L`entretien professionnel - ged

UNIVERSITE CHARLES-DE-GAULLE LILLE 3
Direction des Ressources Humaines
L’entretien professionnel : guide pratique
Avril 2012
DRH – Gestion des compétences (61-15)
SOMMAIRE
POURQUOI UN ENTRETIEN PROFESSIONNEL ?
I. Les objectifs de l'entretien professionnel
II. Les acteurs de l'entretien professionnel
III. Le support de l'entretien professionnel
IV. La conduite et la mise en œuvre de l'entretien professionnel
V. Le suivi des entretiens professionnels
VI. Annexes
Annexe 1 : Le compte rendu d'entretien
Annexe 2 : La fiche d'activités
Annexe 3 : La détermination des objectifs
Annexe 4 : Grille préparatoire à l'entretien
Annexe 5 :Critères d'appréciation de la valeur professionnelle des agents
2
POURQUOI UN ENTRETIEN PROFESSIONNEL ?
Parenthèse dans le travail quotidien et moment de dialogue privilégié entre un
responsable et ses collaborateurs, l’entretien professionnel est un acte de
communication indispensable. Il concerne l’ensemble des personnels qui
travaillent dans les services et composantes de l’université, quel que soit leur
statut.
Cet entretien, qui se déroule tous les ans, doit permettre à chacun de faire le point
sur son activité, son rôle dans le service ou la composante et sur ses aspirations.
L’entretien professionnel est avant tout un temps de bilan sur l’année écoulée. Il
permet d’analyser les résultats professionnels obtenus par l’agent eu égard aux
objectifs qui lui ont été fixés l’année précédente, d’identifier les perspectives
d’amélioration de ces résultats et de fixer, avec l’agent, les objectifs à conduire
pour l’année suivante.
L’entretien professionnel vise également à apprécier la manière de servir de
l’agent et les acquis de son expérience professionnelle, c’est-à-dire les
compétences et savoir-faire acquis dans l’exercice de ses fonctions, au regard de
ceux requis par le poste.
Enfin, l’entretien est l’occasion d’évoquer les besoins de formation de l’agent et
ses perspectives d’évolution en termes de carrière et de mobilité. Il s’agit
d’orienter l’agent dans ses choix de formation et de l’accompagner dans la
construction de son parcours professionnel.
L’entretien professionnel se positionne aujourd’hui au cœur de la gestion des
ressources humaines comme l’outil de référence pour dialoguer, écouter et gérer
les agents de l’établissement.
Outil essentiel de la Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des
Compétences (GPEEC), l'entretien professionnel est d’une part, un moyen
d’identifier des compétences et de détecter des compétences sensibles ou
critiques de l’établissement. D’autre part, il crée des trajectoires professionnelles
et des passerelles inter-métiers pour les agents.
Ce guide présente à la fois les objectifs, les acteurs de cette démarche, la
conduite et les finalités de l’entretien professionnel afin de permettre à chacun de
tirer le maximum de cet échange et d’en faire un outil central dans la gestion des
compétences.
3
I. Les objectifs de l’entretien
Promouvoir le dialogue entre l’agent et son responsable
L’entretien représente un lieu d’échange, permettant à l’agent et à son responsable
de faire le point de façon périodique sur des thèmes qui ne sont pas abordés au
quotidien.
Il donne l’occasion à l’agent de situer ses activités par rapport aux missions du
service, de la direction de l’établissement, de savoir comment son travail est perçu
par sa hiérarchie et de s’exprimer sur le fonctionnement du service.
Mieux connaître l’existant
Connaître ce qui se fait aujourd’hui pour mieux agir demain est une des conditions
de la réussite d’une gestion prévisionnelle.
Les entretiens permettront de faire un état des lieux général, à partir duquel toutes
les actions de progrès et d’amélioration pourront être identifiées.
Permettre à chacun de mieux comprendre sa contribution au fonctionnement
collectif
Dans une collectivité de travail, personne n’agit de façon totalement isolée, sans
conséquences pour l’activité des autres membres de cette collectivité. Pour autant, il
n’est pas toujours évident de cerner en quoi sa propre activité contribue au
fonctionnement général.
L’entretien sera l’occasion de montrer en quoi son travail s’inscrit bien dans la mission
générale du service et de l’établissement.
Améliorer le fonctionnement du service
La synthèse de l’ensemble des entretiens permettra au responsable de faire un bilan
du fonctionnement du service afin d’améliorer le travail d’équipe par des
changements dans l’organisation du travail ou dans les modalités de transmission de
l’information, par exemple.
Faire évoluer les activités et les compétences
L’entretien permet au collaborateur de faire le point avec son responsable sur les
compétences qu’il met en œuvre dans l’exercice de son activité.
De même, l’entretien permet d’identifier les besoins en formation, en associant
l’expression des compétences aux évolutions prévues pour le service, et/ou les
souhaits d’évolution du collaborateur (mobilité, changement de fonction,…)
4
Installer la démarche de définition d’objectifs
L’analyse de la situation de travail doit permettre de convenir de projets en
commun et de se fixer ensemble des objectifs de progrès et d’amélioration.
L’entretien permettra de faire le point sur les actions convenues précédemment.
L’étude conjointe des résultats permettra de se poser les questions sur les
moyens à mettre en œuvre et les actions correctrices à envisager.
5
II. Les acteurs de l’entretien



Tous les personnels de l’université, quel que soit leur statut
Les directeurs et chefs de service ou par délégation leur représentant.
Dans les services où le nombre de collaborateurs dépasse la dizaine, il est vivement conseillé, dans la mesure où la
structuration le permet, de déléguer une partie des entretiens aux responsables fonctionnels afin d’assurer au plus
près le suivi de l’activité des collaborateurs.
la Direction des Ressources Humaines
Rôle du conducteur de l’entretien
Il a la responsabilité de l’entretien, il en est le pilote.

