marches publics de fournitures courantes et services

Marché de fournitures et de prestations de services
Marché de prestations de services et de fournitures liées à l’activité « courrier »
FOURNITURE DE SERVICES POSTAUX ET LOCATION MAINTENANCE D'UNE
MACHINE À AFFRANCHIR HYBRIDE POUR ENVOIS EN PLIS EGRENES ET
INDUSTRIELS
Cahier des Clauses Techniques Particulières
(C.C.T.P)
Commun aux lots 1 et 2
Fourniture de services postaux et location maintenance d'une machine à affranchir hybride pour envois en plis égrenés et industriels
SOMMAIRE
LOT 1
5
ARTICLE 1 : OBJET DU MARCHE
5
ARTICLE 2 : ETENDUE DES PRESTATIONS D'AFFRANCHISSEMENT, DE TRI ET DE DISTRIBUTION DES
ENVOIS POSTAUX
5
2.1 – PRÉSENTATION GÉNÉRALE
2.2 – ETENDUE DES PRESTATIONS
2.3 – TYPE D'ENVOIS ENVISAGÉS
2.4 – EXCLUSIONS
5
5
6
6
ARTICLE 3 : OBLIGATIONS DU TITULAIRE
7
3.1 – AUTORISATION OFFICIELLE DÉLIVRÉE PAR L'ARCEP
3.2 – CAPACITÉS DU TITULAIRE
7
7
ARTICLE 4 : DESCRIPTION DES PRESTATIONS
7
4.1 – PRESTATIONS RÉGULIÈRES D'AFFRANCHISSEMENT
4.2 – PRESTATIONS PONCTUELLES D'AFFRANCHISSEMENT
7
8
ARTICLE 5 : CARACTERISTIQUES DES ENVOIS POSTAUX
8
5.1 – TYPE D'ENVOIS
5.2 – PRIORITÉ DES ENVOIS
8
8
ARTICLE 6 : PORTAIL DE SUIVI ACHEMINEMENT DES COURRIERS
8
ARTICLE 7 : DELAIS D'ACHEMINEMENT DU COURRIER
8
ARTICLE 8 : PRESTATIONS DE REMISE ET DE COLLECTE DU COURRIER: ETENDUE DES PRESTATIONS8
ARTICLE 9 – PRESTATIONS ORDINAIRES DE REMISE DU COURRIER
9
9.1 – SITE DU SRC: 12 RUE DE VIARMES
9.2 – SITE DES CHAMPS LIBRES: 10 COURS DES ALLIÉS
9.3 – AUTRES SITES EN REMISE DIRECTE
9
9
9
ARTICLE 10 – MODALITES D'EXECUTION
10
ARTICLE 11 – PRESTATION EXCEPTIONNELLE DE REMISE DU COURRIER
10
11.1 – REMISE PONCTUELLE
11.2 – GARDE PONCTUELLE DU COURRIER ARRIVÉ
10
10
ARTICLE 12 – PRESTATION REGULIERE DE COLLECTE DU COURRIER
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ARTICLE 13 – PRESTATION EXCEPTIONNELLE DE COLLECTE DU COURRIER
11
13.1 – COLLECTE COMPLÉMENTAIRE
11
ARTICLE 14 – OBLIGATIONS DU TITULAIRE
11
14.1 – SÉCURITÉ
14.2 – REMISE DE MATÉRIELS POUR LES PRESTATIONS DE COLLECTE ET DE REMISE
11
11
LOT 2
12
ARTICLE 1 – DISPOSITIONS PREALABLES SUR LE SYSTÈME DE RESEAU
12
1.1 – PRÉ-REQUIS TECHNIQUE
1.1.1 – L'AGRÉMENT
1.1.2 – DIMENSIONS DE LA MACHINE
12
12
13
ARTICLE 2 – DESCRIPTION DES PRESTATIONS
13
2.1 – CARACTÉRISTIQUES TECHNIQUES DE LA MACHINE À AFFRANCHIR
2.2 – MISE À DISPOSITION D'UN LOGICIEL D'EXPLOITATION DES DONNÉES D'AFFRANCHISSEMENT
13
14
ARTICLE 3 – OBLIGATIONS DU TITULAIRE
15
3.1 – MISE À DISPOSITION ET DISPONIBILITÉ DE LA MACHINE À AFFRANCHIR
3.2 – MODALITÉS D’INSTALLATION DE LA MACHINE À AFFRANCHIR ET CONTINUITÉ DE LA PRESTATION
3.3 – MISE À DISPOSITION ET MAINTENANCE DU LOGICIEL D'EXPLOITATION DES DONNÉES D'AFFRANCHISSEMENT
3.4 – FOURNITURE DE CERTAINS CONSOMMABLES AFFÉRENTS À LA MACHINE À AFFRANCHIR
15
15
16
16
3.5 – CONDITIONS DE MAINTENANCE DE LA MACHINE À AFFRANCHIR
16
3.5.1 – MAINTENANCE PRÉVENTIVE
3.5.2 – MAINTENANCE CURATIVE
3.5.3 – CARNET DE MAINTENANCE
3.5.4 – DÉLAIS D'INTERVENTION
16
16
17
17
ARTICLE 4 – FORMATION DES UTILISATEURS
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CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES
Préambule
Au 1er janvier 2016, les services courrier de la Ville de Rennes et de Rennes Métropole sont réunis au sein d'un
service mutualisé de Rennes Métropole : le Service Relations Citoyens (SRC).
