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ASSOCIATION DE SANTÉ FAMILIALE (ASF)
APPEL D’OFFRES NO : 2016/Novembre/Malaria-FM/4191A/Agence Fiduciaire HAUTUELE, TSHOPO, ITURI, MANIEMA et KONGO CENTRAL.
VISANT : LA SELECTION D’UNE AGENCE FIDUCIAIRECHARGEE DU SUIVI DE
LA MISE EN ŒUVRE DES FORMATIONS, COORDINATION, PLANIFICATION,
SUPERVION, AINSI QUE DU BUDGET DU MICROPLAN ET LA GESTION DES
OPERATIONS DES PAIES AU NIVEAU DES RELAIS COMMUNAUTAIRES ET
AGENTS DE DISTRIBUTION POUR LA CAMPAGNE DE DISTRIBUTION DES
MILDS EN PROVINCES : HAUT-UELE, TSHOPO, ITURI, MANIEMA et KONGO
CENTRAL.
DATE DU LANCEMENT D’APPEL D’OFFRES : 25 Novembre 2016
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES
DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS : 09 Décembre 2016
DATE LIMITE DE RÉCEPTION DES OFFRES : 14 Décembre 2016 à 16 h00’ heures
locales de Kinshasa
Appel d’offres no : 2016/Novembre/Malaria-FM/4191A/Agence
fiduciaire Haut-Uele,
Tshopo, Ituri, Maniema et Kongo Central
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APPEL D’OFFRES NATIONAL POUR LA SELECTION D’UNE AGENCE
FIDUCIAIRE
CHARGEE DU SUIVI DE LA MISE EN ŒUVRE DES FORMATIONS,
COORDINATION, PLANIFICATION, SUPERVION, AINSI QUE DU BUDGET DU
MICROPLAN ET LA GESTION DES OPERATIONS DES PAIES AU NIVEAU DES
RELAIS COMMUNAUTAIRES ET AGENTS DE DISTRIBUTION POUR LA
CAMPAGNE DE DISTRIBUTION DES MILDS EN PROVINCES : HAUT-UELE,
TSHOPO, ITURI, MANIEMA et KONGO CENTRAL
OBJET DE L’APPEL D’OFFRES
Dans le cadre de la mise en œuvre de ses activités contre le Paludisme, l’Association de Santé Familiale,
en sigle ASF, lance le présent Appel d’offres (ADO) pour le choix d’une agence fiduciaire en vue de:
a) Organiser les activités de formation, de coordination, de planification, et de supervision au niveau des
provinces (DPS) pour la mise en œuvre des campagnes ;
b) Participer à la validation des micros plans budgétisés pour établir les prix unitaires standardisés
(location véhicule/moto, carburant, distance à courir pour le transport et la supervision, etc.) à
appliquer dans chaque Zone de Santé (ZS) et/ou Aire de Santé (AS).
c) Conduire les opérations de paiements des relais communautaires et les agents de distribution pour la
campagne de distribution de masse des Moustiquaires Imprégnées à Longue Durée (MILD) en
conformité avec les budgets préétablis;
d) Conduire les opérations de paie requises pour la conduite correcte des activités de dénombrement des
ménages et de distribution des MILDs prévues dans le cadre de la campagne de distribution de masse
et ce, en conformité avec les budgets préétablis
e) S’assurer que toutes les pièces justificatives et autres documents de support sont correctement remplis
et collecter pour une réconciliation ultérieure et;
f) Fournir une réconciliation journalière et une réconciliation générale finale de toutes les dépenses (avec
les pièces justificatives) faites dans chacune des divisions sanitaires couvertes (DPS)
La soumission consiste à faire la meilleure proposition de rapport qualité/prix pour les services proposés et
adaptés aux conditions exigées par l’ASF conformément aux termes de référence ci-après. Toutes les
organisations professionnelles qui répondent aux critères développés dans les termes de référence ci-dessous
sont invités à soumissionner pour un ou plusieurs lots de leur choix
DATE LIMITE DE DEPOT DES SOUMISSIONS
Les offres devront être obligatoirement déposés, sous référence «: ADO 2016/Novembre/MalariaFM/4191A/Agence fiduciaire HAUT-UELE, TSHOPO, ITURI, MANIEMA et KONGO
CENTRAL.», à la Réception de l’ASF, 4630, avenue de la Science, Kinshasa au plus tard le 14 Décembre
2016 16H00. Les soumissions par courrier électronique ne seront pas prises en considérations.
Les offres sous plis fermés seront ouvertes en public, au bureau de l’ASF à Kinshasa le 15 Décembre 2016 à
10h30 en présence des représentants des soumissionnaires qui souhaitent y participer.
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CORRESPONDANCES ET CLARIFICATIONS
Pour toutes questions ayant trait au présent appel d’offres, veuillez adresser vos correspondances, par
e-mail à ASF, à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le 09 Décembre 2016.
PRESENTATION DES OFFRES
Les dossiers des soumissionnaires doivent être composés d’une offre ADMINISTRATIVE et TECHNIQUE
et d’une offre FINANCIERE.
L’offre administrative et technique, d’une part et l’offre financière, d’autre part, doivent être présentées dans
deux enveloppes séparées comportant clairement les mentions “Offre administrative et technique” et “Offre
financière”. Les deux enveloppes doivent être scellées dans une enveloppe d’expédition avec la référence «
ADO 2016/Novembre/Malaria-FM/4191A/Agence Fiduciaire HAUT-UELE, TSHOPO,
ITURI , MANIEMA et KONGO CENTRAL».
L’enveloppe « Offre administrative et technique » doit comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants :
a) Plan de gestion
Cette partie devra fournir des informations sur l’entreprise, incluant notamment la date de
constitution de la société ainsi que l’Etat ou le pays de constitution, une description sommaire
des activités présentes du Soumissionnaire (types de marchés, envergure, lieux de
représentations, etc.). L’information devra se concentrer sur les services ayant un rapport avec
la fiducie..
Cette section devra aussi décrire l’approche globale de gestion d’un projet de ce genre. Le
Soumissionnaire devra commenter l’expérience qu’il a recueillie dans le cadre de projets
similaires et devra identifier là où les personnes chargées de représenter le Soumissionnaire
dans ses rapports futurs avec l’ASF. Le soumissionnaire devra aussi parler de ses délais et
calendriers d’exécution des prestations. Pour cette partie, le soumissionnaire aura à fournir les
documents suivants :




Le questionnaire rempli de l’annexe A de cet ADO
Lettre de certification et d'engagement de l'annexe B signé
Formulaire des règles d'Ethique de l’annexe C signé
Les documents attestant que le soumissionnaire peut exercer dans le domaine sollicité (Une
copie certifiée conforme à l'original du Registre de Commerce et du Crédit Mobilier
(RCCM) au nom exact de l’entité soumissionnaire, une copie certifiée conforme à
l'original d'Identification Nationale, ou toute autre documentation justifiant la capacité
juridique)

Une attestation certifiant que le soumissionnaire a effectué les déclarations réglementaires
en matière d’impôts (Notification du numéro d’impôt ou attestation fiscale).
Les coordonnées bancaires au nom du soumissionnaire;

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

La confirmation de la validité de l’offre durant au moins 90 jours à compter de la date
limite de présentation des offres.
Etats financiers certifiés de trois dernières années
b) Plan des ressources
Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau des ressources humaines,
financières et matérielles dont le Soumissionnaire dispose pour assurer la bonne exécution de
la mission. Elle devra donner une description des capacités et installations actuelles du
Soumissionnaire ainsi que tout projet d’expansion de celles-ci. Pour cette partie, le
soumissionnaire aura à fournir les documents suivants :




La liste du personnel d’encadrement ;
Les CV du personnel clé qui sera impliqué dans ce contrat (Chef d’équipe, le financier,
chargé des opérations, chargé de suivi et évaluation et chargé de formation )
La liste des équipements et matériels pour le compte de ce marché ;
La preuve d’exécution des prestations similaires (Les copies certifiées conformes à
l’original de trois contrats pour les services similaires signés et cachetés par les deux parties
dans les trois dernières années.)
c). Méthode proposée
Dans cette section, le Soumissionnaire devra démontrer qu’il est prêt à répondre efficacement
aux caractéristiques techniques stipulées dans les Termes de référence, en identifiant chacun
des éléments spécifiques proposé et en abordant chacune des exigences spécifiées une par
une; en donnant une description détaillée des critères de performance essentiels proposés qu’il
entend garantir; et en démontrant comment la méthode proposée en termes de gestion du
cash, de rapportage répond aux spécifications stipulées ou les surpasse.
