Cahier des clauses techniques particulières

MARCHE PUBLIC D’ETUDES
DEPARTEMENT DE LA SOMME
DIRECTION DES BATIMENTS DEPARTEMENTAUX
3 rue Beauregard
BP 32615
80026 Amiens Cedex 1
Tél. : 03 22 71 82 85 - Télécopie : 03 22 71 82 99
Cahier des clauses techniques particulières
Objet de la consultation :
REALISATION D’UNE ETUDE DE FAISABILITE POUR LA CONSTRUCTION D’UN
NOUVEAU BATIMENT DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES DE LA SOMME.
1
SOMMAIRE
PREAMBULE
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1. OBJET DU MARCHE
3
2. CONTEXTE ET PRINCIPES GENERAUX
4
2.1 L’ACTIVITE DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES
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2.2 LES PRECEDENTES ETUDES D’EXTENSION
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2.2.1 Installation conjointe Direction du patrimoine – Archives départementales :
étude Pro Développement (1999)
4
2.2.2 Annexe des Archives départementales : étude Millénaire 3 (2005-2007) 5
2.3 LES ARCHIVES DE LA SOMME DANS 30 ANS : EXIGENCES GENERALES
A PRENDRE EN COMPTE
2.3.1 Une solution à 30 ans et au-delà
2.3.2 les missions des Archives départementales
2.3.3 Evolution du volume d’archives à stocker
2.3.4 Evolution du public
2.3.5 Qualité environnementale du (ou des) bâtiment(s)
2.3.6 Sécurité du (ou des) bâtiment(s)
2.3.7 Technologies numériques
2.3.8 Equipements nécessaires
2.3.9 Autre service éventuellement concerné par le nouveau bâtiment
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6
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3. DESCRIPTION DES PRESTATIONS
3.1 ETUDE DE FAISABILITE DES DEUX SOLUTIONS D’IMPLANTATION
DES ARCHIVES
3.1.1 Réalisation d’un bâtiment unique
3.1.2 Fonctionnement sur deux sites, avec réalisation d’une annexe
3.1.2 .1 Réalisation d’un bâtiment annexe
3.1.2.2 Réaménagement du site de la rue Saint-Fuscien
3.1.3 Synthèses et scénarii
ANNEXE
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PREAMBULE
La collecte, le classement, la conservation et la communication des archives sont
des compétences obligatoires du Département. Or, le site principal des Archives
départementales de la Somme, situé 61 rue Saint-Fuscien à Amiens, aménagé il y a 25 ans,
est arrivé à saturation depuis plusieurs années. Le besoin d'espace supplémentaire
conforme aux normes d'archivage est actuellement une urgence et la priorité absolue du
service.
Deux solutions concurrentes sont envisagées pour y remédier : réaliser un bâtiment
unique / réaliser un bâtiment annexe destiné essentiellement à accroître les capacités de
stockage. Le site retenu pour le nouveau bâtiment, en remplacement ou en complément du
site de la rue Saint-Fuscien, pourrait être un terrain nu situé à Dury, avenue Paul Claudel,
propriété du Département, ou bien un autre terrain situé également dans l’agglomération
d’Amiens et dont le Département sera en mesure de préciser la localisation au
prestataire après la notification du présent marché.
La construction d’un bâtiment annexe à Dury a déjà fait l’objet de plusieurs études de
programmation, dont la plus récente menée par le cabinet « Millénaire 3 » entre 2005 et
2007. Cette étude, qui serait à actualiser, a fait apparaître que la création d’un bâtiment
annexe, destiné essentiellement au stockage, ne permettrait pas de résoudre l’intégralité des
dysfonctionnements constatés sur le site de la rue Saint-Fuscien. Le service des Archives,
même implanté sur deux sites, constitue un ensemble homogène qui doit faire l’objet d’une
approche globale. Afin de maintenir le site actuel à niveau pour la conservation, le traitement
des documents, l’accueil des publics et l’animation culturelle, il est envisagé de rénover et de
restructurer les locaux existants. Une analyse complémentaire devra donc être menée
afin de déterminer les travaux à mener sur le site de la rue Saint-Fuscien et leur coût,
dans l’objectif de réaménager les espaces, d’optimiser les surfaces disponibles et de
maintenir les équipements à un niveau satisfaisant de performance.
Par ailleurs, l’étude a mis en évidence de possibles surcoûts entraînés par le
fonctionnement des Archives sur deux sites. Le Département souhaite donc explorer, en
parallèle, l’hypothèse de la réalisation d’un bâtiment unique, avec abandon complet des
locaux actuels par les Archives départementales. Ce bâtiment devrait accueillir l’ensemble
des activités des Archives, les collections actuelles ainsi que l’accroissement à échéance de
30 ans. Une analyse devra être menée pour vérifier la faisabilité et le coût d’une telle
solution d’implantation complète, soit sur un terrain nu à Dury, soit sur un autre
terrain situé dans l’agglomération d’Amiens.
Au regard de l’ensemble de cette étude de faisabilité, le Département pourra choisir
l’hypothèse qu’il juge la plus avantageuse : un seul site ou deux sites. Cette hypothèse
donnera lieu par la suite à un programme architectural, fonctionnel et technique, sur
la base duquel un maître d’œuvre pourra être choisi.
1. OBJET DU MARCHE
Le présent marché a pour objet la réalisation d’une étude de faisabilité des solutions
suivantes :
réalisation d’un bâtiment unique (soit sur un terrain nu à Dury soit sur un autre terrain
dans l’agglomération d’Amiens) avec abandon du site de la rue Saint-Fuscien, d’une
part ;
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- réalisation d’un bâtiment annexe, soit à Dury (en actualisant l’étude déjà réalisée)
soit sur un autre terrain dans l’agglomération d’Amiens, et réaménagement du site
actuel de la rue Saint-Fuscien, d’autre part.
