Comptabilité Générale : Régies

Comptabilité Générale :
Régies - Habilitation
1. Présentation
Le menu Régie afin de gérer la procédure de mise en place et de gestion des Régies de
Recettes et ou d’Avance est disponible à l’Agence Comptable par le choix : Comptabilité
Générale.
L’option Saisie regroupe les transactions liées à l’ Habilitation …, au Visa TPG et à la
Clôture …
L’option Documents rassemble toutes les fonctions d’impression pour les diverses étapes
de la gestion des régies.
Pour l’implantation de ce nouveau module de GFC Comptabilité Générale sous Windows,
il est nécessaire de (re)définir les informations présentes dans la version Ms-Dos de la
Comptabilité Générale :
Les subdivisions de comptes (cf. Fiche 18).
Les habilitations.
2. Création d’une Habilitation
Par le menu Régie - Saisie - Habilitation, depuis Comptabilité Générale :
L’écran s’affiche :
Il faut au préalable sélectionner l’établissement pour lequel la régie devra être créée.
A savoir :
Il est important pour les Régies de réfléchir à la conduite à tenir. Deux cas
se présentent :
•
Les régies existantes se poursuivent à l’identique pour le nouvel
exercice.
•
Les régies existantes sont à modifier pour le nouvel exercice.
Régies identiques à l’exercice
précédent sous G.F.C. – Ms-Dos
Reprendre les documents des régies concernées et
DI Axe Intendance
Régies à modifier pour le nouvel
exercice sous G.F.C. – Ms-Dos
Reprendre les documents des régies concernées et
Décembre 2003
Fiche 21 p1/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
retaper à l’identique les informations dans la
version G .F.C. - Windows de Comptabilité
Générale
Editer les documents …
Valider les dates de saisie – avis TPG, etc.
retaper à l’identique les informations dans la
version G .F.C. - Windows de Comptabilité
Générale
Editer les documents …
Valider les dates de saisie – avis TPG, etc.
Procéder comme s’il s’agissait d’une création,
mais sans envoyer les documents produits aux
autorités concernées
Procéder ensuite aux modifications et éditer les
documents liés aux modifications.
Transmettre l’habilitation aux régisseurs
Transmettre ces informations et attendre les
réponses ….
Inscrire les accords
Transmettre l’habilitation ainsi modifiée aux
régisseurs
Sont décrites ici les procédures pour créer des régies : Recettes, Avances, Recettes et
Avances.
Création d’une habilitation pour une Régie de Recettes
Sélectionner l’établissement attributaire de la Régie de recettes :
Ensuite, sélectionner, dans la zone en dessous de l’établissement, le type de régie à créer
( par défaut, la valeur affichée est L’ensemble) :
Pour sais Ir les éléments constitutifs d’une régie de Recettes, plusieurs possibilités existent :
•
Par le menu : Habilitation de régie – Ajouter
•
En appuyant directement sur la touche INS (INSER)
•
En cliquant sur le bouton droit de la souris puis en sélectionnant
Ajouter … avec le bouton gauche de la souris dans le menu
contextuel qui apparaît
•
En cliquant sur l’icône symbolisée par une page blanche
L’écran de saisie s’affiche : Saisie d’une habilitation
DI Axe Intendance
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Fiche 21 p2/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
La Saisie
Les informations suivantes sont à renseigner :
Sélectionner l’ Etablissement
Le type de régie est pré affecté à Recettes
Le nom du Régisseur
Ne pas cliquer sur le bouton OK à ce stade de la saisie.
Exemple de saisie :
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Fiche 21 p3/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Deux onglets sont à renseigner successivement :
n L’onglet Général avec :
L’objet
La durée : Régie permanente ou Régie temporaire en cochant l’un ou l’autre bouton
radio
Le Grade du régisseur
Le Suppléant éventuel
Exemple de saisie :
n
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L’onglet Régie de Recettes
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Indiquer les informations pour :
Le Compte d’habilitation
Le Compte de suivi
Le Montant moyen mensuel des recettes
Le Montant d’encaisse maximum
Le Fonds de caisse maximum
La Périodicité des justificatifs.
