convention bebop 2015

n° 12
CONVENTION
ENTRE LES SOUSSIGNES :
1) La Ville du Mans, représentée par Monsieur Jean Claude BOULARD, autorisé par
délibération du Conseil Municipal du 2 avril 1015, concernant le programme Musiques
Actuelles avec l’association Bebop. Année 2015.
et
2) L'Association Bebop, représentée par Monsieur Bruno LE ROY, Président, 28 avenue
Jean Jaurès. 72000 LE MANS.
IL EST D'ABORD EXPOSÉ CE QUI SUIT
L'association Bebop mène depuis de nombreuses années son action en faveur des
musiques actuelles. L'association a sollicité dans le cadre de la réalisation de ses objectifs
statutaires le renouvellement de l'aide financière et matérielle que la ville du Mans.
Considérant que le projet en question présente un caractère d’intérêt général, la ville en son
conseil municipal a décidé par délibération du 2 avril 2015, le renouvellement de cette aide.
La présente convention définit les termes de l'action que la ville entend soutenir et les
modalités de l'aide qu'elle apporte.
IL EST ENSUITE CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT
ARTICLE I - OBJET
Avec le soutien de la Ville du Mans, l’association Bebop développe un programme d’actions
en direction des Musiques Actuelles pour l’année 2015. Ce programme est décliné comme
suit :
1. Programmation de 8 concerts organisés de janvier à décembre 2015 à la salle l'Oasis.
2. Organisation d’un festival intitulé : FESTIVAL BEBOP'N'ROLL sur 4 soirées :
• 1 à la Maison des Loisirs et de la Culture les Saulnières
• 3 à la salle le Forum (Parc des Expositions) du 12 au 14 novembre 2015.
3. Accompagnement de groupes de musiciens locaux et d’associations à la salle l’Oasis
durant l’année 2015.
ARTICLE II - OBLIGATIONS GENERALES DE L'ASSOCIATION BEBOP
1. Pour la programmation de concerts et le Festival Bebop
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L'association Bebop, en accord avec la Ville du Mans, se devra de présenter une
programmation diversifiée permettant ainsi l’accès à un large public.
Les dates de concert de janvier à décembre 2015 devront être arrêtées et communiquées
aux différents services une fois par trimestre.
L'association Bebop passera un contrat avec les producteurs de chacun des concerts.
L'association Bebop prendra également à sa charge les frais de déplacements,
d'hébergement et de restauration, demandés selon les fiches techniques des artistes.
Elle fera également son affaire des frais de location de matériel si les installations techniques
de la salle se révélaient insuffisantes.
L'association Bebop prendra en outre à sa charge :
• Les frais d'impression de la billetterie
• Les frais de publicité (règlement des affiches et tracts, collages sur les panneaux
publicitaires, etc.)
• Les droits d'auteurs
• Les services de sécurité du public
• Les services de déchargement et rechargement du matériel
• Les contrats d'assurance de personnels, artistes, etc. dont une garantie de responsabilité
civile "locataire de salle".
Le prix des entrées des concerts sera fixé en fonction de la programmation sur proposition
de l'association Bebop et après accord des services municipaux. Il ne pourra être inférieur à
10 € et excéder la somme de 25 €.
Pour inciter le public à réserver ses places, il sera proposé un tarif location inférieur au tarif
normal appliqué.
Les invitations devront être déterminées en nombre selon la capacité de la salle, le type de
concert et à partir d'une liste établie en commun entre la Ville du Mans et l'association
Bebop.
Seules les invitations permettent d'accéder aux salles de spectacle. Les coupons qui seront
émis, devront être échangés aux caisses contre ces invitations. Pour les professionnels, un
billet spécial exonéré sera édité.
Pour les concerts à la salle l'Oasis et le Festival Bebop, l'association Bebop s'engage à
réserver un quota de 20 invitations pour le Cabinet du Maire.
Pour les concerts à la Maison "Les Saulnières" 10 invitations devront être prévues et remises
au directeur de la structure.
2. Pour l’accompagnement des groupes et des associations sur la salle l’Oasis
Le dispositif d’accompagnement des groupes et des associations devra être élaboré avec la
Ville du Mans et validé par celle-ci ainsi que le budget qui en découle.
ARTICLE III - UTILISATION DE LA SUBVENTION
Il est expressément convenu et accepté que l’utilisation de la subvention accordée par la
collectivité au soutien de l’action de l’association mentionnée aux articles I et II de la
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présente convention, ne peut avoir d’autre objectif que la réalisation du projet défini au
précédent article.
A ce titre, toute utilisation autre que celle prévue au terme de la présente convention justifie
l’obligation de reversement telle qu’elle est définie à l’article IX.
ARTICLE IV – PUBLICITÉ
Sur tous les documents de promotion édités à l'occasion de ces dispositifs, devra figurer le
logotype de la Ville du Mans et notamment sur les affiches, les programmes et la billetterie.
Cette présence sur tous les supports de promotion devra identifier la Ville du Mans comme
principal partenaire et notamment dans le positionnement privilégié du logotype "Le Mans".
L'association Bebop s'engage à mentionner l'aide de la Ville du Mans dans les différents
articles faits dans la presse locale et conviera la Ville aux conférences de presse. De plus,
l'association Bebop s'interdit de sous-traiter même partiellement et/ou à titre gratuit des
publicités autres, sans accord préalable de la Ville du Mans.
ARTICLE V - OBLIGATIONS DE LA VILLE DU MANS
Au vu du respect des obligations énoncées dans les articles I et II :
1. Pour la programmation des 8 concerts:
La Ville du Mans s’engage à verser une subvention de 38 112 € permettant de régler les
frais de prestation de la salle et d'organisation des concerts.
