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Caisse Nationale de l'Assurance Maladie
des Travailleurs Salariés
Sécurité Sociale
Circulaire CNAMTS
MM les Directeurs
- des CPAM
- des CGSS
- des Centres Informatiques
- des CRAM
Date :
30/12/86
Origine :
DGA
MM les Médecins-Conseils Régionaux
MM les Médecins-Chefs placés auprès des CPAM
Réf. :
DGA
n°
39/86
Plan de classement :
117
Objet :
AFFRANCHISSEMENT DU COURRIER PAR LES ASSURES.
Pièces jointes :
1
Liens :
Date d'effet :
Dossier suivi par :
Téléphone :
@
Date de Réponse :
30/12/86
Origine :
DGA
MMES et MM les Directeurs
. des Caisses Primaires d'Assurance Maladie
(pour attribution)
. des Caisses Régionales d'Assurance Maladie
(pour attribution)
. des Caisses Générales de Sécurité Sociale
(pour attribution)
. MM les Médecins-Conseils Régionaux
(pour attribution)
. MM les Médecins-Chefs placés auprès des
Caisses Primaires
(pour attribution)
MM les Directeurs des CETELIC
(pour information)
OBJET : Suppression du bénéfice de la dispense d'affranchissement
pour le courrier reçu par les organismes de Sécurité Sociale.
La suppression de la dispense d'affranchissement dont bénéficie le
courrier adressé aux organismes figure parmi les mesures arrêtées par le
Gouvernement.
Le parlement vient de voter la suppression de la franchise postale en
adoptant la loi portant Diverses Mesures d'Ordre Social (D.M.O.S.).
Toutefois, deux articles de cette loi ont été soumis au Conseil
Constitutionnel. La suppression de la franchise postale ne devrait donc
pas prendre effet avant le milieu du mois de janvier. Dès que la date
exacte sera connue, je vous informerai par télex.
Il faut souligner que cette disposition de loi vise non seulement le régime
général, mais aussi les autres régimes de Sécurité Sociale.
1 - Conséquences
1.1 -
Il s'ensuit que toute correspondance, qu'il s'agisse d'un pli
ordinaire, recommandé avec ou sans avis de réception, et quel
qu'en soit l'expéditeur, devra désormais être affranchie aux
tarifs et dans les conditions conformes à la réglementation des
PTT, l'expéditeur ayant le choix entre les tarifs "urgent" et "non
urgent" selon les différentes catégories de poids.
Je précise que la correspondance visée en la matière est celle
expédiée non seulement par l'assuré, mais également celle
adressée aux organismes d'Assurance Maladie par les
correspondants habituels : professions de santé, établissements
de soins, employeurs, etc...
1.2 -
Le courrier adressé à la Sécurité Sociale devra désormais être
affranchi, cela signifie que le courrier sera traité par les PTT
comme le courrier habituel de l'usager des Postes, de particulier
à particulier ou à toute entreprise privée.
Les dispositions en la matière sont les suivantes :
Tout objet de correspondance non affranchi est obligatoirement
présenté au destinataire qui peut accepter ou refuser l'objet en
question.
21.1 - En cas d'acceptation par le destinataire, celui-ci acquitte
la taxe d'affranchissement à laquelle est ajoutée une
surtaxe, dite "taxe de traitement applicable aux objets de
correspondance non ou insuffisamment affranchis", d'un
montant de 3,30 F à ce jour.
21.2 - En cas de refus, le courrier est renvoyé à l'expéditeur si
l'adresse figure sur l'enveloppe, les PTT se chargeant de
récupérer auprès de l'expéditeur le montant de la taxe et
de la surtaxe.
Au cas où l'adresse ne figure pas sur le pli, celui-ci est
envoyé à Libourne, centre de recherche du courrier,
appelé aussi centre de rebut. Les agents assermentés des
PTT sont habilités à ouvrir les plis et, à partir d'éléments
figurant dans la correspondance, à le renvoyer à
l'expéditeur.
