Processus de recrutement et procédure documentaire associée

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Destinataires
Direction des Ressources Humaines et des
Relations Sociales
Service National des Archives
Tous services
Contact
F. Riera/S. Coudret
Tél : 01 55 44 24 90/01 55 44 01 46
Fax :
E-mail : [email protected]
[email protected]
Date de validité
A partir du
23/03/2010
Processus de recrutement et procédure
documentaire associée
OBJET : POUR FAIRE SUITE AUX NOUVELLES EXIGENCES REGLEMENTAIRES, LA PRESENTE
NOTE A POUR FINALITE DE DEFINIR LES PRINCIPES D’ORGANISATION DU PROCESSUS DE
RECRUTEMENT, AFIN DE METTRE EN CAPACITE
LA POSTE
DISCRIMINATION LORS DES OPERATIONS DE SELECTION.
DE PROUVER LA NON-
DOCUMENTER
RIGOUREUSEMENT
CHAQUE ETAPE DU PROCESSUS PERMET, EN CAS D’AUDIT OU DE CONTENTIEUX, D’APPORTER
LES PREUVES DE NON-DISCRIMINATION QUI INCOMBENT A L’EMPLOYEUR. LA PRESENTE NOTE
DECRIT LES MODALITES DE GESTION DES DOSSIERS DE RECRUTEMENT, DE LEUR CREATION A
LEUR VERSEMENT AU
SERVICE
NATIONAL DES ARCHIVES, AFIN D’EN ASSURER LA
CONSERVATION ET LA TRAÇABILITE.
Foucauld LESTIENNE
Références : CORP-DRHRS-2010-0105 du 18 mars 2010
Domaine : RESSOURCES HUMAINES
Rubrique : Recrutement
Sous Rubrique : PR
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Sommaire
1.
Page
PROCESSUS DE RECRUTEMENT
3
1.1
2.
OBLIGATIONS LEGALES ET REGLEMENTAIRES EN MATIERE DE NONDISCRIMINATION
3
1.2
PERIMETRE
5
1.3
PRINCIPES D’ORGANISATION
5
6
PROCEDURE DOCUMENTAIRE
2.1
PRINCIPES
6
2.2
PROCEDURE ET OUTILS DE GESTION DES DOSSIERS COURANTS
7
2.3
VERSEMENT AU SERVICE NATIONAL DES ARCHIVES
8
2.4
ELIMINATION DES DOSSIERS NON VERSES AU SERVICE NATIONAL DES
ARCHIVES
11
ANNEXES (hors pagination)
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1. PROCESSUS DE RECRUTEMENT
1.1 OBLIGATIONS LEGALES ET REGLEMENTAIRES EN MATIERE DE NONDISCRIMINATION
1.1.1 Définition légale de la discrimination
Une discrimination est une inégalité de traitement fondée sur un critère
prohibé par la loi, dans un domaine visé par la loi.
L’Article L1132-1 du Code du Travail, modifié par LOI n°2008-496 du 27 mai
2008 - art. 6 précise :
"Aucune personne ne peut être écartée d'une procédure de recrutement ou
de l'accès à un stage ou à une période de formation en entreprise, aucun
salarié ne peut être sanctionné, licencié ou faire l'objet d'une mesure
discriminatoire, directe ou indirecte, telle que définie à l'article 1er de la loi
n° 2008-496 du 27 mai 2008 portant diverses dispositions d'adaptation au
droit communautaire dans le domaine de la lutte contre les discriminations,
notamment en matière de rémunération, au sens de l'article L. 3221-3, de
mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de
reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion
professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat en raison de
son origine, de son sexe, de ses moeurs, de son orientation sexuelle, de son
âge, de sa situation de famille ou de sa grossesse, de ses caractéristiques
génétiques, de son appartenance ou de sa non-appartenance, vraie ou
supposée, à une ethnie, une nation ou une race, de ses opinions politiques,
de ses activités syndicales ou mutualistes, de ses convictions religieuses, de
son apparence physique, de son nom de famille ou en raison de son état de
santé ou de son handicap."
