Les véhicules de fonction et SOCOTEC

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ACHATS
98.A1.B1.10
SOCOTEC SA
Version 1
TRANSPORTS ET DEPLACEMENTS
9 mars 2009
Voitures – Dispositions générales pour besoins de service
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SOMMAIRE
1. OBJET
3
2. VÉHICULES SOCIÉTÉ
3
2.1 Règles d’attribution et choix du véhicule
3
2.2 Options berlines et options équipements des véhicules
4
2.3 Commandes des véhicules en location
6
2.4 Remboursement des frais de carburant
8
2.5 kilomètres personnels excédentaires
8
2.6 Frais de remise en état des véhicules au terme de la location
9
2.7 Suspension ou arrêt des prélèvements
9
2.8 Véhicules société achetés par Socotec
10
2.9 Règles d’utilisation des véhicules société
11
3. VÉHICULES PERSONNELS
12
3.1 Conditions générales d’utilisation
12
3.2 Autorisation
13
3.3 Modalités d’indemnisation
14
4. CARNET DE BORD DES VÉHICULES PERSONNELS ET SOCIÉTÉ
15
5. RÉGLES GÉNÉRALES POUR L’UTILISATION DES VÉHICULES
16
5.1 Respect de la réglementation
16
6. CAS PARTICULIERS
16
7. DOCUMENTS ET CANEVAS DE GESTION
17
8. CONTACTS
17
Origine :
Direction des Achats
Auteur :
P. Migairou - H. Monnet
PM
Code de diffusion :
R98
Fascicules annulés :
96.20.01.00 version 3 du 1er mai 1994 – 96.20.01.01 version 5 du 3 mars 2003
© 2009 SOCOTEC
Mise en réseau :
11 mars 2009
98.A1.B1.10
IDENTIFICATION ET
ANALYSE DU BESOIN
d’un véhicule pour déplacements
professionnels d’un salarié
VEHICULE PERSONNEL
DEMANDE D’UTILISATION
§ 3.2 - Imprimé SA1
VÉHICULE SOCIÉTÉ
- Choix du modèle
OPTION
- Possibilité modèle supérieur
- Renseignements sur véhicule
- Copie clause assurance
- Copie carte grise
- Copie permis de conduire
Effectué par le salarié
- Délégation pour utilisation
- Km compteur initial du véhicule
Visa pour accord du :
- Salarié
COMMANDE DU VEHICULE
§ 2.3.2 – Imprimé SA4
- Responsable d’unité
- Responsable d’entité
Visa :
- Responsable du service GPA
MISE À DISPOSITION
EN COURS D’UTILISATION
- Justificatif mensuel des Km professionnels
§ 2.4.1 et § 3.3.1 - Imprimé SA6
- Définition taux indemnisation
- Engagement remboursement
- Copie permis de conduire
- Carnet de bord véhicule précédent
ENGAGEMENT
REMBOURSEMENT
- Note de frais
- Carnet de bord mensuel Gestauto § 4
- Justificatif Km compteur véhicule personnel § 3.3.3
- Définition loyer différentiel et
supplément assurance - fiscalité
Visa :
- Salarié
ASSURANCE DU VEHICULE
98.A1.B1.14 § 1.1 - Imprimé SA5
AU COURS DU CONTRAT
DE LOCATION
Réduction/prolongation contrat
§ 2.3.4
- Assurance remorque 750 Kg
§ 2.9.2
- Déplacements à l’étranger
§ 2.9.4
Demande par responsable d’unité
- Le salarié
RESTITUTION VÉHICULE
Suite à :
- Fin de mise à disposition
- Fin de contrat
- Absence longues durées § 2.7
- Transfert du véhicule
REMBOURSEMENT
- Kms excédentaires
§ 2.5 - Imprimé SA3
- Frais remise en état § 2.6
GPA : Service Gestion du Parc Automobile
© SOCOTEC Version 1
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1. OBJET
La PRESENTE instruction à pour objet de préciser les dispositions générales applicables à Socotec
SA relatives à la mise à disposition de voitures pour besoin de service.
Lorsque les besoins du Service le justifient, Socotec SA :
-
met à la disposition de ses ingénieurs et techniciens, pour leur permettre de se déplacer des
locaux Socotec où ils sont affectés jusqu’aux lieux où ils ont à effectuer des interventions, des
véhicules dit « véhicule société » (utilitaires ou berlines) loués (ou éventuellement achetés) par
Socotec,
-
ou leur ouvre la possibilité d’utiliser leur véhicule personnel dit « véhicule personnel ».
La gestion des achats objet du présent fascicule rentre dans le cadre de la procédure
98.00.02.10 [Cf.98.00.02.10] :
Ensemble
du Groupe
Unités concernées
X
Socotec SA
Socotec
Industries
Socotec
International
Direction centrale
Direction Financière - Direction des Achats : Service Gestion du Parc Automobile
Instructions spécifiques
associées
Instructions 98.A1.B0 et 98.A1.B1
2. VEHICULES SOCIETE
2.1 Règles d’attribution et choix du véhicule
Les véhicules société sont de marque française, pris en location longue durée sur 24 ou 36 mois,
pour un kilométrage de 80 000 Kms, et avec contrat d’entretien-maintenance.
Le salarié lorsqu’il a opté pour un véhicule société se voit confier par Socotec, un véhicule neuf ou
libéré par un autre salarié, et dont il disposera aussi longtemps que son utilisation sera justifiée.
