outlook express présentation

OUTLOOK EXPRESS
PRÉSENTATION
I. La fenêtre
La figure ci-dessus affiche les différentes barres et volets d'Outlook Express. Pour les afficher ou
les masquer sélectionnez Affichage/Disposition :
Contacts affiche le volet Contacts regroupant l'ensemble des noms du carnet d'adresse
Barre de dossier affiche le nom du dossier actuellement affiché
Liste des dossiers affiche l'arborescence des dossiers d'Outlook Express. Très pratique
pour organiser ses courriers et se déplacer d'un dossier à l'autre.
Barre Outlook est une barre affichant des raccourcis vers certains dossiers. Elle n'est pas
très utile car fait doublon avec la liste des dossiers bien plus complète.
Barre d'état affiche une barre en bas de la fenêtre donnant des informations sur le dossier
sélectionné et l'activité d'Outlook Express.
Barre d'outils affiche des icônes permettant un accès rapide à certaines commandes.
Barre d'affichage permet de modifier les message affichés (tous les messages, masquer
les messages lus, masquer les messages lus et ignorés). Peut-être utile si vous gérez de
nombreux messages, mais il est souvent préférable de supprimer ou organiser vos
messages.
Pour modifier la barre d'outils reportez vous au chapitre Internet Explorer
II. Les dossiers
Boîte de réception contient la liste des messages reçus.
Boîte d'envoi contient la liste des messages en attente d'être envoyés.
Éléments envoyés contient la liste des messages envoyés si vous avez coché l'option
Copier les messages envoyés dans " Éléments envoyés" dans Outils/Options, onglet
Envois.
Éléments supprimés contient la liste des messages et dossiers supprimés. Ce dossier
fonctionne comme la corbeille de Windows. Lorsque vous appuyez sur la touche Suppr,
le message ou le dossier est stocké dans ce dossier, il ne sera définitivement supprimé que
lorsque vous l'aurez effacer de ce dossier.
Brouillons contient les messages en cours de conception que vous avez enregistré, dès que
vous cliquez sur le bouton Envoyer du message il disparaît de ce dossier.
ENVOYER UN MESSAGE
Cliquez sur les
pour visualiser les fenêtres correspondantes.
I. Créer un nouveau message
Cliquez sur le bouton
Ou appuyez sur les touches Ctrl+n
Ou Message/Nouveau message.
Une fenêtre
s'ouvre :
permettant d'indiquer le ou les destinataires, l'objet et le texte du message
Dans la liste De sélectionnez le compte avec lequel vous envoyez le message (ne s'affiche
que si vous avez plusieurs comptes de messageries).
Dans la zone À inscrivez l'adresse du destinataire, si plusieurs destinataires sont
concernés, séparez les adresses avec un point-virgule. Ex : [email protected] ;
[email protected].
Dans la zone Cc indiquez l'adresse des personnes auxquels vous voulez envoyer une copie
du message.
Dans la zone Cci indiquez l'adresse des personnes auxquels vous voulez envoyer une
copie du message sans que le destinataire et les personnes dans la zone Cc ne le sachent.
Dans la zone Objet indiquez le sujet du courrier. Il est important car c'est lui que vous
lisez en premier lors de la réception des messages.
Si vous ne visualisez pas tous ces zones, cliquez sur Affichages/tous les en-têtes.
II. Rechercher un destinataire
Cliquez sur un des boutons
Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le nom du ou des destinataires (si vous voulez
faire une sélection multiple utilisez la touche Ctrl) dans la liste de gauche.
Cliquez sur le Bouton A:-> pour la zone à
Cliquez sur le Bouton Cc:-> pour la zone Cc Copie conforme
Cliquez sur le Bouton Cci:-> pour la zone Cci Copie conforme invisible
Si vous désirez supprimer un nom d'une de ces 3 dernières listes, sélectionnez-le et appuyez sur la
touche Suppr
III. Mettre en forme le message
Vous pouvez envoyer un message sous forme de texte brut, dans ce cas sélectionnez
Format/Texte brut. Vous ne pourrez alors effectuer aucune mise en forme mais le message sera
plus léger.
