Protocole journée de l`Europe - IUT Aix

Protocole journée de l’Europe
Ce Document a pour but d’organiser chronologiquement des démarches
administratives visant à organiser la fête de l’Europe. Il a été conçu pour
simplifier le travail des futurs organisateurs et éviter les erreurs d’inattention.
Cet outil doit être tenu à jour. C’est à toi, utilisateur, que revient cette tache.
Fais-en bon usage!
Règles générales :
•
Dans le dossier « protocole fête du 9 mai» se trouvent tous les documents utiles à
l’organisation de la fête (dossier général, communiqué de presse, invitations, etc).
•
Ce document doit être complété avec celui sur l’évaluation de la fête de l’Europe pour ce
faire une idée plus concrête de l’évènement.
•
Les taches effectuées et celles à faire peuvent être consultées grâce à la « base de Gantt » et
au « Gantt fête de l’Europe» dans le dossier : Serveur -> projet actuel -> protocole fête du 9
mai
1/Grandes étapes du projet :
2/Le dossier informatique
Voici comment présenter le dossier informatique concernant l’évènement :
3/ Protocole
1- Le lieu de la manifestation
La première étape consiste à savoir ou se déroulera l’évènement. Il faut tout d’abord faire un
premier choix : savoir si tout sera regroupé dans un unique lieu (village européen) ou si on multiplie
les espaces… A la suite de quoi il va falloir procéder à une demande d’autorisation de l’espace public
à la mairie de secteur concernée ainsi qu’à la mairie centrale.
Pour procéder à la demande d’occupation de l’espace :
•
Il faut tout d’abord prendre rendez-vous avec la personne concernée par les manifestations
culturelles de la mairie de secteur concernée par l’évènement, au plus tard en septembre,
afin de lui confirmer l’envie d’occuper une place publique pour la fête du 9 mai. S’il s’agit de
la mairie du 1/7 contactez Mr Robert Homerowski. Cette demande débouche à un lancement
de la procédure. La mairie transmet alors une convention à remplir pour occuper l’espace.
Il vous sera demandé de fournir les pièces suivantes :
-
Une attestation d’assurance de la structure
-
La dernière composition du bureau
-
Une copie des statuts de l’association et du récépissé de la déclaration de création
d’association à but non lucratif délivré par la préfecture
-
Une copie du procès verbal de la dernière assemblée générale comprenant le rapport
d’activité, le rapport moral et le rapport financier
-
Les coordonnées du référent de la convention
-
Les tarifs appliqués par l’association au cas où il y ait des activités payantes
Puis il faut reprendre un rendez-vous avec la personne en charge de ce genre d’évènements
afin d’effectuer un état des lieux et connaitre les services fournis par la mairie pour
l’évènement :
•
-
Service de nettoyage
-
Agents de sécurité
-
Matériels fourni
-
Electricité
Il vous faut aussi prévenir la mairie centrale. Pour ce faire la procédure à suivre est simple. Il
suffit d’envoyer un mail de demande d’occupation de l’espace à Mr Javelle à la Direction
Générale de la Communication et des Relations Extérieures Département Fêtes et
Manifestations à l’adresse suivante :
[email protected]
Il s’agit d’un guichet unique, Mr Javelle s’occupe donc de transmettre la demande à tous les
services concernés. Dès réception du courrier, le dossier est étudié pour répertorier les
autorisations et les prêts de matériels nécessaires. Cette instruction passe par une saisie sur
une base de données informatique accessible par toutes les autorités concernées par
l'organisation de ce type de journée. Les services sollicités communiquent alors leur avis de
faisabilité et d'opportunité. Ces avis sont ensuite transmis dans un document appelé
"prescriptions des services". Ce document indique les prescriptions à observer
impérativement et les contacts téléphoniques des services. Ces avis sont rassemblés par
dossier. Ils sont présentés chaque semaine en commission où, en fonction de l'avis des
services et de l'intérêt communal, est prononcé un avis favorable ou non, ainsi que des
consignes d'application.
