Export com ptable

Exporter des écritures comptables depuis La Solution Crypto
La Solution Crypto offre une possibilité d’export des écritures comptables, qui permet de générer des fichiers à
destination des logiciels de comptabilité externes. Ce module d’export comptable est une extension du module de
Statistiques, disponible dès que vous possédez le module Organiseur.
La caractéristique principale du module d’export comptable est d’être totalement paramétrable, aussi bien sur la
description des écritures à exporter, que sur la forme de l’export.
Son principe général est le suivant :
- Vous intégrez, une fois pour toutes, un modèle d’export, qui respecte les contraintes d’import de
votre logiciel de comptabilité.
- Eventuellement, vous ajustez ce modèle d’export à votre propre comptabilité (choix des journaux,
des comptes, …)
- Vous exploitez ensuite ce modèle d’export pour générer, d’un seul clic, un fichier respectant le
format que vous avez défini
- Vous importez ce fichier dans votre comptabilité.
Accéder au module Statistiques
Depuis tous les modules de La Solution Crypto, un menu Statistiques présente une option Etats statistiques.
Seule exception, le module Comptabilité présente une option Analyse dans 4D Calc dans le menu Etats.
Ces options de menu amènent l’écran suivant :
En haut à gauche, il est possible de sélectionner l’entité dont les écritures seront exportées.
Le Modèle à utiliser présente la liste des modèles de statistiques et d’export existant déjà. Initialement, cette liste
peut être vide.
La clé, lorsqu’elle est déployée, permet d’ajouter, de supprimer, de dupliquer et de modifier des modèles.
NB : l’utilisation de cette partie de l’écran est identique à la manipulation des états paramétrables décrite dans le
manuel de La Solution Crypto.
Réf. : 0331 - 09/01/2006 - 1/4
Crypto Nancy l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
Crypto Paris l 35, rue Damrémont l 75018 Paris l Tél. : 01 42 74 25 36
Crypto Atlantique l 218, impasse de Germinal l 85440 Talmont Saint-Hilaire l Tél. : 02 51 21 63 68
EURL au capital de 100 000 € - APE 722 A - RCS 347 770 158 - SIRET 347 770 158 00041 - TVA : FR 20 347 770 158
Intégrer un modèle d’export
Première intégration
Déployer la clé et cliquer sur le bouton (+). Un modèle d’export vierge est ouvert.
En bas de l’écran cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le fichier, contenant un modèle d’export, qui vous a
été livré. Une fois ce fichier sélectionné, le modèle d’export est rempli à l’écran.
Vous pouvez choisir de le personnaliser tout de suite, ou cliquer sur Valider pour le mémoriser. Vous revenez
alors au module Statistiques et vous pouvez réaliser votre premier export.
Mise à jour d’un modèle existant
Dans le module Statistiques, sélectionner, en haut à gauche, le modèle d’export à mettre à jour puis cliquer sur le
bouton Modifier. L’écran de ce modèle s’affiche.
En bas de l’écran cliquer sur le bouton Ouvrir et sélectionner le fichier contenant la mise à jour du modèle d’export
qui vous a été livré. Une fois ce fichier sélectionné, le modèle d’export modifié est rempli à l’écran. Il peut être
indispensable d’apporter à nouveau des personnalisations que vous auriez apportées dans le modèle précédent.
Cliquer sur Valider pour mémoriser le modèle d’export à jour.
Réf. : 0331 - 09/01/2006 - 2/4
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Crypto Paris l 35, rue Damrémont l 75018 Paris l Tél. : 01 42 74 25 36
Crypto Atlantique l 218, impasse de Germinal l 85440 Talmont Saint-Hilaire l Tél. : 02 51 21 63 68
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Personnaliser un modèle d’export
Dans le module Statistiques, sélectionner, en haut à gauche, le modèle d’export à mettre à jour puis cliquer sur le
bouton Modifier. L’écran de ce modèle s’affiche
L’essentiel des informations contenues dans un modèle d’export sont destinées à correspondre avec le format
d’import de votre comptabilité. Vous pouvez toutefois paramétrer les informations suivantes :
Journaux à inclure
En ligne 8, à partir de la colonne C, vous pouvez fournir la liste des journaux dont les écritures doivent apparaître
dans le fichier d’export. Par exemple, en C8 saisir VE, en D8 saisir BQ ; dès lors, les exports comptables ne
contiendront que des écritures des journaux VE et BQ. Si vous n’indiquez aucun journal, tous les journaux seront
considérés.