• 18 critères de discrimination sont donc prohibés par la loi.
• La discrimination est directe lorsqu’elle est délibérée et que la différence
de traitement se fonde sur un critère prohibé par la loi.
Par exemple, une offre d’emploi qui précise que les femmes ne peuvent
postuler est une discrimination directe.
• La discrimination est indirecte lorsqu’une disposition, un critère, une
pratique apparemment neutre, est susceptible d’avoir le même impact qu’une
discrimination directe et d’entraîner un effet défavorable pour une personne
ou un groupe de personnes en raison d’un critère prohibé par la loi.
Les dispositions de lutte contre la discrimination s'appliquent pendant toute
la durée du contrat de travail, depuis le recrutement jusqu'à la cessation de
la relation professionnelle.
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1.1.2 Nouvelles exigences réglementaires
Le délai de prescription en matière de discrimination est de 5 ans (loi n° 2008561 du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription en matière civile, nouvel
article L. 1134-5 du code du travail).
Le délai court à compter de la révélation de la discrimination, c'est-à-dire à
compter du moment où la personne qui s'estime victime de discrimination
dispose de tous les éléments de comparaison lui permettant de mettre en
évidence la discrimination.
En cas de contentieux la preuve incombe dorénavant à l’entreprise et non au
plaignant.
1.1.3 Les sanctions encourues
La pratique de discrimination (code pénal article 225-1) commise à l'égard d'une
personne physique (ou morale) est punie, pour les personnes physiques, de 3
ans d'emprisonnement et de 45 000 € d'amende dès lors qu'elle consiste à
refuser d'embaucher, licencier ou sanctionner une personne ou encore à
subordonner une offre d'emploi, une demande de stage ou une période de
formation en entreprise à une condition fondée sur un élément discriminatoire.
Les personnes morales, comme les entreprises, peuvent également être
déclarées pénalement responsables.
Elles encourent :
- une amende (le montant maximal est égal au quintuple de celui applicable pour
les personnes physiques pour la même infraction, à savoir 225 000 €) ;
- l'interdiction d'exercer directement ou indirectement l'activité dans l'exercice
ou à l'occasion de l'exercice pendant lequel l'infraction à été commise, à titre
définitif ou pour une durée de 5 ans au plus ;
- le placement pour une durée de 5 ans au plus, sous surveillance judiciaire ;
- la fermeture définitive ou pour une durée de 5 ans au plus des établissements
ou de l'un ou de plusieurs des établissements de l'entreprise ayant servi à
commettre les faits incriminés ;
- l'exclusion des marchés publics à titre définitif ou pour une durée de 5 ans au
plus ;
- l'affichage de la décision prononcée ou la diffusion de celle-ci soit par la presse
écrite, soit par tout moyen de communication au public par voie électronique.
L'acte de recrutement est l’un des plus exposés aux risques de discrimination. Le
responsable d’une discrimination s’expose personnellement à une condamnation
pénale et expose La Poste, personne morale, à des sanctions civiles et pénales,
portant également préjudice à son image.
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1.2 PERIMETRE
Le périmètre du processus de recrutement concerne deux activités :
- la gestion des candidatures spontanées : de leur réception à la réponse
qui leur est faite ;
- les opérations de sélection menées dans le cadre d’une offre d’emploi : de
la rédaction de la fiche de poste au choix définitif du candidat.
A ce processus s’adosse une procédure documentaire complète,
l’établissement des documents à leur archivage ou leur élimination.
de
1.3 PRINCIPES D’ORGANISATION
Tout manager lançant une procédure de recrutement doit en demander
l’enregistrement en s’adressant à son expert recrutement identifié.
L’expert recrutement est responsable de la constitution et du contrôle de
l’exhaustivité du dossier de sélection, dont il assure la centralisation des pièces
obligatoires.
Les experts recrutement sont identifiés par les Métiers et Directions d’activité. En
cas de départ d’un expert recrutement, il appartient aux Métiers et Directions
d’activité de désigner un nouvel expert recrutement.