2. CONTEXTE ET PRINCIPES GENERAUX
2.1. L'ACTIVITE DES ARCHIVES DEPARTEMENTALES
Le bâtiment actuel des Archives départementales, 61 rue Saint-Fuscien, proche du
centre ville d'Amiens, a été aménagé en 1983 dans un ancien couvent du XIXe siècle, de
grande qualité architecturale, où sont également installés la direction régionale des affaires
culturelles, le service de la conservation des antiquités et objets d'art et la Fédération
musicale de la Somme. Il compte, pour la partie dévolue aux Archives, 7 700 m² de surface
hors-œuvre, 21 kml de rayonnages, dont 15 kml ont été occupés dès le départ, une salle de
lecture de 40 places environ et une salle multimédia de 30 postes informatiques.
Les Archives départementales disposent, à titre provisoire, de deux autres espaces
de stockage : l'un à Dury depuis l’automne 2002 (2,5 km linéaires), à quelque distance d’un
des terrains prévus pour l'implantation du nouveau bâtiment des Archives ; l'autre à la
bibliothèque universitaire (0,5 km linéaire). Un troisième espace, situé rue Jules Barni,
pourrait être prochainement affecté aux Archives départementales à la demande de la
direction départementale des finances publiques. L'espace de Dury n'est pas conforme aux
normes de conservation (température, humidité, rayonnages, sécurité, etc.). Ces différents
espaces seront évacués lors de la mise en service du nouveau bâtiment.
Les Archives départementales comptent trente personnes, toutes basées sur le site
principal de la rue Saint-Fuscien, qui mènent à bien les missions du service : conseiller les
producteurs publics d'archives et certaines personnes privées (entreprises, familles,
associations, syndicats...), collecter les documents produits par l'Etat et le Département
(activité actuellement interrompue du fait de la saturation des locaux), assurer la bonne
conservation des fonds, accueillir le public pour lui communiquer les documents ou les
montrer à l'occasion d'expositions et d'activités pédagogiques. Le public des Archives est
formé de généalogistes, amateurs ou professionnels, d'historiens et étudiants, de personnes
venues faire valoir leurs droits à l'aide de pièces justificatives conservées aux Archives,
d'élèves des premier et second degré accompagnés par des enseignants.
En 2006, les Archives départementales ont accueilli 1 700 lecteurs lors de 7 600
séances de travail, 2 800 élèves venus participer à des activités pédagogiques. Elles ont
communiqué 30 600 documents. Elles conseillent 500 services administratifs et 782
communes pour la gestion de leurs archives.
Si les salles de lecture, plusieurs fois réaménagées, semblent donner globalement
satisfaction, notamment en raison de la qualité architecturale du lieu et de son accessibilité,
les espaces de stockage, en revanche, sont saturés depuis plusieurs années, avec des
conséquences de plus en plus préoccupantes. En effet, l’impossibilité de recevoir des
versements, à un moment où les administrations se réorganisent profondément, fait courir un
risque de destructions et de perte d’une partie de la mémoire du département.
Cette situation, identifiée depuis des années, a donné lieu à plusieurs études
destinées à envisager la construction de nouveaux espaces de stockage et la réorganisation
des espaces de travail. Ces études, qui ont apporté de nombreux renseignements, n’ont
cependant pas permis jusqu’à présent d’arrêter définitivement une stratégie.
2.2. LES PRECEDENTES ETUDES D'EXTENSION
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2.2.1. Installation conjointe Direction du patrimoine – Archives départementales :
étude Pro-Développement (1999)
Le premier projet, lancé en 1998, visait à construire, sur le terrain de Dury déjà
mentionné, un nouveau bâtiment pour la direction du patrimoine et un bâtiment annexe pour
les Archives départementales.
Il avait été considéré, à l’époque, qu’un déménagement complet des Archives ne se
justifiait pas, en raison de la situation favorable du bâtiment de la rue Saint-Fuscien pour
l’accès du public. L’annexe envisagée devait néanmoins offrir, à terme, toutes les fonctions
d’un bâtiment d’archives, en particulier une salle de lecture, afin de devenir le centre des
archives contemporaines de la Somme.
Une étude en ce sens fut confiée au cabinet Pro-Développement, afin d’évaluer la
faisabilité d’une telle construction.
En ce qui concerne les Archives, l’étude, remise entre avril et juillet 1999, comportait
trois volets :
- choix du site et faisabilité
- programme général
- programme de l’annexe des Archives départementales.
Les hypothèses de travail étaient les suivantes : bâtiment annexe conçu pour 20 ans
avec possibilité d’extension ultérieure sur place, capacité de stockage de 15 kml, salle de
lecture d’une vingtaine de places, bureaux pour une dizaine d’agents, parking commun avec
la direction du patrimoine.
Sur cette base, il a été estimé que 5 500 m² de surface hors-œuvre seraient
nécessaires, dont 1 600 m² pour les espaces de travail et 3 900 m² pour les espaces de
stockage. Il a été considéré, en tenant compte des règles d’urbanisme applicables, que le
terrain de Dury pourrait convenir, avec 1 840 m² d’emprise au sol et 1 040 m² de réserve, à
condition d’enterrer les magasins.
