reunion groupe qualite

Oncobretagne – CEM
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REUNION
GROUPE QUALITE
Mardi 12 février 2013
Réseau du Ponant – BREST
Validé le 26.02.2013
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Les présents
Aline THEAUD, Réseau Onc’Oriant
Marie MAINGUY, 3C Onco5
Florence LUNEAU, Réseau Oncarmor
Claire NORMAND, Réseau Onco’Kerne
Sophie CHACON, Réseau du Ponant
Hélène GAREL, Réseau Oncobretagne
Les excusés
Céline PRONO, Réseau Oncovannes
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La réunion commence à 10h30
L’ordre du jour
Modification et validation du compte-rendu de la réunion du 27.11.2012
Plan d’action 3C 2013 + planification + suivi d’indicateurs
Charte régionale des RCP
Charte des coordinateurs de RCP : base de la trame commune au 3C
Divers :
- questions sur la grille d’évaluation triennale
- Alfa Lima RCP
- Point sur le PPS
- Validation des fiches RCP par le médecin coordinateur
Questions diverses
Prochaine réunion
Synthèse de la réunion
MODIFICATION ET VALIDATION DU COMPTE-RENDU DE LA
REUNION DU 27.11.2012
Suite à la réunion du 27 novembre 2012, le groupe reprend le compte-rendu et y apporte
diverses modifications afin que ce dernier soit validé.
PLAN D’ACTION
D’INDICATEURS
3C
2013
+
PLANIFICATION
+
SUIVI
Le groupe définit un plan d’action pour l’année 2013 :
tableau de bord INCa
enquêtes régionales – Groupe Evaluation 3C :
 enquête sur l’exhaustivité des passages en RCP en urologie,
 enquête sur le passage en RCP pré-opératoire pour les organes concernés
(foie, œsophage, ovaires, pancréas et rectum sous-péritonéal)
 mésothéliomes : cette demande a été envoyée à Catherine BOHEC,
 enquête sur l’évaluation des passages en RCP des sarcomes à rendre pour
le 1er trimestre 2013 sur l’extraction de données 2012 (dans Alfa Lima tous
les sarcomes ne ressortent pas avec « sarc » ou « sarcome », Marie
MAINGUY doit préciser au groupe certains critères de recherche)
 travail sur les PPS,
 travail sur les RCP (délai d’envoi des fiches RCP au médecin traitant entre
autres),
 enquête sur les délais de prise en charge du cancer du sein : certains 3C
ont déjà renvoyé leurs recueils au réseau Oncobretagne
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IPAQSS : enquête se déroulant tous les 2 ans, la prochaine aura lieu en 2014 (sur
les données du dernier semestre 2013).
Les 3C ont repris le plan d’action que leur avait envoyé Marie MAINGUY (Cf. annexe 1) en
l’adaptant aux actions de leur 3C
Florence LUNEAU s’est inspirée du guide de référentiel avec les 3C contenant les différentes
missions, ce document n’est plus valable. L’évaluation du temps imparti pour chaque action est
difficile, il faut garder l’échéance et créer une colonne précisant le temps alloué pour chaque
action ainsi que la date de finition et le temps passé sur le projet.
Dossier de renouvellement des dossiers d’autorisation en cancérologie
Marie MAINGUY a préparé les données qui seront intégrées dans les dossiers de
renouvellement des autorisations pour les établissements du territoire 5, sans que les
établissements n’aient fait la demande afin d’anticiper le travail.
Le groupe précise certains critères :
Pour l’évaluation du pourcentage de dossiers patients ayant été vus en RCP, les
établissements peuvent utiliser les données de l’audit IPAQSS. Marie MAINGUY
s’est assurée auprès de Mme BRUNET de l’ARS de cette information, elle fera
parvenir le mail aux 3C.
Pour déterminer « le nombre d’intervention en 2012 pour chacune des localisations
et le taux de passage pré-opératoire en RCP » : Marie MAINGUY explique qu’elle
s’est basée sur les nouvelles tumeurs avec une décision de chirurgie pour toutes les
RCP sauf pour l’hématologie en fonction du nom du médecin demandeur. Le
problème se pose pour les dossiers des patients non discutés en RCP.
