Guide de l`utilisateur de la Messagerie de bureau

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Guide de l'utilisateur de la Messagerie de
bureau pour Novell GroupWise CallPilot®
Avaya
Release 5.0
NN44200-105, 01.06
Novembre 2010
© 2007 Avaya Inc.
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Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour Novell GroupWise CallPilot® Avaya
Novembre 2010
Sommaire
Chapitre 1 : Service clientèle....................................................................................................5
Obtenir de la documentation technique............................................................................................................5
Obtenir une formation sur le produit..................................................................................................................5
Obtenir de l'aide auprès d'un distributeur ou d'un revendeur............................................................................5
Obtenir un support technique à partir du site Web de Avaya............................................................................6
Chapitre 2 : Utilisation de la Messagerie de bureau pour Novell GroupWise.....................7
Mise en route....................................................................................................................................................8
A propos de ce guide........................................................................................................................................8
Conditions requises...........................................................................................................................................8
Ouverture de session........................................................................................................................................9
Pour vous connecter à partir de Novell GroupWise..........................................................................................9
Pour vous déconnecter.....................................................................................................................................9
Connexion à distance........................................................................................................................................9
Utilisation des messages CallPilot..................................................................................................................10
Pour vérifier s'il y a des nouveaux messages.................................................................................................10
Pour ouvrir un message..................................................................................................................................11
Pour supprimer un message...........................................................................................................................11
Pour marquer des messages CallPilot comme lus ou non lus........................................................................11
Lecture des messages vocaux........................................................................................................................12
Pour sélectionner le téléphone ou l'ordinateur pour écouter les messages vocaux.......................................12
Pour écouter un message depuis le téléphone...............................................................................................13
Pour écouter un message depuis l'ordinateur.................................................................................................13
Affichage de télécopies CallPilot.....................................................................................................................13
Pour afficher une télécopie..............................................................................................................................13
Création de messages vocaux........................................................................................................................14
Pour enregistrer un message vocal et l'envoyer.............................................................................................14
Pour enregistrer un message vocal tout juste créé sous forme de fichier......................................................16
Création de télécopies et de messages texte.................................................................................................16
Pour créer une télécopie et l'envoyer..............................................................................................................16
Pour créer un message texte et l'envoyer.......................................................................................................18
Création et envoi groupé de télécopies...........................................................................................................18
Accès à l'exemple de document de source de données et modification.........................................................18
Pour accéder à l'exemple de document principal et le modifier......................................................................21
Première page.................................................................................................................................................21
Deuxième page...............................................................................................................................................23
Pour fusionner des données à partir du document de source de données dans le document principal.........24
Utilisation de pages de garde de télécopie personnalisées............................................................................26
Inclusion d'une page de garde dans une télécopie.........................................................................................27
Sélection de la page de garde à inclure..........................................................................................................27
Formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur Avaya.....................................................................................28
Pour modifier et prévisualiser la page de garde..............................................................................................29
Emission d'un appel à l'aide de la fonction Répertoire d'appel.......................................................................31
Pour passer un appel au moyen de la fonction Répertoire d'appel.................................................................31
Contacter l'expéditeur d'un message..............................................................................................................33
Ajout des pièces jointes aux messages..........................................................................................................34
Pour joindre un fichier à un message..............................................................................................................34
Définition des options de messages...............................................................................................................35
Novembre 2010
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Pour définir les options de message...............................................................................................................35
Transfert des messages et réponse à ceux-ci................................................................................................35
Pour transférer un message ou y répondre....................................................................................................36
Configuration du transfert des messages.......................................................................................................36
Remarques et limitations concernant les utilisateurs de Novell GroupWise...................................................37
Pour configurer le transfert des messages.....................................................................................................38
Pour activer ou désactiver une règle de transfert des messages...................................................................38
Adressage de messages.................................................................................................................................39
Accès à des adresses CallPilot à partir d'autres serveurs CallPilot en réseau...............................................39
Pour adresser un message depuis le carnet d'adresses................................................................................39
Pour saisir manuellement l'adresse d'un message.........................................................................................40
Format requis pour une adresse de messagerie CallPilot..............................................................................40
Pour ajouter des adresses CallPilot à votre carnet d'adresses personnel Novell...........................................41
Adresses de messagerie et numéros de téléphone et télécopie....................................................................41
Listes de distribution personnelles..................................................................................................................43
Pour utiliser des listes de distribution personnelles CallPilot..........................................................................43
Pour créer une liste de distribution personnelle dans GroupWise..................................................................43
Utilisation de la messagerie instantanée.........................................................................................................43
Pour activer la fonctionnalité de messagerie instantanée dans la Messagerie de bureau CallPilot...............44
Pour utiliser la messagerie instantanée à partir d'un message CallPilot ouvert..............................................44
Pour utiliser la messagerie instantanée depuis Novell GroupWise.................................................................45
Utilisation de l'indicateur de message en attente............................................................................................46
Pour configurer l'indicateur de message en attente........................................................................................46
Pour utiliser l'indicateur de message en attente..............................................................................................49
Modification des paramètres de la boîte aux lettres........................................................................................49
Pour afficher les paramètres d'accès à CallPilot ou les modifier....................................................................50
Pour modifier votre mot de passe CallPilot.....................................................................................................50
Service de changement de mot de passe.......................................................................................................51
Modification des paramètres de remise du courrier........................................................................................53
Pour afficher les paramètres de la messagerie ou les modifier......................................................................53
Modification des paramètres du carnet d'adresses.........................................................................................55
Pour afficher les paramètres du carnet d'adresses ou les modifier................................................................55
Pour télécharger le carnet d'adresses CallPilot sur votre ordinateur..............................................................55
Modification des paramètres audio.................................................................................................................56
Pour changer de périphérique audio ou modifier les paramètres du volume..................................................56
Liaison avec My CallPilot................................................................................................................................57
Pour afficher les paramètres des fonctions de CallPilot ou les modifier.........................................................58
Pour afficher des informations sur les utilisateurs...........................................................................................58
Travail hors connexion....................................................................................................................................59
Index.........................................................................................................................................61
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Chapitre 1 : Service clientèle
Consultez le site Web de Avaya pour connaître l'ensemble des services et des solutions de support
technique proposés par Avaya. Rendez-vous sur www.avaya.com ou allez sur l'une des pages figurant
dans les sections suivantes.
Navigation
• Obtenir de la documentation technique à la page 5
• Obtenir une formation sur le produit à la page 5
• Obtenir de l'aide auprès d'un distributeur ou d'un revendeur à la page 5
• Obtenir un support technique à partir du site Web de Avaya à la page 6
Obtenir de la documentation technique
Pour télécharger et imprimer des publications techniques et des notes de publication directement depuis Internet, rendez-vous sur www.avaya.com/support.
Obtenir une formation sur le produit
Une formation sur le produit est disponible en permanence. Pour plus d'informations ou pour
vous inscrire, consultez notre site Web à l'adresse www.avaya.com/support. Le lien des contacts pour la formation se trouve dans le volet de navigation, à gauche de cette page.
Obtenir de l'aide auprès d'un distributeur ou d'un revendeur
Si vous disposez d'un contrat de maintenance pour votre produit Avaya auprès d'un distributeur ou d'un revendeur agréé, contactez l'équipe du support technique de ce distributeur ou
de ce revendeur pour obtenir de l'aide.
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Service clientèle
Obtenir un support technique à partir du site Web de Avaya
Le moyen le plus facile et le plus efficace d'obtenir un support technique pour les produits
Avaya est de consulter le site Web du support technique Avaya à l'adresse www.avaya.com/
support.
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Novembre 2010
Chapitre 2 : Utilisation de la Messagerie de
bureau pour Novell GroupWise
Avaya CallPilot® de Avaya est un système de communication avancé qui offre une souplesse exceptionnelle en matière de gestion des messages.
Vous pouvez l'utiliser depuis votre téléphone ou votre ordinateur. La Messagerie de bureau vous donne
accès à la messagerie CallPilot par l'intermédiaire de la messagerie Novell GroupWise. Voici quelquesunes des nombreuses utilisations possibles de CallPilot avec votre messagerie électronique :
• écoute des messages vocaux ;
• affichage et impression des télécopies ;
• enregistrement et envoi des messages vocaux ;
• création et envoi des télécopies, y compris des envois groupés de télécopies ;
• transmission des messages vocaux et des télécopies, et réponse à ces messages ;
• contact de l'expéditeur d'un message ;
• ajout des options de message, telles que "urgent" ou "privé" ;
• vérification de l'orthographe des messages avant de les envoyer ;
• appel au moyen de la fonction Répertoire d'appel ;
• ajout des pièces jointes comportant un message vocal, une télécopie ou du texte ;
• envoi des messages aux utilisateurs de CallPilot sur des serveurs locaux et distants, ainsi qu'à des
adresses non CallPilot ;
• création de listes de distribution personnelles ;
• modification du mot de passe CallPilot ;
• accès à My CallPilot sur le Web pour afficher des informations sur les utilisateurs et modifier des
paramètres de fonctions.
Certaines fonctions mentionnées dans ce guide peuvent ne pas s'appliquer à la version de CallPilot que
vous utilisez. Pour plus d'informations, reportez-vous à la rubrique Disponibilité des fonctions dans l'aide en ligne de la Messagerie de bureau ou contactez votre administrateur.
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Utilisation de la Messagerie de bureau pour Novell GroupWise
Mise en route
A propos de ce guide
Ce guide de l'utilisateur explique comment utiliser CallPilot avec la messagerie Lotus Notes.
Les instructions et captures d'écran présentées dans ce guide ont pour objectif de vous aider à utiliser CallPilot avec votre messagerie. Certaines informations spécifiques peuvent
varier en fonction de votre système d'exploitation et des fonctions disponibles dans votre boîte
aux lettres CallPilot.
Pour plus d'informations sur l'utilisation de CallPilot, reportez-vous à l'aide en ligne de la Messagerie de bureau.
Conditions requises
Avant d'utiliser CallPilot, votre administrateur doit s'assurer que votre compte de messagerie
est correctement configuré pour CallPilot. Votre ordinateur doit remplir les conditions de configuration suivantes :
• un lecteur CallPilot qui permet de lire et d'enregistrer des messages vocaux ;
• un pilote de télécopieur Avaya pour créer des télécopies ;
• le client de courrier électronique Groupware de Lotus Notes 6.0, 6.5 et 7.0 ;
• Windows 2000 Professionnel, Windows XP ou Windows Vista ;
• un moniteur 256 couleurs, 800 x 600 ;
• 15 Mo d'espace disque disponible pour installer le logiciel ;
• une carte son et des haut-parleurs pour l'écoute des messages sur l'ordinateur ;
• un microphone connecté à votre ordinateur ou un téléphone à proximité de l'ordinateur
pour l'enregistrement des messages vocaux ;
• une connexion LAN (Ethernet), RNIS, ADSL ou par modem numéroteur pour accéder
aux messages CallPilot.
• Pour l'accès à My CallPilot :
- Pour Windows : Internet Explorer 6.0 et 7.0, Firefox 2.0 pour Windows
- Pour Macintosh : Safari 1.3.2 pour Macintosh OS X
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Ouverture de session
- Pour Linux : Mozilla 1.7.x, Firefox 2.0
Pour connaître les dernières versions prises en charge, contactez votre administrateur
CallPilot.
