Directives 2007 Mexique .DOC - Accompagner et encadrer un

GUIDE
ACCOMPAGNATEUR
MEXIQUE
IMPORTANT
A LIRE ATTENTIVEMENT
IL VOUS FACILITERA
VOTRE SEJOUR
INTRODUCTION
La règle d’or que l’animateur devra constamment avoir présente à
l’esprit est que le groupe prime toujours sur un individu en
particulier. Un malade ou un absent, par exemple, ne doit pas
être cause de l’annulation d’une activité.
D’autre part, évitez de vous montrer trop proche des participants
ou trop familier avec eux. Ceci risquerait d’être mal interprété et
de nous être reproché tant par les parents que par les participants
eux-mêmes.
En novembre 2001, CLC a été certifié NF Service pour ses séjours linguistiques par
AFAQ-AFNOR Certification.
Pour valider cette certification, des audits
sont effectués par AFAQ AFNOR
CERTIFICATION, de façon aléatoire, sur certains de nos séjours. Ce sera peut-être
celui que vous encadrez.
Nous comptons sur vous, tout au long de votre séjour, pour vous conformer strictement
aux directives données dans ce guide. Il serait regrettable de se voir ôter cette
certification pour un dysfonctionnement relevé pendant votre séjour.
Nous vous remercions vivement de votre collaboration.
Un accompagnateur bien préparé
Est l’assurance d’un séjour réussi.
Créé le 13/10/2006 – GUAC GB07
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SOMMAIRE
page
-
01 : préparez votre séjour
05
-
02 : le voyage aller et le départ
05
-
03 : le voyage retour
06
-
04 : le voyage en autocar, en train, en avion, la traversée en bateau
06
-
05 : informations à communiquer aux participants pendant le voyage
08
-
06 : l’arrivée dans le pays
08
-
07 : contrôle des prestations
10
-
08 : l’intégration des jeunes dans leur famille d’accueil ou dans
le centre d’hébergement
10
-
09 : les autorisations de sorties, la discipline, contact enfants parents
11
-
10 : les excursions, le budget de fonctionnement, le pack détente
12
-
11 : les rapports de fin de séjour, les bilans fin de séjour, le journal
de bord
13
-
12 : assurances, responsabilité civile, assistance - rapatriement
14
-
13 : planning des jours de repos
15
-
14 : les fonctions du responsable de groupe
15
-
15 : liste des ambassades et consulats
17
-
16 : contacts CLC
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PARTICIPATION
AUX REUNIONS DE PREPARATION
Nous organisons pour les accompagnateurs des réunions de préparation.
Les objectifs principaux de ces réunions sont :
- aider les accompagnateurs à être mieux armés pour encadrer leur séjour
dans les meilleures conditions possibles
- leur donner tous les éléments nécessaires pour représenter au mieux
l’organisation, et être en mesure de répondre aux questions des
participants et de leur famille, notamment lors des départs,
- rappeler les grands principes de l’accompagnement chez CLC, les
fonctions et les droits de chacun
- rencontrer les responsables CLC avant le départ
- faciliter
des
échanges
d’expériences
entre
accompagnateurs
expérimentés et les plus jeunes.
Plusieurs réunions « Accompagnateurs » seront organisées dans
différentes régions.
La participation à l’une d’entre elles est obligatoire.
4
1 - préparez votre séjour
Les documents obligatoires :
- Passeport
- Le dossier de séjour et tous documents adressés par CLC
- Les coordonnées de vos co-accompagnateurs
- Documentation touristique supplémentaire, cartes géographiques de la région …
- La brochure CLC
Les accessoires indispensables :
- Téléphone portable international, vérifiez auprès de votre opérateur l’accès aux communications
internationales.
- Pendant toute la durée du séjour, assurez vous que votre téléphone est constamment en marche
et que les batteries soient chargées.
Une carte téléphone d’une durée maximum de 60 mn. est mise à la disposition de l’équipe
d’encadrement.
Nous demandons aux accompagnateurs de ne pas appeler en P.C.V. Les modalités d’utilisation sont
précisées avec la carte. Privilégiez les appels de postes fixes plutôt que de cabines, ce qui vous permettra
de disposer d’un temps de communication plus long et moins coûteux.
Dans chaque équipe, le responsable de groupe devra posséder obligatoirement un portable international,
afin que CLC puisse joindre le groupe à tout moment. Nous rembourserons le surcoût engendré par
l’abonnement international et les communications sur présentation de la facture détaillée.
Utilisez-le à bon escient lorsque vous n’avez pas la possibilité d’utiliser la carte téléphone CLC ou en cas
d’urgence uniquement. Votre téléphone portable n’est pas à la disposition des participants.
Par expérience, nous vous précisons que la consommation moyenne est comprise entre 70 et 100 €
selon la durée du séjour, toute facture qui dépasserait ce montant serait soumise à une vérification par
notre service comptable
-
Le badge CLC avec votre nom et prénom
-
Le gilet réfléchissant de signalisation. Le port du gilet est obligatoire au Royaume Uni à cause du
sens de la circulation inverse. Il permet ainsi une meilleure visibilité pour les automobilistes
britanniques et améliore la sécurité. Vous devrez le porter lors de tous vos déplacements. Lors
des départs, ils permettront aux parents des participants un repérage immédiat.