Le SRC assure notamment le traitement du courrier entrant et l'affranchissement du courrier sortant pour les deux
collectivités.
Cette mutualisation de la fonction courrier intervient dans un contexte d'optimisation des services en ciblant
parallèlement l’amélioration de la qualité des relations aux usagers. Pour ce faire, le regroupement au sein d'un
seul et même service, des moyens humains et matériels devraient contribuer, d'une part, à améliorer la qualité
du traitement du courrier entrant et sortant, d'autre part, à rationnaliser la dépense d’affranchissement des deux
collectivités. En effet, le SRC fait le choix de se doter d'une machine à affranchir hybride capable d'assurer
l'envoi des plis égrenés et industriels, charge à ce Service de déployer au sein de l'ensemble des services de
Rennes Métropole et de la Ville de Rennes, les moyens de communication adéquats pour encourager l'adressage
en plis industriels.
Les plis adressés à Rennes Métropole et à la Ville de Rennes seront remis sur le seul site de Viarmes, ils seront
distingués grâce à leur adressage.
OBJET DU MARCHE
Le présent marché a pour objet :
 La fourniture de services postaux dont les prestations d'affranchissement, de tri, d'acheminement et de
distribution des plis ainsi que les prestations de collecte et de remise du courrier (Lot 1)
 La location maintenance d'une machine à affranchir intelligente hybride permettant l'envoi en courrier
industriel et l'affranchissement des plis égrenés, ainsi que la fourniture de consommables nécessaires à
son bon fonctionnement. (Lot 2)
Les prestations sont détaillées dans le présent CCTP.
La liste des sites concernés par la collecte et la remise du courrier est détaillée à la fin du présent document.
Cette liste est donnée à titre indicatif, le nombre et la localisation des sites peuvent évoluer au cours du marché
sans que cela nécessite la passation d'un avenant.
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LOT 1
FOURNITURE DE SERVICES POSTAUX
ARTICLE 1 : OBJET DU MARCHE
Le présent marché a pour objet les prestations d'affranchissement, de tri, d'acheminement et de distribution des
envois postaux ainsi que les prestations de remise et de collecte du courrier.
ARTICLE 2 : ETENDUE DES PRESTATIONS D'AFFRANCHISSEMENT, DE TRI ET DE DISTRIBUTION DES
ENVOIS POSTAUX
2.1 – Présentation générale
Aujourd'hui les sites de l'Hôtel de Rennes Métropole (HRM) et de Viarmes (localisation du SRC) disposent d'un
service courrier respectif qui affranchit ses courriers via une machine à affranchir de marque NEOPOST agréée
par la Poste Française. Le site des Champs Libres a recours à une prestation d'affranchissement assurée en
direct par le prestataire actuel. La Maison du Livre et de Becherel, Établissement culturel métropolitain dispose
d'enveloppes pré timbrées.
2.2 – Etendue des prestations
En 2014,
98 000 plis ont été affranchis sur le site de l'HRM,
508 751 plis ont été affranchis sur le site de Viarmes,
6 300 plis ont été expédiés depuis le site des Champs Libres.
Affranchissement Hôtel de Rennes Métropole (HRM) sur le 1er semestre 2015 (du 01/01 au 30/06)
NOM DES PRINCIPAUX PRODUITS
PART DU PRODUIT (en %)
Ecopli
Lettre prioritaire
Lettre verte
Lettre recommandée R1
Lettre prioritaire internationale
Lettre prioritaire recommandée
internationale
Ecopli en nombre
Destinéo Esprit libre
Volume total
Nombre
47%
14%
2,3%
5,4%
/
/
25 378
7 500
1 231
2 883
24
7
12%
18%
100 %
6534
9764
53 421
En 2014, 508 751 plis ont été affranchis sur le site de Viarmes
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Affranchissement Ville de Rennes (VDR) sur le 1er semestre 2015 (du 01/01 au 30/06)
NOM DU PRODUIT
Ecopli
Ecopli en nombre
Lettre prioritaire
Lettre prioritaire en nombre
Lettre verte
Lettre recommandée
Lettre internationale (intl'lettre)
Lettre prioritaire internationale
Destinéo
Affranchissement manuel
(recommandés internationaux, étiquettes
manuelles)
Volume total
PART DU PRODUIT
56,45%
28,92%
5,25%
0,69%
0,08%
1,88%
0,18%
0,57%
5,86%
0,13%
NOMBRE
138 284
70 850
12 849
1 690
208
4 604
433
1 386
14 347
312
100,00%
244 963
Les envois postaux sont très diversifiés tant au niveau du format (DL, C5, C4), du poids (par exemple, entre 0 et 3
kg) pour les envois de correspondance égrenés que de leur nature ou leur contenu.
