Commune de Saint-Martin-Le-Châtel Règlement des salles
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Commune de Saint-Martin-Le-Châtel Règlement des salles
Commune de Saint-Martin-Le-Châtel Règlement des salles municipales Ce règlement est opposable à tous les utilisateurs I. Dispositions générales Article 1 : l’objet du règlement Ce règlement s’applique aux locations de la salle des fêtes, de la salle du club des jeunes et de l’aire de loisirs de Saint-Martin-Le-Châtel. Il incombe à tout preneur de respecter et de faire respecter ce règlement. Ces dispositions visent à assurer la sécurité des personnes et des biens mais également à définir les conditions d’utilisation des salles afin de garantir leur pérennité. Article 2 : Procédure d’attribution Une demande de location peut être réalisée par un particulier, une association, ou tout autre organisme, auprès du secrétariat de mairie. La location de salle à des mineurs est interdite. Aucun contrat de location ne pourra donc être consenti à un mineur. Ainsi, l’utilisation de la salle par des mineurs doit se faire sous la responsabilité du majeur qui a signé le contrat de location. Afin qu’une demande soit validée, le demandeur majeur devra au minimum un mois avant la location : - Signer le présent règlement - Signer le contrat de location (double exemplaire) - Délivrer un ou deux chèques de caution en fonction de la salle louée - Délivrer une attestation d’assurance Article 3 : Annulation de la location Sauf cas de force majeure, le demandeur peut annuler la réservation de la salle jusqu’à une semaine avant le début de la location sans conséquence financière. La commune se réserve le droit d’annuler la location sans préavis ni indemnité en cas de force majeure suite à un problème de sécurité, ou à la réalisation de travaux. Article 4 : Activité commerciale Toute activité commerciale ou publicitaire est prohibée dans les salles municipales sauf autorisation expresse de la commune. II. La salle des fêtes a. Caractéristiques de la salle La salle des fêtes est composée de deux sanitaires, d’une cuisine, d’une grande salle, d’un bar et d’une scène. Sa surface totale est de 250 m². Elle comprend également deux chariots de 48 tables stratifiées (120x80cm), de 26 tables en bois (200x50cm et 250x50cm) et 171 chaises. 1 Délibération du 19 novembre 2014 n°2014/50 et du 22 novembre 2016 n°2016/52 La cuisine est équipée d’un piano de cuisson, d’un réfrigérateur, d’un refroidisseur, d’un lave-vaisselle et d’un évier. b. Modalités financières Article 5 : les chèques de caution Deux chèques de caution, qui ne sont pas encaissés à réception, sont à fournir systématiquement pour la location d’une salle municipale au moment de la réservation : - Un chèque de caution principale (dommage aux biens, annulation tardive) : En cas de problèmes imputés au preneur ou à ses convives, le chèque de caution principale n’est restitué qu’après réparation financière à hauteur des dommages constatés au niveau de la salle ou du matériel. Si les dégradations dépassent le montant du chèque de caution, la commune se réserve le droit de poursuivre le preneur pour le solde du montant. De plus, le demandeur peut annuler la réservation jusqu’à une semaine avant la location. Sauf cas de force majeure, toute annulation après ce délai donne lieu à l’encaissement du chèque de caution principale. - Un chèque de caution pour le nettoyage Le chèque de caution nettoyage n’est restitué qu’à la condition que le nettoyage de la salle, de l’extérieur de la salle, notamment la pelouse, du mobilier (tables, chaises, éléments de cuisine, comptoir) et des sanitaires ait été correctement effectué. Dans le cas contraire, ce chèque de caution est encaissé intégralement afin de couvrir l’intervention du personnel municipal pour l’entretien de la salle. Pour les particuliers, le tarif de location inclut le lessivage des sols uniquement, ainsi les sols doivent être balayés, les sanitaires et le mobilier nettoyés. Pour les associations, l’option lessivage des sols, ne dispense pas le locataire du balayage et du nettoyage du mobilier et des sanitaires. Article 6 : Le paiement de la location Le règlement du montant de la location doit impérativement être réalisé dans les 15 jours qui suivent la location. La collectivité fixe par délibération les tarifs applicables aux locations des salles municipales. c. L’état des lieux Article 7 : L’état des lieux d’entrée L’état des lieux est réalisé sur rendez-vous par un agent municipal, Madame Sandrine CURT (06.60.97.14.95). Le demandeur doit la contacter dans un délai d’au moins une semaine avant la location. L’agent municipal fixe avec le demandeur la date et l’heure du rendez-vous. L’objectif de l’état des lieux est de faire constater au demandeur l’état général de la salle concernée et celui du matériel en place (quantité et état) avant qu’elle ne lui soit mise à disposition. Il servira de point de comparaison en cas de litige survenant après son utilisation. L’agent municipal complètera avec le preneur la fiche d’état des lieux que celui-ci signera. Article 8 : L’état des lieux de sortie Il est réalisé sur rendez-vous entre le preneur et l’agent municipal après l’utilisation de la salle. Son objectif est de faire constater au preneur l’état général de la salle et celui du matériel en place (quantité et état) après leur mise à disposition. 