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Guide d’achat Choisir la solution de gestion des transactions digitales adaptée à votre entreprise Signature électronique : une composante essentielle du processus global de gestion des transactions numériques Guide D’achat : Choisir la solution de gestion des transactions digitales adaptée à votre entreprise Présentation La fidélisation des clients est un enjeu plus complexe que jamais, dans la mesure où ces derniers exigent un accès instantané à l’information et la réponse immédiate à leurs besoins et exigences en constante évolution. L’instauration d’une expérience numérique de haute qualité fait de plus en plus partie des attentes de la clientèle à l’égard des entreprises. Sans oublier qu’il suffit maintenant de pianoter quelques instants sur son téléphone portable pour changer de fournisseur. Dans ce contexte, l’amélioration des interactions et expériences client se situe en tête des priorités pour bon nombre d’entreprises. Ces dernières sont contraintes de générer toujours plus vite des résultats, et cela passe par l’élimination des processus papier chronophages au profit d’une dématérialisation complète. Les solutions de gestion des transactions numériques sont apparues comme la technologie idéale pour les entreprises souhaitant dématérialiser leurs processus de bout en bout. Selon un rapport publié récemment par Aragon Research, environ 70 % des grandes entreprises mettront en œuvre ou finaliseront un projet de gestion des transactions numériques d’ici à fin 2016. Les solutions de gestion des transactions numériques sont conçues pour exécuter et gérer de manière sécurisée un vaste éventail de processus à haute densité d’informations faisant intervenir des personnes, des documents et des données, dans l’optique de garantir des transactions accélérées, simplifiées, plus rigoureuses, plus sûres et plus facilement vérifiables que les processus papier manuels. Elles permettent en outre aux entreprises d’interagir avec leurs clients, prospects, partenaires et fournisseurs sur n’importe quel terminal, à tout moment et en tout lieu. Pour réussir le déploiement d’une solution de gestion des transactions numériques, il faut pouvoir compter sur la sécurité et la fiabilité des signatures électroniques et avoir la capacité d’orchestrer le workflow électronique associé à l’échange de signatures… mais ce n’est pas tout. Il est également indispensable d’être en mesure de rationaliser l’ensemble du processus métier et de créer, compiler et diffuser des données et des documents électroniques à destination et à partir d’applications clés, de référentiels et de coffres-forts numériques. L’exploitation de fonctions de Process Intelligence et la visibilité sont par ailleurs nécessaires pour garantir la conformité, réduire les risques et gagner en efficacité, tandis que l’intégration des données accélère et fluidifie vos transactions. Une fois que l’entreprise a décidé de lancer son projet de gestion des transactions numériques, elle doit mener une étude de marché minutieuse pour avoir la certitude de choisir le produit qui convient. Ce guide d’achat a pour but d’aider les entreprises à se repérer au milieu des exigences techniques et commerciales, afin qu’elles puissent acheter et déployer la solution adaptée. Pour orienter votre analyse en matière de gestion des transactions numériques, nous vous présentons en détail huit fonctionnalités primordiales, accompagnées d’une liste d’évaluation type qui facilitera votre choix 1. Numérisation dès l’origine Les données sont numérisées dès l’origine afin d’éviter la manipulation de documents papier et d’éliminer toute saisie manuelle. 2. Dématérialisation intégrale du processus, étape de signature incluse L’intégration d’un workflow automatisé rationalise l’ensemble de votre processus métier numérique, y compris l’échange des signatures. 3. Exploitation de fonctions d’intégration des données Des fonctions d’intégration des données sont mises au service de vos transactions numériques, qui sont ainsi accélérées, rationalisées, validées et enrichies. *Source: Lee Resource Inc **Source: Forrester’s The State of Customer Experience, 2010 4. Gestion des documents à destination et à partir des applications et processus clés La solution gère la création, la compilation et la diffusion des documents à destination et à partir des applications et processus clés. 5. Sécurité et fiabilité des signatures électroniques Les signatures électroniques sont sécurisées, fiables et conformes aux exigences réglementaires internationales. 