2.3 – Type d'envois envisagés
Les types d'envois à réaliser sont les suivants :
-
Les plis uniques/individuels (tous les plis sont différents du point de vue du contenu, du format et
du poids) à destination de la France et de l'International avec une distribution prioritaire et non
prioritaire,
-
Les plis dits "marquages industriels" éligibles aux critères du prestataire, en termes de format
d'enveloppes, présentation de l'adressage, volume seuils,
-
Les plis en nombre (le dépôt simultané d'un nombre d'objets homogènes classés en catégories
"homogène") à destination de la France avec une distribution prioritaire ou non prioritaire. Ces plis
concernent uniquement ceux pris en charge en interne par le SRC, c’est-à-dire hors opérations de
routage externalisées,
-
Les courriers d'information (invitation, manifestations, notices d'information, annonces, etc…) à
destination de la France, de l'international et outre-mer avec une distribution prioritaire ou non
prioritaire.
-
Les plis recommandés avec accusé de réception. Ce dernier devra être daté et signé par le
destinataire et retourné au SRC,
2.4 - Exclusions
-
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Les opérations de routage,
L'envoi express de plis et colis pour lesquels la date et l'heure de remise sont assurées par le
prestataire,
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-
-
Les prestations d'acheminement et de distribution d'objets ou colis volumineux ou importants. À ce
titre, le candidat précisera les dimensions maximum des envois qu'il peut assurer dans le mémoire
technique remis avec son offre,
Course urbaine ou livraison rapide.
ARTICLE 3 : OBLIGATIONS DU TITULAIRE
3.1 – Autorisation officielle délivrée par l'ARCEP
Le titulaire devra disposer d'une autorisation officielle délivrée par l'ARCEP (Autorité de Régulation des
Communications Électroniques et des Postes) lui conférant le titre de prestataire de services postaux (à la date
de remise de l'offre) et appliquer toutes les obligations qui en découlent.
Il remettra dans son offre la preuve de la délivrance de cette autorisation.
3.2 – Capacités du titulaire
Le titulaire doit être en mesure de réaliser les prestations d'affranchissement, d'acheminement, de tri, de
distribution toute l'année du lundi au vendredi sauf dans les cas suivants :
-
Jours fériés,
Cas de force majeure,
Jours de fermeture exceptionnelle du SRC (le titulaire sera informé des jours de fermeture en début
d'année)
Le prestataire, pourra, en dehors des cas de force majeure, justifier un retard ou une annulation dans la livraison
ou l'enlèvement du courrier en cas de difficulté ou d'incapacité à livrer du fait d'un événement particulier. Il
appartient au titulaire de justifier l'importance de l'événement. En tout état de cause, l'application ou non des
pénalités relève de la décision du SRC.
ARTICLE 4 : DESCRIPTION DES PRESTATIONS
4.1 – Prestations régulières d'affranchissement
Le titulaire devra acheminer et distribuer les envois postaux du SRC par tous moyens (route, train, avion …) et :
 à tous types de destinataires (particuliers, entreprise et administrations …)
 dans les zones urbaines comme rurales avec obligation pour la France de distribuer dans l'intégralité des
communes françaises, y compris dans les départements et régions d'outre-mer et dans les hameaux
isolés,
 dans les délais d'acheminement au minimum indicatifs qui seront proposés dans le mémoire technique
établi par le candidat,
 sans suivi nécessairement, exceptés pour les recommandés à destination de la France et de l'étranger
et pour certains colis,
 depuis le site du SRC vers les boîtes aux lettres du destinataire généralement et, parfois, en main propre
(pour les recommandés par exemple) ;
 pour des plis très différents tant au niveau du poids que du contenu, du format (½ format, format A4,
enveloppe kraft …) et de la présentation des adresses (adresse manuscrite sur l'enveloppe, étiquette
d'adresse collée sur l'enveloppe, impression de l'adresse sur l'enveloppe …),
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 avec un service de retour au SRC des envois qui ne pourraient pas être distribués pour diverses causes
(décès, déménagement,…) et ce, sans frais supplémentaires.
4.2 – Prestations ponctuelles d'affranchissement
Ponctuellement et sur demande de la personne publique, notamment en cas de panne de la machine à affranchir
ou d’indisponibilité du service courrier, il sera demandé au prestataire de procéder à l'affranchissement du
courrier selon le tarif indiqué par celui-ci. Le tarif pourra être différent selon le volume de documents à affranchir.
La personne publique indiquera sur un bordereau la quantité et la qualité des plis remis pour affranchissement.
En l'absence d'observation formulée dans les 24 heures suivant la prestation, le titulaire sera réputé avoir attesté
l'exactitude du bordereau.
