Guide de l`utilisateur SaaS Email Archiving

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Guide de l'utilisateur
Révision D
SaaS Email Archiving
Email Archiving
Email Archiving est un service basé sur le cloud, qui archive automatiquement vos e-mails dans un
emplacement sécurisé et centralisé. Vous pouvez également utiliser Email Archiving pour effectuer des
recherches dans vos e-mails archivés pour trouver et récupérer rapidement des messages dont vous
avez besoin.
Figure 1 Architecture du service Email Archiving
1
Recherche dans l'archive
Vous pouvez trouver, afficher et exporter des e-mails actuellement stockés dans l'archive.
Pour rechercher un ou plusieurs messages, entrez des termes inclus à ces messages dans les champs
des critères, puis cliquez sur Rechercher.
Amélioration des résultats de vos recherches
Vous pouvez améliorer les résultats de vos recherches en suivant quelques recommandations et
meilleures pratiques. Utilisez la bonne combinaison de termes de recherche et de fonctionnalités de
filtrage pour trouver rapidement les e-mails que vous recherchez.
Règles de base de la recherche
•
Commencez par renseigner au moins un champ pour commencer une nouvelle recherche. Plus le
nombre de champs renseignés sera élevé, plus les résultats seront ciblés et leur nombre limité.
•
Les champs de recherche ne sont pas sensibles à la casse. Une recherche sur Rapports de vente ou
rapports de vente produit les mêmes résultats.
•
Choisissez les termes de recherche avec soin. Utilisez des mots ou des expressions propres aux
messages que vous recherchez. Evitez d'utiliser des expressions et des mots courants, tels que un,
le ou la.
Règles supplémentaires pour les recherches complexes
•
La plupart des caractères spéciaux (dont +-&!><) sont interprétés comme du texte simple lorsque
vous les utilisez dans un mot ou une expression. Les autres caractères spéciaux (y compris #) sont
ignorés.
•
La recherche prend en charge les astérisques (*) et les points d'interrogation (?) pour les
caractères génériques. L'astérisque permet de rechercher un ou plusieurs caractères. Le point
d'interrogation permet de rechercher un seul caractère.
•
Pour effectuer une recherche sur des adresses e-mail, vous pouvez entrer l'adresse complète, une
partie de l'adresse ou bien uniquement le nom de domaine.
•
Sélectionnez Expression, Un des mots ou Tous les mots pour définir la manière dont la recherche doit
traiter le texte que vous entrez.
Recommandations relatives aux caractères spéciaux
•
N'utilisez pas les caractères spéciaux sans aucun autre caractère.
•
Certains caractères spéciaux sont autorisés et peuvent être traités comme du texte simple si vous
les incluez dans une chaîne alphanumérique.
•
Les caractères spéciaux se trouvant en début ou en fin de chaîne sont souvent ignorés.
Tableau 1 Caractères spéciaux traités comme du texte simple
2
Caractère spécial
Nom
+
Signe Plus
-
Trait d'union
&
Esperluette
|
Barre
!
Point d'exclamation
Tableau 1 Caractères spéciaux traités comme du texte simple (suite)
Caractère spécial
Nom
)
Parenthèse droite
(
Parenthèse gauche
{
Accolade gauche
}
Accolade droite
[
Crochet gauche
]
Crochet droit
^
Accent circonflexe
"
Guillemets
~
Tilde
:
Deux points
Recherches à l'aide de caractères génériques
La fonctionnalité de recherche d'archive prend en charge les deux types de caractères génériques
suivants si vous les placez à l'intérieur ou à la fin d'une chaîne : l'astérisque (*) et le point
d'interrogation (?).
•
Vous ne pouvez pas placer de caractère générique au début d'une chaîne de texte.
•
Il est également déconseillé de placer un caractère générique entre les premiers caractères d'un
terme ou dans un terme contenant peu de caractères. Par exemple, rapport* renvoie des résultats
meilleurs et plus rapides que r* ou r*t.
•
Vous ne pouvez pas utiliser de caractères génériques dans une recherche d'expression.
