050514 -JD - Organisation session formation

PROGRAMME d’APPUI au RENFORCEMENT de la QUALITÉ de l’ÉDUCATION en HAÏTI
050510 – PARQE/EFACAP– Procédures pour une action de formation
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Niveau Global
Schéma d'une action de formation
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Niveau départemental
Gestion d'une action de formation
Procédure pour préparer le financement d’une formation
Plan du rapport d'un conseiller pédagogique
Plan du rapport d'un Responsable de Centre
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Niveau central
Plan du rapport d'une Équipe de supervision
ou d'une Équipe itinérante
Bilan de synthèse d'une formation
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CA
Conseillers pédagogiques
Directeur EFACAP
Conseillers pédagogiques
Equipe itinérante
MENJS
CAPIG
Equipe de supervision
Prestataires de services
Stagiaires
PHASE DE
PRÉPARATION
Equipe de supervision
PHASE DE MISE
EN ŒUVRE
PHASE DE BILAN
Directeur EFACAP
CAPIG
Conseillers pédagogiques
Equipe itinérante
Stagiaires
MENJS et DDE
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!
Le Coordonnateur
de la Cellule d’Appui
(ou son délégué) est chargé de :
- désigner le responsable du centre
de formation retenu (si la formation
ne se fait pas dans une EFACAP)
et lui assurer un soutien efficace au
niveau logistique et administratif
en mobilisant les ressources locales
disponibles
(disposition
d'un
moyen de transport, chauffeur,
secrétaire, personnels de soutien et
d'entretien, accès aux moyens de
duplication des documents de
formation, achats des petits
matériels, recherche de structures
d'hébergement correctes et de
saines conditions de nourriture,
favoriser les conditions d'accueil
des stagiaires notamment pour
ceux qui seront non résidents, etc)
- assurer de concert avec le
Directeur départemental l'ouverture
et la clôture officielle du stage, en
tant que représentants officiels du
MENJS et du PARQE
- participer à la couverture
médiatique du stage en invitant et
en informant les médias locaux à
couvrir les activités de cette
semaine de formation
- planifier avec le responsable du
centre, les différentes opérations :
de préparation du stage et de
l'accueil des stagiaires,
du bon déroulement des
activités pendant le stage, de
rédaction et transmission des
bilans et rapports
après
le
stage
(rapports
logistique et administratif,
financier, pédagogique au
PARQE, une semaine après
la formation..)
Le Directeur d’ EFACAP
est
Le
responsable
logistique,
administratif et pédagogique, il (elle) est
chargé (e) de :
- mettre en place les modalités d'accueil
des participants au stage (informations
concernant le stage par voie d'affichage,
conditions d'hébergement convenable dans
le centre ou dans la ville, effectuer les
achats indispensables au démarrage de la
formation, achat des produits et des petits
matériels d'entretien, boisson, nourriture,
etc.)
- préparer les listes des groupes de
stagiaires en fonction des listes des
départements en prenant soin de les mixer
si plusieurs départements sont concernés
- reproduire et acheminer tous les
documents nécessaires à la formation
- en accord avec les formateurs chargés de
l'animation, élaborer le planning horaire et
la répartition dans les salles, des séances
de formation en fonction des groupes et du
nombre de formateurs
- s'assurer de la présence des stagiaires et
des formateurs tout au long du stage
(feuilles de présence journalière à tenir à
jour - a.m et p.m )
- préparer et distribuer les défraiements (si
nécessaire) en fonction de l'état des
présences des stagiaires et des formateurs
dans la limite de l'enveloppe budgétaire
allouée.
- organiser et veiller au bon déroulement
des pauses et repas (respect des horaires de
livraison, de la qualité du service, souci de
varier les menus, disponibilité d'eau de
boisson en permanence et facilement
accessible, etc.)
- organiser le service des personnels
d'entretien, chargés du nettoyage des
locaux et des toilettes (douches
éventuellement)
- participer chaque matin dans les salles au
rapport journalier établi par une équipe
stagiaire - animateur
Les Conseillers
Pédagogiques
chargés de l'animation pédagogique
du stage ont la responsabilité de:
- assurer les activités telles qu'elles
ont été développées préalablement en
formation tant dans les contenus que
dans les méthodes
- respecter le plan de travail journalier
ainsi que les consignes jointes aux
documents
et
donner
tous
renseignements utiles au responsable
du centre en ce qui concerne la
répartition horaire des activités et la
mise à disposition des documents de
travail (ils travaillent en collaboration
étroite avec le responsable de
l’EFACAP mais ce sont eux qui sont
les responsables des activités
pédagogiques du stage)
- s'assurer que la reproduction de tous
les documents de formation est
effectivement menée selon les
consignes en vigueur
- participer aux différentes réunions
de débriefing journalières que ce soit
avec les stagiaires ou avec les autres
membres
organisateurs
ou
formateurs.
