Règlement d`audit et de certification

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Règlement d`audit et de certification
CSA – GTP
Règlement d’audit et de
certification
Mars 2014
Le règlement de certification du référentiel d’audit CSA-GTP, issu du GBPH pour la collecte, le
stockage, la commercialisation et le transport de céréales, oléagineux et protéagineux permet :
Une vérification objective du respect du référentiel d’audit par les opérateurs,
Une meilleure lisibilité du système d’audit et de certification
Une meilleure crédibilité de la certification obtenue
1 - OBJET
Le présent règlement décrit le système d’audit et de certification du référentiel d’audit CSA-GTP, issu
du GBPH pour la collecte, le stockage, la commercialisation et le transport de céréales, oléagineux et
protéagineux.
2 - DOMAINE D'APPLICATION
Le présent règlement s'applique à tous les contrats de certification du référentiel d’audit CSA-GTP
signés entre un Organisme Certificateur (OC) et un opérateur bénéficiaire de cette certification.
3 - CHAMP DE LA CERTIFICATION
Tout opérateur à jour de son adhésion annuelle CSA-GTP peut bénéficier de la certification du
référentiel d’audit CSA-GTP.
3.1 ACTIVITES COUVERTES
La certification couvre les activités de collecte, stockage, commercialisation et transport de
céréales, oléagineux et protéagineux.
Dès lors qu’une de ces activités (collecte, stockage, commercialisation ou transport) est exercée par
l’entreprise auditée, elle doit être incluse au périmètre de la certification.
De même, l’ensemble des céréales, oléagineux et protéagineux traités par l’entreprise auditée doit
être inclus au périmètre de certification.
A contrario, l’inclusion au périmètre de certification des issues de céréales reste à l’appréciation de
l’entreprise auditée. En cas d’inclusion au périmètre de certification, les issues de céréales doivent
être clairement indiquées comme faisant partie du périmètre certifié sur le certificat.
3.2 SITES COUVERTS
La demande de certification peut couvrir tout ou partie des sites d'un opérateur.
Lors de la réalisation de l'audit sur site, l'auditeur vérifie le champ et le périmètre de la certification,
tant au niveau des activités que des sites concernés par la demande de l’opérateur. L’opérateur doit
démontrer que son système HACCP couvre bien les activités mentionnées et qu'il est appliqué dans
les sites également mentionnés dans sa demande de certification. Le rapport d'audit établi par
l'auditeur en fait mention.
4 - COMITE DE PILOTAGE DE LA CERTIFICATION
Un comité de pilotage de la certification est institué.
4.1 MISSIONS
Le Comité de pilotage a pour principales missions :
• Le référencement des auditeurs et des organismes certificateurs (OC)
• La validation des évolutions du référentiel
• L’examen de toute demande de recours sur l’interprétation technique du référentiel d'un
opérateur, ou de réclamation d'un OC
• La validation des positions techniques facilitant l’interprétation du référentiel.
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4.2 COMPOSITION
Le comité de pilotage est composée de :
• 1 représentant du Syndicat de Paris
• 1 représentant de Coop de France – métiers du grain
• 1 représentant de la FNA
• 1 représentant du SYNACOMEX
• 6 représentants des opérateurs de collecte (2 adhérents CDF – métiers du grain, 2 adhérents
FNA, 2 adhérents SYNACOMEX)
• 1 représentant des meuniers
• 1 représentant des malteurs
• 1 représentant des amidonniers
• 1 représentant des fabricants d’aliment du bétail
• 1 représentant des triturateurs
La nomination des membres est faite pour une durée de 3 ans par les organisations professionnelles
concernées.
En cas d'indisponibilité, les membres du comité de pilotage ont la possibilité de se faire remplacer par
un suppléant nommément désigné dans les mêmes conditions.
Le comité de pilotage désigne un président parmi les représentants des opérateurs de collecte, pour
une durée de 3 ans.
Le secrétariat est assuré par le Syndicat de Paris.
4.3 PERIODICITE DES REUNIONS
Le comité de pilotage se réunit au moins 1 fois par an sur convocation du Président.
4.4 IMPARTIALITE ET CONFIDENTIALITE
Les membres du comité de pilotage sont soumis à une obligation d'impartialité et de confidentialité.