A l’issue de la procédure de sélection, l’embauche du candidat retenu ne peut
être effective qu’après vérification par les services RH en charge de celle-ci, que
l’offre d’emploi a été enregistrée et le recrutement documenté conformément
aux dispositions de la présente note.
En cas de réorganisation des services, la continuité dans la fonction d’expert
recrutement doit être organisée afin d’assurer la prise en charge des dossiers
courants comme de ceux clôturés et non encore versés au Service national des
archives.
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2. PROCEDURE DOCUMENTAIRE
2.1 PRINCIPES
2.1.1 Les trois principes nécessaires à la traçabilité des actions de sélection
L’enregistrement unique et la publication de toutes les offres d’emploi1.
Toutes les offres d’emploi doivent être impérativement envoyées aux
experts du recrutement pour publication et enregistrement.
La centralisation systématique des documents relatifs à la sélection :
Toutes les candidatures reçues dans le cadre d’une offre ou d’une
candidature spontanée doivent être envoyées aux experts du
recrutement pour enregistrement, rédaction et envoi des réponses.
Au plus tard à la fin d’une procédure de sélection, les documents
mentionnés dans le tableau de gestion (annexe 4), doivent
impérativement être transmis aux experts du recrutement pour
constitution de dossiers complets.
La constitution et l’archivage des dossiers de sélection doivent respecter
la procédure documentaire.
2.1.2 Les acteurs
- Les managers sont responsables de la décision de recrutement et donc de la
bonne tenue des pièces établies pendant les phases de sélection, et de leur
transmission aux experts recrutement, à l’issue de toute opération de sélection.
- Les experts recrutement identifiés par les Métiers et Directions d’activité
sont responsables de la gestion centralisée des dossiers de sélection et du
versement de ces dossiers de sélection au Service national des archives.
- Le support RH accompagne si besoin le manager dans les différentes étapes
du processus de recrutement.
1
En attendant le déploiement de l’application e-recrutement qui permettra d’effectuer cet
enregistrement national, l’enregistrement est assuré par les experts recrutement avec
leurs outils actuels.
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- Le Service national des archives est responsable de la prise en charge des
documents à l’issue de leur durée d’utilité courante, de leur conservation et de
leur communication pendant leur durée d’utilité administrative, puis de leur
élimination.
Le processus et ses acteurs sont modélisés dans l’annexe 1.
2.2 PROCEDURE ET OUTILS DE GESTION DES DOSSIERS COURANTS
2.2.1 Les candidatures spontanées
Toutes les candidatures spontanées (CV et lettre de motivation) reçues sont
transmises à l’expert recrutement identifié dans le Métier ou Direction d’Activité.
A réception des candidatures spontanées, l’expert recrutement procède à leur
enregistrement et à leur classement dans le vivier («CVthèque»). Il rédige une
lettre de réponse au candidat, précisant la suite donnée à la candidature et
orientant le candidat vers les pages emplois du site institutionnel de recrutement
« laposterecrute.fr ».
2.2.2 Les dossiers de sélection
Ouverture du dossier de sélection
A réception de l’offre d’emploi transmise par le manager ou son support RH,
l’expert recrutement ouvre un dossier de sélection. Il peut utiliser la maquette de
dossier proposée en annexe 3.
Centralisation des documents par les experts recrutement
Toutes les pièces originales relatives aux différentes phases de sélection, qui
seraient détenues par les managers, doivent être transmises à l’expert
recrutement identifié, au plus tard à l’issue de la procédure de sélection.
Points de contrôle
A l’issue des opérations de sélection, l’expert recrutement vérifie que toutes les
pièces obligatoires sont classées dans le dossier de sélection. Si besoin, il
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réclame les pièces manquantes au manager. A réception de celles-ci, il clôture
l’opération de sélection dans le système d’enregistrement.
Avant de procéder à l’embauche du candidat retenu, les services support RH
s’assurent auprès de l’expert recrutement que l’opération de sélection est
clôturée.
Classement des documents et conservation par l’expert recrutement,
puis par le Service national des archives.
Les documents sont classés selon le plan de classement figurant en annexe 2.
