Messagerie sécurisée des avocats

Transcription

Conseil National des Barreaux
Septembre 2014
« Messagerie sécurisée des avocats »
Rapport final pour décision à destination de
l’assemblée générale du CNB
Ordre du jour
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Présentation de la démarche
Synthèse de l’appel à informations (RFI)
Synthèse de l’appel d’offres (RFP)
Présentation de la solution recommandée
Catalogue de services
Vote
Tous droits réservés au CNB - 2014 - Reproduction interdite sans autorisation préalable
2
La démarche en quelques chiffres
1- Présentation de la démarche
11
15
20
Sociétés consultés
en amont
150
Accords de
confidentialité
2
Sociétés retenues pour la
réalisation d’un
démonstrateur
Dossiers de
réponse à l’appel
à informations
analysés
Questions
répondues
4
4
Soutenances
réalisées pour la
phase d’appel
d’offres
Dossiers de
réponse à l’appel
d’offre étudiés
325
6
Soutenances
réalisées pour la
phase d’appel à
informations
Critères évalués
Tous droits réservés - Reproduction interdite sans autorisation préalable
3
Rappel du plan numérique
•
•
•
Le plan numérique et systèmes
d’information de la profession
d’avocats, voté lors de l’Assemblée
Générale du CNB du 21 mars 2014,
fixe les grandes orientations pour la
profession et la road-map d’évolution.
Dans le cadre de l’axe 5 « Mettre en
place le Cloud privé des avocats », la
première étape consiste en la
construction d’une messagerie privée
pour les avocats qui pourra s’étendre
à d’autres services.
Sa mise à disposition est cruciale pour
renforcer la position des avocats et
sécuriser le secret professionnel.
4
Objectif : sécuriser les mails des avocats
•
Aujourd’hui, les messageries utilisées par les
avocats sont en majorité des messageries
grand public qui ont des lacunes en terme de
confidentialité :
–
–
–
–
–
–
•
Données potentiellement soumises au Patriot Act
Mails lisibles par le fournisseur et accédés de manière
automatique pour faire du profilage, de la vente de
données (chez certains fournisseurs)
Données stockées en clair chez le fournisseur
Pas de maîtrise de la localisation du stockage
Circulation des mails en clair sur Internet
L’accès aux différents services est tracé
La
solution
envisagée
permettra
une
sécurisation accrue des échanges entre les
avocats dans un premier temps.
La sécurité de la solution envisagée repose sur le Réseau
Privé Virtuel des Avocats (réseau VPN, cf. schéma cicontre) qui sera accessible depuis les terminaux de
l’utilisateur y compris en situation de mobilité
Données
stockées
chiffrées
Localisation
en France et
gestion par un
opérateur
français
Flux sécurisés
(HTTPS, IMAPS, POPS, SMTPS) à
l’intérieur du réseau privé RPVA
VPN (RPVA)
Avocat A
(au bureau ou en mobilité)
Avocat B
(au bureau ou en mobilité)
5
Une offre en 3 volets
Solution nationale
Options de la solution nationale
Chaque avocat dispose d’un
compte à vie
En complément des services
financés par le CNB l’avocat peut
souscrire aux options ci-dessous à
des tarifs négociés par le CNB.
Les fonctionnalités sont financées
par le CNB
Go Extension du volume
Messagerie
Agenda
Edition de documents en
ligne (word, excel,…)
Carnet d’adresse
Stockage /Drive
Les cabinets peuvent adopter les
services disponibles dans le
Cloud des avocats pour leur
personnel (avocat ou non).
Le CNB négocie les meilleurs
tarifs pour les cabinets.
Un cabinet peut souscrire à
toutes les fonctionnalités
de la solution nationale
VoIP avec des externes
Annuaire des avocats
VoIP entre avocats
Fonctionnalités complémentaires :
Signature électronique
des mails (à venir)
(voix et vidéo)
Wipe out
Messagerie instantanée
Etc.
