communication efficace

Maîtriser communication électronique
et diffusion de documents
Objectifs
• Savoir utiliser à bon escient un outil de messagerie
• Connaître les principaux formats de documents
• Etre capable de bien mettre à disposition un document
• Connaître les règles de bon usage
Michel Cartereau - UFR d'informatique - Mai 2013
michel.cartereau @ agroparistech.fr
http://www.agroparistech.fr/mmip/mc/
Plan
1. Maîtrise de la messagerie
2. Règles de nommages des fichiers
3. Principaux formats de documents
4. Conversion au format PDF
5. Mise à disposition via des serveurs
2
1. Maîtrise de la messagerie
3
Combien de temps passé ?
De plus en plus
de temps perdu
Courrier
envahissant
Coordonnées
manquantes
Pourriel (spam)
Surcharge de
pièces jointes
Compréhension
pas facilitée
Fausses alertes
Virus
Temps perdu
à rechercher
Adresses erronnées
4
Ecrire un bon message
Sujet clair et pertinent
Lisibilité garantie
Coordonnées
complètes
Reprise de l'essentiel
en cas de réponse
Minimum de
pièce jointe et
au bon format
5
Bien indiquer ses coordonnées
Dans l'entête du message
→ réglage du compte de messagerie
De : Peche Du Verger <[email protected]>
A la fin du message
-→ signature automatique Pêche Du Verger - Institut ICI
Gestion des espaces verts
+33 (0) 908.070.605
http://www.ici.fr/verts/
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Choisir avec soin le sujet du message
Pour une compréhension immédiate
→ sujet lisible, clair et non ambigu
Pour faciliter sa recherche ultérieure
→ contenu bien exprimé dans le sujet
Composer le texte du sujet avec soin
→ bref, sans accents, mot-clefs choisis
Sujet : Convocation à la réunion
Sujet : reunion UFR 8 mai 9h
7
Citation dans une réponse
Mais de quoi parle-t-on ?
→ question originale noyée dans le message
Message alourdi par cumul des réponses
→ lecture rendue difficile par l'accumulation des textes
Répondre en-dessous d'une citation minimale
→ règler l'outil de messagerie et effacer le texte superflu
en réponse à votre demande du 10 mai :
> Connaissez-vous un élagueur "doux" ?
contactez l'association Sequoia
http://www.sequoia-online.com/
8
Documents joints à un message
Courriel pas fait pour les documents lourds
→ saturation des boîtes aux lettres et aussi
surcharge ou blocage possible des serveurs
Fichiers à ranger en-dehors de la boîte
→ traitements et recherches facilités
Joindre un document au format adéquat
→ texte en PDF, image comprimée etc.
Fichiers joints en nombre réduit
→ si plus de 3, archive au format ZIP
9
Maîtriser sa messagerie
Adresses bien
rangées dans
le carnet
Repérer les canulars
Ne conserver
que l'essentiel
Eliminer ou
extraire les
fichiers joints
Utiliser les outils
de recherche
Organiser l'archivage
dans des dossiers
Voir la notice spécifique disponible sur le site de l'auteur
10
Utilisation ponctuelle à distance
Risque de perte
de courrier
Relève du courrier
après consultation
en ligne
Ne pas toujours
effacer après
lecture
Ne pas oublier les
réglages (identité,
signature)
Garder une copie
des envois
11
2. Règles de nommages des fichiers
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Maudits noms de fichiers !
Noms devenus illisibles
Lègumes%20et%20cÎũr.odt
Notations ambigües
voire trompeuses
session 09 11 01.odt
Noms peu explicites ne
facilitant pas les recherches
Fiche d'inscription.doc
Noms trop longs qui bloquent une opération (cas de gravure)
Rapport sur les propriétés du coing (Cydonia vulgaris).pdf
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Règles de nommage
• Ne pas utiliser d'accents ou de ponctuation
proscrire : é ç ñ & + / [ ]
. ,
etc.