Conformément au § I.1., la durée de conservation de ces documents est de cinq
ans à compter de la date de la dernière réponse de La Poste aux candidats.
Les documents sont conservés :
- un an par l’expert recrutement
- puis quatre ans par le Service national des archives
Le tableau de gestion, en annexe 4, liste les pièces composant les dossiers, leur
durée de conservation et leur sort final.
2.3 VERSEMENT AU SERVICE NATIONAL DES ARCHIVES
2.3.1 Périmètre
Les dossiers à verser concernent les dossiers des opérations de sélection closes
l’année précédente.
Tous les dossiers de sélection tenus par les experts recrutement à compter de
2008 seront versés. Les dossiers antérieurs à 2008 ne seront pas versés.
2.3.2 Calendrier des opérations de versement
Chaque année, la campagne d’archivage s’effectue, en un versement unique,
dans le courant du deuxième semestre. Elle concerne tous les dossiers clôturés
durant l’année n - 1.
Ainsi, entre juillet et décembre 2010, les experts recrutement verseront les
dossiers de sélection clôturés entre le 1er janvier et le 31 décembre 2009.
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Exemples : le dossier d’une opération de sélection clôturée le 12 février 2009
sera versé entre juillet et décembre 2010. Il en sera de même pour le dossier
d’une opération de sélection clôturée le 23 décembre 2009. En revanche le
dossier d’une opération de sélection clôturée le 3 janvier 2010 ne sera versé
qu’au deuxième semestre 2011.
2.3.3 Procédure de versement
2.3.3.1
Lancement de la campagne
Avant tout démarrage des opérations, l’expert recrutement contactera son
responsable archives référent pour fixer un premier rendez-vous de lancement :
- pour les entités territoriales : Agence territoriale archives (voir les coordonnées
sur le site Intranet du Service national des archives :
(http://www.archives.log.intra.laposte.fr/nous_connaitre/les_ata.htm#carte_AT
A),
- pour les entités nationales, contacter le SNA Siège :
(mailto:[email protected]?subject=Versement
recrutement).
de
dossiers
de
Cette entrevue permettra au responsable archives :
- d’expliquer la méthodologie et programmer le versement
- de transmettre les outils à utiliser et expliquer comment les compléter
- d’attribuer un ou des numéros de versement au service
2.3.3.2 Classement des documents
Les documents à verser devront être au préalable classés, conformément au
plan de classement en annexe 2.
Pour les documents trop volumineux pour être imprimés, en particulier la totalité
des candidatures reçues suite à la publication d’une offre, il est possible
d’envisager un archivage électronique au cas par cas. Consultez votre
responsable archives.
Attention : le SNA ne prend pas en charge des archives non classées.
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2.3.3.3 Conditionnement, référencement et description des documents
a) Commande, montage, remplissage et numérotation des cartons
Le schéma de montage des cartons et le mode opératoire sont explicités en
annexe 5.
Les numéros de versement sont transmis au service versant par le responsable
archives référent.
b) Description des documents
La méthode sera expliquée au service par le responsable archives référent lors
de la visite de lancement.
- Inventaire détaillé :
Afin que chaque dossier de sélection soit référencé et puisse être retrouvé et
communiqué par la suite, le service en charge du versement effectuera une
extraction Excel de son système de suivi, fournissant pour chaque dossier les
informations suivantes :
Nom du
candidat
Prénom du
candidat
Intitulé du poste
à pourvoir
Date
d’ouverture de
la sélection
(mois-année)
Numéro de
carton
Au fur et à mesure du remplissage des cartons, chaque dossier est pointé, et le
numéro du carton dans lequel le dossier est rangé, reporté dans l’inventaire.
- Bordereau de versement :
Le service renseigne enfin un bordereau de versement, dont la maquette lui est
transmise par son responsable archives référent. Sur ce document sont indiqués
notamment le nom du service versant, la date de versement et une description
synthétique du contenu du versement.
En cas de difficulté en cours de réalisation, le service en charge du versement
demande conseil au responsable archives.