Ouverture de session
Vous pouvez vous connecter simultanément à votre programme de courrier électronique et à
CallPilot.
Pour vous connecter à partir de Novell GroupWise
1. Ouvrez votre programme de courrier électronique Novell GroupWise.
La boîte de dialogue Connexion à CallPilot apparaît.
2. Dans la zone Boîte aux lettres, saisissez ou sélectionnez le numéro de votre boîte aux lettres.
3. Dans la zone Mot de passe, saisissez votre mot de passe CallPilot.
4. Cochez la case Mémoriser le mot de passe pour que CallPilot se connecte automatiquement.
5. Cliquez sur OK.
Remarque :
Ne laissez pas la case Mémoriser le mot de passe cochée sur un ordinateur
partagé.
Pour vous déconnecter
Lorsque vous quittez Novell GroupWise, vous vous déconnectez automatiquement de CallPilot.
Connexion à distance
Vous pouvez vous connecter à votre boîte aux lettres à partir de n'importe quel ordinateur,
pourvu qu'il soit configuré de la même manière que le vôtre et que CallPilot y soit installé. Ainsi,
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vous pouvez utiliser un ordinateur configuré pour l'accès invité ou votre ordinateur personnel
à l'aide d'une connexion d'accès à distance vers le serveur.
Utilisation des messages CallPilot
Lorsque vous ouvrez votre programme de courrier électronique et que CallPilot est installé,
les messages CallPilot apparaissent dans la fenêtre Messagerie de bureau CallPilot.
Pour vérifier s'il y a des nouveaux messages
L'indicateur de message CallPilot en attente dans la zone de notification de la barre des
tâches devient rouge et vous avertit lorsque
vous recevez un message. Pour plus de
conseils concernant l'utilisation de l'indicateur de message en attente, ou pour le
désactiver, reportez-vous à la section Utilisation de l'indicateur de message en atten-
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Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour Novell GroupWise CallPilot® Avaya Novembre 2010
Pour ouvrir un message
te à la page 46. Les nouveaux messages
apparaissent en rouge.
Pour ouvrir un message
Double-cliquez sur la ligne du message pour ouvrir un message CallPilot. Reportez-vous aux
sections Lecture des messages vocaux à la page 12 et Affichage de télécopies CallPilot à
la page 13.
Pour supprimer un message
Cliquez sur un message CallPilot dans votre boîte de réception pour le sélectionner,
puis cliquez sur l'icône de suppression dans
la barre d'outils.
Remarque :
Vous pouvez supprimer un message CallPilot ouvert en cliquant sur l'icône de suppression.
Pour marquer des messages CallPilot comme lus ou non lus
Dans votre boîte de réception, les messages non lus apparaissent en gras et les messages
lus en texte normal. Vous pouvez changer le marquage d'un message comme lu ou non lu à
l'aide du menu contextuel. Ces modifications ont également une incidence sur votre indicateur de message en attente. Par exemple, si vous n'avez aucun message non lu et que vous en
marquez un comme non lu, votre indicateur de message en attente est réactivé.
1. Ouvrez votre boîte de réception, puis sélectionnez un ou plusieurs messages
(maintenez la touche Ctrl enfoncée pour en sélectionner plusieurs).
2. Cliquez avec le bouton droit sur le message sélectionné, puis cliquez sur Lire plus
tard ou sur Marquer comme lu.
Remarque :
A partir du lecteur CallPilot, vous pouvez changer l'état d'un message ouvert en
choisissant Modifier > Marquer comme non lu.
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Lecture des messages vocaux
Lorsque vous ouvrez un message vocal, le
lecteur CallPilot apparaît. Dans le cas de
messages comportant à la fois des éléments vocaux et une télécopie ou du texte,
vous devez cliquer sur l'icône de message
vocal pour ouvrir le lecteur CallPilot.
L'illustration suivante montre les commandes utilisées sur le lecteur CallPilot pour gérer les
messages vocaux.
Pour sélectionner le téléphone ou l'ordinateur pour écouter les messages vocaux
Vous pouvez choisir d'écouter les messages depuis votre téléphone ou votre ordinateur. Pour
passer d'un mode d'écoute à l'autre ou pour changer le numéro de téléphone que CallPilot
compose, reportez-vous à la section Modification des paramètres audio à la page 56. Vous
pouvez également changer le mode d'écoute en cliquant sur l'icône Téléphone ou Ordinateur à partir du lecteur CallPilot.
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Pour écouter un message depuis le téléphone
Pour écouter un message depuis le téléphone
1. Si le téléphone est sélectionné pour l'écoute, double-cliquez sur le message dans
la boîte de réception CallPilot et répondez au téléphone lorsqu'il sonne.
2. Pour écouter le message ou l'interrompre, revenir en arrière ou avancer, ou encore appeler l'expéditeur, utilisez les options correspondantes du lecteur CallPilot.
3. Lorsque vous avez terminé, raccrochez et fermez le message.
Pour écouter un message depuis l'ordinateur
1. Si l'ordinateur est sélectionné pour l'écoute, double-cliquez sur le message dans la
boîte de réception CallPilot.
Vous pouvez entendre le message par l'intermédiaire des haut-parleurs de l'ordinateur ou d'un casque.
2. Pour écouter le message ou l'interrompre, revenir en arrière ou avancer, régler le
volume et la vitesse, ou encore appeler l'expéditeur, utilisez les options correspondantes du lecteur CallPilot.
3. Lorsque vous avez terminé, fermez le message.
Affichage de télécopies CallPilot
Remarque :
Pour recevoir des télécopies, il faut que
l'administrateur système CallPilot ait activé la fonction de télécopie de votre boîte
aux lettres.
Pour afficher une télécopie
1. Dans la boîte de réception CallPilot, double-cliquez sur une télécopie. Si vous ouvrez un message comportant uniquement une télécopie, celle-ci s'affiche. Si le
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message comporte des éléments vocaux, une télécopie ou du texte, cliquez sur
l'icône de télécopie pour afficher la télécopie.
2. Vous pouvez agrandir ou réduire une télécopie, la faire pivoter, la déplacer, l'imprimer, la supprimer, l'enregistrer, la transférer et y répondre.
3. Lorsque vous avez terminé, fermez le message.
Création de messages vocaux
Vous pouvez enregistrer un message vocal à partir de l'ordinateur ou du téléphone, puis
l'adresser et l'envoyer de la même manière qu'un message électronique.
Pour enregistrer un message vocal et l'envoyer
1. Dans la boîte de réception CallPilot, cliquez sur Message CallPilot.
Le formulaire de message CallPilot avec le lecteur CallPilot apparaît.
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Pour enregistrer un message vocal et l'envoyer
Remarque :
Si le lecteur CallPilot n'est pas encore ouvert, dans le formulaire de nouveau
message, cliquez sur l'icône Téléphone de la barre d'outils pour l'ouvrir.
2. Choisissez la manière dont vous souhaitez enregistrer le message vocal : dans le
panneau du lecteur CallPilot, cliquez sur l'icône du téléphone ou de l'ordinateur.
3. Pour commencer l'enregistrement, cliquez sur le bouton rouge Enregistrer.
4. Procédez de l'une des manières suivantes :
• Si vous enregistrez le message depuis l'ordinateur, parlez dans le microphone. Cliquez sur Arrêter pour mettre fin à l'enregistrement. Cliquez sur Lecture pour l'écouter. Pour ajouter du texte à l'enregistrement, cliquez sur
Enregistrer, dictez votre texte et cliquez sur Arrêter.
• Si vous enregistrez le message depuis le téléphone, décrochez le combiné
à la sonnerie. Après le bip, enregistrez le message. Cliquez sur Arrêter pour
mettre fin à l'enregistrement. Cliquez sur Lecture pour l'écouter.
5. Pour adresser un message depuis le carnet d'adresses, cliquez sur A. Vous pouvez également saisir une adresse formatée dans le champ A. Reportez-vous à la
section Adressage de messages à la page 39 pour obtenir davantage d'informations sur les options d'adressage.
6. Ajoutez les pièces jointes et les options, le cas échéant. Reportez-vous aux sections Ajout des pièces jointes aux messages à la page 34 et Définition des options
de messages à la page 35.
7. Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône Envoyer le message.
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Pour enregistrer un message vocal tout juste créé sous forme de fichier
1. Dans un formulaire de nouveau message, enregistrez votre texte.
2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
3. Dans la zone Nom de fichier, saisissez un nom, puis sélectionnez le dossier dans
lequel vous souhaitez enregistrer le fichier.
4. Cliquez sur Enregistrer. Enregistrez les fichiers vocaux au format VBK. CallPilot
peut convertir automatiquement les fichiers VBK en WAV lorsqu'il les transmet vers
des systèmes sur lesquels CallPilot n'est pas installé. Reportez-vous à la section
Modification des paramètres de remise du courrier à la page 53.
Création de télécopies et de messages texte
Pour créer une télécopie et l'envoyer
Pour pouvoir créer une télécopie, vous devez activer la fonction de télécopie de la boîte aux
lettres CallPilot. Les destinataires CallPilot de vos télécopies doivent également être pourvus de cette fonction. Si les destinataires accèdent à leurs messages depuis leur téléphone,
ils ne peuvent lire les télécopies qu'en les imprimant. Vous pouvez également envoyer une
télécopie vers un télécopieur.
1. Lancez l'application que vous souhaitez utiliser pour créer la télécopie, comme
Microsoft Word. Le document que vous ouvrez ou créez ne doit pas dépasser
21,5 cm.
Les documents de plusieurs pages sont autorisés.
2. Lorsque le document est prêt, dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer ou sur
l'option ouvrant la boîte de dialogue permettant de sélectionner une imprimante.
3. Dans la liste des imprimantes, sélectionnez Télécopie Avaya.
4. Cliquez sur Imprimer ou OK, ou sur l'option envoyant le fichier à l'imprimante sélectionnée.
La boîte de dialogue Nouvelle télécopie s'affiche.
16
Pour créer une télécopie et l'envoyer
5. Avant d'envoyer la télécopie, vous pouvez ajouter des documents en répétant les
étapes 1 à 4. Vous pouvez également inclure une page de garde, afficher la télécopie et l'enregistrer sous forme de fichier pour la transmettre ultérieurement.
6. Sélectionnez l'option appropriée Envoyer en utilisant.
• Pour envoyer une simple télécopie, saisissez le numéro du télécopieur ou de la
boîte aux lettres CallPilot (ajoutez la lettre "m" au numéro de boîte aux lettres CallPilot, par exemple, m7366) dans le champ Télécopieur(s), saisissez
un objet dans le champ Objet, puis cliquez sur Envoyer.
• Pour envoyer votre télécopie sous forme de pièce jointe à un nouveau message CallPilot, sélectionnez Messagerie de bureau CallPilot pour Lotus Notes sous Envoyer en utilisant, puis cliquez sur Envoyer.
Un formulaire de nouveau message auquel est joint le fichier de télécopie s'ouvre.
7. Indiquez une adresse provenant du carnet d'adresses CallPilot, de celui de votre
programme de courrier électronique ou de tout autre carnet d'adresses. Vous pouvez également saisir l'adresse formatée dans le champ A. Reportez-vous à la
section Adressage de messages à la page 39.
8. Ajoutez une ligne d'objet, des pièces jointes et des options, le cas échéant. Reportez-vous aux sections Ajout des pièces jointes aux messages à la page 34 et
Définition des options de messages à la page 35.