Exemple de saisie :
Vient ensuite la saisie :
des Moyens de règlement autorisés,
des Natures de recettes autorisées.
DI Axe Intendance
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Fiche 21 p5/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Pour ce fa ire, cliquer sur le bouton droit de la souris d’abord dans la
zone de saisie des Moyens de règlement puis avec le bouton gauche
de la souris dans le menu contextuel sur l’option Ajouter, ou appuyer
sur la touche INSER.
L’écran suivant s’affiche :
Pour chaque moyen de règlement, il faut spécifier :
Le Compte
Le Code que le régisseur utilisera
Le Libellé
Dans le cas de la création d’un Compte de dépôt cette information
sera à saisir une fois l’autorisation d’ouverture accordée par le T.P.G.
(Voir un exemple ci-après § 2.)
Exemple de saisie :
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– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Cliquer ensuite sur le bouton OK pour valider l’opération de saisie.
Cliquer sur le tableau des Natures de Recettes. Dans ce cadre, cliquer
sur le bouton droit de la souris , puis avec le bouton gauche de la souris
dans le menu contextuel sur l’option Ajouter, ou appuyer sur la touche
INSER.
Saisir pour chaque Nature de recettes,
le Compte en s’aidant pour le sélectionner de la flèche à droite de la
zone de saisie
Un code,
Un libellé.
Exemple de saisie :
1. Cliquer sur le bouton OK pour valider la saisie.
2. Valider en cliquant sur OK pour finaliser la saisie des informations
concernant l’habilitation de la régie de recettes
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Fiche 21 p7/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
L’habilitation de la régie de recettes apparaît dans l’écran initial. Il est impératif d’éditer
un compte rendu de cette saisie en appuyant sur la combinaison de touches CTRL-P. De
fait, il s’agit du document qui servira de pièce jointe à la demande d’habilitation adressée
aux autorités (voir ci-après l’édition des documents) :
L’édition des documents
Les documents sont disponibles depuis le menu Comptabilité générale - Régie Documents. La fenêtre qui apparaît, rend compte de l’évolution de la procédure
d’habilitation des régies. Un ensemble de cases à cocher est disponible. En fonction de la
situation, de la chronologie des opérations, ces cases à cocher sont actives ou non.
DI Axe Intendance
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Il faut au préalable :
- Sélectionner l’établissement attributaire de l’habilitation de régie,
- Le nom du régisseur destinataire de la demande d’habilitation.
Par rapport aux opérations de saisie effectuées, seul l’arrêté de création est autorisé en
édition. Les autres éditions sont en attente de … et en grisé.
DI Axe Intendance
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Fiche 21 p9/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Pour lancer l’édition, plusieurs possibilités existent :
Soit, cliquer sur le bouton droit de la souris, puis dans le menu contextuel
avec le bouton gauche sur l’option Editer.
Soit, cliquer sur l’icône
Soit cliquer sur le menu Documents Régie – Editer
Un message donne alors cette information :
Il rappelle que le document édité après la saisie de l’habilitation doit servir de pièce jointe
(cf. Ci-dessus)
La visualisation de l’arrêté est alors effective. Il faut lancer son impression en cliquant
sur l’icône symbolisée par l’imprimante.
DI Axe Intendance
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Fiche 21 p10/39
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En sortant du menu d’impression, vous revenez à l’écran initial des Documents
Le constat d’édition est effectif. Les autres éléments constitutifs sont en attente d’une
réponse des autorités et du TPG.
DI Axe Intendance
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Fiche 21 p11/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Le visa du TPG
Après réponse du TPG, il est nécessaire de saisir l’information dans le logiciel afin de
poursuivre la procédure d’habilitation.
