur de 50% de la subvention de l’année N-1 ; - le 2nd intervient au 31 août de l’année N suite à la présentation d'un bilan comptable intermédiaire par l'OTI fourni au 15 juillet. 8 5.2) Financements complémentaires Des crédits complémentaires pourront être alloués à l’OTI pour toute autre tâche précise ponctuelle ou permanente non mentionnée dans la présente convention, confiée à l'Office de Tourisme par La Cali. Ces missions feront l’objet d’avenants à cette convention, stipulant la nature, la durée du service et le montant des crédits spécifiques accordés. Ces crédits complémentaires auront cependant un caractère exceptionnel. L’OTI bénéficie également des recettes de la taxe de séjour. En effet, selon l’article L 133-7 du Code du Tourisme, La Cali s’engage à reverser la totalité des recettes issues de la collecte de la taxe de séjour déduction faite de la taxe additionnelle reversée au Conseil Général. Ce versement sera effectué à travers 3 virements : - Pour le premier quadrimestre (1er janvier au 30 avril), au mois de juillet de l’année N ; - Pour le 2nd quadrimestre (1er mai au 31 aout), au mois de novembre de l’année N ; - Pour le 3ème quadrimestre (1er septembre au 31 décembre), au mois de mars de l’année N+1 (à la clôture de la perception de l’année écoulée). 5.3) Revenus propres à l’Office de Tourisme Intercommunal L’OTI s’engage à trouver des revenus supplémentaires aux crédits de fonctionnement alloués par La Cali, à travers la facturation de prestations aux professionnels. Par ailleurs, l'OTI pourra dégager des recettes liées aux produits issus de la mise en marché de l’offre. Ces ressources supplémentaires seront directement réinjectées dans les actions de développement touristique et de promotion de l’OTI. Article 6 : Compte rendu de l’emploi des crédits alloués Chaque année, l’OTI, par l’intermédiaire de son Président, présente à La Cali un compte rendu détaillé de l’emploi des crédits alloués assorti de toutes les justifications nécessaires (déclaration URSAFF, bilan financier, compte de résultat, rapport d’activités établi sur des objectifs fixés par la convention), sous la forme d'un bilan comptable intermédiaire et d'un bilan comptable de fin d'exercice. L'OTI pourra être amené à présenter ses bilans auprès des instances communautaires de La Cali. Article 7 : Durée de la convention La présente convention est conclue à compter du 1er janvier 2014 pour une durée de 3 ans renouvelable expressément 3 mois avant son terme. Article 8 : Résiliation, litiges La présente convention pourra être résiliée à tout moment par chacune des parties par lettre recommandée avec accusé de réception respectant un préavis de 6 mois. En cas de difficultés d’interprétation ou d'exécution de la présente convention et de ses avenants, les parties s’engagent à rechercher un accord amiable. Si un tel accord ne peut être trouvé, le litige sera porté devant les juridictions compétentes. Fait à Libourne le …………………...2015 9 Pour la Communauté d’agglomération du Libournais Pour l’Office de Tourisme Intercommunal du Libournais Le Président Monsieur Philippe BUISSON Le Président Monsieur Jean-Philippe LE GAL 10 Office de tourisme intercommunal du Libournais STATUTS – 23/11/2015 Chapitre 1 : Dispositions générales Article 1 : Constitution, dénomination Le Conseil communautaire, dans sa délibération n°13.10.143 en date du 11 octobre 2013, a adopté le principe de création de l’Office de Tourisme intercommunal du Libournais sous la forme d’un établissement public industriel et commercial (EPIC). À ce titre, il peut faire assurer tout ou partie des missions relevant de la promotion du tourisme à cet organisme. Le Conseil communautaire de la Communauté d’agglomération du Libournais a donc décidé de créer un EPIC régi par les présents statuts, les lois et règlements en vigueur, notamment par les articles : L.134-5 et 134-6 du Code du tourisme, relatifs à l’institution d’un Office de Tourisme par un groupement de communes, L.133-1 à L.133-3-1 du même Code, articles relatifs à l’institution d’un Office de Tourisme, L.133-4 à L.133-10 du même Code, relatifs à l’institution d’un Office de Tourisme en EPIC, R. 133-1 à R133-18 et R134-12 du même Code, applicables aux Offices de Tourisme constitués sous la forme d’Établissement Public à caractère Industriel et Commercial, L. 2221-10 et