Organiser la prise de rendez-vous (au moins 8 jours à l’avance), en
proposant au collaborateur une date et une heure qui conviennent à chacun.
Ce n’est pas une convocation hiérarchique.

Prévoir un lieu calme et prendre ses dispositions pour ne pas être dérangé
pendant l’entretien,

S’assurer que l’ensemble des éléments nécessaires au bon déroulement de
l’entretien sont réunies : local, conditions extérieures, …

Rédiger la synthèse de l’entretien (à l’exception de la partie réservée aux
commentaires libres de l’agent,

Au cours de l’entretien, veiller à ce que son collaborateur soit en position de
participer effectivement à l’échange.
Il doit prévoir une durée raisonnable comprise entre une heure et une heure trente.
Rôle du collaborateur

Recueillir toutes les informations objectives qui peuvent aider à présenter son
travail,
Noter éventuellement les évènements non prévisibles qui peuvent avoir une influence sur l’activité au quotidien.

Veiller à ce que tous les éléments de son activité soient bien pris en compte,

Réfléchir aux principaux sujets qu’il souhaite absolument aborder lors de
l’entretien et les noter pour s’en souvenir au moment voulu,
6

Conduire un travail préalable de rassemblement et de réflexion sur les
éléments qu’il souhaite voir traiter à cette occasion,

Apporter tous les documents qu’il prévoit d’utiliser pendant l’entretien.
Il importe qu’il s’approprie ce moment et cet espace, car cet entretien est le sien.
Rôle de la direction des ressources humaines
Elle n’intervient pas durant l’entretien

Elle s’assure que les participants travaillent au cours de l’entretien dans le
contexte qui a été déterminé,

Elle est la garante de l’exploitation générale des informations.
7
III. Le support de l’entretien
Les objectifs d’un entretien d’activité sont précis : il convient donc de fixer un cadre adapté
pour les atteindre.
Le support d’entretien (voir en annexe 1 sa description) va permettre de mettre par
écrit les principales conclusions de l’entretien. Il permettra de :

Formaliser les décisions et remarques afin d’en assurer la bonne exploitation
et constituer une base de référence permettant de repérer les évolutions,

Offrir un outil de gestion des personnels permettant d’assurer une cohérence
entre l’activité du collaborateur, les problèmes d’organisation et de
fonctionnement du service ou de la composante, ses besoins de formation et
son devenir.
Chacun des partenaires aura la possibilité de faire des observations personnelles
complémentaires et une copie de cette synthèse lui sera remise.
Le contenu du support
Il est composé de cinq grandes parties :
→
Les éléments fixes de l’entretien

Des informations de nature individuelle et administrative,

le rattachement de la mission du collaborateur à la mission du service,

l’exposé de la mission du collaborateur, ses activités et les
compétences qu’il met en œuvre.
→
Le rappel du programme d’activité de la période précédente et les projets
convenus en commun pour la période suivante
→
L’étude des compétences par rapport aux exigences du poste
Les cadres réservés au conducteur de l’entretien.

Les préconisations afin que le collaborateur soit en mesure d’atteindre
les objectifs de progrès et d’amélioration convenus,
8

→
Un commentaire
collaborateur.
général
sur
les
possibilités
d’évolution
du
Les cadres réservés au collaborateur

pour un commentaire général sur le déroulement de l’entretien,

pour l’expression personnelle de ses souhaits d’évolution.
Destinataires et circuit du support d’entretien
La synthèse de l’entretien sert essentiellement de mémoire aux différents acteurs et,
la direction des ressources humaines, responsable de leur archivage, en conserve
l’original.
Rien ne s’oppose à ce que l’un ou l’autre des participants ajoute au document,
support de base, des remarques formulées sur papier libre qui resteront la propriété
des partenaires de l’entretien et ne feront pas l’objet d’une transmission à la
direction des ressources humaines.
Principe : l’entretien reste un lieu d’échange et de dialogue avec une mise en commun
d’informations et de réflexions sur la période écoulée et de propositions pour la période à
venir.
9
IV La conduite et la mise en œuvre de l’entretien
Le calendrier des entretiens
L’entretien a lieu tous les ans
Par la suite, la périodicité retenue et la situation individuelle des agents (en fonction,
notamment de la date d’arrivée dans le service ou de la date prévue d’un prochain
départ) détermineront la date des entretiens suivants.
Les agents nouvellement arrivés dans l’établissement ou le service doivent pouvoir
bénéficier d’un premier « entretien d’accueil » visant à faire avec eux l’état des lieux
de leur situation dans les 2 mois qui suivent leur prise de fonction.
La préparation de l’entretien
Préparer les éléments fixes du support, ceux qui constituent la fiche d’activités et qui
doivent être repérés et inscrits avant l’entretien.

Le cadre administratif : c’est la fiche d’identification de l’agent (le
conducteur de l’entretien doit s’assurer que toutes les informations
reportées sont conformes à la situation exacte de l’agent).