Afin d'en respecter les clauses, un "engagement d'impartialité et de confidentialité" est signé par
chacun d'eux.
Le secrétariat est également tenu au secret professionnel par la signature d'un "engagement de
confidentialité".
Lorsque le comité de pilotage examine le rapport concernant l'un de ses membres représentant un
opérateur, ce dernier doit se retirer de la séance pendant la durée d'examen du rapport et de la
délibération.
5 - AUDITEURS
5.1 QUALIFICATION
Seuls sont aptes à pratiquer une certification les auditeurs salariés d’un organisme certificateur
accrédité EN 45012/ISO 17021 ou EN 45011, ou liés par contrat avec un organisme certificateur
accrédité EN 45012/ISO 17021 ou EN 45011 ET pouvant :
•
•
•
•
justifier d'une connaissance des filières céréalières
justifier d'une formation dans le domaine du management de la qualité et HACCP OU d'un
minimum de 2 années d'expérience dans une fonction liée à ce domaine
justifier d'une formation spécifique à l'audit du référentiel d’audit CSA-GTP pour la collecte, le
stockage, la commercialisation et le transport de céréales, d’oléagineux et de protéagineux, et
de l’obtention d’une note supérieure ou égale à 12/20.
s'engager à une obligation de confidentialité et d'impartialité.
Le maintien de la qualification se fait aux conditions suivantes :
•
justification de la réalisation d’au moins 2 audits dans les 12 derniers mois
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•
participation aux éventuelles sessions de formation décidées par le comité de pilotage de la
certification
Leur qualification, et son maintien, sont décidés par le comité de pilotage de la certification.
5.2 QUALIFICATION TEMPORAIRE DES AUDITEURS
Un OC souhaitant inscrire un nouvel auditeur à la liste des auditeurs qualifiés doit en faire la demande
au secrétariat du comité de pilotage de la certification. Une qualification temporaire peut être accordée
à ce nouvel auditeur par le comité de pilotage de la certification, dans l’attente d’une session de
formation, sous réserve de :
-
justifier d’une connaissance des filières céréalières,
justifier d’une formation dans le domaine du management de la qualité et HACCP OU d’un
minimum de 2 années d’expérience dans une fonction liée à ce domaine
s’engager à une obligation de confidentialité et d’impartialité
accompagner, en tant qu’observateur, un auditeur qualifié lors d’au moins un audit CSA-GTP,
réaliser, en binôme avec un auditeur qualifié, au moins un audit CSA-GTP
participer à une session d’examen CSA-GTP et d’obtenir une note supérieure ou égale à
12/20,
participer à la première session de formation CSA-GTP proposée (si l’auditeur a déjà passé
avec succès l’examen, il sera dispensé d’examen lors de cette session de formation).
La qualification temporaire est valable jusqu’à l’inscription de l’auditeur à la première session de
formation proposée par le comité de pilotage et au maximum pour une durée de 18 mois. Le comité
de certification se réserve le droit de demander un rapport d’audit.
5.3 LISTE DES AUDITEURS QUALIFIES
La liste des auditeurs qualifiés est publiée sur le site du Syndicat de Paris et mise à jour par le
Syndicat de Paris.
6 – REFERENCEMENT DES ORGANISMES CERTIFICATEURS
Tout organisme certificateur fonctionnant sous accréditation EN 45012, ISO 17021 ou EN 45011 peut
être référencé, sous réserve d’avoir au moins deux salariés auditeurs qualifiés ou d’être lié par contrat
à deux auditeurs qualifiés (article 5.1).
Les demandes de référencement doivent être adressées au Syndicat de Paris. Elles sont examinées
par le Comité de Pilotage de la certification. Cette demande comprend :
• Le certificat EN 45012, ISO17021 ou EN 45011 en cours de validité
• La liste des auditeurs qualifiés
• La liste des audits réalisés dans l’année par auditeur qualifié mentionnant le nom des
entreprises auditées et les dates de réalisation des audits.
Ces documents doivent être transmis annuellement au Syndicat de Paris.
7 – MÉTHODOLOGIE D’AUDIT
Le cycle d’audit est triennal.