Des photocopies de ces pièces doivent être soumises mais les originaux pourront être sollicités au
moment de l’attribution de ce marché. Ces pièces doivent être valables pour l’année 2015.
L’enveloppe « Offre financière » doit comprendre et suivre, sans s’y limiter, les points ci-après:
 Une offre financière proprement dite avec les montants hors taxes
 L’offre financière doit être présentée sous forme de budget exhaustif et subdivisé par
lot.
 Les prix seront fermes, non révisables et sans réserve aucune. Le soumissionnaire devra
accepter le paiement par virement bancaire au compte de l’entreprise.
 Les offres seront rédigées en français. Elles devront être chiffrées en Dollars américains (US).
Les offres, y compris leurs prix et qualité, doivent rester valides pendant 90 jours à compter de la
date limite de dépôt des offres insérée. Aucune information permettant d’identifier le
soumissionnaire ne devra figurer sur l’enveloppe extérieure. L’ASF se réserve le droit de mener
une vérification des capacités réelles du soumissionnaire après l’évaluation de sa soumission.
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EVALUATION DES OFFRES ET CHOIX DE(S) ADJUDICATAIRE(S)
L’évaluation des offres sera effectuée en interne par un Comité d’Evaluation Interne des Offres et au
moyen d’un processus à trois étapes tel que décrit ci-dessous :
A) Première Etape (Contrôle Préliminaire) :
L’évaluation à cette étape portera sur les critères suivants qui permettront à l’ASF de déterminer la
conformité de l’offre aux termes et conditions de l’ADO :







L’offre contient le formulaire de l’Annexe A dument rempli
L’offre est accompagnée d’une garantie de soumission de l’annexe B
L’offre soumise a été reçue par ASF avant la date et l’heure limite de dépôt des offres
L’offre est reçue sous plis fermé et anonyme
La durée de validité de l’offre est d’au moins 90 jours à partir de la date limite de dépôt des
offres., c’est-à-dire le 14 Décembre 2016
Le soumissionnaire a les documents attestant qu’il peut exercer dans le domaine sollicité
(Copie certifiée conforme à l’original du RCCM et la copie certifiée conforme à l’original du
document d’Identification Nationale, ou tout autre document prouvant la capacité d’exercer,
notamment les statuts légalisés, et l’agrément du Ministère.)
Le soumissionnaire a soumis le numéro et l’attestation en matière d’impôts
L’offre soumise contient tous les documents (sans exception) et informations requis
conformément au point présentation des Offres.
ATTENTION : ASF se réserve le droit de rejeter toute offre jugée non-conforme à l’un des critères
ci-dessus. Une offre rejetée à cette étape ne sera pas considérée pour une évaluation technique.
B) Deuxième Etape (Evaluation Technique)
ASF tiendra compte lors de cette évaluation des éléments suivants que doivent préciser les Offres :
Critères d’évaluation Technique
NOTE
MAXIMUM
35
1. Expérience du Prestataire / Organisation
soumissionnaire
a.Expérience pertinente dans le domaine de la Fudicie 10 points seront 30
octroyés pour chaque marché similaire déjà exécuté avec copie de contrat
ou bon de commande comme preuve)
Années d’expérience (5 pts seront octroyés pour au moins 5 d’expérience, 5
si non 0)
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2. Méthodologie et compréhension des termes de référence
a. Gestion du cash et suivi comptable 10 pts, si non 0
b. Méthode proposée pour le rapportage des prestations et
adéquation avec les termes de référence, 10 pts, si non 0
c. Représentions en provinces, 3 pts par provinces concernées pts, si non
0
d. Les délais et calendriers d’exécution 10 Pts, si non 0
3. Qualification et compétence du personnel clé
a. Qualifications générales (diplômes, formation et expérience
professionnelle) – Chef d’équipe
b. Qualifications générales (diplômes, formation et expérience
professionnelle) – Financier
c. Qualifications générales (diplômes, formation et expérience
professionnelle) – Responsables des opérations ou suivi ou évaluation
TOTAL
45
10
10
15
10
20
5
5
10
100
L’évaluation se fera lot par lot. Une fois l’évaluation technique finalisée, seules les propositions
financières des soumissionnaires dont les propositions techniques auront obtenues la note technique
minimale de 70% du score maximum de 100 points pour chaque lot seront dépouillées et comparées.
C) Troisième Etape (Evaluation Financière) :
Le contrat sera attribué au(x) soumissionnaire(s) ayant obtenu le "meilleur score global (HS)" pour chaque lot.
La formule pour déterminer les scores financiers est la suivante:
SF = 100 x Fm / F
Où
SF - est le score financier du soumissionnaire
Fm - est l’offre financière la moins disant
F - est l’offre financière du soumissionnaire sous examen.
Le poids donné à l’évaluation technique (T) et l’évaluation financière (F) des propositions sont les suivantes:
T = 0,6
F = 0,4
Le plus haut score sera calculé par la formule suivante :
HS = (ST x 0,6) + (SF x 0,4)
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Où
HS - est le plus haut score
ST - est le score technique
SF - est le score financier
ATTRIBUTION DU MARCHE
Après évaluation et comparaison des offres, l’ASF décidera de l’attribution des marchés et notifiera le
ou les soumissionnaires retenu(s) par courrier avis de réception ou par remise contre émargements,
que son (leurs) offre(s) a (ont) été acceptée(s).
Les soumissionnaires non sélectionnés seront informés de la décision prise. L’ASF retiendra dans ses
archives les dossiers des soumissionnaires non adjudiqués.
L’ASF, au moment de l’attribution du marché, se réserve le droit de passer le marché avec un ou
plusieurs soumissionnaires suivant les lots.
L’ASF se réserve le droit d’inspecter l’existence physique et l’installation du soumissionnaire au
préalable (avant l’attribution du marché), et à tout moment pendant l’exécution du contrat.
A tout moment et avant la date limite du dépôt des offres, l’ASF se réserve le droit de modifier le
dossier d’appel d’offres, pour tout motif, que ce soit à son initiative ou en réponse à une demande
d’éclaircissement formulée par un soumissionnaire, en publiant un additif. Tout additif ainsi publié
fait partie intégrale du dossier d’appel d’offres et sera communiqué par écrit ou par e-mail à tous les
soumissionnaires qui ont reçu le dossier d’appel d’offres.
Pour donner aux soumissionnaires le temps nécessaire à la prise en considération de l’additif dans la
préparation de leurs offres, ASF a la faculté de reporter la date limite de dépôt des offres.
L’ASF se réserve le droit d’accepter ou d’écarter toute offre et d’annuler la procédure d’appel d’offres
et d’écarter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché sans de ce fait, encourir une
responsabilité quelconque vis-à-vis du (ou des) soumissionnaire(s) affecté(s) des raisons de sa décision.
Apres dépouillement et évaluation par ASF, un procès-verbal comprenant un rapport détaillé de
l’évaluation faite, la comparaison des offres ainsi qu’une proposition d’attribution motivée seront
rédigés.
La passation de marché se fera par Contrat selon le modèle en annexe D.
CONFORMITES AVEC LES TEXTES LEGAUX
Au cours de l’exécution des obligations stipulées dans le cadre du présent Appel, le soumissionnaire
devra s’assurer qu’il respecte toutes les lois en vigueur (y compris, sans y être limité, tous statuts,
décrets, ordonnances, notes administratives, règlements, régulations et autres directives, règles et
instructions ayant des effets légaux obligatoires), et sera seul responsable pour tous les coûts, risques
et retards engendrés par leur exécution ou leur manquement.
Le fait de soumissionner à cet « Appel d’Offres » engage le soumissionnaire à respecter et à accepter
les termes de ce document de soumission.
AUTRES DISPOSITIONS
Toute manœuvre frauduleuse d’un soumissionnaire (tentative de corruption, versement de commissions, etc.)
envers un employé de l’ASF entrainera automatiquement l’élimination du soumissionnaire, ou l’annulation du
contrat, et conduira à sa radiation dans la liste des fournisseurs pré qualifiés de l’Association.
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ANNEXE A ADO ADO 2016/Novembre/Malaria-FM/4191A/Agence fiduciaire HAUTUELE, TSHOPO,ITURI, MANIEMA et KONGO CENTRAL
QUESTIONNAIRE
ATTENTION !