- corriger les diverses évaluations des
stagiaires, regrouper les résultats et
leur analyse en un tableau général qui
sera joint au rapport général de fin de
stage, en ce qui concerne son champ
de responsabilité (pédagogique)
- rédiger puis transmettre par voie
hiérarchique, un rapport détaillé du
déroulement du stage (logistique et
administratif et pédagogique)
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1- À LA CAPIG
1. Vérifier que la ligne budgétaire existe dans le DP et est alimentée suffisamment
2. Préparer la répartition financière par chapitre (nourriture, couchage, matériels
participants, locations matériels et locaux, annonces radio ou presse, etc.)
3. Courriers pour demande des devis nécessaires à la formation prévue dans le DP
(animation, logistique, traiteur)
4. Avoir l’accord du Régisseur du DP
5. Contacter les prestataires de service – récupérer les proforma – passer les
commandes – service secrétariat et comptabilité pour suites nécessaires
6. Le projet reçoit après 10 jours une décision de financement.
ATTENTION, compter un délai de 10 jours pour que le traitement du dossier soit
effectué. Cela demande donc de prévoir suffisamment tôt le financement de chaque
activité !
Quand la décision de financement est effective, transmettre les chèques aux prestataires.
2- À LA CA
1. Vérifier que la ligne budgétaire existe et est bien alimentée
2. Préparer la répartition financière par chapitre (nourriture, couchage, matériels
participants, locations matériels et locaux, annonces radio ou presse, etc.)
3. Courriers pour demande des devis nécessaires à la formation prévue dans le DP
(animation, logistique, traiteur)
4. Avoir une note de l’Expert au du Régisseur CAPIG
5. Recevoir l’accord du Régisseur indiquant la ligne budgétaire
6. Note interne au comptable
7. Contacter les prestataires de service – récupérer les proforma – passer les
commandes
8. Le traitement du dossier nécessite 5 jours.
ATTENTION, il faudra alors compter un délai de 5 jours pour que le traitement du
dossier soit effectué. Cela demande donc de prévoir suffisamment tôt le financement
de chaque activité !
Quand la décision de financement est effective, faire retirer les chèques par les prestataires.
N.B. Au cas où un virement est effectué pour une formation dans un département,
surveillez que le compte est vraiment crédité avant tout décaissement.
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Il est inutile de s'étendre sur la présentation de la formation dans un cadre général, seules
comptent les impressions et les remarques du formateur dans ses activités en mettant en
relation ce qui était prévu et ce qui s'est passé - on argumentera en outre les ajustements qui
seront proposés.
Le rapport portera donc sur :
1. La planification des activités
2. Les contenus développés
3. Les méthodes et stratégies employées
4. Les stagiaires (leurs réactions, leur niveau)
5. Les relations entre les différents acteurs du stage
Chacun de ces points fera ressortir les satisfactions et les difficultés rencontrées
de même que les remarques résultant éventuellement du décalage "prévision exécution"
certaines remarques pertinentes, issues des rencontres avec les stagiaires ou
produites lors de réunions, pourront être jointes.
Les évaluations : Elles sont de 2 types - pédagogiques et logistiques Les fiches, anonymes, seront analysées en fin de stage et les résultats, exprimés en %,
seront présentés sous forme de tableau récapitulatif. Les questions ouvertes seront traitées
in extenso et une synthèse sera réalisée.
Ces résultats seront communiqués :
1/ au responsable du centre pour la partie logistique et accueil
2/ à l'organisateur du stage pour la partie pédagogique.