Aucun véhicule neuf ne peut être attribué à un salarié pendant sa période d’essai ou en contrat à
durée déterminée.
Les véhicules société sont attribués, pour la durée du contrat de location, sur décision du
responsable d’entité en tenant compte des nécessités du service et des contingences budgétaires.
Avant l’attribution d’un véhicule société, le salarié doit fournir une copie de son permis de conduire.
Les modèles des véhicules « utilitaire » ou « berline » mis à la disposition des salariés sont définis
par référence à leur position dans la grille des salaires (Cf. 98.A1.B1.12 dans lequel sont inclus les
deux tableaux ci-après) [Cf.98.A1.B1.12] et sont choisis :
• dans le tableau « véhicule de base »,
• ou dans le tableau « options berlines » ouvert au collaborateur en fonction de la « catégorie de
véhicule » à laquelle il est rattaché.
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2.1.1 Mise à disposition
La mise à disposition est formulée sur l’imprimé :
! SA2 - Mise à disposition d’un véhicule société
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa2_mise_disposition_vehicule_societe.doc]
Dans lequel le salarié acte son accord :
• Pour la mise à disposition du véhicule société,
• Sur le versement et le taux d’indemnisation kilométrique carburant par Socotec,
• Sur la valeur en € des kilomètres excédentaires que le salarié devra régler à l’issue de
l’utilisation du véhicule et en cas de dépassement du seuil prédéfini,
2.1.2 Documents à transmettre au service Gestion du Parc Automobile
- Imprimé : SA2 - Mise à disposition d’un véhicule société,
- Imprimé : SA3 - Engagement de remboursement pour véhicule de société,
- Imprimé : SA4 - Bon de commande d’un véhicule de société,
- Copie du permis de conduire,
- Copie du carnet de bord mensuel Gestauto du précédent véhicule.
2.1.3 Dérogation
Dans la cadre de la gestion du parc des véhicules société, Socotec peut être amenée à attribuer un
véhicule disponible libéré par un collaborateur appartenant à une catégorie supérieure à la sienne,
sans que cette dérogation provisoire puisse constituer un droit acquis en faveur de l’intéressé.
2.1.4 Personnels fonctionnels ou sédentaires
Il n’est normalement pas attribué de véhicules loués ou achetés par Socotec au personnel
fonctionnel ou sédentaire.
2.2 Options berlines et options équipements des véhicules
2.2.1 options berlines
Choix du véhicule
Le salarié qui bénéficie d’un véhicule société peut, s’il le désire, choisir en fonction de sa position
dans la grille des salaires un véhicule d’un modèle supérieur au véhicule de base parmi les véhicules
sélectionnés tels qu’ils figurent dans le tableau des « options berlines » et en fonction de la
« catégorie véhicule» à laquelle il est rattaché.
Prise en charge des coûts différentiels par le salarié
Dans ce cas, à la commande du véhicule, le salarié signe un engagement de remboursement pour la
prise en charge :
• du loyer différentiel mensuel,
• ainsi que d’un montant représentant un supplément au titre de l’assurance et de la fiscalité.
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Cet engagement est acté sur l’imprimé :
! SA3 - Engagement de remboursement pour véhicule société
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa3_engagement_remboursement_vehicule_societe.doc]
Définition des coûts différentiels à la charge du salarié
• Pour le loyer, il s’agit de la différence (pour une durée de location équivalente et arrondie à l’euro
le plus proche) entre le loyer mensuel réel du « véhicule choisi » et le loyer maximal des « berlines
diesel retenues comme véhicules de base »,
• Pour l’assurance et la fiscalité, chaque début d’année et éventuellement en cours d’année, une
valeur du « supplément assurance - fiscalité » est calculée pour chacune des trois « catégorie de
véhicule ».
Le supplément total (différentiel loyer + assurance-fiscalité) pour un véhicule donné est fixé pour la
durée du contrat en fonction des conditions en vigueur au moment de la commande du véhicule ou
de sa mise à disposition. Les variations positives (ou négatives) ultérieures de ce supplément pour le
même modèle de véhicule ne sont en aucune manière répercutées sur les contrats en cours.
En comptabilité Analytique d’Exploitation, la retenue apparaît mensuellement au crédit de la rubrique
« location voitures ».
Dérogation – Salariés ayant trois enfants
Les salariés ayant trois enfants de mois de 18 ans vivant au foyer au moment de la mise à
disposition du véhicule ont la possibilité de choisir un modèle de base « 3 enfants » ou un modèle
sur « options berlines ».
Dans ce cas :
• le différentiel de loyer est calculé par rapport au loyer maximal de la berline de base « 3 enfants ».
• le surcoût assurance fiscalité de la catégorie 1 est appliqué (sauf pour les modèles de véhicule
pris dans la catégorie de véhicule « 2 » ou « 3 ».
Prélèvement mensuel
Le supplément total à la charge du salarié est prélevé mensuellement sur son salaire pendant les 24
ou 36 mois de la durée du contrat.
2.2.2 Options : Équipements des véhicules
Les véhicules loués neufs sont commandés dans la gamme de série des constructeurs.
Certains véhicules de location retenus par Socotec sont pourvus d’équipements optionnels
(régulateur de vitesse, peinture métallisée, etc).
Équipements pris en charge par les salariés
Si le salarié le souhaite, il peut demander que le véhicule auquel il a droit soit équipé d’options autres
que celles équipant le véhicule loué par Socotec.