Des informations incomplètes et/ou documents manquants pourront entrainer le rejet de
l’offre pour non-conformité aux modalités de l’appel d’offres
1.0.
Renseignements sur l’entreprise/organisme, capacité juridique, renseignements
réglementaires et statut :
Veuillez fournir les renseignements demandés au sujet de l’expérience de votre entreprise en
transport de produits de santé, de sa capacité juridique et financière, etc.
RENSEIGNEMENTS SUR L’ENTREPRISE
Raison sociale de
l’entreprise/organisme :
Nom de la personne-ressource :
Titre de la personne-ressource :
Adresse de l’entreprise :
Numéro de téléphone :
Numéro de télécopieur :
Courriel :
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Site Internet :
Adresse des bureaux provinciaux et
nationaux (joindre une feuille
supplémentaire au besoin) :
CAPACITÉ JURIDIQUE
Société mère (le cas échéant) :
Adresse de la société mère :
Sociétés filiales, associés, sociétés
apparentées :
Type d’entreprise (compagnie constituée en
personne morale, partenariat, société à
propriétaire unique, etc.) : Fournir l’acte
constitutif ou l’équivalent à titre de preuve
d’inscription commerciale ou d’enregistrement
professionnel.
Année de constitution de l’entreprise :
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Nombre d’employés permanents de
l’entreprise :
Fournir une copie certifiée du Registre du Commerce et Crédit Immobilier (RCCM), de l’Identification
Nationale ou autres document prouvant votre que vous pouvez exercer légalement en RDC
ATTESTATION D’IMPOT
Insérer le numéro d’impôt (joindre attestation) :
MARCHES SIMILAIRES
Fournir la copie de trois contrats ou bons de commande de services de fiducie signés et cachetés par les deux
parties dans les cinq dernières années
VALIDITE DE l’OFFRE
Insérer la durée de validité de l’offre ici :
note importante : La durée de validité des offres exigée par l’ASF est de 90 jours. Une durée de validité de l’offre de
moins de 90 jours sera rejetée par l’ASF) :
REFERENCES BANCAIRES
Nom de la banque :
Adresse de la banque :
Intitulé du compte
Numéro de compte
Code SWIFT/BAN :
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ANNEXE B ADO 2016/Novembre/Malaria-FM/4191A/Agence Fiduciaire HAUT-UELE,
MODELE D’UNE GARANTIE DE SOUMISSION
Lettre du garant au mandat
Afin de permettre à _____________________________ (entreprise, fournisseur) de soumettre une offre
concernant _____________________________________ (projet, objet du marché), nous soussignés,
_______________________________________ (banque, compagnie d’assurance), assumons par la présente
garantie irrévocable et autonome du paiement d’un montant de 1% de l’offre jusqu’à concurrence
de____________________________ en renonçant à toute objection et exception.
Des paiements en vertu de la présente garantie seront effectués à votre première demande écrite accompagnée
de votre déclaration que vous acceptez l’offre susdite,
Mais que ________________________________ ne maintient plus cette offre.
La présente garantie expire le _________________ au plus tard. D’éventuelles demandes de paiement doivent
nous parvenir jusqu’à cette date par lettre recommandée, télégramme, télex ou télécopie.
Vous nous rendrez la présente garantie après son expiration ou quand vous l’aurez utilisée jusqu’à concurrence
du montant total.
(Lieu, date)
(Garant)
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ANNEXE C ADO 2016/Novembre/Malaria-FM/4191A/Agence fiduciaire HAUT-UELE,
REGLES D’ETHIQUE ET PROBITE
Le Fonds Mondial exige que le subventionné (y compris les bénéficiaires de cette subvention), ainsi
que les soumissionnaires, fournisseurs, entreprises, et consultants dans le cadre de marchés financés
par cette subvention, qu’ils respectent les règles d’éthique professionnelle les plus strictes durant la
passation et l’exécution de ces marchés. En vertu de ce principe, Le Fonds Mondial:
a)
définit, aux fins de cette Clause, les expressions ci-dessous de la façon suivante :
i)
est coupable de “corruption” quiconque offre, donne, sollicite ou accepte un quelconque
avantage en vue d’influencer l’action d’un agent public au cours de l’attribution ou de l’exécution d’un
marché,
ii)
se livre à des “manœuvres frauduleuses” quiconque déforme ou dénature des faits afin
d’influencer l’attribution ou l’exécution d’un marché ;
iii)
« pratiques collusoires » désignent toute forme d’entente entre deux ou plusieurs
soumissionnaires (que l’emprunteur en ait connaissance ou non) visant à maintenir artificiellement les
prix des offres à des niveaux ne correspondant pas à ceux qui résulteraient du jeu de la concurrence ;
et
iv)
« pratiques coercitives » désignent toute forme d’atteinte aux personnes ou à leurs biens ou de
menaces à leur encontre afin d’influencer leur action au cours de l’attribution ou de l’exécution d’un
marché.
b)
rejettera une proposition d’attribution si elle détermine que l’attributaire proposé est,
directement ou par l’intermédiaire d’un agent, coupable de corruption ou s’est livré à des manœuvres
frauduleuses, des pratiques collusoires ou coercitives pour l’attribution de ce marché;
c)
rejettera une proposition d’attribution si elle détermine que l’attributaire proposé est,
directement ou par l’intermédiaire d’un agent, coupable de blanchiment d’argent ou en connivence
avec les activités de blanchiment d’argent et/ou de terrorisme
d)
Annulera la fraction de la subvention allouée à un marché si elle détermine à tout moment que
des représentants de subventionné ou du bénéficiaire de la subvention ont été impliqués dans des
actes de corruption, des manœuvres frauduleuses, des pratiques collusives ou coercitives, pendant le
processus d’attribution ou la réalisation de ce Marché, sans que l’Emprunteur y ait remédié à temps et
de façon appropriée et satisfaisante pour le Fonds Mondial.
e)
prendra, à l’encontre d’une firme ou d’un individu, des sanctions pouvant aller jusqu’à
l’exclusion, indéfiniment ou pour une période déterminée, de toute attribution de marchés financés
par le Fonds Mondial, si le Fonds Mondial établit à un moment quelconque, que cette firme ou cet
individu se sont livrés à la corruption ou à des manœuvres frauduleuses, des pratiques collusoires ou
coercitives en vue de l’obtention ou au cours de l’exécution d’un marché financé par le Fonds Mondial;
PSI se réserve le droit de faire inclure dans les contrats financés par le Fonds Mondial une disposition
imposant aux soumissionnaires, fournisseurs, entreprises, et consultants de permettre au Fonds
Mondial d’inspecter leurs comptes et registres relatifs à l’exécution du contrat et de les faire vérifier
par des auditeurs désignés par le Fonds Mondial.
Je, personne physique dont la signature figure ci-dessous, suis entièrement autorisé(e) à engager
l’entreprise et je souscris à toutes les règles ci-dessus.
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SIGNATURE : ___________________________________ DATE : _____________________
NOM ET TIRE (EN CARACTÈRES D’IMPRIMERIE) :___________________________
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14
ANNEXE D ADO 2016/Novembre/Malaria-FM/4191A/Agence fiduciaire HAUTUELE, ITURI, MANIEMA et KONGO CENTRAL
I.