En ce qui concerne le « Nombre de RCP auxquelles au moins un chirurgien de
l’établissement à participé en 2012… » La liste des présents n’est pas précisée. Les
établissements doivent spécifier la spécialité des médecins qui n’est pas à jour dans
l’annuaire du conseil de l’ordre des médecins.
Ces données ont été envoyées aux directeurs des établissements et aux responsables qualité
afin que la communication soit assurée.
Après le renouvellement, une visite dans l’établissement permettra de vérifier la mise en place
de l’organisation.
Tableau de bord INCa
Bien que le dernier tableau de bord contenant les données 2011 n’ait pas été utilisé par l’INCa,
le groupe qualité se demande si ce tableau sera de nouveau à remplir cette année. Chaque 3C
doit renvoyer le tableau contenant les données territoriales au réseau Oncobretagne qui en fera
la synthèse régionale avant de la communiquer à l’INCa.
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LES CHARTES DES RCP
Marie présente le modèle d’une charte aux autres qualiticiennes (Cf. annexe 2) reprenant la
charte régionale (mise à jour en 2007).
Ce document sera repris par les 3C qui n’ont pas de charte révisée récemment.
La charte s’adresse à l’ensemble des médecins membres de la RCP.
Une discussion s’instaure sur la procédure en cas de refus du patient pour le passage de son
dossier en RCP : un patient peut refuser que son dossier soit discuté en RCP, il faut donc
l’accord du patient face au passage de son dossier en RCP, tout comme l’informatisation de
son dossier sur la plateforme. L’anonymisation, lorsqu’elle est acceptée par le patient, peut
permettre le passage du dossier du patient.
Cette charte sera à adapter en fonction de l’organisation des RCP de chaque réseau.
Une discussion s’instaure sur le calcul des temps ETP du secrétariat RCP du tableau excel
Oncobretagne : il faudra préciser les modalités précises du calcul ETP.
Si un médecin n’est pas inscrit dans l’annuaire du conseil de l’ordre, ce dernier n’a pas de
numéro RPPS et n’est donc pas médecin, il ne doit donc pas être inscrit dans l’annuaire de la
plateforme. Un médecin interne ne peut donc pas représenter une spécialité pour le quorum
d’une RCP. A ce sujet, lorsque ce dernier n’est pas valide, les fiches RCP ne sont pas validées.
Le quorum recommandé est de trois médecins de trois spécialités différentes par l’INCa. Le
groupe s’interroge sur un médecin qui est oncologue-radiothérapie. Le plus souvent, le quorum
est composé d’un oncologue médical, d’un radiothérapeute et d’un radiologue ou d’un médecin
anatomopathologiste. Certains médecins sont oncologues radiothérapeutes, ce qui représente
deux spécialités.
L’inclusion du patient dans un essai thérapeutique peut être indiquée dans les fiches RCP sous
réserve des critères d’inclusion.
La charte de la RCP est diffusée aux médecins membres de la RCP pour relecture avant une
validation du médecin coordinateur. Elle est valable jusqu’au prochain changement du médecin
coordinateur. Les annexes peuvent, quant à elle, être modifiées.
Les enquêtes IPAQSS et les dossiers de renouvellement des autorisations permettent à
certains médecins de revoir leur organisation face aux RCP.
CHARTE DES COORDINATEURS DE RCP : BASE DE LA TRAME
COMMUNE AU 3C
Claire présente une charte des coordinateurs de RCP (Cf. annexe 3) mise en place au réseau
Onco’Kerne.
Ce document est en complément de la charte de la RCP, il s’adresse au médecin coordinateur
de la RCP qui doit le signer. Il permet de déterminer son rôle et son engagement au sein de la
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RCP. Il est « élu » par les médecins membres de la RCP pour un an renouvelable (en cours de
discussion au sein du 3C.
DIVERS
Question sur la grille d’évaluation triennale
Le réseau du Ponant et le réseau Oncarmor devront réaliser l’évaluation triennale en 2013.
Les items concernant l’organisation des RCP sont repris avec Aline et Claire car les réseaux
Onco’Kerne et Onc’Oriant ont réalisé cette évaluation en 2012.
En ce qui concerne le dispositif d’annonce, Claire et Aline conseillent de lister les moyens mis
en place pour ce dispositif en fonction de la demande de l’ARS. Certains critères sont non
quantifiables. Cela doit être précisé dans le rapport.