Sécurité
Offre pour les cabinets d’avocats
• Gestion du nom de domaine,
• Création de compte pour les non
avocats,
• Délégation,
• Etc.…
Mobilité
6
Détail des fonctionnalités
Solution nationale
Options de la solution nationale
Solution pour les cabinets
Financée par le CNB
Financé par l’avocat
Financé par le cabinet
Messagerie
[email protected]
• Boîte aux lettres d’au
moins 10 Go extensible à vie
• Envoi/réception de
message jusqu’à 15 Mo
• Transfert de fichier
volumineux par lien url
Stockage/Driv
e
• 15 Go de stockage en
ligne pour les documents
avec possibilité de
partage sécurisé avec
des tiers
Go
Sécurité
• Connexion dans le
réseau VPN
• Solution d’échange
sécurisé avec les tiers
• Pas de traçabilité des
actions des avocats
Agenda
• Planification de réunions :
disponibilité des
participants, récurrence,
alarmes, gestion de
ressources…
• Gestion de listes de
diffusion
Annuaire des
avocats
VoIP entre avocats
(voix et vidéo)
Messagerie
instantanée
Edition de
documents en
ligne (word, excel,…)
VoIP avec des
externes
Signature
électronique des
mails (à venir)
Carnet d’adresse
• Utilisation possible avec le
webmail ou les applications
usuelles de messagerie
(Outlook, mail, Thunderbird,
etc.)
Extension du
volume
Mobilité
•Accès en mobilité avec
synchronisation des
messagerie, agenda,
carnet d’adresses
Wipe out
…
Messagerie de cabinet
Un cabinet peut souscrire à toutes les fonctionnalités
de la solution nationale
Fonctionnalités complémentaires : gestion du nom de domaine,
création de compte pour les non avocats, délégation, …
7
Une démarche en 2 phases
•
En raison de la complexité du marché et d’un besoin non standard, la démarche la
plus adaptée pour le choix d’un prestataire pour la solution de Cloud des avocats
est une démarche en 2 étapes : appel à informations puis appel d’offres.
Appel à informations
Appel d’offres
Contractualisatio
Connaissance exhaustive
des possibilités :
• des configurations de
solutions
• de contractualisation.
15
Sociétés
sollicitées
• les besoins techniques
Finalisation
sont précisés par la
• Les groupements
rédaction du cahier des
réalisent un démonstrateur
charges (renforcé par les
de leur solution pour
solutions issues de l’appel
l’Assemblée Générale
à informations).
• le catalogue de service
• la sollicitation se
est ajusté aux besoins du
concentre sur les offreurs
CNB
de solutions qui ont déjà
• Les tarifs sont négociés
fait la preuve de leur
capacité à répondre au
1
4
2
besoin du CNB.
1 Groupement validé par
Groupements
Groupements
l’Assemblée Générale
pertinents
8
Ordre du jour
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vote
9
Typologie d’acteurs et critères de choix
2 - Synthèse de l’appel à informations (RFI)
Le service attendu par le CNB comprend la mise à
disposition de la solution, son intégration dans des
infrastructures et son hébergement.
Types de sociétés
Modèle de contractualisation visé par le CNB :
Contractualisation avec un prestataire unique qui délivre
le service.
Deux natures de soumissionnaires sont possibles :
1. Consortium de sociétés différentes (cf ci-contre) avec
un primo contractant et des sous traitants)
Solution
applicative de
messagerie
Périmètre
du service
attendu
Critères de choix du prestataire :
1. Pertinence du soumissionnaire et de sa proposition
(fonctionnelle et technique)
Intégrateur
Infrastructures
2. Société seule réalisant l’ensemble de la prestation
Editeur
Offreur de
Cloud
2. Taille et pérennité du prestataire retenu
3. Évolutivité / capacité à fournir d’autres services pour
le Cloud des avocats et à les intégrer avec les autres
services et le SI existant du CNB
4. Capacité à accompagner la communication et la
conduite du changement auprès des avocats
5. Niveau de sécurité (pas de risque lié au Patriot Act…)
6. Connaissance des avocats
10
Un nombre important de sociétés sollicitées
pour l’appel à informations
15
Sociétés de natures
diverses sollicitées
4 Editeur
5
6
Intégrateur
Note : certaines sociétés
éditrices
de
solutions
(Microsoft, IBM, Zimbra…)
ont souhaité répondre non
pas directement mais par
l’intermédiaire
d’un
intégrateur partenaire.