A partir de l’option Visa TPG du menu Régie - Saisie dans la Comptabilité
générale, l’écran suivant est accessible :
En cliquant sur l’option Modifier selon les procédures usuelles, l’écran suivant
s’affiche :
Inscrire la date dans Date d’accord du Visa du TPG , pour remplacer la date par défaut
qui s’inscrit automatiquement.
Valider la saisie en cliquant sur le bouton OK.
Il est alors nécessaire de procéder à l’édition des documents suite à cet accord qui vient
d’être inscrit.
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Fiche 21 p12/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
L’édition des documents
En revenant dans le menu Documents, l’écran d’habilitation rend compte de la nouvelle
situation dans la chronologie des opérations d’habilitation. Il faut au préalable
sélectionner l’établissement et le régisseur concernés.
Pour lancer l’édition des documents, qui sont cochés, il faut :
Soit, cliquer sur le bouton droit de la souris, puis dans le menu contextuel
avec le bouton gauche sur l’option Editer .
Soit, cliquer sur l’icône
Soit cliquer sur le menu Documents Régie – Editer
Les éditions obtenues, l’écran des Documents rend compte de la nouvelle situation :
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Fiche 21 p13/39
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Transfert de l’habilitation de la régie vers le régisseur
Le transfert de l’habilitation se fait depuis l’écran ci-dessus des Documents , en
cliquant :
•
Soit sur le bouton dans la barre d’outils
•
Soit avec le bouton droit de la souris sur les documents édités, puis avec le
bouton gauche dans le menu contextuel sur l’option Transférer l’habilitati on
L’écran de transfert s’affiche :
Insérer une disquette dans le lecteur. Si celle-ci n’est pas vide, son contenu sera effacé.
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Fiche 21 p14/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Le compte-rendu du transfert est affiché. Cliquer sur le bouton OK
Dans le tableau initail des régies, l’indication de transfert est alors inscrite à Oui
Il faut ensuite réaliser le transfert des créances vers le régisseur (Cf. Fiche 30).
Création d’une habilitation pour une Régie d’Avance
La création d’une habilitation pour une régie d’avance suit la même logique de
cheminement. La chronologie est identique.
Les copies d’écran ci-dessous retracent la saisie :
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Fiche 21 p15/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
En entête de fiche de saisie :
1.
Sélection du type de régie : avances
2.
Identification du nom du Régisseur
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Fiche 21 p16/39
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3.
Onglet Général : Objet / Durée / Grade Régisseur - éventuellement
identification d’un Suppléant .
4.
Onglet Régie d’avances : Compte d’habilitation / Compte de suivi /
Montant moyen mensuel des dépenses / Montant de l’avance /
Périodicité des justificatifs / Chapitre autorisé .
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Fiche 21 p17/39
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5.
DI Axe Intendance
En bas d’écran sont à identifier – selon la même méthode d’appel et de saise des
écrans que pour une régie de recettes : les Moyens de règlement et les
Natures de dépenses
Pour qu’une régie puisse être habilitée, il faut obligatoirement au moins un
moyen de règlement et au moins une nature de dépenses :
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Fiche 21 p18/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
6.
Saisie d’un moyen de règlement où sont à identifier le Compte - un Code
pour ce compte ainsi qu’un Libellé
7.
Saisie d’une nature de dépenses : les informations identifiant le Compte le Code - le Libellé sont à inscrire.
Mais pour chaque compte, il faut spécifier le montant Maximum autorisée sachant que
celui-ci voit par défaut la somme affichée est égale au total du montant moyen mensuel des
dépenses et du montant de l’avance renseignés dans l’onglet régie d’avances.
DI Axe Intendance
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Fiche 21 p19/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Les saisies effectuées sont retranscrites dans l’écran ci-dessous pour les Moyens de
Règlement et les Natures de dépenses
8.