Termes de référence de consultance du l’agence fiduciaire
Introduction
L’Association de Santé Familiale (ASF-ASBL) en collaboration avec le Ministère de la Santé
Publique de la République Démocratique du Congo, avec le financement du Fonds Mondial de
lutte contre la VIH, la Tuberculose, et le Paludisme/Nouveau Modèle de Financement/Volet
Paludisme planifie de conduire deux campagnes de distribution de masse de moustiquaires
imprégnées (MILD) dans les provinces de Haut-Uélé, Ituri, Tshopo, Maniema et Kongo
Central en 2017. La distribution effective des moustiquaires se fera au niveau de sites de
distribution (SD) installés au niveau des aires de santé (AS). Ce marché comprend quatre lots :
Lot 1 Maniema Provincial (Calendrier indicatif : Avr-Sep 2017)
Activités
I
1,1
1,2
FORMATIONS
formation de l'ECP de la DPS Maniema
formation de l'ECZ
Sous total 1
II
DENOMBREMENT
2,1
2,2
2,3
2,4
2,5
Supervision provinciale
Supervision centrale
Coordination DPS
Coordination provinciale des campagnes
Validation données dénombrement
Sous total 2
III
3,1
3,2
3,3
3,4
Montant en US$
33 674,55
51 001,65
84 676,20
32 640,30
21 656,25
3 591,00
6 158,25
89 895,54
153 941,34
Micro plan et Distribution
Coordination DPS
Validation distribution
Sous total 3
TOTAL GENERAL
30 492,00
16 716,00
2 740,50
34 151,25
84 099,75
322 717,29
Lot 2 Maniema Périphérique (Calendrier indicatif : Avr-Sep 2017)
1,1
Activités
formation des IT et Precodesa, élaboration
micro plan
Sous total 1
Montant en US$
91 211,40
91 211,40
2016/Novembre/Malaria-FM/4191A/Agence fiduciaire Haut-Uele,
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Appel d’offres no :
15
II
2,1
2,2
2,3
2,4
DENOMBREMENT
Briefing des acteurs de dénombrement
Collation du personnel pour le
dénombrement des ménages et
distribution des jetons
Supervision dénombrement ZS
CLC
Sous total 2
III
3,1
3,2
3,3
3,4
3,5
3,6
Finalisation micro plan à la base
Briefing des acteurs des sites
Collation du personnel des sites pendant
la distribution
Supervision distribution ZS
CLC
Cout Stockage des MILDs ZS
Sous total 3
Transport et sécurité
4,1
Sécurité au niveau des ZS
Transport des MILD, du BCZS vers les
AS
transport des MILD, des AS vers les sites
de distribution
4,3
4,4
229 168,80
67 349,10
4 725,00
402 005,28
Micro plan et Distribution
IV
4,2
100 762,38
Récupération des MILd au niveau des AS
vers le BCZS
Sous total 4
TOTAL GENERAL
59 088,00
39 081,00
147 480,90
65 572,50
4 725,00
58 338,61
374 286,01
88 555,07
324 701,92
265 665,20
29 518,36
708 440,54
1 575 943,23
Les zones de santé Maniema
Province
Antenne
Zone de santé
MANIEMA
Kindu Ville
ALUNGULI
MANIEMA
Kindu Ville
KINDU
MANIEMA
Kindu Ville
KAILO
MANIEMA
Kindu Ville
KALIMA
MANIEMA
Kindu Ville
KAMPENE
MANIEMA
Kindu Ville
PANGI
MANIEMA
MANIEMA
Maniema Nord
Kindu Ville
FEREKENI
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16
MANIEMA
Maniema Nord
LUBUTU
MANIEMA
Maniema Nord
OBOKOTE
MANIEMA
Maniema Nord
PUNIA
MANIEMA
Maniema Nord
KASONGO
MANIEMA
Maniema Sud
MANIEMA
Maniema Sud
KABAMBARE
MANIEMA
Maniema Sud
KIBOMBO
MANIEMA
Maniema Sud
KUNDA
MANIEMA
Maniema Sud
LUSANGI
MANIEMA
Maniema Sud
SAMBA
MANIEMA
Maniema Sud
SARAMABILA
MANIEMA
Maniema Sud
TUNDA
MANIEMA
Maniema Sud
MANIEMA
MANIEMA
Lot 3 Tshopo Provincial (Calendrier indicatif : Juin-Nov 2017)
Activité
I
1,1
1,2
II
2,1
2,2
2,3
2,4
2,5
III
3,1
3,2
3,3
3,4
FORMATIONS
formation de l'ECP de la DPS Tshopo
formation de l'ECZ Pool Tshopo
Sous total 1
Dénombrement
Supervision niveau intermédiaire/ volet
distribution
Supervision niveau central/volet Dénombrement
Coordination IPS/DPS
Validation à la base dénombrement
Sous total 2
Micro plan et distribution
Supervision niveau intermédiaire/ volet
distribution
Supervision niveau central/volet Distribution
Sous total 3
TOTAL GENERAL
Montant en US$
33823,65
65409,75
99233,4
39671
17775
8550
3071,25
46491
115558,25
37065
15920
6525
46491
106001
320792,65
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17
Lot 4 Tshopo Périphérique (Calendrier indicatif : Juin-Nov 2017)
Activité
I
1,1
II
2,1
2,2
2,3
III
3,1
3,2
FORMATIONS
formation des IT et Presodesa et élaboration micro
plan
Sous total 1
Dénombrement
Collation du personnel pour le dénombrement des
ménages et distribution des jetons
SUPERVISION DENOMBREMENT (ZS)
Sous total 2
Finalisation micro plan
Briefing des acteurs de distribution
Montant en US$
95111,1
95111,1
140877,8333
315956
108532
565365,8333
65728
52840
3,3 Collation du personnel des sites pendant la distribution
171180
3,4 CLC
Déplacement pour la supervision lors de la campagne
3,5
de distribution des MILD
3,6 Coût de stockage
Sous total 3
IV
Transport et sécurité
4,1 Sécurité au niveau des ZS
4,2 Transport des MILD, du BCZS vers les AS
transport des MILD, des AS vers les sites de
4,3
distribution
5750
4,4
Récupération des MILd au niveau des AS vers le
BCZS
Sous total 4
TOTAL GENERAL
108636
76734,612
480868,612
109779,579
402525,123
329338,737
36593,193
878236,632
2019582,177
Les zones de santé Tshopo
DPS TSHOPO
BASALI
BASOKO
ISANGI
YAHISULI
YAHUMA
YAKUSU
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18
YALIMBONGO
YABAONDO
BAFWAGBOGBO
OPIENGE
LOWA
UBUNDU
OPALA
BAFWASENDE
YALEKO
WANIE RUKULA
BENGAMISA
BANALIA
TSHOPO
LUBUNGA
KABONDO
MAKISO-KIS
MANGOBO
TOTAL DPS TSHOPO
23
Lot 5 Haut-Uélé Provincial (Calendrier indicatif : Juin-Nov 2017)
I
1,1
1,2
1,3
FORMATIONS
II
2,4
formation de l'ECP de la DPS Haut Uélé
formation de l'ECZ Pool Haut Uélé 1
formation des IT et Presodesa Haut Uele
Sous total 1
Dénombrement Haut-uele
validation données dénombrement
2,1
Supervision Distribution Niveau Intermédiaire volet
Dénombrement
3,2
Supervision Distribution Niveau Central volet
Dénombrement
Coordination DPS
Sous total 1
Supervision Distribution Niveau Intermédiaire volet
Distribution
Supervision Distribution Niveau Central volet
Distribution
3,3
3,4
coordination DPS/IPS (dénombrement et distribution)
Validation Distribution
2,2
2,3
2,4
III
3,1
Montant en US$
22 089,90
40 372,50
49 149,45
111 611,85
29 490,00
21 515,00
$9 552
3 071,25
6 525,00
60 601,25
18 265,00
9 552,00
6 525,00
29 169,00
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19
Sous total 2
Total Général
63 511,00
235 724,10
Lot 6 Haut-Uélé Communautaire (Calendrier indicatif : Juin-Nov 2017)
N°
I
1,1
Dénombrement Haut-uele
Montant en
US$
I. FORMATIONS
formation des IT et Precodesa
Sous total 1
46 809,00
46 809,00
II. DENOMBREMENT
2,1
III
3,1
3,2
Collation du personnel pour le dénombrement
des ménages et distribution des jetons
SUPERVISION DENOMBREMENT (ZS)
Validation données dénombrement à la base
Sous total 2
finalisation Micro plan
3,3
3,4
Collation du personnel des sites pendant la
distribution
CLC
2,2
2,3
2,5
3,5
3,6
3,10
4,1
4,2
4,3
IV
4,1
4,2
Déplacement pour la supervision lors de la
campagne de distribution des MILD
Coût de stockage
Budget validation distribution
Sous total 3
Transport des MILD, du BCZS vers les AS
distribution
BCZS
Sous total 4
Transport & Sécurité
distribution
80 202,00
175 626,00
46 251,00
187 037,76
489 116,76
33 998,00
31 130,00
127 854,00
3 250,00
46 023,00
41 782,17
29 490,00
313 527,17
63 256,98
231 942
189 771
21 086
442 798,84
17 972
231 942
189 771
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20
BCZS
4,3
Sous total 4
TOTAL GENERAL
21 086
442 799
1 357 054,62
Les DPS du Haut-Uélé
DPS BAS UELE
DPS BAS UELE
TOTAL DPS BAS UELE
Aketi
Bili
Bondo
Buta
Likati
Monga
Titule
Ango
Dingila
Poko
Viadana
11
Lot 7 Ituri Provincial (Calendrier indicatif : Juin-Nov 2017)
N°
I
1,1
1,2
II
2,1
2,2
2,3
2,4
2,5
Activité
FORMATIONS
formation de l'ECP de la DPS Ituri