2 - Information des assurés et autres correspondants
Compte tenu de ces considérations et sachant qu'il s'agit de faire
modifier très rapidement et par tous un comportement acquis de longue
date et bien ancré, il est nécessaire que les correspondants habituels des
organismes soient informés de façon précise de la mesure nouvelle :
timbrer un pli, et des conséquences qu'entraînerait le non-respect de la
mesure : allongement des délais de remboursement, traitement des
réclamations, etc...
Les organismes ont intérêt à tous égards à engager une forte campagne
d'information auprès de leurs usagers non seulement pour le maintien
de la qualité du service rendu, mais aussi pour ne pas être pénalisés
financièrement.
L'opération de communication à mettre en oeuvre sera aussi large que
possible et particulièrement incitative. Ses modalités doivent tenir
compte de l'état d'esprit du public à l'égard d'une mesure qui revient sur
des habitudes acquises.
2.1 - Mise en oeuvre de la campagne d'information
Les représentants des organismes nationaux se sont mis d'accord
pour transmettre aux organismes un "dossier affranchissement"
(joint en annexe), dont les éléments constitutifs sont proches,
voire communs, mais aussi adaptés aux spécificités de chaque
branche (cf. "aide à l'assuré pour affranchir", propre à la branche
maladie).
Afin de renforcer l'impact du message sur le public, il est apparu
nécessaire de préserver une homogénéité du support - affiche - et
une unicité du message.
21.1 - Campagne nationale
Mise en oeuvre par les organismes nationaux, cette
campagne utilisera les moyens nationaux de télévision et
de presse. Ainsi, des spots publicitaires seront diffusés
régulièrement pendant trois semaines sur les trois chaînes
de télévision.
Elle aura pour but d'informer que le courrier pour la
"Sécurité Sociale", au sens large, devra désormais être
timbré.
21.2 - Campagne locale
Compte tenu de la portée de la mesure qui vise l'ensemble
des régimes de Sécurité Sociale, il est opportun de mettre
en place une concertation entre les partenaires :
responsables locaux des différentes branches du régime
général et représentants des autres régimes, afin de
renforcer l'impact du message auprès du public.
Il conviendra également de se rapprocher des services des
PTT, afin que soient réglés au mieux des intérêts de tous :
assurés, caisses, services postaux, les problèmes qui
risquent de surgir.
Ainsi, dès la promulgation de la loi, devra être diffusé un
communiqué de presse et toutes autres informations qu'il
paraît utile de donner ou de rappeler aux assurés, par tous
les moyens déjà utilisés par les Caisses ou susceptibles de
l'être : presse locale, régionale, télévision régionale,
bulletins, périodiques.
D'ores et déjà, des messages personnels peuvent être
édités sur les décomptes adressés aux assurés, leur
indiquant la mise en vigueur imminente de cette mesure.
S'agissant des correspondants habituels des Caisses,
autres que l'assuré, c'est-à-dire les praticiens, les
établissements, les employeurs, une correspondance
particulière à chacun semble devoir s'imposer dans la
mesure où pour ceux-ci l'incidence financière est plus
importante.
Il convient en particulier d'informer ces correspondants et
plus particulièrement les pharmaciens (cas des factures
subrogatoires) que leur correspondance peut être, au cas
où se poserait le problème de l'affranchissement déposé
par eux.
Des affiches de format 70 x 50 cm sont mises
gratuitement à disposition des Caisses pour qu'elles soient
apposées dans tous les lieux, points de contact avec le
public propres à l'organisme ou autres points fréquentés
par les assurés comme les pharmacies, les laboratoires,
les cabinets médicaux.
Le nombre d'affiches adressé à chaque organisme doit
permettre de les apposer dans les centres de paiements,
les mairies et les pharmacies. De plus, un film permettant
un tirage en format 21 x 27, sera adressé à chaque
représentant régional au CTD permettant aux Caisses d'en
effectuer le tirage selon leurs besoins propres.