La Ville du Mans mettra uniquement à disposition le matériel technique de scénographie
inhérent à la salle (projecteurs, sonorisation, scène, praticables, barrières). La valorisation de
ce matériel est estimée à 5 000,00 €.
En outre la Ville du Mans s’engage à rembourser à l’association Bebop les frais de collage
d’affiches de programmation de la salle Oasis estimés à 2 100,00€ répartis sur 3 trimestres
soit 700,00€ par trimestre.
2. Pour le Festival Bebop
La Ville du Mans s'engage à verser à l'association Bebop une subvention d'un montant de
21 342 € pour les prestations techniques de la salle sur 3 jours et une participation aux
dépenses d'organisation.
Elle apportera également une aide technique évaluée à 4 600 € afin de mettre en place un
"village", lieu convivial pour le public.
Pour la Maison des Loisirs et de la Culture les Saulnières, la Ville du Mans mettra à
disposition la salle en ordre de marche (sonorisation et lumière)
3. Pour l’accompagnement de groupes et d’associations à la salle Oasis
Pour l’année 2015, il est prévu d’accompagner des groupes locaux sur 20 jours de
résidences (filages, résidences de création) ainsi que 5 projets de soirée portés par des
jeunes associations. Deux journées seront également consacrées à l’action culturelle et
notamment à la prévention des risques auditifs en direction d’un public collégien et lycéen
(Peace and Lobe). La Ville du Mans s’engage à prendre en charge le budget inhérent à ce
dispositif estimé à 40 000 €.
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ARTICLE VI – MODALITÉS DE VERSEMENT
Le paiement des sommes dues au titre de la présente convention, sera effectué comme suit
par mandat administratif sur le compte n° 42559 00051 21024637306 35.
1. Pour les 8 concerts en commun
Un premier acompte versé à la signature de la présente convention par les deux parties,
égale à 40% de l'aide octroyée soit: 15 244,80 €. Un second acompte versé en mai 2015 de
40% de l'aide octroyée soit: 15 244,80 €.
Le solde égal à 20% après présentation d'un bilan financier et artistique de l'action
subventionnée soit: 7 622,40 €.
Le remboursement des frais de collage d’affiches de programmation prévu à l’article V-1
alinéa 3 interviendra sur demande écrite accompagnée des justificatifs de règlement par
l’association Bebop.
2. Pour le Festival Bebop
Un acompte de 40% de l'aide octroyée soit 8 536,80 € à la signature du contrat. Un second
acompte versé en septembre 2015 de 40% de l'aide octroyée soit: 8 536,80 €.
Le solde égal à 20% après présentation d'un bilan financier et artistique de l'action
subventionnée soit : 4 268,40 €.
3. Pour l’accompagnement des groupes et des associations à la salle l’Oasis
Les prestations de la salle (locatif, fluides, nettoyage, équipe de sécurité) seront pris en
charge par la Ville du Mans sur présentation de factures émises par l’exploitant de la salle
l’Oasis, à savoir l’association Bebop. Les frais de personnel technique seront pris en charge
par la Ville du Mans (Service Développement et action culturels - Mission Musiques
Actuelles).
ARTICLE VII - REDDITION DES COMPTES ET CONTROLES FINANCIERS
L’association est tenue de communiquer à la collectivité, au plus tard 6 mois après la date de
clôture de son exercice comptable :
•
son bilan, son compte de résultat ainsi que ses annexes certifiées par le Président de
l’association ou le commissaire aux comptes,
•
le rapport du commissaire aux comptes (si l’association a cette obligation ou si elle a
fait volontairement appel à un contrôle exercé par un commissaire aux comptes),
•
le rapport d’activité de l’année écoulée incluant le compte-rendu d’emploi de la
subvention.
ARTICLE VIII - SANCTIONS
Toute inexécution ou retard dans l’exécution de la présente convention du fait de
l’association est de nature à fonder respectivement une demande de la collectivité, au
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moyen d’une lettre recommandée avec accusé de réception, en reversement de tout ou
partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention ou la diminution du
montant alloué, après examen de justificatifs présentés par l’association et après avoir
préalablement entendu ses représentants.
ARTICLE IX - MODIFICATIONS DE LA CONVENTION
La présente convention ne peut être modifiée que par avenant approuvé au terme d’une
délibération. La demande préalable de modification de la présente convention est réalisée
par l’association en la forme d’un courrier précisant l’objet de la modification, sa cause ainsi
que les conséquences qui en résultent.
ARTICLE X - RESILIATION DE LA CONVENTION
En cas de non-respect par l’une des parties de l’une de ses obligations résultant de la
présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’autre partie, à l’expiration
d’un délai d'un mois suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception
valant mise en demeure de se conformer aux obligations contractuelles et restée
infructueuse.
ARTICLE XI - REGLEMENT DES DIFFERENDS
En cas de litige résultant de l’application de la présente convention, les parties procèderont à
une tentative de conciliation à l’occasion de laquelle elles produiront leurs observations
respectives.
Si cette conciliation échoue, le différend pourra être porté devant le tribunal administratif de
Nantes.
Fait au Mans en deux exemplaires
Le
Pour l'association Bebop
Le Président
Pour la Ville du Mans,
Le Sénateur-Maire
Bruno LEROY
Jean Claude BOULARD
Vu pour être annexé à la délibération n° 12
du Conseil Municipal
en date du 2 avril 2015
Pour le Directeur Général empêché
l'Agent du Service des Assemblées
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