Commune de Saint-Martin-Le-Châtel Règlement des salles

Commune de Saint-Martin-Le-Châtel
Règlement des salles municipales
Ce règlement est opposable à tous les utilisateurs
I. Dispositions générales
Article 1 : l’objet du règlement
Ce règlement s’applique aux locations de la salle des fêtes, de la salle du club des jeunes et de l’aire de loisirs de
Saint-Martin-Le-Châtel.
Il incombe à tout preneur de respecter et de faire respecter ce règlement.
Ces dispositions visent à assurer la sécurité des personnes et des biens mais également à définir les conditions
d’utilisation des salles afin de garantir leur pérennité.
Article 2 : Procédure d’attribution
Une demande de location peut être réalisée par un particulier, une association, ou tout autre organisme, auprès du
secrétariat de mairie.
La location de salle à des mineurs est interdite. Aucun contrat de location ne pourra donc être consenti à un mineur.
Ainsi, l’utilisation de la salle par des mineurs doit se faire sous la responsabilité du majeur qui a signé le contrat de
location.
Afin qu’une demande soit validée, le demandeur majeur devra au minimum un mois avant la location :
- Signer le présent règlement
- Signer le contrat de location (double exemplaire)
- Délivrer un ou deux chèques de caution en fonction de la salle louée
- Délivrer une attestation d’assurance
Article 3 : Annulation de la location
Sauf cas de force majeure, le demandeur peut annuler la réservation de la salle jusqu’à une semaine avant le début de
la location sans conséquence financière.
La commune se réserve le droit d’annuler la location sans préavis ni indemnité en cas de force majeure suite à un
problème de sécurité, ou à la réalisation de travaux.
Article 4 : Activité commerciale
Toute activité commerciale ou publicitaire est prohibée dans les salles municipales sauf autorisation expresse de la
commune.
II. La salle des fêtes
a. Caractéristiques de la salle
La salle des fêtes est composée de deux sanitaires, d’une cuisine, d’une grande salle, d’un bar et d’une
scène. Sa surface totale est de 250 m².
Elle comprend également deux chariots de 48 tables stratifiées (120x80cm), de 26 tables en bois (200x50cm
et 250x50cm) et 171 chaises.
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Délibération du 19 novembre 2014 n°2014/50 et du 22 novembre 2016 n°2016/52
La cuisine est équipée d’un piano de cuisson, d’un réfrigérateur, d’un refroidisseur, d’un lave-vaisselle et
d’un évier.
b. Modalités financières
Article 5 : les chèques de caution
Deux chèques de caution, qui ne sont pas encaissés à réception, sont à fournir systématiquement pour la location d’une
salle municipale au moment de la réservation :
- Un chèque de caution principale (dommage aux biens, annulation tardive) :
En cas de problèmes imputés au preneur ou à ses convives, le chèque de caution principale n’est restitué qu’après
réparation financière à hauteur des dommages constatés au niveau de la salle ou du matériel.
Si les dégradations dépassent le montant du chèque de caution, la commune se réserve le droit de poursuivre le
preneur pour le solde du montant.
De plus, le demandeur peut annuler la réservation jusqu’à une semaine avant la location. Sauf cas de force majeure,
toute annulation après ce délai donne lieu à l’encaissement du chèque de caution principale.
- Un chèque de caution pour le nettoyage
Le chèque de caution nettoyage n’est restitué qu’à la condition que le nettoyage de la salle, de l’extérieur de la salle,
notamment la pelouse, du mobilier (tables, chaises, éléments de cuisine, comptoir) et des sanitaires ait été
correctement effectué.
Dans le cas contraire, ce chèque de caution est encaissé intégralement afin de couvrir l’intervention du personnel
municipal pour l’entretien de la salle.
Pour les particuliers, le tarif de location inclut le lessivage des sols uniquement, ainsi les sols doivent être balayés, les
sanitaires et le mobilier nettoyés.
Pour les associations, l’option lessivage des sols, ne dispense pas le locataire du balayage et du nettoyage du mobilier
et des sanitaires.
Article 6 : Le paiement de la location
Le règlement du montant de la location doit impérativement être réalisé dans les 15 jours qui suivent la location.
La collectivité fixe par délibération les tarifs applicables aux locations des salles municipales.
c. L’état des lieux
Article 7 : L’état des lieux d’entrée
L’état des lieux est réalisé sur rendez-vous par un agent municipal, Madame Sandrine CURT (06.60.97.14.95). Le
demandeur doit la contacter dans un délai d’au moins une semaine avant la location. L’agent municipal fixe avec le
demandeur la date et l’heure du rendez-vous.
L’objectif de l’état des lieux est de faire constater au demandeur l’état général de la salle concernée et celui du
matériel en place (quantité et état) avant qu’elle ne lui soit mise à disposition. Il servira de point de comparaison en
cas de litige survenant après son utilisation.
L’agent municipal complètera avec le preneur la fiche d’état des lieux que celui-ci signera.
