Externalisation partielle de la chaîne logistique de Lyon Tourisme

Externalisation partielle
de la chaîne logistique
de Lyon Tourisme & Congrès
Cahier des char g es
Version du 24/03/2014
Externalisation partielle de la chaîne logistique | Cahier des charges
Introduction
Ce cahier des charges est un document qui décrit la demande de Lyon Tourisme & Congrès, office
du tourisme et des congrès du Grand Lyon, pour l’externalisation partielle de la chaîne
logistique.
Identification du document
Sujet : externalisation partielle de la chaîne logistique
Nom du document : CDC-Externalistion-Logistique-Lyon-Tourisme.docx
Management de projet
Donneur d’ordre : Denis Trouxe – Président de Lyon Tourisme & Congrès
Chef de projet : Thomas Collet – Responsable web et éditions de Lyon Tourisme & Congrès
Lyon Tourisme & Congrès | mars 2014
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Sommaire
1
Présentation générale .............................................................................................. 4
1.1
1.1.1
Lyon Tourisme & Congrès .......................................................................................... 4
1.1.2
Les éditions ............................................................................................................... 4
1.2
2
Contexte .......................................................................................................... 4
Le besoin ......................................................................................................... 4
Cadre de réponse ..................................................................................................... 5
2.1
Réponse attendue ............................................................................................. 5
2.1.1
Contenu des propositions.......................................................................................... 5
2.1.2
Critères de sélection .................................................................................................. 5
2.2
2.2.1
Conditions de réponse ...................................................................................... 5
Calendrier de la consultation ..................................................................................... 5
2.2.2 Condition de remise des offres .................................................................................. 5
2.2.3
Cadre contractuel ...................................................................................................... 6
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1 Présentation générale
1.1
Contexte
1.1.1 Lyon Tourisme & Congrès
Lyon Tourisme & Congrès (LTC), office du tourisme et des congrès du Grand Lyon, est une
association régie par la Loi de 1901.
Sa mission est de promouvoir la destination « Lyon » en développant les activités touristiques
d’affaires et de loisirs en France et à l’international.
Elle informe et conseille les visiteurs, du touriste particulier au professionnel organisateur de
congrès, salons ou de voyages et la presse.
1.1.2 Les éditions
Afin de pouvoir promouvoir la destination ainsi qu’informer et conseiller le visiteur lors de son
séjour, LTC édite chaque année un ensemble de documents papier qu’il diffuse largement par
différents moyens.
Voici la liste des principaux supports édités :
-
Plans de Lyon (700 000 exemplaires, 6 langues)
Visites guidées individuelles (80 000 exemplaires)
Guide Collector printemps / été (90 000 exemplaires)
Guide Collector automne / hiver (90 000 exemplaires)
Guide hébergement (17 000 exemplaires)
Carte découverte du Grand Lyon (35 000 exemplaires)
Guide congressiste (50 000 exemplaires)
Le détail de ces principaux supports édités et leur conditionnement est annexé à ce cahier des
charges.
La majeure partie de nos documentations sont stockées à notre dépôt, localisé à la Duchère
(Lyon 9ème).
Notre responsable technique est chargé d’approvisionner notre pavillon d’accueil situé place
Bellecour, Lyon 2ème, au moins une fois par semaine pour alimenter nos présentoirs en libreservice.
D’autre-part, d’autres points de diffusion de nos supports sont également approvisionnés par
nous-même (Points d’information du Vieux-Lyon, de Givors, de Marcy l’Etoile, présentoirs dans
les communes du Grand Lyon, etc.).
Nous travaillons également avec un partenaire pour la distribution des documentations dans les
hôtels et lieux d’hébergement sur Lyon (60 établissements), les gares et l’aéroport.
Enfin, depuis l’année dernière, notre guide touristique « Collector » est également distribué dans
des présentoirs au sein des parkings Lyon Parc Auto (LPA), dans certains grands magasins
(Galerie Lafayette, Printemps) ainsi qu’à bord de RhôneXpress.
1.2 Le besoin
Avec l’augmentation de la demande de documentation ainsi que le développement de nos
moyens de diffusion de nos documentations, nous avons besoin d’augmenter notre capacité de
stockage, ainsi que de faciliter la livraison de partenaires comme les parkings LPA plusieurs fois
par an.
Nous cherchons donc à externaliser une partie de notre chaîne logistique avec le stockage
d’environ 50 palettes et l’expédition de commandes pour approvisionner nos partenaires et
réapprovisionner notre stock de la Duchère.
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2 Cadre de réponse
2.1 Réponse attendue
2.1.1 Contenu des propositions
Chaque dossier devra intégrer une présentation de votre structure, de vos références, si possible
similaires à notre problématique, et le détail de votre proposition commerciale (stockage,
expédition, autres services) pour une durée d’1 an.
2.1.2 Critères de sélection
Le choix portera pour 50% sur le prix de la proposition et pour 50% sur son contenu. Lyon
Tourisme & Congrès jugera de la pertinence de la proposition (niveau de service logistique, outils
mis à disposition, etc.), des compétences de la structure et des garanties apportées pour assurer
la mission.