7.1 DIFFERENTS TYPES D’AUDITS
• audit initial de certification : premier audit réalisé chez un opérateur selon le référentiel d’audit
CSA/GTP par un OC
• audit de suivi : audit réalisé les deux années qui suivent un audit de certification par le même
OC
• audit de renouvellement : audit réalisé pour le renouvellement de la certification d’un
opérateur avec le même OC
7.2 DUREE DE L’AUDIT
L’audit comprend une étude du système d’organisation et un audit sur des sites de stockage.
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La durée d’audit inclut le temps de préparation de l’audit et la rédaction du rapport.
La durée d’audit du système d’organisation est fonction de la situation de l’opérateur :
Opérateur engagé dans une démarche ISO 9001 (au moins
pour les mêmes champ et périmètre que la CSA-GTP) ou ISO
22000
Audit ISO 9001 ou 22000 et
Audit ISO 9001 ou 22000 et
CSA-GTP concomitant
CSA-GTP non concomitant
La durée de l’audit est
Audit de certification ou de
définie selon ISO 9001 ou
renouvellement : 0,75 jour
22000
Audit de suivi : 0,5 jour
Opérateur non engagé dans
une démarche ISO 9001 ou ISO
22000
Audit de certification ou de
renouvellement : 1 jour
Audit de suivi: 0,5 jour
Dans le cas d’audits CSA-GTP réalisés de manière concomitante pour deux entreprises (entités
juridiques) différentes mais ayant :
- la même direction,
- le même responsable qualité,
- le même système qualité
La durée d’audit du système d’organisation peut être ramenée à 0,75 j/entité juridique au lieu de
1j/entité juridique (règle par défaut).
La durée d’audit d’un site dépend de la taille et de sa complexité :
- sites principaux : 0,5 jour par site
- sites secondaires : 0,25 jour par site.
La distinction entre sites principaux et secondaires est proposée par l’opérateur et validé par
l’organisme certificateur lors de l’audit.
7.3 NOMBRE DE SITES AUDITES
Dans le cas d’un audit initial de certification, le nombre de sites à auditer est de :
• √ , arrondi à l’entier supérieur dont au moins 1/3 de sites principaux. x est le nombre de sites
inclus dans le périmètre de certification.
Dans le cas d’un audit de suivi, le nombre de sites à auditer est de
• 0,6√ arrondi à l’entier supérieur.
Dans le cas d’un audit de renouvellement, le nombre de sites à auditer est de
• 0,8√ , arrondi à l’entier supérieur.
Si l’opérateur souhaite ajouter des sites au périmètre de certification, le nombre de sites à auditer
parmi ces nouveaux sites suit les règles précédemment établies pour l’audit de certification.
Exemple :
Année
Nombres de sites inclus dans
le périmètre
N (audit initial)
N+1 (suivi 1)
N+2 (suivi 2)
N+3 (renouvellement)
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+
+
+
+
+
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Nombre de sites à auditer
√
0,6√ + √
0,6
+ +√
0,8
+ +
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7.4 CHOIX DES SITES AUDITES
La liste des sites audités est définie par l’organisme certificateur, en accord avec l’opérateur et est
communiquée à l’opérateur deux semaines avant la date d’ouverture des audits.
7.5 RAPPORT D’AUDIT
Suite à la réalisation de l'audit, et au plus tard 15 jours après la date de clôture de l’audit, l'auditeur
établit un rapport d'audit. Ce rapport apporte les précisions nécessaires sur le système HACCP mis en
place par l’opérateur, pour que l’organisme de certification puisse statuer sur d'attribuer l’attribution le
maintien ou le refus de la certification à de l’opérateur. Il y mentionne notamment, s'ils existent, les
écarts identifiés entre le système HACCP de l’opérateur et le référentiel, son application par les
personnes concernées et des éléments sur son efficacité. L’opérateur devra dans un délai maximum
de 1 mois, à dater de la réception du rapport d'audit, transmettre à l'auditeur les actions correctives
qu'il entend mettre en place pour lever chaque écart autre que critique (cf. 7.6). Après réception des
actions correctives, l'auditeur clôturera son rapport, et rédigera ses commentaires à l'attention de la
commission de certification de l’OC. La commission de certification de l’OC décide du maintien ou du
refus de la certification dans un délai maximum de 2 mois à compter de la date de la réception des
actions correctives (ou, en cas de non réception des actions correctives, à compter de la date
d’échéance de réception).