• Remplacer les espaces
par trait d'union (-) ou sinon trait de souligné (_)
• Limiter l'usage des majuscules
tout en minuscules ou majuscule en début de mot
• Eviter les noms trop longs
30 caractères maximum conseillé
• Employer un nom descriptif du contenu
composition avec des mot-clefs simples et expressifs
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Versions et dates
• Reconnaître chaque version d'un document
facilement à partir du nom de son fichier
placer un numéro de version dans le nom
exemple : v2 mis à la fin pour la 2ème version
• Lire une date sans ambiguïté
09 11 01 → 9 novembre 2001 ou 1er novembre 2009 ?
(ou alors 11 septembre 2001 en anglais ?)
indiquer le mois en lettres (éventuellement abrégé)
et l'année entière avec les 4 chiffres
exemple : 9nov2001 ou 9-novembre-2001
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Exemples
• Légumes et cœur.odt
→ legumes-coeur.odt ou legumes_coeur.odt
ou LegumesCoeur.odt
• Rapport sur les propriétés du coing (Cydonia vulgaris).pdf
→ coing-cydonia-vulgaris.pdf
• FRAXINUS.JPG
→ fraxinus.jpg
• Fiche d'inscription.doc
→ inscription-formation-23mai2011.doc
• Rapport d'activités 1106 (2).doc
→ rapport-activites-juin2011-v2.doc
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3. Principaux formats de documents
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Situations indésirables
Manipulations longues
(fichier trop lourd
ou série de fichiers)
Visualisation compliquée
par passage obligatoire
dans un logiciel de création
note-service.doc
courier.rtf de 6 Mo
Modification impossible
du document reçu dans
un format inadapté
liste-inscrits.pdf
Document reçu au format spécifique
d'un logiciel absent du poste
annexes.rar
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Normalisation pour la bureautique
• Enjeu : compatibilité entre les applications
formats « ouverts » / « propriétaires » (liés à un éditeur)
exemple : ODT d'OpenOffice / DOC de Word
• Au niveau international : Consortium OASIS
consortium mondial de standardisation de formats
format ouvert « OpenDocument » (ODF, ≈ OpenOffice)
• En France : modernisation de l'État
référentiel général d'interopérabilité (RGI)
recommandations pour les services de l'État
http://references.modernisation.gouv.fr/rgi-interoperabilite
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Formes et usages de documents
Forme primaire
Conversion

Forme secondaire

Diffusion
pour modification
(mode "collaboratif")
pour simple consultation
(mode "informatif")
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Formats recommandés
• Document pour consultation (mode "informatif")
– Texte → PDF
– Photographie → JPEG avec compression (pas BMP, TIFF)
– Imagette, schéma ou logo → PNG ou GIF
• Document pour modification (mode "collaboratif")
– Texte avec des images → ODT ou DOC (pas DOCX a priori)
– Texte avec mise en forme mais sans images → RTF
– Schéma vectoriel pour modification → SVG ou ODG
• Archive de fichiers comprimés → ZIP (pas Z, RAR)
(Voir les supports de formation sur le site de l'auteur)
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Surchage pondérale
Que des soucis avec un fichier trop lourd
- débordement des boîtes aux lettres
- saturation des unités de stockage
- lenteur de manipulation
Poids moyens indicatifs
- imagette → 5 à 10 Ko
- photographie ½ page, comprimée → 100 à 400 Ko
- texte de 40 pages avec images, en PDF → 0,5 à 1,5 Mo
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Manipulations à éviter
Feuille numérisée (avec un scanner),
insérée dans un document de texte,
réenregistrée au format RTF
Diffusion d'une note de service au format DOCX
Photographie transmise au
format JPEG non comprimé
Envoi de 10 fichiers
joints à 1 message
Quelques lignes d'information dans un fichier
au format DOC et joint à un message
23
4. Conversion au format PDF
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Caractéristiques du format PDF
Conservation de la mise en page
Visualisation quasi-universelle
Poids réduit
Format ouvert
Pas adapté aux modifications
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Procédés de conversion en PDF
Forme primaire
(DOC, HTML, XLS, ...)