2.2.2. Annexe des Archives départementales : étude Millénaire 3 (2005-2007)
En 2005, après avoir exploré d'autres pistes, il fut décidé de reprendre, avec
quelques modifications, le projet étudié en 1999. La partie concernant la direction du
patrimoine était devenue caduque avec la réorganisation des services intervenue en 2002.
Une nouvelle étude fut confiée au cabinet Millénaire 3 en 2005, afin d’évaluer la
faisabilité de la construction d’une annexe des Archives départementales sur le même terrain
de Dury.
Par rapport à l’étude de 1998-1999, il fut demandé au programmiste de travailler sur
un bâtiment plus strictement dévolu au stockage, avec des espaces d’accueil des lecteurs et
de bureaux plus limités.
L’étude remise comportait trois volets :
- étude de définition (décembre 2005)
- étude de faisabilité (mars 2006)
- bilan financier prévisionnel (mars 2006)
- programme architectural, fonctionnel et technique (juillet 2007).
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Les hypothèses de travail étaient les suivantes : bâtiment annexe conçu pour 25 ans avec
possibilité d’extension ultérieure sur place, capacité de stockage de 26 kml (dont 8 kml
déménagés au départ du site de Saint-Fuscien), salle de lecture de 8 places, bureaux pour 3
personnes, parking de 10 places (5 places pour les visiteurs, 5 places pour le personnel).
Sur cette base, il a été estimé que 7 500 m² de surface hors-œuvre seraient
nécessaires, dont 1 200 m² pour les espaces de travail et 6 300 m² pour les espaces de
stockage. Il a été considéré, en tenant compte des règles d’urbanisme alors applicables
(emprise au sol limitée à 20 % de la surface du terrain), que le terrain de Dury pourrait
convenir, à condition d’enterrer les magasins. Les travaux ont été estimés à 12,5 millions
d’euros TTC.
Dans ses conclusions, l’étude soulignait qu’un bâtiment annexe « ne constitue qu’une
solution partielle, l’extension prévisible du lectorat et des personnels ne pouvant être
envisagée, ni l’aménagement de locaux de travail adaptés aux besoins ». Il devenait dès lors
nécessaire, – et c’est l’objet du présent cahier des charges –, d'étudier les réaménagements
nécessaires sur le site principal de la rue Saint-Fuscien, voire l'implantation complète des
Archives départementales dans un nouveau bâtiment.
2.3. LES ARCHIVES DE LA SOMME DANS 30 ANS : EXIGENCES GENERALES A
PRENDRE EN COMPTE
Les évolutions prévisibles des Archives départementales et de leur environnement
amènent à formuler quelques exigences sur lesquelles devra s'appuyer, quitte à les discuter,
l'étude qui fait l'objet du présent cahier des charges. Ces exigences ne sont pas exhaustives
et seront complétées et affinées au cours de l'étude.
De manière générale, il convient de se référer aux Règles de base pour la
construction d’un bâtiment d’archives, Direction des Archives de France, 2008
(http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1868). Les autres textes concernant les
bâtiments d’archives accessibles sur le site de la direction des Archives de France devront
également être consultés, et en particulier l’instruction DITN/RES/2008/005 du 15 juillet 2008
sur
les
rayonnages
dans
les
magasins
d’archives
(http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1867).
2.3.1. Une solution à 30 ans et au-delà
L'étude devra prendre en compte les besoins des Archives départementales pour 30
ans environ, cette durée autorisant des prévisions d’accroissement relativement fiables.
Pour autant, il est indispensable que les Archives départementales puissent s'étendre
au-delà de cette période sans à avoir à déménager à nouveau. La réserve foncière
disponible, à Dury ou sur l’autre terrain situé dans l’agglomération d’Amiens, devra donc
permettre, dans tous les cas de figure (un site ou deux sites), un nouvel accroissement des
Archives pour au moins 30 années supplémentaires.
De manière générale, les espaces devront être conçus de manière à être le plus évolutifs et
flexibles possibles.
2.3.2. Les missions des Archives départementales
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Les solutions préconisées par l'étude devront permettre aux Archives
départementales, quelle que soit l'hypothèse retenue (un site ou deux sites), de répondre à
leur mission de favoriser la constitution et la sauvegarde de la mémoire de la Somme à partir
de sources publiques ou privées, d'en assurer la conservation et la mise à disposition, d'en
susciter les usages les plus variés.
Pour cela, les Archives départementales doivent être à la fois un lieu d’accueil très
ouvert et un lieu de stockage très sécurisé ; elles doivent pouvoir intervenir rapidement
partout dans le département.
Cette mission porte aussi bien sur le papier que sur le numérique ou d’autres
supports et s'adresse aussi bien aux administrations qu'au public, professionnel ou amateur.
2.3.3. Evolution du volume d'archives à stocker
L'étude réalisée par Millénaire 3 a permis d'estimer à environ 20 km linéaires
l'accroissement d'archives sur 25 années, en partant du principe que les Archives
départementales ne stockeraient dans leur(s) bâtiment(s), comme c'est le cas actuellement,
que des archives historiques, c'est-à-dire les documents à conserver pour toujours. Ce
principe, en tout cas pour les archives papier, doit être repris pour l'étude qui fait l'objet du
présent cahier des charges.