Dans ce cas, il doit régler directement au concessionnaire le surcout lié à ces options en renonçant à
toute indemnité ultérieure en cas de cessation du contrat de travail, de mutation hors de France
métropolitaine ou de rétrocession du véhicule.
Par ailleurs, tout coût indirect supplémentaire pour Socotec, généré par ces équipements optionnels,
reste intégralement à la charge du salarié.
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Cas particuliers
Socotec peut, en fonction des besoins, prendre en charge les pneus spéciaux (neige) et les phares
antibrouillard sur demande motivée du responsable d’entité.
2.2.3 Avantage en nature
Un avantage nature mensuel est retenu pour les véhicules société en fonction du type de véhicule
« berline » ou « utilitaire » mis à disposition (Cf 98.A1.B1.12) [Cf.98.A1.B1.12]
2.2.4 Excédants kilomètres à usage personnel
Les salariés disposant d’un « véhicule berline » société qui effectuent un nombre de kilomètres
personnels supérieur au seuil défini doivent supporter une part de coûts excédentaires induits (Cf. §
2.5)
2.3 Commandes des véhicules en location
2.3.1 Organisme de location
La location des véhicules, utilitaires ou berlines, se fait par l’intermédiaire du service Gestion du
Parc Automobile, auprès des trois grandes marques françaises de constructeurs automobiles et de
leurs sociétés de location (Cf. 98.A1.B1.12) [Cf.98.A1.B1.12].
Il est recommandé de prendre un contact préalable auprès de la succursale ou du concessionnaire
local de son choix (et en aucun cas auprès d’un agent de la marque) pour connaître les délais de
livraison (c’est à eux que sera transmise la commande par la direction interlocutrice de la marque).
2.3.2 COMMANDE
Pour passer la commande, le responsable de l’entité dont dépend le salarié, renseigne l’imprimé :
! SA4 - Bon de commande d’un véhicule société en location
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa4_commande_vehicule_societe_location.doc]
et sur lequel sont précisés :
• la marque et le modèle du véhicule,
• la succursale ou le concessionnaire qui effectuera la livraison,
• le type de contrat choisi (24 ou 36 mois suivant le kilométrage prévisionnel qui sera effectué par le
salarié),
• l’adresse de facturation des loyers si elle est différente de celle de l’unité,
• l’établissement bancaire où seront effectués les prélèvements relatifs au contrat.
Le responsable d’entité concerné, transmet cette commande au Service Gestion du Parc
Automobile, qui :
- valide la commande,
- transmet l’original du bon de commande à la direction interlocutrice de la marque concernée,
- adresse une copie de la commande à la succursale ou au concessionnaire choisi.
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2.3.3 TYPE DE CONTRAT
Les accords passés avec les marques le sont pour des durées de 24 ou 36 mois et un kilométrage
de 80 000 Km.
Compte tenu de la prestation « entretien maintenance » incluse dans nos contrats, il importe donc de
choisir, le plus précisément possible, le type de contrat en fonction du kilométrage habituellement
parcouru par l’intéressé pour les besoins du service.
2.3.4 PROLONGATION / REDUCTION DE DUREE DES CONTRATS DE LOCATION
PROLONGATION DE LA DUREE DU CONTRAT (CF 98.A1.B1.12) [CF.98.A1.B1.12]
Pour les véhicules qui, en fin de contrat de 24 ou 36 mois, n’ont pas atteint le kilométrage
initialement retenu, la location peut être prolongée par le responsable d’entité selon les modalités
propres à chaque constructeur. Pour cela il prend directement contact avec l’organisme de location
et en informe le service Gestion du Parc Automobile.
Prolongation : cas de véhicule avec loyer différentiel à la charge du salarié
Le loyer de prolongation est normalement inférieur au loyer d’origine du véhicule.
En conséquence, pendant la durée de prolongation du contrat, le salarié n’a plus en principe de loyer
différentiel mensuel à sa charge.
Néanmoins le responsable d’entité dont le véhicule dépend, demande au cas par cas au
responsable d’unité d’effectuer une analyse de la prolongation.
En fonction de son avis, une participation éventuelle au loyer différentiel est demandée au salarié. Le
supplément d’assurance-fiscalité en vigueur est dû dans tous les cas jusqu’à la restitution effective
du véhicule.
REDUCTION DE LA DUREE DU CONTRAT
Si le véhicule a atteint 80 000 km avant les 24 ou 36 mois, en fonction de la solution la plus
avantageuse pour Socotec, le responsable d’entité de la même façon que pour la prolongation des
contrats, peut faire modifier le contrat initial, soit :
• par un réajustement du forfait kilométrique pour poursuivre le contrat jusqu’à son échéance,
• une restitution anticipée, avec prise en charge par Socotec d’une partie des loyers restants à
échoir selon les modalités propres à chaque constructeur (Cf 98.A1.B1.12) [Cf.98.A1.B1.12]
2.3.5 LOYERS
Les loyers mensuels :
• comprennent les loyers de base et d’entretien à l’exclusion de l’assurance,
• sont exprimés toutes taxes comprises pour les « berlines » et hors taxes pour les « utilitaires »,
• sont fixes pendant toute la durée du contrat,
• sont proportionnels à la durée d’utilisation du véhicule dans le mois pour la première et la dernière
échéance.
Règlements des loyers
Les règlements sont toujours effectués par prélèvements bancaires à l’établissement qui a été
indiqué sur le bon de commande.