Après la saisie des informations pour l’habilitation de la régie d’avance, il faut
imprimer le compte rendu de cette saisie en appuyant sur la combinaison de
touches CTRL-P. Il s’agit du document qui servira de pièce jointe à la demande
d’habilitation adressée aux autorités (voir ci-après le message lors de l’édition du
document suivant).
9.
Il faut ensuite éditer l’ Arrêté de création de la régie dans le menu Documents .
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Fiche 21 p20/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Au lancement de cette édition, il est rappelé l’obligation d’éditer le document compterendu de la création de l’habilitation.
10.
DI Axe Intendance
Attendre l’avis des autorités et du T.P.G. avant de poursuivre la procédure. Dès
que l’information est revenue avec les accords, il faut procéder à la Saisie … Visa TPG . Inscrire la date et cliquer sur le bouton OK .
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Fiche 21 p21/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows 11.
Il faut ensuite imprimer l’arrêté de
Documents
12.
L’édition est effectuée.
DI Axe Intendance
Nomination du régisseur dans le menu
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Fiche 21 p22/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
13.
Il est alors possible de procéder au transfert depuis l’écran des Documents
d’habilitation avec un clic droit de la souris ou par l’icône de la barre d’outils.
Dans l’écran de saisie – visualisation de la régie , les informations essentielles sont
accessibles notamment la confection de la disquette de transfert.
DI Axe Intendance
Décembre 2003
Fiche 21 p23/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Création d’une habilitation pour une Régie d’Avance et de Recettes
La création d’une habilitation pour une régie de recettes et d’avances suit la même
logique que celle décrite dans les deux paragraphes précédents. Les copies d’écran
indiquent la démarche à suivre.
Depuis l’écran de Saisie - Habi litation … appuyer sur la touche INSER
Saisir l’onglet Général
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Fiche 21 p24/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Saisir l’onglet Régies de recettes avec l’identification de Moyens de règlement et de
Natures de recettes
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Fiche 21 p25/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Saisir l’onglet Régies d’avances avec l’identification de Natures de dépenses (les
Moyens de règlement ont déjà été saisis avec l’onglet Régie de recettes )
Editer l’ Arrêté de création …
Attendre le visa du T.P.G. …
Saisir le visa du T.P.G.
Procéder aux éditions.
Effectuer le transfert de l’habilitation.
Transférer les créances.
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Fiche 21 p26/39
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2. Modifier une habilitation de régie
Il est possible d’ajuster une habilitation de régie. Pour ce faire, il faut simplement dans
l’écran de Saisie - Habilitation … sélectionner la régie concernée, puis choisir
l’option Modifier
Dès que la fiche Modification d’une habilitation apparaît, il faut sélectionner l’onglet
devant recevoir la modification.
Dans les copies d’écran qui suivent, un moyen de règlement nouveau est ajouté à la régie
de recettes, avec la création d’un Compte de dépôt .
La saisie d’un moyen de règlement (en appuyant sur la touche INSER dans le tableau
de saisie) avec compte de dépôt se fait avec l’identification du Compte (5141 / 5151). Il
faut cliquer sur le bouton radio Ouverture de compte de dépôt
Cliquer ensuite sur le bouton OK
Ne pas omettre d’inscrire le nombre de chèques sur le bordereau. Un message le rappelle.
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Fiche 21 p27/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
L’écran de saisie rend compte de la création :
Editer ensuite depuis la fenêtre de visualisation, par la combinaison de touches CTRL-P
ou l’option Imprimer - le document détaillant l’habiliattion modifiée:
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Fiche 21 p28/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Lancer depuis le menu Documents , l’édition de la demande d’ Ouverture d’un
compte courant
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Fiche 21 p29/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Attendre l’information sur la création du compte – R.I.B.