6. Modes d’interaction client flexibles et multicanaux en boucle fermée Vous pouvez interagir en souplesse avec vos clients par le biais d’une multitude de canaux, à tout moment et en tout lieu. 7. Intégration dans les référentiels de contenu d’entreprise La solution s’intègre dans les référentiels de contenu d’entreprise et les coffres-forts numériques sécurisés. 8. Process Intelligence et visibilité Les fonctions de Process Intelligence incluses et la visibilité offerte garantissent la conformité, réduisent les risques et améliorent l’efficacité opérationnelle. Dématérialisation sur le point d’origine Pour nombre d’entreprises, la réception initiale d’un document correspond également à la première étape d’un processus ou d’une transaction. Aujourd’hui, les entreprises reçoivent des données provenant de sources toujours plus nombreuses, dans des formats et sur des supports qui ne cessent de se diversifier. Dans tous les cas, les données capturées à partir d’un terminal mobile, d’un scanner ou d’une imprimante multifonction, d’un portail Web, d’un fax ou d’un e-mail doivent être numérisées. Que vos informations se présentent au format électronique ou papier, qu’elles soient stockées au siège de votre entreprise, dispersées dans vos bureaux ou réparties dans le monde entier, leur capture et leur conversion sous une forme numérique fiable et exploitable assurent la cohérence des processus de capture, d’indexation et de validation des données clés de l’entreprise. Par ailleurs, les fonctions automatiques de classification, de séparation, d’extraction de contenu et de validation des informations, qu’elles soient structurées ou non, améliorent la conformité et le respect des processus réglementaires, réduisent sensiblement les coûts de récupération et accélèrent l’exécution de vos processus en aval. Il convient d’analyser l’aptitude de l’éditeur à numériser vos données dès l’origine, en vous attardant notamment sur les points suivants : }} Possibilité de capturer votre contenu directement au point de réception de tous les documents transactionnels, que l’on travaille au siège de l’entreprise, dans une succursale ou à domicile. }} Production de données exploitables, directement intégrables dans vos systèmes et processus métier essentiels, ainsi que dans vos archives. }} Exploitation d’un seul ensemble de règles métier, d’autorisations et de paramètres de tâches et de sécurité, indépendamment du format, de la source, de la langue et de l’emplacement. Dématérialisation intégrale du processus, étape de signature incluse Les solutions de signature électronique autonomes gèrent le workflow associé à l’échange des signatures, mais elles sont cantonnées à quelques étapes spécifiques du processus de signature. En réalité, l’échange de signatures ne constitue qu’un sous-ensemble du processus métier global sur lequel repose le succès de la transaction. Pour générer la valeur totale escomptée, une solution de gestion des transactions numériques doit rationaliser le processus métier de bout en bout. Une solution de gestion des transactions numériques intégrant un workflow automatisé qui dématérialise l’ensemble de votre processus permet d’accroître les performances des processus métier quotidiens, dynamiques et collaboratifs, pour optimiser l’efficacité, réduire la latence des processus, rationaliser le traitement des documents et améliorer l’expérience client. Pour vous assurer que la solution de gestion des transactions numériques rationalise votre processus métier numérique dans sa globalité, vérifiez qu’elle : }} offre des fonctionnalités de capture multicanale, de BPM et de DCM, ainsi que des fonctions mobiles et d’analyse ; }} s’intègre facilement dans tous les systèmes d’implication et d’enregistrement, et instaure un lien essentiel entre les deux, tout en limitant les modifications à apporter aux systèmes hérités ; }} étend les fonctionnalités de capture numérique à l’ensemble des terminaux mobiles afin de renforcer la collaboration. Exploitation de fonctions d’intégration de données L’intégration des données consiste à automatiser les interactions humaines avec les sites Web, les portails en ligne et les services d’information dans le Cloud afin de rationaliser vos interactions client, d’obtenir de précieuses indications sur votre clientèle et d’améliorer ainsi son expérience. Grâce à la connexion des systèmes d’enregistrement et des systèmes d’implication, les employés sont plus vite informés et gagnent ainsi en agilité dans leur prise de décision. En dématérialisation ces interactions humaines, l’intégration des données concrétise vos objectifs de gestion numérique des transactions. En outre, l’extraction automatique du contenu (quelle que soit la source) et sa transformation en données pertinentes, favorisant une compréhension approfondie du client, vous donnent les moyens de répondre rapidement et efficacement