R.2221-18 à R.2221-52 du Code général des collectivités territoriales appliqués aux régies dotées de la personnalité morale et de l'autonomie financière en SPIC. . Il est dénommé : « Office de Tourisme intercommunal du Libournais ». Les présents statuts ont été approuvés par le Conseil communautaire en date du 11 octobre 2013. Article 2 : Missions de l’Office de Tourisme Accueil et information L’office de Tourisme met en œuvre la politique d’accueil touristique intercommunale définie par La Cali. Il assure les missions d’accueil et d’information des touristes sur le territoire. Conformément aux dispositions de l’article L.133-9 du Code du tourisme, l’Office de Tourisme peut déléguer, par convention, tout ou partie de cette mission aux organismes existants et qui y concourent. Conformément aux dispositions de l’article L.133-3-1 du même code, il peut instituer différents bureaux permanents ou saisonniers. Il est chargé de conseiller sur toute l’offre touristique du territoire intercommunal ainsi que sur les territoires limitrophes afin de faciliter l’accueil et les conditions de séjour des visiteurs. Promotion touristique L’Office de Tourisme assure la promotion touristique du territoire, en coordination avec Tourisme Gironde, l’agence de développement touristique départementale et le Comité régional du tourisme. Il est chargé de la communication touristique du territoire en cohérence avec les services et organismes y contribuant. Mission de développement touristique Il contribue à coordonner les interventions des divers partenaires du développement touristique local. Il peut être chargé, par le Conseil communautaire, et dans la limite des compétences communautaires, de tout ou partie de l’élaboration et de la mise en œuvre de la politique locale du tourisme et des programmes locaux de développement touristique, notamment dans les domaines de l’élaboration des services touristiques, de l’exploitation d’installations touristiques et de loisirs, des études. 1 Il est obligatoirement consulté, pour avis, par le Conseil communautaire sur des projets d’équipements collectifs touristiques. Il est force de proposition pour toute action de développement touristique. Dans ce cadre, il peut assurer l’accompagnement des porteurs de projets touristiques et la coordination des entreprises et organismes intéressés au développement touristique du territoire intercommunal et notamment des actions de formation. Toujours dans ce cadre, il peut animer des réseaux locaux de prestataires et développer des opérations ponctuelles ou permanentes sur des thématiques spécifiques au tourisme en relation avec les acteurs locaux. Événementiel / Animation Il peut être chargé de la coordination ou de l’organisation d’événementiels ou d’animations d’intérêt communautaire. Il assure la promotion des animations touristiques de portée communautaire organisées sur le territoire et, en tant que de besoin, la coordination des animations sur ce même territoire. Commercialisation er Dans les conditions définies au chapitre unique du titre 1 du livre II du Code du tourisme, l’Office de Tourisme intercommunal du Libournais assurera cette mission en commercialisant pour le compte de tiers, en développant en propre la commercialisation de prestations touristiques (hébergement, loisirs, visites, billetterie de spectacles, festivals…), en mettant en œuvre des partenariats permettant de commercialiser ses prestations touristiques issues de sa propre production ou pour le compte de tiers (hébergement, loisirs, visites, billetterie de spectacles, festivals…). La zone géographique d’intervention, dans ce domaine, pourra ainsi être étendue pour répondre à la demande des visiteurs et notamment en termes de billetteries. Gestion d’équipements L’Office de Tourisme peut également être chargé par le Conseil communautaire ou les collectivités partenaires, de la gestion de tout équipement touristique dont il souhaiterait prendre l’initiative de la création ou qui pourrait lui être confié par La Cali ou par une collectivité tierce après accord avec La Cali sur les conditions juridiques et financières de cette gestion et sur les éventuelles conventions à intervenir avec les partenaires. Observation du tourisme L’Office de Tourisme peut être chargé du suivi de l’observation touristique, de la mesure de la fréquentation et