Dès que le compte est créé avec l’attribution d’un R.I.B. il faut revenir dans le menu
Saisie - Habilitation … et choisir l’option Modifier dans l’écran de visualisation
de l’habilitation de la régie. Dans la fiche, il faut choisir le Moyen de Règlement et
sélectionner Modifier . Enfin saisir le Compte de dépôt en cochant au préalable le
bouton radio.
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Fiche 21 p30/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Une fois ette saisie effectuée et validée en appuyant sur le bouton OK , il est nécessaire
de retourner dans le menu Documents afin d’éditer l’ Accréditation du régisseur .
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Fiche 21 p31/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Après avoir édité le document, il est possible de transférer l’habilitation modifiée.
Rappel : la réception en régie d’une habilitation modifiée ne se fait que si les opérations
dans la régie ont été achevées
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Fiche 21 p32/39
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3. Muter une habilitation de régie
La mutation d’une habilitation de régie se fait dans le cas d’un changement d’identité de
régisseur . La nature comme la structure de la régie de changent pas.
Il n’est donc pas nécessaire dans ce cas de clôturer la régie et d’en créer une nouvelle.
Depuis le menu Saisie - Habilitation , sélectionner la régie concernée. Cliquer sur le
menu Habilitation de régie ou encore cliquer avec le bouton droit de la souris puis
dans le menu contextuel cliquer avec le bouton gauche de la souris sur l’option
Muter…
Dans l’écran Saisie d’une mutation,
Saisir la Date de la Remise de Service, puis le Nom et le Grade du Nouveau
régisseur
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Fiche 21 p33/39
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Dans l’écran de visualisation de la régie – le tableau initial – le nom du régisseur a
changé.
Les Documents pour ce nouveau régisseur doivent être édités.
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Fiche 21 p34/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Ensuite, il faudra effectuer le transfert de cette habilitation.
Rappel : pour lancer une mutation de régisseur, les opérations de cette régie à Muter
doivent totalement être effectuées et vérifiées.
4. Clore une habilitation de régie
La clôture d’une habilitation de régie ne se fait que pour une régie définitivement arrêtée.
Le régisseur n’a plus ce statut. Les opérations sur la régie doivent être au préalable
achevées et les comptes soldés.
Depuis le menu Saisie - Clôture, sélectionner la régie concernée. Cliquer sur le menu
Clôture de régie ou encore cliquer avec le bouton droit de la souris puis dans le menu
contextuel cliquer avec le bouton gauche de la souris sur l’option Modifier…
Dans la fenêtre qui s’affiche, il faut sais ir la Date de clôture de la régie puis cliquer sur
le bouton OK .
La confirmation de cette opération est demandée.
Cliquer sur le bouton Oui.
La date de clôture est alors inscrite dans le tableau de visualisation de la régie.
Depuis le menu Documents l’état de Remise de service de fin de service
édité.
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doit être
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Fiche 21 p36/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
Après avoir édité ce document, il faut revenir dans le menu Saisie - Clôture pour
procéder à la confirmation de la clôture définitive de la régie. Cette opération s’effectue
en cliquant sur le menu Clôture de régie - Valider
ou en cliquant sur l’icône présente dans la barre d’outils
Un message rappelle que les documents doivent bien avoir été édités auparavant. Cette
commande est irréversible.
Un assistant guide l’utilisateur dans la procédure de validation de la clôture.
1er écran :
Cliquer sur le bouton Suivant
DI Axe Intendance
Décembre 2003
Fiche 21 p37/39
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2ème écran :
Le compte de la régie doit être soldé, cliquer sur le bouton Suivant
3ème écran :
Cliquer sur le bouton Terminer
DI Axe Intendance
Décembre 2003
Fiche 21 p38/39
– Prise en main de la Comptabilité Budgétaire/Générale sous Windows -
4ème écran :
Cliquer sur le bouton Fermer pour quitter l’assistant.
L’habilitation de régie disparaît de la liste des régies présentes.
DI Axe Intendance
Décembre 2003
Fiche 21 p39/39