The sixth meeting of the executive `15

The sixth meeting of the executive ’15-’16 of the Science Students’ Association of the
University of Ottawa - MINUTES
Date: Tuesday, March 8th, 2018
Time: 6PM
Location: TBT 083
Attendance
1. Esther Eruysal (late)
2. Vincent Nguyen
3. Grace Ediae
4. Michael West
5. Kijoo Kim
6. Alexandre Wong
7. Sorush Rokui
8. André Costisella (absent)
9. Pawrnaa Perinpanayagam (absent)
10. Alick Wang
11. Rae Woodhouse
12. Olivia Gallarino (absent)
Attendance
First Year Representatives
Hoang-Nam Chu
Varis Gupta
Brittany Love
Jessica Dickie
Stephan Harrigan
Doan Nghi Dam-Le
Biochemistry Representatives
Emily Smalling
Ilia Kosnevitch
Biomedical Sciences Representatives
Nicole Landry
Patrick Langlois (absent)
Mathematics & Statistics Representative
Alex Brandts
Liam Peet-Paré
Biopharmaceutical Sciences Representatives
Michael Evan Lazarus
Feriel Rahmani
Biology Representatives
Alexandru Moldovan (absent)
Peter Soroye
Environmental Sciences
Jesse Lesniowski (absent)
General Sciences Representative
Colette Robitaille
Chemistry Representative
Ahmed Abdelgadir
Physics Representative
Aazad Abbas
Geology Representative
Jacob Harvey (absent)
Meeting begins at 6:04PM
1. Opening of the meeting
Seconded by Varis
2. Motion to adopt the agenda
Seconded by Varis
3. Approval of last meeting’s minutes
Seconded by Varis
4. Executive’s updates and action items
4.1. Senator
 Absent, none
4.2.
Senior Advisor
 Absent, none
4.3.
Internal
 Got access back to old domain (www.ssaaes.com).
 Email will be forwarded to new emails
4.4.
External
 SSA constitution ratified
 OSG bus is finalized
 Team is meeting
 Clubs reimbursement is going good
 Minister of Science will not work, funding must be reallocated
4.5.
Academic
 FSWEP workshop is booked (March 16th)
 Dr. Flynn applied for a grant, if approved execs will help promote workshops and
recruit team members
 Prof and TA of the year link were sent out, deadline March 20th
 Formal invitation for profs have been sent out
4.6.
Social
 Advanced ticket sale was today, regular sale begins tomorrow morning
 Pizza and board game night on March 23rd
 Last lecture on March 30th (profs will be contacted shortly)
 Formal on April 1st at the Shaw Center, doors open at 6PM
 House Party at 1848 on April 7th More details to come.
4.7.
Bilingualism
 Absent, none
4.8.
Promotions
 Looking for volunteers for Backpack to Briefcase Event on March 16th
4.9.
Finance
 Clubs reimbursement continuing
4.10. Philanthropic
 Relay For Life went well. Total 34000$. Team Science placed 4th
4.11. Full-year Logistics
 Math hoodie sale started
 Other merch coming on Thursday
4.12. President
 Volunteer gala is April 3rd. Only 5 seats left for Gen council members.
 Bilingualism test is underway
 All candidates meeting is March 9th
 Grants committee approved another grant, the budget is on track
5. Departmental update
 First years: Dodgeball went great
 Moldovan: teaser video for 101 Week
6. Motion to Record Minutes of Committee Meetings
 Read by Mike
 Motion to amend 3.20.1.9: change “these minutes will be processed ”, to “these
minutes will be taken at each meeting and be made available to the association
council promptly”
o Second by Sorush
o Motion de modifier la motion
o All in favour
o Kijoo, Mike and Alick abstain
o Motion Passes
 Motion to pass the motion for a 2nd reading
o Second by Varis
o All in favour
o Kijoo, Emily and Mike abstain
o Motion passes
7. Budget review
 Large surplus of subsidy (no masquerave, no speaker series)
 34000$ projected surplus because too much revenue from students, breakdown of surplus
sources
8. Surplus Discussion
 Suggestions: updating scholarships account (must donate to endowment scholarships,
school will match the contribution to total to 34000$)
 Sorush proposes wine for formal (3300$), Raffle free tickets, reduce ticket price
 Grace proposes AV equipment for coffee house and other events with the possibility to
rent the equipment out
 Rae proposes a new BBQ
 Emily proposes allocating money to academics (sponsoring for refugees, undergrad
research, etc)
 Fériel proposes headhshots for linkedin profiles
 Rae suggests investing in new BBQs