formation de l'ECZ Ituri
Sous total 1
Dénombrement
Supervision niveau intermédiaire/ volet dénombrement
Supervision niveau central/volet Dénombrement
Validation données dénombrement
Sous total 2
III
Montant en
US$
47 980
98 259
146 239
63 372
17 775
8 550
3 071,25
72 560
165 328
Page 20 de 35
21
3,1
3,2
3,3
3,4
Supervision niveau intermédiaire/ volet distribution
Supervision niveau central/volet Distribution
Sous total 3
TOTAL GENERAL
59 080
15 920
6 525
72 560
154 085
465 652
Lot 8 Ituri Périphérique (Calendrier indicatif : Juin-Nov 2017)
N°
I
1,1
Activité
FORMATIONS
formation des IT et Presodesa Ituri, élaboration miro plan
Sous total 1
II
2,1
2,2
2,3
III
3,1
3,2
3,3
3,4
3,5
3,6
IV
4,1
4,2
4,3
Montant en
US$
124 693
124
693
Dénombrement
Collation du personnel pour le dénombrement des ménages et distribution
des jetons
SUPERVISION DENOMBREMENT
Sous total 2
Finalisation micro plan
Collation du personnel des sites pendant la distribution
CLC
Déplacement pour la supervision lors de la campagne de distribution des
MILD
Coût de stockage
Sous total 3
Transport
transport des MILD, des AS vers les sites de distribution
Récupération des MILd au niveau des AS vers le BCZS
Sous total 4
TOTAL GENERAL
230 771
488 744
134 499
854 014
86 338
86 130
260 608
9 000
133 703
111 797
687 576
194 648
713 708
583 943
64 883
1 362 534
3 028 817
Les DPS d’Ituri
DSPS ITURI
ADI
ADIA
ANGUMU
ARIWARA
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22
ARU
AUNGBA
BIRINGI
KAMBALA
LAYBO
LOGO
MAHAGI
NYARAMBE
RIMBA
LOLWA
BOGA
KOMANDA
MAMBASA
MADIMBA
NIANIA
NYANKUNDE
BUNIA
GETY
RWAMPARA
Bambu-MINES
DAMAS
DRODRO
KATAKI
JIBA
KILO
LINGA
LITA
MANGALA
MONGBWALU
NIZI
RETHY
TSHOMIA
TOTAL DPS ITURI
36
Lot 9 Kongo Central Provincial (Calendrier indicatif : Fev-Jul 2017)
N°
II
1,1
Activités
Montant en
US$
FORMATIONS
Formation de l'ECP de la DPS Kongo Central
40 496
Page 22 de 35
23
1,2
Formation de l'ECZ
84 459
II
2,1
2,2
2,3
2,4
2,5
DENOMBREMENT
III
3,1
3,2
3,3
3,4
MICRO PLAN ET DISTRIBUTION
Sous total 1
Coordination DPS
VALIDATION DENOMBREMENT
Sous total 2
Coordination DPS
VALIDATION DISTRIBUTION
Sous total 3
TOTAL GENERAL
124 955
56 581
26 922
3 591
6 158
56 007
149 260
52 820
21 706
2 741
42 606
119 872
394 087
Lot 10 Kongo Central Périphérique (Calendrier indicatif : Fev-Jul 2017)
N°
I
1,1
II
2,1
2,2
2,3
2,4
2,6
Activités
FORMATIONS
Formation des IT et Precodesa
Sous total 1
IV
4,1
4,2
119 467
119 467
DENOMBREMENT
Briefing acteurs de dénombrement
Collation du personnel pour le dénombrement des ménages
et distribution des jetons
194 060
Supervision dénombrement ZS
108 492
CLC
Validation à la base
398 205
8 138
61 767
Sous total 2
III
3,1
3,2
3,3
3,4
3,5
3,6
Montant en
US$
770 663
MICRO PLAN ET DISTRIBUTION
finalisation micro plan
Briefing des acteurs de DISTRIBUTION
Collation du personnel des sites pendant la distribution
Supervision distribution ZS
CLC
Cout stockage des MILDs ZS
Sous total 3
Transport et Sécurité
transport des MILD, des AS vers les sites de distribution
90 278
68 460
237 052
99 205
8 138
89 937
593 070
$137 255,96
183 008
411 768
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24
4,3
Récupération des MILd au niveau des AS vers le BCZS
Sous total 4
TOTAL GENERAL
29 739
624 515
2 107 714
Les Zones de Santé du Kongo Central
Province
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
Antenne
Zone de santé
Boma
Boma
Boma
Boma
Boma
Boma
Boma
Boma
Boma
Boma
Boma
BOMA
BOMA BUNGU
MUANDA
KITONA
KANGU
KIZU
KUIMBA
KINKONZI
TSHELA
VAKU
LUKULA
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
BOMA
Mbanzangungu
Mbanzangungu
Mbanzangungu
Mbanzangungu
Mbanzangungu
Mbanzangungu
Mbanzangungu
Mbanzangungu
Mbanzangungu
Mbanzangungu
Mbanzangungu
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
NGIDINGA
MASA
KISANTU
NSELO
SONA BATA
KIMVULA
KWILU NGONGO
MBANZA NGUNGU
KIMPESE
BOKO KIVULU
KIMPANGU
Mbanzangungu
Matadi
Matadi
Matadi
Matadi
Matadi
Matadi
Matadi
Matadi
Matadi
SEKE BANZA
INGA
KIBUNZI
LUOZI
GOMBE MATADI
NSONA MPANGU
MANGEMBO
MATADI
NZANZA
MATADI
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25
KONGO CENTRAL
KONGO CENTRAL
NB :
La mise en œuvre des campagnes de masse au niveau provincial (DPS) se fait sur base des budgets
élaborés de commun accord avec les DPS, en fonction du budget disponible et des normes fixées par le
Programme de Lutte contre le Paludisme en République Démocratique du Congo, PNLP en sigle ;
La mise en œuvre des campagnes de masse au niveau des ZS (communautaire) se fait sur la base du micro
plan élaboré en collaboration avec les ZS, en fonction du budget disponible et des normes fixées par le
Programme de Lutte contre le Paludisme en République Démocratique du Congo, PNLP en sigle, qui
impliquent plusieurs opérations de paiement de natures très variées, allant du paiement des per diem des
acteurs de la campagne, à la location des voitures et des motos ainsi qu’à l’achat de carburant pour ces
véhicules. Ces opérations auront lieu au niveau de toutes les aires de santé selon les activités ci-dessous :
En raison du grand nombre de personnes à payer et de sites à visiter, ainsi que des risques associés à ces
opérations, l’association souhaite recourir aux services d’un cabinet de fiducie doté d’une expertise
avérée en matière comptable et paiement et d’audit des opérations de paiements.
Les présents termes de référence sont élaborés dans le but de définir le cadre de collaboration entre
l’Association de santé familiale et l’agence fiduciaire et de déterminer les objectifs à réaliser.
II.
Objectifs
Objectif global
Obtenir les meilleurs services d’une maison de fiducie qui aura pour mission de procéder à la gestion de
tous les paiements requis pour la bonne conduite de la campagne de distribution des MILDs, de veiller
au remplissage correct des pièces justificatives (pour le paiement des per diem), de collecter toutes les
factures nécessaires et procéder à une réconciliation journalière au niveau de la province et une
réconciliation finale pour chaque province à fournir au bureau central de l’Association.
Objectifs spécifiques
a) Conduire les opérations de paiements à effectuer dans le cadre des activités de formation, de
coordination, de planification, et de supervision au niveau des provinces (DPS) ;
b) Participer à la validation des micros plans budgétisés pour établir les prix unitaires standardisés
(location véhicule/moto, carburant, distance à courir pour le transport et supervision, etc.) à appliquer
dans chaque ZS et/ou AS ;
c) Conduire les opérations de paiements des relais communautaires, des agents de distribution pour la
campagne de distribution de masse des MILDs et des superviseurs en conformité avec les budgets
préétablis ;
d) Conduire les opérations de paiements requises pour la conduite correcte des activités de
dénombrement des ménages et de distribution des MILDS prévues dans le cadre de la campagne de
distribution de masse et ce en conformité avec les budgets préétablis ;
e) S’assurer que toutes les pièces justificatives et autres documents de support sont correctement remplis
et collecter pour une réconciliation ultérieure et ;
f) Fournir une réconciliation périodique de toutes les dépenses (avec copies des pièces justificatives)
faites dans chacun des districts sanitaires couverts dans toutes les zones de santé de la province ;
g) Fournir une réconciliation générale finale de toutes les dépenses (avec les originaux des pièces
justificatives) faites dans chacun des districts sanitaires de la province.
h) Assurer le transport des MILDs pour leur positionnement aux BCZS, AS et sites de distribution.