La mission du service (qui découle du projet d’établissement) et la
mission du collaborateur (issue de la mission du service) : leur
identification montre comment la participation de chaque personnel de
l’établissement à la vie de la collectivité agit sur le résultat global.
Ces éléments « s’imposent » au responsable comme au collaborateur. Il ne s’agit en fait que de la transcription d’éléments
officiels qui ne sauraient être le résultat d’une négociation (en particulier l’expression de la mission, qui doit montrer le
lien entre les activités exercées par l’agent et la mission générale du service).
10
Le contexte matériel de la tenue de l’entretien
Il ne s’agit pas d’une simple discussion comme il peut y en avoir tout au long de l’année.
La préparation : une huitaine de jours doivent précéder la prise de rendez-vous de
la tenue effective de l’entretien (qui doit se préparer pour être efficace).
Le lieu de l’entretien : il doit se dérouler dans un contexte éloigné des perturbations
(téléphone, visiteurs, etc…).et, si possible, ailleurs que dans le bureau du
responsable. Cette simple précaution permet de montrer que le contexte donné à
l’entretien est celui de deux personnes qui ont un travail à faire ensemble, et non
d’un responsable hiérarchique qui exerce son autorité.
Le climat de l’entretien : un entretien réussi est celui qui a permis au deux
participants de se dire ce qu’ils ont à se dire. Il importe donc de le placer dans un
climat favorisant l’expression.
Savoir expliquer
Le responsable et son collaborateur qui vont échanger en face à face pendant une
durée importante (plus d’une heure fréquemment) doivent se donner les garanties
afin que leurs messages respectifs soient bien perçus.
Aussi bien pour le responsable, dans ses propositions d’action et les perspectives
d’évolution qu’il trace, que pour le collaborateur, dans ses souhaits et ses remarques
sur l’entretien, expliquer sa position à l’autre est souhaitable.
Le déroulement de l’entretien
Les objectifs et les projets convenus en commun

Le programme d’activité doit être fixé à l’avance : c’est une indication
donnée à l’avance à son collaborateur, et l’entretien ne sert, dans ce
domaine, qu’à rechercher les raisons de l’atteinte ou non du but fixé, et
des actions à envisager.

La formulation des objectifs doit obéir à des règles précises :
-
ils doivent être explicites,
ils doivent aboutir à des résultats mesurables,
ils doivent être associés à des échéances, et à des
moyens de mise en œuvre.
Élaborer un programme engage le responsable qui demande à son collaborateur de s’y
consacrer (voir exemple en annexe 3).
11
→
Le suivi des réalisations
Des indicateurs de progression doivent être associés à chaque programme
d’activité ou à chaque objectif.
Le travail fait durant l’entretien a alors pour but d’analyser les raisons d’une
progression et/ou d’un résultat différent des attentes et à fixer ce qu’il conviendra de
mettre en œuvre pour atteindre l’objectif initial.
→
Les décisions d’actions et de souhaits
Dans cette dernière phase, le rôle du responsable est de savoir faire une synthèse
et de conclure l’entretien qui se termine par une phase de bilan qui comporte deux
aspects.
Pour le responsable :

L’expression des actions à mettre en œuvre pour rendre le profil de
compétences de l’agent mieux adapté aux exigences du poste,

L’expression de l’analyse de l’évolution possible de l’agent, telle que
l’entretien la rend envisageable.
Il est important d’avoir en tête les règles suivantes :
- Ne pas faire de promesses qui ne sont pas de son ressort. A l’occasion de l’entretien, les conclusions qui en ressortiront
peuvent être des propositions d’actions dont la mise en œuvre n’est pas du seul ressort du responsable. Il importe donc de ne
pas faire de fausses promesses qui ne pourraient être tenues.
- Les propositions d’actions peuvent donc être orientées sur des formations, des stages, des modifications dans l’organisation
du travail, etc…
- Pour les perspectives d’évolution, de la même façon, c’est une vision qui doit figurer et non un déroulement de carrière.
Cependant, si certaines décisions d’amélioration peuvent être prises immédiatement parce qu’elles sont du ressort du
responsable, il est indispensable de valoriser l’entretien en les mettant en œuvre le plus vite possible. Ces décisions peuvent,
par exemple, concerner des aménagements de poste, des organisations de travail…
Pour le collaborateur :

Son appréciation et ses éventuelles observations sur le déroulement de
l’entretien,