Nouveau
2 - le voyage aller et le départ
-
-
Rendez-vous au point de rencontre noté sur votre feuille de route
Accueillez et présentez-vous aux parents, adoptez une tenue correcte, portez le gilet de
signalisation dès quez le responsable de groupe vous le remet, ne fumez pas, vous êtes porteurs
de l’image de CLC, vous devez être en mesure de démontrer votre capacité d’organisation et
rassurer les parents en répondant à leurs questions.
Pointez les participants présents au départ, effectuez les formalités d’embarquement par la
collecte et la vérification des pièces et documents suivants :
• Le passeport + éventuellement visa
• La fiche sanitaire de liaison
• Attestation d’assurance pour les participants n’ayant pas souscrit auprès de CLC l’assurance
AIG Assist
• Vérifiez auprès des parents les autorisations de sorties.
Vous conserverez ces documents jusqu’au passage de la frontière ou les services de l’immigration
procèderont à leurs contrôles.
Restituez les documents avant votre arrivée sur le lieu du séjour.
5
Cas particuliers :
- Non présentation d’une pièce d’identité : prévenez impérativement CLC
- Non présentation de la fiche sanitaire de liaison : faites signer aux parents une fiche sanitaire
vierge (à votre disposition dans le pack départ) de façon à avoir l’autorisation des parents de
faire hospitaliser leur enfant en cas de nécessité, les renseignements concernant la santé du
participant seront transmis dans les meilleurs délais par les parents à CLC.
- Absence d’un participant au départ : téléphonez à son domicile, sur le portable des parents afin
de connaître le motif de l’absence ou du retard. En cas d’annulation définitive du séjour prévenez
impérativement CLC.
- Pour les ressortissants étrangers, veuillez vous assurer auprès des parents que l’enfant est bien
en possession des documents qui ont pu être demandés par le Consulat du pays de séjour. Les
formalités pouvant être très diverses en fonction de la nationalité d’origine et du pays de séjour,
CLC demande aux parents, 6 semaines avant le départ de s’informer sur ces formalités auprès
du Consulat.
3 - le voyage retour
-
Tout retard dans le voyage retour sera signalé à CLC.
Confiez les participants à leurs parents sauf si CLC vous a notifié que le participant peut quitter
seul l’aéroport.
Ne laissez jamais un participant seul à un point de rencontre en l’absence des parents, essayez
de les joindre par téléphone, prévenez CLC.
Tous les documents devront impérativement être restitués aux participants à la fin du séjour.
Assurez vous que chaque participant a récupéré ses bagages.
Nous vous rappelons que vous avez la responsabilité physique et morale des enfants qui vous sont
confiés.
Nous vous demandons de respecter scrupuleusement les consignes de SECURITE mentionnées dans ce
dossier.
4 – le voyage en avion
En avion :
CLC remet les billets au responsable de groupe ou à l’accompagnateur présent au départ du vol.
Aujourd’hui la plupart des compagnies aériennes utilisent le billet électronique, le billet n’est plus
imprimé, il est mémorisé dans l’ordinateur de la compagnie.
- Un point et une heure de rendez-vous vous seront précisés sur votre feuille de route
- A l’aéroport allez au devant des parents car compte tenu du volume de voyageurs à certaines
dates, ils ne vous repèreraient pas. Portez votre gilet de signalisation. Présentez vous
- Rendez-vous au comptoir de la compagnie aérienne indiquée, pour connaître les modalités
d’embarquement des groupes.
- Au point de rendez-vous vérifiez les pièces d’identité des participants, rappelez les consignes de
sécurité et la législation en vigueur sur le contenu des bagages en cabine.
- Avec l’ensemble du groupe dirigez vous au comptoir d’enregistrement du vol concerné.
- Chaque participant se présentera au comptoir d'enregistrement de la compagnie concernée, avec
sa pièce d'identité.Il recevra sa carte d'embarquement.
Pour les séjours avec voyage en avion ou train au départ de Paris, CLC propose aux participants de
province, d’organiser le pré acheminement jusqu’au lieu de départ à Paris et le post acheminement au
retour. Il se peut que certains participants du groupe aient demandé cette prestation. Les modalités
d’organisation sont précisées pages 10 et 11 de la brochure CLC.
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De nouvelles mesures de sûreté édictées par l’union Européenne contraignent les transporteurs aériens à
restreindre l’acceptation de liquides en cabine.
Cette réglementation nouvelle s’applique dans les 25 pays de l’union Européenne, ainsi qu’en Suisse, en
Norvège et en Islande.
Sont considérés comme liquides : les gels, les substances pâteuses, les lotions et le contenu des
récipients à pression, tels que : dentifrice, gel capillaire, boissons, potages, sirops, parfums, mousse à
raser, aérosols et tout autre article de consistance similaire.
Pour obtenir des informations réglementaires, la consultation des sites institutionnels : www.aviationcivile.gouv.fr, www.AEA.com, www.aci-europe.org, est conseillée.
Les conditions d’emport de liquides en cabine sont désormais les suivantes :
Comment préparer votre bagage de cabine ?
Munissez-vous d’un sac plastique transparent refermable (type sac de congélation) d’une capacité d’un
litre au maximum (dimensions 20cm x 20cm environ). Un seul sac de ce type est autorisé par passager.
