Department of Indian Affairs and Northern Development

Department of Aboriginal Affairs and Northern Development
Communications Branch, Gatineau, QC
Position: Communications Assistant
(possibility of double or return work-term arrangement)
Priority will be given to Aboriginal students. Please indicate which Aboriginal
group you belong to in your cover letter.
Travel costs (i.e. transportation costs, such as, airfare, train, bus, etc…) will be
covered for those individuals who are hired to travel to and from the National
Capital Region.
History of the Department
Aboriginal Affairs and Northern Development Canada (AANDC) supports
Aboriginal people (First Nations, Inuit and Métis) and Northerners in their efforts
to:
 improve social well-being and economic prosperity;
 develop healthier, more sustainable communities; and
 participate more fully in Canada's political, social and economic
development - to the benefit of all Canadians.
AANDC is one of the federal government departments responsible for meeting
the Government of Canada's obligations and commitments to First Nations, Inuit
and Métis, and for fulfilling the federal government's constitutional responsibilities
in the North. AANDC's responsibilities are largely determined by numerous
statutes, negotiated agreements and relevant legal decisions. Most of the
Department's programs, representing a majority of its spending - are delivered
through partnerships with Aboriginal communities and federal-provincial or
federal-territorial agreements. AANDC also works with urban Aboriginal people,
Métis and Non-Status Indians (many of whom live in rural areas).
AANDC's mandate, responsibilities and key priorities are shaped by centuries of
history, and unique demographic and geographic challenges. AANDC is one of
34 federal departments and agencies involved in Aboriginal and northern
programs and services.
AANDC has a goal that 50 per cent of new hires are Aboriginal.
Role of the Communications Branch
Communications planning and implementation is an integral part of government
and service to the public, along with providing open and effective flow of
information.
The Communications Branch's mandate is to promote the government's
Aboriginal and Northern agenda. This includes:
 informing Canadians about the Department's work, in an accessible and
accountable manner;
 maintaining an open flow of information with First Nations, Inuit, Métis and
Northerners;
 promoting positive public perceptions of Aboriginal people and issues;
and
 ensuring coherence and consistency in messaging aligned with
government priorities.
The Branch supports programs to ensure that AANDC employees and the
general public have a better understanding of Aboriginal and Northern issues,
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and of the department's priorities and results. It also supports the Department in
communicating how it is achieving policy and program objectives.
In general terms, our responsibilities include:
 development of internal and external communication plans and various
communications products;
 coordination of event planning;
 crisis communications and issues management;
 media relations;
 translation, posting and distribution of news releases;
 delivery of media monitoring (pan-Canadian) and media analyses
products;
 communications planning and advisory services;
 ministerial liaison services;
 corporate website development and maintenance;
 management and production of social media content;
 development and production of multimedia communication products such
as radio ads and video success stories
 coordination of qualitative and quantitative research affecting
communications.
Communications Assistant Position
The Communications Branch has four directorates and work with regional
Communications Units across the country. It is a professional, diverse and
demand-driven environment. The student will work with a team of qualified
communications professionals who provide strategic communications advice and
support to the department.
Job Responsibilities
Duties of the student will depend on the team they are assigned to, however all
students will contribute to at least one group project.
Duties related to specific teams may include:
Outreach / Speech Unit
 Afternoon media monitoring and morning media monitoring back-up
 Verify and update web content (Kids' Stop, National Aboriginal Day, etc)
 Support special projects (commemorations activities, etc)
 Prepare social media content
 Research good news stories and provide summary with link to original
source for internal employee newsletter (AANDC Express)
 Write statements and short speeches for Ministers, MPs and other officials
to deliver in Parliament or at public events
Internal Communications Unit
 Participate in the weekly production of "The Express" email message to all
staff, (coordinate submissions, revise text, verify hyperlinks and photos).
 Write articles for AANDC’s internal e-Zine "Spirit" as well as content for
Deputy Ministers' blogs and email messages to staff.
 Participate in special events (i.e. BluePrint 2020)
 Assist in the production of videos, vodcasts, podcasts, blogs, etc.
 Work with GCPedia, GCConnex and other Government of Canada social
media tools
 Play a coordination role on the team (tracking approvals and gathering
information for corporate reporting.
 Provide assistance to the other team members on communications
planning work.
