Démarche d`Achat d`un Nouvel Équipement

Démarche qualité en recherche : Améliorer la traçabilité et la capitalisation des connaissances dans les laboratoires - C NRS - Délégation Aquitaine Limousin
Démarche d’Achat d’un Nouvel Équipement
Eric BECHE1, Emmanuel GUILLOT1
1PROMES
Projet d’Intégration 06/2005-12/2005
Contacts : [email protected]
(PROcédés, Matériaux et Energie Solaire) UPR 8521CNRS, 66120 FONT-ROMEU
Tuteurs : Jean-Pierre CALISTE2, Gilbert FARGES2,UTC (Université de Technologie de Compiègne) BP 60319 - 60203 Compiègne Cedex France
Cellule Qualité du Projet : Stéphane ABANADES, Patrice CHARVIN, Nicolas BOULLET, Jean-Michel GINESTE, Aude MAES, Gabriel OLALDE
PROBLEMATIQUE et IDENTIFICATION DES CAUSES
63.9 % du personnel pensent que la démarche d’achat d’équipement (nécessité, expression et formalisation du besoin) est inadéquate :
Pas de protocole d’achat général défini. Il existe cependant des étapes établies par le CNRS.
Pas de document d’aide à l’achat d’un équipement
Peu de communication et d’échanges technologiques entre les acheteurs sur leurs expériences d’achat.
QUOI
Avoir une démarche d’acquisition d’un nouvel équipement :
de l’expression du besoin à l’achat de l’équipement
QUI
Les utilisateurs et acquéreurs de nouvel équipement
OU
laboratoire PROMES/CNRS, site d’Odeillo
QUAND
COMMENT
POURQUOI
Contexte : Application de la politique qualité au CNRS
Concurrence : Plateforme solaire d’A LMERIA (Espagne)
Besoins du " client" : Dis pos er de documents s imples
prés entant la démarche d’achat d’un équipement.
Acquisition d’un nouvel équipement
Actions
quotidiennes
"externalisées"
Démarche d’achat d’un nouvel équipement
Attentes de la partie-intéressée :
- Dis pos er d’un document d’aide à l’achat d’un nouvel
équipement au laboratoire
- Communiquer le bes oin d’équipement
- Diminuer le temps de la procédure d’acquis ition d’un
équipement
- Dis pos er d’un équipement adapté et performant
Résultats mesurés :
- Un document prés entant une
démarche chronologique pour
l’achat d’un nouvel équipement
es t dis ponible en décembre
2005
Partie-intéressée :
Le personnel
Implication du personnel
Sondage: "Démarche d’achat d’un
équipement, quelles étapes ?"
taux de participation = 37,7 %
Amélioration de la démarche d’achat
d’un nouvel équipement au laboratoire
OBJECTIF
Rédaction d’un document d’a ide
à l’a chat d’un équipement par
une cellule qualité interne
RISQUES
- 2 ème Sondage : "Utilisation du document
d’aide à l’achat ?"
Résultats mi décembre 2005
A
P
C
D
Actions
quotidiennes
Objectifs mesurables
Fin 2005 : 50 % du pers onnel du s ite
d’Odeillo utilis e le document
mi-2006 :
- 70 % du pers onnel du labo utilis e le
document
Entité : PROMES/CNRS
QUEL BILAN ?
Les points négatifs
OPTIONS
-Cellule qualité :
-6 membres
- Distribution du document d’aide à l’achat
Site Odeillo
Analyse Situation :
Forces : La cellule qualité es t cons tituée
et a le s outien de la direction
Améliorations : Utilis ation du document
par tous les s ervices et équipes des deux
s ites du laboratoire (100 pers onnes )
Satisfaction du " client" : Le matériel adéquat es t livré
dans les temps et enregis tré
- Disposer du matériel adapté
- Avoir une traçabilité de l’équipement (maintenance…)
- Supprimer les doublons d’équipements
- Posséder un inventaire et la disponibilité des équipements
- Établir un cahier des charges lors de la démarche d’achat
- Impliquer le personnel "utilisateur" dans la démarche
1 er
Politique choisie :
- Cons tituer une cellule qualité
représ entative des catégories
profes s ionnelles du laboratoire.
- I dentifier la chronologie des étapes dans
une procédure d’achat d’un nouvel
équipement.
- Analys er les ris ques et propos er des
alternatives .
- Réalis er un document d’aide mis e à la
dis pos ition.
Mission / Raison d'être
Amélioration de la démarche d’achat
d’un nouvel équipe-ment au laboratoire
Absence prolongée d’u n
ou de x volontaires
Formation par un
ou des agents
Non utilisation
du document
ALTERNATIVES
Déplacer les séances
de travail
Travail en
nombre réduit
Communiquer
avec le personnel
Décision d’u tilisation
par la hiérarchie labo
Prévoir un ou des
remplaçants
DOCUMENT VERSO D’AIDE A L’ACHAT D’UN EQUIPEMENT (envoyé au personnel)
Formation par un
professionnel
Identification imprécise des causes de la
problématique
Manque de précision dans la quantification
des objectifs
Un seul processus réalisable en fonction des
moyens disponibles
Attentisme de la direction et du personnel
Pas de décharge horaire pour les différents
acteurs de la démarche
Cellule qualité non pérenne au delà du projet
d’intégration
Relancer les agents CNRS, communiquer pour
obtenir des résultats aux sondages
Les points positifs
Accord oral de la direction
Nombre de volontaires > à la demande pour la
cellule qualité du Projet d’Intégration
Taux
de
participation
aux
sondages
supérieurs à l’objectif de participation
Identification rapide du choix du processus
de réalisation
Le déroulement de l’option choisie
conforme à la réalisation des objectifs
est
Réalisation d’un document d’aide
Apprentissage croissant des animateurs
Conclusions
Une cellule qualité (6 membres) a
travaillé sur ce projet d’intégration.
L’objectif atteint est la réalisation d’un
document d’aide à l’achat fourni au
personnel.
Perspectives
Les objectifs mesurables seront :
Fin 2005 : 50 % du personnel du site
d’Odeillo utilise le document
Mi-2006 : 70 % du personnel du labo
utilise le document d’aide à l’achat
Autre projet 2006 : Démarche qualité
concernant « Le cahier de laboratoire »