à vos clients au lieu d’exécuter une simple transaction. Lors de l’analyse des fonctions d’intégration des données de votre solution de gestion des transactions numériques, étudiez attentivement les aspects suivants : }} Simplicité de création et de publication des intégrations sous forme d’applications Web permettant aux utilisateurs d’explorer et d’exploiter les données. }} Intégration de contenu dans les systèmes et processus métier, bases de données, entrepôts de données et outils d’analyse décisionnelle. }} Acquisition, optimisation et diffusion d’importants volumes de données sur une plateforme d’entreprise sécurisée. Gestion des documents à destination et à partir des applications et processus clés D’après Forrester1, à mesure que l’expérience client devient une composante majeure de leur stratégie concurrentielle, les entreprises se trouvent dans l’obligation d’assurer la cohérence et la continuité de cette expérience sur tous les canaux et à chaque étape du cycle de vie du client. Relevés interactifs ou à des fins de paiement mobile et création de contenu mobile : autant d’exemples qui viennent étayer la prise en charge universelle des canaux. L’instauration d’une communication numérique avec la clientèle tout au long du processus métier permet un contrôle renforcé, une qualité supérieure et une meilleure conformité, tout en contribuant à accroître la satisfaction des clients et à les fidéliser davantage. Pour profiter d’un transfert de documents rationalisé et uniforme, vérifiez la présence des fonctionnalités suivantes : }} Création, compilation et diffusion en temps réel de l’ensemble de vos communications, formulaires et documents client. }} Production automatique de documents, déclenchée par l’intermédiaire d’applications. }} Génération dorsale de documents permettant une intégration facile dans vos applications et processus existants. }} Exploitation multicanale active et passive avec prise en charge de diverses options de sortie en fonction du format souhaité par le destinataire (courrier, fax, e-mail, SMS, portail en ligne, etc.). Sécurité et fiabilité des signatures électroniques L’automatisation et la dématérialisation des transactions à forte valeur ajoutée exigent d’avoir la certitude qu’un document comportant une signature électronique n’a pas été falsifié après avoir été signé. Par conséquent, il ne suffit pas d’obtenir un document numérique signé électroniquement. Il est essentiel que le processus, avec l’aide de la technologie, authentifie le signataire et sécurise le contenu pour interdire toute falsification et rétractation ultérieure, donnant ainsi lieu à une transaction juridiquement contraignante ayant force exécutoire. En outre, les signatures numériques doivent être apposées systématiquement, sur chaque document et sur l’enveloppe ou le dossier global de signature. De la même façon, une piste d’audit doit être consultable dans le document pour permettre de vérifier et de prouver qu’une transaction juridiquement contraignante a eu lieu. Afin de garantir la fiabilité maximale des signatures électroniques, votre solution doit : }} vous permettre d’intégrer des fonctions de signature électronique à n’importe quel processus ou application métier et d’exécuter des transactions en tout lieu ; }} donner aux clients la possibilité d’apposer leur signature électroniquement dans de nombreux environnements et dans le cadre de différentes opérations, comme les processus faisant appel à un représentant d’entreprise et les transactions en libre-service ; }} prendre en charge tous les types de signatures électroniques, y compris la signature par simple clic (par exemple, en cliquant sur « J’accepte »), les signatures électroniques manuscrites et l’option de capture d’une photo dans le champ de signature ; }} capturer les données biométriques propres à une signature lorsque le processus ou le cadre législatif l’exige ; }} fournir une piste d’audit consultable dans le document, avec la possibilité de vérifier l’intégrité du document à l’aide d’un lecteur PDF standard. 1 Rapport Forrester : Ten Trends Will Reshape Customer Communications Management (Les dix tendances qui vont redéfinir la gestion des communications client). 