Ses souhaits d’évolution personnelle, qui ne sont pas forcément liés à ce
que l’entretien aura fait apparaître.
Si l’agent est totalement libre de son expression, celle-ci doit quand même se faire par rapport à l’entretien :
- Son éventuelle critique du déroulement de l’entretien ne doit pas se transformer en un jugement personnel sur son
responsable,
-
Sur ses souhaits d’évolution, s’il est de la même façon tout à fait autorisé à écrire ce qu’il souhaite, indépendamment
même des possibilités offertes actuellement, ce n’est pas dans le cadre de l’entretien qu’on revendique des places précises
12
La validation de l’entretien
Le support d’entretien est signé par le supérieur hiérarchique direct, celui qui conduit
l’entretien.
Le compte-rendu est ensuite communiqué à l’agent qui le complète le cas échéant
de ses observations et le retourne à son supérieur hiérarchique direct sans l’avoir
signé. Le compte-rendu est ensuite transmis à l’autorité hiérarchique (autorité placée
immédiatement au-dessus du supérieur hiérarchique direct) pour visa, puis est notifié
à l’agent pour signature.
-
la signature de l’agent ne l’engage que pour ce qui est de son expression
personnelle dans les champs qui lui sont réservés. Elle n’a donc pas
signification de son acceptation des jugements, décisions prises par
le responsable. Elle permet néanmoins de garantir qu’il a connaissance
de ces éléments.
-
pour le responsable, la signature vaut engagement de responsabilité sur sa
propre expression et ses choix et décisions.
Pour les deux partenaires de l’entretien, la signature conclut la rédaction de l’entretien et
valide pour l’extérieur les informations qui y sont portées.
13
V. Le suivi des entretiens professionnels
Au niveau du responsable et de son collaborateur
Le suivi de l’entretien doit permettre de garantir la réalisation des projets convenus
en commun et de s’assurer que les actions décidées au cours de l’entretien pourront
être menées à terme.
Un ou plusieurs entretien (s) intermédiaires(s) peuvent être prévus d’un commun
accord afin de faire le point.
Au niveau du service ou de la composante
Le bilan général des entretiens des collaborateurs du service doit permettre
d’élaborer de manière collective des plans d’action concernant l’amélioration des
problèmes d’organisation, de communication, de formation ou encore de conditions
de travail au sein du service.
Au niveau de l’établissement
La direction des ressources humaines est la principale responsable de l’exploitation
des résultats. Les informations concernant la formation et les projets individuels pour
la période à venir doivent servir de base à la direction des ressources humaines dans
sa mission de suivi des parcours professionnels des agents.
En particulier le lien entre les actions de formations proposées (et souhaitées) et le plan de
formation de l’établissement doit constituer un axe fort du dispositif.
14
LES ANNEXES
Annexe 1
MINISTÈRE
DE L’EDUCATION NATIONALE
MINISTÈRE DE L’ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR
ET DE LA RECHERCHE
COMPTE RENDU D’ENTRETIEN PROFESSIONNEL
ANNEE 2011-2012
Nom de l’agent :
Nom du supérieur hiérarchique direct :
Prénom :
Prénom :
Date de naissance :
Corps - grade :
Corps – grade :
Intitulé de la fonction :
Ancienneté dans le poste au 1er janvier 2012 :
Affectation :
Service (Hors EPLE) :
Date de l’entretien professionnel (JJ/MM/AAAA) :
1/ Description du poste occupé : (En cohérence avec la fiche de poste et en liaison avec la terminologie du
référentiel des métiers de l’éducation nationale)
1-1 Intitulé de la fonction : _______________________________________________________________
1-2 Positionnement du poste dans la structure : ____________________________________________
1-3 Nombre d’agents encadrés (le cas échéant) : ____________________________________________
Mission(s) du poste
Activités (principales pour chaque mission)
1
Nom :
Prénom :
Corps-Grade :
2/ EVALUATION DES RESULTATS PROFESSIONNELS :
2-1 Evénements survenus au cours de la période écoulée ayant entraîné un impact sur l’activité :
(orientations, réorganisations, nouvelles méthodes, nouveaux outils…)
2-2 Contribution à l’activité du service :
(degré d’atteinte des objectifs ; valeur ajoutée personnelle à l’activité du service…)
2-3 Bilan et analyse du travail de la période écoulée :
(s’attacher à la réalisation des prescriptions hiérarchiques et le cas échéant aux contributions personnelles de l’agent)
2
Nom :
Prénom :
Corps-Grade :
3/ VALEUR PROFESSIONNELLE DE L’AGENT :
3-1 Compétences professionnelles et technicité, acquis de l’expérience professionnelle :
( les compétences contextualisées, évaluation de la mobilisation des compétences et de l’expertise technique afin de réaliser
les objectifs de la fiche de poste)
3-2 Qualités personnelles et relationnelles :
3-3 Aptitude au management ou/ et à la conduite de projet (pour les seuls agents occupant un
poste nécessitant ces compétences)
4/ APPRECIATION GENERALE SUR LA VALEUR PROFESSIONNELLE DE L’AGENT :
3
Nom :
Prénom :
Corps-Grade :
5/ PERSPECTIVES D’EVOLUTION PROFESSIONNELLE ET ASPIRATIONS DE L’AGENT
5-1 Evolution des activités (préciser l’échéance envisagée) :
5-2 Carrière, promotion (préciser l’échéance envisagée) :
5-3 Mobilité : métier – structure – géographique (préciser l’échéance envisagée)
Observations su supérieur hiérarchique :
4
Nom :
Prénom :
Corps-Grade :
6/ OBJECTIFS DE LA PERIODE A VENIR :
6-1 Contexte prévisible de la période à venir :
(Nouvelles orientations, réorganisation, nouveaux outils à mettre en place…)