Une discussion s’instaure quant au chiffrage demandé dans cette évaluation des PPS remis
aux patients. Chaque patient arrivant au réseau à un PPS, les « PPS réseau » (Programme
Personnalisé de Santé) sont différents que les « PPS soins» (Programme Personnalisé de
Soins) remis dans les établissements autorisés en cancérologie.
Un accord est-il demandé au patient lorsqu’il signe son adhésion au réseau pour la
communication des informations au médecin traitant ? Claire constate pour le réseau
Onco’Kerne que les patients qui ont bénéficié d’une prestation ne sont pas systématiquement
adhérents.
Suite à cette évaluation, un préavis technique est envoyé par l’ARS aux réseaux afin de
confirmer l’accord du maintien du budget ainsi que les points à améliorer pour les 3 prochaines
années. Le rapport doit comporter 50 pages avec les annexes.
Il est important que les réseaux se basent sur les mêmes définitions pour les chiffres. Derrière
les tableaux que les réseaux doivent remplir, des financements sont en jeux, il est important
pour les réseaux d’argumenter précisément l’ensemble des chiffres. Les chiffres devront donc
être redéfinis en groupe qualité dans un premier temps.
Florence LUNEAU aborde le sujet sur l’ISQ qui est l’Indice Synthétique de la Qualité.
Cet indice est-il connu par chaque réseau ? Ce dernier a été mis en place à partir du guide
méthodologique pour la qualité des réseaux (guide DGOS) qui comporte 10 questions
permettant d’évaluer les réseaux.
Le réseau Oncarmor a demandé à l’ARS son ISQ face à ces 10 questions (communes à tous
les réseaux), en vain. La cancérologie nationale à un ISQ fixé à 6,2 / 10.
Le groupe s’interroge :
Si cette information n’est pas fournie aux réseaux par l’ARS, est-elle vraiment utile ?
Ne faut-il pas utiliser les mesures actuelles communes à tous les réseaux afin
d’utiliser les mêmes informations ?
Toutes les informations sont-elles tirées de l’évaluation triennale, de l’évaluation annuelle ou
des différents tableaux FIR…
Florence et Sophie reprendront contact avec Aline et Claire pour avoir des conseils
supplémentaires.
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Point sur le PPS
Rappel du groupe :
Il ne faut pas confondre PPSoin (au décours de la RCP) et PPSanté (coordination réseau).
Des questions quant au rapport d’activité annuel des réseaux sur la file active des patients et
sur le PPS restent en suspend. Il faut bien distinguer le réseau et le 3C. La coordination sur le
Réseau est importante à chiffrer.
Le PPS (Plan Personnalité de Soins) remis au patient lors de la consultation d’annonce est à
distinguer du Plan Personnalisé de Santé (établi par le réseau).
Sur le territoire n°5, un groupe de travail sur le PPS est mis en place. Marie MAINGUY fait
partie de ce groupe.
Le PPS est décrit dans le guide DGOS.
Ce sujet sera abordé avec lors de la réunion Groupe Evaluation prévue au mois de mars.
Alfa Lima RCP
Suite au mail envoyé par Catherine BOHEC aux 3C en fin d’année dernière au sujet de la
génération des comptes-rendus RCP pdf à envoyer par messagerie sécurisée, après avis des
différents 3C, la solution adoptée est celle permettant d’éditer les fiches RCP avec les
publipostages est conservé dans la partie « Gestion des RCP » avec la bascule d’une fiche
RCP générique dans le DCC du patient contenant seulement les noms des médecins ayant été
destinataires en copie sur le document. Catherine BOHEC prendra contact avec le SIB afin
qu’un devis puisse être établi face à cette évolution.
En ce qui concerne les statistiques, il est important de comptabiliser les patients uniques.
Marie MAINGUY expose quelques dysfonctionnements :
- Le Dr DUPRE, Gynécologue à Brest, apparaît dans les médecins membres de la RCP
urologie du territoire n°5.
- 3 fiches validées (présentes dans le DCC du patient) devraient être dévalidées pour
modification mais il est impossible de les retrouver dans la partie « Gestion des RCP ».