Si vous sélectionnez Format/Texte enrichi(HTML), vous pourrez mettre le texte en forme. Dans
ce cas la barre d'outils suivante sera visible :
La 1ère liste permet d'afficher une police mais penser à utiliser une police standard car
votre lecteur devra avoir la même police installée sur son ordinateur pour visualiser
correctement le message.
La liste suivant modifie la taille de la police.
ouvre une liste de style prédéfini.
permettent de mettre en gras, en italique ou de souligner.
ouvre une liste de couleur pour les caractères du texte sélectionné.
ajoute un numéro au paragraphe pour faire une liste
ajoute une puce au paragraphe
diminue ou augmente le retrait gauche du paragraphe.
aligne à gauche, centre, aligne à droite, justifie le texte sélectionné.
ajoute une ligne de séparation.
créé un lien hypertexte sur le texte sélectionné.
insère une image dans votre message.
Vous pouvez également ajouter une couleur, une image ou un son en arrière-plan :
Format/Arrière-plan et sélectionnez ce que vous désirez ajouter.
Tout comme pour votre courrier papier, il existe des papiers à lettres électroniques, ceux-ci
comprennent une image d'arrière-plan, une forme, une taille et une couleur de police. Pour les
utiliser :
Format/Appliquer le papier à lettre
Sélectionnez le papier à lettre que vous désirez
Ou cliquez sur Plus de papier à lettres, une fenêtre s'ouvrira vous permettant de visualiser
et choisir votre papier à lettre. Le bouton Créer vous permet de créer simplement votre
propre papier à lettre grâce à un assistant.
Pas de papier à lettres permet de supprimer le papier à lettre existant.
IV. Envoyer le message
Avant d'envoyer le message vous pouvez définir sa priorité. Vous indiquez alors son caractère
d'urgence ou non au destinataire :
Cliquez sur le triangle du bouton Définir
la priorité et sélectionnez basse ou haute,
une icône est ajouté au message pour signaler rapidement le type de priorité au
destinataire : pour haute et pour basse. Par défaut la priorité est normale et n'a donc
pas d'icône priorité.
Ou sélectionnez votre priorité dans le menu Message/Définir la priorité.
Pour envoyer le message, il ne vous reste plus qu'à :
Cliquez sur
Ou Fichier/Envoyer le message
Ou appuyez sur les touches Alt+s
Le message est alors stocké dans le dossier Boîte d'envoi (il y reste tant que l'envoi n'a pas été
effectué), puis dès que l'envoi est fini, il est transféré dans le dossier Éléments envoyés.
Si vous ne désirez pas garder un double de vos messages envoyés, décochez l'option Copier les
messages envoyés dans "Éléments envoyés" de Outils/Options, onglet Envois.
Si vous préférez effectuer l'envoi manuellement, décochez Envoyer les messages immédiatement
de la boite de dialogue Outils/Options, onglet Envois. Les messages resteront alors dans le
dossier Boîte d'envoi jusqu'à ce que vous ayez :
cliqué sur le bouton Envoyer et recevoir tout
ou sélectionné le menu Outils/Envoyer et recevoir/Envoyer et recevoir tout
ou sélectionné le menu Outils/Envoyer et recevoir/Envoyer tout
ou appuyé sur les touches Ctrl+m
V. Différer l'envoi
Vous pouvez interrompre la composition d'un message et la reprendre ultérieurement. Dès que
vous désirez interrompre votre message, enregistrez-le (Fichier/Enregistrer ou Ctrl+s), celui-ci
sera alors placé dans le dossier Brouillons. Pour reprendre la rédaction de votre courrier, ouvrez
le dossier Brouillons et double-cliquer sur ce message.
Vous pouvez également écrire vos messages hors connexion, puis les envoyer tous lors de votre
connexion.
Pour travailler hors connexion, dans le menu Fichier sélectionnez Travailler hors
connexion ou refuser la connexion à l'ouverture d'Outlook Express.