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2.4 Remboursement des frais de carburant
2.4.1
TAUX
D’INDEMNITE
REMBOURSEMENT
KILOMETRIQUE
CARBURANT
ET
MODALITES
DE
Pour toute utilisation du véhicule pour les besoins du service, il est défini un taux d’ « indemnité
kilométrique carburant » en fonction des consommations moyennes des véhicules de chaque
« catégorie véhicule » (Cf. 98.A1.B1.12) [Cf.98.A1.B1.12]
Ces taux d’« indemnité kilométrique carburant » font l’objet d’une révision lorsque la consommation
moyenne des véhicules intégrés par « catégorie de véhicule », ou les prix des carburants varient
sensiblement.
Modalités de remboursement
Le remboursement des frais de carburant engagés pour les besoins du service est effectué
mensuellement sur la base d’ « indemnités kilométriques carburant » sans que ce remboursement ne
puisse jamais excéder le montant des frais réels engagés.
Les kilomètres professionnels mensuels justifiés quotidiennement en précisant l’objet et le lieu de
chaque déplacement, sont saisis sur un imprimé, joint à la note de frais :
! SA6 - Justificatif mensuel des kilomètres professionnels
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa6_justificatif_mensuel_kilometre_professionnel.doc]
Les kilomètres professionnels déclarés sont après validation du responsable de l’unité, valorisés sur
le carnet de bord mensuel lors de leurs saisies dans Gestauto (Cf. § 5)
Les justificatifs de carburant consommés doivent être joints à la note de frais.
La somme mensuelle de ces justificatifs, indiquée pour information sur le carnet de bord du véhicule
et la note de frais, permet d’effectuer un contrôle de cohérence avec le montant remboursé.
2.5 kilomètres personnels excédentaires
Lorsqu’au court et au terme de la location la différence entre [les kilomètres compteur – et les
kilomètres professionnels] dépassent la valeur admise de 850 km x nombre de mois d’utilisation,
ce dépassement dit « km personnels excédentaires » est dû par le salarié sur la base du tarif
« kilomètres excédentaires » de la « catégorie véhicule », en vigueur au début de la location.
D’une manière analogue au supplément d’assurance-fiscalité, les tarifs applicables peuvent être mis
à jour périodiquement en fonction des conditions économiques (Cf 98 A1.B1.12) [Cf.98.A1.B1.12]
Le calcul du nombre de mois d’utilisation est effectué à l’issue de l’utilisation du véhicule par le
salarié, c’est-à-dire d’une manière générale au terme de la location mais également en cas de vente,
de vol ou de destruction du véhicule et, bien entendu, au départ volontaire (démission) du salarié.
La retenue arrondie à l’euro le plus proche, à effectuer auprès du salarié, est déterminée dans le
cadre « kilomètres personnels excédentaires » sur l’imprimé « SA3 - Engagement de remboursement
pour véhicule société ».
La valeur en € du « kilomètre excédentaire » retenue et celle sur laquelle le salarié s’est engagé de
rembourser au moment de l’attribution de tout véhicule société de type « berline »; elle ne
s’appliquera naturellement qu’en cas de dépassement réel.
En Comptabilité Analytique d’Exploitation, la retenue apparaît au crédit de la rubrique « Autres frais
de voitures ».
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2.6 Frais de remise en état des véhicules au terme de la location
Au terme de la location, dans toute la mesure du possible, le responsable hiérarchique accompagne
le salarié à la restitution du véhicule afin de réduire au minimum les différends avec le
concessionnaire.
Les éventuels frais de remise en état sont pris en charge par Socotec.
Cas particulier : frais de remise en état concernant l’intérieur du véhicule
La moitié de ces frais est retenue au salarié lorsque la responsabilité de ce dernier est engagée.
Dans ce cas, le remboursement du salarié est effectué localement (chèque enregistré en
Remboursement « Entretien réparation Auto » ou retenu sur sa note de frais en une ou plusieurs fois
à la rubrique «Divers » des remboursements à déduire.
2.7 Suspension ou arrêt des prélèvements
2.7.1 Suspension ou arrêt des prélèvements
Les coûts différentiels liés au véhicule utilisé, peuvent être stoppés avant la fin du contrat en cas de
changement de véhicule (destruction du véhicule, vol,).
Dans le cas où le salarié quitte volontairement Socotec ou décide d’utiliser un véhicule personnel
avant la fin du contrat, il doit rembourser à Socotec la moitié de la somme restant due uniquement
au titre du loyer différentiel.
L’arrêt du prélèvement doit être notifié par le responsable d’entité au service Gestion du Parc
Automobile qui met à jour la base véhicule pour prise en compte par la Direction des Ressources
Humaines.
2.7.2 Maladie – Accident du travail
Pendant le maintien des ses appointements, et en fonction de son ancienneté dans le Groupe, le
salarié peut conserver son véhicule sans changement de conditions durant le nombre de jours
suivants :
- 30 J (1 mois)
:
six mois de travail effectif dans la société,
- 90 J (3 mois)
:
un an d’ancienneté groupe et moins de dix ans d’ancienneté groupe,
- 120 J (4 mois) :
dix ans d’ancienneté groupe et moins de vingt ans d’ancienneté groupe,
- 150 J (5 mois) :
vingt ans d’ancienneté groupe et moins de trente ans d’ancienneté groupe,
- 180 J (6 mois) :
trente ans d’ancienneté groupe.