Im
p
rim
an
te
vir
tue
lle
Forme secondaire
Co
nv
ers
ion
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ec
te
26
Principaux outils de conversion en PDF
Conversion directe
- Intégré à Open/LibreOffice
- Extension pour Microsoft Office 2007
- Intégré à Office 2010
- Adobe Acrobat (payant) pour Microsoft Office
Imprimante virtuelle
- PDFCreator (gratuit) pour Windows
- Intégrée dans le système Mac OS X
Voir la notice spécifique disponible sur le site de l'auteur
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5. Mise à disposition via des serveurs
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Cas d'utilisation d'un serveur
Document très lourd
(impossible à transmetttre
par simple messagerie)
Archivage collectif
de documents
(dossiers pour un
groupe de travail)
Edition d’un document à plusieurs
(espace de travail collaboratif,
outils spécialisés adaptés à cet usage)
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Transfert de fichiers lourds : Filez
2)
1)
3)
1) Dépôt du fichier sur le serveur → adresse
2) Envoi de l’adresses aux destinataires
3) Récupération par les destinataires
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Filez : identification
https://dare.agroparistech.fr/
Identification du déposant
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Filez : accueil
Ne pas
oublier
de fermer
la session
à sa fin
Charte
à lire
Indication du fichier à déposer
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Filez : dépôt
Choix du fichier
Durée du dépôt
Commentaire optionnel
Signalements optionnels
Envoi du fichier
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Filez : attribution d’une adresse
à la fin de l'envoi
Pointer sur le nom du fichier afin de voir
l'adresse à communiquer aux destinataires
Ne pas oublier de refermer la session
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Filez : récupération du fichier
http://dare.agroparistech.fr/kyw1dvx
Téléchargement automatique (ou sinon manuel)
35
Filez : suivi des récupérations
Récapitulatif des fichiers en dépôt avec
indication du nombre de téléchargements
Ne pas oublier de refermer la session
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Archivage collectif : dossier partagé
Espace commun de stockage de documents
(disque manipulable sous Windows/Mac
ou disque en ligne accessible via un navigateur)
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Dossier partagé sous Windows
Exemple en salle d’informatique
Unités I:, N: et T: situées sur des serveurs
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Dossier partagé en ligne sur Gaia (webdisk)
https://gaia.agroparistech.fr/d/?c=transit
Manipulations des dossiers/fichiers via le formulaire
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Utilisation de serveur : récapitulatif
Système
Avantages
Inconvénients
Filex
Bien adapté à une
diffusion large de très
gros fichiers
Procédure assez lourde
Durée de vie limitée
Dossier sur
le serveur
Usage simple, intégré
au poste de travail
Limité à un réseau local,
pas accessible en dehors
Dossier en
ligne
Accessible de partout
Manipulations plus limitées
qu’un dossier sur serveur
Mot de passe spécifique
Espace
collaboratif
Modification possible à
plusieurs sur place
Logiciels spécialisés
coûteux et complexes
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Conclusion
Communiquer
C’est donner des informations, documents…
Mais aussi faciliter leur lecture ou réutilisation
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Annexe : supports de formation complémentaires
1. Maîtriser le poste de travail avec Windows
2. Une introduction à la messagerie dans l'Internet
(versions pour Thunderbird, Eudora et Zimbra)
3. Manipulations élémentaires d'images
4. Maîtriser les bases du traitement de texte (Word /
OpenOffice)
5. Indications pour la conversion de documents en PDF
6. Indications pour la réalisation d'un document numérique
Disponibles en http://www.agroparistech.fr/mmip/mc/
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