Page 1 sur 6 POLITIQUE D`ÉLECTION DES

 POLITIQUE D’ÉLECTION DES ADMINISTRATEURS Partie 1 Profil désiré d’un administrateur Les compétences et qualités importantes requises pour exercer la fonction d'administrateur du ROMAN/Appui Montérégie sont : 1. Posséder une expérience significative dans l'exercice d'administrateur d'une organisation; 2. Savoir travailler en équipe; 3. Connaître les enjeux du milieu communautaire et le réseau de santé et des services sociaux; 4. Être convaincu de la nécessité de soutenir les proches aidants d'aînés et vouloir améliorer leur qualité de vie. Les Sept (7) administrateurs doivent posséder une solide connaissance de la réalité des proches aidants de personnes âgées et en perte d’autonomie, ils sont ou ont été proches aidants et sont surtout indépendants des enjeux de financement de projets. Caractéristiques / compétences / expertise spécifiques : Cinq (5) des sept (7) administrateurs devront également posséder une expertise ou une expérience dans les domaines suivants : • • • • en gestion de projets (2) du domaine juridique (1) du domaine des finances (1) du domaine des organismes d’action communautaire autonome (1) Partie 2 Fonction d'administrateur ‐ en complément Un administrateur du ROMAN/Appui Montérégie assume individuellement divers rôles et responsabilités, mais les exerce au sein du conseil d'administration. 2.1. Rôles et responsabilités 2.1.1. Orientations stratégiques Considérant la volonté d'avoir un effet structurant à long terme, un administrateur doit veiller à ce que le conseil d’administration : 1. Adopte une vision commune des actions efficaces contribuant à l’amélioration de la qualité de vie des proches aidants d’aînés; Page 1 sur 6 a. 2. 3. 4. Favorise le soutien et le développement des organismes montérégiens qui œuvrent auprès des proches aidants des aînés Respecte la mission, la vision et les orientations stratégiques de la Corporation, en conformité avec la convention financière signée avec l’Appui et les autres bailleurs de fonds; Adopte des priorités et des objectifs stratégiques à atteindre; Assure l’atteinte des buts et des orientations de la Corporation. 2.1.2. Développement des services Considérant la portion de mission du ROMAN/Appui Montérégie qui est de contribuer au soutien des proches aidants d'aînés par le financement de projets de services, l'administrateur doit veiller à ce que le conseil d’administration : 1. 2. 3. 4. Adopte une stratégie pour susciter des projets de services en conformité avec les priorités régionales; Détermine la nature et la répartition territoriale des services à prioriser dans la région, en respectant l’équité intra régionale dans l'accès aux services; Adopte le plan de financement à long terme et le budget annuel; Participe, avec l'ensemble du réseau des Appuis, à la mise en place d'une stratégie assurant la pérennité de la corporation et des services offerts après la fin du financement par l’Appui. 2.1.3. Administration générale Afin d'assurer la bonne administration générale de la Corporation, l'administrateur doit veiller à ce que le conseil d’administration : a) b) c) Adopte des politiques de gestion et de gouvernance adéquate; Confie des mandats particuliers aux dirigeants, à la direction ou à tout autre comité institué par le conseil d'administration; Nomme et supervise la direction de la corporation, et lui confie l'organisation des ressources et la direction des opérations. 2.2. Conditions particulières d'exercice 2.2.1. Engagement bénévole La fonction d'administrateur est une fonction assumée dans le cadre d'un engagement bénévole. Une personne ne peut être rémunérée pour assumer cette fonction. Cependant, il Page 2 sur 6 peut être remboursé pour les frais occasionnés pour sa participation aux réunions du conseil d'administration, selon la politique de remboursement des frais. 2.2.2. Pouvoir exercé en collégialité Le pouvoir d'un administrateur est assumé en collégialité avec les autres administrateurs, en conseil d'administration lors des réunions fixées aux fins d'administrer la Corporation. Un administrateur n'a pas de pouvoir en dehors du conseil d'administration. 2.2.3. Discrétion et réserve L’administrateur est tenu à la discrétion sur ce dont il a connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de sa fonction et est tenu, à tout moment, de respecter le caractère confidentiel de l’information ainsi reçue. L’administrateur ne peut utiliser à son profit ou au profit de tiers l’information obtenue dans l’exercice ou à l’occasion de l’exercice de ses fonctions. Dans la manifestation publique de ses opinions, l’administrateur ne doit, en aucune manière, donner l’impression qu’il exprime une position officielle de la Corporation ou sur des dossiers concernant les proches aidants d’aînés qui sont traités par la Corporation, à moins d’en avoir reçu l’autorisation préalable. 