Placez-y les liquides et produits assimilés, dont chaque contenant ne devra pas dépasser 100 ml
maximum (pour info : équivalence en grammes est également accepté + penser pour les traductions en
anglais à la conversion en « oz » pour les pays qui ne pratiquent pas le système métrique).
Tout autre contenant d’une capacité supérieure doit être placé dans votre bagage de soute.
Les aliments et substances médicales indispensables à la santé échappent à ces restrictions.
L’agent de sûreté pourra vous demander de justifier de leur nature (éventuellement en les goûtant).
Aliments :
• aliments nutritionnels spécifiques sans lesquels il vous est impossible de voyager (cas d’allergies
au lactose, gluten…),
• les aliments pour bébés.
Produits pharmaceutiques :
• médicaments prescrits par un médecin : sur demande de l’agent de sûreté, vous devrez pouvoir
justifier de la nécessité de la prise de ce médicament (ordonnance, certificat médical, à votre
nom…),
• produits médicamenteux non prescrits par un médecin, achetés en pharmacie ou dans le
commerce. (Pour ce type de produits, les conditions d ‘emport pourront être plus restrictives car
ils ne sont pas considérés comme «vitaux»).
Comment préparer votre accès en salle d’embarquement ?
Vous devrez présenter au poste d’inspection filtrage, séparément de votre bagage de cabine :
• tous les produits et articles cités ci-dessus ; votre sac plastique transparent d’1L fermé ainsi que
les éventuels aliments et produits pharmaceutiques nécessaires à votre voyage .
à défaut, tout liquide et produit assimilé détecté dans un bagage cabine sera confisqué,
• votre ordinateur portable extrait de sa sacoche,
• les manteaux et les vestes.
Articles liquides et assimilés achetés en duty free
Dans la limite des règles douanières, ils sont autorisés en cabine sans les restrictions de volume figurant
ci-dessus, mais dans les conditions suivantes :
Achats en aéroport :
• Si votre voyage comporte une correspondance dans un pays de l’union Européenne (incluant les
départements d’outre-mer), le vendeur doit placer vos achats dans un sac. Il sera scellé et devra
le rester jusqu’à la fin de votre voyage. Ce sac devra être accompagné une preuve d’achat qui
sera contrôlée lors de votre correspondance au poste d’inspection filtrage.
• A Paris, si vous êtes en correspondance entre CDG et Orly, vous êtes autorisé à emporter ces
articles « duty-free » en cabine sur votre vol suivant uniquement si vous conservez votre sac
scellé accompagné de la preuve d’achat correspondante.
• Si votre achat a eu lieu dans un aéroport situé hors de l’union Européenne et que vous êtes en
correspondance dans un pays de l’union Européenne, vous ne serez pas autorisé à emporter vos
achats sur votre vol suivant. Ils vous seront retirés.
Achats à bord :
• Si votre achat a eu lieu à bord d’un appareil d’une compagnie européenne, quelle qu’en soit la
provenance, il sera accepté lors de votre correspondance dans un pays de l’union Européenne s’il
est placé dans un sac scellé accompagné de la preuve de l’achat à bord.
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5 – informations à communiquer aux participants pendant le voyage :
Le téléphone
Du Mexique vers la France
-
composer le 0 + 33 + n° du correspondant en enlevant le 0
De France vers le Mexique
composer le 00 + 52 + code ville + n° correspondant
Rappelez aux participants qu’ils doivent impérativement appeler leurs parents dès leur arrivée.
Pour ceux qui n’ont ni de portable ni de carte téléphone, le service PCV France de France
Télécom permet d'offrir l'appel à votre correspondant en prenant en charge le paiement de la
communication.
L’argent de poche
Nous demandons aux parents de donner à leurs enfants 80 € d’argent de poche par semaine. Cette
somme leur permet de faire face aux dépenses personnelles : repas pris lors du voyage aller et retour,
sorties hors du groupe, cadeaux, frais médicaux, etc... En aucun cas, les accompagnateurs ne devront
avancer de l’argent aux participants pour couvrir leurs dépenses personnelles.
Pendant le voyage, expliquez aux participants qu’ils doivent gérer correctement leur argent de poche et
éviter de tout dépenser dès les premiers jours (en particulier les plus jeunes). Leur rappeler qu’il sera
impossible de leur transférer de l’argent pendant le séjour (sauf cas exceptionnels : vol et perte). Enfin,
leur rappeler qu’ils doivent garder de l’argent pour les repas au cours du voyage retour.
La vie au Mexique
Expliquez les différences de culture du pays visité (voir le guide qui est adressé aux participants). Suscitez
et répondez à leurs questions. Ce séjour impose aux jeunes et à vous une vision différente, un nouvel
environnement humain (parfois naturel), il faut savoir l’accepter, reconnaître les différences ce qui
permettra de satisfaire à une curiosité nouvelle.
Documents à distribuer aux participants pendant le voyage aller :
Les questionnaires de début de séjour
6 – l’arrivée dans le pays :
Si vous avez pris du retard lors de l’enregistrement ou bien que votre vol soit retardé et que vous ne
puissiez pas respecter l’heure d’arrivée prévue sur votre lieu de destination prévenez impérativement
CLC (bureau ou N° d’urgence)
L’accueil des familles
-
-
A l’arrivée à l’aéroport, vous êtes accueillis par notre direction locale.
Transfert en autocar au meeting point pour l’accueil avec les familles ou à la résidence.