Offreur de
Cloud
Ces sociétés proposent une forte diversité de solutions logicielles :
11
Sociétés et groupements ayant répondu à
l’appel à informations
11 sociétés ont répondu à l’appel à informations. Ci-dessous les réponses reçues, 1 ligne par réponse.
La société en gras portait la relation contractuelle avec le CNB (contractant principal) pour cette 1ère phase.
Solution de messagerie
Editeur
Intégrateur
Hébergeur/infrastructure
Alinto
Alinto
Alinto
Numergy
BlueMind
BlueMind
Teclib
Teclib
Lotus
IBM
VTS - C
IBM
Exchange
Microsoft
Atos-Canopy
Atos-Canopy
Open-Xchange
OpenExchange
1&1
1&1
Zimbra
Zimbra
Netixia
Prosodie
Zimbra
Zimbra
Netixia
Netixia
Exchange
Microsoft
ColibriWithUs
ColibriWithUs
Exchange
Microsoft
OVH
OVH
Zimbra
Zimbra
StarXpert
CloudWatt
Exchange
Microsoft
Jarvis
Intégral Micro CFI-SHD
12
Groupements retenus pour l’appel d’offres
(1/2)
4 sociétés et groupements sont retenus à la suite de l’appel à informations (sans ordonnancement) :
Contractant principal : 1&1
Editeur
Intégrateur
A définir
Solution : OpenXchange
Points forts :
- Références toutes positionnées en Allemagne
+ Solution éprouvée, ergonomique et open
source
- Coût moyen
+ Consortium pertinent et pérenne
- Réponse peu pertinente et travaillée qui pose
la question de la motivation et réactivité pour le
CNB
Hébergeur
Points faibles :
Contractant principal : ColibriWithUs
Solution Microsoft Exchange
Editeur
Points forts :
- Société de petite taille
+ Connaissance des avocats
Intégrateur
+ Solution logicielle complémentaire (outil de
gestion…), bonne capacité d’évolution vers
d’autres services
Hébergeur
+ Solution éprouvée et ergonomique
+ Bonne réponse aux besoins du CNB
 Recommandation de se grouper avec
un hébergeur
reconnu
- Références
de petit plus
volume
- Coût moyen
- Absence d’expérience dans l’usage de PKI
Points faibles :
13
Groupements retenus pour l’appel d’offres
(2/2)
4 sociétés et groupements sont retenus à la suite de l’appel à informations (sans ordonnancement) :
Contractant principal : Teclib
Editeur
Points forts :
+ Solution ergonomique
Intégrateur
Hébergeur
Solution : BlueMind
- Consortium constitué de sociétés de petite
taille
+ Réelle réflexion sur les usages et besoins
 Recommandation de se grouper avec
- Notoriété
faible chez
lesreconnu
avocats
un hébergeur
plus
- Solution propriétaire et récente
+ Coûts faibles
- Pas de grosse référence en commun
+ Des services complémentaires (Sendlib’, Kimios
,…) utiles aux avocats
Points faibles :
Contractant principal : Prosodie
Solution Zimbra
Points forts :
Points faibles :
+ Forte réactivité
- Connaissance faible des avocats
+ Références très sérieuses
- Articulation entre les membres du groupement
peu claire (quel rôle pour Prosodie?)
Editeur
Intégrateur
+ Consortium pertinent et pérenne
Hébergeur
+ Solution éprouvée et open source
+ Facturation éprouvée
14
Ordre du jour
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vote
15
Ajustement des groupements pour la phase
d’appel d’offres
3 - Synthèse de l’appel d’offres (RFP)
Suite à l’appel à informations, les groupements sélectionnés pour l’appel d’offres ont été
ajustés :
Le groupement originellement
sélectionné était constitué de
l’offreur de Cloud 1&1 accompagné
de l’éditeur OpenXchange.
Un entretien complémentaire avec
Open-Xchange a permis de confirmer
qu’une société française « grand
public » serait plus à même
d’apporter l’accompagnement de
proximité souhaité par le CNB.
Le choix d’Open-Xchange s’est porté
sur SFR Business Team pour son
réseau de proximité, sa notoriété et
sa solidité financière.