La combinaison de caractères génériques et de caractères spéciaux peut entraîner des résultats
incohérents. Par exemple, .doc* et doc* renvoient des résultats différents.
Exemples de recherches avec un astérisque (*)
L'astérisque (*) permet de rechercher un ou plusieurs caractères.
Tableau 2 Exemples de recherches avec un astérisque (*)
Terme recherché
Résultat
greg*
greg, gregs, gregg, gregory, gregorian
gre*
greg, gregs, gregg, gregory, gregorian
loup, loué, loupe
lo*e
lotte, lobe, locace, logotype
*lou
Non autorisé
Exemples de recherches avec un point d'interrogation (?)
Le point d'interrogation (?) permet de rechercher un seul caractère.
Tableau 3 Exemples de recherches avec un point d'interrogation (?)
Terme recherché
Résultat
greg?
gregs, gregg
lou?
loup, loué
3
Tableau 3 Exemples de recherches avec un point d'interrogation (?) (suite)
Terme recherché
Résultat
lo?e
lobe
lo??e
lotte, loire, louve
?lou
Non autorisé
Adresses e-mail
Les champs Expéditeur et Destinataire permettent de rechercher des adresses e-mail dans les champs De
et A de l'en-tête du message. Vous pouvez rechercher une adresse e-mail complète, telle que
[email protected], seulement la partie locale de l'adresse (John.Smith), ou uniquement le
domaine (example.com). Vous pouvez également effectuer une recherche dans chaque partie de
l'adresse (la partie locale et le domaine) en utilisant des parties de chaque expression, telles que John,
Smith, example ou com.
Utilisez les différentes options de recherche de manière stratégique afin d'étendre ou de restreindre les
résultats de la recherche.
•
Utilisez l'adresse complète afin de limiter vos résultats à une adresse spécifique.
•
Utilisez la partie locale de l'adresse pour trouver tous les messages associés à un nom ou
compte utilisateur particulier.
•
Utilisez la partie domaine de l'adresse pour trouver tous les messages associés à un
domaine particulier.
•
Utilisez uniquement une partie de l'adresse pour étendre votre recherche et trouver
toutes les adresses associées à un ou plusieurs termes.
Vous pouvez rechercher n'importe quelle partie ou expression d'une adresse e-mail, même si la casse
(majuscules ou minuscules) ou le type de texte change.
•
Texte séparé par un caractère spécial.
•
Texte utilisant à la fois des majuscules et des minuscules.
•
Texte utilisant à la fois des caractères alphabétiques et numériques.
Vous pouvez utiliser des caractères génériques dans le cadre des recherches effectuées dans une
adresse e-mail.
Vous ne pouvez pas effectuer une recherche en combinant des termes de recherche qui ne constituent
pas une partie complète, qu'il s'agisse de l'adresse, de la partie locale ou du domaine.
4
Tableau 4 Recherches de l'adresse e-mail : [email protected]
Parties de
l'adresse
e-mail
Termes de recherche valides
Termes de recherche non valides
Adresse e-mail
complète
• [email protected]
Partie locale
• JohnH.Smith7
• Smith
• JohnH
• John
• 7
• Smith7
Domaine
• H
• JohnH.Smith
• sub.example.com
• sub.example
• sub
• example.com
• example
• com
Dans certains cas, un nom apparaît avec l'adresse e-mail. Par exemple, John Smith
<[email protected]>. Une recherche du prénom John ou du nom Smith renvoie alors les messages
associés à John Smith et à l'adresse e-mail [email protected].
5
Exemples de recherche d'adresse e-mail
Tableau 5 Exemples de recherche d'adresse e-mail
Terme recherché
Résultat
jean
• Jean Dubois <jean@société.com>
• Jean-Pierre Deschamps
<[email protected]>
• Jean Deschamps <[email protected]>
• Jean Maurin <[email protected]>
• Jean Maurin <[email protected]>
• Louis Deschamps <[email protected]>
• Louis Maurin <[email protected]>
greg smith
• Jean Dubois
<jean@société.com>
• Louis Maurin
<louis.maurin@jean.
