Convention - Prestation Photographies Nouveau-nés

Entre,
Le Centre hospitalier d’Auxerre
Ci-après désigné « le CHA »
Sis 2 Boulevard de Verdun
89 011 Auxerre Cedex
Représenté par Directeur, Monsieur Pascal GOUIN
D’une part,
Et,
Monsieur, Madame ……………………………………………………………………………………
Domicilié…………………………………………………………………………………………………
Ci-après désigné par le Prestataire
D’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
Article 1 – Objet de la convention
Le Centre hospitalier d’Auxerre souhaite offrir aux familles des nouveau-nés de sa maternité
la possibilité de faire appel à un photographe professionnel pour photographier les premiers
instants de vie du bébé dans l’enceinte de l’unité des suites de naissance. Les familles
devront avoir la possibilité d’acquérir les clichés au format numérique et papier par la suite.
Le prestataire retenu aura l’exclusivité des clichés réalisés pour les familles par un
photographe professionnel agréé dans l’enceinte de la maternité du Centre hospitalier
D’autres possibilités de partenariat sont susceptibles d’être mis en place, à la demande du
Centre hospitalier d’Auxerre pour des reportages photos ponctuels dans le cadre de la
communication interne et externe du Centre hospitalier d’Auxerre.
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Article 2- Eléments contextuels
Le département de l’Yonne ne comporte que deux maternités : celle du Centre hospitalier
d’Auxerre et celle du Centre hospitalier de Sens. La maternité du Centre hospitalier
d’Auxerre de niveau IIB est la seule sur le sud de l’Yonne.
Le Centre hospitalier d’Auxerre offre une prise en charge complète de la parturiente et de
son bébé avec :
- un service de suivi des grossesses à risque
- des urgences gynécologiques
- un service de suites de naissance de 34 lits qui comporte une unité koala.
Près de 2100 accouchements ont lieu chaque année au Centre hospitalier d’Auxerre (2126
en 2015).
L’ensemble des professionnels de santé qui interviennent autour de la prise en charge de la
maman et de son bébé sont soucieux d’offrir un environnement serein, confortable et
sécurisant pour les premiers jours du bébé.
Offrir aux familles la possibilité de faire appel à un photographe pour immortaliser les
premiers jours du bébé fait partie de l’engagement du Centre hospitalier d’Auxerre au service
des patients et de leur bien-être.
Article 3 - Lieux d’intervention
Service des suites de naissance, 3e étage du Pôle Mères Enfants (bâtiment identifié « mer »)
Le photographe n’est autorisé à réaliser ses clichés que dans le cadre de la chambre de la
mère.
Article 4- Principe de fonctionnement, évaluation des besoins et redevance
Jusqu’à présent, le prestataire intervenait de la manière suivante :
o intervention tous les jours sauf le dimanche dans l’unité des suites de naissance. Le
prestataire se présentait à l’équipe du service qui lui donnait le nom des mamans et
des bébés et leur numéro de chambre et qui lui indiquait les chambres où il était
autorisé à aller ou non selon le contexte de la naissance ;
o le prestataire se rendait dans les chambres où il était autorisé et proposait ses
services aux familles pour faire des photos du nouveau-né dans la chambre ;
o il prenait ensuite rendez-vous avec les familles à leur sortie à l’extérieur de l’hôpital
pour leur exposer les clichés ou il leur communiquait le lien vers un site internet pour
aller regarder les clichés ;
o les familles restaient libres d’acheter ou non les clichés numériques et leurs
développement, le fait d’être photographié n’engageant en rien.
Dans la mesure où ni le prestataire agrée, ni le Centre hospitalier d’Auxerre n’étaient en
mesure de connaître le chiffres d’affaire dégagé par la vente des clichés pris à la maternité,
la redevance reversée au Centre hospitalier d’Auxerre avait été évaluée sur la base d’un
coût par accouchement réalisé au CHA, que celui-donne lieu à la commercialisation des
photos ou non.
Le montant de la redevance versée à la fin de chaque trimestre était donc égale au nombre
d’accouchements ayant eu lieu le trimestre écoulé fois le montant forfaitaire unitaire.
Le Centre hospitalier d’Auxerre est ouvert à d’autres propositions concernant le déroulé de la
prestation et les modalités de détermination de la redevance, dès lors que celle-ci repose sur
des données objectivables et auxquelles il a aisément accès.