9. Cliquez sur l'icône Envoyer le message.
Remarque :
Vous pouvez également envoyer une télécopie en créant un fichier TIFF-F de télécopie,
puis en l'ajoutant comme pièce jointe à un message CallPilot.
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Pour créer un message texte et l'envoyer
1. Dans la boîte de réception CallPilot, cliquez sur Message CallPilot.
2. Cliquez sur l'icône de texte dans la barre d'outils.
3. Saisissez ou collez du texte normal dans le message.
4. Sélectionnez le destinataire du message et ajoutez un objet.
5. Cliquez sur l'icône Envoyer le message.
Création et envoi groupé de télécopies
Pour envoyer des télécopies CallPilot personnalisées à plusieurs destinataires, vous pouvez
utiliser la fonction de publipostage de Microsoft Word et envoyer votre tâche d'impression à
l'imprimante d'envoi groupé de télécopies Avaya. Il est préférable d'être déjà familiarisé avec la
fonction de publipostage de Word pour utiliser la fonction d'envoi groupé de télécopies. Consultez la documentation Microsoft Word. La fonction d'envoi groupé de télécopies CallPilot est
disponible uniquement pour les utilisateurs de bureau CallPilot et Web ayant installé le pilote
d'imprimante d'envoi groupé de télécopies Avaya.
Pour utiliser la fonction de publipostage avec CallPilot, vous avez besoin de votre document
principal (le fichier que vous souhaitez envoyer à vos destinataires) et d'un document de
source de données qui contient des informations sur les destinataires telles que leur nom et
leur numéro de télécopie.
Votre installation de Messagerie de bureau CallPilot comprend un exemple de source de
données Microsoft Word appelé Data.doc et un exemple de document principal Microsoft Word
appelé Sample.doc.
Accès à l'exemple de document de source de données et
modification
Le fichier Data.doc est constitué d'un tableau Microsoft Word, organisé en colonnes avec une
ligne pour chaque destinataire. Dans l'exemple apparaissent les titres de colonnes suivants : A-Fax, A-Nom, AccuséRéc, TypeTrans, A-Société et A-Tél. Ces titres de colonnes
peuvent être modifiés et supprimés, et des colonnes peuvent être ajoutées. Les titres de
colonnes servent de libellés qui peuvent être insérés dans le document principal pour person-
18
Accès à l'exemple de document de source de données et modification
naliser la télécopie en fonction de chaque destinataire ou pour indiquer à CallPilot comment
gérer la télécopie.
1. Sélectionnez le répertoire \Program Files\Avaya\CallPilot\fax et ouvrez le fichier
Data.doc.
2. Ajoutez ou supprimez des colonnes, selon les besoins. Si vous ajoutez des colonnes, choisissez un nom de titre de colonne significatif.
3. Ajoutez les données requises sous chaque titre de colonne. Vous pouvez créer la
source de données de quelque manière que ce soit pour remplir un tableau Microsoft Word, y compris en important des informations de fichiers existants.
Si vous modifiez la liste des destinataires à l'aide de la fonction de publipostage (en
cliquant sur Modifier dans la section Source de données de la boîte de dialogue
Aide au publipostage de Microsoft), la fenêtre de formulaire de données apparaît,
avec toutes les entrées du tableau de source de données. Vous pouvez ajouter,
supprimer, modifier et rechercher des enregistrements dans cette fenêtre. Les titres de colonnes que vous avez ajoutés ou modifiés dans le fichier de source de
données apparaissent automatiquement dans cette fenêtre. La zone A-Fax est le
seul champ obligatoire pour CallPilot.
Les paramètres et les caractères suivants sont pris en charge dans la zone A-Fax :
• La longueur maximale du numéro de télécopie est de 120 caractères.
• Les numéros de 0 à 9 sont pris en charge.
• Les lettres "P" majuscule et minuscule et la virgule sont utilisées pour effectuer une pause.
• Le symbole dièse (#) utilisé par certains serveurs de télécopies est pris en
charge.
• Les symboles de numéros de téléphone courants tels que les parenthèses
gauche et droite et le tiret sont pris en charge.
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• Les espaces sont pris en charge.
• La lettre "M" n'est pas sensible à la casse lorsqu'elle est placée devant un
numéro de boîte aux lettres CallPilot pour désigner l'adresse de la boîte aux
lettres.
Les autres champs sont facultatifs et sont utilisés pour personnaliser la télécopie
ou pour indiquer à CallPilot comment la gérer. Les trois champs CallPilot spécifiques et leurs caractéristiques sont les suivants :
• A-Nom : il s'agit du nom du destinataire de la télécopie. Ce nom ne peut pas
comporter plus de 256 caractères.
• AccuséRéc : vous pouvez utiliser ce libellé pour recevoir un accusé de réception sous la forme d'un message CallPilot dans votre boîte aux lettres une fois
la télécopie transmise. Si le champ AccuséRéc est défini sur 1, un accusé de
réception est envoyé. Si AccuséRéc est défini sur 0, aucun accusé de réception n'est envoyé pour ce destinataire. Si le champ AccuséRéc est vide ou qu'il
n'apparaît pas dans le fichier Data.doc, aucun accusé de réception n'est envoyé.
• TypeTrans : ce champ est utilisé pour définir une priorité de transmission pour
chaque destinataire. Si le champ TypeTrans est défini sur 0 ou laissé vide
(ou si le champ TypeTrans n'apparaît pas dans votre fichier Data.doc), le
message est libellé comme étant une transmission en mode Normal. Si TypeTrans est défini sur 1, le message est libellé comme étant une transmission en mode Economie. Si TypeTrans est défini sur 2, le message est libellé
comme étant une transmission en mode Urgent. Les messages envoyés à des
destinataires non CallPilot dont le type de transmission est défini sur Economie sont transmis selon un planning défini par le serveur CallPilot pour une
transmission en mode Economie. Les messages envoyés aux boîtes aux lettres CallPilot ne sont pas affectés par la désignation Economie. Ils sont
transmis comme étant des messages en mode Normal. La transmission de
messages libellés en mode Normal ou Urgent est immédiate. Les messages
en mode Urgent portent l'icône Urgent lorsqu'ils sont affichés à partir de My
CallPilot ou d'un client de la Messagerie de bureau, et un message vocal
identifie le message comme étant Urgent depuis l'interface téléphonique CallPilot. Les messages envoyés en mode Urgent sont traités en mode Normal
lorsqu'ils sont envoyés à des adresses non-CallPilot.
4. Une fois le tableau mis à jour, enregistrez toutes les modifications. A ce stade, vous
devriez normalement donner un nom unique à votre fichier de données, mais nous
garderons ici le nom Data.doc pour terminer cette procédure.
5. Fermez le document. Le fichier Data.doc peut désormais être utilisé comme source de données par la fonction de publipostage de Microsoft.
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Pour accéder à l'exemple de document principal et le modifier
Pour accéder à l'exemple de document principal et le modifier
Le fichier Sample.doc est un exemple de document principal Microsoft Word.
A partir du répertoire \Program Files\Avaya\CallPilot\fax, ouvrez le fichier Sample.doc dans Microsoft Word.
Ce document contient des champs libellés correspondant à ceux du fichier d'exemple Data.doc. Vous pouvez l'utiliser comme un modèle pour vos propres télécopies ou pour des
exercices. Si vous modifiez les noms de titres de colonnes dans le fichier Data.doc, vous devez
également les modifier dans votre document principal.
Première page
La première page du document principal est une page spéciale qui ne fait pas partie de la
télécopie finale. Sample.doc est installé avec la première page configurée correctement.
Cette page fournit un emplacement pour faire correspondre les informations dans la source
de données pour chaque document de télécopie personnalisé. Pour signaler à CallPilot qu'il
s'agit d'un fichier d'envoi groupé de télécopies et empêcher que cette page ne fasse partie
de la télécopie, deux codes de contrôle spéciaux doivent apparaître sur la première page :
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$SOJ$
Début de l'opération. Signale au pilote de télécopie le démarrage du processus. Ce code peut être placé n'importe où sur la
première page.
/zz
Début de cette page. Empêche la première
page de faire partie du message de télécopie. Ce code peut se trouver n'importe où sur
la première page.
Le logiciel de bureau CallPilot récupère le numéro de télécopie de la première page du document. En outre, le logiciel de bureau CallPilot récupère le nom du destinataire, l'accusé de
réception et le type de transmission s'ils sont indiqués sur la première page.
$SOJ$
Début de l'opération. Signale au pilote de télécopie le démarrage du processus. Ce code peut être placé n'importe où sur la
première page.
/zz
Début de cette page. Empêche la première
page de faire partie du message de télécopie. Ce code peut se trouver n'importe où sur
la première page.
Le logiciel de bureau CallPilot récupère le numéro de télécopie de la première page du document. En outre, le logiciel de bureau CallPilot récupère le nom du destinataire, l'accusé de
réception et le type de transmission s'ils sont indiqués sur la première page.
/tp
Numéro de télécopie. Utilisé pour envoyer le
message. Ce champ est obligatoire.
/dr
Accusé de réception. Est activé ou désactivé pour chaque destinataire. Ce champ est
facultatif.
/tn
Nom du destinataire. Identifie l'enregistrement dans la boîte de dialogue Télécopie
Avaya - Etat de l'envoi groupé lorsque le numéro de télécopie est manquant ou n'est pas
valide. Ce champ est facultatif.
/dt
Type de transmission. Utilisé pour ajouter
aux messages une priorité de transmission
(Normal, Economie ou Urgent). Ce champ
est facultatif.
Pour compléter cette page, le titre de colonne Numéro de télécopie (c'est-à-dire <<A-Fax>>)
doit être inséré après la commande /tp à l'aide de la fonction d'insertion de l'utilitaire de publipostage. De même, le titre de colonne Accusé de réception (c'est-à-dire <<AccuséRéc>>) peut
être inséré après la commande /dr, le champ Nom du destinataire (c'est-à-dire <<A-Nom>>)
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Deuxième page
peut être inséré après la commande /tn et le champ Type de transmission (c'est-à-dire <<TypeTrans>>) peut être inséré après la commande /dt.
Remarque :
Toutes les commandes de l'envoi groupé de télécopies sont sensibles à la casse.
A l'aide de cette fonction avancée d'adressage de télécopies, les utilisateurs peuvent également modifier toutes les données dans une seule colonne, sans modifier le fichier de source
de données. Par exemple, si un tableau de source de données contient des numéros de
télécopie pour un grand nombre de destinataires, mais que le numéro d'accès externe 9 est
manquant, ce numéro peut être ajouté à tous les numéros de télécopie en modifiant la commande sur la première page du document comme suit :
Exemple
/tp9<<A-Fax>>
Dans cet exemple, un 9 est ajouté au début de chaque numéro de téléphone au cours du
processus d'envoi groupé de télécopies. La source de données reste inchangée et peut être
utilisée à partir d'un autre emplacement qui ne nécessite pas le chiffre 9 pour un accès externe.
Deuxième page
Lorsque vous avez créé le document de source de données et la première page du document principal, vous pouvez commencer à personnaliser votre télécopie.
Remarque :
La largeur de la page ne doit pas dépasser 21,5 cm.