com>
• Gregory Smith
<[email protected]>
• Louis Deschamps
<ldeschamps99@test
.com>
• Jean Deschamps
<[email protected]
m>
• Patrice Deschamps
<pdeschamps@sociét
é.com>
• Jean Maurin
<[email protected]>
• OlivierD
<olivier_deschamps
@autre.com>
• Jean Maurin
<[email protected]>
• Louis Dubois
<l.dubois@descham
ps.com>
• Louis Deschamps
<[email protected]
m>
company.com
• Patrice Deschamps <pdeschamps@société.com>
sub.company.com
• Greg Brown <[email protected]>
• John Smith <[email protected]>
6
Tableau 5 Exemples de recherche d'adresse e-mail (suite)
Terme recherché
Résultat
[email protected]
• Tom Jones <[email protected]>
je*
• Jean Maurin
<[email protected]>
• Pierre Jerome
<jerome333@société
.com>
• Jennie Fonteneau
<[email protected]>
• Louis Maurin
<louis.maurin@jean.
com>
• Louis Deschamps
<[email protected]
m>
• Manar Karim
<[email protected]
m>
Recherche d'une expression, un des mots ou tous les mots
Vous pouvez rechercher des mots ou des expressions spécifiques inclus dans un e-mail d'archive. Vous
pouvez également appliquer des règles à certains champs de texte pour filtrer vos résultats. Lorsque
vous entrez plusieurs termes de recherche dans une zone de texte, vous pouvez choisir de les traiter
comme une expression exacte, des termes distincts ou un groupe de mots.
Evitez d'utiliser des mots courants tels que un, le ou la dans vos recherches. En général, la recherche
ignore les mots courants. Utilisez plutôt des mots et des expressions en rapport avec les e-mails que
vous souhaitez afficher ou télécharger.
•
Recherche d'expression : permet de rechercher les e-mails contenant l'expression exacte, dans
l'ordre exact des mots entrés.
•
Recherche sur un des mots : permet de rechercher les e-mails contenant un ou plusieurs mots,
quel que soit leur ordre d'apparition.
•
Recherche sur tous les mots : permet de rechercher les e-mails contenant tous les mots, quel que
soit leur ordre d'apparition.
Vous ne pouvez pas utiliser de caractères génériques dans une recherche d'expression.
Exemples de recherche sur une expression, un des mots ou tous les mots
Une recherche sur mémo châlons-en-champagne renvoie différents résultats selon les
règles définies.
7
Tableau 6 Recherche sur l'expression, un des mots ou tous les mots de
mémo châlons-en-champagne
Règle
Vous obtenez
Mais pas
Expression
• mémo châlons-en-champagne
mardi
• mé
mo
tra
nsp
ort
châ
lon
s-e
n-c
ha
mp
ag
ne
• mé
mo
tra
nsp
ort
• mé
mo
bay
on
ne
• tra
nsp
ort
bay
on
ne
• retour mémo
châlons-en-champagne
• mé
mo
po
ur
châ
lon
s-e
n-c
ha
mp
ag
ne
Un des mots
Tous les mots
• mémo
châlons-e
n-champag
ne mardi
• mémo
bayonne
• retour
mémo
châlons-e
n-champag
ne
• mémo pour
châlons-e
n-champag
ne
• mémo
transport
châlons-e
n-champag
ne
• mémo
transport
• mémo châlons-en-champagne
mardi
• retour mémo
8
• transport
bayonne
• mémo bayonne
• transport
bayonne
Tableau 6 Recherche sur l'expression, un des mots ou tous les mots de
mémo châlons-en-champagne (suite)
Règle
Vous obtenez
Mais pas
• mémo transport
• mémo transport
• mémo pour
Eviter les mots non significatifs
Les mots non significatifs (également appelés mots vides) sont les mots courants que le système
ignore lorsque vous lancez une recherche, car en général ils ne permettent pas d'obtenir des résultats
spécifiques. Lorsque vous entrez une recherche, utilisez des mots et des expressions propres aux
e-mails que vous recherchez et évitez les mots et expressions génériques ou trop fréquemment
utilisés. Email Archiving prend en charge plusieurs langues et pour chacune d'elles, une liste de mots
non significatifs a été définie.
