Présenter un projet avec Visio en 24 minutes chrono

Présenter un projet MS Project avec
Visio en
minutes chrono
Jacqueline Frey, arobasque, [email protected]
Bien entendu
rien ne remplace un logiciel de
planification de projet pour gérer un projet (tel que MSProject ou similaire); mais supposons un instant que vous
ayez un projet à présenter et:
1. vous n’avez pas MS-Project installé sur votre ordi;
2. vous avez MS-Project mais n’avez pas envie de mettre
en place une usine à gaz juste pour présenter 4 étapes
et 3 jalons d’un projet pour lequel vous n’avez de toute
façon pas encore tous les détails:
3. vous avez MS-Project mais vous avez très peu de temps
devant vous pour présenter votre projet (la séance de
présentation a lieu dans une demi-heure et vous n’étiez
pas averti...).
Pour ces 3 raisons (je vous laisse le soin d’en trouver
d’autres), créez une barre de planning dans Visio pour présenter votre projet.
De quoi s’agit-il et comment fonctionne-t-elle? Une barre
de planning est un trait horizontal (ou vertical, mais c’est
plutôt rare) qui représente la durée totale d’un projet. On
indique les phases et les jalons en insérant des marqueurs aux
dates souhaitées. Il ne s’agit pas vraiment d’obtenir une vision
détaillée du projet, même s’il est possible de zoomer sur une
période de temps en créant une barre de planning étendue
(pour cela, lisez l’article dans le FI du mois prochain).
Lorsque vous créez une barre de planning, gardez en
mémoire qu’un projet est constitué de phases, soit:
1. l’avant-projet, phase durant laquelle l’objectif du projet
est défini;
2. la conception (rechercher des solutions, imaginer des
variantes ou des scénarios, récolter des informations;
3. La planification (déterminer les ressources, composer
l’équipe, établir la liste des tâches, analyser des risques,
etc.);
4. La réalisation (suivre le projet, communiquer l’état
d’avancement, gérer les imprévus, négocier des délais);
5. La clôture (écrire le rapport final, tirer des enseignements,
apéritif, dissoudre l’équipe...).
Ce sont ces phrases que vous allez pouvoir représenter
tout ou en partie sur votre barre de planning.
Créer une barre de planning
1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, sur Planning, puis cliquez sur Barre de planning.
2. Depuis le gabarit Formes de barre de planning, faites
glisser une barre de planning, par exemple la Barre de
planning cylindrique (la plus pimpante!) sur la page
de dessin. La boîte de dialogue Configurer la barre de
planning s’ouvre automatiquement.
FI 3 – 24 mars 2009 – page 12
3. Dans cette boîte de dialogue, indiquez les dates de début
et de fin de la barre de planning (donc du projet) et sous
Échelle de temps... tout le monde l’aura deviné...
4. Sous l’onglet Format de l’heure, spécifiez les options de
mise en forme et d’affichage de votre barre de planning.
Voici le résultat après validation:
Ajouter des jalons
Petit rappel pour les rêveurs. Un jalon (Milestone en
anglais, Meilenstein en allemand, hito ou jalón en espagnol,
marco en portugais et
en chinois) est un point de
référence qui marque un événement majeur dans un projet
et qui est utilisé pour surveiller la progression de celui-ci.
1. Depuis le gabarit Formes de barre de planning, faites
glisser une forme de jalon sur la barre de planning.
2. Dans la boîte de dialogue Configurer le jalon qui apparaît automatiquement, entrez la date et la description
du jalon. Sélectionnez un format de date.
Présenter un projet avec Visio en 24 minutes chrono
3. Répétez les étapes 1 et 2 pour ajouter d’autres jalons.
Remarque: Si des descriptions de jalons se chevauchent, déplacez-les en faisant glisser leurs poignées de
contrôle ◊. Attention, si vous déplacez le jalon, la date
de celui-ci se met à jour. Un clic droit sur un jalon permet
de retrouver la boîte de dialogue ci-dessus.
3. Répétez les étapes 1 et 2 pour ajouter d’autres intervalles.
Communiquer ou envoyer votre
barre de planning
Ajouter des intervalles (tâches)
1. Depuis le gabarit Formes de barre de planning, faites
glisser une forme d’intervalle sur la barre de planning.
2. Dans la boîte de dialogue Configurer l’intervalle, choisissez la date de début et de fin de l’intervalle. Tapez une
description et sélectionnez un format.
Pour cela, plusieurs possibilités s’offrent à vous:
1. Un simple copier-coller de la barre de planning dans une
diapositive PowerPoint. Une rapide mise en forme dans
PowerPoint sera du plus bel effet et vous vaudra moult
éloges:
2. La sauvegarde sous forme d’image (Fichier > Enregistrer
sous > Type de fichier...). Différents formats d’images
sont disponibles (PNG, JPEG, GIF, TIF, …) la plupart
offrant une image de bonne qualité. Le format TIF est
toutefois à éviter, car le fichier devient très volumineux.
3. L’envoi en pièce jointe via la commande Fichier > Envoyer vers > Destinataire du message. Avec toutefois
une contrainte: le destinataire doit avoir Visio installé
sur sa machine).
Et voilà, mission accomplie: 24 minutes se sont écoulées
et notre barre de planning est terminée !n
i-Ci
Notre
confrère de l’Université de Lausanne,
i-Ci, sera publié sur le Web le lundi 23
mars prochain, www2.unil.ch/ci/ici.
Voici son sommaire:
z Edito: En 2009, Internet coupe le cordon et
s’adapte aux petits écrans pour nous suivre
partout
Patrice Fumasoli, Ci-UNIL, rédacteur en
chef i-Ci
z Les postes publics de l’Unithèque seront
gérés par le Ci Vincent Demaurex, Ci-UNIL,
services aux étudiants
z Importation automatisée des plans d’études,
enseignements et horaires HEC dans SylviaAcad
Anthony Guye-Vuillème, Ci-UNIL, responsable applications académiques
z SAP: passage à DECFO-SYSREM et paie de janvier –
réalisations, difficultés rencontrées et résolutions
Jean-Luc Giorgi, Ci-UNIL, spécialiste RH
z Jahia@unil, évolution d’un CMS
Pascal Waeber, Ci-UNIL, web publishing
z Un géosésame pour la géocaverne d’Ali Baba
Alexandre Hirzel, Ci-UNIL, Systèmes d’information
géographique (SIG/GIS)
z Centrale d’achats 2008: record battu !
Pierre Magnenat, Ci-UNIL, responsable groupe
Gestion & prospective
z De nouvelles têtes au Ci
Jessica Cuerq, Fabrice Tedeschi, Jonathan Bourquenoud,
Patrice Binand n
FI 3 – 24 mars 2009 – page 13