de la satisfaction des clientèles. Partenariats Dans le cadre de missions énumérées au présent article, l’Office de Tourisme a la possibilité de conventionner avec d’autres équipements touristiques ou Offices de Tourisme afin d’assurer la promotion de sa zone géographique d’intervention. De la même manière et sous réserve de tenir une comptabilité analytique, il pourra conventionner avec d’autres collectivités pour des services clairement identifiés. Une convention d’objectifs entre l’Office de Tourisme Intercommunal du Libournais et La Cali permettra de fixer à l’Office de Tourisme les objectifs à atteindre ainsi que les moyens d’évaluation dans la gestion de l’Office de Tourisme, pour le compte de La Cali, conformément aux dispositions des articles L. 133-1 et L.133-3 du Code du Tourisme. Chapitre 2 : Organisation de l’Office de tourisme Article 3 : Instances de l’Office de Tourisme L’Office de Tourisme constitué en établissement public industriel et commercial est administré par un Comité de Direction et un Directeur. 2 La composition du Comité de Direction de l’Office du Tourisme et les modalités de désignation de ses membres sont fixées par délibération du Conseil communautaire selon des modalités ci-après. Article 4 : Composition du Comité de Direction 4.1 REPARTITION DES POSTES AU SEIN DU COMITE DE DIRECTION Le Comité de Direction est composé de 16 membres répartis en deux collèges comme suit : - Un premier collège constitué de 9 membres titulaires représentants du Conseil communautaire et 9 membres suppléants. Ce collège est majoritaire. - Un second collège est constitué de représentants des professions et activités caractéristiques du tourisme ; il est composé de 7 membres titulaires et de 7 membres suppléants. 4.2 PREMIER COLLEGE : REPRESENTANTS DU CONSEIL COMMUNAUTAIRE La Collectivité est représentée au Comité de Direction par 9 membres représentants du Conseil communautaire et autant de suppléants. Leur mandat expire au jour du renouvellement général ou partiel du Conseil communautaire. Les dispositions du précédent alinéa ne font pas obstacle à ce qu’il puisse être procédé au remplacement des délégués par une nouvelle désignation par le Conseil communautaire. 4.3 SECOND COLLEGE Les professions et activités caractéristiques du tourisme sont représentées au Comité de Direction par 7 représentants titulaires et autant de suppléants. Ces représentants sont désignés par le Président de la Communauté d’Agglomération après consultation des instances professionnelles représentatives qui auront proposé un ou des représentant(s) (représentants de l’hôtellerie, de l’hôtellerie de plein air, des hébergements ruraux, des cafés-restaurants, de la viticulture, des activités de pleine nature…). Leur fonction prend fin soit à l’expiration de leur mandat auprès des instances représentatives qui les ont proposés et à la condition que les dites instances aient signalé formellement ce changement au Conseil communautaire, soit, et dans tous les cas, lors du renouvellement du Conseil communautaire. Leur remplacement est procédé après nouvelle désignation de leurs instances. 4.4 VACANCE En cas de décès, de démission ou de perte de droits civils et politiques d’un membre du Comité de Direction ou de la perte de sa qualité représentative, il est remplacé par un nouveau membre dans les conditions fixées aux articles 4.1, 4.2 et 4.3, pour la durée du mandat restant de son prédécesseur. Si cette durée est inférieure à six mois, le remplacement peut se faire à l’échéance normale si le membre du Comité de Direction n’a pas la qualité d’élu communautaire. Dans le cas où l’organisme représenté n’existe plus, le titulaire du second collège et son suppléant sont démis de leur fonction sans que leur absence fasse obstacle au fonctionnement du Comité de Direction. 