La société Teclib répondait avec
l’éditeur BlueMind.
Ces sociétés manquaient de visibilité
pour pouvoir assurer une
communication forte sur la
dimension sécuritaire de la solution
choisie.
Le groupement Teclib-BlueMind a
proposé une option d’hébergement
par le Cloud Numergy.
La société ColibriWithUs répondait
seule, elle présentait des garanties
moindre en comparaison des autres
groupement.
ColibriWithUs a choisi d’héberger la
solution dans les infrastructures
Numergy afin d’apporter la sécurité
associée au cloud souverain.
Remarque : Le 4ème groupement constitué de Prosodie et Netixia (solution Zimbra) n’a pas évolué entre les 2 phases.
16
Groupements répondant à l’appel d’offres
Sociétés et groupements retenus à la suite de l’appel à informations (sans ordonnancement) :
Editeur
Contractant principal :
SFR Business Team
Intégrateur
Solution :
OpenXchange
Hébergeur
Changement
d’hébergeur
Hébergeur
Solution :
BlueMind
Changement
d’hébergeur
Changement d’Offreur de Cloud
Intégrateur
Teclib
Intégrateur
Hébergeur
Editeur
Editeur
ColibriWithUs
Solution :
Microsoft Exchange
Editeur
Intégrateur
Hébergeur
Prosodie
Solution :
Zimbra
17
Critères de notation
• 6 axes d’analyse ont été identifiés, validés et pondérés avec la DSI du CNB et la
Commission Intranet et Nouvelles Technologies :
Axe d’analyse
Pondération
Remarque
30%
Evaluation des tarifs proposés selon 2 scénarios :
- Souscription des services minimaux par le CNB
- Souscription d’options (extension du support, accompagnement
pour la promotion de l’outil, service de stockage,…)
Fonctionnel
25%
- Analyse des fonctionnalités proposées sur la base des comptes de
test mis à disposition et des descriptions fonctionnelles des outils
- Analyse des propositions pour les phases projets et run (mise en
place, support, etc.)
Société
20%
- Evaluation de la pertinence et de la solidité du groupement
Technique
15%
- Analyse des solutions techniques proposée (hébergement,…)
Financier
Evolutivité de la solution
5%
- Prospection sur les évolutions possible de la solution et des
services du Cloud à court et moyen terme
Qualité de la réponse
5%
- Qualité générale du dossier présenté
18
Méthodologie d’évaluation
Cette diapositive présente la démarche d’analyse des réponses.
Les solutions des soumissionnaires ont été analysées sur la base :
•
•
•
Du dossier de réponse décrivant le détail des prestations et services et les moyens de leur mise
en oeuvre
De la grille tarifaire complétée
De l’utilisation de comptes de messagerie test afin de comparer les fonctionnalités et
l’ergonomie des webmail
Chaque solution a été évaluée sur la base de plus de 300 critères pondérés selon les 6
axes d’analyses présenté à la diapositive précédente.
Cette évaluation a été complétée par la réalisation d’une soutenance avec chacun des
soumissionnaires qui permis d’affiner l’évaluation réalisée. A la suite de la soutenance,
certains des soumissionnaires ont pu ajuster leur proposition, notamment sur l’aspect
financier. Ces évolutions ont été prises en compte dans cette synthèse.
Les diapositives qui suivent présentent une synthèse des points majeurs pour chacun des
soumissionnaires. L’évaluation détaillée est disponible dans un fichier excel.
19
SFR Business Team
En synthèse
• Consortium pertinent et avec de bons acteurs
• Très bonne solution du point de vue
fonctionnel et ergonomie
• Coûts très attractifs
Points positifs
Qualité de la
réponse
2,11
- Fonctionnalité (Guard) de sécurisation de messages lors
d’échange avec des tiers (hors RVPA)
- Portail utilisateurs permettant l’accès facile et une vue sur
différentes fonctionnalités (mails, agenda, twitter, linkedIn)
- Panneau de notifications d’évènements
1,70
Fonctionnel
2,49
Evolutivité de la
solution
Société
2,52
2,85
Points négatifs
- Solution complète fonctionnellement et webmail très
ergonomique
Financier
Technique
2,36
- Organisation peu claire avec le distributeur, le profil
du chef de projet proposé ne convient pas
- Solution refondue récemment (version 1 en 2013) et
pour lesquelles il y a peu de retour d’expérience.