ARTICLE 5 : CARACTERISTIQUES DES ENVOIS POSTAUX
5.1 – Type d'envois
Les types d'envois à traiter par le prestataire sont définis à l'article 1.3 du présent document. Le titulaire pourra
proposer dans son offre des prestations pour des envois postaux, ayant des caractéristiques autres (par
exemple : valeurs déclarées, recommandés en nombre, envois de correspondance avec suivi, envois de
correspondance remis contre signature, plis en nombre à destination de la France pour un poids allant de 0 à 250
g au moins avec un moyen de transport limitant l'impact carbone).
5.2 – Priorité des envois
Le choix du degré de priorité de l'envoi relève de la responsabilité du SRC. De ce fait, le SRC est libre à tout
moment de choisir, au titre du marché, tel ou tel produit postal de la gamme du titulaire en fonction de son besoin
d'acheminer tel ou tel envoi plus ou moins rapidement. De ce fait aussi, le SRC reste libre, en fonction de ses
besoins, de considérer que ses envois doivent être acheminés et distribués par transporteur (messagerie ou
express) ou coursier plutôt que par le titulaire du présent marché.
ARTICLE 6 : PORTAIL DE SUIVI ACHEMINEMENT DES COURRIERS
Le candidat présentera et détaillera dans son mémoire technique les caractéristiques du portail de suivi des
courriers et/ou des tableaux de suivi qu'il propose éventuellement dans son offre (fonctionnement, obligations du
SRC …).
ARTICLE 7 : DELAIS D'ACHEMINEMENT DU COURRIER
Le candidat précisera dans son mémoire technique, à titre indicatif, les différents délais d'acheminement qu'il
mettra en œuvre.
ARTICLE 8 : PRESTATIONS DE REMISE ET DE COLLECTE DU COURRIER: ETENDUE DES PRESTATIONS
À titre indicatif, les plis (journaux magazines inclus) adressés à Rennes Métropole représentent un volume moyen
de 270 plis par jour (moyenne sur statistiques établies sur le mois de juin 2015) et 750 plis en moyenne par jour
pour la Ville de Rennes. Le volume remis est stable du mardi au jeudi, les pics de remise se situent le lundi et le
vendredi (presse, factures …)
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ARTICLE 9 – PRESTATIONS ORDINAIRES DE REMISE DU COURRIER
9.1 – Site du SRC: 12 rue de Viarmes
Le titulaire devra procéder à la remise des envois postaux adressés à Rennes Métropole et la Ville de Rennes
aux jours, à la tranche horaire et à l'adresse indiqués sauf les samedis, dimanches et jours fériés ou en cas de
force majeure. Cette prestation se déroule sur 5 jours consécutifs du lundi au vendredi :
 Horaire de passage : 8 h 00 avec une tolérance de plus de 15 mn,
 Nombre de jours par semaine : 5, du lundi au vendredi,
 Lieu de remise : 12 rue de Viarmes, rez-de-chaussée, RENNES étant précisé que ce lieu pourra
évoluer au cours du marché,
 Temps d'accès estimé : inférieur à 5 min.
A titre indicatif, il est précisé que le volume maximum de plis remis est d'environ 2 000 plis par jour.
9.2 – Site des Champs Libres: 10 cours des Alliés
Les Champs Libres est un établissement culturel, sis 10 cours des Alliés (accès bd Magenta) regroupant 3
entités : la Direction Champs Libres (DCL), le Musée de Bretagne (MB) et la Bibliothèque. Ces 3 entités sont
situées au sein d'un seul et même bâtiment. La remise des plis se fait exclusivement au rez-de-chaussée et au
4ème étage accessible par ascenseurs dont la dimension permet le transport de chariots d'un gabarit relativement
imposant. Le titulaire acheminera les plis triés par entités : DCL, MB et Bibliothèque et tiendra compte de cette
dépose au 4ème étage lors de la tarification de cette prestation de remise partagée.
Bibliothèque
 Horaire de passage : 8 h 30 avec une tolérance de moins de 30 min maximum
 Nombre de jours par semaine : 6, du lundi au samedi inclus,
 Lieu de remise* : Services administratifs situés au 4ème étage : du lundi au vendredi. *Le samedi :
dans le hall (RdC au niveau du PC Sécurité)
 Volume maximum de plis remis : 800 par jour,
 Temps d’accès : inférieur à 5 min.
La Direction Champs Libres et le Musée de Bretagne
 Horaire de passage : 8 h 30 avec une tolérance de moins de 30 min maximum
 Nombre de jours par semaine : 5 du lundi au vendredi,
 Lieu de remise : Les Champs Libres, 10 Cours des Alliés (accès bd Magenta) à Rennes – Services
administratifs situés au 4ème étage,
 Volume maximum de plis remis : 800 par jour,
 Temps d’accès : inférieur à 5 min.
9.3 – Autres sites en remise directe
Le titulaire devra assurer la remise quotidienne du courrier directement sur certains sites
- Site 16 rue Jean-Marie Huchet (Direction de la Police Municipale),
- Site 23 route de Lorient (Services centraux de la bibliothèque municipale).
 Horaires de passage : 8 h 45 avec une tolérance de 15 mn en plus ou en moins,
 Nombre de jours par semaine : 5, du lundi au vendredi,
 Temps d'accès estimé: inférieur à 5 min,
 Volume de courriers estimé par site: entre 100 et 200 par jour.