Dans un second temps et pendant une période laissée à
l'appréciation de chaque organisme, l'information sera
faite par les moyens disponibles (cf. dossier) :
- message sur décompte,
- flamme publicitaire des machines à affranchir,
- papillon joint à un courrier à l'assuré.
2.2 - Participation des PTT à l'information
L'administration des PTT rédigera un texte de portée générale
concernant l'ensemble de la Sécurité Sociale pour rappeler à
l'usager l'obligation qui lui est faite désormais d'affranchir le
courrier destiné aux organismes.
Cette information sera effectuée par l'apposition d'un autocollant
sur toutes les boîtes à lettres publiques et ce, à compter de la date
d'application.
3 - Modalités pratiques de la mesure
3.1 -
Compte tenu de la brièveté des délais impartis pour
l'information, et pour atténuer au départ les effets de la mesure
sur les assurés et les Caisses, un accord interministériel est
intervenu sur la mise en place d'une période transitoire, celle-ci
ne devant en aucun cas faire l'objet d'une information du public.
Cette période transitoire s'étalera sur deux mois pendant
lesquels le courrier non ou insuffisamment affranchi sera remis
au destinataire accompagné d'un bordereau indiquant le nombre
de plis classés par poids.
Pendant cette période, les taxes d'affranchissement : 2,20 F ou
plus selon le poids, seront à charge des organismes ; ces taxes
seront payées au niveau national par la Caisse Nationale. Il
conviendra en conséquence d'adresser à la Caisse Nationale de
l'Assurance Maladie (SDGB) les factures présentées par les
PTT.
Toutefois, les organismes ont toute latitude pour prendre les
mesures qui donnent à l'assuré l'habitude d'affranchir son
courrier ; par exemple en signalant à l'assuré que son dossier,
bien que transmis sous pli non affranchi, a été
exceptionnellement traité mais que dorénavant, il sera refusé,
ou en refusant systématiquement un pli non affranchi avec
indication de l'adresse de l'expéditeur, ce qui permet un retour
rapide à ce dernier et ne pénalise pas outre mesure l'assuré.
3.2 -
A l'issue de cette période, les organismes décideront d'accepter
ou de refuser un courrier non ou insuffisamment affranchi, étant
précisé que le régime de droit commun s'impose c'est-à-dire :
- soit le retour à l'expéditeur,
- soit l'acceptation du pli avec paiement de la taxe
d'affranchissement 1,90 F minimum et selon le poids et de la
surtaxe (3,30 F).
Ces dépenses seront à la charge de l'organisme qui devra en
assurer la couverture financière dans le cadre de sa dotation
allouée au titre des dépenses de fonctionnement courant sans
qu'aucune dotation complémentaire ne puisse lui être attribuée.
En aucun cas, l'organisme ne pourra déduire du montant des
prestations dues aux assurés, le coût d'affranchissement du
courrier.
Je ne méconnais pas les problèmes auxquels les organismes
risquent de se heurter dans l'application de cette mesure.
Je ne peux que vous rappeler l'importance de l'impact financière
qui doit sous-tendre toutes les actions à entreprendre pour sa
mise en oeuvre et la nécessité qui s'attache à mener une
campagne d'information efficace et dont chacun localement sera
à même de mesurer les effets.
En dernier lieu, je vous demanderais de me faire connaître
toutes les difficultés résultant de ces nouvelles dispositions et je
vous précise que mes services sont à votre disposition pour
toute information complémentaire (Madame RESTOUT
tél. 43.21.04.26 ou Madame SILLARD 43.21.04.04).