Affichage d'un message
Vous pouvez ouvrir et afficher un e-mail pour lire son contenu, récupérer les pièces jointes et
consulter les informations d'en-tête et les métadonnées.
Avant de commencer
Pour trouver un email, vous devez lancer une recherche et trier les résultats.
•
Ouvrez le message dans le volet Résultats en procédant de l'une des façons suivantes :
•
Double-cliquez sur le message pour l'afficher dans la fenêtre Message.
•
Sélectionnez une option du menu Aperçu pour ouvrir le message dans le volet Message.
Si vous avez sélectionné Aperçu, le message s'affiche dans le volet Message. Sinon, il s'ouvre dans une
fenêtre distincte.
Affichage d'un e-mail archivé
Vous pouvez ouvrir et afficher n'importe quel e-mail stocké dans l'archive directement à partir du volet
des résultats de recherche.
L'aperçu et la fenêtre du message vous permettent de voir le contenu du message, l'en-tête, les
pièces jointes, ainsi que des informations propres à l'archive telles que l'ID et la date d'expiration.
9
Trouver des e-mails avec la fonction de recherche
Le formulaire de recherche permet de trouver des e-mails à partir d'une adresse e-mail, d'une plage
de dates ou de texte.
Suivez les recommandations suivantes :
•
Pour trouver les messages correspondant à une seule valeur, renseignez un champ.
•
Renseignez plusieurs champs pour trouver les messages correspondant à toutes les valeurs
entrées.
•
Associez des champs supplémentaires à une recherche Texte du message pour filtrer les résultats d'une
recherche de type Expression, Un des mots ou Tous les mots.
•
Vous ne pouvez utiliser de caractères génériques si vous sélectionnez Expression.
Procédure
Pour connaître la définition des options, cliquez sur Aide dans l'interface.
1
Sélectionnez Email Archiving | Messages archivés.
La recherche s'affiche par défaut.
2
3
Renseignez un ou plusieurs champs parmi les suivants :
•
De
•
Destinataire
•
Plage de dates
•
Texte du message
Cliquez sur Rechercher.
Les e-mails correspondant aux critères de recherche que vous avez indiqués s'affichent dans le volet
Résultats.
Exemples de recherche
Les exemples suivants permettent de comparer les résultats obtenus lors d'une recherche
Texte du message en sélectionnant l'option Expression ou Un des mots.
10
Tableau 7 Exemples de recherche
Critères
Résultat
Exclu
• Destinataire :
[email protected]
E-mails envoyés à Louis
en juillet et octobre 2009
contenant l'expression
mémo
châlons-en-champagne.
• E-mails envoyés à Louis
en juin 2009 contenant
l'expression mémo
• Plage de dates :
01/07/2009 au
01/11/2009
en août 2009 contenant
l'expression mémo pour
• Texte du message avec
l'option Expression :
mémo
• Destinataire :
[email protected]
01/07/2009 au
01/11/2009
l'option Un des mots :
mémo
• Destinataire :
[email protected]
01/07/2009 au
01/11/2009
l'option Tous les mots :
mémo
• E-mails envoyés à
Etienne entre juillet et
octobre 2009 contenant
l'expression mémo
entre juillet et
les mots
ou mémo, notamment :
• mémo
• voyage à
les mots
mémo
châlons-en-champagne,
voyage à
mémo bayonne.
• mémo bayonne
les mots
mémo
voyage à
mémo bayonne.
entre juillet et
les mots
et mémo dans la ligne
d'objet, notamment :
à la fois les mots
et mémo dans la ligne
mémo
et mémo pour bureau
• mémo
• mémo pour bureau
• mémo sur le logiciel
entre juillet et
ou mémo dans la ligne
conférence
11
Tableau 7 Exemples de recherche (suite)
Critères
Résultat
Exclu
voyage à
mémo bayonne.
les deux mots dans la
ligne d'objet,
notamment mémo
mémo pour bureau
et mémo sur le logiciel
entre juillet et
le mot
dans la ligne d'objet et
mémo dans le corps du
message.