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ARTICLE 10 – MODALITES D'EXECUTION
Les sites et/ou leur localisation géographique pourront évoluer au cours du marché sans qu'il soit nécessaire de
passer un avenant.
Quel que soit le site desservi, le titulaire prendra soin pour les remises de courriers avec preuve de livraison et
garantie de déposer un bordereau récapitulatif de suivi.
Le titulaire fera son affaire de la mise à disposition des bacs et moyens nécessaires à la remise du courrier.
Le SRC s'engage à permettre un accès au site de dépôt du courrier et à assurer la présence d'une personne
accréditée qui fera la réception du courrier et des objets recommandés et tracés au cours de la tranche horaire.
ARTICLE 11 – PRESTATION EXCEPTIONNELLE DE REMISE DU COURRIER
11.1 – Remise ponctuelle
Une remise ponctuelle est une prestation réalisée sur demande du SRC pour un jour et un volume donné.
Dans le cas d'élections, la remise des courriers devra pouvoir être assurée par le titulaire les samedis matins
précédents chaque tour de scrutin. Le lieu de remise est le 12 rue de Viarmes.
Le SRC s'engage à prévenir systématiquement le titulaire des remises supplémentaires ponctuelles au moins six
jours ouvrables avant le début de la prestation.
11.2 – Garde ponctuelle du courrier arrivé
Il pourra être demandé au titulaire de garder le courrier « arrivé » sur une période qui sera indiquée par la
personne publique. Le SRC préviendra le titulaire dans un délai suffisant pour qu'il puisse mettre en œuvre les
moyens adéquats pour ce faire.
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ARTICLE 12 – PRESTATION REGULIERE DE COLLECTE DU COURRIER
La collecte est la prestation de prise en charge des courriers sortants, pré-triés, conditionnés et affranchis et dont
les destinations sont : France, Départements, régions d’Outre-mer et Collectivités d’Outre-mer et International. La
personne publique s’engage à permettre un accès au local courrier et à assurer la présence d’un de ses agents
pour la collecte au cours de la tranche horaire définie
Le titulaire doit assurer l'enlèvement du courrier une fois par jour en fin d'après-midi (16h30) sur le seul site du
SRC sis 7 rue de Viarmes dans les conditions suivantes :
 Tranche horaire de passage : 16 h 30 – 16 h 45
 Estimation du volume maximum quotidien: environ 12 000 plis
 Estimation du volume moyen quotidien : 5 000 plis
 Nombre de jours par semaine : 5 du lundi au vendredi
 Lieu de collecte : 12 rue de Viarmes, rez-de-chaussée, RENNES, étant précisé que ce lieu pourra
évoluer au cours du marché
 Estimation du temps d'accès: moins de 5 mn
ARTICLE 13 – PRESTATION EXCEPTIONNELLE DE COLLECTE DU COURRIER
13.1 – Collecte complémentaire
Ponctuellement (c'est à dire sur un jour donné), le SRC peut passer une commande (courriel, téléphone) pour une
collecte supplémentaire avec mise à disposition de matériels spécifiques suite à un besoin particulier (ex : envoi
volumineux nécessitant des moyens de transport plus importants de la part du titulaire).
ARTICLE 14 – OBLIGATIONS DU TITULAIRE
14.1 - Sécurité
Pour toute prestation de remise ou de collecte, le titulaire doit se conformer aux règles de sécurité et au plan de
circulation existants sur les sites et doit avoir un comportement professionnel irréprochable tant au niveau de
l'attitude que de la tenue et de la qualité de son travail.
14.2 – Remise de matériels pour les prestations de collecte et de remise
Pour la remise et la collecte, le titulaire remet à SRC les matériels (bacs, containers …) qui sont nécessaires au
conditionnement des envois postaux. Ces matériels doivent être remis en nombre suffisant et de manière à ne
pas gêner ou retarder l'acheminement et la distribution du courrier.
Les matériels remis par le titulaire restent sa propriété et seront entièrement restitués à la fin du présent marché.
Le prix de la prestation de remise des matériels est inclus dans le prix des prestations de remise et de collecte
régulières.
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LOT 2
LOCATION MAINTENANCE D'UNE MACHINE À AFFRANCHIR DITE
« INTELLIGENTE » (M.A.I) HYBRIDE POUR ENVOI EN PLIS EGRENES ET
INDUSTRIELS
Il s’agit pour le titulaire d’assurer la fourniture en location, la livraison, l’installation et l’entretien en garantie totale
d’une machine à affranchir intelligente hybride intégrant l’envoi en plis égrenés et l’envoi en plis industriels pour le
Service Relations Citoyens (SRC).
ARTICLE 1 – DISPOSITIONS PREALABLES SUR LE SYSTÈME DE RESEAU
Le réseau mutualisé Ville de Rennes et Rennes Métropole dispose de deux accès à Internet 100Mb/s sécurisé.