Tous les enfants restent dans l’autocar
Le responsable de groupe appelle le participant, le responsable local la famille hôtesse
correspondante.
Chaque participant présentera son passeport CLC à sa famille hôtesse et au directeur de centre.
Assurez vous que les informations contenues sur ce passeport correspondent bien aux
coordonnées de la famille hôtesse, en cas d’erreur remplissez un nouveau passeport CLC.
Dans le cas où une famille hôtesse est absente au rendez vous, demandez au participant
concerné de vérifier les coordonnées avec elle dès le premier contact et de vous présenter son
passeport CLC dès le lendemain.
Insistez auprès des participants pour qu’ils contactent leurs parents dès leur arrivée.
Changements de familles hôtesses : notez les et communiquez les au plus vite à CLC.
Demandez au participant de contacter impérativement ses parents, vérifiez qu’il a bien passé
l’appel, si besoin faîtes le vous-même.
8
Le serveur vocal
-
Appelez le serveur vocal pour confirmer votre arrivée.
Ce service « serveur vocal » est mis à la disposition des parents pour qu’ils puissent avoir des nouvelles
du groupe. Appelez impérativement ce serveur dès votre arrivée sur le lieu du séjour, puis tous les 2
jours pour faire un résumé des journées précédentes. Vous trouverez ci-joint une notice d’utilisation.
Vos messages porteront sur l’ambiance du groupe, le temps qu’il fait, l’activité du jour. En aucun cas,
vous ne devez faire part des difficultés que vous pourriez rencontrer lors de l’encadrement du séjour, ni
adresser des messages particuliers à des parents, ni communiquer des changements de familles, ni vous
épancher sur les aléas du séjour. Nous sommes à votre disposition au bureau pour régler tout problème.
Exemple de message :
- Indiquez dans tous les messages : votre nom, prénom, qualité (responsable du groupe P … à ….)
Nous sommes bien arrivés à.........., à telle heure sous le soleil ou la pluie. Le voyage s’est très bien
passé, l’accueil des familles a été très chaleureux, l’ambiance du groupe est bonne ...
La réunion avec le responsable local
CLC demande à tous ses responsables locaux de prévoir une réunion avec les accompagnateurs dès le
lendemain de l’arrivée (sauf pour les séjours en immersion) pendant laquelle vous vérifierez les points
suivants :
Séjours en famille :
- Les modalités d’organisation des excursions et les moyens de transport que les participants
devront emprunter pour rejoindre le point de départ des excursions. Les responsables locaux
fourniront des tickets de bus ou de métro si les familles n’assurent pas le transfert.
- Faites vous confirmer le n° de téléphone de l’école que vous devrez nous communiquer en le
mentionnant sur le listing informatique (pour les séjours avec cours),
- Demandez de la documentation touristique pour préparer ou « peaufiner » les visites
prévues
au programme (vous pourrez également vous rendre à l’office de Tourisme local)
Chaque responsable local a sa propre sensibilité et une approche différente de la direction d’un centre. Il
est très important, pour la bonne marche du séjour, de tenir compte de la personnalité de chacun.
Par ailleurs, l’organisation des séjours en Afrique du Sud est très différente de celle des séjours en
Europe. Les responsables américains sont plus autonomes. Respectez toujours leurs consignes.
Le responsable local est le maître d’œuvre dans son centre, vous devez suivre ses instructions.
Accompagnateurs et responsable local doivent former une équipe homogène pour garantir le succès du
séjour.
Si des problèmes d’organisation se présentent, ne les exposez pas devant les participants, adressez-vous
immédiatement au responsable local ou à CLC pour trouver la meilleure solution possible.
Séjours en résidence :
- Le règlement intérieur et les règles de cohabitation avec les autres résidents.
- Que le programme et l’organisation des activités ont été validés par les prestataires.
- Que la répartition par chambre est bien conforme à ce qui est indiqué en brochure CLC (nombre
contractuel de lits par chambre auprès des parents)
En votre qualité d’accompagnateur, vous devez donner l’exemple :
- par un comportement irréprochable vis-à-vis des familles d’accueil
- en apportant votre aide
- ne pas faire de critiques négatives et au contraire être toujours positif dans toute situation,
- parler positivement de CLC et de toute personne dépendant de CLC.
9
7 – Contrôle des prestations
CLC vous demande de vérifier que les prestations sur place correspondent bien au cahier des charges.
Pour ce faire, nous vous remettons une liste de contrôles des prestations pour les équipes
d’encadrement CLC à compléter dans les premiers jours du séjour et à retourner à CLC soit par
télécopie, soit par Internet www.clc.fr en remplissant directement cette check-list qui se trouve dans
l’onglet <mon dossier>. Si vous constatez un écart, merci de nous contacter immédiatement.
Il est en outre possible qu’un responsable de CLC vous contacte pour procéder à cette vérification.
La marque NF service prouve la conformité à la norme européenne et garantit que pour tout
type de séjours linguistiques, l’information contenue dans le catalogue ou la brochure, l’hébergement, le
volet pédagogique, l’encadrement des activités scolaires et complémentaires, le professeur, le
correspondant local, la gestion de la satisfaction sont contrôlés régulièrement par AFAQ AFNOR
CERTIFICATION
8 – l’intégration des jeunes dans leur famille d’accueil ou dans le
centre d’hébergement :
UTILISATION DES QUESTIONNAIRES DE DEBUT DE SEJOURS
A – séjours en famille hôtesse
Ces questionnaires sont indispensables pour s’assurer de la bonne intégration
des participants dans leur famille d’accueil. Il faut donc les exploiter très
rigoureusement.