En fin de stage, chaque conseiller est tenu de remettre son rapport et le résultat des
évaluations à son responsable direct
* maximum 2 pages
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Il doit s'articuler autour de 3 axes : AVANT, PENDANT et APRÈS le stage
1/ La préparation du Stage
la diffusion des informations (dates du stage, convocations des stagiaires, constitution
des groupes de travail, affichages dans le centre, planning horaire journalier et
hebdomadaire de la session, prestations d'accueil)
identification et mobilisation des personnels d'entretien
duplication des documents du stage (ramettes de papier, encre, master, risographe,
disponibilité des ressources humaines, etc…)
Hébergement dans le centre - hors du centre - contacts à prendre et contrats à signer
dans la limite de l'enveloppe budgétaire accordée
Pauses et repas - contacts à prendre et contrats à signer dans la limite de l'enveloppe
budgétaire accordée
Rencontre de travail avec les formateurs, les membres du MENJS avant le début de la
session.
2/ Les activités durant le stage
l'accueil des stagiaires - des formateurs
la distribution du matériel
organisation des pauses - des repas et de l'hébergement
le rapport journalier de stagiaires
les interventions des formateurs
le suivi de la formation par les membres du PARQE et du MENJS
le débriefing journalier avec l'équipe de formateurs et superviseurs du MENJS
les visites extérieures - (DDE, Directeurs du MENJS, radio locales, télévision, autres
organismes)
la cérémonie de clôture
3/ Les remarques générales : conclusions et recommandations après le stage
* maximum 3 pages
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Descriptif de la session en chiffres
DATES
CENTRES
Nombre présents
stagiaires
Les animateurs
Les superviseurs
Observations
1/ LES ASPECTS PÉDAGOGIQUES
a/ la documentation
b/ les contenus de formation
c/ les stagiaires (satisfactions- difficultés)
d/ les animateurs (satisfactions- difficultés)
e/ les évaluations
2/ LES ASPECTS FINANCIERS ET LOGISTIQUES
a/ dans les centres
L'accueil des stagiaires
La nourriture
L'hébergement
L'organisation matérielle
b / les défraiements
c/ ce qu'en pensent les stagiaires
d/ ce qu'en pensent les animateurs
e/ ce qu'en pensent les superviseurs de l'équipe centrale
3/ REMARQUES GÉNÉRALES
a/ sur les centres de formation
b/ sur les animateurs formateurs et les responsables des centres
c/ sur les stagiaires
4/ BILAN - CONCLUSIONS - RECOMMANDATIONS
a/ sur le plan administratif et financier
b/ sur le plan pédagogique
c/ les perspectives pour les actions de suivi de la formation
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Bilan de synthèse d’une formation
A. Rappel de la présentation générale de la session de formation……1 page
1. le bilan des membres du MENJS (équipes de supervision ou responsables de
centre) portera sur leurs membres en tenant compte des 4 axes suivants :
a) aspect pédagogique : les contenus, réactions des stagiaires et prestation des
animateurs formateurs
b) aspects matériel, financiers, logistiques et diffusion des informations
c) aspect des personnels : l’équipe responsable du centre, relations avec la
communauté, la DDE, les personnels d’entretien, etc…
d) remarques générales
………………………3 pages
2. le bilan des conseillers pédagogiques fera ressortir leurs satisfactions leurs
difficultés (pédagogiques, matérielles et relationnelles) – Certaines remarques
pertinentes puisées dans les fiches de débriefing (ou rapport journalier) peuvent y
être incluses. Conclusions et recommandations…………..1 page
3. les résultats des évaluations sommatives seront exprimés si possible en % pour
commodité de lecture – par centre – pour la session en général – ex : résultats des
évaluations directeurs par centre et par thème- Conclusions et recommandations
………. 2 pages
4. les résultats des évaluations de la session de formation par les stagiaires –
procéder de la même manière – ne garder que les éléments vraiment significatifs
dont on observe une fréquence réelle, lors du dépouillement des fiches –
conclusions et recommandations
5. synthèse des rapports des équipes itinérantes après identification des missions
(personnes lieux, dates) – 1 ou 2 pages par session – conclusions et
recommandations –
……………………1 ou 2 pages
6. la comparaison entre les prévisions et la réalisation (reprendre les tableaux
chiffrés) et remarques sur les différences observées
…………………1 page
B. Conclusions générales ……2 pages
1- reprise des différentes conclusions et recommandations des chapitres précédents
2- ne pas oublier de mentionner éventuellement, la participation du secteur non public
(animateurs, formateur, stagiaires, niveau de formation, etc..)
C. Tableau récapitulatif des chiffres de la session (y compris financier)
D. Recommandations
E. Annexes
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