19 mars 2015 Modes d’interaction client flexibles et multicanaux en boucle fermée Toute solution offrant une véritable gestion numérique des transactions doit permettre d’aller à la rencontre des clients, où qu’ils se trouvent et selon les modalités de leur choix. Vos clients souhaitent-ils dialoguer avec vous sur un site Web, sur leur terminal mobile, par e-mail, par SMS, par fax ou par téléphone ? Préfèrent-ils se rendre dans vos bureaux, rester confortablement installés chez eux ou garder leur mobilité lorsqu’il s’agit de conclure une transaction ? Votre solution de gestion des transactions numériques doit offrir à vos clients un moyen pratique d’entrer en contact avec votre entreprise, selon des conditions adaptées à leur vie quotidienne… c’est-à-dire à tout moment et en tout lieu. Et lorsqu’ils ont besoin d’une réponse, les interactions en boucle fermée doivent être menées rapidement afin d’accroître la satisfaction des clients et de réduire les temps de latence. Les fonctions d’interaction multicanale avec la clientèle doivent prévoir : }} l’exploitation multicanale et bidirectionnelle active et passive des modes de communication numérique avec prise en charge de diverses options d’entrée et de sortie en fonction du format souhaité par le destinataire (courrier, fax, e-mail, SMS, portail en ligne, etc.) ; }} la prise en charge matérielle permettant à vos clients de signer électroniquement des documents à partir de l’appareil de leur choix, y compris d’un smartphone, d’une tablette et d’une tablette de signature. Intégration dans les référentiels de contenu d’entreprise Le processus de dématérialisation de vos transactions papier et manuelles doit également prévoir le stockage de vos dossiers numériques. Dans cette optique, vous devez être en mesure de gérer des ressources électroniques conformes aux exigences légales et d’en contrôler la sécurité. Ainsi, vérifiez que votre solution de gestion des transactions numériques s’intègre dans vos systèmes de gestion de contenu et coffres-forts numériques sécurisés pour garantir la transparence de votre processus. Le meilleur moyen d’analyser les performances d’une solution en matière d’intégration de la gestion de contenu consiste à : }} confirmer que la solution permet une intégration bidirectionnelle dans les applications et sources de données, qu’elles soient internes ou externes et structurées ou non ; }} vérifier sa compatibilité avec les interfaces de programmation (API) classiques et avec d’autres options d’intégration (comme les « API synthétiques ») qui ne dépendent pas de la disponibilité des API ; }} rechercher les flux d’intégration automatique destinés à alimenter les applications, les API et les logiciels intermédiaires ou à servir directement aux utilisateurs ; }} vérifier l’intégration dans le coffre-fort numérique après signature afin de protéger la ressource électronique. Process Intelligence et visibilité Dans l’optique de dématérialiser vos transactions, vous devez choisir une solution capable de vous fournir les données nécessaires pour comprendre les tenants et les aboutissants de vos processus, y compris leur fonctionnement de bout en bout et leur dimension intersystème. Ces fonctions de Process Intelligence et cette visibilité doivent être à la disposition de toutes les personnes qui pourraient selon vous en tirer profit, y compris tous les acteurs prenant part à la transaction. Grâce aux enseignements offerts par les outils d’analyse sur la qualité et l’efficacité de vos processus métier, vous êtes en mesure d’identifier et de résoudre des problèmes stratégiques qui auraient conduit à des difficultés d’exploitation ou à des opportunités manquées s’ils n’avaient pas été découverts à temps. En surveillant les aspects opérationnels de ses processus, votre entreprise est aux commandes et peut ainsi garantir sa conformité, réduire les risques et gagner en efficacité opérationnelle afin d’offrir une expérience client cohérente et positive. Pour optimiser votre excellence opérationnelle en misant sur la gestion des transactions numériques, il est capital que votre solution offre les fonctionnalités suivantes en matière de Process Intelligence : }} Visibilité sur le statut des transactions et sur les prochaines étapes du processus, afin que toutes les parties réagissent rapidement le moment venu et contribuent ainsi à réduire les temps de latence. }} Présentation de données analytiques dans le contexte de vos processus métier globaux afin d’éclairer votre démarche. }} Analyse instantanée des ensembles de données d’entreprise vous permettant de visualiser rapidement et simplement le flux de vos processus opérationnels à travers de multiples systèmes. }} Mise en évidence des inefficacités, des ressources d’entreprise gaspillées ou d’éventuels problèmes de non-conformité. }} Envoi automatique d’alertes pour signaler tout problème sur les processus avant que des pertes ne surviennent, par exemple lorsque la file d’attente d’un processus est en cours de sauvegarde ou lorsque la durée d’un processus est en passe d’atteindre un seuil fixé par un accord de niveau de service. }} Détection des processus « opaques » non autorisés qui exposent l’entreprise à des risques et responsabilités inconnus. Conclusion