Le réseau professionnel est sécurisé par deux clusters de firewalls et un cluster de filtrage d’URL. Le cluster de
filtrage d'url dédié au réseau professionnel nécessite une authentification via le protocole NTLM sur les annuaires
Active Directory.
Un réseau mutualisé Rennes Métropole et Ville de Rennes a été mis en œuvre en 2012.
Ce réseau est constitué de :
o 3 sites cœur de réseau VSL (Vasselot)-HRM (Hôtel de Rennes-Métropole)-LCL (Les
Champs Libres) raccordés via le réseau FOR (Fibres Optiques Rennaises)
o 5 sites de distribution raccordés au cœur via le réseau FOR
o environ 36 sites d’extrémités raccordés via le réseau FOR
o environ 18 sites raccordés en SDSL-VPN via une offre opérateur
Les sites qui sont sur FOR ou SDSL-VPN sont équipés de matériels d’extrémité Extreme Networks.
3 salles informatiques sont disponibles et localisées sur les sites de cœur : VSL, HRM et LCL.
Les switchs d’extrémités permettant de raccorder les postes de travail sont connectés sur des switchs de
distribution ou sur les cœurs de réseau à travers des liaisons Gigabit en multimode ou monomode.
Le backbone mis en œuvre est de niveau 3. C’est le protocole OSPF qui permet le routage.
La machine à affranchir sera installée sur un site FOR.
La machine à affranchir intelligente est un matériel neuf, ergonomique, robuste, performant et conçu pour traiter
de gros volumes de courrier. Elle devra absorber des volumes réguliers, ainsi que le surcroît d’activité et gérer de
façon automatique la télétransmission des affranchissements. Le candidat devra indiquer les modalités de
transmission du bordereau concernant les plis industriels et préciser le mode de fonctionnement et les contraintes
associées. Le matériel devra communiquer par une connexion IP via le réseau Ethernet.
1.1 – Pré-requis technique
1.1.1 – L'agrément
Le candidat devra obligatoirement transmettre une copie de l’agrément de La Poste en cours de validité pour
pouvoir valablement satisfaire aux demandes formulées dans le cadre de la présente consultation.
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1.1.2 – Dimensions de la machine
La livraison et l’implantation de la machine seront effectuées au 12 rue de Viarmes dans un local dédié. Le
candidat veillera à ce que l'encombrement de la machine s'adapte à l'espace alloué ; s'agissant de la longueur
totale de la machine : 2,70 m au maximum.
ARTICLE 2 – DESCRIPTION DES PRESTATIONS
-
La fourniture en mode locatif d’une machine à affranchir intelligentes avec balance connectée,
La livraison sur site du matériel,
Le déballage et le retrait des emballages pour ne pas encombrer les locaux de la personne
publique,
La mise en service du matériel et la formation sur site des opérateurs,
L’entretien du matériel sur toute la durée de location,
Le remplacement des pièces d’usure,
Le retrait de la machine en fin de contrat (aux frais du titulaire)
La fourniture, l'installation et la maintenance du logiciel d'exploitation des données
d'affranchissement
2.1 – Caractéristiques techniques de la machine à affranchir
À titre indicatif, le volume annuel de courrier affranchi en 2014 était de 615 000 plis.
Fonctionnalités de la machine à affranchir
–
La machine à affranchir mise à disposition dans le cadre du présent marché, devra, au minimum, disposer des
fonctionnalités suivantes :














C.C.T.P
Possibilité d'affranchir tous les types de formats d'enveloppes classiques ;
Solution de marquage automatique (comptage et pesée automatique de chaque pli)
Tri des plis de + de 35g sans arrêt machine.
Capacité minimum de 6 000 affranchissements / heure ;
Distributeur d'étiquettes intégré permettant d'affranchir les plis épais ;
Impression d’étiquettes et de bordereaux de dépôt et de facturation à la Poste, conformes aux
exigences de La Poste en terme de gestion des courriers « grands comptes »
Balance postale connectée ;
Tri des plis de plus de 35 grammes sans arrêt machine
Système intégré de pesée dynamique (au gramme près) et module de gestion des « courriers
industriels »
Télérelevage mensuel ;
Enregistrement et mémorisation de tous les tarifs d'affranchissement (toutes les destinations, à savoir,
France, DROM COM et international, mais aussi tous les envois spécifiques de type envois en nombre,
distribution de courriers avec preuve de livraison et garantie (avec et sans AR), y compris les tarifs
« grands comptes » (dits « courriers industriels »)
Empreintes relatives aux différents tarifs d'affranchissement intégrés (économique, urgent,
international, envois en nombre, etc.)
Mise à jour des tarifs d'affranchissement;
Mise à jour des empreintes ;
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Fourniture de services postaux et location maintenance d'une machine à affranchir hybride pour envois en plis égrenés et industriels
 Redevance postale intégrée dans le marché
 Logiciel d'exploitation des données d'affranchissement,
 Possibilité de disposer d'au moins 250 comptes de gestion intégrée distincts permettant une répartition
des coûts par service, type d'envoi, période, etc.