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26
I.
TACHES A ACCOMPLIR
1. Organiser les activités de formation, de planification, de coordination et de supervision pour
le niveau provincial ;
2. Participer à la validation des micros plans budgétisés pour établir les prix unitaires
standardisés (location véhicule/moto, carburant, distance à courir pour le transport et la
supervision, etc.) à appliquer dans chaque ZS et/ou AS.
 Assister à la validation des micros plans budgétisé au niveau de chaque ZS
 Travailler en collaboration avec le PNLP, la DPS, les MCZS, les SousRécipiendaires et l’équipe de l’ASF pour déterminer la distance à courir pour le
transport et la supervision et les prix unitaires standardisés à appliquer par ZS pour
la location véhicule/moto, le carburant, etc.)
2. Conduire les opérations de paiements des relais communautaires et des agents de distribution
pour la campagne de distribution de masse des Moustiquaires Imprégnées à Longue Durée
(MILD) en conformité avec les budgets préétablis:
 Procéder au paiement journalier des per diem des relais communautaires, agents de
distribution, superviseurs et superviseurs des superviseurs dans chaque Zone de
Santé et Aire de Santé.
 Faire remplir et emmarger les fiches de paie par toute personne qui reçoit un
paiement
 Compiler toutes les fiches de paie par Zone de Santé, District Sanitaire et Province.
3. Conduire les opérations de paiements requises pour la conduite correcte des activités de
dénombrement des ménages et de distribution des MILDs prévues dans le cadre de la
campagne de distribution de masse et ce en conformité avec les budgets préétablis :
 Procéder à la location et paiement pour les voitures et motos nécessaires (sur la
base du budget fourni) et conformément aux procédures de l'ASF;
 Procéder à l’achat de carburant comme prévu dans les budgets préétablis et tenir
une fiche de suivi par rapport aux trajets définis;
 Récupérer toutes les factures relatives aux paiements faits et compiler toutes les
pièces justificatives par ZS, DPS et Province;
4. Faire et fournir une réconciliation au bureau provincial de toutes les dépenses (avec copies
des pièces justificatives) faites au niveau de la DPS ou dans toutes les Zones de Santé;
 Etablir un état des lieux journalier sur toutes les dépenses effectuées dans chaque
DS et présenter une réconciliation journalière au bureau provincial de ASF;
 Faire la copie des toutes les pièces justificatives pour accompagner la réconciliation
journalière à soumettre au bureau provincial.
5. Fournir les copies des listes des personnes formées au bureau provincial ASF/Equipe suiviévaluation, après chaque formation organisée à tous les niveaux (DPS&ZS) ;
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27
6. . Fournir une réconciliation générale finale (au bureau central à Kinshasa) de toutes les
dépenses (avec les originaux des pièces justificatives) faites dans chacun des districts sanitaires
;
 Etablir un état des lieux final à la fin de la campagne et fournir une réconciliation
générale au bureau central de ASF;
 Fournir les originaux de toutes les pièces justificatives pour accompagner la
réconciliation finale à soumettre au bureau central d’ASF.
 Développer et soumettre un rapport final pour toute la mission
 Procéder au reversement a ASF des reliquats potentiels par rapport aux fonds reçus
II.
RESULTATS ATTENDUS
1. Les activités de formation, de planification, de coordination et de supervision au niveau
provincial sont organisées ;
2. Les micro plans budgétisés pour les provinces de HAUT-UELE, TSHOPO, ITURI,
MANIEMA et KONGO CENTRAL sont validés et approuvés par toutes les parties
prenantes.
3. Le paiement correct et en temps voulu de tous les acteurs des campagnes de distribution
de masse (relais communautaires, agents de distribution, superviseurs, superviseurs des
superviseurs, chauffeurs, etc.);
4. Le paiement correct, en temps voulu et conformément au budget préétabli des locations
de véhicules et du carburant nécessaires pour la bonne conduite de la campagne ;
5. La réconciliation journalière correcte et fiable de toutes les dépenses faites à tous les niveaux
6. La réconciliation finale complète, correcte et fiable de toutes les dépenses faites à tous les
niveaux ; et
7. Le reversement de tous les reliquats des fonds versés.
III.
QUALIFICATION DE L’AGENCE FIDUCIAIRE
Les propositions doivent comporter les curricula vitae de l’associé, du directeur et du personnel
composant l’équipe de l’agence fiduciaire destinée dans la supervision et suivi de cette activité. Les
expériences de l’agence fiduciaire avec toutes les références des activités similaires réalisées dans
les trois dernières années sont à préciser dans le dossier. Le cabinet de l’agence fiduciaire et le
personnel ne doivent avoir aucun lien avec ASF/PSI ou ses filiales et affirmer cela dans une lettre
d’engagement.
Apres la sélection de l’agence fiduciaire et la signature du contrat, l’agence devra fournir la liste de
tous les agents de paiements qui seront utilisés par elle en précisant leurs noms et prénoms et leur
adresse.
POINTS DE CONTACT
Pendant le déroulement de ses activités, pour tout éclaircissement ou informations utiles, l’agence
fiduciaire contacte les points focaux ci-après :
- Directeur Adjoint, Département Malaria/Fonds Mondial;
- Directeur des Finances;
IV.
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28
NOTE IMPORTANTE : le (s) cabinet (s) sélectionné (s) pourront être visités lors d’un audit
du BIG qui couvre la période de leur intervention.
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29
ANNEXE E ADO 2016/Octobre/Malaria-FM/4191A/Agence fiduciaire HAUT-UELE,
Modèle de Contrat
CONTRAT DE CONSULTANCE
ENTRE
La………, dont le siège est établi au ………………, Commune de XXXX/Kinshasa représentée
par……… ; d’une part appelée « L’Agence fiduciaire » ;
ET :
L’Association de Santé Familiale (ASF-ASBL), dont le siège est établi au n° 4630, avenue de la
Science, Immeuble USCT, Bloc C, à Kinshasa-Gombe, représentée par Monsieur Nestor ANKIBA
YAR, Administrateur-Directeur Exécutif ; d’autre part appelée « l’Association » ;
PREAMBULE
A la suite de l’appel d’offres ADO/AGENCE FIDUCIAIRE MALARIA 2015/ASF (2) lancée
par l’ASF, l’agence fiduciaire ………..a été retenue. Le présent contrat a pour but de formaliser les
rapports entre les deux parties ainsi que leurs droits et obligations, d’où :
IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :
Article 1er Domaine d’Intervention
L’ASF confie à l’AGENCE FIDUCIAIRE, qui accepte, les tâches ci-après :
- Conduire les opérations de paiements à effectuer dans le cadre des activités de formation,
de coordination, de planification, et de supervision au niveau des provinces (DPS) ;
-
-
Participer à la validation des micros plans budgétisés pour établir les prix unitaires
standardisés (location véhicule/moto, carburant, distance à courir pour le transport et la
supervision, etc.) à appliquer dans chaque ZS et/ou AS ;
Conduire les opérations de paiement requises pour l’exécution correcte des activités de
dénombrement des ménages et de distribution des MILDs prévues dans le cadre de la
campagne de distribution de masse et ce en conformité avec les budgets préétablis ;
-
Assurer le transport des moustiquaires des BCZS vers les Aires de Santé (sites de
stockages), et de ceux-ci vers les sites de distribution.
-
Conduire les opérations de paiements des relais communautaires et des agents de
distribution pour la campagne de distribution de masse des Moustiquaires Imprégnées
d’insecticide à Longue Durée d’action (MILD) en conformité avec les budgets préétablis;
Faire et fournir une réconciliation au bureau provincial de toutes les dépenses (avec copies
des pièces justificatives) faites dans chacun des districts sanitaires couverts dans toutes les
Zones de Santé;
Fournir une réconciliation générale finale (au bureau central à Kinshasa) de toutes les
dépenses (avec les originaux des pièces justificatives) faites dans chacun des districts
sanitaires
-
-
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30
Les détails des interventions sont contenus dans les termes de référence en annexe, qui font partie
intégrante de ce contrat.