Les manifestations peuvent alors avoir lieu, à condition qu'elles soient couvertes par une
assurance, et que le Bataillon des Marins Pompiers et/ou la Commission
Communale/Départementale
de
Sécurité
aient
émis
un
avis
favorable.
Il faut impérativement joindre à ce mail toutes les informations que vous avez à disposition
concernant l’évènement, c'est-à-dire l’ébauche du dossier général comprenant les
partenariats, les différentes activités, etc.
Il faut préciser :
-
la date et l’heure du montage et démontage
-
La date et l’heure de la manifestation
-
Inclure un croquis ou figure le lieu précis et l’organisation de la place lors de l’évènement
-
Le programme de la manifestation
-
Le nombre de personnes attendues
-
Demande de besoins logistiques type prêt de matériels tel tables et chaises pour les
stands (Prévoir le nombre à l’avance)
-
Si un défilé ou un flash mob est organisé il faut joindre l’itinéraire et prévenir du nombre
de participants et du nombre d’encadrants.
-
Coordonnées de l’ONG : adresse, téléphone, adresse mail, fax.
Il faut aussi y joindre :
-
un certificat d’assurance
Il est préférable de prévoir toutes les demandes d’autorisations spéciales au
préalable et les joindre à ce mail de demande d’occupation de l’espace. Par
demandes d’autorisations spéciales on entend toute demande qui nécessite
un contrôle spécifique de la part des pouvoirs publics. On peut notamment retrouver :
-
Lâcher de ballons
-
Manifestations sportives
-
Spectacles pyrotechniques
-
Utilisation d’installations mobiles type tentes, barnums, structures artistique à risques,
scènes…
-
Réalisation de film à caractère commercial
-
Présence de commerçants sur le site
-
Buvette, etc.
Pour l’installation de tentes légères mieux vaut écrire dans le dossier qu’il
s’agit de stands couvert afin d’éviter de compliquer la procédure et de devoir
fournir des justificatifs supplémentaires à la commission communale ou à la
sous commission départementale de sécurité. Ils pourraient entre autre
obliger l’association à respecter des normes de sécurité contraignantes !!
Une attestation d’engagements sur les aménagements temporaires sera à
remplir en supplément en cas d’installation de tentes, chapiteaux ou barrières
(s’il s’agit d’un espace clôturé). Il sera alors demandé de fournir une notice de
sécurité et un plan de masse !
Une fois les autorisations fournies la mairie oblige les structures à faire paraitre
le logo de la ville de Marseille sur chaque support de communication !
•
Les demandes d’autorisations spéciales doivent aussi être envoyées en copie à la préfecture
des Bouches du Rhône :
Boulevard Paul Peytral
Hôtel de Préfecture
13282 Marseille cedex 20
La mairie ne répondra aux demandes d’autorisations qu’après avoir reçu l’accord de la
préfecture. Le dossier nécessite au minimum un mois d’instruction.
2- Mise en place du partenariat
Il est important de réfléchir dès le début aux partenariats à développer qu’il s’agisse des
institutionnels, des activités et des stands qui seront proposés. Il est important de même de se
dépêcher à trouver des volontaires pour avoir un soutien en main d’œuvre et venir gonfler les rangs
le jour de l’évènement.
Il est donc préférable de tenir un listing avec tous les contacts et de le mettre régulièrement à jour
selon les informations que l’on veut y faire figurer (exemple si on prévoit une réunion rajouter une
colonne au tableau et y faire figurer ceux qui ont été contacté, ceux qui ont répondu ok…).
Méfiez vous certaines activités doivent être établies le plus rapidement possible. Il faut par exemple
réserver une salle de conférence 7 mois à l’avance si vous souhaitez mettre en place un débat lors du
9 mai !!
Voici une base des contacts établis pour l’édition précédente :
Contacts Institutionnels Fête de
l'Europe
Structure
Le Conseil
Régional PACA /
service formation
-présentation du
projet Vista- en
partenariat
Mairie 1er
secteur
Mairie centrale
DGCRE
Mairie centrale
DGCRE
Commission
européenne
Parlement
européen
Le conseil
Général 13 /
Service
Jeunesse :
Initiatives Jeunes
/ le volet
Mouv'Jeunes.