Concevez vos messages, puis choisissez Fichier/Envoyez plus tard. Les messages seront
stockés dans le dossier Boîte d'envoi jusqu'à ce que vous ayez :
cliqué sur le bouton Envoyer et recevoir tout
ou sélectionné le menu Outils/Envoyer et recevoir/Envoyer et recevoir tout
ou sélectionné le menu Outils/Envoyer et recevoir/Envoyer tout
ou appuyé sur les touches Ctrl+m
V I. Les pièces jointes
VI.1 Joindre
Le grand intérêt des messages électroniques est la possibilité d'y joindre un ou plusieurs fichiers
quelconque. Pour cela :
Cliquez sur le bouton
Ou Insertion/Pièces jointes
Puis recherchez votre ou vos fichiers.
Si vous avez un très gros fichier ou un ensemble de fichiers un peu trop gros, il est préférable de
les compresser. Ainsi la transmission sera plus aisée.
Il vous faut bien sûr un programme de compression, cf. le chapitre Décompresser. Pour
compresser, passez au préalable dans l'Explorateur puis pour :
Un fichier, clic-droit sur celui-ci et sélectionnez Add to nomdufichier.zip (ou Ajouter à
nomdufichier.zip ou une commande similaire selon votre programme de compression)
Plusieurs fichiers,
Créez un dossier
Placez-les dans ce dossier
clic-droit sur ce dossier et sélectionnez Add to nomdudossier.zip (ou Ajouter à
nomdudossier.zip ou une commande similaire selon votre programme de
compression)
Il ne vous reste plus qu'à joindre ce fichier avec l'extension ".zip".
Les pièces jointes sont visibles dans la zone Joindre sous la zone Objet. Pour supprimer une pièce
jointe, il suffit de la sélectionner dans cette zone, puis d'appuyez sur la touche Suppr.
VI.2 Insertion
Vous pouvez aussi tout simplement insérer le contenu d'un fichier texte ou d'une page web dans
votre message :
Insertion/texte du fichier,
sélectionnez le type de fichier (*.txt) pour du texte et (*.htm, *.html) pour une page Web,
puis le dossier contenant le fichier
et enfin votre fichier.
VII. La signature
Vous pouvez ajouter une signature à chacun de vos messages automatiquement ou sur demande.
Cette signature comprend du texte de taille quelconque.
Il vous faut d'abord créer votre signature. Il est possible d'en créer plusieurs, par ex. une signature
professionnelle et une signature personnelle.
Dans la fenêtre d'Outlook Express, Outils/Options, onglet Signatures
Le bouton Nouveau vous permet d'ajouter une signature.
Supprimer supprime la signature sélectionnée.
Renommer permet de renommer la signature sélectionnée.
Dans la zone Texte tapez le contenu de la signature sélectionnée, ou sélectionnez un
fichier texte contenant votre signature avec le bouton Parcourir.
Le bouton Avancé permet d'assigner une signature à un compte (si vous avez plusieurs
comptes).
Si vous avez plusieurs signature, vous pouvez indiquer la signature par défaut :
sélectionnez la signature puis cliquez sur le bouton Par défaut.
Pour ajouter une signature automatiquement à chaque message :
Créez une signature
Indiquez que cette signature est celle par défaut.
Cochez l'option Ajouter les signatures à tous les messages sortants. Vous pouvez évitez
de l'ajouter aux réponses et transferts en cochant Ne pas ajouter de signature aux
réponses et transferts.
Pour ajouter une signature manuellement :
Cliquez sur
Ou Insertion/Signature.
Puis sélectionnez la signature.
VIII. L'orthographe
Cliquez sur le bouton ou Outils/Orthographe ou appuyez sur la touche F7.
Dans la fenêtre Orthographe cliquez sur
:
Ignorer pour accepter le mot tel qu'il est.
Ignorer tout pour accepter toutes les occurrences du mot tel qu'il est.
Modifier pour remplacer le mot par le texte de la zone Remplacer par. Vous pouvez bien
entendu soit laissez la proposition de cette zone telle quelle, soit la modifier
manuellement au préalable, soit sélectionnez une des suggestions.
Ajouter pour ajouter le mot au dictionnaire.