Article 2- Pièces justificatives
Toutes les pièces justificatives accompagnant les réconciliations à soumettre au Bureau central de l’ASF
devront être conformés aux normes de qualité requises par le Fonds Mondial et systématiquement
validées par le département des Finances de l’ASF. ASF ne commencera pas à traiter les factures sauf
quand toutes les pièces requises sont reçues. La liste des pièces requises est en Annexe 1. En outre, les
copies des listes des présences des ateliers et diverses formations devront être systématiquement versées
au programme (Service M&E) pour vérification.
Les dépenses considérées inéligibles seront à la charge du Consultant et, elles feront objet de
soustraction sur le paiement de la dernière tranche si elles sont inférieures aux honoraires. Dans le cas
où les dépenses inéligibles sont supérieures à la dernière tranche des honoraires, le Consultant sera tenu
de reverser l’écart en espèces à l’ASF.
La mise en œuvre du calendrier dépend des accords entre ASF-PNLP et le gouvernement de chaque
province en fonction de l’évolution des activités sur terrain et des réalités locales.
Article 3- Paiements
Pour la réalisation des activités énumérées ci-dessus, l’ASF allouera au Fiduciaire les montants par
tranche ne pouvant dépasser pour le Lot………………………... Les montants seront déboursés par
tranche de USD ………………………. suivant selon le planning d’activités ci-après dont les détails
sont en annexe:
Ces prix sont indicatifs et peuvent varier en fonction des réalités du terrain, après échanges avec les DPS
et/ou PNLP.
Les Frais bancaires, TVA et de transfert l’ASF s’engage à rembourser au Fiduciaire les frais inhérents
aux transferts des fonds. Ces frais ne peuvent nullement être pris en compte dans le calcul des honoraires
dus au Fiduciaire.
Les décaissements seront effectués activité par activité sur base d’une demande de fonds approuvée par
le Directeur du Projet ou son adjoint, le Directeur Financier et l’Administrateur Directeur Exécutif.
La demande de fonds devra être conforme au standard des demandes de l’ASF.
Après le démarrage des activités, chaque nouveau décaissement sera conditionné par l’acceptation du
rapport financier préliminaire, et la validation après vérification d’au moins 70 % des pièces
justificatives soumis par la Fiduciaire à l’ASF pour les activités précédentes. Le fiduciaire doit s’assurer
que les 30% restants des pièces justificatives sur les paiements effectués sont soumis à ASF au plus tard
60 jours après chaque remboursement. Dans les trente (30) jours de la fin de la période de performance
du présent accord, le fiduciaire doit présenter un rapport financier final de toutes les dépenses et activités
relevant du présent Accord. Le fiduciaire doit s’assurer que tous (100%) les décaissements sont soutenus
par la documentation de qualité requises selon l’annexe.
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La dernière demande en guise de solde des activités devra correspondre exactement au montant restant
à payer par rapport au prix total des activités prévues en tenant compte du solde de trésorerie disponible
à l’agence afin d’éviter des remboursement probable.
Le fiduciaire doit conserver tous les documents relatifs au présent Accord pour une période de cinq
années après la fin de l’accord. Le fiduciaire doit autoriser l’accès de ASF à tous les documents relatifs
au présent Accord pour un audit indépendant.
L’ASF se réserve le droit de vérifier la qualité du personnel engagé, ainsi que tous documents et
procédures internes au Fiduciaire avant toute approbation de décaissement pendant la durée du contrat.
Le fiduciaire proposera des solutions alternatives en cas des difficultés sur le terrain.
Article 4_ Ligne de crédit bancaire
Le Fiduciaire s’engage à ouvrir une ligne de crédit auprès de sa banque d’un plafond de
……………….pour couvrir des dépenses éventuelles liées aux activités et dans l’attente de (s)
versement (s) par l’ASF à cet effet. Les frais y afférents seront pris en charge par l’ASF.
Article 5– Performance
Afin d’évaluer l’exécution des tâches confiées au Fiduciaire dans le cadre de ce contrat, l’Association
mesurera les indicateurs de performance indiqués en annexe 1: Sauf en cas de force majeure en dehors
de leur contrôle, toute mauvaise performance de la part du Fiduciaire pourra faire l’objet de la radiation
de la liste de fournisseurs pouvant travailler avec l’ASF dans l’avenir.
En contrepartie, l’Association s’engage à vérifier et à valider les rapports financiers et les pièces
justificatives dans un délai raisonnable comme defini, et ne tiendra pas plus de 45 jours avant de procéder
aux décaissements ;
Article 6– Assurance
Le Fiduciaire contractera une assurance contre tout vol ou perte des fonds octroyés par l’Association à
la hauteur de ……………………….. Le coût de l’assurance de sera préfinancé par le Fiduciaire et
remboursé par l’Association lors de la première tranche de transfert sur présentation de la preuve
d’assurance. Cette somme viendra en sus du prix mentionné ci-haut. Ce paiement ne génèrera pas
d’honoraires.
Article 7- Honoraires
En contrepartie de ses prestations, l’Association payera au Fiduciaire, pour les honoraires au taux de
………% au montant de……………………………. Les modalités de paiement des honoraires seront
libérées par tranche moyennant dépôt d’une facture et de manière ci-après :
1ère tranche : 30 jours de la réception de la facture et du démarrage des activités: 40%.
2è tranche : à la réception de tous les livrables sus mentionnés et après validation de toutes les dépenses
par l’Association: 60%.
Ils seront effectués exclusivement par virement bancaire au compte intitulé ……………. au numéro
……………………..USD ouvert à la Banque …………. dont le code Swift est ……………..
Article 8– Durée du Contrat
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La durée du contrat est de …… mois, à daté de la signature par les deux parties jusqu’à la clôture de la
campagne de distribution des Moustiquaires Imprégnées à Longue Durée à ………………….et à la
remise du rapport finale de validation des dépenses. Toute modification au présent contrat doit être
constatée par un avenant écrit signé des deux parties.
En cas de suspension des activités pendant la campagne, pour des raisons indépendantes de la volonté
du Fiduciaire, celle-ci a droit au remboursement des dépenses engagées qui ne sont pas prévues dans le
présent contrat, moyennant production des preuves y afférentes.
Article 9- Code déontologique
Le Fiduciaire sera responsable des conséquences des erreurs ou omissions de sa part. Cette
responsabilité inclut les coûts supplémentaires en résultant. En exécution de ses obligations
contractuelles au titre du présent contrat, le Fiduciaire déploiera ses connaissances, attention et diligence
idoines. Elle s’acquittera de ses services conformément aux normes professionnelles et au code
déontologique en vigueur.
Article 10– Statut du Contractant Indépendant
Le Fiduciaire est un consultant. Il n’existe pas de lien de préposition entre le Fiduciaire et l’Association
ni entre le personnel du Fiduciaire et l’Association.
Le Fiduciaire n'a pas le droit de céder ou de transférer les droits ou les obligations du présent contrat à aucune partie - sans l'accord écrit préalable de l’Association.
Article 11- Confidentialité
Tous les documents, rapports, devis, données techniques et informations essentiels sont traités
confidentiellement et ne sont rendus accessibles à aucun tiers sans l'approbation écrite de l'autre partie.
Seuls les documents, rapports et les informations d'ordre général et non techniques seront mis à la
disposition du prestataire.
Article 12– Droit de Propriété
L’Association se réserve le droit exclusif de propriété sur tous les biens, produits ou matériels, corporels
ou incorporels, conçus ou produits dans le cadre du présent contrat. Les décisions relatives à la
distribution de tels biens, produits ou matériels à d’autres organisations y compris des auditeurs, devront
être prises par l’ASF, à sa seule et unique discrétion. Le consultant est responsable des outils
indispensables à l’exécution des travaux sus évoqués.
L’ASF reste propriétaire des matériels et outillages de travail remis au Fiduciaire.
Article 13- Responsabilité
Le Fiduciaire ne peut pas engager ASF ou toute autre personne qui pourrait prétendre à un droit en raison
de ses relations avec l’ASF, pour toute mesure prise ou toute omission survenue au cours de l’exécution
des tâches qui lui sont confiées dans le cadre de ce contrat. De même, l’ASF ne tiendra pas le Fiduciaire
pour responsable de tous engagements, coûts, revendications, jugements, honoraires d’avocats et
dépenses qui découleraient de l’exécution des travaux qui lui ont été confiés dans le cadre du présent
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accord sauf pour les problèmes dus à une négligence, une volonté manifeste ou une faute intentionnelle
le Fiduciaire.
