Plan de classement Le plan de classement

Plan de classement
Sommaire
• 1 Le plan de classement
♦ 1.1 Gérer les chemises
♦ 1.2 Gérer les sous-chemises
♦ 1.3 Gérer les types de documents
◊ 1.3.1 Note
◊ 1.3.2 Modes de traitement
♦ 1.4 Arborescence du plan de classement
Le plan de classement
Le plan de classement permet de définir une typologie documentaire. Les types de documents sont associés aux notions de chemise et de
sous-chemises. Le plan de classement s'organise en 3 sous-gestions. Ainsi, un document enregistré sera toujours imbriqué de cette façon :
•
♦
◊
Gérer les chemises
Premier maillon du plan de classement.
Fiche chemise :
La chemise doit porter un nom qui peut être colorisé lors de l'affichage des types de documents grâce à
des noms de classes css : default_style, red_style, blue_style (on peut rajouter _big pour une plus grande
police)
On doit également associer la chemise à un type de dossier (en prévision d'archivage physique).
Gérer les sous-chemises
Fiche chemise :
La sous-chemise doit porter un nom et peut être colorisé de la même manière que la chemise.
La sous-chemise est obligatoirement rattachée à une chemise.
Gérer les types de documents
Fiche type de document :
Un type de document doit être rattaché à une sous-chemise et avoir un libellé
Il est rattaché à une collection (courrier, facture, document d'entreprise, etc.) et doit avoir un délai de traitement (peut être désactivé à l'enregistrement
d'un document).
Les délais de relance servent pour les notifications envoyées par mail aux utilisateurs pour prévenir d'éventuelle urgence sur les traitements de
documents.
Vous pouvez également définir le format du fichier pour un type donné : Fichier Importé ou Fichier Généré
Fichier importé
Fichier généré
L'utilisateur va choisir un fichier qui est
L'utilisateur va choisir parmi les modèles créés dans maarch (voir gérer les modèles de documents. Vous
stocké sur son espace personnel. Les
pouvez également ajouter d'autre champs « custom » dans le formulaire d'enregistrement des
fichiers supportés sont : PDF, TXT, TXT,
documents. Il vous suffit d'ajouter dans le fichier xml apps/maarch_entreprise/xml/index_letterbox.xml les
MAARCH, JPG, JPEG, JPE, GIF, HTM,
différents champs voulus :
<ROOT>
HTML, HTML, HTML
<INDEX>
<column>custom_t6</column>
<label>AR</label>
<type>string</type>
<img>default_string.gif</img>
<default_value></default_value>
</INDEX>
</ROOT>
Note
Ces champs apparaîtront en dessous du mode de fichiers :
On peut ensuite
décider de les utiliser ou non. Les index choisis apparaîtront dans le formulaire d'enregistrement:
Modes de traitement
Le mode de traitement est une propriété du type de courrier, pouvant servir à définir un processus particulier (ex : SVE/SVA), et qui permet de déduire
une priorité.
La liste des modes de traitement figure dans le fichier de configuration ./apps/maarch_entreprise/xml/entreprise.xml.
Arborescence du plan de classement
L'arborescence du plan de classement permet d'afficher l'ensemble chemise, sous-chemise, type de document suivant le type de dossiers choisi.