Gestion des documents avec ALFRESCO

Gestion des documents avec ALFRESCO
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INTRODUCTION : ____________________________________________________________________ 2
1.1
A quoi sert ALFRESCO ?___________________________________________________________________ 2
1.2
Comment s’en servir ? ___________________________________________________________________ 2
Créer d’un site collaboratif ____________________________________________________________ 3
2.1
Créer le site ____________________________________________________________________________ 3
2.2
Inviter des membres _____________________________________________________________________ 4
Accéder à l’Espace documentaire _______________________________________________________ 5
3.1
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Vue générale de l’espace documentaire _____________________________________________________ 5
Visionner ou télécharger un document __________________________________________________ 6
4.1
Visionneuse de documents________________________________________________________________ 6
4.2
Télécharger un document_________________________________________________________________ 6
Création, modification, ajout … de dossiers et de documents _________________________________ 7
5.1
Ajout de documents _____________________________________________________________________ 7
5.2
Création dossiers / sous- dossiers __________________________________________________________ 8
5.3
Renommer un dossier, un document ________________________________________________________ 8
5.4
Copier / déplacer un dossier ou un document ________________________________________________ 8
5.5
Supprimer un dossier / un document _______________________________________________________ 8
Modification (mise à jours) d’un document et historique des versions _________________________ 9
6.1
Remplacer un document par une nouvelle version_____________________________________________ 9
6.2
Gérer l’historique des versions ____________________________________________________________ 9
7
Verrouiller un document en cours de modification ________________________________________ 10
8
Sélection multiple de dossiers et documents _____________________________________________ 10
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Accéder directement aux répertoires et documents depuis l’explorateur windows (webdav) ______ 11
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1 Introduction :
1.1 A quoi sert ALFRESCO ?
Alfreco propose plusieurs outils de travail collaboratifs.
Le principal, décrit par ce document, est l’espace documentaire.

Répertoires partagés à plusieurs et accessible à distance :
Alfresco permet, entre autre, à plusieurs personnes d’une même équipe, de stocker, partager et modifier
des documents et d’y accéder à distance.

Gestion des mises à jour des documents, visionnement et historique :
Le système permet également de simplifier la gestion des mises à jour (nouvelles versions …) de chaque
document et d’en conserver un historique.
Ceci permet par exemple à toute l’équipe d’être sûr d’avoir la bonne version d’un document.
1.2 Comment s’en servir ?

Accès direct aux répertoires documents dans l’explorateur windows (ou mac)
Comme décrit dans le dernier paragraphe de ce document, l’utilisation la plus simple consiste souvent à
créer un raccourci sur Windows et ainsi faire apparaitre les répertoires et documents stockées sur le serveur,
comme si il s’agissait d’un répertoire « classique » de windows.

Accès aux répertoires et documents depuis un site web
Même lorsque les raccourcit ne sont pas créés, il est possible d’accéder (et de modifier) les documents
directement sur le site web. (tout est expliqué ci-dessous).
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2 Créer d’un site collaboratif
2.1 Créer le site
Bouton « Sites » dans le bandeau haut, que ce soit sur votre tableau de bord personnel ou lorsque vous êtes
dans un site collaboratif. Choisissez « Créer un site » dans le menu déroulant ».
-
Nom : choisissez le explicite.
Nom de l'URL : se crèe automatiquement à partir du nom du site (c’est une partie de l’url du site).
Attention : Le nom de l’url constitue une partie de l’adresse qui permet d’accéder au
site sur Internet. Seuls les lettres minuscules non accentuées, majuscules et les chiffres sont
autorisés.
-
Accès : choisir « Sites privés ». (Seuls des membres ou groupes de membres désignés par le ou les
gestionnaires du site collaboratif ont accès à ce site "privé”.)
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2.2 Inviter des membres
La barre de recherche vous permet de rechercher plus rapidement un membre déjà inscrit sur le site.
Pour inviter de nouvelles personnes, vous devez cliquer sur « Inviter des personnes ».

Personnes ayant un compte à l’université (compte agalan)
Renseigner le champ à gauche « Rechercher des personnes » avec au moins trois caractères.
Trouver la personne dans la liste, il faut cliquer sur le bouton « Ajouter » situé à droite du nom.