2.3.3.4 Prise en charge du (ou des) versement(s)
Lorsque le versement est prêt, le service transmet les outis de recherche à son
responsable archives référent, qui en contrôle le caractère compréhensible et la
fiabilité.
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Le responsable archives programme avec le service la date d’enlèvement des
cartons, puis organise l’enlèvement.
2.3.3.5 Conservation, communication, élimination
Le Service national des archives assure la gestion des documents jusqu’à la fin
de leur durée réglementaire de conservation. Il répond aux demandes de
communication formulées par les services. Il fait procéder à l’élimination des
documents à l’issue de l’année n + 5.
2.4 ELIMINATION DES DOSSIERS NON VERSES AU SERVICE NATIONAL DES ARCHIVES
2.4.1 Périmètre
Les dossiers de sélection antérieurs à 2008 ne seront pas versés au Service
national des archives ; ils devront être éliminés par les experts recrutement en
fonction du calendrier des opérations.
Les candidatures spontanées clôturées 2 ans plus tôt et non intégrées à un
dossier de sélection sont à éliminer également.
2.4.2 Calendrier des opérations
Les experts recrutement procéderont chaque année à l’élimination des dossiers
des opérations de sélection closes depuis cinq années révolues. Ainsi, les
dossiers clôturés en 2004 seront éliminés début 2010, ceux clôturés en 2005
début 2011, etc., jusqu’en 2013.
Cette opération concernera aussi les candidatures spontanées reçues il y a deux
ans. Ainsi, les candidatures spontanées reçues en 2009 seront éliminées fin
2010, celles reçues en 2010 seront éliminées fin 2011, etc.
2.4.3 Procédure à suivre
2.4.3.1 Rédaction du bordereau d’élimination
Sur le modèle de bordereau d’élimination, téléchargeable sur le site intranet du
SNA (http://www.archives.log.intra.laposte.fr/agir/eliminer.htm), les dossiers à
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éliminer sont décrits succinctement par l’expert recrutement. Le bordereau
d’élimination est ensuite transmis au responsable archives référent du SNA pour
visa.
2.4.3.2 Destruction des dossiers
Après obtention du visa, l’expert recrutement est autorisé à commander la
prestation de destruction des dossiers au service compétent de sa direction.
Compte tenu du caractère personnel des informations contenues dans les
dossiers, la procédure de destruction doit respecter des règles de confidentialité.
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ANNEXE 1 : PROCESSUS DE RECRUTEMENT
Gestion des candidatures spontanées
Experts du recrutement
Support RH
Managers
SNA
Réception de candidatures spontanées
Collection
des
candidatures
spontanées
(vivier)
Lettres d’
information
envoyée aux
candidats
Enregistrement des CV
Envoi de toutes les candidatures reçues
Classement de tous les CV
(même ceux ayant reçu une
réponse d’attente)
Réponses aux candidats
Rédaction du bordereau d’élimination, à la fin de l’année n,
pour les candidatures reçues durant l’année n - 1
Destruction des candidatures clôturées durant l’année n - 1
Réception et
contrôle du
bordereau
d’élimination
Octroi du visa
d’élimination
Gestion des opérations de sélection
Etape 1 : Rédaction et diffusion de l’offre
Support RH
Managers
Rédaction d’une fiche de poste
Collection
de bons de
commande
Réception des documents
Envoi de la fiche de poste avec
ou sans bon de commande
Ouverture du dossier pour la session de recrutement
Offre
d’emploi
Publication et enregistrement de
l’offre d’emploi
SNA
Etape 2 : Phases de présélection
Support RH
Managers
Réception des candidatures
Vivier
Candida
-tures
Enregistrement des CV par rapport à
l’offre
Grille
d’entretien
téléphonique
Grille
d’analyse
comparative
Lettre
de rejet
Liste des
candidats
convoqués ou
convocations