6-2 Objectifs d’activités attendus :
Objectifs individuels de progrès : (liés à la compétence de l’agent et qui portent sur des points de perfectionnement,
d’effort ou d’amélioration des compétences pour une meilleure occupation du poste)
Objectifs de contribution au service : (liés à la contribution de l’agent aux missions et activités du service)
6-3 Démarche(s) envisagée(s) et ressources à prévoir, pour faciliter l’atteinte des objectifs :
(formation, nouvelles modalités ou organisation du travail…)
7/ OBSERVATIONS EVENTUELLES DE L’AGENT :
7-1 Sur la conduite de l’entretien :
7-2 Sur les perspectives de carrière et de mobilité :
5
Nom :
Prénom :
Corps-Grade :
8/ SIGNATURE DU SUPERIEUR HIERACHIQUE DIRECT
Date de l’entretien :
Nom, qualité et signature du supérieur hiérarchique direct :
9/ SIGNATURE DE L’AUTORITE HIERACHIQUE COMPETENTE
Date :
Nom, qualité et signature de l’autorité compétente :
10/ SIGNATURE DE L’AGENT
Date :
Signature de l’agent
Les date et signatures ont pour seul objet de témoigner de la tenue de l’entretien
Modalités de recours :
L’autorité hiérarchique peut être saisie par le fonctionnaire d’une demande de révision du compte rendu de l’entretien
professionnel.
Ce recours hiérarchique est exercé dans un délai de quinze jours francs suivant la notification à l’agent du compte rendu de
l’entretien.
L’autorité hiérarchique notifie sa réponse dans un délai de quinze jours francs après la demande de révision de l’entretien
professionnel.
Les commissions administratives paritaires peuvent, à la requête de l’intéressé, sous réserve qu’il ait au préalable exercé le
recours hiérarchique mentionné à l’alinéa précédent auprès de son autorité hiérarchique, demander à ce dernier la révision du compte
rendu de l’entretien professionnel. Dans ce cas, communication doit être faire aux commissions de tous éléments utiles d’information.
Les commissions administratives paritaires doivent être saisies dans un délai d’un mois suivant la réponse formulée par
l’autorité hiérarchique dans le cadre du recours hiérarchique.
6
VOLET FORMATION
Nom de l’agent :
Nom du supérieur hiérarchique direct :
Prénom :
Prénom :
Date de naissance :
Corps - grade :
Corps – grade :
Intitulé de la fonction :
Fonction :
Ancienneté dans le poste au 1er janvier 2012 :
Affectation :
Date de l’entretien :
Service :
11/ BILAN DES FORMATIONS SUIVIES EN 2011/2012
Avez-vous suivi des formations pendant l’année scolaire 2011/2012 ?
OUI
NON
Si oui, merci de compléter le tableau ci-dessous :
Intitulé
Durée
(heures)
La formation suivie
était-elle en
cohérence avec le
besoin exprimé ?
Le contenu de la
formation a-t-il été
expérimenté dans la
pratique ?
OUI
NON
PARTIELLEMENT
OUI
NON
PARTIELLEMENT
OUI
NON
PARTIELLEMENT
OUI
NON
PARTIELLEMENT
OUI
NON
PARTIELLEMENT
OUI
NON
PARTIELLEMENT
OUI
NON
PARTIELLEMENT
OUI
NON
PARTIELLEMENT
OUI
NON
PARTIELLEMENT
OUI
NON
PARTIELLEMENT
Observations
7
Nom :
Prénom :
Corps-Grade :
12/ EXPRESSION DES BESOINS DE FORMATION AU REGARD DES MISSIONS ET DU PROJET
PROFESSIONNEL DE L’AGENT
Avez-vous des besoins de formation pour l’année scolaire 201/2012 ?
OUI
NON
Si oui, merci de compléter le tableau ci-dessous :
Besoin de formation
Domaine de
formation
Compétence à
acquérir
Priorité 1
Priorité 2
Priorité 3
Priorité 4
Priorité 5
DIF à mobiliser ?
Formation trouvée dans le PAF
(Plan Académique de formation) ?
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
OUI
NON
13/ UTILISATION DU DROIT INDIVIDUEL A LA FORMATION (DIF)*
 Solde du compteur DIF (nombre d’heures) :
 Utilisation envisagée (nombre d’heures) :
 Anticipation sollicitée (nombre d’heures) :
 Avis du supérieur hiérarchique : Très favorable
Favorable
Défavorable
Commentaire (obligatoire si avis défavorable) :
* Le Droit Individuel à la Formation est un crédit d’heures formation que l’agent peut demander à mobiliser auprès de son administration pour suivre une
formation en dehors de son adaptation immédiate au poste de travail. Les de mandes de formation « DIF » sont analysées par une commission formation
qui donne un avis en fonction de la nature de la demande, son coût et l’autorisation d’absence sollicitée.
SIGNATURES
Le supérieur hiérarchique
L’agent
8
Annexe 2
L’Elaboration d’une fiche d’activités
→ Définition :
- Une fiche de poste décrit les missions attendues par l’agent. C’est un outil de
recrutement, de définition des besoins d’une structure (recrutement, mobilité)
- Une fiche d’activités décrit les missions et les activités réalisées par un agent dans
une structure donnée. Elle recense les opérations qui sont effectuées par un agent
en situation de travail et les compétences dont il dispose au regard de la mission.
La méthode de réalisation de ces deux types de fiches est la même, seule la
finalité est différente.
Pour élaborer ces fiches, il convient de déterminer :
I. L’intitulé de la fonction
II. Le contenu de la mission
III. La nature des activités
IV. Le type de compétences requises
Et éventuellement :
→ L’environnement de travail
→ Les contraintes particulières à l’exercice de la fonction
9
I. L’intitulé de la fonction
Définition : La fonction résume en un intitulé court l’ensemble des activités liées à un
poste de travail.
Exemples de fonctions :
-
Développeur d’applications informatique,
Technicien de maintenance informatique,
Responsable administratif d’UFR,
Responsable communication,
Agent de maintenance
Gestionnaire Ressources Humaines,
Bibliothécaire,
Gestionnaire pédagogique,
Agent de sécurité,
2
II. Le contenu de la mission
Définition : La mission recoupe l’ensemble des contributions que l’on attend d’un