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Issues Management/Media Relations Units
 Assist in the development and updating of events calendars
 Assist in the organization of media briefings and departmental events
 Search media articles and provide summary of coverage on Aboriginal
issues
 Develop media lines, social media content and news releases
 Route regional communication products through approval
 Assist with research required as a follow-up to media calls
 Support the issues management function of the Department
Strategic Communications Units
 Writing communications products (news releases, media lines, Qs&As,
fact sheets, social media postings etc)
 Running approvals (including making changes and keeping advisors up to
date on status of products)
 Performing some general administrative duties
 Supporting advisors on key large files
 Leading on various special projects (updates to Web content, etc)
 Playing a key coordination role on the team (tracking dockets and
gathering input on behalf of team for reporting duties)
 Assist with development and production of multimedia communication
products such as radio ads and video success stories
Digital Strategy Unit
 Compile the department's Social Media review, listing all social media
content for the past week and a summary of posts for the week ahead
 Monitor social media channels of interest to the department, forward
breaking news to advisors, and recommend content for re-tweeting / reposting
 Research social media public environment and trends
 Compile social media statistics weekly for purposes of quarterly reporting
 Research and develop social media content (trivia, photos) for weekly
thematic posts
 Update and maintain social media logs and planning calendars
 Update and maintain team GCPedia pages, databases, orientation and
training materials and other documents
 Support manager, advisors and officers on special projects, such as
planning and preparation of Google Hangouts.
Qualifications
- Experience in writing or editing;
- Experience in the preparation of material for public use;
- Experience working with Aboriginal peoples or organizations is an asset;
- General knowledge of departmental responsibilities and objectives, and its
relationship to the interest of its clients and the general public;
- General knowledge of public relations techniques;
- Knowledge of Aboriginal issues, cultures and communities is an asset;
- Proficiency in one of the official languages (English / French) is necessary;
proficiency in both languages is an asset;
Abilities
- Very good writing and editing skills – ability to write in the journalistic style
for diverse audiences;
- Ability to communicate effectively, orally and in writing;
- Ability to implement communications activities;
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-
-
Ability to coordinate support services for a team including the coordination
of meetings, as well as the coordination of documents approvals and the
preparation of reports;
Ability to work well under pressure within tight deadlines; and
Ability to manage a variety of tasks independently and prioritize work
effectively.
Personal Suitability
- Imagination and initiative in implementing communication projects;
- Tact and cooperation in dealing with senior management and colleagues;
and
- Flexibility and good judgement to function effectively under rapidly
changing conditions.
The Public Service of Canada is committed to building a skilled, diverse
workforce reflective of Canadian society. As a result, it promotes employment
equity and encourages candidates to indicate voluntarily on their application if
they are a woman, an Aboriginal person, a person with a disability or a member
of a visible minority group.
For more information about the department, please visit our website at
www.aandc.gc.ca
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Ministère des Affaires autochtones et du Développement du Nord canadien
Direction générale des communications, Gatineau (Québec)
Poste : Adjoint/adjointe aux communications
(possibilité de stage double ou de renouvellement)
La priorité sera accordée aux étudiants autochtones. Veuillez indiquer le groupe
autochtone auquel vous appartenez dans votre lettre de présentation.
Le Ministère assumera les frais de déplacement (c.-à-d. les frais de transport
comme les billets d’avion, de train, d’autocar, etc.) en direction et en provenance
de la région de la capitale nationale pour les personnes embauchées.
Présentation du Ministère
Affaires autochtones et Développement du Nord Canada (AADNC) soutient
les Autochtones (Premières Nations, Inuits et Métis) et les résidants du Nord
dans leurs efforts pour :
 améliorer leur bien-être social et leur prospérité économique;
 favoriser le développement de collectivités saines et durables;
 participer davantage au développement politique, social et économique
du Canada, et ce, au profit de tous les Canadiens.
AADNC est l’un des ministères fédéraux auxquels incombe la responsabilité de
respecter les obligations et les engagements du gouvernement du Canada
envers les Premières Nations, les Inuits et les Métis, ainsi que de remplir les
responsabilités constitutionnelles du gouvernement fédéral dans le Nord. Les
responsabilités d’AADNC sont établies en grande partie par un vaste éventail de
textes législatifs, d’accords négociés et de jugements des tribunaux. La plupart
des programmes du Ministère, qui absorbent la plus grande partie de son
budget, sont exécutés dans le cadre de partenariats avec les collectivités
autochtones et d’accords fédéraux-provinciaux ou fédéraux-territoriaux. AADNC
soutient également les Autochtones vivant en milieu urbain, les Métis et les
Indiens non inscrits (dont bon nombre habitent dans des régions rurales).