-
-
L’un est destiné à sa famille hôtesse
L’autre devra être rempli avec le plus grand soin par le participant.
Ces questionnaires ont été distribués pendant le voyage aller
Relevez les comme indiqué sur le programme
Etudiez conjointement le questionnaire du participant et celui de sa famille hôtesse. Lorsque vous
relevez un problème, parlez avec le participant afin d’en évaluer l’ampleur et adapter votre
décision.
Les problèmes seront immédiatement soumis à la direction locale qui les règlera directement
dans les plus brefs délais.
3 jours après votre arrivée envoyez impérativement par télécopie ou par mail le listing
questionnaire début de séjour dûment complété au N° 0565765807 ou aux adresses mail
suivantes : [email protected] et [email protected]. L’attribution d’une note inférieure à
3 à l’un des critères de la famille hôtesse n’entraînant pas le changement de famille, devra faire
l’objet d’un rapport précis et circonstancié, communiqué à CLC et au responsable local.
Nouveau
Vous pouvez également compléter ce listing directement par Internet www.clc.fr il se trouve à l’onglet
<mon dossier>
- l’objet d’un rapport précis et circonstancié, communiqué à CLC et au responsable local.
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Séjours en immersion
-
-
Remettez aux participants dès votre arrivée les questionnaires de début de séjour et les rapports
de fin de séjour (vous ne reverrez les enfants qu’au retour)
Ne visitez pas les familles
Téléphonez à chaque participant au cours des premiers jours de séjour puis une fois par
semaine. A cet effet vous disposez d’un questionnaire pour vous aider dans vos appels. Lorsque
vous appelez, présentez-vous à la famille d’accueil et demandez ensuite si vous pouvez parler au
jeune qu’elle reçoit. Lors de votre conversation avec les participants, veillez à vérifier qu’ils sont
bien accueillis, rappelez-leur qu’ils doivent eux aussi faire beaucoup d’efforts pour communiquer,
qu’ils doivent respecter les autorisations de sortie, que les familles sont bénévoles et qu’ils
doivent par conséquent les remercier.
Méfiez-vous des premières impressions et du fameux « mal du pays », par contre, si vous
constatez un réel problème d’adaptation, contactez le responsable local afin de le régler au
mieux.
Envoyez par télécopie ou par mail le listing informatique dûment complété après avoir contacté
une première fois tous les participants. Au retour, retournez à CLC les fiches d’appels
Si la famille d’accueil projette de s’absenter pour une durée supérieure à 3 jours, demandez lui de vous en
informe.
Vous saurez ainsi que vous ne pourrez pas joindre le participant qu’elle accueille pendant cette période.
Particularités de certains séjours au Mexique
Mexico
En fin de séjour une excursion de 3 jours (avec 2 nuits d’hôtel) est programmée. Une personne de
l’équipe locale prendra le groupe en charge, l’accompagnateur devra l’assister.
9 – les autorisations de sorties – la discipline – contact enfants
parents
Les autorisations de sorties
-
-
Les parents signent des autorisations de sortie sur le bulletin d’inscription.
o Moins de 14 ans : jusqu’à 21h00
o De 14 ans à 17 ans : jusqu’à 22h00
o Plus de 17 ans : jusqu’à 23h00
Demandez aux participants de s’y conformer sous peine de sanction,
Si un jeune veut modifier ses horaires de sortie, ses parents doivent adresser à CLC une
autorisation écrite, pourvu qu’elle soit conforme aux horaires consignés par CLC. (voir bulletin)
Veillez cependant à ce que les horaires de rentrée des jeunes ne soient pas incorrects pour les
familles hôtesses ou gênent leur participation aux cours ou activités quotidiennes.
Tout comme les familles d’accueil elles-mêmes, ou la direction locale, vous pouvez interdire
toutes sorties si vous le jugez nécessaire pour la sécurité des participants.
La discipline
-
Avertissez les élèves au début du séjour qu’un rapport sera envoyé à leurs parents et à leur
professeur.
Attention aux vols dans les magasins, à la consommation de drogue ou d’alcool. Prévenez les
élèves dès le premier jour qu’ils risquent d’avoir une forte amende et de passer en jugement pour
un petit larcin et d’être immédiatement renvoyés en France aux frais des parents.
Les participants ne sont pas autorisés à fumer dans le car ou en groupe. Pour éviter toute
tentation, nous demandons aux accompagnateurs de ne pas fumer en présence des enfants. Le
chauffeur ne doit pas fumer dans le car.
Sorties le soir : assurez-vous que les enfants respectent les désirs de leurs parents (voir bulletins
d’inscription). Si nécessaire, téléphonez à la famille hôtesse pour contrôler.
Les comportements suivants ne sont pas acceptés : absentéisme aux cours, aux excursions, les
comportements déplacés envers les familles hôtesses, responsables locaux, accompagnateurs.
11
-
-
Seront sanctionnés : l’irrespect, la désobéissance, et le non-respect des autorisations et horaires
de sorties en soirée.
Sanctions à prendre en cas de mauvais comportement :
• privez le participant de sorties le soir,
• par contre, ne le privez jamais d’une excursion, les parents nous en feraient le reproche.