L'ARDLM, réseau
des missions
locales en PACA présentation du
projet VistaLa Direction
Régionale
Jeunesse et Sport
et Cohésion
Sociale PACA
Les Relations
Internationales de
la ville de
Marseille
Comité Européen
de Marseille
Centre Régional
d'Informations
Jeunesse (CRIJEUROPE
DIRECT
PROVENCE
ALPES)
Nom
Numéro
référent
[email protected]/
Martine YOBE /
Sofie BINOTFLOPIN -
Robert
Homerowski
Monique
Trichaud
Stéphane
Javelle
Corinne Vidal
Maria Grazia
Cavenaghi
Smith
Anissa
BOUVARD /
Eric
VANECHOP
Mail
[email protected]
04 91 14 54 92
04 91 55 30 74
04 91 55 94 57
04 91 91 81 20
[email protected]
04 96 11 52 90
[email protected]
[email protected]
04 13 31 68 27
[email protected]
[email protected]
04 42 08 80 51
[email protected]
ligne perso:
0488040960
[email protected]
04-91-14-6452
[email protected]
04-91-81-5310
[email protected]
Nathalie Robert
Georges
Sylvestre
Florence Rey ou
Joëlle Jordano
Monique
Beltram
Natacha
Bordier
Gombert
[email protected]/
[email protected]
[email protected]
Contacts partenaires Fête de
l'Europe
Structure Nom référent Numéro
Mail
CMA-CGM
Equinoxe bande son
Service mairie
Tables /chaises
Entrepôt pour
tables / chaises
Matériel Barrière Marseille Provence
Métropole
Agents de maitrise
pour barrières
Maxime Zafiropoulos
Julien
####
04 88 91 66 61
06 63 63 02 82
04 91 55 17 31
####
04 91 55 17 28
Claude Sisco
04 91 99 76 19
####
04 95 05 16 28
Maison de quartier
des lys
Service sénior
mairie
Madame Raymond
04 91 31 21 56
Madame Gleizes ou Mme
Inguargiola
04 91 14 54 84
Urban prod
Julie
06 81 93 08 96 [email protected]
[email protected]
La meson
Moissons nouvelles
Addap 13
L'atelier d'ailleurs /
Slam
Sarah
Frédéric Weber
Said Abdellaoui
Hyacinthe
GIP / FIPAN
Voir avec coordinateurs
vista Eurocircle
Pole Media
Isabelle Nobiot
04 91 57 51 38 [email protected]
Pistes Solidaires
Bertrand Soulcie
06 62 54 26 61 [email protected]
Pôle emploi
international
Natacha Roche
04 91 32 83 60 [email protected]
Unis-Cité
Sguerlain
####
[email protected]
06 37 66 36 53 [email protected]
####
04 91 95 80 88
Moissons Nouvelles
(VAR)
Andiamo
06 62 88 40 23
06 81 60 36 12
06 13 87 49 44 [email protected]
06 43 86 10 52
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Exemple de listing de bénévoles :
Bénévole
Matthieu
#########
Mail
n######@gmail.com
Tel
Disponible Confirmation
06-##-##-##-## Ok
ok
Rôle
14h/18h:aide à la course au tri
sélectif
3- Réunion avec les partenaires
Dès septembre il faut réunir tous les partenaires susceptibles de participer à l’évènement. Lors de
cette réunion il faut commencer par effectuer un bilan de la précédente session de la fête de
l’Europe. Il faut les informer sur les objectifs de la fête et sur les objectifs d’Eurocircle. A la fin de
cette réunion vous devez savoir qui participe de qui ne participe pas. Vous devez de même
commencer à connaitre le rôle que chacun occupera lors de la journée. Cette réunion doit donc faire
ressortir les besoins et les attentes de chacun.
Vous avez jusqu’à la fin du mois de décembre pour trouver de nouveaux partenariats et les
formaliser.
