Comment importer un carnet d`adresses

Comment importer un carnet d’adresses ?
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Cette procédure s’applique pour les modèles :
WorkCentre 7328/7335/7345
WorkCentre 7232/7242
Il se peut que les illustrations ou les thèmes utilisés dans ce document soient
quelque peut différents de votre machine.
1. Carnet d’Adresses
Avant de commencer, il faut savoir que chaque machine Xerox possède sa propre
structure de carnet d’adresses. Afin de la connaître, nous devons « mapper » son
carnet d’adresse pour connaître sa structure.
Tout d’abord, la machine doit avoir au moins une adresse pour chaque type
enregistré (courriel, serveur, fax, fax internet).
Si vous ne possédez aucune adresse enregistrée sur la machine, voici comment
procéder :
a. Appuyez sur le bouton « état machine »
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b. Sur l’écran, appuyez sur l’onglet « outils », puis, dans la partie fonctions,
sélectionnez « Ajouter entrée carnet d’adresses… »
c. Prenez un destinataire « non utilisé », puis appuyez sur le bouton
« créer/supprimer »
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2. Créez votre adresse. Sélectionnez les champs à compléter puis appuyez à
chaque fois sur « modifier les paramètres » pour sélectionner les paramètres à
entrer.
Type d’adresse : vous avez le choix entre courriel, serveur, fax (option), fax
internet(option)
Une fois les informations entrée, appuyez sur « enregistrer »
Une fois ces paramètres faits, veuillez éteindre la machine et la rallumer. Veillez
à ce que personne ne vienne toucher l’écran de la machine durant la procédure
qui suit pour éviter de faire des conflits.
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2. Mappage du carnet d’adresses
Le mappage va nous permettre de connaître la structure du carnet d’adresse de la
machine. Voici la procédure à suivre :
a. Ouvrer un navigateur web et taper l’adresse IP de votre appareil Xerox.
Cliquez ensuite sur l’onglet « Propriétés »
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b. Dans le menu à gauche, allez sous « Services », « Courriel », « Carnet
d’adresse ». Cliquez sur le lien « Mapper un carnet d’adresses existant »
Si une fenêtre vous demande d’entrer le nom
d’utilisateur et mot de passe administrateur,
par défaut le nom d’utilisateur est « 11111 »
et le mot de passe « x-admin »
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c. Cliquez sur le bouton « enregistrer ». Sélectionnez l’emplacement où vous
voulez enregistrer le fichier .csv
d. Une fois ceci fait, mettez la page internet de la machine en suspend dans la
barre des tâches.
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3. Modification du fichier CSV
Les fichiers .csv sont de simples fichiers textes avec des valeurs séparées par des
caractères définis (ex. : virgule, point-virgule,…)
Les appareils Xerox sépares leurs valeurs par des virgules.
Pour travailler avec un fichier csv de manière confortable, il faut l’ouvrir avec un
programmes tableur.
Voici comment ouvrir le fichier avec Microsoft Excel :
a. Commencez par ouvrir Excel
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b. Dans les menus, cliquez sur « Données » et demandez d’importer un
fichier.
Version Excel 2007
Version Excel 2000/2003
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c. Sélectionnez le fichier mappé que vous avez enregistrer, puis cliquez sur
« importer »
d. Vérifiez que le type de fichier soit en « délimité », puis cliquez sur
« suivant »
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e. Dans les séparateurs, cochez « Virgules », puis cliquez directement sur
« terminer »
f. Une fois que vous avez cliquez sur « Terminer », une petite fenêtre
apparaît. Dites « OK »
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g. Les données sont à présent visibles sur la feuilles Excel. Comme vous
pouvez le constater, il y a beaucoup de colonne. Certaines sont utilisées
pour le mode courriel, serveur, fax et fax internet. Dans l’exemple
présenter, nous avons uniquement une adresse de type courriel. Le
procédé est identique pour chaque type.
h. Afin de facilité l’affichage, vous pouvez masquer les colonnes qui ne
contiennent pas d’information.
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i. Voilà, nous avons à présent les colonnes qui nous concernent uniquement
pour le courriel.
j. Pour rajouter de nouvelles données, insérer des nouvelles lignes. Dans la
colonne MFDN, continuez la numérotation. Dans la colonne MFADDRT,
répliquez votre type d’entrée (dans l’exemple, c’est MAIL pour courriel).
Entrez ensuite les informations.
Si vous avez également des entrées fax, vous pouvez également les
rajouter. Il faudra vérifié les colonnes concernées par le type fax.
Il est important que la dernière ligne soit un * dans la colonne MFDN
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k. Une fois votre carnet d’adresse compléter, enregistrer votre fichier avec un
nom en fichier csv, puis dites « enregistrer »
l. Deux fenêtres vont apparaître. Dites « Ok » pour la permière et « oui » pour
la deuxième.
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4. Convertir les ; par des ,
Comme précisez précédemment, les machines Xerox ne supporte que les fichiers
.csv avec les valeurs séparées par des virgules. Malheureusement, Excel ne sait
séparer les valeurs des fichiers .csv que par des points-virgules. Pour remédier à
cette contrainte, voici la marche à suivre :
a. Faites un clic-droit sur le fichiers .csv que vous avez enregistré depuis
Excel, puis demandez d’ouvrir avec Bloc-notes.
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b. Allez dans le menu « Edition » puis cliquez sur « Remplacer »
c. Dans rechercher, mettez « ; », puis dans remplacer par, mettez « , »
Cliquez ensuite sur « Remplacer tout »
d. Enregistrez votre fichier.
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e. Donnez lui un nouveau nom avec comme extension .csv
Précisez dans les types de fichiers « tout les fichiers » puis dites
« enregistrer »
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5. Importer le nouveau fichier d’adresses
Il ne reste plus qu’à importer le nouveau fichier dans l’appareil Xerox.
a. Ouvrez la page internet de la mise en suspend.
Cliquez sur le bouton « Parcourir »
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b. Sélectionnez le fichier enregistrer depuis le bloc-notes, puis dites
« ouvrir »
c. Cliquez sur le bouton « Importer maintenant »
d. Un message vous averti que la machine va se réinitialisé. Dites « OK ».
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Une fois la machine réinitialisée, vous pouvez contrôler dans le carnet d’adresse
de la machine si vos nouvelles entrées sont bien inscrites.
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