Cette estimation devra néanmoins être actualisée en fonction des données nouvelles
suivantes :
- la loi du 15 juillet 2008 sur les archives, qui réduit les délais de communicabilité,
peut pousser les producteurs d'archives à verser leurs documents de manière anticipée ;
- le décret du 10 octobre 2008 modifiant les règles relatives à l'archivage des
documents déposés et produits dans les conservations des hypothèques va entraîner le
versement d’un volume important de documents supplémentaires, avec 50 années d’avance
sur la date prévue initialement ;
- le raccourcissement probable du délai de versement des minutes notariales (75 ans
au lieu de 100 ans) ;
- la réorganisation de l'administration locale de l'Etat, où l’échelon régional devrait
prendre de l’importance, peut éventuellement amener des versements accrus dans les
archives départementales des chefs lieux de région ;
- les conséquences possibles du rattachement de la gendarmerie au ministère de
l’Intérieur ;
- le dépôt réglementaire des archives centenaires des communes de moins de 2 000
habitants, resté limité jusqu’à présent, doit pouvoir être accueilli dans le futur bâtiment.
De plus, il est possible que le Conseil régional de Picardie souhaite déposer ses archives
historiques aux Archives départementales, comme l’y autorise le code du patrimoine (article
L. 212-6), ou que des accords de mutualisation puissent être passés avec d’autres
collectivités.
Les autres modifications législatives ou réglementaires intervenues en cours d’étude
et pouvant avoir des conséquences sur le volume d’archives à stocker devront également
être prises en compte.
L’évolution des projets de dématérialisation de procédures administratives menés par
les services du Département mais aussi de l’Etat devrait amener aux Archives des données
numériques, en plus des entrées papier dont le flux restera soutenu. Les données et
documents numériques, dont la bonne conservation au-delà d’une dizaine d’années suppose
des migrations de supports et de formats, devront probablement être prises en charge par
7
les Archives départementales dès leur création ou peu après ; en raison du savoir-faire
particulier à mettre en œuvre, les Archives départementales pourront conserver, pour les
services producteurs, des documents ou des données devant être gardés un certain temps
en raison de leur valeur juridique, même s’ils ne sont pas destinés à une conservation
historique définitive.
2.3.4. Evolution du public
Il est difficile de prévoir l'évolution du nombre et de la nature du public qui fréquente
les Archives départementales.
L'étude devra néanmoins, sur la base des évolutions observées dans d'autres
départements, prendre en compte le fait que de volumineux fonds d'archives de la Somme
(état civil par exemple) seront prochainement rendus accessibles sur Internet.
Elle devra aussi tirer les conséquences de la généralisation de l’accès par Internet
aux instruments de recherche, qui attirera un public nouveau dans la salle de lecture des
documents originaux.
2.3.5. Qualité environnementale du (ou des) bâtiment(s)
La qualité environnementale doit être un aspect majeur du (ou des) bâtiment(s) des
Archives, le Département souhaitant s’engager dans une démarche de haute qualité
environnementale.
Dans l’hypothèse d’un fonctionnement sur deux sites, la démarche de qualité
environnementale pourra être déclinée de manière différente sur chacun des sites.
De manière générale, les méthodes choisies pour réaliser des économies d’énergie,
voire pour produire de l’énergie, et pour limiter l’impact des Archives départementales sur
l’environnement devront être robustes et d’une maintenance aisée.
Il conviendra, en particulier pour les magasins, d’exclure en principe le recours à la
climatisation, coûteuse en frais de fonctionnement et à l’origine de graves troubles en cas de
panne (par exemple : infection des documents).
La position des magasins à l’intérieur du bâtiment devra être soigneusement étudiée
et l’étude devra comparer les mérites et inconvénients respectifs de magasins aériens ou
enterrés.
Les pistes suivantes devront également être prises en compte : isolation renforcée,
vitrages très performants, ventilation double flux, étanchéité à l’air quasi parfaite, gestion
optimisée de l’éclairage et des apports solaires.
L'insertion du (des) bâtiment(s) des Archives départementales dans son (leur)
environnement urbain devra être examinée avec attention, de manière à favoriser des
interactions aussi harmonieuses que possible.
2.3.6. Sécurité du (ou des) bâtiment(s)
La sécurité sera un aspect important du nouveau bâtiment des Archives et du
réaménagement du site de la rue Saint-Fuscien si un fonctionnement sur deux sites est
retenu. En effet, le niveau de sécurité offert, outre une protection du public, du personnel et
des documents, déterminera en partie la confiance que les producteurs de documents
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accorderont aux Archives départementales et leur propension à leur confier des versements,
y compris comportant des informations sensibles.
Même s'il est certain que la sécurité repose au moins autant sur des moyens
organisationnels que sur des dispositifs matériels, les Archives départementales de la
Somme devront disposer de systèmes techniques adaptés.
En matière de sûreté contre l'intrusion et le vol en particulier, une salle forte devra être
prévue, comme cela est le cas de nombreux services d'archives en France. Les magasins
devront pouvoir rester fermés individuellement en permanence, et ouverts seulement
lorsqu'un membre du service vient prendre ou rapporter des documents ; le dispositif choisi
(contrôle par badge par exemple) ne devra pas constituer un obstacle pour le travail
quotidien de magasinage.
2.3.7. Technologies numériques
Alors que se développent la dématérialisation des procédures administratives, avec
création de données numériques à forte valeur juridique, et la numérisation des documents
patrimoniaux, les technologies numériques seront un aspect capital du projet de nouveau
bâtiment. Au-delà des facilités apportées par le câblage du bâtiment et les outils
informatiques disponibles, il est déterminant pour l’avenir que le Département puisse
disposer d’une plate-forme d’archivage numérique sécurisée, utile à la fois pour les
productions propres du Département mais également pour d’autres ressources qui
pourraient être hébergées. Le bâtiment des Archives pourra jouer un rôle de site miroir avec
les installations de la direction de l’informatique et des télécommunications.