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Le prestataire peut donc proposer une organisation basée sur la prise de rendez-vous
directement par les familles auprès du prestataire ayant l’exclusivité, ce qui constitue un
mode de fonctionnement moins « intrusif », avec moins de démarchage commercial et donc
plus respectueux de l’intimité et de la tranquillité des familles.
Concernant le calcul de la redevance, le Centre hospitalier d’Auxerre est ouvert à un calcul
basé sur le chiffre d’affaire réalisé auprès des familles.
⇒ Ce passage sera à revoir en fonction de l’organisation et du mode de calcul de la
redevance retenus + Cf. article 10
Article 5- Jours et heures d’intervention souhaitées
Le jour et l’heure d’intervention souhaités seront impérativement à arrêter avec la cadre
supérieur sage-femme du service en fonction de l’organisation retenue (cf. Article 4).
En début de vacation, le photographe devra obligatoirement prendre l’attache de
l’encadrement du service afin de prendre connaissance des limites éventuelles à son
intervention auprès de certaines mères en fonction de leur état de santé ou de celui de leur
enfant.
Il est rappelé par ailleurs que les séjours en maternité sont relativement courts (durée
moyenne de séjour d’environ 3 jours).
Dans tous les cas, l’intervention du photographe de la société doit être réalisée dans le
respect du fonctionnement du service et ne pas gêner la prise en charge des mères et des
enfants par le personnel de la maternité. Elle ne doit pas non plus perturber le sommeil du
nouveau-né. Enfin, son intervention doit respecter l’intimité des personnes et leur vie privée :
il ne peut intervenir que sur autorisation expresse de la mère.
Article 6 – Conditions de réalisation des clichés
La société n’est autorisée à faire intervenir qu’un seul photographe au sein de la maternité
du CHA.
Le photographe agissant pour le compte de la société est présenté par la société aux
personnels d’encadrement de la maternité. La direction de l’établissement doit être
impérativement informée de tout changement de photographe, qu’il soit temporaire ou
définitif.
Le photographe ne peut entrer dans une chambre que vêtue d’une blouse fournie et
entretenu par l’établissement et d’un badge d’identification.
Le photographe doit respecter l’intimité des personnes et leur vie privée : il ne peut intervenir
que sur autorisation expresse de la mère.
Article 7 – Information des familles
Le photographe doit, avant toute prise de cliché, remettre à la mère une information précise
sur les conditions de son intervention, précisant notamment l’absence de responsabilité du
Centre hospitalier d’Auxerre, l’absence d’obligation d’achat, l’absence d’engagement
financier pendant l’hospitalisation, les modalités d’achat et de présentation des clichés
réalisés, le délai de livraison des commandes passées, les tarifs, les modalités de paiement.
La pratique du cadeau sans obligation d’achat n’est pas autorisée.
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Le photographe doit respecter l’intimité des personnes et leur vie privée : il ne peut intervenir
que sur autorisation expresse de la mère
Article 8- Tarifs proposés
Les prix TTC de chacune des prestations proposées sont arrêtés par proposition de la
société et sont soumis à accord exprès de la direction de l’établissement. Le prestataire
propose ses tarifs et remplit pour cela le bordereau de prix unitaire joint à la consultation.
Les prix TTC de chacun des prestations ne peuvent être réévalués qu’à la date anniversaire
de la convention et qu’après accord exprès du Directeur.
Les tarifs doivent être affichés dans les chambres. Ils sont également disponibles auprès des
personnels du service de suites de naissance.
Le non-respect des tarifs en vigueur pourra donner lieu à dénonciation de la convention
passée avec le prestataire.
Article 9 - Rémunération du prestataire
Le prestataire est rémunéré uniquement sur la base des clichés achetés par les familles.
La vente des différents clichés pris aux cours du séjour dans la maternité s’effectue en
dehors de l’établissement. Les prestations sont facturées directement aux personnes qui en
sont bénéficiaires
Le Centre hospitalier d’Auxerre n’intervient en aucune façon dans cette vente ; notamment il
ne peut ni communiquer les coordonnées des familles, ni même servir d’intermédiaire entre
le photographe et les familles. Le prestataire ne peut se retourner contre le en cas de nonpaiement par le patient. En aucun cas le Centre hospitalier d’Auxerre n’est tenu de se
substituer aux bénéficiaires défaillants.
Le prestataire ne peut se retourner contre le Centre hospitalier d’Auxerre en cas de nonpaiement par le patient. En aucun cas le Centre hospitalier d’Auxerre n’est tenu de se
substituer aux bénéficiaires défaillants.