 Lecteur code-barres bi-directionnelle à gâchette.
Le logiciel d'exploitation des données d'affranchissement sera à installer sur un ordinateur fourni par le pouvoir
adjudicateur (voir paragraphe suivant).
2.2 – Mise à disposition d'un logiciel d'exploitation des données d'affranchissement
Le candidat veillera à fournir un schéma d'architecture indiquant les équipements, les flux (entrants et
sortants avec les destinations), les protocoles utilisés.
Le titulaire devra mettre à disposition un logiciel d'exploitation des données d'affranchissement par compte client.
Ce logiciel aura accès aux données de la machine à affranchir à partir d'un micro-ordinateur fourni par le pouvoir
adjudicateur.
Les ordinateurs fournis en standard par le service informatique ont les caractéristiques suivantes :
- Processeur : Pentium Dual Core 3Ghz
- Ram : 3 Giga
- Graveur DVD
- Disque dur : 160 Giga minimum
- Ecran : 19 pouces plat
Il appartient au candidat de valider que ces pré requis sont conformes à ses besoins.
S'ils diffèrent de ces caractéristiques, le titulaire précisera dans son offre les pré requis matériels pour le PC
destiné à héberger le logiciel d'exploitation des données d'affranchissement.
Le logiciel d'exploitation des données d'affranchissement devra être compatible avec l'environnement logiciel du
PC fourni par le pouvoir adjudicateur, à savoir :
- Windows 7 PRO SP1 32 ou 64 bits, Microsoft Office Standard 2010, Libre Office,
- Symantec Endpoint V12
- Internet Explorer 11
- Acrobat Reader V10 minimum
- Firefox 21 minimum
- Silverlight, Agent Landesk
L'utilisation de clé de protection physique (dongle) est vivement déconseillée.
L'application doit pouvoir être exécutée sans droits d'administrateur.
L'ordinateur pourra être relié au réseau Rennes Métropole et Ville de Rennes (suivant le mode de fonctionnement
de la machine à affranchir). Ce point sera à préciser par le titulaire.
La définition de l'architecture informatique fera l'objet d'une validation de la DSI (l'utilisation d'un vlan spécifique
pouvant être nécessaire au regard de la sécurisation réseau).
Ce logiciel devra permettre au minimum les fonctionnalités suivantes :
 Gestion analytique des affranchissements et des marquages,
 Création, modification des codes analytiques, possibilité de blocage de compte momentané,
suppression de compte,
 Correction d'erreur d'imputation,
 Exploitation des données :
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 édition des bordereaux journaliers ventilant par nature et par tranche tarifaire le
nombre d'envois et les coûts des affranchissements de chaque compte, gestion
budgétaire y compris les recommandés,
 gestion des dépenses par seuil de tarifs et par seuil de grammage par nature de plis
ou par tranche de poids,
 édition de tableaux, graphiques, statistiques mensuelles, trimestrielles…, de période
à période…, cumulées et ventilées par compte client/service,
 coût mensuel par service avec cumul depuis le 1er janvier de l'année,
 coût trimestriels, semestriels et annuels avec rappel de l'année n-1 et écarts,
 consolidation (mensuelle ou cumulée pour l'année en cours) des données par type
de produits postaux et compte client avec regroupement des données par groupe de
comptes ou sous-comptes,
 exportation des données Excel sans aucune ressaisie de données,
 sauvegarde des données automatique, quotidienne assurée par le logiciel sous la
forme d'un fichier, style backup de base de données.


Historisation des données : il est nécessaire de conserver un historique des
affranchissements sur 3 années au minimum.
Sauvegarde des données : le logiciel devra soit offrir un mécanisme de sauvegarde
automatique des données, soit permettre la mise en place d'une sauvegarde automatique des
données par copie de répertoires/fichier. Dans tous les cas, ces sauvegardes devront
permettre la restauration des données en cas de problème.
Dans le cadre de la facturation mensuelle des dépenses d'affranchissement, les données du logiciel devront être
fournies par un export au format Excel ou texte avec séparateur afin d'être compatible avec une application
interne "Affranchissement". Les données suivantes sont nécessaires :
 Données globales pour un relevé mensuel : année, mois, numéro de machine, début de
compteur, fin de compteur, montant total du relevé,
 Pour chaque ligne d'affranchissement : date, sigle et libellé nature affranchissement,
montant, nombre de lettres, prix unitaire, code du service, le tout dans un tableau.
ARTICLE 3 – OBLIGATIONS DU TITULAIRE
3.1 - Mise à disposition et disponibilité de la machine à affranchir
Le pouvoir adjudicateur loue les matériels, décrits à l’article 3.1.et 3.2 ci-dessus, neufs et en état de parfait
fonctionnement.
À ce titre, le titulaire doit prendre en charge les opérations de maintenance éventuelles inhérentes à l'entretien et
au bon fonctionnement des matériels loués, qu'il s'agisse de maintenance préventive ou curative. Si la machine à
affranchir est indisponible, le titulaire s'engage à procéder à sa réparation ou à son remplacement.