Au-delà, du maintien de ses appointements par SOCOTEC SA, le Salarié peut, s’il le souhaite,
conserver son véhicule sous les conditions suivantes :
EXEMPLE :
- Pour un salarié de moins de dix ans d’ancienneté, son salaire est maintenu pendant trois mois en
cas d’arrêt de travail.
- A compter du 4ème mois et jusqu’au 6ème mois la moitié du loyer du véhicule est imputée au salarié,
(le salarié peut également restituer le véhicule ; cependant la règle générale s’applique si le véhicule
ne peut être attribué à un autre salarié, à savoir : remboursement par le salarié de la moitié du
différentiel restant dû si le véhicule est avec loyer différentiel - Ce principe est analysé au cas par
cas).
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- A compter du 7ème mois et jusqu’au 9ème mois, la totalité du loyer du véhicule est à la charge du
salarié,
- A l’échéance du 9ème mois, le Salarié doit impérativement restituer le véhicule.
REMARQUES :
Des alternances entre périodes d’absence de longue durée et de reprise de travail temporaire étant
possibles, les périodes (3, 6, 9 mois…) pourront être éventuellement calculées en cumulant des
absences non continues.
En cas de difficultés d’analyse, la commission « Frais Professionnels » pourra être saisie.
Si la période de location arrive à expiration pendant l’absence du salarié, le véhicule est restitué au
loueur, mais n’est pas remplacé.
2.7.3 Congé maternité
Pour le congé maternité, la Salariée conserve, son véhicule pendant la durée légale de son congé,
qui peut excéder trois mois. En cas de prolongation du congé légal par un arrête maladie, les règle
ci-dessus s’appliquent.
2.7.4 Congé parental – Congé formation
Lors d’un congé parental ou d’un congé formation, le contrat de travail étant suspendu, le salarié doit
impérativement rendre le véhicule.
2.8 Véhicules société achetés par Socotec
Si le nombre de kilomètres professionnels et personnels effectués chaque année par un salarié
demandant ou continuant à bénéficier d’un véhicule société est relativement faible (moins de 20 000
km par an), permettant ainsi de conserver ledit véhicule au moins quatre ans sans grosse
réparation, ce véhicule doit être acheté.
2.8.1 Véhicule avec option « berline » ou/et option « équipements »
En cas de choix d’un véhicule à option, le différentiel sur 36 mois défini ci-avant au § 2.2 est
uniquement à la charge du salarié pendant les 36 premiers mois d’utilisation.
Le supplément « assurance - fiscalité » reste à la charge du salarié pendant les 12 mois suivants
(entre le 37ème et le 48ème mois).
Le 37ème mois, un nouvel engagement intégrant le supplément d’assurance-fiscalité de l’année en
cours est donc transmis au service Gestion du Parc Automobile, pour mise à jour auprès de la
Direction des Ressources Humaines.
2.8.2 Modalités d’attribution
Les règles applicables aux véhicules loués, sont également appliquées aux véhicules achetés.
La décision d’acheter un véhicule, subordonnée à l’accord du responsable d’entité et à la validation
de la Direction Financière, doit être budgétée an niveau de l’unité.
Le responsable d’entité a délégation permanente pour procéder à la rétrocession des véhicules usagés
ou dont l’utilisation est devenue trop onéreuse ou dangereuse. La vente du véhicule doit faire l’objet
d’une facture (hors Sysage) et le chèque de l’acheteur est transmis avec un double de la facture à la
Direction Financière pour enregistrement.
L’achat représentant une sortie de trésorerie immédiate importante, la Direction Financière se
réserve le droit de suspendre à tout instant le principe d’acheter des véhicules si la situation
financière de la société l’exige.
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2.9 Règles d’utilisation des véhicules société
2.9.1 Entretien des véhicules société
Chaque attributaire est responsable du bon état d’entretien du véhicule société qui lui a été confié.
L’entretien et les révisions doivent être effectués par référence aux prescriptions du constructeur (Le
carnet d’entretien du véhicule précise les dates et le kilométrage auxquels sont effectuées les
opérations d’entretien prévues par le constructeur)
- Les lavages des carrosseries extérieures en stations automatiques peuvent être pris en charge par
Socotec, dans la limite de cinq lavages par an (avec justificatifs joints à la note de frais).
- Il est nécessaire que l’entretien soit effectué par une succursale, un concessionnaire ou un agent
de la marque et, dans la mesure du possible, par celui qui a loué le véhicule et doit le reprendre en
fin de contrat. Le même principe est adopté pour les véhicules achetés par Socotec.
Opérations d’entretien - maintenance pour les véhicules société loués
Les contrats souscrits par Socotec inclus en sus de la location, l’entretien-maintenance des
véhicules à savoir :
- les opérations d’entretien périodique (vidange, révision, …),
- la remise en état ou le remplacement, main d’œuvre incluse, des pièces d’usure ou des pièces
défectueuses en cas d’incident technique (filtres, plaquettes, alternateur, embrayage, batteries,
essuie-glaces, …)
Le tableau détaillé des prestations doit être fourni à la livraison du véhicule par le concessionnaire ou
la succursale (le réclamer si nécessaire).
Dans certains cas, des véhicules de remplacement sont également prévus contractuellement en cas
de panne, entretien.
Par contre, le remplacement des pneumatiques n’est pas compris dans nos contrats.
La prise en compte de l’entretien/maintenance permet d’améliorer la gestion prévisionnelle du parc
automobile de Socotec SA et surtout garantit la qualité et la fiabilité des véhicules tout au long de
leur utilisation.