Personne extérieure à l’Université :
remplir les champs de « … Ajouter des utilisateurs externes », puis cliquez sur « Ajouter >> », sélectionnez le
rôle que vous souhaitez lui donner, puis cliquez sur « Inviter ». Un mail avec des identifiants de connexion à
votre site lui sera envoyé à l’adresse que vous avez renseignée.
Le nouveau membre est maintenant dans la colonne « Ajouter des utilisateurs ». Ensuite vous allez lui
attribuer un rôle en cliquant sur la liste déroulante « Sélectionner un rôle ». N’oubliez pas de cliquer sur le
bouton « Inviter ».
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3 Accéder à l’Espace documentaire
3.1 Vue générale de l’espace documentaire
Vue simplifiée, vue détaillée
La vue simplifiée (disponible en cliquant sur le bouton « Options » à
droite) permet d’afficher la liste des dossiers et documents avec un
minimum d’informations (nom, date de modification, nom de la
dernière personne à avoir modifié le dossier / document).
La vue détaillée affiche la taille de l’élément et une description. Elle
vous donne accès à quatre actions :
Favori | Aimer | Commentaire | Partager
Vous pouvez ajouter cet élément dans votre liste des
« favoris ».
Vous pouvez spécifier que vous « l’aimez », vous pouvez lui ajouter un
« commentaire » ou accéder au(x) commentaire(s) des autres
membres du site. Enfin, vous pouvez « partager » le lien du
document.
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4 Visionner ou télécharger un document
4.1 Visionneuse de documents
En cliquant sur le titre d’un document, vous accédez à la visionneuse de contenu (dans l’exemple cidessous fichier au format pdf « Tableau-des_rôles».
Outre le contenu du document, vous pouvez visualiser des détails comme les propriétés, tags,
commentaires, permissions, ainsi que les actions qui vous permettront de modifier le document
(télécharger, copier, déplacer, etc.)
4.2 Télécharger un document
Vous pouvez télécharger un élément de l’espace documentaire sur votre poste de travail.
Cliquez sur « Télécharger »
Une fenêtre vous invite à ouvrir ou enregistrer le fichier
Choisissez d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur
Une fois le téléchargement terminé, fermez la boîte de dialogue.
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5 Création, modification, ajout … de dossiers et de documents
5.1 Ajout de documents
Vous devez vous positionner dans l’outil « Espace documentaire », à l’emplacement désiré, en navigant
dans la structure des dossiers, par la colonne navigation.
Cliquez sur le bouton « Importer dans
l’entrepôt ». La fenêtre « Importer des
fichiers » apparaît. Cliquez sur le
bouton
« Sélectionner les
fichiers à ajouter » et cherchez sur
votre poste de travail le fichier à
ajouter.
Validez en cliquant sur « Ouvrir »
Le document a été ajouté à votre
bibliothèque de documents.
-
Fonction « glisser/déposer »
Vous pouvez aussi « glisser/déposer » un (ou plusieurs) document(s) depuis votre ordinateur directement
vers l’Espace documentaire.
(Espace
documentaire)
(Bureau
)
Sélectionnez le(s) fichier(s) depuis votre ordinateur et glissez-le(s) dans l’Espace documentaire.
Le document déposé dans l’Espace documentaire apparaîtra également dans la colonne « Contenu du
site » avec le logo du format (.docx ou .pdf,…)
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5.2 Création dossiers / sous- dossiers
Vous pouvez créer dossiers et sous-dossiers à partir de la
page de l’outil « Espace documentaire », en cliquant sur le
bouton « Nouveau dossier ».
Vous devez obligatoirement renseigner le champ
Nom » et éventuellement les champs « Titre » et
Description ».
«
«
Attention : le nom ne doit pas contenir de caractères spéciaux (* < > / \ . ? : I ), sinon le
bouton « valider » est inactif.
5.3 Renommer un dossier, un document
Un dossier / document peut être renommé via
l’icône « Editer les propriétés » de la colonne «
Actions » (disponible au survol). Modifiez ensuite
le champ « Nom ».
5.4 Copier / déplacer un dossier ou un document
Dans la colonne « Actions » (disponible au survol)
relative au dossier (document) concerné, cliquez
sur « Plus… » puis « Copier ou déplacer vers… » en
sélectionnant votre site de destination (fonction
copier) ou votre répertoire (fonction déplacer).
5.5 Supprimer un dossier / un document
Dans la colonne « Actions » (disponible au survol) relative au dossier (document) concerné, cliquez sur «
Plus… » puis « Supprimer le dossier (document) ».
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6 Modification (mise à jours) d’un document