Le mandat, les responsabilités et les priorités clés d’AADNC sont façonnés par
des siècles d’histoire et par des défis démographiques et géographiques
uniques. AADNC est l’un des 34 ministères et organismes fédéraux qui
participent à la mise en œuvre de programmes et à la prestation de services
destinés aux Autochtones et aux populations du Nord canadien.
AADNC a pour objectif que 50 % des nouvelles recrues soient des Autochtones.
Rôle de la Direction générale des communications
La planification et la mise en œuvre des communications font partie intégrante
du gouvernement et du service au public, tout comme l’assurance d’une
circulation libre et efficace de l’information.
Le mandat de la Direction générale des communications consiste à promouvoir
le plan d’action du gouvernement pour les Autochtones et pour le Nord par les
moyens suivants :
 informer les Canadiens sur le travail du Ministère, de façon accessible et
responsable;
 faire circuler l’information en permanence vers les Premières Nations, les
Inuits, les Métis et les résidants du Nord;
 promouvoir une image positive des Autochtones et des questions
autochtones auprès du public;
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 veiller à la cohérence et à l’uniformité des messages, conformément aux
priorités gouvernementales.
La Direction générale soutient des programmes pour s’assurer que les employés
d’AADNC et le grand public comprennent bien les questions autochtones et
nordiques, ainsi que les priorités et les résultats du Ministère. Elle appuie
également le Ministère en décrivant dans quelle mesure il atteint les objectifs des
politiques et des programmes.
De manière générale, voici en quoi consistent nos responsabilités :
 l’élaboration des plans de communication internes et externes ainsi que
de divers produits de communication;
 la coordination de la planification des événements;
 les communications en cas de crise et la gestion des enjeux;
 les relations avec les médias;
 la traduction, la publication et la diffusion des communiqués;
 la préparation de produits de suivi des médias (à l’échelle de tout le
Canada) et d’analyse des médias;
 la planification des communications et les services consultatifs;
 la prestation de services de liaison ministérielle;
 la conception et la mise à jour d’un site Web ministériel;
 la gestion et la production de contenu pour les médias sociaux;
 l’élaboration et la réalisation de produits de communication multimédias
comme des annonces radiophoniques et des vidéos qui décrivent des
histoires de réussite;
 la coordination des recherches quantitatives et qualitatives touchant les
communications.
Poste d’adjoint/adjointe aux communications
La Direction générale des communications s’agit d’un milieu de travail
professionnel diversifié et régi par la demande. L’étudiant ou l’étudiante fera
partie d’une équipe de professionnels des communications qualifiés qui fournit
au Ministère des conseils stratégiques et du soutien en matière de
communications.
Responsabilités
Les tâches de l’étudiant ou de l’étudiante varieront selon l’équipe à laquelle il est
affecté. Toutefois, tous les étudiants contribueront à au moins un projet de
groupe.
Les tâches incombant aux équipes particulières peuvent inclure :
Unité des discours et de la sensibilisation
 Sauvegarder les enregistrements de surveillance des médias de
l’avant-midi et de l’après-midi.
 Vérifier et mettre à jour le contenu du site Web (Carrefour Jeunesse,
Journée nationale des Autochtones, etc.).
 Appuyer les projets spéciaux (activités commémoratives, etc.).
 Préparer du contenu pour les médias sociaux.
 Chercher de bonnes histoires dans l’actualité et fournir un sommaire
accompagné d’un lien vers la source originale pour le bulletin
d’information interne des employés (L’Express d’AADNC).
 Rédiger des déclarations et de courts discours pour les ministres, les
députés et d’autres responsables destinés au Parlement ou en prévision
d’événements publics.
Unité des communications internes
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






Participer à la production hebdomadaire du courriel L’Express à tout le
personnel (coordonner les propositions, réviser le texte, vérifier les
hyperliens, les photos).
Rédiger des articles pour le magazine électronique interne L’esprit ainsi
que du contenu pour le blogue du sous-ministre et des courriels à
l’intention du personnel.
Participer à des événements spéciaux (Objectif 2020).
Aider à la production de vidéos, de balados vidéo et des balados, de
blogues, etc.
Travailler avec GCpédia et GCconnex et autres outils de médias sociaux
du gouvernement du Canada.
Assumer un rôle de coordination dans l’équipe (faire le suivi des
approbations et recueillir l’information nécessaire aux fins de
l’établissement des rapports).
Apporter de l’aide aux autres membres de l’équipe dans le travail de
planification des communications.