titulaire du poste dans l’activité de la structure.
C’est la finalité de la fonction, le résultat permanent attendu de la fonction.
Exemple de missions :
Fonctions
Développeur
d’applications
informatique
Technicien de
Maintenance
informatique
Responsable
administratif d’UFR
Responsable
communication
Agent de
maintenance
Gestionnaire
ressources
humaines
Missions
Sous le contrôle d’un chef de projet,
maintenir et développer le système
d’information …
Assurer la surveillance informatique et
répondre aux besoins des usagers
Organiser et conduire la mise en œuvre
des activités de gestion de l’UFR avec
l’assistance de l’équipe administrative
Piloter, mettre en œuvre et évaluer les
retombées
de
la
politique
de
communication définie par la direction de
l’établissement
Effectuer des travaux courants de
rénovation de locaux et d’aménagement
intérieur
Assurer la gestion administrative et
financière des carrières des personnels
Bibliothécaire
Assurer l’information des usagers et le
traitement documentaire des collections
Gestionnaire
pédagogique
Assurer le secrétariat administratif et
pédagogique des formations gérées
Agent de sécurité
Veiller à la sécurité des personnes et des
biens sur le campus
3
III. La nature des activités
Définition : Les activités désignent ce qui se fait réellement dans le travail, ce que fait
la personne pour accomplir sa mission.
Pour énoncer ces activités explicitement, il convient de les formuler par des verbes
d’action et d’indiquer l’objet sur lequel se centre l’activité.
Exemples de verbes d’action :
Management
Manager
Conduire
Diriger
Encadrer
Animer
Entraîner
Mener
Piloter…
Exécution
Appliquer
Mettre en
œuvre
Exécuter
Mettre en
pratique
Effectuer
Œuvrer à…
Organisation
Organiser
Planifier
Coordonner
Harmoniser
Distribuer
Réorganiser
Restructurer
Ordonner…
Travail
d’équipe
Collaborer
Participer
Coopérer
Contribuer
Concourir…
Gestion/
Supervision
Prise de
décision
Assistance
Contrôler
Vérifier
Préparer
Produire
Elaborer
Œuvrer
Veiller à…
Décider
Choisir
Trancher
Fixer
Déterminer
Définir
Arrêter…
Seconder
Aider
Assister
Epauler
Soutenir
Appuyer
Suppléer…
Saisie
d’information
Transmission
d’information
Traitement
d’information
Observer
Surveiller
Constater
Consulter
Recueillir
Examiner
Relever
Noter…
Transmettre
Communiquer
Faire savoir
Notifier
Répercuter
Indiquer
Pointer
Diffuser…
Analyser
Etudier
Mesurer
Peser
Evaluer
Inventorier
Synthétiser…
4
Exemples d’activités :
Fonctions
Développeur
d’applications
informatique
Technicien de
maintenance
informatique
Missions
Activités associées
-Contrôler et assurer la cohérence du système d’information.
-Administrer les bases de données.
Sous le contrôle -Coordonner l’activité d’exploitation des serveurs.
-Développer des outils de consultation, d’extraction, de mise à
d’un chef de
projet, maintenir et jour des bases de données.
développer le
-Traduire les demandes des utilisateurs en outils
système
informatiques.
d’information
-Conseiller et assister les utilisateurs.
-Assurer la formation aux différents utilisateurs du système
d’information…
Assurer la
surveillance
informatique et
répondre aux
besoins des
utilisateurs
Organiser et
conduire la mise
en œuvre des
Responsable
activités de
administratif
gestion de l’UFR
d’UFR
avec l’assistance
de l’équipe
administrative
-Assurer la maintenance de premier niveau ainsi que
l’installation du matériel et des logiciels.
-Conseiller les utilisateurs pour l’achat de nouveaux matériels
-Assurer une veille technologique dans le domaine
informatique.
-Gérer les licences de logiciels déclaration…
-Organiser et coordonner le travail de l'équipe administrative.
- Centraliser et redistribuer l'information.
-Elaborer les emplois du temps et le calendrier des examens.
-Préparer et participer aux instances institutionnelles de l'UFR,
rédiger les PV.
- Participer à l’élaboration du budget et en assurer le suivi.
-Instruire les dossiers de recrutement des non permanents et
en assurer le suivi...
Responsable
communication
- Animer et coordonner les activités du service
- Etablir le plan de communication de l'université
Piloter et mettre -Réaliser ou faire réaliser les produits et les supports de
en œuvre la
communication écrite (journaux internes, communiqués,
politique de
revues de presse...)
communication -Assurer la gestion de la communication protocolaire
définie par la
(invitation, cadeaux, cartes de vœux)
direction de
-Animer et coordonner la communication sur le site web
l’établissement -Etablir et gérer le budget des opérations de communication,
planifier les dépenses
-Conseiller les services internes sur la charte graphique...
Agent de
maintenance
Effectuer des
travaux courants
de rénovation de
locaux et
d’aménagement
intérieur
- Aider aux travaux de plomberie.
-Aider les différents corps de métiers dans leurs travaux.
- Réaliser des travaux simples de maintenance.
-Réaliser des travaux liés aux carrelages et à la maçonnerie.
5
Gestionnaire
Ressources
Humaines
-Assurer les opérations relatives à la gestion administrative
des carrières des personnels (recrutement, titularisation,
Assurer la
avancements, mutations, reclassement et avancement
gestion
d’échelon…).
administrative et -Assurer les opérations relatives à la liquidation des
financière des traitements des primes et des indemnités des personnels.
carrières des
-Conseiller les personnels et faciliter leurs démarches pour
personnels
toute opération courante de gestion.
-Alimenter et mettre à jour les applications de gestion de
l’univers traité…
Bibliothécaire