2.2 Conditions de réponse
2.2.1 Calendrier de la consultation
Le calendrier de la consultation est le suivant :
Envoi du cahier des charges ........................................................................ 26 mars 2014
Date limite de retour des offres ........................................................................ 4 avril 2014
Sélection du prestataire .................................................................................. 8 avril 2014
2.2.2 Condition de remise des offres
L’intérieur du pli devra comprendre l’offre complète du candidat incluant :
-
La proposition de service logistique (stockage, expédition)
Les conditions contractuelles de vente
La présentation de votre entreprise ou des entreprises dans le cas d’une association
Vos références, si possible similaires à notre problématique
Les candidats peuvent ajouter tous les documents qu’ils jugent nécessaires à la réponse en
complément annexé.
Votre offre sera adressée au format numérique par mail à [email protected] et
éventuellement au format papier à l’attention de Thomas Collet
Lyon Tourisme et Congrès
Bâtiment le Rectangle
Place Bellecour
69002 Lyon
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2.2.3 Cadre contractuel
Il est demandé au prestataire de proposer un cadre contractuel d’intervention pour les
prestations attendues dans le cadre du projet de refonte du site www.lyon-france.com
2.2.3.1 Propriété intellectuelle
Le prestataire garantit disposer des droits sur les progiciels ou les logiciels tiers éventuellement
utilisés. Le prestataire garantit que l’ensemble des créations et développements qui seront faits
reste la propriété de Lyon Tourisme & Congrès ; toutes les sources seront par ailleurs remises à la
mise en ligne du site et au terme du contrat.
2.2.3.2 Obligation de conseil et d’alerte
Le prestataire s’engage à recommander à Lyon Tourisme & Congrès toute amélioration qui se
traduirait par une baisse des coûts et une augmentation de la qualité des services par rapport
aux besoins de Lyon Tourisme & Congrès.
Le prestataire s’oblige pendant toute la durée du marché à prendre toutes mesures lui
permettant d’anticiper ou de faire anticiper tous risques qu’il aurait identifiés, de quelque nature
qu’ils soient, afin que ceux-ci puissent être résolus, atténués, ou contournés au mieux des
intérêts de Lyon Tourisme & Congrès, et ce, après l’en avoir informé et obtenu son accord. Le
prestataire sera réputé avoir rempli son obligation en cas de refus de mise en œuvre d'une telle
mesure par Lyon Tourisme & Congrès.
Le prestataire doit avertir Lyon Tourisme & Congrès, lors de leur apparition et de manière la plus
complète possible, des risques opérationnels et budgétaires de ses prestations et plus
généralement de toutes les conséquences de celles-ci.
Le prestataire s’engage à rechercher, tout au long de la période d’exécution du marché, toutes
possibilités d’optimiser les performances et les moyens d’en restituer les mesures.
Le prestataire devra proposer des engagements de disponibilité, de stabilité et de pérennité des
équipes du prestataire.
2.2.3.3 Obligation de résultat et de non régression
Le prestataire s’oblige à exécuter les prestations dans le respect des règles applicables, telles
que définies au sein du cahier des charges, des règles de l’art de sa profession et des
dispositions législatives et réglementaires en vigueur.
Le prestataire sera tenu à une obligation générale de résultat sur les engagements de qualité de
service qu’il a pris dans le cadre du marché.
Le prestataire s’engage à informer Lyon Tourisme & Congrès sans délai de la survenance de tout
événement susceptible de l’empêcher d’assurer la prestation qui lui est confiée, y compris si cet
événement constitue un cas de force majeure.
2.2.3.4 Qualification et stabilité du personnel
Pour l'exécution des prestations, le prestataire s'oblige à mettre en place une équipe
expérimentée et de très bonne compétence.
Le prestataire prend à sa charge les périodes de recouvrement pour changement de
collaborateurs et les formations des nouveaux collaborateurs intervenant sur le marché.
Le prestataire pourra, en cas de difficulté, mobiliser une équipe compétente supplémentaire pour
l'absorption d'une charge de travail ponctuelle supplémentaire.
2.2.3.5 Sous-traitance
En cas de recours à la sous-traitance, Lyon Tourisme et Congrès devra avoir donné son accord
formel préalable sur le choix du sous traitant mais le prestataire demeure le seul interlocuteur de
Lyon Tourisme & Congrès et le responsable à son égard. Tout acte ou omission du sous-traitant
dans le cadre de l'exécution du marché sera considéré comme étant un acte ou une omission du
prestataire.
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2.2.3.6 Obligations fiscales et sociales
Le prestataire s’engage à être à jour de ses déclarations fiscales (impôt sur le revenu ou impôt
sur les sociétés et TVA) et sociales (URSSAF ou caisses générales de sécurité sociale, congés
payés). Il s’engage également à ne pas avoir recours au travail clandestin et à être couvert par
toutes les assurances nécessaires à la bonne réalisation de sa prestation.
2.2.3.7 Clauses de résiliation
Une clause doit permettre une résiliation unilatérale par Lyon Tourisme & Congrès à tout
moment, en cas de modification des modes de financement du projet. Cette clause peut jouer si
50% des ressources du projet annoncées en début d’année sont supprimées par notre mandant
suite à dénonciation de la convention entre le mandant et Lyon Tourisme & Congrès.
D’autres clauses de résiliation devront être proposées :
Résiliation pour défaillance chronique des performances : indépendamment des
procédures d'actions correctives, Lyon Tourisme & Congrès pourra résilier totalement ou
partiellement de plein droit le marché en cas de faute grave relative à la défaillance
chronique des services exigés par Lyon Tourisme & Congrès.
Résiliation pour inexécution contractuelle : en cas de manquement non résolu dans les
30 jours.
Résiliation pour changement de contrôle dans le capital du prestataire.
Etc.
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