2.3.8. Equipements nécessaires
En plus des espaces et équipements de base nécessaires au fonctionnement de tout
bâtiment d’archives (magasins, bureaux, etc.) et mentionnés dans les Règles de base pour
la construction d’un bâtiment d’archives, l'étude devra prendre en compte le besoin, pour les
Archives départementales de la Somme, des équipements particuliers suivants, liés à
l'exercice de leur mission :
- auditorium / salle de conférences : les Archives départementales recourent
actuellement à l’auditorium de la direction régionale des affaires culturelles, mais auraient
besoin d’une salle en propre, modulable, de 150 places environ dans le cas où elles
s’installeraient sur un seul site, sans équipement existant à proximité ;
- salle pour la consultation de documents par un groupe de personnes ou pour des
utilisations particulières (photographie en nombre) : cette salle doit être contiguë à la salle de
lecture, d'où est exercée la surveillance ;
- salle dédiée au service éducatif : la salle de réunion utilisée actuellement n’est pas
bien adaptée pour l’accueil de groupes d’enfants et se trouve monopolisée par les classes
pendant l’année scolaire, au détriment d’autres activités du service ;
- salle d’exposition : il existe en principe une salle d’exposition sur le site de la rue
Saint-Fuscien, mais qui est utilisée actuellement comme salle de tri étant donné le manque
de locaux ; un espace doit permettre d’accueillir un public nombreux lors des inaugurations
des expositions ;
- espace multimédia : l’espace multimédia actuel permet la consultation de microfilms
et images numérisées, mais il devrait être possible à terme de consulter aussi des films et
9
enregistrements sonores ; l'espace multimédia devrait être inclus dans la salle de lecture des
documents originaux, afin de ne pas mobiliser de personnel supplémentaire ;
- ateliers : photographie - numérisation, reliure - restauration, petites réparations et
montage d'expositions ;
- local informatique : de taille suffisante pour recevoir des serveurs et, le cas échéant,
des librairies automatisées de bandes magnétiques et spécifiquement protégé contre les
risques de poussière (filtre), chaleur (climatisation), intrusion (contrôle d’accès spécifique),
incendie (détection, cloisons coupe-feu, extinction automatique par gaz), inondation
(détection, plancher surélevé) ;
- salles de réunions pour les Archives et éventuellement des associations ;
- espace de détente et restauration pour le public : l’espace proposé actuellement est
très réduit et malcommode ;
- parkings, dimensionnés en fonction des besoins prévisibles et du développement
des transports en commun prévu entre le centre ville et la partie sud (le prestataire devra
contacter les interlocuteurs adaptés et se procurer les documents adéquats pour pouvoir
apprécier l’évolution prévisible de l’offre de transports en commun) ;
- logement(s) de fonction : il existe actuellement deux logements de fonction, un pour
le directeur et un pour le gardien.
En ce qui concerne les magasins de stockage, il est envisagé à ce stade de pouvoir
disposer de rayonnages fixes et mobiles, en proportion respectivement de deux tiers et un
tiers du métrage linéaire total, pouvant aller jusqu’à une répartition moitié / moitié. Il est prévu
que l'équipement en rayonnages fasse partie du programme architectural, fonctionnel et
technique.
Une salle réfrigérée est nécessaire pour le stockage de certains supports, notamment
photographiques.
L'attention du prestataire est attirée sur la nécessité de prévoir des espaces
suffisamment vastes pour le stockage des documents à l'entrée et le tri et classement des
archives.
2.3.9. Autre service éventuellement concerné par le nouveau bâtiment
Le bâtiment actuel rue Saint-Fuscien abritant, outre les Archives départementales, le service
de la conservation des antiquités et objets d’art, il conviendra de préciser, dans l’hypothèse
d’un déménagement complet, si le nouveau bâtiment doit être conçu pour abriter également
ce service et ses réserves. L’étude de faisabilité prendra en compte les deux possibilités :
avec ou sans le service des antiquités et objets d’art.
3. DESCRIPTION DE LA PRESTATION
3.1 ETUDE DE FAISABILITE DES DEUX SOLUTIONS D’IMPLANTATION DES
ARCHIVES
L’étude de faisabilité doit éclairer le Département, maître d’ouvrage, sur la faisabilité
urbanistique, technique, fonctionnelle et financière des différentes hypothèses envisagées
pour le projet de nouveau bâtiment des Archives départementales :
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-
implantation sur un seul site (abandon du bâtiment de la rue Saint Fuscien) ou sur
deux sites (conservation du bâtiment de la rue Saint Fuscien) ;
utilisation du terrain nu que le Département possède avenue Paul Claudel à Dury
ou bien d’un autre terrain situé dans l’agglomération d’Amiens.
Cette étude de faisabilité s'appuiera sur une estimation globale des besoins des
Archives départementales sur 30 ans, qui sera réalisée par le prestataire à partir des
exigences mentionnées à l'article 2 et des informations recueillies auprès des personnes
concernées par le projet, tant aux Archives départementales que dans les autres services du
Département (DGA Développement et réussite de la personne, DGA Aménagement et
équipement, DGA Développement des territoires, direction des Affaires juridiques, direction
de l’informatique et des télécommunications, etc.) ou dans les organismes partenaires. Ce
recueil des besoins fera l’objet d’un document remis au maître d’ouvrage.
