Offre d`emploi : Office manager/assistant(e) de direction

ECOFILAE
361 rue Jean-François Breton BP 5095,
34196 Montpellier
www.ecofilae.fr
Offre d’emploi : Office manager/assistant(e) de direction
Contrat à durée indéterminé-Mi-temps
Date édition offre : 01/09/2016- Date de prise de fonction : octobre 2016
L’entreprise
Ecofilae est une société de conseil et formation innovant, indépendant et reconnu, menant des actions de conseils,
d’études et de R&D dans le domaine de la réutilisation des eaux en agriculture, un enjeu mondial majeur pour les
prochaines décennies (préservation d’une ressource en eau de qualité). Localisé à Montpellier, ses activités ciblent
aussi bien la France que l’international (références sur www.ecofilae.fr).
Ecofilae est une start-up cleantech reconnue et primée en 2015 « ambassadrice Cop21 ». Ecofilae appartient au réseau
SWELIA (www.swelia.com) et est soutenue par la région Languedoc Roussillon, BPI France et Montpellier
Agglomération (Business Innovation Center).
Dans le cadre de leur développement sur des actions innovantes, Ecofilae recrute un(e) office manager (assistant€ de
direction) à temps partiel (20 h) sur un CDI.
Missions
L’Office Manager occupera une position stratégique. En relation avec les équipes, et rattachée à la direction générale,
l’Office manager conduira les missions ci-dessous.
Gestion administrative (40-50%)

Gérer l’administratif de l’équipe

Monter des dossiers d’appel d’offre

Créer et gérer l’agenda de la direction et des collaborateurs

Recevoir et filtrer les communications téléphoniques, réceptionner et organiser les courriers

Rédiger des notes et courriers

Assurer l’interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes)
Appui Commercial (20 % temps)

Identification de prospects

Premier contact avec clients et prise de RDV pour le compte du chargé d’affaires

Gestion administrative des comptes clients

Gestion des retards de paiement clients avec échéance et planning

Pilotage du CRM Sellsy et Gestion du fichier clients
Appui Comptabilité (10%)

Etablissement des bons de commande fournisseur

Etablissement de Devis et Factures clients

Gestion administrative des comptes fournisseurs

Relance des clients paiement en retard

Préparation des notes de frais avant transmission à l’expert-comptable. Relation expert-comptable

Mise en place de la gestion analytique avec tableau de suivi
Marketing – Communication (20% du temps):

Organisation et suivi des salons professionnels

Gestion des réseaux sociaux

Traduction des contenus en anglais
Profil
Formation Bac+3, 4 ou 5. Expérience minimum de 5 ans requise.
Autonome, polyvalent(e), rigoureux (se), organisé(e), tenace, doté(e) d'un excellent relationnel et d’une aptitude à
travailler en équipe. Des qualités rédactionnelles sont également requises.
Bilingue anglais requis.
Maitrise des outils informatiques de bureautique.
Modalité
Contrat CDI à mi-temps avec période d’essai.
Le poste est basé à Montpellier avec des déplacements ponctuels en France (salons).
Rémunération selon expérience.
Contact et renseignements
Envoi d’une lettre de motivation et d’un CV avant le 20/09/2016 à [email protected]