Si un enfant constituait réellement une gêne pour le groupe, ou s’il commettait des actes graves
ou non conformes aux lois du pays, le responsable pourrait décider, en accord avec les
animateurs, la direction locale et les responsables de CLC en France de le rapatrier aux frais des
parents.
Un avertissement est nécessaire avant le rapatriement d’un participant. Remplissez la « fiche
disciplinaire » en notant précisément les faits et en la co-signant avec l’élève systématiquement.
Pour le deuxième avertissement, appelez les parents en leur exposant clairement et
objectivement les faits ; en cas de récidive, complétez la fiche disciplinaire comme
précédemment et établissez un rapport sur l’élève à rapatrier conjointement avec le responsable
local et la famille si besoin. Faxez ces documents à CLC qui se chargera de prévenir les parents
et d’organiser le rapatriement.
Aucun rapatriement disciplinaire ne se fera le week-end, un délai de 2 ou 3 jours sont nécessaires
pour l’organisation d’un rapatriement.
L’équipe d’accompagnateur doit tout mettre en oeuvre pour répondre aux besoins et aux aspirations des
jeunes en n’oubliant jamais que, si ceux-ci ont des droits, ils ont aussi des devoirs et donc, l’équipe
d’encadrement doit faire en sorte que les uns comme les autres soient respectés.
Dans tous les cas, ne pas attendre que la situation se dégrade avant d’avertir les parents.
Contact enfants – parents pendant le séjour
CLC demande aux parents de ne pas contacter leurs enfants trop souvent afin de ne pas compromettre
leur intégration au sein de leur famille d’accueil. C’est donc aux enfants de donner de leurs nouvelles.
Veillez-y.
Rappel : un appel de chaque participant à leurs parents le jour d’arrivée est impératif.
10 – les excursions, le budget de fonctionnement
Préparation de la part de l’accompagnateur.
Vous devez préparer les excursions à l’avance à l’aide des documents et du guide touristique qui ont été
remis par CLC au responsable de groupe afin de pouvoir les commenter aux enfants. Il en va de la
réussite du séjour. Si vous jugez que la documentation qui vous a été remise est insuffisante, n’hésitez
pas à vous rendre dans le Tourist Information Centre le plus proche.
Ne proposez pas une excursion hors programme, car elle serait à la charge des participants, ce qui nous
serait fortement reproché par les parents au retour.
Les visites, sauf cas particulier, sont guidées par un guide local. Dans certains centres les familles
hôtesses se joignent aux excursions.
Les horaires.
Les heures et lieux de rendez-vous pour ces excursions doivent être clairement indiqués aux participants.
Respectez l’horaire et le programme.
Au retour des excursions prévoyez une marge suffisante pour être toujours à l’heure. Les familles ne
doivent pas attendre.
L’absence d’un enfant.
Les participants doivent participer à toutes les excursions.
Au cas où un participant serait absent ou en retard, téléphonez impérativement à la famille hôtesse pour
savoir la raison de ce retard ou signaler l’absence. Continuez le programme normalement.
Ayez donc toujours avec vous les coordonnées des participants et de leur famille.
Le budget de fonctionnement
Toutes les activités et excursions prévues au programme sont payées directement par le responsable
local.
Un budget de fonctionnement équivalent à 75 € environ vous sera cependant remis par le responsable
local à votre arrivée (sauf pour les séjours en immersion).
Cette somme servira à couvrir vos frais éventuels de taxi ou de téléphone.
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La tenue de votre comptabilité
Pour une bonne vérification du retour des soldes, vous devez impérativement renvoyer un budget clair et
classer par ordre chronologique les dépenses. N’oubliez pas non plus de classer chronologiquement vos
justificatifs de caisse et de nous les renvoyer sous la forme la plus claire possible notamment en les
collant sur une feuille de papier A4. Pour vous aider dans ce travail reportez-vous à la notice explicative
« Comment utiliser votre fiche Frais de fonctionnement ».
11 – les rapports de fin de séjour, les bilans de fin de séjour, le
journal de bord
Les rapports de fin de séjour
-
Un rapport de fin de séjour est destiné aux parents de l’élève, le double à son professeur. Ces
rapports doivent donc être rédigés avec le plus grand soin et doivent être correctement et
proprement remplis. Si certains rapports étaient sales ou chiffonnés, recopiez-les.
Les commentaires impliquant le participant de façon trop négative ou personnelle feront l’objet
d’un rapport annexe.
Distribuez les rapports aux professeurs de langue lors de la dernière session de cours.
Distribuez comme indiqué sur le programme les rapports à remplir par les familles hôtesses.
Récupérez les rapports la veille du départ au plus tard.
Remplissez la partie qui vous concerne.
Les bilans fin de séjour
Participants :
Les participants devront remplir à la fin du séjour un questionnaire leur permettant de noter et d’apprécier
le séjour sur divers points.
- Distribuez les questionnaires de fin de séjour pendant le voyage retour.
- Demandez aux participants de remplir cette évaluation ; leur préciser qu’ils doivent le faire
individuellement et avec sérieux, leurs commentaires nous permettront d’améliorer la qualité de
nos séjours.
- Vérifiez qu’ils ont bien été complétés. Toutefois, évitez de demander des explications ou de
commenter les réponses qu’ils ont apportées. Ils doivent être parfaitement libres et sans
influence.