2 Délibération du 19 novembre 2014 n°2014/50 et du 22 novembre 2016 n°2016/52 Si des dommages ou un nettoyage insuffisant sont constatés à l’issue de cet état des lieux, se référer à l’article 5 intitulé « chèque de caution ». d. Effectif maximum Article 9 : effectif L’effectif maximum de la salle des fêtes, déterminé par la commission de sécurité, est de 210 personnes. Le preneur est responsable de la bonne application de cette clause. III. La salle du club des jeunes La salle du club des jeunes ne peut être louée qu’aux habitants de la commune ou aux associations communales et intercommunales. a. Caractéristiques de la salle La salle du club des jeunes est composée d’un sanitaire, d’une petite cuisine et d’une salle. Sa surface est de 50 m². Elle compte 3 tables d’1m50, 3 tables de 2 m, une petite table et 30 chaises. Il n’est pas autorisé de cuisiner dans la salle du club. La cuisine n’est pas adaptée. b. Modalités financières Article 10 : le chèque de caution Un chèque de caution, non encaissé à réception, est à fournir systématiquement au moment de la réservation. En cas de problèmes imputés au preneur ou à ses convives, le chèque de caution n’est restitué qu’après réparation financière à hauteur des dommages constatés au niveau de la salle ou du matériel. Si les dégradations dépassent le montant du chèque de caution, la commune se réserve le droit de poursuivre le preneur pour le solde du montant. Article 11 : Le paiement de la location Le règlement du montant de la location doit impérativement être réalisé dans les 15 jours qui suivent la location. La collectivité fixe par délibération les tarifs applicables aux locations des salles municipales. c. L’état des lieux Article 12 Aucun état des lieux n’est réalisé par la commune avec le preneur. Ainsi, le preneur doit s’engager à signaler à la mairie dès son entrée dans la salle, tout dysfonctionnement, mauvais état de propreté ou matériel endommagé. Il s’engage également, à : - Signaler le matériel qui a été endommagé par lui ou ses convives - Nettoyer correctement la salle (sanitaires, cuisine, balayage et lessivage des sols) - Nettoyer et ranger le mobilier et le matériel utilisés Des contrôles pourront être effectués par la commune. 3 Délibération du 19 novembre 2014 n°2014/50 et du 22 novembre 2016 n°2016/52 IV. L’aire de loisirs a. Caractéristiques de la salle L’aire de loisirs est composée d’une salle d’une surface de 40 m² et d’un terrain en herbe. La salle comprend 5 tables, 6 bancs, un congélateur et un réfrigérateur. b. Modalités financières Article 13 : le chèque de caution Un chèque de caution, non encaissé à réception, est à fournir systématiquement au moment de la réservation. En cas de problèmes imputés au preneur ou à ses convives, le chèque de caution n’est restitué qu’après réparation financière à hauteur des dommages constatés au niveau de la salle ou du matériel. Si les dégradations dépassent le montant du chèque de caution, la commune se réserve le droit de poursuivre le preneur pour le solde du montant. Article 14 : Le paiement de la location Le règlement du montant de la location doit impérativement être réalisé dans les 15 jours qui suivent la location. La collectivité fixe par délibération les tarifs applicables aux locations des salles municipales. c. L’état des lieux Article 15 : Aucun état des lieux ne pourra être réalisé par la commune avec le preneur. Ainsi, le preneur doit s’engager à signaler à la mairie dès son entrée dans la salle, tout dysfonctionnement, mauvais état de propreté ou matériel endommagé. Il s’engage également, à : - Signaler le matériel qui a été endommagé par lui ou ses convives - Nettoyer correctement la salle (sanitaire, cuisine, balayage et lessivage des sols) - Nettoyer et ranger le mobilier et le matériel utilisé - Nettoyer les abords de la salle Des contrôles pourront être effectués par la commune. d. La mise à disposition du matériel Article 16 : La Mairie met à disposition des locataires, un réfrigérateur, des tables, des bancs et des chaises Tout autre matériel présent dans la salle, n’est pas de la responsabilité de la mairie. V. Dispositions communes a. Responsabilités Article 17 : Responsabilité du preneur Tout preneur doit obligatoirement prendre connaissance dès son arrivée dans la salle des consignes particulières relatives à celle-ci et à son matériel et s’engage à respecter et faire respecter le présent règlement. Le preneur est seul responsable du public accueilli et de leurs biens, du matériel équipant la salle et des dommages éventuels sur l’équipement. Il devra mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour assurer l’ordre et la sécurité au cours de son utilisation. 