Vous pouvez utiliser le caractère @ comme un « joker » pour vous éviter de saisir plusieurs journaux commençant
de façon identique. Par exemple, si vous souhaitez inclure tous les journaux de quittancement, dont les codes
commencent par un Q, vous pouvez saisir en C8 la valeur Q@.
Journaux à exclure
En ligne 9, à partir de la colonne C, vous pouvez fournir la liste des journaux dont les écritures ne doivent pas
apparaître dans le fichier d’export. Ces journaux seront donc retirés de la liste des journaux à inclure ci-dessus.
Par exemple, si vous avez saisi en C8 la valeur Q@, vous pouvez indiquer que vous ne souhaitez pas exporter les
écritures des journaux Q1 et Q2 en saisissant ces valeurs dans les cases C9 et D9.
Là encore, vous pouvez utiliser le caractère @.
Réf. : 0331 - 09/01/2006 - 3/4
Crypto Nancy l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
Crypto Paris l 35, rue Damrémont l 75018 Paris l Tél. : 01 42 74 25 36
Crypto Atlantique l 218, impasse de Germinal l 85440 Talmont Saint-Hilaire l Tél. : 02 51 21 63 68
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Comptes à exclure
Vous pouvez enfin indiquer un certain nombre de comptes dont les écritures ne doivent pas être importées, en
saisissant les numéros de compte à partir de la cellule C10 ; par exemple, si vous voulez exclure toutes les
écritures portant sur des comptes locataires, vous pouvez saisir 8@ en C10.
Attention, en excluant certains comptes mal choisis, vous pouvez aboutir à un export non équilibré. Il est possible
que votre logiciel de comptabilité ne permette pas d’importer des fichiers non équilibrés.
Personnaliser plusieurs modèles d’export
Il est possible d’intégrer plusieurs fois le même modèle d’export (en changeant son nom), et de personnaliser ces
différents modèles avec des journaux et des comptes différents.
Réaliser un export
Dans le module Statistiques, sélectionner, en haut à gauche, l’entité dont les écritures devront être exportées, puis
sélectionner le modèle d’export à exploiter.
En haut à droite de l’écran, les dates permettent de borner l’export. Seules les écritures entre les dates
sélectionnées seront exportées ; parmi ces écritures, ne seront retenues que celles qui correspondent au modèle
d’export tel qu’il a été personnalisé.
En bas de l’écran apparaît le modèle d’export. Il est totalement inutile d’apporter la moindre modification ou
personnalisation à cet endroit. En effet, au moment de l’export, cette zone sera rechargée à partir du modèle. Par
contre, après l’export, cette zone présentera à l’écran le résultat de l’export, semblable à ce qui a été placé en
fichier, permettant éventuellement un copier-coller vers une autre application…
Un clic sur le bouton Calculer propose la création d’un fichier. Il s’agit du fichier d’export. Lorsque l’export est
achevé, le fichier qui a été créé est destiné à être importé dans votre logiciel de comptabilité.
Il est tout à fait possible de réaliser plusieurs fois le même export, d’écraser un fichier d’export existant déjà, …
Réf. : 0331 - 09/01/2006 - 4/4
Crypto Nancy l 25, rue de Saurupt l BP 70655 l 54063 Nancy Cedex l Tél. : 03 83 90 36 36 l Fax : 03 83 90 16 06
Crypto Paris l 35, rue Damrémont l 75018 Paris l Tél. : 01 42 74 25 36
Crypto Atlantique l 218, impasse de Germinal l 85440 Talmont Saint-Hilaire l Tél. : 02 51 21 63 68
EURL au capital de 100 000 € - APE 722 A - RCS 347 770 158 - SIRET 347 770 158 00041 - TVA : FR 20 347 770 158