4- Construire le projet
Il faut s’attacher lors des étapes qui suivent à préciser les activités, les stands et se représenter le
déroulement de la journée. Il faut donc construire un pré-planning des activités et des stands en
étant le plus précis possible. Il faut alors connaitre les besoins de chacun et tâcher d’y répondre,
s’imaginer les difficultés que l’on peut éventuellement rencontrées, connaitre les soutiens
nécessaires pour mener à bien les actions prévues, etc. Cette clarification va permettre de rédiger
une première ébauche du dossier général définissant le plus précisément possible le projet. Le plan
de masse permet une représentation dans l’espace et figure parmi les pièces obligatoires à fournir au
Département Fêtes et Manifestations de la mairie centrale lors de la demande d’occupation de
l’espace.
Une fois ce dossier terminé, il peut alors être transmis à tous les partenaires et en particulier à la
mairie centrale et à la mairie de l’arrondissement concernée par l’évènement.
Retrouvez un exemple de dossier général dans : Serveur -> projet actuel -> protocole->fête de
l’Europe du 9 mai-> dossier général
5- La recherche de subventions
Il faut obtenir entre 10000 et 20000 euros de budget pour réaliser ce genre d’évènement. Il est donc
important de multiplier les demandes. Il faut tout d’abord commencer par construire un budget
prévisionnel et avoir rédigé le dossier général de l’évènement.
Retrouvez un exemple de budget prévisionnel dans : Serveur -> projet actuel -> protocole-> fête de
l’Europe du 9 mai -> Budget 2012
Voici les différents plannings de demande de fonds par structure :
-
La région=> Date limite le 13 janvier ou 30 novembre
-
Le conseil général=> Date limite le 15 novembre
-
Ville Marseille=> Non communiqué
-
Bureau d’information du parlement européen=> 15 Juin
-
Commission européenne à Marseille=> Non communiqué
-
Jeunesse en action : 5.1 => Pour une demande à l’agence nationale la date limite du
dépôt d dossier est le 1er février. Pour une demande à l’agence exécutive la date limite
est le 1er septembre
6- Dépenses/Factures
Toute transaction doit être JUSTIFIEE :
-donner l’original des factures à la compta (Richard) en y
indiquant :
Le nom du projet: Fête de l’Europe
La raison de l’achat (ex : affiches de
l’évènement)
La provenance des fonds (ex: projet de
valorisation SVE/ Act for Eur’hope)
Transmettre
toutes les factures originales à la
compta et garder une copie dans le dossier informatique
de l’évènement
7- Invitation
Retrouver un exemple de lettre d’invitation de volontaires, des partenaires, des institutionnels, des
intervenants pour le discours dans :
Serveur-> projet actuel-> protocole -> fête de l’Europe du 9 mai-> invitation
Retrouvez les dates d’envoi des différentes invitations dans :
Serveur-> projet actuel-> protocole-> fête de l’Europe du 9 mai-> Gantt
8- Communication
•
Presse et radio
Retrouvez la liste des contacts presse dans :
Serveur-> projet actuel-> protocole -> fête de l’Europe du 9 mai-> contact-> contact presse
Retrouvez les délais ainsi que les différentes tâches à effectuer dans :
Serveur-> projet actuel-> protocole -> fête de l’Europe du 9 mai-> Gantt
Retrouvez un exemple de communiqué de presse dans :
Serveur-> projet actuel-> protocole -> fête de l’Europe du 9 mai->
communiqué de presse
communication>
Pour augmenter la visibilité il faut convaincre la presse de consacrer un dossier complet sur
l’Europe les semaines précédant l’évènement.
•
Affiches et flyers
Nous préconisons d’imprimer au minimum 300 affiches, 1000 flyers pour cette manifestation. Il est
préférable d’organiser plusieurs sessions d’affichages espacés dans le temps. Une session d’affichage
le matin même permettra d’augmenter la visibilité le jour j et de remplacer les affiches arrachées.