4 Délibération du 19 novembre 2014 n°2014/50 et du 22 novembre 2016 n°2016/52 Il est tenu de signaler au secrétariat de mairie tout dommage dû à son utilisation. Il s’engage à payer les frais de remplacement ou de remise en état pour les dégâts occasionnés par son utilisation ou celle de ses convives qui lui seront facturés à hauteur du coût des réparations. Lorsque le preneur fait appel à un restaurateur ou à un traiteur privé pour la préparation d’un repas ou d’un banquet, il sera responsable des dommages causés par son prestataire. Le preneur ne peut en aucun cas procéder à des modifications sur les installations existantes (électricité, plomberie, chauffage…). En cas de non-respect de cette clause, il sera dans l’obligation de remettre les locaux ou matériel dans leur état initial et à ses frais. Le preneur s’engage à évacuer et trier ses déchets dans les containers prévus à cet effet dans un point d’apport volontaire. Le non-respect des consignes de tri peut entrainer le versement d’une amende allant de 75 à 1500 euros. Le preneur s’engage également à rendre les locaux dans un parfait état de propreté, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bâtiment. Dans le cas contraire, le chèque de caution nettoyage sera encaissé afin de couvrir les frais liés à l’intervention d’un agent municipal pour la remise en état de la salle. Le preneur s’engage à éteindre les lumières (intérieures et extérieures) et à fermer toutes les fenêtres et portes avant son départ. Le preneur s’engage à respecter le voisinage et à ne pas occasionner de nuisances sonores, conformément à l’arrêté préfectoral en date du 4 août 2000. Article 18 : Obligation d’assurance Au moment de la réservation, le preneur doit obligatoirement présenter un contrat d’assurance couvrant sa responsabilité civile à raison : - Des accidents pouvant survenir à eux-mêmes comme aux tiers, par leurs faits, ou leurs négligences ou imprudences à la suite de l’inobservation du présent règlement ainsi que du fait des installations, objets, matériels etc leur appartenant. - Des vols subis tant par eux que par les tiers - Des détériorations susceptibles d’être causées par eux ou par les tiers tant aux locaux qu’aux diverses installations, matériels etc et propriétés de la commune - Des risques locatifs (incendie, explosion, vandalisme, bris de glace) Dans tous les cas, le preneur sera tenu responsable des dégradations ou nuisances (tapage nocturne etc) qu’il aura occasionnées. Article 19 : Clés de la salle Lorsque les clés sont remises au preneur, celui-ci les détient sous son entière responsabilité, et devra supporter tout dommage pouvant en résulter. En cas de perte, le preneur devra assumer financièrement le remplacement ou la duplication des nouvelles clés. b. Consignes de sécurité Article 20 : Les règles de sécurité Le preneur doit prendre connaissances des consignes de sécurité, notamment du plan d’évacuation dès son arrivée. Le preneur doit strictement interdire le stationnement des véhicules devant les différents accès et issues de secours pour garantir l’intervention des services d’urgence en cas de besoin 5 Délibération du 19 novembre 2014 n°2014/50 et du 22 novembre 2016 n°2016/52 Le preneur doit s’assurer que les issues de secours de la salle utilisée ne soient pas obstruées pour permettre une évacuation d’urgence en cas de besoin. Concernant la salle des fêtes, pour des raisons de sécurité incendie, le preneur s’engage à toujours laisser la porte de la cuisine fermée. Article 21 : Les interdictions Il est strictement interdit au preneur : - De modifier les installations existantes - De fumer à l’intérieur des bâtiments - D’utiliser les installations à d’autres fins que celles pour lesquelles elles sont prévues - De faire usage de feux d’artifice sans autorisation - De jeter ou laisser ses déchets dans les parcs ou aux abords des salles - De se livrer à des jeux ou des actes pouvant porter atteinte à la sécurité du public - D’utiliser des clous, vis scotch, patafix, colle, agrafes, ruban adhésif, punaises, ou tout autre moyen pour accrocher des éléments de décoration sur les murs, le plancher, le plafond, les luminaires et le mobilier. - De percer des trous dans les murs - D’utiliser des barbecues, ou tout autre produit inflammable à l’intérieur de la salle. Leur utilisation à l’extérieur se fera sous la responsabilité du preneur. - De stationner des véhicules le long du bâtiment à l’est (salle des fêtes et salle du club). - De se stationner et circuler sur la pelouse (aire de loisirs, salle des fêtes et salle du club) - De sortir les tables empilées sur les chariots ainsi que les chaises (salle des fêtes), seules les anciennes tables en bois peuvent être utilisées en extérieur. c. Modalités administratives Article 22 : Acceptation du règlement d’utilisation des salles municipales Le fait pour le preneur d’avoir demandé et obtenu l’autorisation d’utiliser la salle constitue pour celui-ci un engagement formel de prendre connaissance du présent règlement, et d’en respecter les prescriptions. Article 23 : Réclamation Toute réclamation concernant l’utilisation de la salle doit faire l’objet d’un courrier ou d’un courriel adressé à Mr Le Maire, dans les premières heures de la location. Article 24 : Contentieux Tout litige résultant d’une location de salle devra être soumis au tribunal administratif de Lyon. Fait à Saint-Martin-Le-Châtel, le Le preneur, Le Maire, 6 Délibération du 19 novembre 2014 n°2014/50 et du 22 novembre 2016 n°2016/52