2.2.4. Respect de la fonction de gestion de la direction L'administrateur doit respecter les niveaux de responsabilités des instances décisionnelles de la Corporation, en conformité avec les orientations prises par le conseil d'administration. Il doit soutenir son directeur général dans sa fonction de gestion, définie dans la politique de la direction générale. Il doit éviter que ses décisions et ses actions empiètent sur la fonction de gestion de la direction générale. Partie 3 Mandat du comité de gouvernance 3.1. Création du comité de gouvernance Si le comité de gouvernance n'est pas déjà formé pour assumer les autres mandats qui lui sont dévolus, le conseil d'administration doit le créer en cours du mois de février. Il est formé d'un minimum de trois personnes et au plus de cinq personnes. Le président est membre de facto. Les membres du comité doivent être généralement des administrateurs. Le conseil d'administration peut nommer une personne qui n'est pas administrateur, mais qui possède les Page 3 sur 6 compétences sur les enjeux reliés à la gouvernance d'une Corporation. La direction générale participe aux travaux du comité et le soutient dans son rôle. 3.2. Rôle du comité de gouvernance Ce comité a, entre autres, le rôle de : a. b. c. définir les profils souhaités des administrateurs; encadrer le processus d’appel public de candidatures; évaluer la candidature des personnes intéressées à la fonction d'administrateur en s'assurant de la diversité et de la complémentarité des talents. s'assurer du bon déroulement du processus de mise en candidature et d'élection. d. 3.3. Rapport du comité de gouvernance Le comité doit déposer un rapport à la réunion du conseil d'administration précédant l'assemblée annuelle des membres. Ce rapport doit contenir les éléments suivants : • le déroulement du processus de mise en candidature; • le nombre de personnes ayant posé leur candidature, avec un résumé de leur profil; • les résultats de leur analyse. Partie 4 Processus d'élection 4.1. Postes en élection Les postes en élection sont déterminés par le conseil d'administration en février, en tenant compte des postes occupés par un administrateur terminant son mandat, tel que stipulé dans les Règlements généraux de la Corporation. À la 1re année d'une modification du nombre d'administrateurs, les mandats pour la première année d’exercice (juin 2016) seront d’une durée de 2 ans pour 4 membres (jusqu’en juin 2018) et d’une année pour 3 membres (jusqu’en juin 2017); Les membres avec des mandats de 2 ans sont les suivants : Une des deux (2) personnes du domaine de la gestion de projets Une des deux (2) personnes proches aidants‐liaison du comité consultatif La personne du domaine des organismes d’action communautaire autonome La personne du domaine juridique Par la suite, dès juin 2017, les mandats seront de deux ans; Page 4 sur 6 Les trois membres avec des mandats d’une année sont les suivants : Une des deux (2) personnes du domaine de la gestion de projets Une des deux (2) personnes proches aidants‐liaison du comité consultatif La personne du domaine des finances 4.2. Période de mise en candidature La période de mise en candidature débute le 1er mars pour les postes qui seront en élection lors de l'assemblée annuelle des membres en juin de la même année civile. À partir de cette date, le comité de gouvernance doit faire l'annonce de l'ouverture des mises en candidature aux personnes et organismes des diverses catégories de postes. La période de mise en candidature se termine le 1er vendredi après le 15 mai, mais peut être prolongée par décision du c.a. 4.3. Éligibilité d'une candidature Tel que défini à l’article 4.1 des Règlements généraux de la Corporation. Seuls les membres actifs sont éligibles à poser leurs candidatures. Les personnes intéressées doivent soumettre leur candidature selon les exigences du poste auquel elle postule. Les exigences sont exposées à l'annexe 1. 4.4. Dépôt d'une candidature Le candidat doit remplir un formulaire de candidature avec les autres documents exigés pour le poste convoité. Le type de document demandé se retrouve à l'annexe 1. La personne doit envoyer le tout au comité de gouvernance au plus tard à la fin de la période de mise en candidature. Le comité peut prendre contact avec la personne pour obtenir plus d'information. Il peut aussi exiger d'autres documents ou, dans la mesure où le candidat l'accepte, chercher à obtenir des informations auprès de sources externes. Sa candidature est évaluée par le comité de gouvernance qui l'accepte ou non en se basant sur les critères d'admissibilité, la complémentarité des talents et les compétences et les qualités exigées pour assumer le rôle d'administrateur. La décision du comité est sans appel. Le conseil d'administration entérine la décision du comité de gouvernance quant aux candidatures aux postes en élection. 4.5. Élection Dans le cas des postes ayant une seule candidature retenue par le conseil d'administration, les candidats sont élus par acclamation à l'assemblée des membres. Page 5 sur 6 Dans le cas des postes ayant plus d'une candidature retenue par le conseil d'administration, le comité prend contact avec les candidats pour leur faire part qu'il y aura des élections pour le poste convoité et qu'ils auront à se présenter devant l'assemblée pour expliquer leur motivation à occuper le poste d'administrateur. Les candidats peuvent alors décider de retirer leur candidature. Si aucun candidat ne se retire, comme stipulé dans les Règlements généraux, des élections par un scrutin secret ont lieu à l'assemblée annuelle des membres. Les candidats recueillant le plus grand nombre de voix sont élus. Si aucune candidature n'a été retenue pour un poste en élection, l'assemblée des membres sera invitée à remettre le mandat au conseil d’administration de combler le poste inoccupé en cours d’année. Page 6 sur 6