Article 8 : L’état des lieux de sortie
Il est réalisé sur rendez-vous entre le preneur et l’agent municipal après l’utilisation de la salle.
Son objectif est de faire constater au preneur l’état général de la salle et celui du matériel en place (quantité et état)
après leur mise à disposition.
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Si des dommages ou un nettoyage insuffisant sont constatés à l’issue de cet état des lieux, se référer à l’article 5
intitulé « chèque de caution ».
d. Effectif maximum
Article 9 : effectif
L’effectif maximum de la salle des fêtes, déterminé par la commission de sécurité, est de 210 personnes. Le preneur
est responsable de la bonne application de cette clause.
III. La salle du club des jeunes
La salle du club des jeunes ne peut être louée qu’aux habitants de la commune ou aux associations
communales et intercommunales.
a. Caractéristiques de la salle
La salle du club des jeunes est composée d’un sanitaire, d’une petite cuisine et d’une salle. Sa surface est de
50 m². Elle compte 3 tables d’1m50, 3 tables de 2 m, une petite table et 30 chaises.
Il n’est pas autorisé de cuisiner dans la salle du club. La cuisine n’est pas adaptée.
b. Modalités financières
Article 10 : le chèque de caution
Un chèque de caution, non encaissé à réception, est à fournir systématiquement au moment de la réservation.
En cas de problèmes imputés au preneur ou à ses convives, le chèque de caution n’est restitué qu’après réparation
financière à hauteur des dommages constatés au niveau de la salle ou du matériel. Si les dégradations dépassent le
montant du chèque de caution, la commune se réserve le droit de poursuivre le preneur pour le solde du montant.
Article 11 : Le paiement de la location
Le règlement du montant de la location doit impérativement être réalisé dans les 15 jours qui suivent la location.
La collectivité fixe par délibération les tarifs applicables aux locations des salles municipales.
c. L’état des lieux
Article 12
Aucun état des lieux n’est réalisé par la commune avec le preneur. Ainsi, le preneur doit s’engager à signaler
à la mairie dès son entrée dans la salle, tout dysfonctionnement, mauvais état de propreté ou matériel
endommagé.
Il s’engage également, à :
- Signaler le matériel qui a été endommagé par lui ou ses convives
- Nettoyer correctement la salle (sanitaires, cuisine, balayage et lessivage des sols)
- Nettoyer et ranger le mobilier et le matériel utilisés
Des contrôles pourront être effectués par la commune.
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IV. L’aire de loisirs
a. Caractéristiques de la salle
L’aire de loisirs est composée d’une salle d’une surface de 40 m² et d’un terrain en herbe.
La salle comprend 5 tables, 6 bancs, un congélateur et un réfrigérateur.
b. Modalités financières
Article 13 : le chèque de caution
Un chèque de caution, non encaissé à réception, est à fournir systématiquement au moment de la réservation.
En cas de problèmes imputés au preneur ou à ses convives, le chèque de caution n’est restitué qu’après réparation
financière à hauteur des dommages constatés au niveau de la salle ou du matériel. Si les dégradations dépassent le
montant du chèque de caution, la commune se réserve le droit de poursuivre le preneur pour le solde du montant.
Article 14 : Le paiement de la location
Le règlement du montant de la location doit impérativement être réalisé dans les 15 jours qui suivent la location.
La collectivité fixe par délibération les tarifs applicables aux locations des salles municipales.
c. L’état des lieux
Article 15 :
Aucun état des lieux ne pourra être réalisé par la commune avec le preneur. Ainsi, le preneur doit s’engager
à signaler à la mairie dès son entrée dans la salle, tout dysfonctionnement, mauvais état de propreté ou
matériel endommagé.
Il s’engage également, à :
- Signaler le matériel qui a été endommagé par lui ou ses convives
- Nettoyer correctement la salle (sanitaire, cuisine, balayage et lessivage des sols)
- Nettoyer et ranger le mobilier et le matériel utilisé
- Nettoyer les abords de la salle
Des contrôles pourront être effectués par la commune.
d. La mise à disposition du matériel
Article 16 :
La Mairie met à disposition des locataires, un réfrigérateur, des tables, des bancs et des chaises
Tout autre matériel présent dans la salle, n’est pas de la responsabilité de la mairie.
V. Dispositions communes
a. Responsabilités
Article 17 : Responsabilité du preneur
Tout preneur doit obligatoirement prendre connaissance dès son arrivée dans la salle des consignes particulières
relatives à celle-ci et à son matériel et s’engage à respecter et faire respecter le présent règlement.
Le preneur est seul responsable du public accueilli et de leurs biens, du matériel équipant la salle et des dommages
éventuels sur l’équipement. Il devra mettre en œuvre tous les moyens nécessaires pour assurer l’ordre et la sécurité au
cours de son utilisation.
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Il est tenu de signaler au secrétariat de mairie tout dommage dû à son utilisation. Il s’engage à payer les frais de
remplacement ou de remise en état pour les dégâts occasionnés par son utilisation ou celle de ses convives qui lui
seront facturés à hauteur du coût des réparations.
