CONSEIL SUPERIEUR DE L`ORDRE DES EXPERTS

CONSEIL SUPERIEUR DE L’ORDRE DES
EXPERTS-COMPTABLES
LE CONTRÔLE DE QUALITE
Guide du contrôlé
version 2015
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PRESENTATION DES OBJECTIFS ET DES MODALITES DU CONTROLE DE QUALITE
Notre profession s’est dotée d’un contrôle de qualité qui prend en compte confraternité et
pédagogie avec une volonté de faire progresser les professionnels contrôlés mais aussi de
démontrer que les structures d’exercice professionnel satisfont le niveau de qualité exigé
par les textes et les normes professionnelles. Suite au congrès de l’ordre des expertscomptables de 1983 qui avait pour thème le contrôle de qualité, la session du conseil
supérieur de l’ordre du 7 décembre 1983 a décidé la mise en place du contrôle de qualité au
sein de la profession.
Le décret du 14 février 1986 a fixé les bases du contrôle de qualité en deux parties : le
contrôle structurel et le contrôle technique.
Aujourd’hui le contrôle de qualité est réglementé par le décret 2012-432 du 30 mars 2012.
Les modalités d’application sont insérées dans l’arrêté du 3 mai 2012 portant agrément
du règlement intérieur de l’ordre des experts-comptables.
L’article 171 du décret du 30 mars 2012 distingue trois types de contrôle de qualité :
-
Un contrôle général
-
Un contrôle dans le cadre de la lutte contre le blanchiment et le financement du
terrorisme,
-
Un contrôle spécifique pour les professionnels ayant signé la convention prévue à
l’article 1649 quater L du CGI.
Ces trois contrôles peuvent être diligentés de manière indépendante.
A ce jour le contrôle général intègre le contrôle dans le cadre de la lutte contre le
blanchiment et le financement du terrorisme.
Le présent guide aborde les informations essentielles sur les objectifs et le déroulement
pratique du contrôle général.
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LES OBJECTIFS DU CONTROLE DE QUALITE
Le contrôle de qualité répond à cinq objectifs (Article 402 de l’arrêté du 3 mai 2012) :
- donner au public une meilleure perception de la qualité des prestations offertes par la profession ;
- harmoniser les comportements professionnels ;
- contribuer à la bonne organisation des structures d’exercice professionnel et au perfectionnement
des méthodes de travail ;
- apprécier l’application des règles et des normes professionnelles ;
- développer la solidarité au sein de la profession en rapprochant les professionnels des instances de
l’ordre et en favorisant les contacts entre professionnels inscrits au tableau ou à la suite du tableau.
LES QUESTIONS ESSENTIELLES DU CONTROLE DE QUALITE
Le contrôle de qualité est-il obligatoire ?
Oui, le contrôle de qualité est obligatoire quel que soit le mode d’exercice de la profession,
associatif ou libéral (article 409 de l’arrêté du 3 mai 2012)
Qui est concerné par le contrôle de qualité ?
« Le contrôle de qualité porte sur la structure d’exercice professionnel et sur chacun de ses
membres inscrits au tableau de l’ordre ou à sa suite.
Il porte tant sur le bureau principal que, s’il y a lieu, sur le ou les bureaux secondaires
inscrits ou non au tableau de l’ordre ou à sa suite.
Il s’étend, le cas échéant, aux travaux fournis par les filiales ou tout autre organisme
(sociétés civiles de moyens, GIE...) concourant à l’exercice des missions des membres de
l’ordre. » (Article 407)
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Comment le choix du cabinet ou de l’expert contrôlé s’opère‐t‐il ?
Le choix des cabinets est effectué par le Conseil Régional, avant le 30 Juin de l’année en
cours. Le programme de contrôle tient compte des cabinets volontaires pour bénéficier
d’un contrôle qualité et qui en font la demande.
Qui effectue les contrôles ?
Les contrôles sont effectués par des personnes physiques membres de l’Ordre. Les Conseils
Régionaux choisissent les contrôleurs parmi ceux qui ont fait acte de candidature. Il s’agit
de professionnels expérimentés qui doivent satisfaire à quatre conditions :
-
n'avoir fait l’objet d’aucune sanction disciplinaire ;
-
avoir suivi un stage de formation organisé par l’Ordre ;
-
être inscrit au tableau depuis au moins cinq années ;
-
avoir fait l’objet d’un contrôle de qualité sans observation.
Les contrôleurs sont désignés pour une période de trois ans renouvelable.
Quelle est l’étendue du contrôle ?