Le prestataire prendra également contact avec d’autres services d’archives
départementales fonctionnant sur deux sites ou envisageant de le faire (par exemple les
Archives départementales du Pas-de-Calais, d’Indre-et-Loire, de la Drôme, de Vaucluse, de
la Gironde, etc.), afin d’évaluer les problèmes que peut poser ce type d’organisation et les
solutions éventuelles trouvées mais aussi l’intérêt que peut présenter la conservation d’un
bâtiment d’intérêt architectural en centre ville pour l’image du Département et l’accès du
public. Le prestataire prendra également contact avec des services d’archives
départementales ayant déjà suivi une démarche de qualité environnementale ou de maîtrise
de l’énergie (par exemple, les Archives départementales des Yvelines, les Archives
départementales de la Haute-Marne, les Archives départementales du Nord).
L'étude prendra en compte, pour chacun des terrains concernés, les contraintes de
sol, les risques et nuisances potentiels et les contraintes administratives, testera l’insertion
du projet dans son environnement, examinera la faisabilité économique de chacune des
hypothèses.
L’étude de faisabilité tiendra compte de l’objectif de réaliser un bâtiment de haute
qualité environnementale. Pour cela, elle identifiera les cibles prioritaires et les performances
à atteindre, en termes qualitatifs et quantitatifs, et en évaluera l’impact sur les coûts.
Pour information, l’étude conduite par le cabinet Millénaire 3, après une analyse
sommaire, avait abouti à la hiérarchisation suivante, par ordre de priorité décroissante :
gestion des énergies, gestion de l’entretien et de la maintenance, confort hygrothermique,
relation harmonieuse des bâtiments avec leur environnement immédiat, confort visuel,
confort acoustique, qualité sanitaire de l’air. Les autres cibles (choix intégré des procédés et
des produits de construction, chantier à faibles nuisances, gestion de l’eau, gestion des
déchets d’activité, confort olfactif, conditions sanitaires des espaces, qualité sanitaire de
l’eau) avaient été jugées plus accessoires.
Pour chacune des diverses hypothèses (un site / deux sites, et en fonction de deux
terrains différents pour le nouveau site), l’étude proposera des schémas d’implantation des
espaces et d’organisation.
Elle établira, pour chaque hypothèse, un échéancier des opérations.
L'étude de faisabilité doit évaluer l'ensemble des coûts d'investissement et de
fonctionnement, en les distinguant soigneusement :
- coûts d'investissement : gros oeuvre, second oeuvre, aménagements spécifiques,
lots techniques, équipements (notamment les rayonnages des magasins de stockage),
réseaux informatiques, traitement des espaces extérieurs ;
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- coût du déménagement, en incluant les flux en provenance des espaces provisoires
(Dury, bibliothèque universitaire, rue Jules Barni) et les opérations intermédiaires de
désinfection destinées à éviter l’installation de documents atteints dans des locaux neufs ;
- coût de fonctionnement des Archives départementales (dont les dépenses
énergétiques), avec prise en compte des contraintes organisationnelles et fonctionnelles
générées par l’une et l’autre hypothèse (y compris le coût en personnel, en véhicules et
autres moyens matériels).
Le prestataire devra estimer le surcoût entraîné par la démarche de qualité
environnementale préconisée, par rapport à une construction classique respectant
simplement la réglementation en vigueur.
Les honoraires de maîtrise d’œuvre et les autres frais pourront être estimés de
manière globale pour l’ensemble de l’opération, sur la base de pourcentage des montants
H.T. des travaux.
Les recettes générées par la revente éventuelle du site de la rue Saint-Fuscien seront
également estimées. Les économies générées par la réutilisation de mobilier du site de la
rue Saint-Fuscien dans le cas où ce site serait abandonné pourront être valorisées.
Tous les montants seront donnés en valeur 2009, sans tenir compte de l’érosion
monétaire.
Le Département fournira l'ensemble des documents en sa possession, en particulier les
études de définition et de faisabilité, ainsi que le bilan financier prévisionnel, réalisés par le
cabinet Millénaire 3 pour la construction d’un second site de stockage. Il fournira également
le plan du terrain de Dury et les plans du bâtiment de la rue Saint-Fuscien, ainsi que le
diagnostic énergétique réalisé en 2007 par le cabinet Eco’Services sur le bâtiment de la rue
Saint-Fuscien.
Le prestataire devra impérativement visiter les différents terrains et leur
environnement. Il recueillera auprès des organismes concernés les informations nécessaires
à la réalisation de sa mission, notamment : les plans et actes notariés, les documents
d’urbanisme, les fiches de servitude, les mesures de protection, les règlements particuliers
applicables, les plans des réseaux des concessionnaires, les études de sols, etc. Il donnera
la liste des documents qu’il aura consultés et y fera référence de manière précise, tant dans
l’étude de faisabilité que dans le programme.
Si une étude géotechnique lui semble nécessaire, le prestataire devra le signaler au
Département au plus tard 21 jours après la notification du marché, en spécifiant les contours
de cette étude, qui sera à la charge du Département.
De même, si une étude topographique lui semble nécessaire, le prestataire devra le
signaler au Département au plus tard 21 jours après la notification du marché, en spécifiant
les contours de cette étude, qui sera à la charge du Département.
Au plus tard 21 jours après la notification du marché, le prestataire devra dispenser à
l’ensemble des acteurs du projet une sensibilisation à la problématique de la qualité
environnementale, où seront notamment abordés l’historique et les enjeux du
développement durable dans le bâtiment, la présentation de la démarche selon les cibles
proposées, un point sur la réglementation en vigueur, l’organisation et la gestion des
relations avec les différents acteurs du projet. Cette sensibilisation prendra la forme d’une ou
plusieurs réunions d’information, avec questions / réponses et remise de supports
pédagogiques écrits.
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3.1.1. Réalisation d’un bâtiment unique
L'étude de faisabilité portera, en premier lieu, sur la réalisation d’un bâtiment capable
d’abriter l’ensemble des Archives départementales, dans l’hypothèse où le site actuel de la
rue Saint-Fuscien serait abandonné.