Relevez tous les questionnaires et renvoyez les à CLC dès le retour. Répartissez-vous les
questionnaires à distribuer aux participants pour un meilleur contrôle des retours
Accompagnateurs :
-
Remplissez cette évaluation pendant le voyage et renvoyez la à CLC.
Le journal de bord
Notez au jour le jour, les évènements et faits marquants du séjour (maladie, accident, vol, indiscipline,
justification des modifications du programme de visites) insérer au journal de bord les déclarations de
perte, de vol, procès verbaux de la Police …
Les absences des accompagnateurs seront également notées sur le journal de bord.
Seront également consignés :
Les problèmes d’intégration ou autre dans les familles.
Cet outil nous est indispensable pour retracer le séjour auquel vous participez, notamment en cas de litige
ultérieur avec les parents.
Rédigez le avec le plus grand soin.
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12 – assurances, responsabilité civile, assistance, rapatriement
Responsabilité civile (incluse pour tous les participants)
-
Tous les participants ainsi que le personnel d’encadrement bénéficient de la garantie
responsabilité civile (dommages causés à autrui).
Si un dommage est constaté par la famille hôtesse, le directeur des études (si les dégâts ont lieu
à l’école) ou le directeur du centre (séjours en résidence)
Rédigez une reconnaissance de sinistre,
Faites la signer à l’élève fautif, à la famille ou au responsable de l’école ou du centre et contre
signez-la,
Le responsable local nous adressera cette déclaration avec la facture de réparation pour prise en
charge par notre assurance.
Assistance – rapatriement (3 cas de figures) :
1 - AIG Assist proposé facultativement par CLC
2 - l’assurance souscrite par les parents,
3 – l’assurance souscrite par le comité d’entreprise.
Les participants inscrits par certains CE sont couverts par un contrat souscrit par le CE auprès de leur
compagnie personnelle. Vérifiez sur la liste remise à cet effet.
Ex : CGOS Escale vacances / coup de cœur : assurance ELVIA contrat N° 302744 tél. +33 1 42 99 02 02
Dans tous les cas :
-
En cas de maladie, agissez très vite. Consultez immédiatement le médecin. Le participant devra
présenter sa carte européenne d’assurance maladie, suivez la guérison de l’enfant, donnez des
nouvelles aux parents
-
Dans tous les cas un dossier d’assurance doit être ouvert auprès de la
compagnie d’assurance des parents ou auprès d’AIG ASSIST si les parents
ont souscrit l’option à CLC (liste des assurés fournie au responsable du groupe).
-
Nous vous recommandons d’enregistrer les coordonnées téléphoniques d’AIG ASSIST sur le
répertoire de votre téléphone portable.
Les frais occasionnés sont à la charge des participants
-
Rapatriement
-
En cas de rapatriement d’un participant, le responsable du groupe devra demander
impérativement l’ouverture d’un dossier auprès de AIG ASSIST ou de la compagnie d’assurance
des parents et tenir informé le Club Langues et Civilisations de toutes les démarches effectuées
et de la date précise du rapatriement.
Vol de bagages
-
Certains parents souscrivent auprès de CLC ou de leur compagnie d’assurance personnelle, un
contrat « Perte et vol de bagages ». Afin de leur permettre un remboursement éventuel, nous
vous demandons, dans tous les cas, de faire une déclaration immédiate auprès des autorités
locales compétentes.
AIG ASSIST
Tél: 01 40 25 19 39
N° protocole: 4.083.966
Ci-joint une notice descriptive des garanties couvertes par l’assurance AIG ASSIST
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13 – planning des jours de repos
Comme convenu sur votre contrat d’engagement votre rémunération tient compte d’un jour de repos par
semaine.
Toutefois l’union Nationale des Organisations de séjours linguistiques et des Ecoles de Langues
(UNOSEL) auquel CLC adhère et la norme européenne sur les séjours linguistiques précisent qu’une
permanence téléphonique doit être assurée au siège à Rodez 24h/24h.
Le responsable de permanence peut être donc amené à contacter l’équipe d’encadrement à n’importe
quel moment de la journée. Il en est de même pour les participants ou le responsable local.
En conséquence les accompagnateurs devront prendre à tour de rôle leur jour de repos. C’est pourquoi
nous établirons ultérieurement un planning que les accompagnateurs devront respecter scrupuleusement.
Lorsqu’un accompagnateur n’est pas d’astreinte, il peut s’absenter mais doit laisser impérativement ses
coordonnées à ses collègues, de façon à ce qu’ils puissent le contacter en cas d’urgence.
Autres motifs d’absence :
Lorsque l’un des membres de l’équipe d’encadrement ne peut assurer son rôle auprès du groupe
notamment pour cause de maladie ou pour rester auprès d’un participant accidenté, hospitalisé, etc… ou
d’une façon générale laissé seul, prévenez immédiatement CLC.
Ainsi, en fonction des cas, nous pourrons évaluer conjointement, en fonction du programme, les solutions
de remplacement provisoire.
14 – les fonctions du responsable de groupe
Il doit assurer la bonne cohésion de l’équipe formée par les animateurs, la direction locale et lui-même. Il
assure la liaison entre son groupe et CLC.