Unités Gestion des enjeux/Relations avec les médias
 Faciliter l’élaboration et la mise à jour des calendriers d’événements.
 Faciliter l’organisation des séances d’information des médias et des
événements ministériels.
 Rechercher des articles dans les médias et produire un résumé de la
couverture des questions autochtones.
 Élaborer des infocapsules, du contenu pour les médias sociaux et des
communiqués.
 Faire approuver les produits de communication régionaux.
 Participer aux travaux de recherche requis en réponse aux demandes des
médias.
 Appuyer la fonction de gestion des enjeux du Ministère.
Unité de communications stratégiques
 Rédiger des produits de communications (communiqués, infocapsules,
Q et R, fiches d’information, messages affichés sur les médias sociaux,
etc.).
 Faire le suivi des approbations (y compris apporter les changements et
tenir les conseillers informés de l’état des produits).
 S’acquitter d’autres tâches administratives générales.
 Appuyer les conseillers dans le traitement des dossiers d’envergure.
 Participer à la direction de divers projets spéciaux (mises à jour du
contenu du site Web, etc.).
 Assumer un rôle clé de coordination dans l’équipe (faire le suivi des
dossiers et recueillir les commentaires au nom de l’équipe aux fins de
l’établissement des rapports).
 Aider à élaborer et à réaliser des produits de communication multimédias
comme des annonces radiophoniques et des vidéos qui décrivent des
histoires de réussite.
Unité de la stratégie numérique
 Compiler les commentaires concernant le Ministère dans les médias
sociaux, énumérer l’ensemble du contenu des médias sociaux de la
semaine précédente et produire un résumé des publications pour la
semaine à venir.
 Surveiller les canaux des médias sociaux d’intérêt pour le Ministère, porter
les nouvelles-chocs à l’attention des conseillers et recommander du
contenu pour les publications et gazouillis à partager.
 Effectuer des recherches sur les tendances et l’environnement des
médias sociaux.
 Compiler des statistiques hebdomadaires sur les médias sociaux aux fins
de l’établissement des rapports trimestriels.
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



Faire des recherches et élaborer du contenu destiné aux médias sociaux
(questions, photos) pour des publications thématiques hebdomadaires.
Tenir et mettre à jour les registres des médias sociaux et les calendriers
de planification.
Tenir et mettre à jour les pages GCpédia de l’équipe, les bases de
données, les documents d’orientation et de formation et autres
documents.
Appuyer le gestionnaire, les conseillers et les responsables dans les
projets spéciaux, comme les activités de planification et de préparation de
Google Hangouts.
Qualifications
- Expérience de la rédaction et de la révision.
- Expérience de la préparation de documents à l’intention du public.
- Une expérience de travail avec des Autochtones ou leurs organisations
constitue un atout.
- Connaissance générale des responsabilités et des objectifs du Ministère,
et de leur lien avec les intérêts des clients du Ministère et du grand public.
- Connaissance générale des techniques de relations publiques.
- La connaissance des questions, des cultures et des collectivités
autochtones constitue un atout.
- La maîtrise d’une des langues officielles (le français ou l’anglais) est
nécessaire; la maîtrise des deux langues est un atout.
Capacités
- Très bonnes habilités en rédaction et en révision – capacité d’écrire dans
le style journalistique pour différents publics.
- Capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit.
- Capacité de mettre en œuvre des activités de communication.
- Capacité de coordonner des services de soutien pour une équipe, par
exemple, organiser des réunions, coordonner l’approbation de documents
et préparer des rapports.
- Capacité de travailler sous pression et de respecter des échéances
serrées.
- Capacité de gérer efficacement diverses tâches de façon autonome et
d’établir l’ordre des priorités relatives au travail.
Qualités personnelles
- Faire preuve d’imagination et d’esprit d’initiative pour ce qui est de la mise
en œuvre de projets de communications.
- Faire preuve de tact et de coopération dans les relations avec la haute
direction et les collègues.
- Faire preuve de souplesse et de jugement afin de travailler efficacement
dans des conditions qui changent rapidement
La fonction publique du Canada est déterminée à se doter d’un effectif
compétent et diversifié, à l’image de la société canadienne. Elle favorise donc
l’équité en matière d’emploi et encourage les candidats à indiquer volontairement
dans leur demande s’ils appartiennent à un des groupes suivants : les femmes,
les Autochtones, les personnes handicapées ou les minorités visibles.
Pour de plus amples renseignements au sujet du Ministère, veuillez consulter
notre site Web : www.aadnc-aandc.gc.ca.
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