Deux terrains devront être étudiés :
- un terrain nu sis avenue Paul Claudel à Dury, qui est actuellement la propriété du
Département ;
- un autre terrain, situé dans l’agglomération d’Amiens, dont le Département sera en
mesure de préciser la localisation au prestataire après la notification du présent
marché.
Il devra être tenu compte du relatif éloignement du nouveau bâtiment par rapport au centre
ville et des équipements nécessaires en conséquence (salle de conférences / auditorium,
parking, etc.).
3.1.2. Fonctionnement sur deux sites, avec réalisation d'une annexe
L'étude de faisabilité portera, en second lieu, sur la réalisation d'un bâtiment annexe
des Archives et le réaménagement du site actuel de la rue Saint-Fuscien, dans l'hypothèse
d'un fonctionnement concomitant sur deux sites.
Les deux terrains à étudier seront les mêmes qu’au 3.1.1 : le terrain nu sis à Dury et
un autre terrain dans l’agglomération d’Amiens, dont la localisation sera précisée après la
notification du marché.
Dans cette partie, le prestataire sera attentif à considérer les Archives
départementales comme un tout : les caractéristiques du bâtiment annexe et celles du site
de la rue Saint-Fuscien réaménagé devront être en parfaite cohérence et le fonctionnement
conjoint des deux sites devra être explicité, en tenant compte de l’évolution de ce
fonctionnement au fil du temps.
En première analyse, la répartition suivante des missions est envisagée dans
l’hypothèse d’un fonctionnement sur deux sites :
- site de la rue Saint-Fuscien : accueil du public, expositions (avec atelier pour le
montage des expositions), service éducatif (à confirmer), conservation des
archives anciennes, des archives fréquemment consultées, des archives privées ;
- site annexe : accueil des versements, accueil et formation du personnel des
services versants, conservation des archives récentes, des archives papier ayant
été numérisées et des archives numériques, ateliers, dépôt des antiquités et
objets d’art (les deux possibilités doivent être étudiées : présence ou non de ce
dépôt), présence d’une équipe spécialisée dans l’aide à l’organisation de
l’archivage dans les services producteurs.
Même si le site de la rue Saint-Fuscien accueille la majorité du public et abrite la
majorité du personnel des Archives, le site annexe doit être pourvu d’un espace de
consultation des documents et de quelques bureaux, avec possibilité d’évolution. Un
logement de fonction doit exister dans le bâtiment annexe (à confirmer).
Un service de navette des documents doit être prévu pour permettre la consultation sur le
site de la rue Saint-Fuscien de documents conservés sur le site annexe. Les deux sites
doivent disposer d’une liaison informatique par réseau rapide, permettant d’utiliser les
13
mêmes outils informatiques et de partager, en temps réel, des substituts numériques des
documents.
3.1.2.1.
Réalisation d’un bâtiment annexe
Pour évaluer la construction d'un bâtiment annexe à Dury, le prestataire actualisera
l'étude de définition et l'étude de faisabilité, ainsi que le bilan financier prévisionnel, réalisés
par le cabinet Millénaire 3 en 2005-2006.
Il tiendra compte de l’évolution des règles d’urbanisme et des coûts de construction,
mais aussi de l'évolution des objectifs du Département (cf. 2.3), en matière de qualité
environnementale du bâtiment en particulier.
L'actualisation portera sur les aspects fonctionnels, techniques et financiers.
Le prestataire évaluera par ailleurs la réalisation d’un bâtiment annexe sur l’autre
terrain objet de l’étude.
3.1.2.2.
Réaménagement du site de la rue Saint-Fuscien
L'étude de faisabilité portera également sur le réaménagement du site actuel de la
rue Saint-Fuscien, dans l'hypothèse d'un fonctionnement concomitant sur deux sites.
Elle devra comporter :
- les caractéristiques générales du site, les contraintes liées à la configuration et à
l’implantation du bâtiment,
- les dysfonctionnements constatés,
- les besoins organisationnels et techniques en matière de fonctionnalité des locaux,
de surfaces et de renouvellement des équipements,
- les réaménagements impératifs, possibles, et leurs limites,
- un échéancier par degré d’importance ou d’urgence,
- les estimations financières.
L’étude de réaménagement du site de la rue Saint-Fuscien devra comporter les plans
des différents niveaux, des façades ainsi que des photographies.
Elle doit permettre de définir les aménagements susceptibles de corriger les
problèmes rencontrés tant en matière de fonctionnalité des locaux, de configuration des
espaces, de surfaces que d’équipements.
L’ensemble des conditions de fonctionnement sera étudié :
- Structures et substructures du bâtiment : stabilité, étanchéité, isolement thermique,
réseaux (eau, sanitaire, électricité, informatique), conditions climatiques des magasins et des
bureaux (ventilation/climatisation), éclairage, systèmes de protection contre l’incendie et
l’intrusion.
- Fonctionnalités du bâtiment : A. localisation des différents espaces et organisation
des circuits de circulation, liaisons horizontales et verticales, isolation des locaux de
stockage, circuits d’évacuation des personnes et des documents, B. espaces de travail du
personnel, ateliers techniques, espaces dédiés au traitement des documents, locaux de
conservation des documents, espaces dédiés à l’animation culturelle et pédagogique,
espaces dédiés à l’accueil du public et à la communication des documents, locaux
logistiques (entretien, stockage de fournitures).
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Le prestataire devra procéder à une analyse détaillée des contraintes du bâtiment, et
déterminer les possibilités réelles de réaménagements par rapport aux besoins recensés.