Les documents remis au responsable de groupe
-
Feuille de route définitive,
Liste définitive des participants et des appariements,
Bulletins d’inscription des participants, en français à conserver par le responsable de groupe
Cartes téléphone et liste des participants concernés,
Participants ayant souscrit les assurances complémentaires,
Fiche de présence au cours,
Budget visites et feuille dépenses budget
Llisting informatique pour le suivi des questionnaires de début de séjour,
Planning jour de repos,
Notice d’utilisation du serveur vocal,
Liste de contrôle des prestations CLC
Bilans de fin de séjour,
Questionnaires de début de séjour enfants et familles
Compte-rendu de visite (formules Cours Personnalisés),
Fiches disciplinaires vierges,
Fiches sanitaires vierges,
Etiquettes bagages et passeports à donner aux élèves qui auraient perdu ceux que nous leur
aurons envoyés avant le départ,
Décharge parentale vierge au cas où un enfant ne serait pas en possession de l’autorisation de
sortie du territoire,
Rapports de fin de séjour,
Coordonnées des compagnies d’assurance,
Fiches d’appels (formules home lessons accompagnés),
Billet d’avion
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Au départ
-
Assurez-vous que les consignes concernant le voyage, décrites au § 2 sont bien respectées.
Collectez les fiches sanitaires de liaison et attestation d’assurance
Pendant le voyage aller
-
-
Distribuez les questionnaires de début de séjour
Distribuez les cartes de téléphone
A l’arrivée dans le pays
-
Assurez-vous que la répartition dans les familles s’effectue correctement et notez les
changements éventuels,
Appelez le serveur vocal,
S’il y a des changements de famille ou de points de retour que les parents auraient donné
directement lors du départ, appelez CLC
Assurez vous que les consignes concernant l’arrivée Dans le pays, décrites au § 6 sont bien
respectées.
Pendant le séjour
-
Appelez le serveur vocal tous les deux jours,
Renvoyez par télécopie ou par mail le listing informatique des questionnaires de début de séjour,
dès leur collecte ainsi que la liste de contrôle des prestations CLC,
Assurez la gestion du budget de fonctionnement et tenez à jour la feuille des dépenses,
Assurez-vous du bon déroulement du séjour tant au niveau de l’intégration des jeunes dans leur
nouveau milieu, que de l’enseignement dispensé pendant les cours de langue ou sport et de
l’intérêt porté par les élèves aux excursions commentées par les accompagnateurs,
Remplissez quotidiennement votre journal de bord en notant les événement importants du
séjour, changement de famille, maladie, accident d’un participant, numéro de dossier assurance,
déclaration de vol et perte etc ...
A la fin du séjour
-
Distribuez les rapports de fin de séjour comme indiqué dans le programme
Faites remplir et relevez ces programmes
Pendant le voyage retour, distribuez, faites remplir et relevez les bilans de fin de séjour.
Après le séjour
Renvoyez à CLC service accompagnateurs rue Comtesse Cécile 12000 Rodez:
- Les questionnaires de début de séjour enfants et familles,
- Les fiches d’appel (home lessons accompagné),
- Les rapports de fin de séjour,
- La feuille des dépenses et les justificatifs (le plus clair possible) ainsi que le solde du budget,
- Les bilans de fin de séjour des participants et de l’équipe d’encadrement,
- Le journal de bord,
- La liste de contrôle des prestations CLC
- Le planning jour de repos,
- Les fiches de présence aux cours
- Les notes obtenues par les participants aux tests CLC de début (et éventuellement de fin de
séjour à reporter sur les grilles prévues à cet effet par les professeurs de langue).
- Les fiches de compte-rendu de visite (formules Cours Personnalisés),
- La sacoche CLC et le gilet de signalisation
N’oubliez pas de restituer tous les documents (carte d’identité, passeport) aux participants
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15 – liste des ambassades et consulats
MEXIQUE
Mexico | Ambassade
Ambassadeur : son exc. M. Alain LE GOURRIEREC
Adresse : Campos Eliseos 339 - 11560 Mexico DF
Tél: [52] (55) 91 71 97 00
Fax : [52] (55) 91 71 97 03
Internet : http://www.ambafrance-mx.org
Mexico | Consulat général
Consul général : M. Didier GOUJAUD
Adresse : rue La Fontaine 32 - CP 11560 - Mexico DF
Tél: [52] (55) 91 71 98 40 - Fax : [52] (55) 91 71 98 58
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18 – contacts CLC
CLUB LANGUES ET CIVILISATIONS
Rue de la Comtesse Cécile
12000 RODEZ
Tél standard: 05 65 77 50 00
Fax: 05 65 42 84 57
Christian CRANSAC
Tél: 05 65 77 50 20
Fax 05 65 76 58 07
e-mail : [email protected]
Responsable service accompagnateurs
Maryline BEDEL
Tél : 05 65 77 50 18
Fax 05 65 76 58 07
e-mail : [email protected]
Service accompagnateurs
Pierre MANTIS
Tél : 05 65 77 50 00
Directeur des programmes
Marie-José RODRIGUEZ
Tél : 05.65.77.50.00
Directrice Administrative
Les heures d’ouvertures du bureau sont :
- le lundi de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h
- du mardi au vendredi de 8h à 12h30 et de 13h30 à 17h30.
Hors des heures d’ouverture et le week-end,
Un numéro S.O.S est à votre disposition 24h/24h
05 65 780 780
La permanence est assurée par un membre de l’équipe CLC
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