5.3 Éditer les retards - Espace Educatif

Titre
Édition des retards sous PMB
Rubrique
Auteur
Prêt
N°5.3
Elizabeth Gibassier
Version PMB : 3.1.21
Date de création : 01-12-2006
Date de modification : 14-12-2008
Toutes ces opérations s'effectuent à partir de l'onglet Éditions
1. Paramétrage de la lettre de rappel
Cette opération doit être effectuée avant la première édition des lettres de rappel, en particulier pour
personnaliser les messages en fonction de vos pratiques.
Pour choisir les paramètres de la lettre de rappel :
Aller dans Administration > Outils > Paramètres > Lettre de retard
Vous pourrez modifier le texte de votre lettre de retard en faisant défiler les différents sous-types mis à
votre disposition.
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La mise en forme peut difficilement être modifiée, étant donné que de nombreux paramètres d'édition ne
sont pas éditables.
2. Lettres de relance par lecteur
Éditions > Menu Prêt > Retards par lecteur
Une lettre individuelle peut être éditée en cliquant sur l'icône
Cette icône ne lance pas directement l'impression, mais génère un fichier pdf.
XXXX
NB : pour que la classe figure dans les lettres de rappel individuelles, il faut d'abord effectuer
l'opération suivante (à effectuer une seule fois par an, après la mise à jour totale des lecteurs)
Administration > Actions personnalisables > Actions à effectuer en Administration
Cliquer sur « Exécuter » en face de la ligne « faire figurer la classe sur les lettres de rappel ».
3. Lettres de relance par classe
Éditions > Prêts > Retards par groupe
Pour voir tous les groupes, entrer un nombre élevé dans la case en face de « résultats par pages »,
puis cliquer sur Actualiser.
Cocher la case en face de chaque groupe dont on veut imprimer les retards, ou cliquer sur le
pour sélectionner tous les groupes (on peut alors cocher la case en face des groupes pour en
désélectionner certains)
Cliquer sur le bouton « Imprimer toutes les lettres de relance des groupes cochés ».
Ce bouton ne lance pas directement l'impression, mais génère un fichier pdf à imprimer.
Si l'on souhaite le retravailler,
– l'enregistrer à partir du navigateur
– puis l'ouvrir dans acrobat reader.
Menu fichier > Enregistrer au format texte.
En ouvrant ce fichier txt dans un logiciel de traitement de texte, il est possible de modifier la mise
en page.
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4. Liste des retards d'une ou plusieurs classes
Éditions > États personnalisables > Etats et statistiques sur le prêt > 1.2. Liste des prêts en retard par
groupe
Sélectionner l'ensemble des classes
(cliquez sur la première ligne de la liste,
puis, tout en appuyant sur la touche Maj
du clavier, cliquer sur la dernière ligne
choisie)
Pour sélectionner plusieurs classes non
consécutives : tout en appuyant sur la
touche Ctrl du clavier, cliquer sur
chacune des classes choisies.
Cliquer sur le bouton « Démarrer »
Cliquer sur le premier bouton pour
transférer le résultat dans Excel ou Open
Office.
Il est possible ensuite de faire une mise en page, si on le souhaite.
4. Envoi de mails de rappel
5.1 Paramétrage :
Administration > Outils > Paramètres > Mail de retard
Procéder comme pour les paramètres de la lettre de rappel
Administration > Exemplaires > Localisation
Dans chacune des localisations utilisées, renseigner l'adresse mail du CDI (indispensable pour pouvoir
envoyer les rappels par courriel)
5.2 Envoi
A partir de l'onglet Éditions, choisir le lien « retards par lecteur », « retards par date » ou « prêts en
cours ». Cliquer sur l'icône
(qui apparaît uniquement pour les lecteurs dont l'adresse mail est
renseignée).
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