Vous pouvez utiliser tous les libellés de titres de colonnes de source de données pour personnaliser le document. Un exemple d'utilisation du fichier Sample.doc est fourni ci-dessous :
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Dans cet exemple, le document est personnalisé pour chaque destinataire. Les titres de colonnes de source de données sont insérés dans le document à l'aide de la fonction d'insertion de l'utilitaire de publipostage de Microsoft Word. Une fois le document principal
personnalisé, le document est prêt à être fusionné avec les informations du fichier Data.doc.
Consultez l'aide de la fonction de publipostage de Microsoft Word pour plus de détails sur
l'insertion des champs de source de données dans le document.
Pour fusionner des données à partir du document de source de données dans le document principal
Lorsque vous êtes prêt à fusionner les données à partir du fichier de source de données dans
votre document principal :
1. Sélectionnez Publipostage dans le menu Outils de Microsoft Word. Selon la version de Microsoft Word que vous utilisez, l'option Publipostage peut se trouver sous
un titre de menu différent.
a. Dans Office XP, sélectionnez Outils > Lettres et publipostage > Assistant Fusion et publipostage.
b. Dans Office 2000, sélectionnez Outils > Publipostage.
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Pour fusionner des données à partir du document de source de données dans le document principal
c. Dans Office 2007, sélectionnez Publipostage > Démarrer la fusion et le
publipostage > Assistant Fusion et publipostage pas à pas.
2. Vérifiez que le fichier Sample.doc est sélectionné comme document principal et que
le fichier Data.doc est sélectionné comme source de données.
3. Sélectionnez Fusionner vers l'imprimante, puis sélectionnez le pilote Télécopies
groupées Avaya dans la boîte de dialogue Imprimer qui apparaît.
Remarque :
Assurez-vous que Microsoft Word n'est pas configuré pour imprimer des pages
en commençant par la dernière.
4. Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue d'impression pour commencer l'envoi
groupé de télécopies.
Lorsque le document est fusionné, les valeurs de données du fichier de source de données
sont fusionnées dans le document principal aux positions des libellés appropriées et un fichier TIF de télécopie propre à chaque destinataire est créé. Le logiciel de bureau CallPilot
adresse et transfère les fichiers de télécopie au serveur. Le serveur CallPilot est chargé de
l'envoi de la télécopie aux destinataires.
Lorsque le processus démarre, la boîte de dialogue Etat de l'imprimante s'affiche. Le numéro de la page augmente par incréments avec la conversion de chaque page en fichier TIF.
Puisque la première page est ignorée, elle n'est pas incluse dans le compte. Par exemple, si
une télécopie de trois pages est envoyée à dix destinataires, la boîte de dialogue indique
l'impression de la page 1, l'impression de la page 2, et ainsi de suite jusqu'à l'impression de
la page 20. Seules 20 pages sont imprimées car la première page de chaque document est
ignorée.
Les problèmes qui se produisent lors de la création des images ou avec les adresses de
télécopie s'affichent dans une boîte de dialogue distincte Télécopie Avaya - Etat de l'envoi
groupé :
Les problèmes tels qu'une adresse de télécopie manquante ou non prise en charge sont
vérifiés. En revanche, les problèmes tels qu'un numéro de télécopie incorrect ne sont pas
identifiés, tant que le format du numéro est valide. Un numéro de télécopie incorrect provoque l'envoi d'un accusé de non-transmission dans la boîte aux lettres CallPilot de l'utilisateur
par le serveur CallPilot.
Lorsque vous cliquez sur OK, le processus d'envoi groupé de télécopies s'arrête et aucune
télécopie n'est envoyée. Vous devez corriger les adresses de télécopie et envoyer à nouveau votre télécopie.
Si toutes les télécopies et les adresses sont créées correctement, une boîte de dialogue
apparaît lors de l'adressage et du transfert des télécopies vers le serveur CallPilot. La boîte
de dialogue Télécopie Avaya - Etat de l'envoi groupé indique l'état de l'envoi groupé de télécopies. Si vous cliquez sur Annuler dans cette boîte de dialogue avant la fin de l'opération,
une autre boîte de dialogue apparaît et vous demande de confirmer l'annulation. Si vous
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sélectionnez Oui, tous les fichiers temporaires sont supprimés et le processus s'arrête. Cependant, toutes les télécopies déjà transférées vers le serveur CallPilot sont envoyées.
Si un problème se produit lors du transfert de la télécopie, une boîte de dialogue semblable
à la boîte ci-dessous apparaît :
Si vous sélectionnez Oui, une tentative de renvoi de la télécopie au serveur est activée. Si
vous sélectionnez Non, la télécopie en cours est ignorée et le processus commence sur la
télécopie suivante dans la liste. La télécopie ignorée n'est pas envoyée. Si vous sélectionnez Annuler, une autre boîte de dialogue apparaît et vous invite à confirmer l'annulation. Si
vous sélectionnez Oui, tous les fichiers temporaires sont supprimés et le processus s'arrête.
Toutes les télécopies qui ont déjà été transférées vers le serveur CallPilot sont envoyées. Si
vous sélectionnez Non, la boîte de dialogue d'échec ci-dessous s'affiche à nouveau, ce qui
vous permet d'effectuer un choix différent.
Une fois toutes les télécopies transférées vers le serveur, une boîte de dialogue de confirmation apparaît.
Utilisation de pages de garde de télécopie personnalisées
Vous pouvez choisir de joindre une page de garde à vos télécopies. En général, ces pages de
garde sont conçues et gérées par l'administrateur serveur, mais vous pouvez sélectionner le
style de page de garde souhaité (si plusieurs styles sont disponibles).
Les pages de garde comportent les informations suivantes :
Informations en
provenance :
Titre
Informations à
destination :
Titre
Nom
Service
Société
Service
Société
N° de téléphone N° de télécopie
Nom
N° de téléphone N° de télécopie
Nombre de pages
Date et heure de l'envoi
Section Mémo de la page de garde
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Inclusion d'une page de garde dans une télécopie
Inclusion d'une page de garde dans une télécopie
L'onglet Courrier de la boîte de dialogue Configuration de la Messagerie de bureau CallPilot
(accessible via Outils > Messagerie de bureau CallPilot > Configuration) contient une option
intitulée Ajouter une page de garde aux transferts de télécopie. Par défaut, cette option n'est
pas sélectionnée.
Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez ensuite choisir une page de garde par défaut
dans la liste des pages de garde disponibles. Cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner l'emplacement de stockage des pages de garde. L'emplacement par défaut est : \Program
Files\Avaya\CallPilot\cvrpages.
Sélection de la page de garde à inclure
Lorsque vous envoyez une télécopie, le formulaire de télécopie CallPilot comporte un menu
Page de garde avec des options Ajouter et Modifier.
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Le menu Ajouter affiche une liste des pages de garde existantes disponibles. Sélectionnez
une de ces pages et cliquez sur OK.
Le menu Modifier affiche la page de garde en cours, que vous pouvez alors modifier. Dans la
fenêtre Modifier, vous pouvez également prévisualiser la page de garde en cours.
Si vous activez l'option Ajouter une page de garde aux transferts de télécopie, CallPilot ajoute la page de garde sélectionnée au formulaire de transfert de télécopie. La page de garde
apparaît comme la première pièce jointe sur la liste des pièces jointes (fenêtre de gauche).
L'affichage de la pièce jointe (fenêtre de droite) ne contient que la section Mémo de la page
de garde. Vous pouvez inclure des informations supplémentaires dans cette fenêtre.
Formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur Avaya
Vous pouvez utiliser le formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur Avaya pour envoyer une
télécopie à l'aide d'un client de Messagerie de bureau CallPilot (tel que Lotus Notes) ou de la
fonction QuickFax. La fonction QuickFax vous permet d'envoyer une télécopie directement à
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Pour modifier et prévisualiser la page de garde
partir de la boîte de dialogue d'impression. Si vous choisissez d'envoyer votre télécopie à l'aide
d'un client de Messagerie de bureau CallPilot, la page de garde est disponible à partir du
formulaire de personnalisation CallPilot.
Si vous choisissez d'envoyer votre télécopie vers une destination spécifique (un télécopieur,
par exemple), le champ Page de garde devient actif. Choisissez Parcourir pour localiser une
page de garde, ou sélectionnez-en une dans la liste déroulante. Vous pouvez ensuite modifier le contenu de la page de garde. La modification de la page de garde offre une fonctionnalité similaire au formulaire de personnalisation. (Reportez-vous à la section Modification et
prévisualisation de la page de garde pour de plus amples informations.) Vous pouvez également choisir de ne pas insérer de page de garde en sélectionnant l'option Pas de page de
garde dans la liste déroulante Utiliser la page de garde de télécopie. Vous pouvez également inclure ici une ligne d'objet. Les informations du champ Objet apparaissent uniquement dans la partie courrier électronique de la télécopie. La ligne d'objet n'apparaît pas sur la
copie papier de la télécopie.
Pour modifier et prévisualiser la page de garde
Vous pouvez prévisualiser la page de garde en cours et modifier son contenu à partir du
formulaire de personnalisation CallPilot et du pilote d'imprimante-télécopieur Avaya.
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Cliquez sur Aperçu pour afficher l'état en cours de la page de garde.
La première fois que vous accédez à cette page, CallPilot tente de remplir la section De à
partir des informations du registre. La Messagerie de bureau a enregistré les données entrées dans cette section et remplit automatiquement ces champs lors de connexions ultérieures à cette page. Bien que les informations de la section De soient automatiquement insérées à
partir du registre, vous pouvez toujours les modifier.
Dans la section A, le champ Télécopie est toujours en lecture seule. CallPilot remplit ce champ
Télécopie en utilisant les informations d'adresse des formulaires de personnalisation ou du
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Emission d'un appel à l'aide de la fonction Répertoire d'appel
pilote de télécopieur. Le champ Nom est en lecture seule si la page de garde est remplie à
l'aide du formulaire de personnalisation. Dans ce cas, CallPilot remplit automatiquement le
champ Nom avec le nom du destinataire. Si vous utilisez le formulaire du pilote d'imprimante
de télécopie, ce champ reste vide et vous pouvez le compléter.
Si vous utilisez une page de garde à partir du pilote d'imprimante de télécopie, la Messagerie de bureau CallPilot compte le nombre de pages et saisit les informations dans le champ
Pages. Lorsque vous utilisez le formulaire de personnalisation, le champ Pages reste vide.
Vous pouvez modifier ce champ dans les deux cas.
Par défaut, le champ Envoyées utilise l'heure et la date en cours. Vous pouvez également
modifier ce champ. La section Mémo est synchronisée avec la section Mémo du formulaire de
personnalisation.
Remarque :
La longueur maximale de tous les champs de page de garde est de 30 caractères, sauf pour
le champ Mémo. La longueur maximale pour le champ Mémo est de 2 500 caractères.
Emission d'un appel à l'aide de la fonction Répertoire d'appel
La fonction Répertoire d'appel vous permet d'appeler toute personne enregistrée dans les
carnets d'adresses public ou personnel de Lotus Notes, le carnet d'adresses personnel CallPilot, le carnet d'adresses CallPilot sur le serveur Lotus Notes Domino ou le carnet d'adresses dynamique CallPilot sur le serveur CallPilot.
Vous pouvez utiliser la fonction Répertoire d'appel dans les cas suivants :
Pour passer un appel au moyen de la fonction Répertoire
d'appel
1. Dans votre boîte de réception, cliquez sur l'icône Répertoire d'appel.
La boîte de dialogue Carnet d'adresses apparaît. Elle présente tous les carnets
d'adresses disponibles et vous permet de sélectionner la personne à appeler.