Rétablir pour annuler la dernière correction.
Si vous voulez vérifier automatiquement l'orthographe à chaque envoie de message, cochez
l'option Toujours vérifier l'orthographe avant l'envoi de Outils/Options, onglet Orthographe.
RECEVOIR UN MESSAGE
Cliquez sur les
I.
pour visualiser les fenêtres correspondantes.
Présentation
Les messages que vous recevez se placent automatiquement dans le dossier Boîte de réception.
Le nombre de messages non lus est indiqué entre parenthèse
Sélectionnez Boîte de réception dans le voler Dossier. Vous visualisez les différents messages
dans le volet de droite. Pour voir le contenu du message en le sélectionnant affichez le volet de
visualisation en cochant Afficher le volet de visualisation, Sous les messages et Afficher l'en-tête
du volet de visualisation dans Affichage/Disposition.
Pour modifier la largeur des colonnes :
Positionnez le pointeur de la souris sur le trait vertical droit séparant les colonnes.
Effectuez un cliquer-déplacer.
Pour ajuster automatiquement la largeur de la colonne à son contenu, double-clic sur ce
trait vertical.
Pour modifier l'ordre des colonnes :
Utilisez la souris :
Positionnez le pointeur de la souris sur le nom de la colonne à déplacer
Effectuez un cliquer-déplacer vers la nouvelle position souhaitée.
Outlook Express symbolise le nouvel emplacement de la colonne par un trait
vertical bleu.
Lorsque vous êtes arrivé à destination, relâchez la souris.
Ou les menus :
Affichages/Colonnes
Sélectionnez la colonne à déplacer
Cliquez sur Monter ou Descendre jusqu'à ce qu'elle soit à sa nouvelle position.
II. Lire
La colonne Priorité indique la priorité du message :
Rien si la priorité est normale
pour une priorité haute
pour une priorité basse
La colonne Pièces jointes
affiche un trombone si le message contient une ou plusieurs
pièces jointes.
La colonne Marquer
affiche un drapeau que vous ajoutez manuellement ou
automatiquement (avec une règle de message), celui-ci vous permet de repérer et trier
rapidement certains messages.
La colonne De indique le nom de l'auteur et est précédé d'une enveloppe fermé lorsque
le message n'a pas encore été lu et d'une enveloppe ouverte lorsqu'il est considéré
comme lu.
La colonne Objet indique le sujet du message.
La colonne Reçu indique la date et l'heure de réception du message.
En cliquant sur l'en-tête d'une de ces colonnes vous triez les messages par ordre croissant ou
décroissant dans cette colonne.
Pour lire le message :
Double-clic sur le message, une nouvelle fenêtre s'ouvre affichant le message, vous
pouvez agrandir ou diminuer la taille de cette fenêtre.
Ou lisez-le directement dans le volet de visualisation.
III. Les pièces jointes
Lorsqu'un fichier quelconque est joint au message, vous ne devez jamais l'ouvrir directement sans
risquer le lancement d'un virus. Il vous faut donc appliquer une méthode similaire au
téléchargement vu au chapitre Télécharger des fichiers.
Créer, une fois pour toute, dans votre dossier "Mes documents", un dossier nommé
"Pièces jointes"
Fichier/Enregistrer les pièces jointes ou double-clic sur la pièce jointe, ou clic sur le
puis Enregistrer sous (ce trombone se trouve dans la partie supérieure grise
trombone
du volet de visualisation).
Recherchez le dossier "Pièces jointes" dans le dossier "Mes documents" avec le bouton
Parcourir.
Cliquez sur Enregistrer.
Ouvrez l'Explorateur et affichez le dossier "Pieces jointes", clic-droit dessus et
sélectionnez Analyser avec … (et le nom de votre anti-virus, selon celui-ci la phase peutêtre un peu différente ou en anglais : Scan…)
Lorsque votre programme d'anti-virus vous a donné le feu vert, vous pouvez ouvrir et/ou
déplacer votre fichier sans problème. Si le fichier contient un virus, supprimez-le
carrément (sélectionnez-le et appuyez sur Maj+Suppr).