Devra être étudiée la possibilité éventuelle, en fonction de la résistance des
planchers, de densifier l’occupation de l’espace dans les magasins de stockage actuels en
remplaçant une partie des rayonnages fixes par des rayonnages mobiles.
Certains problèmes ont déjà été recensés, de manière non exhaustive et sans être
hiérarchisés (cf. annexe).
3.1.3. Synthèse et scénarios
Après avoir étudié les deux hypothèses de base (un site / deux sites), en fonction des
deux terrains possibles pour le nouveau site, le prestataire réalisera, en conclusion, une
synthèse des résultats obtenus, destinée à éclairer le choix du Département.
Il comparera les avantages et inconvénients des différentes hypothèses du point de
vue fonctionnel, technique, financier, en détaillant l'ensemble des coûts recensés
(investissement, fonctionnement, déménagement...).
Il établira plusieurs scénarios détaillés.
Cette synthèse, rédigée de manière concise, sera diffusée aux élus du Conseil
général et à l'administration départementale. Elle sera remise sous forme papier et sous
forme d'une présentation Powerpoint. Le prestataire interviendra dans une ou deux séances
de restitution organisées pour présenter les conclusions de l'étude de faisabilité.
Fait à Amiens le
Lu et accepté,
Le prestataire
(Date, cachet, signature)
Pour le Président et par délégation
Le Directeur des Affaires Juridiques
Maurice SAUTY-DELANNOY
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ANNEXE
Il a déjà été possible de repérer plusieurs espaces du site actuel de la rue SaintFuscien, sur lesquels une intervention est à envisager, ainsi que des manques en
locaux fonctionnels.
Cet inventaire n’a aucune prétention à l’exhaustivité et ne préjuge pas des
investigations qui seront menées par le prestataire. Il ne vise pas davantage à
hiérarchiser les travaux selon leur importance ou leur urgence.
1. Structures et substructures
- Vérification de la stabilité du bâtiment, notamment des parties en soussol : plusieurs fissures, de profondeur variable, sont apparues
récemment.
- Vérification de l’étanchéité du bâtiment, notamment du cuvelage et des
planchers des sous-sols.
- Révision de l’isolement thermique du bâtiment, notamment au niveau
des combles et des huisseries.
- Rénovation et mise aux normes des réseaux (électricité, canalisations
d’eau).
- Réfection complète du système d’éclairage en sous-sol.
- Rénovation du système de contrôle climatique et de ventilation des
sous-sols : le mode de régulation (coexistence groupe froid –
chauffage- humidificateur) n’est plus performant, outre qu’aucun
traitement de l’air entrant n’est assuré. Le système proposé devra être
le plus économique possible.
- Révision du système d’extraction des fumées en sous-sols.
- Installation d’un système de rafraîchissement de l’air dans les locaux
exposés plein sud, mal isolés ou pourvus de larges baies vitrées (salle
de lecture des originaux, salle de tri au 2e étage),
2. Espaces de travail
- Révision de l’articulation entre locaux de travail et locaux de stockage,
peu performante.
- Augmentation des surfaces dédiées au traitement archivistique,
notamment par l’aménagement du grenier. Amélioration de
l’équipement de la salle de tri existante.
- Restructuration de l’espace « accueil des documents et salle de
transit » au rez-de-chaussée.
- Bureaux pour le personnel : sous-dimensionnés par rapport à leur
double usage de bureaux administratifs et de lieux de classement ;
leur nombre ne permet pas d’accueillir de personnel supplémentaire
même temporaire.
- Manque de renouvellement et de circulation de l’air dans les bureaux.
- Affectation de l’actuelle salle d’exposition à d’autres fonctions.
- Réinstallation des ateliers techniques : les ateliers sont actuellement
installés dans des espaces étriqués, normalement dévolus à des
bureaux standards.
- Déplacement du magasin conservant les plans cadastraux, situé à
l’extérieur de la zone de conservation.
- Création de locaux destinés aux agents d’entretien.
- Création d’un local de détente et restauration pour le public.
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-
-
Création de locaux de stockage pour entreposer les fournitures de
conditionnement (boîtes, papier neutre, etc.), nécessaires en grande
quantité et très encombrants, et le matériel d’exposition.
Circulations verticales : complément d’aménagement de l’ascenseur,
étude pour l’implantation d’un monte-charge.
3. Accueil des publics
- Création d’un véritable accueil au rez-de-chaussée
- Mise en place d’une signalétique pertinente.
- Réaménagement de la salle de lecture, notamment des espaces
d’accompagnement (vestiaires à isoler de la salle de lecture, espace
consacré aux usuels et à la consultation de bases de données
informatiques).
- Etude d’ensemble sur les conditions d’accueil des lecteurs : il serait
nécessaire de restructurer et d’étendre les espaces de consultation
afin de pallier la séparation en deux locaux distincts, génératrice de
dysfonctionnements et de perte d’efficacité, et le sousdimensionnement.
- Augmentation des surfaces consacrées à l’accueil pédagogique,
aujourd’hui installé dans une salle polyvalente.
4. Protection des collections
- Protection contre le vol en salle de lecture : il serait souhaitable de
compléter la surveillance physique par un système de vidéo
surveillance qui, s’il ne permet pas de retrouver l’auteur d’un vol passé
longtemps inaperçu, aurait au minimum un effet dissuasif et
constituerait une preuve en cas de flagrant délit.
- Révision complète des circuits de circulation dans le bâtiment, en
particulier celui du public qui n’est pas séparé de celui des personnels
et des documents.
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