Lorsque le preneur fait appel à un restaurateur ou à un traiteur privé pour la préparation d’un repas ou d’un banquet, il
sera responsable des dommages causés par son prestataire.
Le preneur ne peut en aucun cas procéder à des modifications sur les installations existantes (électricité, plomberie,
chauffage…). En cas de non-respect de cette clause, il sera dans l’obligation de remettre les locaux ou matériel dans
leur état initial et à ses frais.
Le preneur s’engage à évacuer et trier ses déchets dans les containers prévus à cet effet dans un point d’apport
volontaire. Le non-respect des consignes de tri peut entrainer le versement d’une amende allant de 75 à 1500 euros.
Le preneur s’engage également à rendre les locaux dans un parfait état de propreté, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur
du bâtiment. Dans le cas contraire, le chèque de caution nettoyage sera encaissé afin de couvrir les frais liés à
l’intervention d’un agent municipal pour la remise en état de la salle.
Le preneur s’engage à éteindre les lumières (intérieures et extérieures) et à fermer toutes les fenêtres et portes avant
son départ.
Le preneur s’engage à respecter le voisinage et à ne pas occasionner de nuisances sonores, conformément à l’arrêté
préfectoral en date du 4 août 2000.
Article 18 : Obligation d’assurance
Au moment de la réservation, le preneur doit obligatoirement présenter un contrat d’assurance couvrant sa
responsabilité civile à raison :
- Des accidents pouvant survenir à eux-mêmes comme aux tiers, par leurs faits, ou leurs négligences ou
imprudences à la suite de l’inobservation du présent règlement ainsi que du fait des installations, objets,
matériels etc leur appartenant.
- Des vols subis tant par eux que par les tiers
- Des détériorations susceptibles d’être causées par eux ou par les tiers tant aux locaux qu’aux diverses
installations, matériels etc et propriétés de la commune
- Des risques locatifs (incendie, explosion, vandalisme, bris de glace)
Dans tous les cas, le preneur sera tenu responsable des dégradations ou nuisances (tapage nocturne etc) qu’il aura
occasionnées.
Article 19 : Clés de la salle
Lorsque les clés sont remises au preneur, celui-ci les détient sous son entière responsabilité, et devra supporter tout
dommage pouvant en résulter. En cas de perte, le preneur devra assumer financièrement le remplacement ou la
duplication des nouvelles clés.
b. Consignes de sécurité
Article 20 : Les règles de sécurité
Le preneur doit prendre connaissances des consignes de sécurité, notamment du plan d’évacuation dès son arrivée.
Le preneur doit strictement interdire le stationnement des véhicules devant les différents accès et issues de secours
pour garantir l’intervention des services d’urgence en cas de besoin
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Le preneur doit s’assurer que les issues de secours de la salle utilisée ne soient pas obstruées pour permettre une
évacuation d’urgence en cas de besoin.
Concernant la salle des fêtes, pour des raisons de sécurité incendie, le preneur s’engage à toujours laisser la porte de la
cuisine fermée.
Article 21 : Les interdictions
Il est strictement interdit au preneur :
- De modifier les installations existantes
- De fumer à l’intérieur des bâtiments
- D’utiliser les installations à d’autres fins que celles pour lesquelles elles sont prévues
- De faire usage de feux d’artifice sans autorisation
- De jeter ou laisser ses déchets dans les parcs ou aux abords des salles
- De se livrer à des jeux ou des actes pouvant porter atteinte à la sécurité du public
- D’utiliser des clous, vis scotch, patafix, colle, agrafes, ruban adhésif, punaises, ou tout autre moyen pour
accrocher des éléments de décoration sur les murs, le plancher, le plafond, les luminaires et le mobilier.
- De percer des trous dans les murs
- D’utiliser des barbecues, ou tout autre produit inflammable à l’intérieur de la salle. Leur utilisation à
l’extérieur se fera sous la responsabilité du preneur.
- De stationner des véhicules le long du bâtiment à l’est (salle des fêtes et salle du club).
- De se stationner et circuler sur la pelouse (aire de loisirs, salle des fêtes et salle du club)
- De sortir les tables empilées sur les chariots ainsi que les chaises (salle des fêtes), seules les anciennes tables
en bois peuvent être utilisées en extérieur.
c. Modalités administratives
Article 22 : Acceptation du règlement d’utilisation des salles municipales
Le fait pour le preneur d’avoir demandé et obtenu l’autorisation d’utiliser la salle constitue pour celui-ci un
engagement formel de prendre connaissance du présent règlement, et d’en respecter les prescriptions.
Article 23 : Réclamation
Toute réclamation concernant l’utilisation de la salle doit faire l’objet d’un courrier ou d’un courriel adressé à Mr Le
Maire, dans les premières heures de la location.
Article 24 : Contentieux
Tout litige résultant d’une location de salle devra être soumis au tribunal administratif de Lyon.
Fait à Saint-Martin-Le-Châtel, le
Le preneur,
Le Maire,
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