2. Utilisez le carnet d'adresses approprié pour rechercher la personne à appeler.
3. Sélectionnez la personne, puis cliquez sur Appel.
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La boîte de dialogue Contact apparaît. Elle répertorie les numéros de téléphone
contenus dans l'entrée de carnet d'adresses de la personne sélectionnée.
Remarque :
Si CallPilot ne trouve pas de numéro de téléphone valide, seul(e) le nom ou
l'adresse de messagerie de la personne apparaît. Comme l'adresse de messagerie ou le nom ne peut être numéroté(e), vous devez saisir manuellement le
numéro de téléphone complet de la personne dans la zone Vérifier le numéro.
Pour enregistrer le numéro saisi, cochez la case Mémoriser le nouveau numéro.
4. Dans la zone des destinations disponibles, sélectionnez le numéro à appeler.
5. Vérifiez que le numéro est correct, puis cliquez sur Appel.
6. Répondez au téléphone lorsqu'il sonne. CallPilot appelle immédiatement l'expéditeur du message.
Dans la procédure précédente, CallPilot tente de récupérer les numéros de téléphone des
champs suivants, selon le carnet d'adresses :
• Dans le carnet d'adresses Novell GroupWise :
Numéro de téléphone professionnel
• Dans le carnet d'adresses CallPilot :
Numéro de téléphone professionnel
• Dans les contacts fréquents :
- Numéro de téléphone professionnel
- Numéro de téléphone personnel
- Numéro de téléphone portable
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Contacter l'expéditeur d'un message
Contacter l'expéditeur d'un message
Vous pouvez répondre à un courrier électronique CallPilot ou Lotus Notes par un appel téléphonique au lieu d'un message enregistré.
1. Sélectionnez un message dans votre boîte de réception Lotus Notes ou CallPilot.
SI
vous avez sélectionné un message
électronique Lotus Notes
ALORS
Sélectionnez Actions > Messagerie de
bureau CallPilot > Contacter l'expéditeur
Remarque :
Pour rendre cette fonction (facultative) disponible, l'administrateur de
serveur Domino doit apporter des
modifications aux modèles de courriers électroniques de l'entreprise.
L'installation CallPilot inclut une version modifiée du modèle de courrier
avec les modifications de conception requises. Utilisez le modèle modifié pour remplacer la conception de
vos modèles de courrier, s'ils ne sont
pas personnalisés. Si vos modèles
de courrier sont personnalisés, copiez l'action Contacter l'expéditeur
du modèle de base de données de
messagerie CallPilot vers votre modèle personnalisé sur le serveur Domino.
vous avez sélectionné un message
CallPilot dans votre boîte de réception
CallPilot
Sélectionnez Actions > Messagerie de
bureau CallPilot > Contacter l'expéditeur ou cliquez sur Contacter l'expéditeur
vous avez ouvert un message CallPilot dans votre boîte de réception CallPilot
Sélectionnez Actions > Contacter l'expéditeur ou cliquez sur Contacter l'expéditeur
2. Si la personne est sélectionnée dans le carnet d'adresses personnel CallPilot, le
carnet d'adresses CallPilot du serveur Lotus Notes Domino ou le carnet d'adresses dynamique CallPilot sur le serveur CallPilot, le numéro de téléphone est extrait
du champ CallPilot - Numéro de téléphone professionnel.
• Si la personne est sélectionnée dans le carnet d'adresses public Lotus Notes, les numéros de téléphone sont extraits des champs Numéro de téléphone professionnel et Numéro de téléphone portable et du champ Numéro de
téléphone personnel.
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• Si la personne est sélectionnée dans le carnet d'adresses personnel Lotus
Notes, les numéros de téléphone sont extraits des champs Numéro de téléphone professionnel et Numéro de téléphone portable et du champ Numéro
de téléphone personnel.
L'entrée dans le carnet d'adresses correspondant à l'expéditeur peut contenir plusieurs numéros de téléphone. Tous les numéros de téléphone trouvés dans les
champs Bureau, Domicile ou Mobile vous sont donc présentés dans la boîte de
dialogue Contact.
3. Sélectionnez le numéro approprié et cliquez sur Appel.
Si vous cochez la case Mémoriser les changements, les modifications apportées
sont enregistrées.
CallPilot appelle immédiatement l'expéditeur du message.
4. Répondez lorsque le téléphone sonne.
5. Lorsque vous avez terminé, raccrochez le téléphone ou cliquez sur l'icône Déconnecter.
Ajout des pièces jointes aux messages
Avant d'envoyer un message, vous pouvez y joindre un ou plusieurs fichiers vocaux, de télécopie ou texte. Les fichiers vocaux peuvent être transmis au format VBK ou WAV ; CallPilot
peut convertir automatiquement les fichiers VBK au format WAV lorsqu'il les transmet vers des
systèmes sur lesquels CallPilot n'est pas installé. Reportez-vous à la section Modification des
paramètres de remise du courrier à la page 53. Les fichiers de télécopie doivent être au
format TIFF-F et les fichiers texte au format TXT.
1. Dans un nouveau message CallPilot, cliquez sur l'icône Joindre un fichier.
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, saisissez ou sélectionnez le nom des fichiers à
joindre.
3. Cliquez sur Ouvrir pour joindre les fichiers et revenir au nouveau message CallPilot.
Pour joindre un fichier à un message
1. Dans un formulaire de nouveau message, cliquez sur l'icône Joindre un fichier.
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Définition des options de messages
2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, localisez et sélectionnez les fichiers à joindre.
3. Cliquez sur Ouvrir pour joindre les fichiers et revenir au nouveau message CallPilot.
Définition des options de messages
Avant d'envoyer un message, vous pouvez définir des options de gestion et de transmission.
Pour définir les options de message
1. Dans un nouveau message CallPilot, sélectionnez les options Transmission, Critère de diffusion, Confirmation de lecture et Accusé de réception de votre choix.
• Dans le champ Transmission, sélectionnez Urgent ou Economie, ou conservez le paramètre par défaut Normal.
• Dans le champ Critère de diffusion, sélectionnez Privé ou conservez le paramètre par défaut Public.
Lorsque vous envoyez un message marqué Privé, les destinataires peuvent
transférer le message à quelqu'un d'autre, s'ils n'utilisent pas CallPilot. En
outre, les destinataires qui n'utilisent pas CallPilot ne sont pas informés du
caractère privé du message. Il convient donc de le mentionner dans le corps
même du message.
• Pour obtenir un accusé de réception indiquant que le destinataire a ouvert le
message, cochez la case Confirmation de lecture. Pour obtenir une confirmation de réception du message, cochez la case Accusé de réception.
2. Poursuivez la rédaction du message, saisissez l'adresse et envoyez le message
comme vous le faites habituellement.
Transfert des messages et réponse à ceux-ci
Vous pouvez transférer un message et l'accompagner d'une introduction. Vous pouvez répondre à l'expéditeur du message ou bien à l'expéditeur et à tous les destinataires.
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Pour transférer un message ou y répondre
1. Dans un message ouvert, cliquez sur Transférer, Répondre ou Répondre à tous.
2. Dans le formulaire de nouveau message, créez votre message vocal ou texte, ou
votre télécopie.
3. Saisissez l'adresse des messages transférés en procédant comme pour un nouveau message.
Les adresses des messages de réponse sont saisies automatiquement.
4. Ajoutez des pièces jointes, définissez les options et modifiez la ligne Objet si nécessaire.
5. Cliquez sur Envoyer le message.
Remarque :
L'administrateur système peut bloquer le transfert de messages vers des adresses de messagerie externes.
Configuration du transfert des messages
Vous pouvez transférer vos messages CallPilot vers une autre boîte aux lettres CallPilot ou
vers une adresse électronique externe. Pour ce faire, vous devez créer et activer une règle de
transfert des messages. Il s'agit d'un ensemble de critères définissant les messages à transférer et leur destination.
Lorsque vous activez une règle de transfert des messages, vous pouvez alors accéder à tous
les messages entrants répondant aux critères à partir d'un autre emplacement, comme une
boîte aux lettres Internet ou un assistant numérique personnel (PDA). Les messages vocaux peuvent être transférés dans le format dans lequel ils sont reçus ou convertis en WAV.
Vous ou votre administrateur CallPilot pouvez créer une règle de transfert des messages. Pour
la créer vous-même, vous devez utiliser My CallPilot ; cependant, vous pouvez l'activer et la
désactiver via la Messagerie de bureau, My CallPilot ou à l'aide de votre téléphone (option 8-5-1).
Les utilisateurs Lotus Notes reçoivent les messages transférés dans leur boîte de réception
Lotus Notes. Les messages sont affichés comme des messages Lotus Notes et respectent
les règles qui s'appliquent aux courriers Lotus Notes.
Pour les utilisateurs de Lotus iNotes, les messages CallPilot transférés s'affichent comme des
courriers Lotus Notes. Les messages respectent toutes les règles qui s'appliquent aux mes-
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Remarques et limitations concernant les utilisateurs de Novell GroupWise
sages iNotes. Les messages sont affichés avec les icônes de courriers Lotus iNotes et le
formulaire de courrier électronique iNotes standard est utilisé pour afficher le message.
Remarquez, cependant, qu'il existe certaines limitations de la fonction Répondre\Répondre à
tous. Vous ne pouvez pas répondre aux messages d'un expéditeur dont l'adresse/IDAP n'est
pas incluse dans le message, car l'adresse est inconnue. En outre, comme le serveur CallPilot n'accepte que les messages texte ordinaires et les pièces jointes de type VBK ou TIFF-F,
vous devez vous assurer que tous les messages sortants destinés à une adresse CallPilot
sont créés avec ces formats. Si un message est envoyé à une adresse CallPilot avec un type
de pièce jointe différent ou dans un format autre que du texte ordinaire (par exemple, RTF),
vous recevez une notification de non-transmission. Notez également que les messages vocaux envoyés au format VBK ne peuvent être lus que si le lecteur CallPilot est installé sur le
système. Les messages vocaux envoyés au format WAV nécessitent un lecteur WAV pouvant lire les fichiers WAV-PCM standard. La plupart des fichiers WAV standard prennent ce
format en charge.
Remarques et limitations concernant les utilisateurs de Novell GroupWise
• Les utilisateurs de Novell GroupWise reçoivent le message transféré dans leur boîte de
réception GroupWise. Les messages transmis apparaissent en tant que messages électroniques GroupWise et respectent toutes les règles qui s'appliquent aux messages
GroupWise.
• Les utilisateurs de Novell NetMail reçoivent les messages CallPilot transférés comme des
courriers électroniques Novell GroupWise dans NetMail. Les messages transférés respectent les règles qui s'appliquent aux courriers électroniques NetMail. Ils sont affichés
avec les icônes de messagerie électronique NetMail ; le message apparaît dans le formulaire standard de courrier électronique NetMail.
• La règle de transfert des messages CallPilot prend en charge les listes de distribution de
Novell GroupWise si celles-ci sont configurées pour être accessibles hors du système
GroupWise.