2.9.2 Utilisation des véhicules société pour usage personnel
Le salarié est autorisé à utiliser le véhicule société pour ses besoins personnels, à titre d’avantage
en nature, sous les réserves ci-après dont le contrôle appartient à son responsable hiérarchique :
• Ne pas confier la conduite du véhicule à un tiers extérieur à Socotec hors de la présence à bord du
salarié, sauf dans des cas de force majeure,
• La « conduite accompagnée » à partir de 16 ans sans permis n’est pas autorisée à bord des
véhicules société,
• Prendre en charge les frais de réparation carrosserie, s’ils sont causés par l’utilisation du véhicule
en dehors des besoins du service,
• Prendre en charge les frais de stationnement (parkings, garages publics ou privés) et de péages
engagés en dehors des besoins du service (s’applique également aux véhicules personnels).
• Prendre en charge les frais d’assurance pour toutes caravanes ou remorques personnelles de plus
de 750 Kg tractées par un véhicule de société.
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2.9.3 Justificatif de la mise à disposition d’un véhicule société à un salarié
Une copie du document SA2 « Mise à disposition d’un véhicule société » doit être conservée avec la
carte grise du véhicule afin de pouvoir justifier que le véhicule conduit par le salarié est mis à sa
disposition par son employeur (notamment en cas du dépôt d’une plainte auprès des services de
police, passage de frontière, etc.).
2.9.4 Déplacements à l’étranger
D’une manière générale en terme d’assurance, il n’est pas nécessaire de recueillir systématiquement
une autorisation écrite pour se rendre à l’étranger dans les pays couverts par la Carte Internationale
d’Assurance Automobile du véhicule (dite carte verte)
Néanmoins, tout déplacement dans un pays non frontalier de la France doit faire l’objet d’une
demande au responsable d’entité.
Pour les déplacements dans d’autres pays et dans la mesure ou l’utilisation d’un véhicule société
Socotec SA est autorisée, l’accord écrit reste obligatoirement nécessaire et les éventuels
suppléments d’assurance sont à la charge du salarié.
2.9.5 Assurance – Déclarations de sinistre
Les dispositions retenues relatives à l’assurance des véhicules et à la gestion des sinistres font
l’objet du fascicule 98.A1.B1.14 [Cf.98.A1.B1.14]
Les sinistres bris de glace sont traités par la société Carglass dans le cadre d’une convention de
partenariat entre Socotec et Carglass.
3. VEHICULES PERSONNELS
3.1 Conditions générales d’utilisation
L’utilisation d’un véhicule personnel par un salarié est admise aux conditions suivantes :
3.1.1 Mise à disposition du véhicule
Le salarié fait son affaire du financement, de l’acquisition, de la location, et de l’assurance, du
véhicule mis à disposition et plus généralement de tous les frais d’utilisation du véhicule concerné.
3.1.2 Carte grise
La carte grise doit être établie au nom du salarié.
Si le véhicule est en location longue durée ou pris en crédit-bail, le nom du salarié doit
obligatoirement être inscrit en tant que locataire sur la carte grise.
Si le véhicule est enregistré au nom d’une autre personne – conjoint par exemple – cette dernière
doit fournir au salarié une délégation permanente d’utilisation du véhicule.
3.1.3 État du véhicule
Le véhicule doit être maintenu en bon état de marche par son propriétaire ou son locataire et en
particulier tous les éléments qui contribuent à sa sécurité (la réglementation en vigueur relative au
contrôle technique des véhicules doit être impérativement respectée)
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3.1.4 Assurance
Les risques d’utilisation doivent être couverts par une police d’Assurance comprenant une clause
d’utilisation du type (ou d’un type similaire) « affaires » ou « tous déplacements professionnels
réguliers» avec la précision du nom du salarié comme conducteur principal, et assurer un nombre de
personnes transportées au moins égal au nombre de places assises indiqué sur la carte grise ; elle
peut être souscrite auprès d’une compagnie d’assurance laissée au choix de l’intéressé.
Les primes d’assurance doivent être réglées par les propriétaires de véhicules personnels.
3.1.5 Changement de l’option « véhicule personnel » vers option « véhicule société »
L’option prise par le salarié pour un véhicule personnel est révocable ; toutefois, le délai de préavis
doit permettre au responsable d’unité duquel il dépend de trouver une solution de remplacement.
Dans le cas où l’acquisition ou la location d’un véhicule société est seule envisageable, l’intention du
salarié d’abandonner son véhicule personnel doit être manifestée avant le 1er octobre d’une année
pour prendre effet l’année suivante ou au minimum en respectant un délai de prévenance de trois
mois (sauf cas exceptionnel soumis à l’appréciation du responsable d’entité).
3.16 Taux CO2 g/Km
Dans le cadre du développement durable, il est possible que Socotec ne donne pas l’autorisation
d’utiliser un véhicule dont le taux de CO2 g/Km soit supérieur à 140 g/Km.
3.2 Autorisation
La responsabilité de Socotec pouvant être engagée à l’occasion d’accidents de voitures survenant
pendant, ou à l’occasion du travail, toute utilisation en service d’un véhicule personnel est
subordonnée à une autorisation préalable établie sur l’imprimé :
! SA1 - Demande d’utilisation pour le service d’un véhicule personnel
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa1_demande_utilisation_vehicule_personnel.doc]
Cette procédure doit être renouvelée lors du remplacement du véhicule personnel autorisé par un
autre véhicule personnel.