« Le contrôle de qualité a pour but de s’assurer de l’adéquation des travaux du
professionnel inscrit à l’ordre et du fonctionnement de sa structure d’exercice à l’ensemble
des normes et règles en vigueur, compte tenu des usages de la profession.
A cette fin, il comporte deux phases complémentaires :
― l’analyse des modalités de fonctionnement de la structure d’exercice professionnel, de
son organisation ainsi que des systèmes et des procédures mises en place (contrôle dit
structurel) ;
― l’appréciation de l’application des diligences et des normes professionnelles par le
professionnel inscrit en examinant par sondages ou épreuves les dossiers de travail
correspondant à des missions sélectionnées (contrôle dit technique).
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Le contrôle de qualité est mené par référence aux règles et normes en vigueur au moment
de l’exercice des missions et aux usages de la profession. » (Article 404 de l’arrêté du 3 mai
2012)
Quelle est la périodicité des contrôles ?
« Une structure ou un professionnel inscrit à l’ordre ne peut être contrôlé qu’à l’issue d’une
période de trois ans après la fin du contrôle précédent.
Lorsque le président du conseil régional décide qu’une structure doit subir un nouveau
contrôle afin de s’assurer que les observations contenues dans le rapport des contrôleurs
ont été suivies d’effet, le contrôle ne peut intervenir qu’à l’issue d’une période d’un an
minimum. » (Article 440)
Peut-on récuser les contrôleurs ?
« La structure ou le professionnel inscrit à l’ordre, informé d’un contrôle de qualité, a le
droit de récuser le ou les contrôleurs désignés.
La récusation peut s’opérer pendant une période de trente jours à compter de la réception
de la lettre d’information du contrôle et du ou des noms des contrôleurs désignés pour ce
contrôle.
La récusation doit être formulée par lettre adressée au président du conseil régional dont
dépend le contrôlé.
Le président de l’instance concernée informe la structure ou le professionnel de la suite
réservée à sa demande. » (Article 439)
Quelles sont les obligations des contrôleurs ?
Dans l’exercice de sa mission, le contrôleur est soumis à un ensemble d’obligations qui vise
à assurer :
 la qualité de l’examen et des recommandations qui peuvent être faites ;
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 la confidentialité de la procédure ;
 l’indépendance du contrôleur.
A cet égard, le contrôleur est soumis à l’ensemble des textes régissant l’Ordre et, en
particulier, il est tenu au secret pour toutes les informations dont il a connaissance dans sa
mission. Il ne peut faire état de ses observations et conclusions que dans le rapport de
contrôle.
Il ne doit aussi assumer aucune fonction, ni avoir détenu aucun intérêt dans le cabinet qu’il
contrôle. Pendant une période de trois années, à compter du début du contrôle, il lui est
interdit d’accepter directement ou indirectement une mission d’un client du ou des bureaux
qu’il a contrôlés, sans l’accord express du confrère concerné.
Cette interdiction ne s’applique pas aux contrôleurs chargés des contrôles structurels des
cabinets à implantations multiples qui n’effectuent pas le contrôle technique des dossiers
du cabinet. (Article 417 de l’arrêté du 3 mai 2012)
Quelles sont les obligations des contrôlés ? (Article 438)
« La structure ou le professionnel inscrit à l’ordre retenu pour un contrôle de qualité
s’engage à mettre à la disposition des contrôleurs, au siège de la structure d’exercice
professionnel ou du bureau concerné, l’ensemble des pièces et des documents nécessaires
au contrôle et à leur fournir toutes explications utiles. »
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LE DEROULEMENT DU CONTROLE
Le contrôle de qualité comporte trois phases :
-
La préparation du contrôle pendant laquelle le cabinet est informé qu’il a été
retenu. Il lui est demandé de fournir un certain nombre d’informations qui vont
permettre au Conseil Régional d’organiser le contrôle dans les meilleures conditions.
-
Le contrôle lui‐même qui se déroule au siège du cabinet ou du bureau concerné.
-
L’établissement du rapport par le contrôleur qui est transmis au Président du Conseil
Régional pour envoi, après validation du dossier, de la lettre de conclusion au
contrôlé.
La préparation du contrôle :
Le cabinet retenu reçoit 60 jours au moins avant la date prévue du contrôle :
-
une lettre d’information comprenant l’identification du contrôleur choisi ;
-
un questionnaire préparatoire dont l’objet est de recueillir un ensemble
d’informations relatives à l’organisation du cabinet ainsi qu’à la nature des missions
qui y sont exercées.
L’essentiel des rubriques prévues par le questionnaire pourra être renseigné sans difficulté.