Article 14– Résiliation et Préavis
Le présent contrat prend fin de plein droit au terme convenu sans préavis ni indemnité. Mais, pour un
motif valable, chacune de parties peut y mettre fin avant le terme convenu à condition d’en justifier le
motif et de régler les comptes avant la date prévue de la résiliation et moyennant un préavis dont le délai
sera fixé d’un commun accord. Si l’initiative de la résiliation émane du Fiduciaire, elle devra fournir
l’état d’avancement des causes ou affaires en cours, restituer tout ce qui lui a été remis pour
l’accomplissement de ses activités et, en cas de perception d’avance sur honoraires, elle devra
rembourser les honoraires perçus.
En cas de force majeure - événements imprévisibles hors du contrôle des deux parties et empêchant l'une
d'accomplir ses obligations contractées en vertu du présent contrat, les obligations contractuelles seront
suspendues pendant la durée de l'incapacité d'agir causée par une telle situation, à condition que le cas
de force majeure ait été signalé à l'autre partie dans les deux semaines après son avènement, et dans la
mesure où lesdites obligations sont concernées. Dans ce cas, le prestataire a droit à une prorogation du
contrat adaptée au retard causé par la force majeure.
Article 15 - Litiges
En remplissant toutes ses obligations en vertu de ce contrat, le Fiduciaire garantit qu’il respecte en
totalité toutes les lois applicables (y compris, sans s’y limiter, les statuts, décrets, ordonnances,
ordonnances administratives, règlements et autres directives, politiques et consignes constituant une
obligation juridique), et il assume l’entière responsabilité des coûts, risques et délais occasionnés par
leur non respect.
Le présent contrat est soumis au droit congolais. Tout litige qui surviendrait de l’exécution ou de
l’interprétation du présent contrat sera réglé à l’amiable.
En cas d’échec de la procédure de règlement à l’amiable, les parties s’en référeront à un arbitre qui sera
désigné d’un commun accord. A défaut d’un tel accord, l’arbitre sera désigné par décision de justice. La
sentence arbitrale est obligatoire et exécutoire. L’exécution peut être poursuivie même par la justice.
Au cas où une poursuite judiciaire était enclenchée par l’une ou l’autre des parties en vue de régler un
litige soumis à l’arbitrage ci-dessous, ou de remettre en cause la sentence arbitrale prononcée, le
défendeur, au cas où il gagnait le procès, sera remboursé pour la totalité des frais de poursuite et percevra
une somme raisonnable par rapport aux honoraires des avocats.
Article 16– Tentative de Fraude
Les parties s’interdisent de recourir à tout acte de corruption à l’obtention du présent marché. En cas
de soupçon avéré et ou de preuve sur la remise d’un avantage indu (argent ou tout autre objet de valeur)
à un membre du personnel de l’Association par le Fiduciaire en vue de l’obtention du marché faisant
l’objet de ce contrat ou de tout autre marché ultérieur, l’Association a la faculté de rompre le contrat dès
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la survenance des faits ou à partir du moment où l’Association a la certitude des griefs reprochés à
l’agent.
Aucun agent de l’Association ne doit prétendre à l’obtention d’une commission de quelque forme que
ce soit dans le cadre du présent contrat;
Dans l’éventualité où le Fiduciaire (agissant par ses préposés) a subi de quelque manière que ce soit, de
la part d’un employé de l’Association, des pressions de nature corruptive, le Fiduciaire ou le préposé de
cette dernière est tenu de dénoncer la tentative de corruption directement auprès de l’Administrateur
Directeur Exécutif de l’Association ;
En cas de non - dénonciation d’une tentative de corruption de la part d’un employé, l’Association se
réserve le droit d’annuler purement et simplement le contrat sans encourir une responsabilité quelconque
vis-à-vis du Prestataire;
Dans l’éventualité où il est établi que le Fiduciaire a exercé des pressions de nature corruptive sur un ou
plusieurs membres de la commission d’appel d’offres ou sur les employés de l’Association en vue
d’obtenir le marché, le contrat sera purement et simplement annulé par l’Association sans préjudice.
Ce contrat pose comme condition que le Fiduciaire certifie qu’il n’a pas fourni et qu’il ne fournira pas
de soutien matériel ni de ressources à des individus ou entités qu’il sait, ou pense savoir, être des
individus ou personnes qui défendent, planifient, financent ou participent à des activités terroristes, y
compris, sans toutefois s’y limiter, les individus et entités figurant à l’annexe A du décret 13224 et aux
autres individus et entités pouvant être désignés ultérieurement par les États-Unis ou par l’une des
autorités suivantes : l’Article § 219 du Immigration and Nationality Act, tel qu’amendé (8 U.S.C. §
1189), la International Emergency Economic Powers Act (50 U.S.C. § 1701 et seq.), la National
Emergencies Act (50 U.S.C. § 1601 et seq.) ou § 212(a)(3)(B) de la Immigration and Nationality Act
telle qu’amendée par la Patriot Act de 2001 des États-Unis, Pub. L. 107- 56 (26 octobre 2001) (8 U.S.C.
§1182). Le Fiduciaire certifie aussi qu’il ne fournira pas de soutien matériel ni de ressources à des
individus ou à des entités qu’il sait, ou pense savoir, agir à titre d’agent pour des individus ou entités qui
défendent, planifient, financent, participent ou ont participé à des activités terroristes ou ayant été
désignées comme telles ou qu’il cessera immédiatement de fournir un tel soutien si une entité est
désignée comme telle après la date de signature du contrat.
Aux fins de cette attestation, « soutien matériel et ressources » inclut les fonds et autres sécurités
financières, services financiers, hébergement, formation, installations secrètes, documents ou pièces
d’identité falsifiés, équipement de communication, installations, armes, substances létales, explosifs,
personnel, transport et autres biens durables, à l’exception de médicaments et de matériel religieux.
Aux fins de cette attestation, « participent à des activités terroristes » possède le même sens que celui
attribué à la section 212(a)(3) (B) (iv) de la Immigration and Nationality Act telle qu’amendée (8 U.S.C.
§ 1182(a)(3) (B) (iv)). Aux fins de cette attestation, « entité » désigne les partenariats, associations,
compagnies constituées en personne morale ou autres organisations, groupes et sous-groupes.
Cette attestation constitue une condition et une disposition expresses du contrat dont la violation
entraînera la cessation unilatérale du contrat par l’Association avant la fin de sa durée.
Article 17- Avis
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Tout avis, demande et autre communication devant, selon les modalités du présent contrat, être remis
ou présentés par les parties, seront effectués par écrit, remis moyennant accusé de réception adressés
aux parties respectivement comme suit à :
Le Fiduciaire :
L’ASF :
ASF
4630 Avenue de la Science, Gombe/Kinshasa
Attn : Monsieur Nestor ANKIBA YAR
Sur récépissé dudit avis, demande ou autre communication remis par envoi postal recommandé,
confirmation de télécopie en retour ou courrier à l’adresse ci-dessus, l’avis sera considéré ayant été reçu
de façon probante le dixième jour suivant la date d’envoi.
Article 18 - Amendements
Le présent contrat ne pourra faire l’objet d’un quelconque amendement sans la présentation d’un acte
signé par les représentants autorisés des deux parties.
Article 19
Au cas où l’une des clauses du contrat serait considérée par le tribunal de la juridiction compétente
comme invalide, nulle ou inapplicable, les autres clauses resteront néanmoins en vigueur et ne pourront
d’aucune manière être compromises ou invalidées.
Article 20– Respects des lois
Le contrat sera dans tous ses aspects régi et interprété selon les lois en vigueur à la République
Démocratique du Congo.
Article 21- Contenu
Le présent contrat se compose du présent contrat, de l’appel d’offres, des termes de référence et les
zones d’intervention et le déroulement des activités et son prix, ainsi que des fiches de micro
planification approuvées par les zones de santé, ASF et ……..
Il est dûment signé et approuvé par les parties concernées à Kinshasa le…….…/…….../2016.
En deux originaux dont chacune des parties reçoit
Pour l’Association :
Pour le Fiduciaire :
_____________
_____________
Nom : Nestor ANKIBA Yar.
Nom :
Qualité : Administrateur Directeur Exécutif / ASF
Qualité :
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