Un véhicule non bénéficiaire de l’autorisation ne peut en aucun cas être utilisé pour une raison de
service, même exceptionnellement.
3.2.1 Documents à transmettre au service Gestion du Parc Automobile
Lors de la mise à disposition du véhicule personnel :
- Imprimé SA1,
- copie carte grise du véhicule,
- copie permis de conduire du salarié,
- copie avenant de la police d’assurance,
- délégation permanente d’utilisation du véhicule (si la carte grise n’est pas au nom du salarié),
- déclaration des kilomètres compteur du véhicule au moment de la mise à disposition.
3.2.2 Véhicule « deux roues »
En aucun cas, Socotec n’autorise l’utilisation d’un véhicule « deux roues » pour les déplacements
professionnels.
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3.2.3 Personnel administratif – Besoins pour une utilisation ponctuelle
S’agissant du personnel administratif utilisant son véhicule pour des tâches fonctionnelles (relations
courriers, banques, fournisseurs, . .), la décision d’utilisation est donnée localement et validée par le
responsable d’entité.
En cas d’autorisation, Socotec prend en charge le différentiel d’assurance entre « promenade trajet »
et « affaires » et indemnise les kilomètres parcourus et justifiés sur la base du taux B (Cf. § 3.3.4)
Cette procédure peut être étendue en tant que de besoins, pour d’autres collaborateurs.
3.3 Modalités d’indemnisation
3.3.1 Justificatif des kilomètres professionnels
Le remboursement des frais engagés pour les besoins du service est effectué mensuellement sur la
base d’indemnités kilométriques sans que ce remboursement ne puisse jamais excéder le montant
des frais réels engagés.
Les kilomètres professionnels mensuels justifiés quotidiennement sont saisis et gérés suivant les
mêmes dispositions précisées au § 2.4.1 ci-avant.
3.3.3 Justificatif des kilomètres compteur
Le salarié doit justifier en fin de chaque année, et lors du changement du véhicule, ou en cas départ
de Socotec, le kilométrage compteur du véhicule mis à disposition par la fourniture de la copie d’une
facture d’entretien ou autres interventions (contrôle technique), établie par un professionnel.
Ce justificatif doit être joint tous les ans à la note de frais du mois de décembre, et au moment du
changement du véhicule ou lorsque le salarié quitte Socotec.
3.3.4 Taux d’indemnisation – Véhicules personnels
DEFINITION DES TAUX
Pour toute mise à disposition d’un véhicule pour les besoins du service, sont fixés en fonction de
chaque « catégorie de véhicule » (définis en fonction de la position du salarié sur la grille des
salaires) trois taux d’indemnités kilométriques (Cf. 98.A1.B1.11) [Cf.98.A1.B1.11] :
• le taux A est applicable aux 12 000 premiers kilomètres effectués annuellement, à raison de 1 000
kilomètres par mois d’utilisation,
• le taux B applicable entre 12 000 et 18 000 kilomètres effectués annuellement, à raison de 500
Kilomètres par mois d’utilisation,
• le taux C pour les kilomètres au-delà des 18 000 kilomètres effectués annuellement.
MODALITES DE CALCUL
Afin d’éviter diverse interprétations de ces modalités, les règles suivantes doivent être respectées :
Chaque mois les indemnités sont calculées dans Gestauto par l’application du taux A aux premiers
kilomètres, du taux B aux 500 kilomètres suivants et du taux C au-delà.
Si un mois donné le nombre de kilomètres est inférieur à 1 000 ou 1 500, les kilomètres
préalablement remboursés au taux B ou C peuvent être transformés en kilomètres aux taux A ou B
(en fait taux A – taux B – taux C) sans que les totaux des kilomètres au taux A et au taux B depuis le
début de l’année (ou premier mois de remboursement) ne dépassent les maxima autorisés.
Lorsque le kilométrage est supérieur à 1 000 ou 1 500, les kilomètres qui peuvent être remboursés
au taux A ou au taux B ne peuvent être supérieurs à 1000 ou 1 500 que s’il existe à la fin du mois
précédent un crédit de kilomètres au taux A ou au taux B, c’est à dire une différence positive entre
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les maxima autorisés et le nombre de kilomètres cumulés depuis le 1er janvier (ou le mois de
remboursement)
Ce sont toujours les derniers taux en vigueur qui s’appliquent.
J
F
M
A
M
J
J
A
S
O
N
D
Taux A
1 000
2 000
3 000
4 000
5 000
6 000
7 000
8 000
9 000
10 000
11 000
12 000
Taux B
500
1 000
1 500
2 000
2 500
3 000
3 500
4 000
4 500
5 000
5 500
6 000
3.3.5 REMBOURSEMENT ANNUEL MINIMAL
Le remboursement reçu au cours d’une année calendaire ne pourra être inférieur à une indemnité
déterminée sur la base du barème fiscal d’un véhicule de 4 CV fiscaux.
Dans l’hypothèse où le barème fiscal s’avérerait supérieur, par exemple pour les salariés effectuant
un kilométrage professionnel important, la Direction Financière se réserve la possibilité d’imposer un
véhicule société.
En cas d’arrivée ou de départ de Socotec, d’utilisation d’un véhicule société, d’absence prolongée, la
comparaison entre le remboursement perçu et le barème fiscal (4cv) sera effectuée sur 12 mois
glissant d’utilisation du véhicule. Cette comparaison ne sera pas automatique et sera calculée par le
salarié qui devra faire la demande du remboursement.
