Gestion interne version 1.112 du 14/01/2016 Lettre de mission et

Gestion interne version 1.112 du 14/01/2016
Lettre de mission et Budgets, la gestion par campagne
Préambule
Jusqu'à présent, la gestion des budgets et la gestion des lettres de mission qui reposent toutes les deux sur la notion de
travaux, n'étaient pas liées.
•
Les Travaux entrent dans le paramétrage des missions et des budgets.
⇒ Les travaux de la mission sont présentés par défaut dans un nouveau budget,
⇒ Les relations "Tâche / Travail " (définies sur les fiches tâches), permettent de créer des budgets à partir des temps
passés de l'année N-1 (travail principal ou 1er travail associé à la tâche en l'absence de travail principal).
⇒ Les états comparatifs Budgets / Temps passés exploitent les relations "Tâche / Travail".
⇒ Avec l'outil Génération des budgets (option "A partir de temps passés"), il est possible de créer automatiquement
les travaux à partir des tâches.
•
La lettre de mission se constitue aussi à partir des travaux (ou de répartitions de travaux qui incluent des éléments de
mise en forme).
Pour faciliter la mise en œuvre de la lettre de mission et des budgets, des enrichissements ont été apportés :
•
La "Gestion par campagne" qui remplace les "Budgets par campagne" permet de piloter simultanément la lettre de
mission et les budgets.
•
Il est possible de générer la lettre de mission d'un client existant à partir des budgets et temps passés déjà enregistrés.
•
Les travaux associés aux missions types peuvent être directement insérés dans la lettre de mission.
•
Après avoir créé la lettre de mission d'un nouveau client, il est possible d'obtenir automatiquement le budget de la
mission.
Présentation de la "Gestion par campagne"
La "Gestion par campagne" devient le 1er choix du menu "Budgets". Elle est aussi accessible via le nouveau bouton
de la barre d'outils.
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•
Le mode de sélection de la mission, qui distingue le code de la mission type et le millésime est aligné sur les autres
modules QuadraGI.
⇒ La saisie du millésime est obligatoire,
⇒ La saisie du code mission est facultative. Pour une sélection
multiple, il est possible d'utiliser le caractère joker "*". Exemple :
C* = toutes les missions commençant par la lettre "C".
⇒ Un filtre peut être effectué sur le "Responsable mission".
•
Présenté à droite de la fenêtre, le bouton
moins un budget pour la sélection client.
•
permet de personnaliser la liste
Le bouton
et d'introduire des informations supplémentaires :
ouvre la liste des missions pour lesquelles il existe au
⇒ Critères de sélection clients (régime fiscal, régime
TVA…)
⇒ Eléments calculés (Réalisé : Heures, Réalisé : Heures
N-1…)
⇒ Un code travail (pour en obtenir le nombre d'heures
budgétées).
•
Chaque colonne de la liste est exploitable comme critère de tri ou de filtre.
•
Des informations sont affichées en bas de l'écran :
⇒ Sur la lettre de mission (qu'elle existe ou non)
⇒ Sur un travail mentionné en colonne, en pointant le nombre d'heures budgétées.
⇒ Sur la tâche associée au travail.
•
La colonne "Lettre" donne des informations sur l'état de la lettre de mission :
Non
La lettre de mission n’existe pas.
Ok
La lettre de mission existe et son contenu est cohérent avec le budget de la mission.
KO Mission
La lettre de mission existe mais ne comporte pas d'élément rattachable à la mission, par
exemple les travaux de la lettre de mission ne sont pas décrits sur la mission type.
KO Travaux
La lettre de mission et le budget existent mais des travaux présents dans le budget ne sont
pas présents dans la lettre de mission ou inversement.
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•
Pour chaque ligne du tableau, le menu contextuel ouvert par
clic droit, permet d'accéder à l'ensemble des éléments du
client : fiche client, événements, plan de facturation, plan de
prélèvement, détail de l'encours client sur N et N-1, budget
et lettre de mission.
⇒ Si la lettre de mission et/ou le budget n'existent pas, les
choix du menu permettent de passer en création.
⇒ Si des informations existantes sont exploitables pour
une génération automatique, l'outil d'aide à la création
se lance avant l'ouverture de la lettre de mission ou du
budget.