- Certaines fonctionnalités doivent sortir à la rentrée
2014 (OX Guard, OX Messenger)
- In-App up-selling permettant la commande d’options
directement dans l’application
- Halo view : vue de synthèse sur un contact, un rendezvous qui s’ouvre dans une fenêtre
20
ColibriWithUs
En synthèse :
•
•
•
•
Budget du projet >20% C.A.
Solution fonctionnelle et ergonomique
Beaucoup de développements à réaliser
Coûts récurrents élevés
Points positifs
Qualité de la
réponse
2,78
Financier
1,67
Fonctionnel
1,80
Evolutivité de la
solution
1,85
Points négatifs
Société
2,06
Technique
2,31
- Solution complète fonctionnellement, l’option Lync est
notamment très intéressante pour les avocats (bien hors
périmètre du présent AO)
- Nécessité de réaliser de nombreux développements
(drive, portail, solution d’échange sécurisé avec des tiers,
etc.)
- La solution proposée d’échanges avec les tiers hors
RPVA est sur le papier la plus sécurisée (chiffrement de
bout en bout.
- La solution proposée d’échanges avec les tiers hors
RPVA reste à développer et semble très complexe en
terme d’usages.
- Expérience des avocats et de leurs usages (réalisation de
logiciel de gestion de cabinet)
- Coûts récurrents élevés
- Coût du déploiement peu élevé
- Le projet représenterait une part trop importante de leur
C.A. (dépassement du seuil de 20% de CA définit avec le
CNB).
21
Prosodie
Financier
En synthèse
•
•
•
•
Consortium pertinent
Équipe projet expérimentée
Solution fonctionnellement complète
Coûts moyens
Qualité de la
réponse
1,49
Fonctionnel
2,33
2,78
Evolutivité de la
solution
Société
2,58
2,63
Technique
Points positifs
Points négatifs
- Solution complète fonctionnellement (messagerie,
- Solution éprouvée, open source et disposant d’une
large communauté ainsi que de nombreux intégrateurs
- Nombreuses références
- Equipe projet expérimentée
- Prestataire respectant la règle des 20% de C.A.
2,14
- Coûts élevés (solution de stockage)
- Ergonomie moins moderne que d’autres solutions
22
Teclib’
En synthèse
•
•
•
•
Financier
Société jeune et peu expérimentée
Solution ne disposant pas de toutes les
fonctionnalités
Des développements à réaliser (portail)
Des évolutions intéressantes pour les avocats
(Senlib’)
Points positifs
1,47
Qualité de la
réponse
2,00
Evolutivité de la
solution
1,67
Points négatifs
- Solution fonctionnelle et ergonomique
- Hébergement dans le cloud souverain Numergy
- Solution open source donc facilitation de la réversibilité
- Forte connaissance par les équipes Teclib’ du produit
BlueMind
- Solution complémentaire d’envoi de recommandé
dématérialisé Senlib’ très intéressante pour les avocats
(évolution possible du Cloud)
Fonctionnel
1,53
Société
1,76
Technique
1,92
- Solution moins complète fonctionnellement que les autres et
très jeune
- Petite communauté et moins d’intégrateurs potentiels que
Zimbra
- Portail de facturation à développer.
- Manque de références d’une dimension suffisante
(uniquement Ministère de l’intérieur pour 140K utilisateurs
pour Blue-Mind).
- Ne semblent pas totalement confiants en soutenance sur le
fait de remporter le projet ou de le réaliser
- Des approximations en soutenance sur la réalisation du projet.