3.3.6 ARRET DE TRAVAIL – AUTRES ABSENCES
Les mois d’arrêt pour maladie, accident du travail, maternité, congés sabbatiques, missions à
l’étranger, etc..., sont considérés comme des mois normaux au titre des crédits taux A et taux B
lorsque l’absence est inférieure à trois mois. Au delà de trois mois, chaque cas est traité
individuellement.
Exemple : un salariés en arrêt maladie du 28 mars au 8 juin de la même année et ayant effectué un
total de 22 000 Km sur l’année, a la possibilité d’appliquer le taux A sur les 12 x 1 000 = 12 000 Km
et le taux B sur 12 x 500 = 6 000 km.
Par contre si son arrêt a duré jusqu’au 30 septembre et que son nombre de km total est de 15 500, le
taux A s’applique sur 9 mois (6 mois de présence + 3 mois d’arrêt) x 1 000 = 9 000 km, le taux B
s’applique sur 9 mois x 500 = 4 500 km et le taux C sur les 2 000 km restants.
4. CARNET DE BORD DES VEHICULES PERSONNELS ET SOCIETE
Un carnet de bord est établi pour chaque véhicule personnel ou de société à partir du logiciel de
gestion GESTAUTO (Cf. 84.70.03.20) [Cf.84.70.03.20], afin de déterminer les coûts de revient globaux
par véhicules et pour l’ensemble du parc automobile, et sur lequel sont reportés :
• Les coordonnées du salarié (nom, n° d’ordre, n° organe/sa). En cas de mutation, le carnet de bord
mensuel en cours est transmis à la nouvelle unité,
• Les coordonnées du ou des véhicules utilisés dans l’année (Marque et type, n° d’immatriculation,
date d’autorisation (VP) ou de location (VS),
• La catégorie et les taux d’indemnisation, mise à jour à chaque actualisation des tarifs, en cas de
changement de catégorie du salarié ou de mutation,
• Les kilomètres compteurs des véhicules (mensuels et cumulés depuis le 1er janvier et depuis le
début d’utilisation du véhicule),
• Les kilomètres professionnels (mensuels et cumulés),
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• Pour les véhicules personnels, les indemnités aux différents taux mensuels (Les régularisations
d’affectation des taux A et B aux kilomètres professionnels sont effectuées chaque mois en fonction
des maxima autorisés à la fin de chaque période).
• Pour les véhicules société :
- le cumul mensuel des justificatifs de carburant,
- les frais de réparation, carrosserie ou de franchise en cas d’accident ou vol,
- les frais de remise en état au terme de la location,
- les frais d’assurance et de taxe sur véhicule société,
- le calcul des kilomètres excédentaires personnels et du montant dû par le salarié à l’issue de la
mise à disposition du véhicule (Cf. § 3.5),
• Les indemnités totales (mensuelles et cumulées),
Un exemplaire du carnet de bord mensuel est remis chaque début de mois m au salarié après
intégration des données du mois m-1.
5. REGLES GENERALES POUR L’UTILISATION DES VEHICULES
5.1 Respect de la réglementation
Les véhicules société ou personnels doivent être utilisés pour les besoins du service en respectant le
Code de la Route et aucun retard dans le planning de la journée de travail, aucune urgence ne doit
entraîner la prise de risques sur la route.
Les prescriptions données dans le fascicule 97.05.01.01 [Cf.97.05.01.01] relatives à la sensibilisation
aux risques routiers concernant l’usage d’un téléphone mobile dans un véhicule doivent être
respectées. Le règlement intérieur dans son article 8, interdit l’utilisation d’un téléphone dans un
véhicule roulant.
6. CAS PARTICULIERS
Certains cas dont la solution ne se trouverait pas dans les présentes règles générales peuvent
donner lieu à des difficultés.
Les problèmes ainsi rencontrés seront réglés cas par cas sur rapport motivé du responsable d’entité.
Il peut en être particulièrement ainsi de véhicules utilitaires spécifiques aux besoins du service ou
d’une unité.
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7. DOCUMENTS ET CANEVAS DE GESTION
Documents accessibles sur IGS en « Modèles & Documents » / thème « Organisation & Gestion »
SA1 - Demande d’utilisation pour le service d’un véhicule personnel
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa1_demande_utilisation_vehicule_personnel.doc]
SA2 - Mise à disposition d’un véhicule société
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa2_mise_disposition_vehicule_societe.doc]
SA3 - Engagement de remboursement pour véhicule société
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa3_engagement_remboursement_vehicule_societe.doc]
SA4 - Bon de commande d’un véhicule société en location
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa4_commande_vehicule_societe_location.doc]
SA5 - Fiche navette assurance véhicule société
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa5_fiche_navette_assurance.doc]
SA6 - Justificatif mensuel des kilomètres professionnels
[Cf.FIN.achat_vehicule_sa6_justificatif_mensuel_kilometre_professionnel.doc]
Remarques :
Tous ces documents (excepté SA6) doivent être transmis, après visa à la Direction des Achats Service Gestion du Parc Automobile
8. CONTACTS
! Pour Socotec
Jocelyne DUBOIS – Responsable du Service Gestion du Parc Automobile
Tél. 01 44 76 16 68 - Fax 01 44 76 17 23 - [email protected]
DIRECTION DES ACHATS
Service Gestion du Parc Automobile
4 & 6 rue du Colonel Driant
75040 PARIS - CEDEX 01
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Les véhicules de fonction et SOCOTEC

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