Pour choisir sa solution de gestion des transactions numériques, votre entreprise doit commencer par définir ses besoins spécifiques. N’oubliez pas que vous instaurerez une relation à long terme avec l’éditeur choisi : vous devez donc mener en amont un processus d’évaluation minutieux. Si les solutions de signature électronique autonomes sont extrêmement avantageuses pour automatiser les transactions ponctuelles, gardez néanmoins à l’esprit que la signature électronique devra être un composant phare de votre solution globale de gestion des transactions numériques pour que vos processus dématérialisés de bout en bout puissent porter leurs fruits. Outre l’exhaustivité des fonctionnalités technologiques offertes, assurez-vous que l’éditeur jouit d’une expérience approfondie dans le secteur et propose une vaste panoplie de services, gage que vous pourrez compter sur ses conseils avisés en matière de gestion des transactions numériques. Enfin, les entreprises cherchent à gagner en efficacité afin d’optimiser l’expérience client en assurant des transactions numériques plus rapides et plus fiables. Par conséquent, cet objectif ultime doit rester au centre de vos préoccupations pendant votre étude de marché. L’adoption d’une solution intégrée fondée sur un ensemble complet de fonctionnalités exploitant un workflow d’entreprise et des outils d’analyse sophistiqués, tout en prenant en charge une multitude de canaux et de terminaux afin de laisser aux clients la liberté de choisir leur mode d’interaction et d’implication privilégié, vous permettra d’atteindre une efficacité optimale et de réduire vos coûts. Liste d’évaluation des solutions de gestion des transactions numériques Nous conseillons à votre entreprise d’opter pour un éditeur faisant valoir de solides arguments dans les domaines suivants, afin de trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins actuels et futurs. Kofax Dématérialisation sur le point d’origine Capture du contenu directement au point de réception de tous les documents transactionnels, que l’on travaille au siège de l’entreprise, dans une succursale ou à domicile. Oui Production de données exploitables, directement intégrables dans vos systèmes et processus métier essentiels, ainsi que dans vos archives. Oui Exploitation d’un seul ensemble de règles métier, d’autorisations et de paramètres de tâches et de sécurité, indépendamment du format, de la source, de la langue et de l’emplacement. Oui Dématérialisation intégrale du processus, étape de signature incluse Alliance de fonctionnalités de capture multicanale, de BPM et de DCM, et de fonctions mobiles et d’analyse. Oui Intégration facile dans tous les systèmes d’implication et d’enregistrement, et instauration d’un lien essentiel entre les deux, tout en limitant les modifications à apporter aux systèmes hérités. Oui Extension des fonctionnalités de capture numérique à l’ensemble des terminaux mobiles afin de renforcer la collaboration. Oui Exploitation de fonctions d’intégration des données Possibilité de consulter et d’intégrer du contenu difficile d’accès, avec prise en charge d’un vaste éventail de sources de données structurées et non structurées, notamment : bases de données, services Web, formats Excel et CSV, systèmes de fichiers et de messagerie électronique, applications Web, applications sur site et dans le Cloud, et systèmes de gestion de contenu. Oui Simplicité de création et de publication des intégrations sous forme d’applications Web permettant aux utilisateurs d’explorer et d’exploiter les données. Oui Intégration de contenu dans les systèmes et processus métier, bases de données, entrepôts de données et outils d’analyse décisionnelle. Oui Acquisition, optimisation et diffusion d’importants volumes de données sur une plateforme d’entreprise sécurisée. Oui Gestion des documents à destination et à partir des applications et processus clés Fonctions puissantes et modulables permettant de composer automatiquement des documents à partir des données contenues dans vos applications, exploitables de façon interactive par l’utilisateur, à l’aide d’un assistant pilotant le processus ou par une combinaison de ces deux options. Oui Création, compilation et diffusion en temps réel de l’ensemble de vos communications, formulaires et documents client. Oui Production automatique de documents, déclenchée par l’intermédiaire d’applications. Oui Génération dorsale de documents permettant une intégration facile dans vos applications et processus existants. Oui Exploitation multicanale active et passive avec prise en charge de diverses options de sortie en fonction du format souhaité par le destinataire. Oui Sécurité et fiabilité des signatures électroniques Possibilité d’intégrer