Nous recommandons aussi de faire figurer le programme de la journée sur les affiches, chose que
nous n’avons pas fait cette année et qui nous a été reproché.
Jusqu’à présent Eurocircle est en partenariat avec Elza Montlhuc pour la réalisation des affiches.
Voici le contact de la graphiste :
Elza Montlahuc
http://elzazimut.blogspot.fr/
[email protected]
0675585505
Retrouvez les dates et les différentes tâches à effectuer dans :
Serveur-> projet actuel-> protocole -> fête de l’Europe du 9 mai-> Gantt
Pensez à garder un nombre assez important de flyers pour les distribuer au public qui
souhaite connaitre le programme sur place.
Pensez à distribuer et à joindre flyers et affiches à tous les partenaires !
Pensez à faire figurer les logos de TOUS les partenaires institutionnels sur les affiches et les
flyers
Si l’ambition est de mobiliser tous les Marseillais à la fête de l’Europe, il faut alors revoir le nombre
d’affiches à la hausse pour communiquer sur les lieux sociologiquement important de l’ensemble de
la ville de Marseille.
•
Agendas culturels
Voici une liste d’agendas culturels dans lesquels vous pourrez communiquer sur l’évènement en y
faisant paraitre un commentaire et un visuel :
- http://www.marseille.leguidedesfestivals.com/
- http://www.ousortir.net/
- http://www.local.fr/annuaire/marseille-aix-en-provence/
- http://www.marseille.fr/sitevdm/jsp/site/Portal.jsp
- http://espaceculture.net/
- http://13.agendaculturel.fr/
- http://www.visitprovence.com/
- http://www.cityvox.fr/guide_marseille/AccueilVille
- http://www.fada13.com/
- http://www.concertandco.com/
Cette liste n’est pas exhaustive, il existe bien d’autres agendas culturels !!
Retrouvez les dates concernant la partie communication dans :
Serveur-> projet actuel-> protocole-> fête de l’Europe du 9 mai-> Gantt
•
Réseau
Il pourrait être intéressant aussi de démarcher les écoles, les centres sociaux, les maisons de
retraites pour toucher un plus large public et tout type d’âges. Il serait même encore plus intéressant
d’inclure chacun d’entre eux à l’évènement. Cette dimension permettrait de faire participer plus
activement la population et d’augmenter la fréquentation de l’évènement. Vous pouvez créer un
engagement tout au long de l’année avec des jeunes pour qu’ils créent un spectacle, une activité ou
qu’ils participent à une compétition sportive le jour de la fête de l’Europe par exemple. N’hésitez pas
non plus à contacter des jeunes en formation pour les impliquer à la journée. Il serait possible de
créer un partenariat avec les jeunes du master d’études européennes d’Aix-Marseille. Ces jeunes
sont formés pour devenir des spécialistes des questions européennes et leur enseignement leur
apporte des bases en montage de projet. Ils pourraient donc mettre en place un stand, une activité
ou même apporter un soutien logistique aux équipes d’Eurocircle tout au long de l’année.
Il faut aussi profiter du réseau des partenaires. Pensez lors des réunions à les questionner sur
ce sujet !
•
Les tee-shirts
Prévoyez de trente à quarante tee-shirt pour l’équipe et les partenaires. Essayer de prévoir des teeshirts pour tous les volontaires, si possible.
Il pourrait être intéressant d’effectuer une action d’autofinancement en prévoyant des tee-shirts
destinés à la vente. Pour cela essayer de déterminer avec le ou la graphiste un visuel de l’évènement
intéressant. Les prix à la vente devront tourner autour de 5 euros.