Le Directeur,
Dominique COUDREAU
UNE INFORMATION "AFFRANCHISSEMENT"
La décision prise par les Pouvoirs Publics que désormais doit être
affranchie toute correspondance adressée à la Sécurité Sociale, nécessite
pour les Caisses, une action d'information du public qui doit :
•
•
•
être mise en oeuvre rapidement,
être efficace,
aboutir à sa compréhension et son acceptation par le public.
La campagne d'information est donc déterminante et ceci d'autant plus
qu'il s'agit de modifier un comportement acquis de longue date et de le
faire changer rapidement.
C'est pourquoi, il est remis à la disposition des Caisses d'Assurance
Maladie un "Dossier Information Affranchissement".
Ce dossier conçu après concertation entre les organismes nationaux, a
pour but d'apporter un ensemble de suggestions pour une action de
communication.
Il est bien évident que la responsabilité de la diffusion de cette
information revient à chaque organisme qui l'adaptera à son contexte
propre, étant entendu qu'une concertation des organismes locaux des
différentes branches du régime général, ainsi qu'éventuellement ceux des
autres régimes de protection sociale touchés par la mesure, s'avère
nécessaire pour la mise en oeuvre.
LE DOSSIER INFORMATION AFFRANCHISSEMENT
Ce dossier a pour objectif de mettre à la disposition de l'ensemble des
Caisses, des matériels d'information destinés à attirer l'attention du public
sur les nouvelles dispositions concernant l'affranchissement.
Il sera possible en effet d'utiliser tout ou partie des matériels proposés
dans le cadre des actions que chaque organisme mettra en oeuvre.
Le but de ce dossier est d'apporter un cadre à plusieurs volets que chacun
pourra exploiter.
L'ACTION INFORMATION AFFRANCHISSEMENT
L'objectif de cette action est d'attirer l'attention sur les nouvelles
dispositions en matière d'affranchissement.
Cette action peut se faire par plusieurs voies :
•
•
•
utilisation des médias,
campagne d'affichage,
information directe de l'assuré.
1. UTILISATION DES MEDIAS
Diffusion d'un communiqué de presse par la presse écrite régionale et
locale, les stations FR3. (annexe 1)
Le communiqué qui vous est proposé a été rédigé en commun par les
organismes nationaux.
Il s'articule autour de trois idées :
•
•
•
la nouvelle mesure,
la non gratuité des dispositions précédentes,
les conséquences éventuelles du non affranchissement ou de
l'insuffisance d'affranchissement.
Il est important que ce communiqué soit diffusé dans son intégralité
puisqu'il s'adresse à l'ensemble du public susceptible d'avoir (à quelque
titre que ce soit) des relations avec la Sécurité Sociale.
Ce communiqué peut être suivi d'informations complémentaires que
chaque organisme pense nécessaire de diffuser entre autres sur les
possibilités offertes à l'assuré pour entrer en relation avec les services de
la Caisse par des moyens autres que la correspondance : services d'accueil
au siège et dans les centres de paiement, bureaux annexes, mobiles ou
fixes, téléphone.
2. CAMPAGNE D'AFFICHAGE
Deux idées ont été retenues par les organismes nationaux :
•
Homogénéité du support
L'affiche a été conçue de façon à ce que le graphisme soit commun aux
organismes, afin de renforcer l'impact sur le public.
Seul change le libellé sur l'enveloppe pour qu'il soit adapté à chaque
branche du régime général.
•
Edition nationale
Ceci est apparu nécessaire pour faire face au délai très court qui nous est
imparti et pour un moindre coût de l'opération.
L'édition est réalisée par la Caisse Primaire de PARIS aussi bien pour les
Caisses que pour les Mutuelles.
Le nombre d'affiches dévolu à chaque Caisse est calculé, d'une part, sur le
nombre de communes et de pharmacies de la circonscription et, d'autre
part, sur le nombre de lieux d'implantation de la Caisse.
De plus, un film (21 x 27) est mis à disposition des organismes pour une
édition locale supplémentaire.