4.5 GRATUITE DES FONCTIONS Les fonctions des membres du Comité de Direction sont exercées à titre gratuit. Toutefois, les intéressés peuvent percevoir des indemnités pour frais de déplacement conformément aux prescriptions des articles 9, 10 et 31 du décret 90-437 du 28 mai 1990. Article 5 : Président — Vice-présidents 3 Le Comité de Direction élit en son sein un Président et 2 Vice-présidents pour une durée qui ne peut excéder celle de leur mandat électif. Si après deux tours de scrutin, aucun candidat n’a obtenu la majorité absolue, il est procédé à un troisième tour et l’élection a lieu à la majorité relative. En cas d’égalité de suffrages, le candidat le plus âgé est déclaré élu. Le Président arrête l’ordre du jour, convoque et préside le Comité de Direction. En cas d’absence, de suspension, de révocation ou de tout autre empêchement, le Président est provisoirement remplacé par le 1er Vice-président : celui-ci préside la séance du Comité de Direction et ne peut exercer d’autres pouvoirs que ceux qui lui ont été délégués par le Président et ce dans la limite de la conduite du seul Comité de Direction qu’il préside conformément aux dispositions de l’article R.133-5 du Code du tourisme. En cas de cessation des fonctions de Président, pour quelque cause que ce soit, le Comité de Direction est convoqué pour procéder à l’élection dans les plus brefs délais d’un nouveau Président et de nouveau(x) Vice-président(s). Il appartient alors au Vice-président en fonction à la date de cessation des fonctions du Président de convoquer et de présider le Comité de Direction procédant à la nouvelle élection du Président. En cas de cessation simultanée des fonctions du Président et des Vice-présidents, cette responsabilité échoit au doyen d’âge en fonction au sein du Comité de Direction. Article 6 – Fonctionnement du comité de direction Le Comité de Direction se réunit au moins six fois par an. Il est en outre convoqué, chaque fois que le Président le juge utile ou sur la demande de la majorité de ses membres en exercice. Ses séances ne sont pas publiques. L’ordre du jour est arrêté par le Président et adressé à chaque membre titulaire huit jours au moins avant la séance du Comité de Direction. Le Comité de Direction ne peut valablement délibérer que si la moitié au moins des membres est présente. Lorsqu’un membre convoqué fait connaître qu’il ne pourra siéger, le suppléant est convoqué. Si le quorum n’est pas atteint, le Comité de Direction est de nouveau convoqué avec le même ordre du jour dans un délai de huit jours. Il délibère alors valablement quel que soit le nombre de membres présents. Les délibérations sont prises à la majorité simple des voix. En cas de partage égal des voix, celle du Président est prépondérante. Le Président peut inviter au Comité de Direction, le cas échéant sur proposition du directeur, pour avis, toute personne dont il juge la présence utile en fonction de l’ordre du jour. Le Directeur assiste avec voix consultative au Comité de Direction, sauf lorsqu’il est personnellement concerné par l’affaire en discussion. Il élabore le procès-verbal de la séance qu’il soumet au président avant l’expiration d’un délai de 10 jours. Si le Président de La Cali n’est pas membre du Comité de Direction, il peut participer aux séances avec voix consultative. De même la Direction générale de La Cali ou son représentant est invitée aux réunions du Comité de Direction avec voix consultative. Article 7 – Les attributions du comité de direction Le Comité de Direction délibère sur toutes les questions intéressant le fonctionnement et l’activité de l’Office de Tourisme intercommunal du Libournais, et notamment : L’organisation générale des fonctions de l'EPIC, Les orientations et programmes d'actions de l'EPIC, Les conditions générales de passation des contrats, conventions et marchés passés par l'EPIC, Le programme annuel de publicité et promotion, 4 Le budget des recettes et dépenses de l'EPIC, Le rapport annuel d’activité, Le compte financier de l’exercice écoulé, Les emprunts, L’acceptation et refus des dons et legs, La fixation du tableau des effectifs annuels et le montant de la rémunération du personnel, Les projets de création de services ou d’installations touristiques, Les avis sollicités par le Conseil communautaire, Le soutien à l’animation locale, Le règlement intérieur, Les acquisitions, aliénations et prises en location de biens immobiliers, ainsi que les mises en location des biens mobiliers et immobiliers appartenant à l’EPIC, Toute question relative à la mise en vue de ses missions définies à l’article 2 des présents statuts. Les marchés de travaux, de fournitures et de services sont soumis aux règles applicables du Code des marchés publics. Le comité de Direction peut donner délégation au directeur pour prendre toute décision concernant la préparation, la passation, l’exécution