individuelles
Rédaction de la grille d’analyse des CV et sélection des CV
(avec ou sans entretien téléphonique complémentaire)
Réponse aux candidats non
présélectionnés
Convocation des candidats à la phase de sélection
Transmission
SNA
Etape 3 : Phases de sélection
Copies
Grilles
d’évaluation
Résultats des
tests ou des
questionnaires
Support RH
Managers
SNA
SELECTION
-
Examen écrit éventuel
Examen oral éventuel
Questionnaire de personnalité éventuel
…
Lettres de
rejet
Grille
d’entretien
ENTRETIENS
Classement des archives et rédaction du bordereau de versement selon les modalités décrites
dans la note
Réception et
validation du
bordereau de
versement
Organisation de la
prise en charge des
archives par le
prestataire de
stockage
ANNEXE 2 : PLAN DE CLASSEMENT
Candidatures spontanées (classement par année, puis dans l’ordre alphabétique des
noms, ou par ordre chronologique d’arrivée)
- CV
- Lettre de motivation
Dossiers de sélection (classement chronologique, puis par type de poste à pourvoir ou
par zone géographique ou par NOD)
- Offre d’emploi
- Grille d’analyse des CV
- Liste des candidats présélectionnés par un prestataire externe
- Liste des candidats convoqués ou copies des convocations
- Liste des candidats absents et présents
- Liste des candidats retenus
Dossiers par candidat (classement par ordre alphabétique)
- CV et lettre de motivation
- Grille d’entretien téléphonique
- Lettre de rejet
- Copies d’examen
- Grilles d’entretien
- Questionnaire de personnalité
- Promesse d’embauche et avis de réception
Bons de commande (classement chronologique)
ANNEXE 3 : MAQUETTE DU DOSSIER
Première de couverture :
DOSSIER DE SELECTION
Numéro d’enregistrement de l’offre d’emploi :
Poste à pourvoir :
Date d’ouverture de l’opération de sélection :
Service recruteur :
Deuxième de couverture :
LISTE DE CONTROLE
Cocher les cases au fur et à mesure de l’insertion des pièces dans le dossier. Réclamer les
pièces manquantes au plus tard à la clôture de l’opération de sélection.
Offre d’emploi

Grille d’analyse des CV

Liste des candidats présélectionnés par un prestataire externe

Liste des candidats convoqués ou copies des convocations

Liste des candidats absents et présents

Liste des candidats retenus

Dossiers des candidats :
- M……

- M……

ANNEXE 4 : TABLEAU DE GESTION DES DOCUMENTS
Processus de recrutement
DUA
CODIFICATION
TYPE DE DOSSIER
DUI
SNA
DUC
Experts
recrutement
Traitement
ultérieur
COMMENTAIRES
D
Loi n° 78-17 modifiée, relative à l’informatique, aux
fichiers et aux libertés, article 6-5° et délibération n° 02017 du 21 mars 2002 portant adoption d’une
recommandation relative à la collecte et au traitement
d’informations
nominatives
lors
d’opérations
de
recrutement.
2 ans
1. Gestion des candidatures spontanées
à compter de la réception
de la candidature
2 ans
/
CV
Classés par ordre d’arrivée, ils alimentent le vivier.
Lettre de motivation
Le cas échéant, elle accompagne le CV.
Lettre d’information envoyée au candidat
L’expert recrutement doit conserver la trace de l’envoi et
sa date.
5 ans
2. Gestion des opérations de sélection
à compter de la date de la
notification du résultat
1 ans
D
Articles L. 1134-1 et L. 1134-5 du code du travail.
4 ans
2.1. Pièces collectives de sélection
1
Offre d’emploi
Annonce rédigée en fonction de l’expression des besoins
du recruteur. Elle peut prendre la forme d’une fiche de
poste.
Grille d’analyse comparative des curriculum vitae1
Les noms et les fonctions de toutes les personnes ayant
participé à l’analyse des CV doivent obligatoirement
figurer sur le document.
Cette grille permet de comparer les différents CV reçus,
afin de convoquer en entretien, les personnes répondant
le mieux aux critères de la présélection.
Voir la fiche n° 3 du « Guide du recrutement ».