Les Mutuelles suivantes : MGEN, MGPTT, FNMTT, FNMFAE sont
approvisionnées sur le plan national.
Il restera à la charge des Caisses toutes les autres sections locales. Il
importe que tous les points susceptibles d'être lieux de contact avec le
public, qu'ils soient rattachés à l'Institution ou pas : mairies,
établissements de soins, maisons de retraite ou autres, pharmacies, soient
pourvus d'une affiche.
3. INFORMATION DIRECTE DE L'ASSURE
3.1
Cette information peut se réaliser sous une forme généralisée à
l'ensemble des assurés de la Caisse Primaire par "mailing", envoi en
nombre à caractère publicitaire.
Les Directions départementales des Postes peuvent renseigner les
organismes sur les conditions de mise en oeuvre et de tarif de ce
type de courrier d'entreprise.
3.2
Des moyens ponctuels peuvent être également utilisés :
•
adjonction d'une lettre à un décompte mis sous pli,
•
édition d'un message sur le décompte envoyé à l'assuré dans la
limite, bien sûr, de ligne disponible (annexe 5),
•
flamme publicitaire de machine à affranchir.
Ces actions : message, flamme, nécessaires dans la période
immédiate, qui suit la date d'application, pourront être reprises par
la suite en cas de besoin.
4.
INFORMATION DES CORRESPONDANTS AUTRES QUE
L'ASSURE
Les autres correspondants habituels des Caisses : praticiens,
établissements de soins, employeurs... devront être informés
directement par lettre.
A cet effet, il vous est communiqué une lettre-type (annexe 2).
UTILISATION DES SUPPORTS PROPRES A L'ORGANISME
Les supports habituels utilisés par les organismes, portent en général la
mention "dispense d'affranchissement".
Qu'il s'agisse du papier à lettre, de formulaires ou autres supports, ces
mentions devront disparaître, à compter de la date d'application de cette
mesure.
Dans l'attente de confection d'imprimés nouveaux, il est possible d'attirer
l'attention des correspondants par un ajout de cartouches (annexe 4).
AIDE A L'ASSURE POUR AFFRANCHIR SELON LE POIDS
Le premier objectif de la campagne d'information, est de faire en sorte que
le courrier soit affranchi par l'expéditeur.
Le deuxième objectif est que l'affranchissement soit correct, respecte la
réglementation des PTT en matière de poids et tarifs.
Il convient en effet aux organismes d'éviter au maximum le paiement des
taxes et surtaxes en cas d'insuffisance d'affranchissement.
Il est donc important de fournir à l'assuré et autres correspondants
habituels des organismes, des indications aussi précieuses que possible
sur les poids des formulaires les plus couramment utilisés.
Un tableau comme celui figurant en annexe peut être mis à la disposition
du public.
Ce tableau peut être apposé en complément de l'affiche dans tous les lieux
où celle-ci sera mise.
Il revient à chaque organisme d'en assurer la diffusion, soit tel qu'il est
proposé, soit agrandi et pourvu d'informations complémentaires.
ANNEXE 1
COMMUNIQUE DE PRESSE
A PARTIR DU
N'OUBLIEZ PAS D'AFFRANCHIR LE
COURRIER DESTINE A LA SECURITE SOCIALE.
- CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE
- CAISSE REGIONALE D'ASSURANCE MALADIE
- CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES
- UNION DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE
Jusqu'à présent, les correspondances qui étaient adressées aux organismes de Sécurité Sociale,
étaient admises à circuler en dispense d'affranchissement. Cette facilité - la non apposition
d'un timbre - ne correspondait pas à la gratuité puisque la dépense correspondante était réglée
par la Sécurité Sociale à l'administration des PTT (1 milliard de francs en 1986).
Dans le cadre de recherches d'économie, les pouvoirs publics ont décidé que, désormais, toute
correspondance adressée aux organismes de Sécurité Sociale sera affranchie par l'expéditeur
au tarif et dans les conditions conformes à la réglementation des PTT.