•
L'outil d'aide à la création automatique de la lettre de mission se lance aussi par le raccourci <Ctrl+L>.
Les éléments déjà enregistrés pour le
client, budgets et temps passés, sont
proposés pour alimenter la mission.
⇒ Si la lettre de mission est construite à
partir d'un budget, elle intègre à la fois
les travaux décrits sur la mission et les
travaux du budget.
Si un travail ne comptabilise pas d'heure dans les budgets ou les temps passés, il est considéré systématiquement
comme "fait par le client", quel que soit son paramétrage.
⇒ Si la lettre de mission est construite à partir des temps passés, l'option "Paramétrage travaux prioritaire" permet de
reprendre la périodicité, l'affectation collaborateur et le niveau définis sur les travaux.
Cette option est intéressante si plusieurs collaborateurs ont réalisées les mêmes travaux. Elle évite de multiplier
les lignes correspondantes dans la lettre mission.
•
L'outil d'aide à la création du budget se
lance aussi par le raccourci<Ctrl+B>.
⇒ Si la lettre de mission existe, elle est
désormais proposée par QuadraGI
pour générer le nouveau budget.
Fiches Travaux, aménagements
•
La fréquence d'un travail se définit désormais à l'aide d'un
code, et les types de fréquence sont multipliés.
⇒ La fréquence est exploitée sur la lettre de mission (et
les budgets issus de la lettre de mission).
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•
Pour un travail impliquant la rédaction d'une déclaration, il
est possible d'indiquer le "Jour limite dans le mois".
⇒ Cette date butoir sera prochainement exploitée lors du
transfert des budgets vers l'agenda de QuadraBureau.
Répartition de Travaux, aménagement
•
Pour assurer la cohérence entre la lettre de
mission et les budgets, il est désormais possible
d'associer un code mission aux répartitions de
travaux.
Valorisation de la lettre de mission et des budgets, notion de prix par défaut
•
Pour faciliter la valorisation de la
lettre de mission et des budgets, le
nouvel onglet "7 Budgets" des
Constantes du cabinet, permet
d'enregistrer le prix par défaut des
travaux et des articles de production.
⇒ Les prix des travaux non affectés
sont utilisés tant que les
affectations collaborateurs
(expert, portefeuille…) ne sont
pas renseignées sur la fiche
QuadraClient. Lorsqu'elles sont
renseignées, la valorisation prend
en compte les prix des
collaborateurs.
Lettre de Mission, valorisation des volumes à traiter
•
L'entête de la lettre de mission est désormais présenté sur la fenêtre principale (non plus sur la fenêtre d'impression)
et comporte de nouveaux éléments permettant d'estimer le coût de la mission. Certains de ces éléments sont valorisés
automatiquement en fonction des informations saisies dans les constantes de dossier.
•
Dans le corps de la lettre de mission, le bouton
permet d'ajouter une mission :
⇒ Les lignes insérées correspondent à la liste des travaux décrits sur la mission.
⇒ Le titre du chapitre est le code de la mission suivi de son libellé.
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Saisie budget client
•
Sur l'onglet Récapitulatif, le bouton
"Recalculer et enregistrer la
valorisation", permet de valoriser
différemment les budgets selon les
clients (PV1, PV2 ou PV3).
•
La valorisation choisie pour chaque
client, est exploitée par les éditions
des budgets.
Aménagements divers
Editions à l'écran, sortie Excel
•
L'icône
du gestionnaire de listes (associée à l'info bulle "Lancer le gestionnaire de listes : Impression, export
excel..." remplace l'icône
(Excel).
Plan de facturation
•
Les informations de la lettre de
mission sont désormais
présentées au dessus du plan de
facturation.
•
Il est possible de comparer :
⇒ les honoraires prévisionnels
saisis sur la lettre de mission
⇒ Le total annuel facturé via le
plan de facturation.
Encours clients
•
Le bouton
donne accès aux critères libres client.
Analyse clientèle de l'ordre
•
Sur l'écran de sélection des clients, le critère "Type de société" des entreprises individuelles est affiné et distingue
désormais les types "IND", "EI", "EIRL", "M", "ME", "MLE", "MME" (jusqu'alors regroupés dans le type "IND").
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