7.6 SYSTEME D’EVALUATION DES ECARTS CRITIQUES
Les exigences marquées d’un astérisque ont une incidence directe sur l’hygiène des produits et la
fiabilité du système de maîtrise de la qualité sanitaire mis en place. Leur non-respect est un écart
critique.
Dans le cadre d’un audit de certification ou de renouvellement, un écart critique entraîne la nondélivrance du certificat. Le nouveau certificat ne pourra être émis qu’après la levée des écarts (nouvel
audit, sur site ou documentaire, selon les règles de l’OC).
Dans le cadre d’un audit de suivi, une non-conformité critique entraîne la suspension immédiate du
certificat. L’OC est tenu d’en informer immédiatement le Syndicat de Paris, par écrit et en s’assurant
de la réception de l’information, afin que l’entreprise concernée ne figure plus sur la liste des
entreprises certifiées. Le rétablissement du certificat ne pourra être effectué qu’après la levée des
écarts (nouvel audit, sur site ou documentaire, selon les règles de l’OC).
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8 - PROCESSUS DE TRAITEMENT DE LA DEMANDE DE CERTIFICATION
Adhésion CSA/GTP
OS
Choix d'un OC
3 mois*
OS
Proposition d'un
auditeur par l'OC
OS/OC
Signature d'un contrat
OC
1 mois
OS
Réalisation de l'audit /
rapport d'audit
2 mois
OC
1 an*
OC
Le Choix de l’OC parmi la liste des OC habilité par le comité de
pilotage de la certification est à la libre convenance de l’opérateur
L’opérateur peut refuser un auditeur proposé par l’OC dans la
limite d’un refus.
L’audit de renouvellement doit être effectué par un nouvel
auditeur
Définition des actions
correctives / envoi à l'OC
Décision de certication
OC
Notification à l'OS
OC
Notification au Syndicat
de Paris
Syndicat
de Paris
Publication
* dans le cadre d’une première adhésion. Dans le cas
d’un renouvellement d’adhésion : cf. § 11
9 - MODALITÉS D'ATTRIBUTION
La certification est délivrée par l’organisme certificateur après réception éventuelle des actions
correctives mises en place par l’opérateur.
10 - NOTIFICATION - MISE À JOUR DU CERTIFICAT
Le certificat délivré par l’OC comprend obligatoirement les éléments suivants :
•
•
•
•
•
•
coordonnées de l’OC
coordonnées de l’opérateur certifié
date de l’audit
référentiel audité
périmètre de certification, à savoir activités et sites couverts par la certification,
date limite de validité du certificat
Le certificat est transmis par l’OC à l’opérateur. L’OC transmet immédiatement une copie intégrale du
certificat (y compris les annexes) au Syndicat de Paris par mail ([email protected]).
Dès réception des éléments transmis par l’OC, le Syndicat de Paris met à jour la liste des entreprises
certifiées sur son site (http///www.incograin.com).
Toutes les informations mentionnées sur le certificat et ses annexes sont consultables en ligne.
Les audits de suivi donnent lieu à la délivrance d’attestations de suivi, qui doivent être transmis dans
les mêmes conditions au Syndicat de paris.
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En cas de changement de périmètre, le certificat et/ou ses annexes doivent être renouvelés.
11. EVOLUTION DU CERTIFICAT EN CAS DE FUSION D’ENTREPRISES
Dans tous les cas, les opérateurs certifiés concernés par une fusion doivent demander à leur(s) OC
une évaluation préalable de leur situation.
1/ en cas de fusion/absorption (A absorbe B)
A est certifiée, B ne l’est pas : si A le souhaite, elle peut intégrer tout ou partie des sites de B.
Se référer aux procédures d’élargissement du périmètre (§7.3 du règlement de certification).
A n’est pas certifiée, B est certifiée : possibilité de transférer le certificat de B vers A pour
autant que le périmètre et les conditions d’obtention du certificat (notamment les procédures qualité
mises en places) soient inchangées.