des fonctions de signature électronique à n’importe quel processus ou application métier et d’exécuter des transactions en tout lieu. Oui Possibilité offerte aux clients d’apposer leur signature électroniquement dans de nombreux environnements et dans le cadre de différentes opérations, comme les processus faisant appel à un représentant d’entreprise et les transactions en libre-service. Oui Prise en charge de tous les types de signatures électroniques, y compris la signature par simple clic (par exemple, en cliquant sur « J’accepte »), les signatures électroniques manuscrites et l’option de capture d’une photo dans le champ de signature. Oui Capture des données biométriques propres à une signature lorsque le processus ou le cadre législatif l’exige. Oui Création d’une piste d’audit consultable dans le document, avec la possibilité de vérifier l’intégrité du document à l’aide d’un lecteur PDF standard. Oui Modes d’interaction client flexibles et multicanaux en boucle fermée Exploitation multicanale et bidirectionnelle active et passive des modes de communication numérique avec prise en charge de diverses options d’entrée et de sortie en fonction du format souhaité par le destinataire (courrier, fax, e-mail, SMS, portail en ligne, etc.). Oui Prise en charge matérielle permettant à vos clients de signer électroniquement des documents à partir de l’appareil de leur choix, y compris d’un smartphone, d’une tablette et d’une tablette de signature. Oui Intégration dans les référentiels de contenu d’entreprise Intégration bidirectionnelle dans les applications et sources de données, qu’elles soient internes ou externes, structurées ou non. Oui Compatibilité avec les interfaces de programmation (API) classiques et avec d’autres options d’intégration qui ne dépendent pas de la disponibilité des API. Oui Flux d’intégration automatique destinés à alimenter les applications, les API et les logiciels intermédiaires ou à servir directement aux utilisateurs. Oui Intégration dans le coffre-fort numérique après signature afin de protéger la ressource électronique. Oui Process Intelligence et visibilité Visibilité sur le statut des transactions et sur les prochaines étapes du processus, afin que toutes les parties réagissent rapidement le moment venu et contribuent ainsi à réduire les temps de latence. Oui Présentation de données analytiques dans le contexte de vos processus métier globaux afin d’éclairer votre démarche. Oui Analyse instantanée des ensembles de données d’entreprise vous permettant de visualiser rapidement et simplement le flux de vos processus opérationnels à travers de multiples systèmes. Oui Mise en évidence des inefficacités, des ressources d’entreprise gaspillées ou d’éventuels problèmes de non-conformité. Oui Envoi automatique d’alertes pour signaler tout problème sur les processus avant que des pertes ne surviennent, par exemple lorsque la file d’attente d’un processus est en cours de sauvegarde ou lorsque la durée d’un processus est en passe d’atteindre un seuil fixé par un accord de niveau de service. Oui Détection des processus « opaques » non autorisés qui exposent l’entreprise à des risques et responsabilités inconnus. Oui Éditeur n° 2 La gestion des transactions numériques par Kofax Kofax est l’un des premiers éditeurs de solutions logicielles visant à simplifier et à transformer les premières phases d’interaction avec le client, ou First Mile™. La solution de gestion des transactions numériques de Kofax permet aux entreprises d’accélérer leurs processus métier en menant des transactions dématérialisées, jusqu’à la capture de signatures électroniques sécurisées et fiables. La gestion des transactions numériques est axée sur l’exécution et la gestion par voie électronique d’un vaste éventail de processus à haute densité d’informations faisant intervenir des personnes, des documents, des données et des transactions. Elle permet en outre aux entreprises d’interagir avec leurs clients, prospects, partenaires, fournisseurs, etc. sur n’importe quel terminal, à tout moment et en tout lieu. Contrairement aux autres approches de gestion des transactions numériques, Kofax exploite un workflow d’entreprise et des outils d’analyse sophistiqués, tout en prenant en charge une multitude de canaux et de terminaux (mobile, Web, e-mail, SMS, fax, etc.) afin de laisser aux clients la liberté de choisir leur mode d’interaction et d’implication privilégié. Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site : www.Kofax.com © 2015 Kofax. All rights reserved. Kofax, the Kofax logo are trademarks or registered trademarks of Kofax in the U.S. and other countries. Other names may be trademarks or registered trademarks of their respective owners. (11.2015)