Exportation de messages
Vous pouvez télécharger un ou plusieurs messages trouvés lors d'une recherche afin de les afficher
dans un client de messagerie. Lorsque vous exportez les messages, ils sont compressés dans un
fichier .zip.
Vous pouvez exporter des messages depuis le volet Résultats ou la vue Message.
Recommandations relatives aux fichiers .zip
Lorsque vous téléchargez le fichier .zip pour exporter des messages, des règles déterminent la taille
totale du fichier, les e-mails inclus, les noms attribués aux fichiers e-mail et le format des e-mails.
12
•
La taille totale du fichier que vous téléchargez ne doit pas dépasser 2 Go. Si l'ensemble des
résultats dépasse cette taille, affinez vos critères de recherche afin de réduire le nombre de
résultats.
•
La recherche initiale est relancée automatiquement lors du téléchargement. Par conséquent, il se
peut que les messages inclus au fichier .zip diffèrent des résultats initiaux en raison de
modifications apportées à l'archive.
•
Les messages sont stockés sous forme de fichiers .eml. Chaque nom de fichier correspond à l'ID
d'archive unique du message.
•
Le format de chaque e-mail varie en fonction de votre rôle d'utilisateur :
•
Le rôle Utilisateur reçoit le message d'origine.
•
Le rôle Administrateur de client reçoit le journal enveloppe, ainsi que le message d'origine inclus
sous forme de pièce jointe.
Un utilitaire de fichier .zip est requis pour l'extraction des fichiers e-mail.
Affichage des fichiers .eml
Les fichiers e-mail que vous téléchargez sont au format .eml et requièrent un client de messagerie
compatible.
Il est conseillé d'utiliser Microsoft Outlook Express ou une version récente de Microsoft Outlook.
Tableau 8 Clients de messagerie pour l'affichage des fichiers .eml
Système d'exploitation Quelques suggestions de clients de messagerie
Mac OS
• Microsoft Outlook 2011
• Apple Mail
• Mozilla Thunderbird
Windows
• Microsoft Outlook 2010
• Microsoft Outlook 2007 avec KB 956693
Pour plus d'informations, consultez http://support.microsoft.com/kb/
956693
• Microsoft Outlook Express
• Microsoft Windows Live Mail
• Mozilla Thunderbird
Linux
Mozilla Thunderbird
Exportation de messages
Vous pouvez télécharger des e-mails de l'archive afin de les afficher dans votre client de messagerie.
Cette option est accessible depuis le volet Résultats (plusieurs messages) et la vue Message (un
message particulier).
Avant de commencer
Vous aurez besoin des outils suivants :
•
Utilitaire .zip pour l'extraction des e-mails téléchargés.
•
Client de messagerie permettant d'afficher les fichiers .eml.
13
Procédure
Pour connaître la définition des options, cliquez sur Aide dans l'interface.
1
Lancez une recherche dans le volet Critères.
2
Pour sélectionner les messages à télécharger, vous pouvez procéder de différentes manières.
Option
Description
Option Tout exporter du volet Résultats
Pour télécharger tous les résultats de la recherche,
cliquez sur Exporter | Tout exporter.
Exporter la sélection depuis le volet Résultats Pour télécharger des résultats de recherche particuliers,
activez la case à cocher de chaque message souhaité,
puis cliquez sur Exporter | Exporter la sélection.
Option Exporter de la vue Message
Double-cliquez sur le message ou sélectionnez-le, puis
cliquez sur Aperçu. Cliquez ensuite sur Exporter pour
télécharger le message en question.
Une boîte de dialogue s'affiche dans votre navigateur.
3
Pour ouvrir ou enregistrer le fichier, suivez les instructions du navigateur.
Le fichier est enregistré sur votre système local.
4
Recherchez le fichier et ouvrez-le à l'aide de votre utilitaire .zip.
Le fichier .zip et son contenu s'affichent.
5
Extrayez les messages du fichier .zip et enregistrez-les dans un dossier.
Chaque message est ainsi stocké dans votre système local.
Vous pouvez ensuite ouvrir et afficher les messages dans le client de messagerie.
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