Article 10- Redevance à verser au Centre hospitalier d’Auxerre, contrepartie financière
de l’autorisation de photographier
Une redevance est due par le professionnel agrée au Centre hospitalier d’Auxerre.
Le mode de calcul sera à préciser en fonction des propositions des candidats.
Le montant de cette redevance fait l’objet d’une facturation trimestrielle émise par le Centre
hospitalier d’Auxerre sur la base XXXXX.
Le professionnel agréé s’engage à s’acquitter de la redevance trimestrielle due avant le 15
du mois suivant la réception de la facture auprès du Trésorier Payeur du Centre hospitalier
d’Auxerre.
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Article 11 – Impôts et taxes
La société fera son affaires de tous les impôts et taxes en relation avec ses activités.
Article 12 - Assurance-Responsabilité civile
La société certifie avoir contracté une assurance responsabilité civile pour tout dommage
causé aux installations ou à un tiers en raison de la spécificité de son activité. Il s’engage à
en fournir l’attestation correspondante.
Le Centre hospitalier d’Auxerre décline toute responsabilité en cas de sinistre, accident ou
incident pouvant survenir du fait du professionnel agréé.
Article 13 - Exclusion de toute propriété commerciale
En cas de résiliation de la convention, la société ne pourra faire valoir aucun droit à un droit
au bail ou à une propriété commerciale, quelques soit la durée pendant laquelle elle aura
exercé son activité au sein de la maternité du Centre hospitalier d’Auxerre.
L’autorisation consentie par l’établissement n’est pas cessible.
Article 14 – Règlement Intérieur et Réparation des Dommages
Le professionnel agréé amené à intervenir dans les locaux du Centre Hospitalier d’Auxerre
dans le cadre de la présente consultation se conforme au Règlement Intérieur de
l’Etablissement et notamment à son organisation. Il est assujetti aux règles d’accès, de
sécurité et d’hygiène du Centre Hospitalier d’Auxerre.
Le professionnel agréé doit être facilement identifiable et pouvoir justifier de sa profession. Il
devra pour cela systématiquement porter un badge avec son identité et sa fonction. Il devra
se présenter à l’accueil du service avant d’intervenir.
Le professionnel agréé ne doit en aucun porter atteinte à la sécurité et au service public
hospitalier. La convention serait immédiatement résiliée en cas de comportement
incompatible avec le règlement de l’Etablissement et ses valeurs.
Article 15 - Obligation de Secret Professionnel et de Confidentialité
Le professionnel agrée est tenu au respect du secret professionnel concernant toutes les
informations dont il pourrait avoir connaissance sur les personnes ayant recours à ses
services, sur les personnels et sur le fonctionnement du Centre hospitalier d’Auxerre
Le professionnel agrée est également tenu à l’obligation absolue de discrétion. Par
conséquent, il est tenu de maintenir confidentielles toutes les informations qu’ils ont en leur
possession relativement au Centre Hospitalier d’Auxerre, que ces informations soient d’ordre
administratif, médical ou autres.
Toute communication écrite ou verbale ainsi que toute publication ou remise de documents
et d’informations à des tiers sont interdites sauf accord préalable du Centre Hospitalier
d’Auxerre. En cas de violation des prescriptions susmentionnées et indépendamment des
sanctions pénales éventuellement encourues au titre de l’article 226-13 du Code Pénal, le
Centre Hospitalier d’Auxerre se réserve le droit de prononcer la résiliation immédiate de la
convention aux torts du Titulaire sans que celui-ci puisse prétendre à indemnité.
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Article 16 - Durée de la prestation
La convention est conclue pour une durée de 1 an à compte de la date de son démarrage, le
XX/XX/XX. Elle est reconductible expressément 4 fois pour 1 an sous réserve de l’accord
exprès des deux parties.
Article 17-Conditions de résiliation
La convention et le partenariat pourront être résiliés à tout moment par lettre recommandée
avec accusé de réception par l’une ou l’autre partie sous réserve d’un préavis de deux mois.
Le non –respect des clauses de la convention pourra entraîner sa résiliation sans préavis
sous réserve de sa notification par lettre recommandée avec accusé de réception visant un
manquement contractuel précis. Le professionnel agréé ne peut alors prétendre à une
quelconque indemnisation.
Auxerre, le ……………………
Pour le Professionnel agrée
Pour le Centre hospitalier d’Auxerre
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