 Liam suggests that we spend the money on the 2015-2016 students since it is the money
of this year
 Alick recaps that we will allocate money to:
-equipment
-formal
 Mike wants to specify if the money will be allocated to reduce ticket prices or actual
items for formal
-Grace suggests drink tickets
 Motion to allocate $12 000 to formal proposed by Alick
-seconded by Nicole
-abstentions: Mike and Alick
-motion passes
 Stephen suggests to paint some of the surfaces in Science buildings
-Grace and Vincent explain there is a problem with parts of buildings being owned by
facilities
 Nicole suggests renovating the math help centre
 Rae suggests whiteboards for the areas with the microwaves
 Motion to allocate $12 000 for 3 endowment funds proposed by Fériel
-seconded by Alick
-abstentions: Mike and Fériel
9. End of year questionnaire
 Alex W wants to submit a google form to all students to find out if promo is working
-Alick has suggestions for questions
-Nicole suggests incentives to fill out the questionnaire
 Have writing questions and multiple choice questions
 Add a suggestion box in the questionnaire
-questions about approachability
10. Board Game Night
 23rd of March
 Start inviting profs
 Departments involved: BIM, BIO, BCH and BPS
 They’re taking a board game inventory
 Event open to all science students
11. Varia
 Make sure to do your dishes in the office
 Sort lab coats by size
 Summer Exec application come out in April
 GA is on the 15 of March so promo to students
12. Motion to end meeting
Seconded by Varis
Meeting ends at 7:41
La sizième rencontre du conseil général ’15-’16 de l’Association des étudiants (e)s en science
de l’université d’Ottawa -PROCÈS VERBAL
Date: Le mardi 8 mars 2018
Heure 18h
Lieu: TBT 083
Assiduité
1. Esther Eruysal (en retard)
2. Vincent Nguyen
3. Grace Ediae
4. Michael West
5. Kijoo Kim
6. Alexandre Wong
7. Sorush Rokui
8. André Costisella (absent)
9. Pawrnaa Perinpanayagam (absente)
10. Alick Wang
11. Rae Woodhouse
12. Olivia Gallarino (absente)
Assiduité
Représentant(e)s de première année
Hoang-Nam Chu
Varis Gupta
Brittany Love
Jessica Dickie
Stephan Harrigan
Doan Nghi Dam-Le
Représentant(e)s de biochimie
Emily Smalling
Ilia Kosnevitch
Représentant(e)s de sciences biomédicales
Nicole Landry
Patrick Langlois (absent)
Représentants de mathématiques et statistiques
Alex Brandts
Liam Peet-Paré
Représentant(e)s de sciences biopharmaceutiques
Michael Evan Lazarus
Fériel Rahmani
Représentants de biologie
Alexandru Moldovan (absent)
Peter Soroye
Représentant de sciences environnementales
Jesse Lesniowski (absent)
Représentante de science générale
Colette Robitaille
Représentant de chimie
Ahmed Abdelgadir
Représentant de physique
Aazad Abbas
Représentant de géologie
Jacob Harvey (absent)
Réunion débute à 18h04
1. Ouverture de la réunion
Appuyé par Varis
2. Motion d’adopter l’agenda
Appuyé par Varis
3. Approbation du procès- verbal de la réunion précédente
Appuyé par Varis
4. Mises à jour de l’exécutive et tâches
4.1. Sénateur
 Absente, aucune
4.2.
Conseillère principale
 Absente, aucune
4.3.
Interne
 A eu accès à la propriété du site web (www.ssaaes.com)
 Les courriels seront envoyés aux nouveaux courriels
4.4.
Externe
 La constitution de l’AÉS est ratifiée
 Les autobus des Jeux de Sciences de l’Ontario ont été finalisés
 L’équipe va se rencontrer


Le remboursement des clubs va bien
Le ministre des sciences ne vient pas, les fonds doivent être alloués autre part
4.5.
Académique
 Atelier PFETE est réservé (16 Mars)
 Dr. Flynn a appliquée pour une subvention, si approuvé les exécutives vont aider à
promouvoir les ateliers et recruter les membres d’équipe
 Le lien pour le professeur et l’AÉ de l’année a été envoyé, date limite est le 20
mars
 Les invitations pour le bal formel ont été envoyées
4.6.
Social
 La pré-vente des billets du bal formel était aujourd’hui et la vente régulière débute
demain matin
 Soirée pizza et jeux de sociétés est le 23 mars
 Dernier discours est le 30 mars (professeurs vont bientôt être approchés)
 Le bal formel est le 1e mai au Centre Shaw, portes ouvrent à 18h
 Fête de maison à 1848 le 7 avril, plus de détails à venir.