• Il existe quelques limitations de la fonction Répondre\Répondre à tous. Vous ne pouvez
pas répondre aux messages d'un expéditeur dont l'adresse/IDAP n'est pas incluse dans
le message, car l'adresse est inconnue. En outre, comme le serveur CallPilot n'accepte
que les messages texte ordinaires et les pièces jointes de type VBK ou TIFF-F, vous
devez vous assurer que tous les messages sortants destinés à une adresse CallPilot sont
créés avec ces formats. Si un message est envoyé à une adresse CallPilot avec un type
de pièce jointe différent ou dans un format autre que du texte ordinaire (par exemple,
RTF), vous recevez une notification de non-transmission. Notez également que les messages vocaux au format VBK ne peuvent être lus que si le lecteur CallPilot est installé
sur le système. Les messages vocaux envoyés au format WAV nécessitent un lecteur
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WAV pouvant lire les fichiers WAV-PCM standard. La plupart des fichiers WAV standard
prennent ce format en charge.
Pour configurer le transfert des messages
1. Dans le menu Actions de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.
2. Cliquez sur l'onglet Courrier.
3. Pour ouvrir My CallPilot, cliquez sur l'option Configurer la règle de transfert des
messages.
4. Si la page de configuration de la règle de transfert des messages de My CallPilot
n'apparaît pas automatiquement :
a. Connectez-vous à My CallPilot.
b. Cliquez sur l'onglet Fonctions CallPilot, puis sur l'option Règle de transfert des messages.
5. Configurez une règle de transfert des messages. Pour obtenir des instructions
détaillées, reportez-vous au Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour
My CallPilot (NN44200-109).
Pour activer ou désactiver une règle de transfert des messages
Une règle de transfert des messages doit être configurée avant de pouvoir l'activer ou la
désactiver. Reportez-vous à la procédure précédente pour la configurer vous-même ou demandez à votre administrateur CallPilot d'en configurer une pour vous. Pour des raisons de
sécurité, vous devez l'activer et la désactiver vous-même. Vous pouvez procéder dans la
Messagerie de bureau en utilisant la procédure suivante, ou vous pouvez vous servir du
téléphone (option 8-5-1).
Remarque :
Si vous avez activé l'option Connexion anonyme, vous ne pouvez pas activer ou désactiver une règle de transfert des messages à l'aide du logiciel de Messagerie de bureau (pour
vérifier, sélectionnez Outils > Messagerie de bureau CallPilot > Configuration, cliquez sur
l'onglet Carnet d'adresses, puis sur Avancé).
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Adressage de messages
1. Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.
2. Cliquez sur l'onglet Courrier.
3. Cochez ou décochez la case Activer la règle de transfert des messages.
Adressage de messages
Les utilisateurs CallPilot peuvent accéder à un grand nombre de carnets d'adresses pour
envoyer des messages. Il peut s'agir du carnet d'adresses public CallPilot ou Lotus Notes
(stocké sur le serveur CallPilot ou Lotus Notes) ou de votre carnet d'adresses personnel. Une
adresse peut être interne ou externe à votre entreprise.
Si vous utilisez Lotus Notes sur un serveur terminal, vous ne pouvez pas télécharger les
adresses de messages CallPilot dans votre carnet d'adresses personnel. Ce carnet d'adresses n'est pas disponible pour les utilisateurs du serveur terminal lorsque vous adressez des
messages CallPilot.
Accès à des adresses CallPilot à partir d'autres serveurs
CallPilot en réseau
Si votre site comporte plusieurs serveurs CallPilot, votre administrateur CallPilot peut développer votre carnet d'adresses CallPilot pour inclure les adresses des utilisateurs CallPilot des
serveurs en réseau, en plus des adresses de votre serveur local. Si vous n'avez pas besoin
de cette liste étendue, vous pouvez configurer votre carnet d'adresses CallPilot pour inclure
uniquement les adresses de votre serveur local. Reportez-vous à la section #unique_61 pour
plus d'informations.
Pour adresser un message depuis le carnet d'adresses
1. Dans un nouveau message CallPilot, cliquez sur A.
2. Dans la boîte de dialogue Carnet d'adresses, sélectionnez l'onglet Carnet d'adresses CallPilot ou tout autre carnet d'adresses disponible.
3. Sélectionnez le nom du destinataire ou la liste de distribution.
39
Novembre 2010
4. Cliquez sur A. Si nécessaire, sélectionnez plusieurs adresses en cliquant sur A
après chacune d'elles.
5. Cliquez sur OK pour revenir au nouveau message CallPilot.
Pour saisir manuellement l'adresse d'un message
Saisissez une adresse directement dans le champ A d'un nouveau message sans ouvrir la
boîte de dialogue Adresse de messagerie. Saisissez cette adresse entre guillemets, en veillant à ne pas insérer d'espace. Ce nom est comparé à tous les carnets d'adresses et les types
d'adresse disponibles. Si plusieurs adresses sont trouvées, la boîte de dialogue Destinataire
CallPilot s'affiche avec toutes les adresses correspondantes. Choisissez l'adresse à utiliser
pour le message. Vous pouvez modifier les numéros de téléphone et de télécopie ici, mais
pas les adresses CallPilot ou de messagerie.
Format requis pour une adresse de messagerie CallPilot
Utilisez le format suivant lors de la saisie manuelle d'une adresse CallPilot :
XXXXYYYY@ZZZZ
XXXX
= préfixe SMTP/VPIM
YYYY
= numéro de la boîte aux lettres CallPilot
ZZZZ
= nom de domaine complet CallPilot (serveur et domaine)
Exemple
Exemple d'adresse CallPilot saisie manuellement
Si un serveur CallPilot na12345 dans le domaine us.avaya.com avec le préfixe VPIM/
SMTP 1905555 contient la boîte aux lettres 1212, l'adresse CallPilot de cette boîte aux lettres
est la suivante :
[[email protected]]
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Pour ajouter des adresses CallPilot à votre carnet d'adresses personnel Novell
Pour ajouter des adresses CallPilot à votre carnet d'adresses personnel Novell
Vous pouvez ajouter des adresses CallPilot et des listes de distribution à votre carnet d'adresses personnel. Vous pouvez distinguer les adresses CallPilot des adresses de messagerie en
ajoutant la mention CallPilot après le nom du destinataire.
1. Dans le menu Outils de votre boîte de réception, cliquez sur Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez l'onglet Carnet d'adresses CallPilot, puis cliquez sur un nom avec le
bouton droit de la souris.
3. Cliquez sur Copie vers, puis sélectionnez un carnet d'adresses dans la boîte de
dialogue Copier des noms entre carnets d'adresses.
Vous pouvez également créer manuellement une adresse et l'ajouter à votre carnet d'adresses personnel comme suit :
1. Dans le formulaire de carnet d'adresses CallPilot, cliquez sur Nouveau.
2. Tapez le nom et l'adresse.
3. Cochez la case Ajouter au carnet d'adresses personnel Novell, puis sélectionnez
un carnet d'adresses dans la boîte de dialogue Sélectionner un carnet d'adresses.
Adresses de messagerie et numéros de téléphone et télécopie
Lorsque vous adressez des messages, CallPilot recherche une adresse de messagerie ou
CallPilot dans les contacts fréquents et d'autres carnets d'adresses personnels Novell. Si le
champ d'adresse de messagerie est vide, CallPilot analyse les informations de contact des
numéros de téléphone et de télécopie.
CallPilot utilise les champs de numéro de téléphone et de télécopie mis en évidence dans
l'illustration suivante.
41
Novembre 2010
Si CallPilot trouve des numéros de téléphone et de télécopie, le logiciel vous invite à choisir
où vous souhaitez envoyer le message.
Modifiez le numéro sélectionné dans le champ Vérifier le numéro pour vous assurer que la
transmission s'effectue correctement. Les numéros de téléphone et de télécopie doivent être
saisis sous forme de chaîne alphanumérique. Les caractères Pause (P, p) et dièse (#) sont
pris en charge. Exemples de numéros de téléphone et de télécopie corrects :
1234 ou (905) 8p6#2-1234
Si vous entrez le nom du destinataire dans le champ A/CC/CCI au lieu de sélectionner l'adresse à partir de la boîte de dialogue Adresse, CallPilot essaie de comparer le destinataire avec
tous les carnets d'adresses et les types d'adresses disponibles. S'il trouve une adresse de
messagerie, le message y est envoyé. Si aucune adresse de messagerie CallPilot ou GroupWise n'est détectée, CallPilot essaie d'identifier le destinataire sur la base du type de données
du message.
CallPilot n'envoie les messages à supports mixtes (voix et texte ou voix et télécopie) qu'à des
adresses de messagerie électronique. Si CallPilot ne trouve pas d'adresse de messagerie, un
message d'erreur apparaît. En ce qui concerne les messages vocaux simples, CallPilot parcourt les carnets d'adresses pour rechercher les entrées qui ne contiennent que des numéros de téléphone (sans adresses de messagerie). En ce qui concerne les messages de
télécopies simples, CallPilot parcourt les carnets d'adresses pour rechercher les entrées qui
ne contiennent que des numéros de télécopie (sans adresses de messagerie).
S'il trouve des numéros de téléphone et de télécopie, vous êtes invité à choisir la destination. Un message d'erreur s'affiche si CallPilot ne parvient pas à retrouver le destinataire.
42
Listes de distribution personnelles
Listes de distribution personnelles
Vous pouvez utiliser deux types de liste de distribution personnelle :
• les listes de distribution personnelles CallPilot, que vous pouvez créer à l'aide du logiciel My CallPilot ou du téléphone ;
• les listes de distribution locales, que vous pouvez créer à partir de GroupWise dans les
carnets d'adresses personnels. Ce type de liste n'est pas accessible à partir du téléphone.
Le nom "PDL" est réservé et ne doit pas être utilisé comme nom de liste de distribution personnelle ; si vous utilisez PDL comme nom de liste de distribution personnelle, les messages ne seront pas envoyés à la liste.
Pour utiliser des listes de distribution personnelles CallPilot
Vous pouvez adresser des messages à partir des listes de distribution personnelles CallPilot
que vous créez dans My CallPilot ou sur votre téléphone. Dans Lotus Notes, sélectionnez ces
listes à partir du carnet d'adresses CallPilot.
Pour créer une liste de distribution personnelle dans GroupWise
Pour créer une liste de distribution personnelle CallPilot dans GroupWise, procédez comme
pour une liste de distribution personnelle de courrier électronique. Vous ne pouvez pas accéder à une liste créée dans GroupWise à partir de votre téléphone ou de My CallPilot.
Pour savoir comment créer une liste de distribution personnelle dans GroupWise, reportezvous à la documentation GroupWise.
Utilisation de la messagerie instantanée
La fonction Messagerie instantanée vous permet de débuter une session de messagerie instantanée (MI) par le biais de Microsoft Windows/MSN Messenger ou de l'application Nortel
Multimedia PC Client (MCS 5100) à partir d'un message électronique ou CallPilot.
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Novembre 2010
Vous pouvez lancer une connexion de messagerie instantanée avec d'autres utilisateurs si
vous disposez tous d'un compte valide sur MCS 5100 (Nortel Multimedia PC Client) ou avec
un des services suivants, disponibles sous Windows/MSN Messenger :
• NET Passport Service (Windows/MSN Messenger)
• SIP Communication Service (Windows Messenger uniquement)
• Exchange Instant Messaging Service (Windows Messenger uniquement)
Ces services ne nécessitent pas de configuration particulière. Vous devez configurer ces
comptes en fonction des configurations requises dans Windows/MSN Messenger. Dans le cas
de SIP Communication Service sur MCS 5100, vous devez disposer d'un Nortel Multimedia
PC Client configuré et opérationnel pour utiliser sa fonctionnalité de messagerie instantanée.