Cette mesure prend effet à compter du
L'attention du public : assurés sociaux, retraités, allocataires ou cotisants est attirée sur le fait
que le courrier non affranchi ou insuffisamment affranchi sera retourné à l'expéditeur.
Ceci peut avoir pour conséquence :
- le retard du traitement des dossiers et, pour certaines prestations, du point de départ de leur
versement,
- l'allongement des délais de paiement des prestations,
- et s'agissant des cotisations, l'application des majorations de retard.
ANNEXE 2
LETTRE AUX CORRESPONDANTS AUTRES QUE L'ASSURE
Madame, Monsieur,
Jusqu'à présent, les correspondances que vous nous adressiez étaient admises à
circuler en dispense d'affranchissement.
Cette facilité - la non apposition d'un timbre - ne correspondait pas à la gratuité
puisque la dépense correspondante était réglée par la Sécurité Sociale à
l'administration des PTT.
Dans le cadre de recherches d'économie, les pouvoirs publics ont décidé que,
désormais, toute correspondance adressée aux organismes de Sécurité Sociale sera
affranchie par l'expéditeur au tarif et dans des conditions conformes à la
réglementation des PTT.
Cette mesure prend effet à compter du
Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de ma considération
distinguée.
Le Directeur de la Caisse Primaire
ANNEXE 3
CARACTERISTIQUES TECHNIQUES DES AFFICHES
Références techniques (couleurs) pour la
fabrication de ces différents matériels.
Bleu - Pantone 286 C
Rouge - Pantone 185 C
Textes sur fonds bleu en réserve blanche
Textes sur enveloppe en bleu Pantone 286 C
Dimension Affiche 50 x 70 cm
ANNEXE 4
CARTOUCHES
CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE
CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE
N'oubliez pas d'affranchir
votre courrier.
SECURITE SOCIALE
CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE
N'oubliez pas d'affranchir
votre courrier à la Caisse.
CAISSE PRIMAIRE D'ASSURANCE MALADIE DE
N'oubliez pas d'affranchir
votre courrier.
SECURITE SOCIALE
ANNEXE 5
N'oubliez pas d'affranchir
votre courrier à la Caisse.
MESSAGES SUR DECOMPTE ASSURE
1. Pensez à timbrer votre courrier CPAM.
2. Pensez à timbrer le courrier à CPAM.
3. Le courrier à CPAM doit être timbré.
4. Timbrez votre courrier à la CPAM.
(36 positions)
ANNEXE 6
AIDE A L'ASSURE POUR AFFRANCHIR SELON LE POIDS
AFFRANCHIR LE COURRIER A LA SECURITE SOCIALE ET L'AFFRANCHIR CORRECTEMENT
Quelques indications de poids
FEUILLE DE SOINS
Médecins
Laboratoires
Dentistes
Auxiliaires médicaux
(infirmiers, masseurs...)
ENTENTE PREALABLE
5g
2g
2g
2g
Soins dentaires
(Assurance Maladie
(+ enveloppe
CURE THERMALE
Demande de prise en
charge préalable (2 volets)
N'oubliez pas le poids de :
- l'ordonnance
- l'enveloppe
- tout autre pièce à joindre pour le
remboursement : bulletin de salaire ;
certificat de scolarité ; relevé d'identité bancaire ou postal etc...
2g
6g
5g
11 g
ARRET DE TRAVAIL
Avis d'arrêt de travail (2 volets)
Prolongation (2 volets)
Attestation employeur
(Assurance Maladie, Maternité)
10 g
Ó
ATTENTION
6g
6g
3g
Ô Tarifs PTT en vigueur actuellement
moins de 20 g
de 20 g à 50 g
de 50 g à 100 g
Non urgent
Urgent
1,90
2,70
3,50
2,20
3,70
5,40