Si ce ou ces fichiers sont compressés effectuer la même manœuvre qu'au chapitre Décompresser
pour les décompresser.
RÉPONDRE À UN MESSAGE
Pour répondre rapidement à un message :
Cliquez sur
,
Ou Message/Répondre à l'expéditeur,
Ou Ctrl+r.
Dans ce cas, le nom du destinataire est automatiquement mis et l'objet est repris avec un "Re:"
devant. Le message de l'expéditeur est ajouté en fin de message pour rappel. Si vous ne voulez
pas que ce message soit automatiquement ajouté, dans Outils/Options, onglet Envois, décochez
l'option Inclure le message d'origine dans la réponse.
Votre réponse se met en forme et s'envoie comme un nouveau message.
ORGANISER
Cliquez sur les
pour visualiser les fenêtres correspondantes.
À partir d'une certaine quantité de messages par jour ou si vous désirez conserver les messages
envoyés et reçus, vous devez organiser Outlook Express.
I. Ajouter – supprimer des dossiers
Dans le dossier Boîte de réception ou Dossiers locaux, vous pouvez par exemple ajouter des
dossiers pour classer et stocker les messages reçus. Vous pouvez en faire autant pour les
messages envoyés. Les dossiers et messages se gèrent alors un peu comme les dossiers et fichiers
dans l'Explorateur.
Ajouter un dossier :
Sélectionnez le dossier contenant.
Fichier/Nouveau/Dossier
Ou Ctrl+Maj+e.
Nommez votre dossier.
Supprimer un dossier :
Sélectionnez le dossier
Appuyez sur la touche Suppr.
Déplacer un dossier :
Dans le volet Dossier, sélectionnez le dossier.
Cliquez-déplacez le dossier sur le nouveau dossier contenant (le dossier actif se
surligne en bleu).
Relâchez la souris lorsque vous êtes au bon emplacement.
II. Classer les messages manuellement
Sélectionnez le dossier contenant le message à classer.
Cliquez-déplacez le message sur le dossier destinataire dans le volet Dossier (le dossier
actif se surligne en bleu).
Relâchez la souris lorsque vous êtes au bon emplacement
III. Classer les messages automatiquement
Outlook Express permet un classement automatique à la réception des messages avec un système
de règles (par exemple, classer dès leur réception les messages d'une personne dans un dossier
portant son nom). Ces règles permettent aussi de bloquer des messages indésirables.
III.1 Créer une règle
Présentation
Outils/Règles de message/Courrier. Dans la fenêtre qui s'ouvre cliquez sur le bouton Nouveau.
Dans la zone 1, sélectionnez la ou les conditions correspondant à votre règle.
Dans la zone 2, sélectionnez l'action.
Dans la zone 3, des liens se sont ajoutés selon les choix des 2 autres zones. Cliquez sur les
liens et suivez les instructions.
Dans la zone 4; tapez un nom pour votre règle.
III.2 Gérer les règles
Présentation
La fenêtre Règle de message (Outils/Règles de message/Courrier) permet la gestion des règles.
En cochant ou décochant les règles, vous les activez ou désactivez.
Les boutons Monter et Descendre permettent de modifier la priorité d'application des
règles. Celle qui se trouve en haut de la liste sera exécutée en premier.
Modifier, modifie les paramètres de la règle.
Copier copie la règle pour en établir une autre similaire.
Supprimer supprime la règle sélectionnée.
Appliquer permet d'exécuter immédiatement les règles que vous sélectionnerez.
III.3 Bloquer des messages
Vous pouvez bloquer tous les messages d'un même expéditeur, ils seront alors placés directement
dans le dossier Éléments supprimés dès leur réception :
Outils/Règles de message/Liste des expéditeurs bloqués.
Cliquez sur le bouton Ajouter.
Tapez l'adresse de messagerie de l'expéditeur indésirable dans la zone r.
Laissez l'option Message de courrier cochée.
Ok.
Vous pouvez également bloquer les messages d'un expéditeur à partir d'un message reçu :
Sélectionnez ce message
Message/Bloquer l'expéditeur.