4.7.
Bilinguisme
 Absente, aucune
4.8.
Promotions
 Cherche pour des bénévoles pour Du sac à dos au portfolio le 16 mars
4.9.
Finance
 Remboursements des clubs continuels
4.10. Philanthropique
 Le Relai pour la vie s’est bien passée. Total amassé 34 000$. L’équipe de Sciece
s’est classée 4e.
4.11. Coordinatrice des logistiques annuelles
 La vente des gilets de maths a débutée
 La merchandise de l’autre vente vient jeudi
4.12. Président
 Gala des bénévoles est le 3 avril. Seulement 5 sièges disponibles pour le conseil
general.
 Le test de bilinguisme est bientôt pour les élections
 Réunion de tous les candidats est le 9 mars
 Comité des subventions a approuvé une autre subvention, le budget est sur la
bonne piste
5. Mise à jour des départements


Premières années: Ballon chasseur s’est bien passé
Moldovan: vidéo de la Semaine 101
6. Motion d’enregistrer le procès-verbal des réunions des comités
 Lu par Mike
 Motion de modifier 3.20.1.9: modifier “these minutes will be processed ”, to
“these minutes will be taken at each meeting and be made available to the
association council promptly”
o Appuyé par Sorush
o Motion de modifier la motion
o Tous en faveur
o Kijoo, Mike et Alick abstient
o Motion passe
 Motion d’approuver la motion pour une deuxième lecture
o Appuyé par Varis
o Tous en faveur
o Kijoo, Emily et Mike abstient
o Motion passe
7. Révision du budget
 Grand montant de subvention (pas de Masquerave, pas série d’orateurs)
 Un surplus projeté de 34 000$ car on a trop de revenue des étudiant, breakdown des
sources du surplus
8. Discussion du surplus
 Suggestions: mettre à jour le compte des bourses (doit donner aux bourses de dotation et
l’école va contribuer un montant égale afin d’avoir un total de 34 000$)
 Sorush propose du vin pour le bal formel (3 300$), faire un tirage pour des billets
gratuits, réduire le prix des billets
 Grace propose de l’équipement audio-visuel pour le Café Jam et autres événements avec
la possibilité de louer notre équipement
 Rae propose un nouvel BBQ
 Emily propose allouer de l’argent aux académiques (parrainer des réfugiés, la recherche
pour les étudiants de premier cycle, etc)
 Fériel propose des photos pour les profiles linkedin
 Liam suggère qu’on dépense l’argent sur les étudiants de 2015-2016 puisque c’est leur
argent de cette année
 Alick récapitule ou l’argent serait alloué :
-équipement
-bal formel
 Mike veut spécifier si l’argent alloué vers un item ou afin de réduire le prix des billets
-Grace suggère des billets de boissons
 Motion d’allouer 12 000$ au bal formel proposé par Alick
-appuyée par Nicole
-abstentions: Mike et Alick




-motion passes
Stephen suggère de peinturer certaines des surfaces dans les édifices de Science
-Grace et Vincent explique qu’il y a parfois un problème avec certaines parties des
édifices qui appartiennent aux Immeubles de l’université
Nicole suggère de rénover le centre d’aide de mathématique
Rae suggère des tableaux blancs pour la zone avec les micro-ondes
Motion d’allouer 12 000$ pour 3 fonds de dotation proposée par Fériel
-appuyé par Alick
-abstentions: Mike et Fériel
-motion passe
9. Questionnaire de fin année
 Alex W veut soumettre un formulaire google à tous les étudiants afin de voir si les
promotions sont efficaces
-Alick a des suggestions pour des questions
-Nicole suggère des incitations pour avoir rempli le formulaire
 Avoir des questions à réponses courtes et des questions à choix multiples
 Ajouter une boîte de suggestions dans le questionnaire
-questions concernant l’accessibilité
10. Board Game Night
 23 mars
 Commence à inviter des profeseurs
 Département impliqués : BIM, BIO, BCH, BPS
 Ils prennent l’inventaire des jeux de société
 Événement ouvert à tous les étudiants en sciences
11. Varia
 Assurez-vous de faire votre vaisselle
 Organiser les sarraus selon la grandeur
 Les applications pour l’exécutif d’été sortent avril
 AG est le 15 mars alors promouvoir l’événement aux étudiants
12. Motion de terminer la réunion
Appuyé par Varis
Réunion termine à 19h41