A et B sont certifiées :
se caler sur le cycle de A (unité absorbante)
Ou
conserver deux certificats correspondants aux périmètres des deux entreprises qui fusionnent, pour
une durée limitée à 12 mois à compter de la date de fusion, ce qui laisse une latitude suffisante aux
entreprises pour mettre en œuvre concrètement des procédures communes, puis un seul certificat.
2/ création préalable d’une entreprise absorbante (création de C qui absorbe A et B)
Nouveau certificat pour C (audit initial),
Ou
Conserver deux certificats correspondants aux périmètres des deux entreprises qui fusionnent, pour
une durée limitée à 12 mois à compter de la date de fusion, ce qui laisse une latitude suffisante aux
entreprises de mettre en œuvre concrètement des procédures communes puis nouveau certificat
(audit initial).
12 - VALIDITÉ DE LA CERTIFICATION
La certification est valable 3 ans, sous réserve de la réalisation des deux audits de suivi annuels. La
période entre deux audits est de 12 mois (plus ou moins deux mois).
Le certificat et l’attestation de suivi doivent être adressés au Syndicat de Paris dans un délai de 2 mois
après la date limite de validité mentionnée au certificat précédent. Au-delà, l’opérateur disparaît de la
liste des entreprises certifiées.
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13 - RECOURS CONCERNANT UNE INTERPRÉTATION DU RÉFÉRENTIEL
Un opérateur peut faire appel d'une décision ou d'une sanction prise à son égard, suite à une
interprétation du référentiel, conformément au dispositif de gestion des recours propre à l’OC.
Le recours est adressé en premier lieu à l’OC avec copie en lettre recommandée avec accusé de
réception (LRAR) au secrétariat du comité de pilotage de la certification (Syndicat de Paris, cf. art.4).
Au cas où le litige sur l’interprétation du référentiel subsiste après ce recours fait auprès de l’OC, un
recours peut être adressé en LRAR au comité de pilotage de la certification qui l'examinera dans un
délai de 3 mois. La décision du comité de pilotage s’impose à l’opérateur et à l’OC.
Suite à cette décision, des « positions techniques » peuvent être émises par le comité de pilotage de
la certification à l’intention de l’ensemble des parties intéressées.
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Annexe 1
Logo OC
CERTIFICAT
Ce certificat atteste que la société
ORGANSISME STOCKEUR
Adresse
A été audité avec succès le jj/mm/aaaa par la société ORGANISME CERTIFICATEUR selon les
spécificités du référentiel CSA/GTP, version juillet 2009.
Périmètre de la certification : collecte, stockage, commercialisation et transport des céréales,
oléagineux et protéagineux [issus de céréales1] provenant des sites mentionnés en annexe.
Ce certificat est valide du jj/mm/aaaa au jj/mm/aaaa(+3) sous réserve de la réalisation des audits de
suivi annuels.
1
En fonction du choix de l’opérateur
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ANNEXE du certificat CSA/GTP
Liste des sites inclus dans le périmètre de certification du référentiel CSA/GTP
NOM
ADRESSE
Site 1
Adresse 1
Site 2
Adresse 2
…
…
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Annexe 2
Logo OC
Engagement de confidentialité et
d’impartialité
Je soussigné(e), nom de l’auditeur,
Reconnais avoir pris connaissance du règlement de certification du référentiel CSA/GTP et
en accepter les termes
Certifie ne pas être impliqué, directement ou indirectement, dans des activités (formations,
conseils) susceptibles d’influencer ma mission d’audit
M’engager à :
-
Exercer ma mission d’audit en toute impartialité,
Respecter les conditions d’indépendance à l’égard des entreprises contrôlées et de la
filière céréalière,
Respecter la confidentialité des informations recueillies au cours de l’audit.
Fait à
Le
Signature de l’auditeur
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Annexe 3
Engagement de confidentialité et
d’impartialité
Je soussigné(e), nom, membre du Comité de pilotage de la certification CSA/GTP
Reconnais avoir pris connaissance du règlement de certification du référentiel CSA/GTP et
en accepter les termes
M’engage à :
-
Exercer ma mission en toute impartialité,
Respecter la confidentialité des dossiers portés à ma connaissance
Me retirer des délibérations lorsque les dossiers traités sont directement ou
indirectement liés à mes activités
Fait à
Le
Signature
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