et le règlement des marchés de travaux, fournitures et de services qui peuvent être passés selon la procédure adaptée. Il est également consulté par le Conseil communautaire sur : Les projets de création de services ou installations touristiques ou sportifs, Les questions qui lui sont soumises pour avis par le Conseil communautaire. Le Comité de Direction peut également être amené, en tant que de besoin, à émettre un avis sur le programme des fêtes, manifestations culturelles, nautiques et artistiques et compétitions sportives sur le territoire. Article 8 – Commissions de travail Le Comité de Direction, sur proposition du Président, peut constituer des commissions de travail permanentes ou temporaires auxquelles sont susceptibles de participer des personnes qualifiées non membres dudit comité. Les membres de ces commissions sont désignés par le Président après avis du Comité de Direction. Le Président, le(s) vice-président(s), le Directeur sont membres de droit de toutes les commissions. Ces commissions doivent comprendre obligatoirement au moins un membre du Comité de Direction. Ces commissions peuvent également être dissoutes par le Président après avis du Comité de Direction. Elles travaillent sur tous les sujets qui leurs sont soumis. Article 9 – Statuts et qualifications du directeur Le Directeur assure le fonctionnement de l’EPIC sous l’autorité et le contrôle du Président. Il est le représentant légal de l’EPIC. 9.1 DESIGNATION Le Président nomme le Directeur par contrat après avis du Comité de Direction. Il met fin à ses fonctions soit par licenciement, soit par non-renouvellement de son contrat, dans les mêmes formes. Sa nomination et son licenciement sont soumis à l’avis du Comité de Direction. Le Directeur doit satisfaire aux conditions de l’article R 133-12 du Code du tourisme. 9.2 DUREE DU CONTRAT DU DIRECTEUR Le contrat est conclu pour une durée de trois ans renouvelable par reconduction expresse : il peut être résilié sans préavis ni indemnité pendant les trois premiers mois d’exercice. 5 La fonction ne s’exonère pas de l’application des dispositions de l’article 3 de la loi du 26 janvier 1984 qui fait titre III du Statut Général de la Fonction Publique en regard de la catégorie et de la motivation du recrutement. En cas de non renouvellement du contrat, l'intéressé perçoit une indemnité de licenciement calculée selon les dispositions en vigueur relatives au licenciement des agents civils non fonctionnaires des administrations de l'État. Dans tous les cas, la décision de licenciement ou de non renouvellement du contrat est prise par le Président, après avis du Comité de Direction. 9.3 INCOMPATIBILITES Les fonctions du Directeur sont incompatibles avec un mandat électif au sein du Conseil communautaire ainsi qu’avec celles de membre du Comité de Direction de l’Office de Tourisme. Le Directeur ne peut prendre ou conserver aucun intérêt direct ou indirect dans des entreprises en rapport avec l’Office de Tourisme, occuper aucune fonction dans ces entreprises, ni assurer à titre personnel des prestations pour leur compte. Si après avoir été mis à même de présenter ses observations, il est constaté que le Directeur a manqué à ces règles, il est démis d’office de ses fonctions par le Comité de Direction. Il est immédiatement remplacé. 9.4 PREROGATIVES DU DIRECTEUR À effet d’assurer le fonctionnement de l’Office de Tourisme: - il prend les mesures nécessaires à l’exécution des décisions du Comité de Direction, - il exerce la direction de l’ensemble des services, sous réserve des dispositions ci-après concernant l’agent comptable, - il recrute et licencie le personnel nécessaire dans la limite des prescriptions budgétaires, avec l’agrément du Président, - il est l’ordonnateur de l’Office de Tourisme, et à ce titre, prescrit l’exécution des recettes et des dépenses, - il passe, en exécution des décisions du Comité de Direction, tous actes, contrats et marchés sous réserve des dispositions suivantes des articles 13 et 14, - il fait chaque année un rapport sur l’activité de l’Office de Tourisme qui est soumis par le Président au Comité de Direction puis au Conseil communautaire. Après autorisation du Comité de Direction, il intente au nom de l’EPIC les actions en justice et défend l’EPIC dans les actions intentées contre lui. Les transactions sont conclues dans les mêmes conditions. Il peut, sans autorisation préalable du Comité de Direction, faire tout acte conservatoire des droits de l’EPIC. 9.5 DELEGATION DU DIRECTEUR Le directeur peut, sous sa responsabilité et sa surveillance, déléguer sa signature à un ou plusieurs chefs de services. 