Pour activer la fonctionnalité de messagerie instantanée
dans la Messagerie de bureau CallPilot
1. Ouvrez votre boîte de réception de Messagerie de bureau CallPilot.
2. Dans le menu Actions, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.
3. Dans l'onglet Général, sélectionnez l'application de messagerie instantanée à utiliser. Les choix suivants sont disponibles :
• Utiliser Windows/MSN Messenger
• Utiliser Nortel Multimedia PC Client
4. Cliquez sur OK.
5. Fermez Lotus Notes, puis rouvrez-le pour que les modifications soient prises en
compte.
Pour utiliser la messagerie instantanée à partir d'un message CallPilot ouvert
Vous pouvez lancer une session de messagerie instantanée lorsque vous avez ouvert un
message CallPilot.
1. Dans la barre d'outils d'un message CallPilot ouvert, cliquez sur l'icône représentant le logiciel de messagerie instantanée à utiliser :
44
Pour utiliser la messagerie instantanée depuis Novell GroupWise
2. Connectez-vous si nécessaire.
Si l'expéditeur du message est en ligne, une session de messagerie instantanée
démarre. Sinon, la boîte de dialogue Contact apparaît.
3. Cliquez sur l'onglet du logiciel de messagerie instantanée.
Il affiche votre liste de contacts de l'application Windows/MSN Messenger ou la liste
Amis de l'application Nortel Multimedia PC Client.
4. Sélectionnez et vérifiez l'adresse de messagerie instantanée, ou saisissez la signature correcte.
5. Cliquez sur Envoyer pour démarrer la session.
Remarque :
Les icônes de messagerie instantanée de la barre d'outils sont de différentes couleurs, en
fonction de l'état de connexion de l'expéditeur :
En ligne
Hors ligne
Etat ou nom d'utilisateur de l'expéditeur inconnu à Windows/MSN
Messenger
En ligne
Hors ligne
Etat ou nom d'utilisateur de l'expéditeur inconnu à Nortel Multimedia
PC Client (MCS 5100)
Les infobulles des boutons de messagerie instantanée indiquent le nom et l'état de connexion de l'expéditeur, si ces informations sont disponibles.
Pour utiliser la messagerie instantanée depuis Novell
GroupWise
1. A partir de votre boîte de réception, sélectionnez un message électronique.
2. Dans le menu Outils, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Contacter l'expéditeur.
CallPilot récupère l'adresse CallPilot de l'expéditeur du message, puis la boîte de
dialogue Contact apparaît.
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Novembre 2010
3. Cliquez sur l'onglet du logiciel de messagerie instantanée.
Il affiche votre liste de contacts de l'application Windows/MSN Messenger ou la liste
Amis de l'application Nortel Multimedia PC Client.
4. Sélectionnez et vérifiez l'adresse de messagerie instantanée, ou saisissez la signature correcte.
5. Cliquez sur Envoyer pour démarrer la session.
Utilisation de l'indicateur de message en attente
La Messagerie de bureau comprend un indicateur de message en attente (MWI) qui apparaît sous la forme d'une icône de combiné téléphonique dans l'angle inférieur droit de l'écran,
dans la barre des tâches Windows ou dans la barre d'état système. L'indicateur de message
en attente vous signale l'arrivée de nouveaux messages et vous permet d'accéder rapidement à votre boîte de réception.
Une icône représentant un combiné téléphonique rouge vous signale l'arrivée de nouveaux
messages :
L'aspect de l'icône Indicateur de message en attente change pour vous donner des informations supplémentaires sur votre connexion au serveur comme suit :
Remarque :
Si vous utilisez une paire de serveurs à redondance géographique, les informations sur
votre serveur apparaissent lorsque vous placez le pointeur de votre souris sur l'icône Indicateur de message en attente. Vous savez ainsi si vous êtes connecté sur le serveur
principal ou sur le serveur alternatif, et l'adresse IP du serveur actif s'affiche.
Pour configurer l'indicateur de message en attente
Utilisez la boîte de dialogue Configuration du MWI de CallPilot pour :
• afficher ou masquer l'indicateur de message en attente ;
• activer ou désactiver le texte de l'infobulle correspondante ;
• contrôler la durée d'affichage de ce dernier.
46
Pour configurer l'indicateur de message en attente
1. Dans la barre des tâches de Windows, cliquez avec le bouton droit sur l'icône MWI.
2. Cliquez sur Configuration du MWI de CallPilot.
La boîte de dialogue Configuration du MWI de CallPilot apparaît.
Remarque :
Les trois premières zones (Serveur, Raccourci réseau VPIM et Boîte aux lettres) figurent à titre d'information uniquement et sont grisées ; pour modifier les
informations de ces zones, vous pouvez y accéder dans l'onglet Général sous
Actions > Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.
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Novembre 2010
Remarque :
Les quatre premières zones (Serveur, Partenaire GR, Raccourci réseau VPIM et
Boîte aux lettres) figurent à titre d'information uniquement et sont grisées ; pour
modifier les informations de ces zones, vous pouvez y accéder dans l'onglet
Général sous Outils > Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.
Remarque :
Le serveur actif est marqué d'un rond vert avec une coche. Si aucun serveur n'est
disponible, un signe moins apparaît en regard de chaque serveur. Lorsque la
connectivité est disponible, le client rétablit automatiquement la connexion au
serveur approprié.
Remarque :
Si un serveur alternatif est configuré alors que vous êtes connecté à CallPilot,
vous devez vous déconnecter puis vous reconnecter pour que les informations
sur le serveur alternatif apparaissent.
3. Pour ouvrir My CallPilot et lire votre dernier message en double-cliquant sur l'icône, vérifiez que la zone URL My CallPilot contient l'URL correcte. Vous devez être
connecté à un serveur CallPilot 5.0 ou version ultérieure pour que ceci fonctionne.
Demandez l'URL correcte à votre administrateur CallPilot. L'URL apparaît généralement dans l'un des formats suivants :
• http://préfixe.nomhôte.com/mycallpilot/
• http://adresseIP/mycallpilot/
4. Pour afficher ou masquer l'icône MWI, cochez ou décochez la case Afficher l'icône MWI dans la barre des tâches.
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Pour utiliser l'indicateur de message en attente
Remarque :
Si vous masquez l'icône, puis décidez de l'afficher à nouveau, sélectionnez Programmes > Avaya > Icône MWI CallPilot dans le menu Démarrer de Windows.
L'icône réapparaît dans la barre des tâches.
5. Pour activer ou désactiver le texte de l'infobulle, cochez ou décochez la case Afficher l'infobulle contextuelle pendant x secondes. Vous pouvez également changer le nombre de secondes pendant lesquelles le texte de l'infobulle apparaît à
l'écran.
6. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.
Pour utiliser l'indicateur de message en attente
Voici quelques conseils concernant l'utilisation de l'indicateur de message en attente :
• Pour afficher le numéro de votre boîte aux lettres, l'adresse du serveur et le nombre de
messages en attente dans votre boîte de réception, positionnez le pointeur sur l'icône.
• Cliquez avec le bouton droit sur l'icône pour afficher un menu contextuel dont les options vous permettent :
- d'ouvrir My CallPilot (si une URL est définie pour My CallPilot dans les paramètres
de configuration de l'indicateur de message en attente) ;
- de configurer l'indicateur de message en attente ;
- de vous connecter à votre boîte aux lettres CallPilot ou de vous déconnecter ;
- de quitter l'indicateur de message en attente pour qu'il n'apparaisse plus.
• Pour ouvrir votre dernier message CallPilot dans My CallPilot, double-cliquez sur l'icône Indicateur de message en attente.
Remarque :
Si ceci ne fonctionne pas, vérifiez que la zone d'URL My CallPilot contient l'URL correcte dans la boîte de dialogue Configuration du MWI de CallPilot. Pour ouvrir cette
boîte de dialogue, cliquez avec le bouton droit sur l'icône MWI, puis cliquez sur Configuration du MWI de CallPilot.
Modification des paramètres de la boîte aux lettres
L'administrateur entre vos paramètres par défaut d'accès à CallPilot. Si cela est nécessaire,
vous pouvez les modifier. Pour plus d'informations, reportez-vous à l'aide en ligne.
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Novembre 2010
Pour afficher les paramètres d'accès à CallPilot ou les modifier
1. Dans le menu Outils de votre boîte de réception, cliquez sur Messagerie de bureau CallPilot > Configuration. Vous pouvez également cliquer sur Affichage >
Options dans le lecteur CallPilot.
L'onglet Général affiche vos paramètres d'accès en cours.
2. Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur OK.
Pour modifier votre mot de passe CallPilot
Remarque :
Vous pouvez changer un mot de passe de boîte aux lettres oublié par courrier électronique ou via des questions secrètes. Contactez votre administrateur pour obtenir le lien
nécessaire.
Ce mot de passe est identique à celui utilisé sur le téléphone.
50
Service de changement de mot de passe
1. Répétez l'étape 1 de la procédure précédente, puis cliquez sur Modifier le mot de
passe.
2. Dans la zone Ancien mot de passe, saisissez votre mot de passe actuel.
3. Dans la zone Nouveau mot de passe, saisissez un nouveau mot de passe.
4. Dans la zone Ressaisissez le nouveau mot de passe, ressaisissez votre nouveau
mot de passe.
5. Cliquez sur OK pour enregistrer le changement.
6. Cliquez sur OK pour quitter les paramètres généraux.
Service de changement de mot de passe
Connexion à la page Web du service de changement de mot de passe
1. Accédez à la page d'accueil du service de changement de mot de passe via le lien
fourni par votre administrateur.
2. Dans la liste prédéfinie, sélectionnez un nom de serveur CallPilot, puis saisissez
votre numéro de boîte aux lettres.
3. Cliquez sur Suivant. La page d'accueil du service de changement de mot de passe s'affiche.
Modification des paramètres du service de changement de mot de passe
1. Sur la page d'accueil du service de changement de mot de passe, sélectionnez
Modify Password Settings (Modifier les paramètres de mot de passe). La page de
connexion du service de changement de mot de passe s'affiche.
2. Saisissez votre mot de passe de boîte aux lettres, puis cliquez sur Connexion. La
page du service de changement de mot de passe s'affiche.
Le service de changement de mot de passe vous permet d'effectuer les opérations suivantes :
Champ
Description
Changer de mot de passe
Utilisez cette section pour changer immédiatement votre mot de passe. Reportez-vous à
la section Changement du mot de passe à la
page 52.
Message
Indiquez l'adresse électronique à laquelle le
service de changement de mot de passe doit
envoyer les courriers électroniques relatifs
au changement de mot de passe.
Cliquez sur Save Email settings (Enregistrer les paramètres de courrier électronique) pour enregistrer votre adresse électronique.
51
Novembre 2010
Champ
Questions et réponses
Description
Saisissez vos questions secrètes et les réponses correspondantes. Vous devez répondre à ces questions lorsque vous
changez votre mot de passe via la fonction
Secret Question (Question secrète).
Cliquez sur Save Q & A Settings (Enregistrer les paramètres de question/réponse)
pour enregistrer vos questions et vos réponses.