LE CARNET D'ADRESSE
Cliquez sur les
pour visualiser les fenêtres correspondantes.
C'est un ficher qui contient, tout comme votre carnet d'adresse papier, le nom, l'adresse, l'e-mail,
les numéros de téléphone,… de vos correspondants.
I. Présentation
Vous ouvrez le carnet d'adresse avec :
un clic sur le bouton
ou Outils/Carnet d'adresse
ou Ctrl+Maj+b.
Pour trier les contacts, Affichage/Détails pour que les contacts soient visible, puis cliquez sur l'entête de colonne dont vous désirez le tri, un clic tri par ordre croissant, un 2ème clic tri par ordre
décroissant.. La colonne Nom permet 4 tri :
1er clic, tri croissant par nom.
2e clic, tri décroissant par nom
3e clic, tri croissant par prénom
4e clic, tri décroissant par prénom.
Le bouton Rechercher des personnes affiche une fenêtre permettant de rechercher un contact.
Le bouton Supprimer supprime le contact sélectionné
II. Ajouter un contact
Dans le carnet d'adresse :
cliquez sur
/Nouveau contact
ou Fichier/Nouveau contact
ou Ctrl+n
Remplissez les différentes zones de la fenêtre, comme vous le constatez, vous avez beaucoup de
renseignements possibles.
À partir d'un message
Sélectionnez un message.
Clic-droit et sélectionnez Ajouter l'expéditeur au carnet d'adresses.
Automatiquement
Outils/Options, onglet Envois
Cochez Toujours placer les destinataires de mes messages dans mon Carnet
d'adresses
III. Les groupes
C'est un ensemble de contacts regroupés afin de faciliter l'envoi de messages. En sélectionnant le
groupe en tant que destinataire d'un message, celui-ci sera envoyé à chacun des contacts du
groupe.
Pour créer un groupe :
cliquez sur
/Nouveau groupe
ou Fichier/Nouveau groupe
ou Ctrl+g
Dans la fenêtre qui s'ouvre :
Tapez le nom du groupe
cliquez sur Sélectionner les membres pour choisir un contact existant ou cliquez sur
Nouveau contact pour créer un nouveau contact.
Supprimer permet de supprimer un contact du groupe
Propriétés permet d'afficher les données du contact sélectionné
Nom et Courrier électronique permettent d'ajouter un contact qui ne sera pas ajouté au
carnet d'adresse. Après avoir renseigné ces 2 zones, cliquez sur Ajouter.
L'onglet Détails du groupe vous permet d'ajouter quelques renseignements
complémentaires sur le groupe.
IV. La carte de visite
Lorsque vous envoyez un message, vous pouvez joindre une carte de visite pour donner des
renseignements complémentaires à votre destinataire. Cette carte de visite est créée à partir d'une
fiche contact.
Créez un nouveau contact pour vous-même.
Sélectionnez votre nom dans la liste des contacts.
Fichier/Exporter/Carte de visite.
Sélectionnez un dossier d'enregistrement et donnez un nom à la carte de visite.
Cliquez sur Enregistrer.
Pour joindre votre carte de visite : Insertion/Ma carte de visite.
Pour l'ajouter à chaque nouveau message : dans la zone Carte de visite de l'onglet Message de
Outils/Options, cochez Courrier et sélectionnez le nom de contact.
IMPRESSION
I. D'un message
Cliquez sur
, dans ce cas l'intégralité du message est imprimé.
Avec Fichier/Imprimer ou Ctrl+p, vous pourrez alors choisir le nombre de copies, l'imprimante.
Si vous avez sélectionné au préalable une partie du message, en cochant Sélection, vous
n'imprimerez que cet extrait de message.
II. Des contacts
Cliquez sur
, dans ce cas l'intégralité du message est imprimé.
Avec Fichier/Imprimer ou Ctrl+p, vous pourrez alors choisir le nombre de copies, l'imprimante.
Si vous avez sélectionné au préalable une partie du message, en cochant Sélection, vous
n'imprimerez que cet extrait de message.