Un certain nombre de questions peuvent toutefois demander des recherches plus
élaborées. Le travail préalable aura avantage à être perçu comme l’opportunité d’une
réflexion sur le cabinet. La collecte des données nécessaires permettra bien souvent une
mise en perspective constructive. En outre, le travail de préparation, effectué par le
contrôleur à partir d'un questionnaire correctement renseigné, facilitera un dialogue plus
riche d’enseignements et d’expérience partagée, lors du contrôle.
Le questionnaire dûment rempli doit être retourné au Conseil Régional, accompagné de la
confirmation d’indépendance du membre de l’Ordre dans les 30 jours de sa réception. En
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même temps qu’il retourne ces documents, le cabinet peut demander à bénéficier des
dispositions visant la récusation du contrôleur.
Le contrôle lui‐même :
Lors de sa visite dans les locaux du cabinet, le contrôleur procédera à deux types de
contrôle. Le premier, de nature structurelle, conduira à un diagnostic de l’organisation
interne. Son objectif consiste à apprécier l’adéquation des méthodes et procédures aux
normes, règles professionnelles et usages de la profession. Le contrôleur dégagera, à cette
occasion, les principales forces et, le cas échéant, faiblesses du cabinet et fera part de ses
remarques.
Le second consistera en un examen technique d’un certain nombre de dossiers. Le
contrôleur examinera alors la qualité des méthodes mises en œuvre et les modalités
d’exercice des diligences. L’examen technique est mené par référence aux normes et règles
en vigueur ainsi qu’aux usages de la profession.
L’examen structurel comme l’examen technique constituent un échange professionnel.
La conclusion du contrôle :
A l’issue du contrôle et des entretiens avec les confrères concernés, le contrôleur établit
une note de synthèse. Dans l’hypothèse où il fait état de points à améliorer, ce document
est assorti de recommandations indiquant les voies possibles pour y parvenir.
Ce document est expliqué et discuté avec le contrôlé afin de permettre un échange
contradictoire et constructif sur les constations faites par le contrôleur.
Le cabinet dispose alors d’un délai de 30 jours pour présenter ses observations par écrit.
La note de synthèse ainsi que le rapport et les éventuelles remarques exprimées par le
cabinet sont transmis au président du Conseil Régional. Celui‐ci conclura le contrôle de
qualité :
-
soit par une lettre sans observation ;
-
soit par une lettre avec observations ;
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-
soit par une lettre avec observations et contrôle à un an.
Cette décision a pour but de s’assurer que les observations ont été suivies d’effet.
L’ensemble du dossier ne peut être communiqué que dans deux cas :
-
soit au nouveau contrôleur lorsqu’un contrôle sur place doit avoir lieu à l’issue d’une
période d’un an minimum après la fin du contrôle précédent ;
-
soit au conseil régional lorsque le président de celui-ci décide de lui transmettre le
dossier.
En cas de nouveaux manquements constatés, la chambre de discipline pourra être saisie
dans les conditions prévues par l’article 31 de l’ordonnance du 19 septembre 1945.
A l’exception de la procédure de contrôle à un an évoquée ci‐dessus, un cabinet ne peut
être contrôlé qu’à l’issue d’une période de trois ans à compter de l’achèvement du contrôle
précédent.
Le contrôle de qualité est un moyen de faire un état des lieux de votre cabinet.
C’est une source d’amélioration de la qualité globale.
Il doit vous permettre de faire le point sur tous les outils que le Conseil Supérieur met à
votre disposition pour vous apporter des solutions pratiques.
Vous trouverez auprès de votre Conseil Régional et du Conseil Supérieur de nombreuses
informations ainsi que sur les sites de vos institutions.
Nous vous rappelons celui du conseil supérieur : www.experts‐comptables.fr
Vous trouverez, accessibles avec votre identifiant, de nombreuses informations sur les
normes professionnelles, des exemples de lettres de missions….
Vous trouverez aussi en téléchargement gratuit le guide du contrôle de qualité (partie
privée, exercice professionnel, contrôle de qualité)
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COMMENT REMPLIR LE QUESTIONNAIRE EXCEL ENVOYE PAR LE
CONSEIL REGIONAL ?
Le Conseil Régional vous a envoyé un fichier Excel que vous devez remplir de façon
complète et renvoyer à votre Conseil Régional par mail avec ses annexes.
Ce fichier Excel va servir de base à votre contrôleur. Afin que celui‐ci puisse ajouter ses
propres remarques, vos réponses seront verrouillées avant l’envoi du questionnaire au
contrôleur.
Nous vous demandons de ne pas apporter de changement au fichier (onglet ou ligne)
Si vous souhaitez apporter des précisions sur des points non prévus dans le questionnaire,
merci de faire une note annexe.
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