-Contribuer à la mise en œuvre de la politique documentaire
-Assurer
des
permanences
de
renseignements
bibliographiques.
Assurer
-Mener des recherches documentaires et conseiller les
l’information des utilisateurs dans leur démarche de consultation des outils
usagers et le
bibliographiques.
traitement
-Initier les utilisateurs à la pratique des outils multimédias.
documentaire -Participer à la retro conversion des catalogues.
des collections -Participer au récolement des collections.
-Assurer le traitement documentaire des collections
(catalogage, indexation, et cotations des ouvrages)…
Gestionnaire
pédagogique
Agent de
sécurité
-Réaliser les emplois du temps et le calendrier des examens
et les saisir sur les logiciels dédiés.
-Assurer le suivi administratif du bon déroulement des cours
en coordination avec les enseignants.
Assurer le
-Coordonner et saisir le guide des études.
secrétariat
administratif et -Assurer le suivi des stages en entreprise et des conventions.
pédagogique de -Etablir des devis, des bons de commandes, des ordres de
mission.
son service
-Assurer le circuit de validation des engagements, des
mandatements et des frais de déplacements…
-Assurer le contrôle des entrées et sorties des personnes ou
des véhicules à l’entrée du bâtiment du site.
-Effectuer des interventions de première urgence en cas
d’alerte.
Veiller à la
-Effectuer des rondes de surveillance et de contrôle
sécurité des
-Surveiller des tableaux de contrôle des installations
personnes et des techniques (détection incendie, alarmes techniques…).
biens sur le
-Tenir à jour la main courante.
campus
-Veiller à l’observation des consignes générales de sécurité.
-Assurer l’ouverture et la fermeture des portes des bâtiments
(selon les rotations de travail)…
6
IV. Le type de compétences requises
Définition : Les compétences correspondent à l’ensemble des savoirs théoriques,
savoir-faire et savoir-être que l’on mobilise pour obtenir des résultats dans une
situation professionnelle. La réalisation d’une activité mobilise des compétences
déterminées.
● Les savoirs théoriques correspondent à ce que l’individu doit « connaître » ou
« comprendre » pour agir efficacement
De quelles connaissances a besoin le titulaire du poste ?
Doit-on posséder des connaissances spécifiques au domaine d’activités, de quel
ordre : juridique, technique… ?
Exemples : Connaître les procédures de l’univers de gestion traité
Maîtriser les techniques de l’entretien individuel…
Connaître les notions de la législation du domaine
● Les savoir-faire correspondent à l’ensemble des techniques, méthodes, outils et
gestes qu’un individu doit « mettre en œuvre » pour agir efficacement
Que doit-il être capable de faire ?
Quels outils doit-il utiliser ?
Exemples : Gérer le temps d’une réunion
Animer un groupe de travail
Conseiller et former les utilisateurs
Maîtriser le système d’information de l’univers de gestion traité…
● Les Savoir-être correspondent aux attitudes et comportements que l’individu doit
adopter pour agir efficacement
De quelles qualités doit-il faire preuve ?
Quelles sont les attitudes et les comportements à privilégier ?
Exemples : Faire preuve de rigueur
Faire preuve d’écoute
Faire preuve d’initiative
Capacité à communiquer…
7
Exemples de compétences mobilisées:
Activités
Savoirs
Savoir-faire
-Préparer les thèmes et
le déroulement de la
réunion
-Fixer les objectifs de la
réunion
-Gérer le temps de la
-Technique de conduite réunion
Conduire une réunion de réunion…
-Animer un groupe de
-Méthodologie de
travail, en utilisant
résolution de problème diverses techniques et
méthodes
-Prévoir l’équipement de
la salle
-Prévoir le matériel
(projecteur…)
Savoir être
-Faire preuve
d’ouverture
-Faire preuve
d’aisance et de
calme
-Eviter les conflits
8
Annexe 3
Détermination des objectifs
1. Pourquoi des objectifs
N et N+ 1 doivent définir chaque année, des objectifs contractuels et négociés.
Un objectif c’est ce qui mont re vers où on va, ver s où on veut aller, qui donne du
sens au travail dans les deux acceptions du terme (contenu et orientation).
Un système d’objectifs a les mêmes avantages qu’un bon contrat entre deux
personnes. Il supprime l’arbitraire et permet des relations claires entre les deux parties.
2. Types d’objectifs
Il existe deux grands types d’objectifs :
Des objectifs de progrès dans l’occupation du poste.
Ce sont les progrès, les points de vigilance, de perfectionnement, d’amélioration des
compétences, les efforts attendus du titulaire pour une meilleure occupation de son
poste.
- Exemple : « améliorer la présentation des projets ».
Des objectifs de contributions aux objectifs collectifs.
Ces objectifs sont conjoncturels et expriment la contribution particulière attendue à
un moment donné du collaborateur dans le cadre de ses missions et de ses
activités permanentes (ses attributions) ainsi que dans le cadre d’ objectifs
collectifs de son unité de travail (définis préalablement lors d’une réunion avec
l’ensemble de l’équipe).
- Exemple : « Mettre en place le planning des opérations de.. ».
- Exemple : Objectif collectif du bureau : « améliorer la qualité de l’accueil du public ».
Objectifs
individuel
de
contribution
aux
objectifs
collectifs
pour
la
secrétaire : « Fournir les premiers éléments de réponse ».
- Exemple : Objectif collectif du service : « Simplifier le contenu des dossiers
administratifs ». Objectif individuel de contribution à l’objectif collectif pour un
gestionnaire : « Analyser les procédures existantes et proposer des simplifications ».