DUA : Durée d’utilité administrative ; DUC : Durée d’utilité courante ; DUI : Durée d’utilité intermédiaire
C : conservation ; T : conservation avec tri préalable ; D : destruction
DUA
CODIFICATION
TYPE DE DOSSIER
DUC
Experts
recrutement
Liste des candidats présélectionnés
Liste des candidats
convocations écrites
convoqués
DUI
SNA
Traitement
ultérieur
COMMENTAIRES
En cas de présélection effectuée par un prestataire
externe.
ou
copies
des
Liste des candidats présents et absents
En l’absence de liste, la mention de l’absence du candidat
est portée sur sa convocation.
Liste des candidats retenus
En l’absence de liste, les convocations des candidats
retenus et non retenus sont annotées en conséquence.
2.1.1 Dossiers de candidat
Curriculum vitae
Ces CV peuvent ne pas être accompagnés de pièces
d’évaluation individuelle, dans le cas où le candidat a reçu
une réponse négative après l’étape de présélection.
Lettre de motivation
Le cas échéant, elle accompagne le CV.
Lettre de rejet
Le cas échéant.
Pièces d’évaluation individuelle
Uniquement pour les candidats ayant participé à des
épreuves de sélection.
- Grille d’entretien téléphonique
Le cas échéant.
- Copies d’examen
Si elles existent.
- Questionnaire de personnalité
Le cas échéant.
- Grilles d’entretien
Le candidat peut être convoqués à un ou plusieurs
entretiens, menés par un jury ou un manager ou un
expert du recrutement. A chaque entretien, une grille doit
être rédigée. Les noms et les fonctions de toutes les
personnes
ayant
participé
à
l’entretien
doivent
obligatoirement figurer sur le document.
DUA
CODIFICATION
TYPE DE DOSSIER
DUC
Experts
recrutement
DUI
SNA
Traitement
ultérieur
Promesse d’embauche et avis de réception
3. Relations avec les commanditaires
Bon de commande
COMMENTAIRES
Le cas échéant, la promesse d’embauche est envoyée au
candidat en lettre recommandée avec avis de réception.
Cette lettre précise le délai dont dispose le candidat pour
répondre. Sans réponse de sa part une fois le délai
écoulé, la proposition est automatiquement annulée.
2 ans
/
D
Expression des besoins des services commanditaires d’un
processus de sélection. Le cas échéant, le bon de
commande est adressé par le service recruteur au service
en charge du recrutement.
ANNEXE 5 : COMMANDE, MONTAGE,
REMPLISSAGE ET NUMEROTATION DES CARTONS
Commander les cartons
Les cartons de type « Dimab » sont à commander à la DAPO (code produit 505604 pour les lots
de 100 cartons, 505666 pour les lots de 10).
Préparer les cartons
A - MONTAGE DU CORPS
Le dessous du carton est d'abord monté en pliant successivement le rabat n°1, les deux rabats n°2
et le rabat n°3 dont l'extrémité est glissée à l'intérieur du carton (croquis A).
B - FIN DE MONTAGE DU CORPS
Les petits rabats n°4 et les grands rabats n°5 sont successivement repliés à l'intérieur, les extrémités
des rabats reposant au fond du carton afin d'en consolider la base (croquis B).
C - MONTAGE DU COUVERCLE
Les marques des pliures sont plus nettes d'un côté que de l'autre : tourner face à soi ce côté net.
Plier successivement un grand côté n°6 en plaçant par-dessous les languettes des coins, puis un
petit côté n°7 et ainsi de suite.
IIIN
N
R
U
R
NTTTEEER
RIIIEEEU
UR
R
Ranger les documents dans les cartons
Les dossiers sont rangés à plat dans le carton et non debout.
Attention à ne pas surcharger les cartons, de manière à ce que le couvercle puisse être
enfoncé complètement.
Numéroter les cartons
Sur chaque carton sont reportés, outre le numéro du carton, le code client et le numéro
de versement.
Numéro de
versement
(donné par le
responsable
archives)
Code client : toujours 2237
2237
2009
620
1
Numéro de carton
(de 1 à n ; recommencer à
1 pour chaque versement)