Au réseau du Ponant à Brest, Sophie CHACON rencontre des difficultés à utiliser la
messagerie sécurisée de la plateforme : un dysfonctionnement de l’envoi des CR sur des
adresses télésanté ou des adresses apycript a été mis en évidence, les CR n’arrivent pas aux
destinataires spécifiques, aucune alerte en retour n’est précisée en cas de problème d’envoi du
mail. Après avoir contacté Mr GRANGERE, les mails non envoyés n’ont pu être retrouvés…
Face à ce dysfonctionnement, une discussion s’instaure et préconise que les médecins aillent
chercher les fiches RCP dans le DCC du patient directement ou soient avertis par notification
sur le portail de la plateforme afin qu’ils puissent recevoir l’information de manière plus fiable.
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Validation des fiches RCP par le coordinateur
Le groupe aborde le sujet sur la validation des fiches RCP par le coordinateur.
Au réseau Oncarmor, Florence LUNEAU explique que les conclusions de certaines RCP étant
saisies après la réunion, les fiches RCP sont envoyées au médecin coordinateur de la RCP
pour relecture, suite à laquelle il renvoie les fiches validées. Cette méthode prenant beaucoup
de temps, un audit est mis en place pour déterminer le délai de réception des fiches validées
par écrit. La validation coordinateur est faite par le secrétariat RCP du réseau. Pour les RCP
saisies en séance, les médecins les valident en séance, la validation informatique est faite par
les secrétaires RCP.
Au réseau Onc’Oriant, Aline explique que la saisie est également faite a posteriori de la RCP
(les informations concernant les patients sont dictées sur cassette et tapées suite à la RCP par
le secrétariat de RCP), suite à laquelle les fiches sont envoyées pour relecture à l’oncologue
radiothérapeute présent en RCP qui les valident par écrit.
Pour Onco5, Marie MAINGUY explique que chaque médecin coordinateur de chaque RCP
valide ses propres fiches. Après relecture sur papier pour certaines RCP ou saisie des
conclusions en RCP, le coordinateur peut valider en masse.
Au réseau Onco’Kerne, Claire NORMAND précise qu’un comité médical des médecins
coordinateurs est en cours de mise en place pour améliorer les RCP (1ère réunion prévue le 22
mars 2013). Les conclusions sont saisies au cours de la RCP par les secrétaires RCP, les
fiches RCP sont alors validées en RCP par les médecins présents. Les médecins
coordinateurs seront amenés à valider leurs fiches électroniquement (ce point sera discuté au
prochain comité). Actuellement, les secrétaires RCP valident les fiches RCP après l’accord du
médecin coordinateur.
QUESTIONS DIVERSES
Réunion INCa-ASIP – 22.02.2013
Le groupe aborde la réunion de l’INCa et de l’ASIP à l’ARS à Rennes le vendredi 22 février
pendant laquelle sera présenté le logiciel RCP utilisé dans le service hématologie du CHU de
RENNES ainsi que le futur DMP national, partie informatique et partie médicale.
Les 3C sont invités à cette réunion où il sera peut-être possible d’exposer la vision de terrain
face à l’utilisation du DMP national.
DPC
Suite à l’arrêt de la rémunération des médecins libéraux pour leur participation aux RCP, le
groupe aborde le sujet sur le développement professionnel continu (DPC) (Cf.annexe 4
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document HAS). Il permettra à des médecins libéraux de participer à des RCP. De nombreux
critères sont à prendre en compte dans ce dispositif.
Problème détermination type histologique de la tumeur – Alfa Lima RCP
Marie MAINGUY expose des problèmes concernant la recherche des types histologiques
concernant certaines tumeurs et plus particulièrement la mélanose de Dubreuilh et
l’adénocarcinome lieberkuhnien qui sont dénommés sous une autre appellation. Elle
confirmera ces informations de manière plus précise au groupe.
PROCHAINE REUNION
Lors de la prochaine réunion seront abordés les thèmes suivants :
Travail sur le PPS
Projet sur l’évaluation médico-économique des réseaux (comparaison 100
patients non adhérents à un réseau avec 100 patients adhérents à un réseau :
dépense économique).
DPC : participation des professionnels participant à des RCP
La séance est levée à 17h15.
La prochaine réunion se déroulera le mardi 28 mai 2013 à Lorient de 10h00 à 17h00.
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