Il existe par ailleurs des objectifs qui ne se discutent pas et qui ne souffrent pas le
moindre écart (ex : rentrée des classes). Ce sont des obligations professionnelles
impératives. Ils sont définis par référence à des normes, des exigences préétablies et
énoncent une conformité à tenir.
1
3. La qualité des objectifs
Ils doivent être :
→
Partagés
La définition des objectifs est le résultat d’une négociation entre les deux
partenaires dans le meilleur compromis utilité/faisabilité.
→
Mesurables
Les résultats sont quantifiables ou au moins observables, même si
l’écart mathématique entre le prévu et le réalisé est accessoire.
→
Accessibles et réalistes
Ils ne démotivent pas les collaborateurs mais sont suffisamment ambitieux
(dose d’exigence partagée) « Ni trop facile, ni trop dur ».
→
Individualisés
Ce sont les objectifs adaptés à la personne en poste.
4. La détermination des indicateurs
Il s’agit de :
● Préciser ensemble le résultat que l’on veut repérer
● Définir les faits qui montreront que le résultat a eu lieu « A partir de quels
constats saurons nous que le résultat a eu lieu ? »
● Définir, si besoin est, ce qui captera, enregistrera l’information sur les faits (les
« capteurs »), « Comment allons nous enregistrer les faits ? »
Définir ensemble les faits et les indicateurs permet l’autocontrôle et la
responsabilisation. Ces critères sont objectifs à partir du moment ou ils sont
reconnus comme pertinents par les parties en présence. Cela suppose dialogue,
échange et confrontation.
2
Annexe 4
Grille préparatoire à l’entretien
Date de l’entretien :
Catégorie, corps et grade :
Quotité hebdomadaire et service :
Intitulé du poste confié :
Service :
Quelles sont les missions, activités que j’effectue, auxquelles j’attache le plus d’importance ?
Qui me demandent le plus d’attention et d’effort ?
Pourquoi ?
Quelles sont les missions, activités qui m’intéressent le plus ? Le moins ?
Pourquoi ?
Quelles sont les principales difficultés que j’ai rencontrées cette année ? Quelles en sont les
causes ?
1
Par rapport aux missions de mon poste, quels sont les points que j’estime satisfaisants ?
Que j’estime moins satisfaisants ?
Pourquoi ?
Quelle évolution je vois pour mon poste ?
Y a t-il des activités, tâches que j’aimerais effectuer ? D’autres que j’aimerais ne plus
effectuer ou effectuer différemment ?
Quels sont les objectifs que j’ai envie de proposer pour l’année à venir (de progrès et de
contribution)?
Le poste que j’occupe actuellement est-il celui qui convient le mieux à mes aspirations, à
mes compétences
2
Quelle évolution professionnelle j’envisage ?
Quelles formations est-ce que je souhaite suivre, pour développer quelles compétences ?
De quelles informations ai-je besoin pour réaliser mon activité ?
De quel aide, appui, conseil venant de N+1, aimerais-je bénéficier ?
3
Annexe 5
Critères d’appréciation de la valeur
professionnelle des agents
Remarque méthodologique : dans chacune des trois rubriques obligatoires tout comme dans
la quatrième rubrique facultative, les critères énumérés doivent prendre en compte la
spécificité du métier du fonctionnaire et les exigences du poste qu'il occupe. De ce fait,
certains critères apparaîtront non pertinents et ne seront pas retenus, de même que certains
critères peuvent être pris en compte avec plus ou moins d'importance ou d'intensité.
● Les compétences professionnelles et la technicité :
- maîtrise technique ou expertise scientifique du domaine d'activité;
- implication dans l'actualisation de ses connaissances professionnelles,
s'informer et de se former;
- connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s’y situer
- capacité à appréhender les enjeux des dossiers et des affaires traités ;
- capacité d'anticipation et d'innovation ;
- capacité d'analyse, de synthèse et de résolution des problèmes;
- qualités d'expression écrite;
- qualités d'expression orale.
volonté de
● La contribution à l'activité du service :
- sens du service public et conscience professionnelle ;
- capacité à respecter l'organisation collective du travail ;
- rigueur et efficacité (fiabilité et qualité du travail effectué, respect des délais, des normes et
des procédures, sens de l'organisation, sens de la méthode, attention portée à la qualité du
service rendu) ;
- aptitude à exercer des responsabilités particulières ou à faire face à des sujétions
spécifiques au poste occupé;
- capacité à partager l'information, à transférer les connaissances et à rendre compte ;
- dynamisme et capacité à réagir;
- sens des responsabilités ;
- capacité de travail ;
- capacité à s'investir dans des projets ;
- contribution au respect des règles d'hygiène et de sécurité.
● Les qualités personnelles et relationnelles :
- autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions;
- capacité d'adaptation ;
- capacité à travailler en équipe ;
- aptitudes relationnelles (avec le public et dans l'environnement professionnel), notamment
maîtrise de soi.
● Le cas échéant (pour les seuls fonctionnaires occupant un poste nécessitant ces
compétences), l'aptitude au management ou/et à la conduite de projets :
1
- capacité à animer une équipe ou un réseau ;
- capacité à identifier, mobiliser et valoriser les compétences individuelles et collectives ;
- capacité d'organisation et de pilotage ; aptitude à la conduite de projets ; capacité à
déléguer;
- capacité à former ;
- aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation;
- aptitude à prévenir, arbitrer et gérer les conflits ;
- aptitude à faire des propositions, à prendre des décisions et à les faire appliquer.
2