Retrouvez les délais et les différentes tâches pour la réalisation des tee-shirts dans :
Serveur-> projet actuel-> protocole-> fête de l’Europe du 9 mai-> Gantt
9- Logistique
•
Repas : se référer au tableau Gantt
Traditionnellement l’association fait appel à un traiteur pour fournir des sandwichs à l’équipe
d’Eurocircle, aux volontaires et, selon les budgets, aux partenaires. Toutefois il est possible
d’implanter des stands de ventes de produits et plats européens ou prévoir la confection de plats par
des volontaires. Cette solution permettrait de faire des bénéfices par la vente des plats au public et
de nourrir volontaires et partenaires gratuitement. Vous pouvez de même établir un partenariat avec
le traiteur « pain et partage » qui fournit traditionnellement Eurocircle. Cette association a été
récompensée par la région pour son action d’aide à l’insertion par le travail. Il est peut-être
envisageable de créer un partenariat pour que des jeunes prépare des plats en collaboration avec
« pain et partage » pour l’évènement.
•
fiches techniques
Dès qu’un partenariat est développé pour la réalisation d’une activité, vous devez rédiger une fiche
technique. Cette fiche attribue un référent de l’équipe d’Eurocircle qui sera chargé du bon
déroulement de ce projet. Y figure aussi un descriptif complet de l’activité avec l’objectif recherché
(public cerné, horaires, déroulement…). Il faut de même répertorier toutes les tâches nécessaires
ainsi que les différents besoins techniques et éventuellement les menaces possibles. Vous pouvez en
parallèles décliner les tâches dans le temps en les ajoutant au tableau de Gantt et noter les différents
frais associés dans le budget prévisionnel. Il faut enfin noter les noms des volontaires nécessaires à
l’organisation de l’activité et les tâches qui leurs seront associés. Pensez alors à compléter le tableau
des contacts de volontaires.
•
Planning
Il faut tenir un tableau récapitulant toutes les tâches à effectuer lors de la journée avec le nom des
référents et celui des volontaires qui y participent.
Vous trouverez un exemple de tableau dans :
Serveur-> projet actuel-> protocole-> fête de l’Europe du 9 mai-> planning bénévoles
•
Déroulement de la journée
Vous devez rédiger un document qui répertorie le déroulement de la journée. Ce document sera à
joindre au dossier général et il devra être transmis aux partenaires et inclue dans le communiqué de
presse. Ce document et celui du planning vous permettront de vous assurer du bon déroulement de
la journée et de clarifier les points sensibles. Il est conseillé de faire figurer un programme
synthétique sur les affiches et flyers.
Serveur-> projet actuel-> protocole-> fête de l’Europe du 9 mai-> déroulement de la journée
•
décors
Vous pouvez récolter des éléments de décors aux couleurs de l’Europe auprès de la représentation
de la représentation de la commission européenne et du bureau d’information du parlement
européen. Vous pourrez trouver tout un tas de drapeaux, banderoles, nappes et autres décorations
cachées dans les placards des locaux d’Eurocircle. Pensez à garder un petit budget pour l’achat de
décoration. Vous pouvez aussi démarcher les écoles pour informer les enfants sur ce qu’est l’Europe
et leurs demander de fabriquer des décors. Soyez-vous même imaginatif et prenez le temps de
réfléchir à moyen de renforcer le visuel ! Les années précédentes cet élément n’avait pas été assez
accentué et les stands étaient trop communs. Prévoyez une bonne équipe le matin du 9 mai pour
installer tous ces éléments de décors.
•
Prévention des risques
Nous avons demandé à l’ADDAP 13 d’apporter une trousse de soin le jour de l’évènement sans
vérifier qu’ils l’aient fait. Nous n’avons fort heureusement pas compté de blessé mais cette situation
peut arriver. Il est donc important qu’Eurocircle s’assure de posséder une trousse de soins pour
prévenir d’éventuels accidents.
De la même manière avoir avec soi une boite à outil permettra peut-être de résoudre rapidement
des incidents techniques comme ceux auxquels nous avons du faire face (Rouleur électrique
capricieux).
Nous avons aussi du faire face au vol d’un sac, appartenant au groupe qui a assuré le concert, et ce
malgré la présence d’agents de sécurité sur le lieu. Un simple vol aurait pu ternir le bon déroulement
de l’événement et poser problème à Eurocircle ou un de ses partenaires. Il convient donc de rappeler
à chacun de prendre soin de ses affaires et de préciser que l’association ne pourra en aucun cas être
responsable en cas de vol. Enfin il pourrait être pertinent de mettre en place un vestiaire afin de
soulager les personnes notamment lors du concert.