3.2 – Modalités d’installation de la machine à affranchir et continuité de la prestation
Outre la mise à disposition et la maintenance, le titulaire s’engage, dans le cadre de sa prestation, à livrer et
installer le matériel, en assurer les essais, afin qu’ils soient en état de bon fonctionnement, et ce dans un délai de
2 mois après la notification d’attribution du marché au candidat. En tout état de cause, au 1er janvier 2016, le
titulaire s’engage à mettre à disposition le(ou les) matériel(s) nécessaire(s) pour permettre l’affranchissement pour
les 2 collectivités jusqu’à la mise en service du nouveau matériel.
La mise en œuvre, de même que toute autre intervention, devra être réalisée en concertation avec le service
informatique mutualisé Ville de Rennes – Rennes Métropole.
Une réunion concernant la mise au point de l'architecture informatique devra être organisée par le prestataire
avec la DSI.
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3.3. – Mise à disposition et maintenance du logiciel d'exploitation des données d'affranchissement
Le titulaire prend en charge l'installation, la configuration et la mise en service du logiciel d'exploitation des
données d'affranchissement. Le paramétrage mis en place devra permettre une conservation d'historique de 3
années minimum.
Les mécanismes de sauvegarde journalière automatique seront mis en place en collaboration avec le service
informatique. Ils devront permettre une restauration des données en cas de problème.
Le titulaire assure également la maintenance de ce logiciel pendant toute la durée du marché. À ce titre, le
titulaire doit prendre en charge les opérations de maintenance éventuelles : "re livraisons", actions correctives,
support fonctionnel, restauration de données ...
3. 4 - Fourniture de certains consommables afférents à la machine à affranchir
Le titulaire assure la fourniture des consommables suivants :
-
cartouches jet d’encre pour la machine à affranchir,
étiquettes pour plis dont l’épaisseur ne permet pas l’affranchissement machine,
mémoire tarifs machine à affranchir,
mémoire tarifs balance.
3.5 – Conditions de maintenance de la machine à affranchir
Le titulaire a une obligation de résultat vis-à-vis du pouvoir adjudicateur, il lui incombe de mettre en œuvre
l'organisation requise pour garantir la bonne réalisation des prestations et tout particulièrement la disponibilité de
la machine à affranchir louée.
La maintenance comprend à la fois l'entretien ou maintenance préventive et le dépannage ou maintenance
curative, tant sur la machine à affranchir que sur son logiciel d’exploitation des données.
La maintenance est assurée pendant les heures ouvrables du SRC :
8h30 – 17h
Le titulaire fournira les numéros de téléphone (fixe ou mobile) et courriel ainsi qu'une adresse électronique à partir
desquels il s’engage être joignable. Il peut également préciser les caractéristiques d'un portail web de déclaration
d'incident s'il en possède un. Toutes modifications de ces coordonnées et informations seront notifiées au pouvoir
adjudicateur.
3.5.1 - Maintenance préventive
Dans le cadre de la maintenance préventive, le titulaire procède à des visites périodiques suivant les modalités et
le nombre minimum précisés dans sa note méthodologique. Au cours de ces visites, il remplace toutes les pièces
mécaniques susceptibles d’usure due à l’usage normal.
Dans ce cadre également, le titulaire procède à l'installation des mises à jour nécessaires du logiciel d'exploitation
des données d'affranchissement (mise à jour réglementaires, évolutives, correctives…).
3.5.2 - Maintenance curative
La maintenance curative recouvre :
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





la réparation et le remplacement de la machine en cas de panne ;
le remplacement de toutes les pièces défectueuses ;
la main d'œuvre ;
les déplacements en nombre illimité
les mises à jour correctives du logiciel d'exploitation des données d'affranchissement (installation
comprise).
Les corrections de paramétrage du logiciel d'exploitation des données d'affranchissement
3.5.3 – Carnet de maintenance
Le titulaire fournit dans le cadre de ces prestations, un carnet de maintenance où sont récapitulées toutes les
opérations de maintenance et de dépannages, leurs dates, la nature des interventions, les pièces remplacées,
etc…
3.5.4 - Délais d'intervention
En cas de demande de dépannage, les interventions ont lieu dans les délais prévus au C.C.A.P. Le dépassement
du délai contractuel d’intervention entraîne l'application des pénalités précisées au C.C.A.P.
ARTICLE 4 – FORMATION DES UTILISATEURS
Le titulaire assurera la formation du personnel chargé d’utiliser la machine à affranchir et son système de gestion
informatisée, dans les conditions suivantes :


Lors de la mise en service : une session de formation approfondie d'une ½ journée minimum sur les
capacités de la machine et l’exploitation du logiciel de gestion (pour 5 personnes). Le coût de formation
sera inclus dans l'offre,
En cas de demande ultérieure de formation approfondie ou de formation de nouveaux agents, en
fonction des besoins : un prix pour cette formation sera prévu au bordereau des prix unitaires.
Toutes les formations seront organisées par le titulaire dans les locaux du SRC situés au 12, rue de Viarmes.
C.C.T.P
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