23
Synthèse des évaluations
Pondération
SFR Business
Team
ColibriWithUs
Prosodie
Teclib’
Financier
30%
1,70
1,67
1,49
1,47
Fonctionnel
25%
2,49
1,80
2,33
1,53
Société
20%
2,52
2,06
2,58
1,76
Technique
15%
2,36
2,31
2,14
1,92
5%
2,85
1,85
2,63
1,67
5%
2,11
2,78
2,78
2,00
100%
2,24
1,94
2,14
1,65
Axe d’analyse
Moyenne Pondéré
24
Recommandation de choix
L’analyse des propositions fait clairement
ressortir les propositions suivantes:
Radar selon les critères d'évaluation
CWU
– Prosodie / Netixia / Zimbra
– SFR Business Team / Numergy / OpenXchange
que nous avons conservé pour la
réalisation du démonstrateur.
Prosodie - Netixia
Teclib - BlueMind - Numergy
Financier
SFR-OpenXChange
Fonctionnel
Phase de finalisation :
– Démonstrateur réalisé par les deux finalistes
– Négociation des tarifs et de l’offre de service
La phase de finalisation est en cours ; ses
résultats seront présentés à l’AG pour
permettre de retenir une société.
Société
Technique
25
Ordre du jour
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vote
Présentation réalisée en
Assemblée Générale
26
Ordre du jour
1.
2.
3.
4.
5.
6.
En cours de finalisation
Vote
27
Une évolution majeure à budget réduit
pour le CNB
•
•
5. Catalogue de services
La mise en place du Cloud et des services autour de la messagerie est un élément de
l’offre de sécurisation mis à la disposition des avocats par le CNB.
L’amélioration du service rendu est réalisée à budget constant hors coût de mise en
oeuvre.
Déjà effectif !
VPN
minimum
VPN
+ VPN logiciel
- 3€ / mois / clé
Clés
d’authentification
-8€ / mois / VPN
Clés
d’authentification
classe 3+
Messagerie
avocat-conseil.fr
250 Mo/hors VPN
- 0,8 €/mois/boîte
pour 28 000 boîtes
Messagerie
Agenda
RGS **
Contacts
Drive
Cloud Privé
sécurisé
VoIP
…
2015
2014
Négociation pour la nouvelle solution en cours
(*) : le coût au Go de stockage passe de 3,2€/Go à 0,07€/Go
autour de 3,5 € / BAL (*)
28
Des couts en baisse pour les cabinets pour
une technologie moderne et sécurisée
Simulation des coûts pour un cabinet de 3 personnes sous réserve des ultimes négociations en cours.
Accès au VPN
19 € / mois
Schéma Directeur + Méthode :
•
•
•
Clés d’authentification
Class 3+
14 € / mois
Cloud Public pro
Ex : Microsoft exchange +
Dropbox
20 € / mois
53 € / mois
2014
Appel à Informations (RFI)
Appel d’Offres (RFP)
Analyse et Grille d’évaluation
Accès au VPN
15 €/mois
Clés d’authentification
RGS **
Signature Acte Avocat
7,5 € / mois
Cloud Privé sécurisé
Solution @Vocat
10,5 € / mois
2233 € / mois
2015
29
Ordre du jour
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Vote
30
Vote
Le Conseil national des barreaux, réuni en assemblée générale les 12 et 13 septembre 2014,
connaissance prise du rapport de la Commission Intranet & Nouvelles Technologies sur la sélection du
prestataire pour la mise en place d’une solution de messagerie sécurisée des avocats.
•
CONSIDERANT l’importance de la confidentialité des échanges et des données ,
•
CONSIDERANT l’urgence à proposer une solution alternative sécurisée et gratuite aux messageries
actuelles du marché et la création automatique pour tout nouvel avocat d'une adresse mail sur le
domaine @avocat-conseil.fr accessible depuis le Cloud privé sécurisé,
•
CONSIDERANT la nécessité pour l’ensemble des avocats inscrits à un barreau français d’une mise à
disposition d’une solution de Cloud privé sécurisé nationale, moderne, ergonomique,
•
DECIDE la mise en œuvre d’une solution globale de Cloud privé sécurisée déployée pour tous les
avocats inscrits à un barreau français,
•
MANDATE le Bureau du Conseil National avec le concours de la Commission Intranet & Nouvelles
Technologies pour la contractualisation avec la société _________________
pour une durée de
3 ans dans les conditions présentées par la Commission Intranet & Nouvelles Technologies.
31

Messagerie sécurisée des avocats

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