9.6 REGIES DE RECETTES ET REGIES D’AVANCES Le Directeur peut, avec l’agrément du Comité de Direction et sur avis conforme de l’agent comptable, créer des régies de recettes et des régies d’avances soumises aux conditions de fonctionnement prévues par les articles R. 1617 – 1 à R. 1617 – 18 du CGCT relatif aux régies de recettes et aux régies d’avances des collectivités locales et des établissements publics locaux. Article 10 : Le comptable 6 Les fonctions de comptable sont confiées à un comptable désigné par délibération du Comité de Direction. Le comptable assure le fonctionnement des services de la comptabilité, avec l’aide du personnel nécessaire. Il est soumis à l’ensemble des obligations qui incombent aux comptables publics selon le règlement général sur la comptabilité publique. Il est placé sous l’autorité du Directeur, sauf pour les actes qu’il accomplit sous sa responsabilité propre, en tant que comptable public. Les conditions de sa nomination, ses responsabilités, ses prérogatives ainsi que les modalités de contrôle et de présentation des comptes sont celles visées aux articles R. 2221-30, R. 2221-31, R. 2221-32 et R. 2221-34 du Code Général des Collectivités Territoriales. Article 11 : Siège, personnalité juridique et durée 11.1 SIEGE Le siège l’établissement public à caractère industriel et commercial est situé 42 place Abel Surchamps à Libourne. Le siège peut être transféré en tout autre lieu par décision du Conseil communautaire sur proposition ou après avis formel du Comité de Direction. 11.2 PERSONNALITE JURIDIQUE ET EXERCICE OPERATIONNEL DES COMPETENCES er L’établissement public industriel et commercial jouit de la personnalité morale à compter du 1 janvier 2014, date effective de mise à disposition des biens et de la prise de fonction du personnel, l’établissement public industriel et commercial s’administre librement dans les conditions prévues par les présents statuts ainsi que par les lois et règlements qui lui sont applicables. er Toutefois, afin de permettre cette entrée en vigueur au 1 janvier 2014, le conseil communautaire dans sa décision institutive prévoit que le premier Comité de Direction puisse se réunir pour la première fois avant er le 1 janvier 2014, sur convocation du Président de la Cali, afin de préparer les délibérations nécessaires. 11.3 DUREE L’établissement public industriel et commercial est créé sans limitation de durée. Il pourra être dissout dans les conditions définies par les dispositions de l’article 25. Article 12 : Modification des statuts de l’établissement public industriel et commercial Afin de tenir compte de l’évolution éventuelle de la réglementation, des techniques ou des besoins, les présents statuts pourront être modifiés s’il y a lieu. Les articles ainsi adaptés seront soumis aux mêmes formes d’adoption que les présents statuts. Chapitre 3 : Fonctionnement de l’Office de tourisme Article 13 : Représentation de l’Office de Tourisme Les représentants de l’Office de Tourisme auprès des instances extérieures sont désignés par le Président, après avis du Comité de Direction. Ces représentants doivent être obligatoirement désignés parmi les titulaires au sein du Comité de Direction. Le Directeur peut également être amené à représenter l’Office de Tourisme auprès des instances extérieures suite à sa désignation par le Président après avis du Comité de Direction. Article 14 : Contrats 7 La passation des contrats donne lieu à un compte-rendu spécial du Directeur au Comité de Direction dès sa première réunion qui suit sa conclusion, à l’exception de ceux dont le montant est inférieur à une somme fixée par le Comité de Direction. Article 15 : Marchés Les marchés de travaux, de fournitures et de services, sont soumis au Code des marchés publics. Article 16 : Le personnel Le personnel est recruté par le Directeur dans le cadre de l’organigramme des services et de l’état des effectifs arrêtés par le Comité de Direction. À l’exception du Directeur, de l’agent comptable et du personnel sous statut de droit public mis à