et historique des versions
6.1 Remplacer un document par une nouvelle version
Une fois vos modifications en mode hors-ligne terminées, vous devez déposer votre document modifié sur la
bibliothèque de documents.
Pour déposer la nouvelle version, cliquer sur le « Menu Plus… », colonne « actions » au survol, puis sur «
Télécharger nouvelle version ». La fenêtre « Mettre le fichier à jour » apparaît.
Cliquez sur le bouton « Sélectionner
les
fichiers à ajouter » et cherchez sur
votre
poste de travail le fichier à ajouter.
Validez en cliquant sur « Ouvrir »
L’élément à ajouter apparaît alors
dans
la liste
Indiquez si la révision est mineure
ou
majeure
Dans la zone « Commentaires »,
tapez
les informations relatives aux mises
à jour
apportées au fichier
Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour valider l’opération.
Le document est alors libéré. Il est à nouveau disponible et éditable.
Attention, il est conseillé de vérifier que vos modifications ont bien été prises en
compte, en utilisant la visionneuse, en cliquant sur le titre ou la vignette du document.
6.2 Gérer l’historique des versions
L’historique des versions est accessible via la
visionneuse (en cliquant sur le titre du
document).
Les icônes vous donnent accès à différentes
actions : Télécharger, Retour Arrière (rétablir la
version précédente), Afficher les propriétés du
document.
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7 Verrouiller un document en cours de modification
L’édition d’un document hors-ligne crée une copie de travail du
fichier concerné. Alors que l'élément d'origine reste dans le
répertoire, les membres du site ne peuvent que visualiser ou
télécharger le fichier (voir note ci-dessus).
Une icône crayon, en regard du
fichier, vous indique que vous avez
verrouillé le document. Le
document apparaît également
dans la liste
« Verrouillés par moi
» de la colonne navigation.
Pour les autres membres, le document apparaît verrouillé et présent dans la liste
d’autres » de la colonne navigation.
« Verrouillé par
Pour annuler ce verrouillage : cliquer sur : « Annuler l’édition »
Le document est libéré. Il est à nouveau disponible et éditable.
8 Sélection multiple de dossiers et documents
La sélection multiple de
plusieurs éléments
(dossiers ou documents)
vous permet de réaliser
une même action sur
cette sélection.
Pour sélectionner plusieurs
éléments de la vue en
cours, il suffit de cocher les
cases à gauche des
éléments souhaités.
Les actions autorisées sur cette sélection sont disponibles dans l’entête « Éléments sélectionnés ».
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9 Accéder directement aux répertoires et documents depuis
l’explorateur windows (webdav)
Le protocole Webdav permet de récupérer, déposer, modifier, supprimer des fichiers et dossiers
rapidement et facilement sur un serveur distant. Sur Windows, le protocole webdav passe par la création
de favoris réseaux.
Procédure pour Windows Seven
1) A partir du tableau de bord du site, cliquez sur l’onglet « Espace documentaire », dans la barre
supérieure. A gauche de l’écran, dans le volet de navigation, placez votre souris sur « Lien Webdav
», effectuez un clic droit et dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez « Copier l’adresse du lien » (si
votre navigateur ne propose pas la fonction « Copier l'adresse du lien », ouvrez le lien et copiez-le
depuis la barre d'adresses).
2) Ouvrir l’explorateur windows et faire un click droit sur « Ordinateur » ou sur « Réseau » et sélectionner
« Connecter une lecteur réseau)
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3) Dans la fenêtre qui s’ouvre, coller le lien copié depuis l’espace documentaire dans le champ
« dossier ».
Attention : bien cocher la case « se connecter à l’aide d’informations d’identification
différentes ».
NOTA : si vous voulez conserver votre accès webdav dans vos favoris réseau, cochez bien la case « Se
reconnecter à l’ouverture de session », cliquez sur « terminer ».
4) Entrez vos identifiant et mot de passe (ceux que vous utilisez pour vous connecter à Alfresco Share).
5) Vous accédez ainsi aux dossiers et fichiers présents dans l’espace documentaire de votre site
collaboratif sur Share, et vous pouvez déposer des dossiers et fichiers, en supprimer…
6) Par la suite, pour accéder à ce répertoire, passez par « Ordinateur » et double-cliquez sur le nom du
favori réseau correspondant à l’espace documentaire du site.
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