Changement du mot de passe
1. Sur la page du service de changement de mot de passe, saisissez un nouveau mot
de passe et confirmez ce mot de passe.
2. Cliquez sur Modifier le mot de passe.
Changement du mot de passe par courrier électronique
Cette procédure n'est disponible que si votre administrateur a activé la fonction Change Password Via Email (Changer de mot de passe par courrier électronique). Utilisez la procédure
suivante si vous avez oublié votre mot de passe.
1. Accédez à la page d'accueil du service de changement de mot de passe.
2. Cliquez sur Change Password Via Email (Changer de mot de passe par courrier
électronique). Un message vous indique alors qu'un courrier électronique vous a
été envoyé. Le lien qui se trouve dans le courrier électronique est valide pendant
une heure.
Cette procédure n'est disponible que si votre administrateur a activé la fonction Change Password Via Secret Questions (Changer de mot de passe via les questions secrètes). Utilisez la
procédure suivante si vous avez oublié votre mot de passe.
1. Accédez à la page d'accueil du service de changement de mot de passe.
2. Cliquez sur Change Password Via Secret Questions (Changer de mot de passe via
les questions secrètes). Une page affiche alors les questions que vous avez définies au préalable.
52
Modification des paramètres de remise du courrier
Modification des paramètres de remise du courrier
Pour afficher les paramètres de la messagerie ou les modifier
L'administrateur saisit à votre place les paramètres de messagerie par défaut. Si cela est
nécessaire, vous pouvez les modifier. Pour plus d'informations, reportez-vous à l'aide en ligne.
1. Dans le menu Actions de votre boîte de réception Lotus Notes, cliquez sur Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.
2. Cliquez sur l'onglet Courrier pour afficher les paramètres de courrier actuels.
3. Les paramètres suivants sont disponibles :
• Notification : vous pouvez configurer CallPilot pour que la liste de messages
soit mise à jour automatiquement, manuellement ou à des intervalles de
5 minutes, par exemple. (Choisissez l'option Manuellement pour réaliser des
économies sur les appels longue distance ou les connexions RNIS.)
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Novembre 2010
• Ajouter un en-tête de message aux transferts et réponses : ceci garantit l'affichage des informations d'en-tête du message d'origine dans la réponse à un
message ou dans le message transféré.
• Ajouter une page de garde aux transferts de télécopie : cochez cette case pour
ajouter une page de garde de télécopie.
• Convertir les messages vocaux sortants au format WAV pour les destinataires non CallPilot : vos messages enregistrés sont automatiquement convertis du format VBK au format WAV lorsqu'ils sont transmis à des utilisateurs non
CallPilot.
• Effectuer une vérification orthographique avant envoi : cochez cette case si
vous voulez vérifier automatiquement l'orthographe des messages texte créés
avec le formulaire CallPilot personnalisé lorsque vous cliquez sur Envoyer. Si
vous décochez cette case, vous pouvez toujours exécuter le correcteur orthographique manuellement. Pour qu'il puisse fonctionner, vous devez installer Microsoft Word.
• Afficher l'icône MWI dans la barre des tâches : l'icône de téléphone CallPilot
de la barre des tâches Windows devient rouge lorsque vous recevez un message et vous fournit d'autres informations utiles.
• Générer un message envoyé : sélectionnez cette option pour enregistrer une
copie de chaque message envoyé dans le dossier des éléments envoyés.
• Activer la règle de transfert des messages : sélectionnez cette option pour
activer une règle de transfert des messages que vous avez configurée, c'està-dire une règle qui permet de transférer vos messages CallPilot vers une
adresse électronique externe ou une boîte de réception CallPilot. Cette case
à cocher est grisée si l'administrateur CallPilot ne vous a pas accordé les
privilèges requis à cet effet.
Remarque :
Si vous avez accès à My CallPilot, vous pouvez créer, modifier et supprimer votre propre règle de transfert des messages. Pour plus d'informations, reportez-vous au Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau
pour My CallPilot (NN44200-109).
• Configurer la règle de transfert des messages : cliquez sur ce lien si vous
souhaitez vous connecter directement à l'application My CallPilot et configurer les paramètres pour transférer vos messages CallPilot vers une adresse
électronique externe ou une boîte de réception CallPilot. Le lien n'apparaît que
si l'administrateur CallPilot vous a accordé les privilèges requis à cet effet.
4. Une fois vos modifications effectuées, cliquez sur OK.
54
Modification des paramètres du carnet d'adresses
Modification des paramètres du carnet d'adresses
Votre administrateur saisit les paramètres par défaut du carnet d'adresses. Vous pouvez modifier les paramètres du carnet d'adresses le cas échéant. Pour plus d'informations sur ces
paramètres, reportez-vous à l'aide en ligne.
Pour afficher les paramètres du carnet d'adresses ou les
modifier
1. Dans le menu Actions de votre boîte de réception Lotus Notes, cliquez sur Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.
2. Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses pour afficher les paramètres en cours du
carnet d'adresses.
3. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur OK. Vous pouvez également télécharger un carnet d'adresses comme indiqué ci-dessous. Pour obtenir des
informations sur les options affichées, cliquez sur Aide.
Pour télécharger le carnet d'adresses CallPilot sur votre ordinateur
Vous pouvez télécharger le carnet d'adresses CallPilot à partir du serveur sur votre ordinateur de manière à pouvoir travailler hors connexion.
1. Dans le menu Outils de votre boîte de réception, choisissez Messagerie de bureau CallPilot > Configuration.
2. Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses.
3. Sélectionnez Télécharger le carnet d'adresses du serveur vers le carnet d'adresses local.
4. Cliquez sur Télécharger maintenant, puis sur OK quand un message vous indique que le téléchargement est terminé.
Lorsque vous adressez un message CallPilot, vous accédez alors au carnet
d'adresses CallPilot téléchargé, que vous soyez en ligne ou hors ligne.
55
Novembre 2010
5. Pour vous assurer de télécharger régulièrement le carnet d'adresses CallPilot, cochez la case Me rappeler de télécharger le carnet d'adresses tous les, puis
définissez le nombre de jours entre les rappels.
6. Cliquez sur OK.
7. Pour vous assurer de la prise en charge des nouveaux paramètres, fermez GroupWise puis rouvrez-le.
Remarque :
A chaque fois que vous souhaitez accéder au carnet d'adresses directement à
partir du serveur, remodifiez votre sélection sur Rechercher le carnet d'adresses du serveur dans l'onglet Carnet d'adresses.
Modification des paramètres audio
Pour changer de périphérique audio ou modifier les paramètres du volume
Vous pouvez écouter ou enregistrer vos messages depuis votre téléphone ou votre ordinateur.
1. Dans le menu Actions de votre boîte de réception de Messagerie de bureau CallPilot, cliquez sur Messagerie de bureau CallPilot > Configuration. Vous pouvez
également sélectionner Affichage > Configuration dans le lecteur CallPilot.
2. Cliquez sur l'onglet Audio pour afficher les paramètres audio en vigueur.
56
Liaison avec My CallPilot
3. Dans la zone Périphérique, sélectionnez Téléphone pour écouter vos messages
vocaux et les enregistrer depuis votre téléphone. Vérifiez que le numéro correct est
affiché. Vous pouvez également sélectionner Ordinateur pour écouter les messages vocaux et les enregistrer via les haut-parleurs et le microphone de l'ordinateur.
Remarque :
Vous pouvez également modifier le périphérique audio à partir du lecteur CallPilot.
4. Cochez les deux cases de la section Volume pour coordonner les paramètres de
volume de CallPilot avec ceux des haut-parleurs et du microphone de l'ordinateur.
5. Si vous souhaitez confirmer les paramètres avant d'écouter des messages vocaux ou d'en enregistrer, cochez la case Confirmer les paramètres.
6. Si vous voulez télécharger les messages vocaux vers votre ordinateur avant de les
écouter, cochez la case Télécharger le fichier. Cette option est utile si vous utilisez un modem.
Liaison avec My CallPilot
La Messagerie de bureau comprend des liens vers les ressources Web de My CallPilot. Vous
pouvez définir un lien vers la page d'accueil ou la page Messages d'accueil. Pour afficher l'URL
de My CallPilot ou la modifier, reportez-vous à la section Modification des paramètres de la
57
Novembre 2010
boîte aux lettres à la page 49. Pour plus d'informations sur My CallPilot, reportez-vous au Guide
de l'utilisateur de la Messagerie de bureau pour My CallPilot (NN44200-109).
Dans le menu Actions de votre boîte de réception, cliquez sur Messagerie de bureau
CallPilot > My CallPilot, puis sur Page d'accueil ou Messages d'accueil.
Remarque :
Vous pouvez également accéder à My CallPilot depuis le menu d'affichage du lecteur CallPilot à télécharger.
Pour afficher les paramètres des fonctions de CallPilot ou
les modifier
1. Dans My CallPilot, cliquez sur l'onglet Fonctions CallPilot.
2. Sélectionnez une fonction et modifiez la configuration comme vous le souhaitez.
Toute modification apportée à une fonction prend effet immédiatement, que vous
utilisiez CallPilot depuis votre ordinateur ou depuis votre téléphone.
Pour afficher des informations sur les utilisateurs
Dans My CallPilot, cliquez sur l'onglet Informations utiles pour afficher des informations utilisateur en ligne propres à votre boîte aux lettres.
58
Travail hors connexion
Travail hors connexion
Pour travailler hors connexion, CallPilot doit être installé et configuré sur l'ordinateur que vous
utilisez de la même façon que sur votre ordinateur de bureau. Avant de travailler hors connexion, vous pouvez télécharger les messages et les adresses vers cet ordinateur.
1. (Facultatif) Vous pouvez télécharger les messages CallPilot vers l'ordinateur dont
vous vous servirez pour travailler hors connexion. Connectez-vous à votre messagerie et CallPilot. Dans le menu Actions, cliquez sur Messagerie de bureau
CallPilot > Télécharger tous les messages. Une fois le transfert terminé, déconnectez-vous.
2. (Facultatif) Vous pouvez télécharger le carnet d'adresses du serveur vers votre
ordinateur. Reportez-vous à la section Modification des paramètres du carnet
d'adresses à la page 55.
59
Novembre 2010
3. Ouvrez votre messagerie sans être connecté au réseau. Attendez que la fenêtre
Connexion à CallPilot apparaisse. Vous n'avez pas besoin de saisir votre mot de
passe.
4. Cliquez sur Annuler.
A présent, vous pouvez travailler hors connexion, consulter vos messages, et enregistrer et
adresser de nouveaux messages. Vous devez utiliser les haut-parleurs et le microphone de
votre ordinateur pour écouter et enregistrer les messages hors connexion. En effet, vous ne
pouvez pas vous servir du téléphone dans ce mode d'accès hors connexion.
CallPilot conserve les messages enregistrés jusqu'à ce que vous vous connectiez au serveur CallPilot, puis il les envoie.
60
Index
D
R
distributeur ...................................................................5
documentation ..............................................................5
revendeur .....................................................................5
F
S
formation ......................................................................5
service clientèle ............................................................5
61
Novembre 2010
62

Guide de l`utilisateur de la Messagerie de bureau

Transcription

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Diapositive 1

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Internet Apprendre les principes de base

COMMENT BIEN COMMUNIQUER sur les aspects de techniques

Programme Formation Savoir utiliser Internet