disposition, le personnel employé par l’Office de Tourisme relève du droit du travail, c'est-à-dire de la convention collective nationale N° 3175 des organismes de tourisme, régissant les activités concernées et du Code du travail. Dans le cas de fusion absorption ou de reprise d’activités d’organismes à l’objet similaire, le personnel de droit privé est transféré par application des dispositions de l’article 1224-1 du Code du travail. Article 17– Commissions de travail Les commissions n’ont pas de pouvoir délibératif, leur avis consultatif est transmis au Comité de Direction dans les délais fixés à la consultation ; chaque année, elles remettent au Président les conclusions de leurs travaux qui sont annexées au rapport d’activité. Chapitre 4 : Régime financier Article 18 : Comptabilité de l’Office de Tourisme La comptabilité de l’Office de Tourisme est tenue conformément à un plan comptable particulier établi sur la base du plan comptable général et approuvé par arrêté du ministre de l’économie et des finances, du ministère de l’intérieur et du ministre chargé du tourisme, la nomenclature M4. Les règles financières posées par les articles R 2221-35 à R 2221-52 du CGCT relatifs au régime financier des régies dotées de la personnalité morale et de l’autonomie financière s’appliquent. Article 19 : Emprunts L’Office de Tourisme est habilité à contracter des emprunts auprès de tous les organismes extérieurs prêteurs sous réserve de l’accord du Comité de Direction et de l’approbation du Conseil communautaire. Article 20 : Les recettes Le budget de l'Office de Tourisme comprend en recettes notamment le produit : Des subventions ou dotations, Des dons et legs, Des souscriptions particulières et d’offres de concours, Des taxes que le Conseil communautaire aura décidé de lui affecter, De la taxe de séjour si celle-ci est instituée par le Conseil communautaire ou de la commercialisation de produits touristiques, et des prestations assurées par l’Office de Tourisme, Des contributions des sites touristiques et des prestataires selon un barème fixé par le Comité de Direction. Article 21 : Les dépenses Les charges de l’Office de Tourisme comprennent notamment : - les frais d'administration et de fonctionnement, - les frais de promotion, de publicité et d'accueil, - les dépenses d'investissements relatifs aux installations et équipements exploités par l'Office de Tourisme ou créés par lui sur ses fonds propres, 8 - les dépenses provenant de la gestion de services ou d'installations touristiques, - les dépenses liées à l’achat de produits et de services touristiques destinés à la vente. Article 22 : Modalités d’adoption du budget Le budget, préparé par le directeur de l’Office de Tourisme, est présenté par le Président au Comité de Direction qui en délibère avant le 15 avril de l’exercice auquel il s’applique. Le budget et les comptes de l’Office de Tourisme, délibérés par le Comité de Direction, sont soumis à l’approbation du Conseil communautaire. Si le Conseil communautaire, saisi à fin d’approbation, n’a pas fait connaître sa décision dans un délai de trente jours, le budget est considéré comme approuvé. Le compte financier de l’exercice écoulé est présenté par le Président au Comité de Direction qui en délibère et le soumet au Conseil communautaire en séance consacrée à cet effet. Chapitre 5 : Dispositions diverses Article 23 : Assurances L’EPIC est tenu, conformément à la loi, de contracter les assurances et garanties financières nécessaires pour garantir ses activités. Il doit également garantir les biens mobiliers et immobiliers contre les risques de toute nature pour la valeur réelle avec renonciation réciproque de l’assureur à tout recours contre le Conseil communautaire. Article 24 : Contrôle par le Conseil communautaire D’une manière générale, le Conseil communautaire peut, à tout moment, demander toutes justifications concernant l’accomplissement des obligations de l’établissement public, effectuer toutes vérifications qu’il juge opportunes, obtenir tout document comptable, statistique ou autre, et faire effectuer toutes vérifications qu’il juge utile sans que le Comité de Direction ni le Directeur n’aient à s’y opposer. Article 25 : Dissolution de l’Office de Tourisme La dissolution de l’Office de Tourisme est prononcée par délibération du Conseil communautaire. 9