10- Remerciements
Dès la fin de l’évènement vous pouvez envoyer les remerciements de l’association et y joindre les
premières photos récoltées.
Serveur-> projet actuel-> protocole-> fête de l’Europe du 9 mai-> remerciements
11- Evaluation/ Valorisation
Il faut penser à ces éléments bien avant le 9 mai.
•
Article de presse post évènement
Vous pouvez rédiger quelques jours avant et durant l’évènement un article sur la journée que vous
transmettrez à vos contacts presse qui ne sont pas venus le jour de l’évènement. C’est un bon moyen
de conclure sur l’évènement et d’augmenter le nombre d’article paru afin de valoriser l’évènement
auprès de tous les partenaires.
•
Photos
N’oubliez pas de trouver un photographe chargé de prendre tous les temps forts de la journée. Les
plus belles photos seront jointes aux articles et à la revue de presse. Vous pourrez de même
transmettre l’album de la journée à tous ceux qui en font la demande.
Pensez à prendre des photos globales permettant de comptabiliser le nombre de participants à
différents moments de la journée. Vous pourrez ainsi, lors de la rédaction du bilan, rendre compte de
la portée de l’évènement aux financeurs et autres partenaires.
•
Le questionnaire d’évaluation
Vous devez prépare un questionnaire qui sera transmis à tous les partenaires, les volontaires et à un
maximum de participants pour connaître leur point de vue sur la journée. Pensez à rédiger ce
questionnaire au préalable. Vous pouvez utiliser Google document qui vous permettra de rédiger
très simplement un questionnaire complet que tous pourront complète en ligne. Google document
offre l’avantage de fournir tout un tas de graphiques et autres visuels intéressants sur l’ensemble des
réponses récoltées, que vous pourrez joindre au rapport d’évaluation. Le jour de l’évènement
discutez un peu avec des participants afin de récolter leurs mails et leurs transmettre le
questionnaire. N’hésitez pas à relancer et encore relancer les partenaires qui rechignent souvent à se
prêter à ce genre d’exercice.
Vous trouverez un exemple de questionnaire dans :
Serveur-> projet actuel-> protocole-> fête de l’Europe du 9 mai-> évaluation-> questionnaire
•
Revue de presse
Pensez à récolter tous les articles parus, toutes les annonces en radio, tous les liens internet des
vidéos de l’évènement ainsi que quelques commentaires des participants et des institutionnels pour
rédiger votre revue de presse. Ce document devra être joint avec le bilan et envoyé à tous les
partenaires.
Serveur-> projet actuel-> protocole-> fête de l’Europe du 9 mai-> valorisation-> revue de
presse
•
Film/ micro trottoir
Vous pouvez contacter l’association Urban Prod qui travaille régulièrement en collaboration avec
Eurocircle. Ils se chargeront de réaliser un petit film sur l’évènement (5 à 10 min). Lors de la journée
ils pourront filmer les bons moments et effectuer un micro trottoir auprès des participants. Pensez
de plus à interroger les volontaires sur le ressenti et leur rôle durant l’évènement. Vous pourrez ainsi
transmettre le film aux financeurs des projets SVE pour valoriser l’action d’Eurocircle.
•
Le bilan/ l’évaluation
Servez-vous de vos observations durant le montage du projet et durant la journée ainsi que du
questionnaire d’évaluation et des interviews menées auprès des partenaires pour rédiger un rapport
d’évaluation. Transmettez ce rapport le plus tôt possible aux partenaires. Pensez à y joindre la revue
de presse.
•
Plaquette
Enfin vous pouvez aussi concevoir une plaquette, plus ou moins élaborée, reprenant des éléments de
la revue de presse et de l’évaluation afin de valoriser l’évènement et l’action d’Eurocircle auprès des
financeurs ou d’une autre cible.
Bravo votre travail et à présent terminé !!!!